Dagsorden: Domea Boligcenter Høje Taastrup, den 1. juli Deltagere. Fra Domea Fredensborg. Kirsten Malinovsky. Fra Domea

Transkript

1 Boligselskabet Domea Fredensborg Referat af organisationsbestyrelsesmøde Onsdag den 25. juni 2014 kl. 12 i fælleshuset på Baunebjergvej 11, 3050 Humlebæk Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Afdelingernes regnskaber Godkendelse af styringsrapport Venteliste Nedsættelse af Domeas priser pr. 1. januar Status Brønsholmdal Status og planer for driften af Domea Fredensborgs afdelinger Mødeplanlægning Eventuelt... 7 Domea Boligcenter Høje Taastrup, den 1. juli 2014 Deltagere Fra Domea Fredensborg Maria Beckwith Bent Irgens Jørgensen Kirsten Malinovsky Mette Nyrup Ole Meier Fra Domea Per Hellmann Michael H. Jørgensen Formand Næstformand Medlem Medlem Medlem Regionsdriftschef Regionskonsulent

2 1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden. Dagsorden blev godkendt. 2 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af organisationsbestyrelses- og repræsentantskabsmødet d. 5. maj Det indstilles, at referaterne godkendes og underskrives. Referaterne blev godkendt og underskrevet. 3 Afdelingernes regnskaber På sidste bestyrelsesmøde blev det besluttet at udskyde godkendelse af afdelingernes regnskaber for 2012/13 til dette møde. En række nøgletal for afdelingens regnskaber fremgår i følgende tabel: Navn Leje ultimo 2013 (kr. pr. kvm.) Årets resultat Henlæggelser til DV-plan pr. lejemål Omsætning konto Egeparken Bøgelunden Frøparken De skæve boliger Lundegården Humlebæk Seniorpark Afdelingernes årsregnskaber for perioden 01. juli til 30. juni 2013 vedlægges som bilag. Bemærkninger til årets resultat samt til afdelingernes generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen i regnskabet for organisationen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes årsregnskaber. Afdelingernes årsregnskaber blev godkendt. 4 Godkendelse af styringsrapport Til brug for styringsdialogen med kommunen skal bestyrelsen udarbejde og indsende en årlig rapport til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisationen og afdelingerne er vedlagt. Side 2 af 7

3 Det indstilles, at bestyrelsen godkender styringsrapporterne. Styringsrapporterne blev godkendt 5 Venteliste Til selskabets familieboliger er for tiden opnoteret 755 personer. Heraf har 565 personer for tiden valgt at stå i bero og modtager således ikke tilbud om ledige boliger. For de enkelte lejemålstyper i afdelingerne kan ventelisten opgøres som nedenfor. Det bemærkes, at samme ansøger kan tælle med på flere boligtyper og i flere afdelinger. Afdeling Antal Familieboliger Aktive I bero I alt Aktive på på på pr. liste liste liste bolig 68-1 Egeparken , Bøgelunden , Frøparken , De skæve boliger Brønsholmdal - Kokkedal , Lundegården Humlebæk Seniorpark I alt ,91 Bortset fra udfordringer med Brønsholmdal har selskabet hidtil kunne udleje sine boliger, men ventelisten kunne ønskes at være længere. Administrationen vil derfor nøje følgen udviklingen heraf, så eventuelt problemer kan konfronteres rettidigt. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Orienteringen blev taget til efterretning. 6 Nedsættelse af Domeas priser pr. 1. januar 2016 Domeas bestyrelse har nu truffet endelig beslutning om fordelingen af den lovede gennemsnitlige besparelse på administrationshonorar på 20 % fra 1. januar Fordelingen sker bl.a. med udgangspunkt i det bærende princip, at priserne i højere grad skal afspejle omkostningerne ved boligadministration, og konsekvensen heraf er, at priserne kommer til at afhænge af boligafdelingernes størrelse. Desto større boligafdeling desto lavere pris. Nedsættelsen af prisen fordeler sig som vist i følgende tabel: Lejemålsenheder: Prisnedsættelse % Side 3 af 7

4 % % % 251 eller flere 35% For Domea Fredensborg er konsekvensen en nedsættelse af prisen med 11% svarende til en besparelse på kr. Beregningsgrundlaget for Domea Fredensborg er vedlagt som bilag. Det er bestyrelsen, der bestemmer hvorledes denne besparelse skal fordeles mellem afdelingerne med udgangspunkt i følgende 3 muligheder: 1. Besparelsen kan fordeles efter afdelingsstørrelse på samme måde, som besparelsen er beregnet fra Domeas side, således at de større afdelinger opnår en større besparelse pr. lejemålsenhed end de mindre afdelinger. 2. Besparelsen kan også fordeles solidarisk mellem afdelingerne, således at alle afdelinger opnår en besparelse på 11%. 3. Besparelsen kan anvendes til at styrke organisationens arbejdskapital. Afdelingerne kan opnå en yderligere nedsættelse af prisen, hvis mindre afdelinger lægges sammen til større afdelinger under hensyntagen til ovenstående prisstruktur. Domea ønsker således at indlede en drøftelse med bestyrelsen om sammenlægninger af afdelinger. Foruden ovennævnte oplysninger om økonomi og udlejning har afdelingerne følgende stamoplysninger: Navn antal lejemål Familieboliger Ældreboliger antal kvadratmetre Ibrugtagelsesår 68-1 Egeparken Bøgelunden Frøparken De skæve boliger på Højsagervej/Langerød Brønsholmdal Kokkedal Lundegården Humlebæk Seniorpark Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen om selskabets fremtidige administrationshonorar til efterretning. Det indstilles at bestyrelsen indleder drøftelsen af anvendelsen af besparelsen. Side 4 af 7

5 Det indstilles til bestyrelsen at tilkendegive om Domea skal arbejde videre på oplæg til sammenlægning af afdelinger, og i så fald for hvilke afdelinger muligheden ønskes yderligere uddybet. Bestyrelsen beslutter at besparelsen skal anvendes til at styrke arbejdskapitalen Orienteringen blev taget til efterretning. Det blev besluttet, at man gerne ville have Domea til at undersøge muligheden for sammenlægning af 68-3 Frøparken og 68-8 Humlebæk Seniorpark. Herunder om grundejerforeningen og fælleshuset har indvirkning herpå. 7 Status Brønsholmdal Der er planlagt stiftende afdelingsmøde onsdag d. 27. august, hvor bestyrelsen opfordres til at være repræsenteret. Domea vil på mødet give en status på byggesagen og driften af afdelingen. Det indstilles at Bestyrelsen drøfter Domeas orientering Det blev aftalt at bestyrelsen skal deltage på det første afdelingsmøde. Maria Beckwith oplyste at hun vil deltage og de øvrige bestyrelsesmedlemmer overvejer i hvilket omfang de deltager. Michael Jørgensen orientrede om at der pga. uheldige omstændigheder i byggesagen har været en større budgetoverskridelse. Dette har ingen konsekvenser for Domea Fredensborg, mens at Domea med flere må imødese en ekstraregning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 8 Status og planer for driften af Domea Fredensborgs afdelinger Siden Bo Nimand fratrådte sin stilling ved udgangen af februar har Domea håndteret driften og administrationen af Domea Fredensborg ved, at regionsdriftschef Per Hellemann er leder af ejendomspersonalet og håndterer diverse driftsmæssige sager. Herudover er han i gang med en undersøgelse af økonomien og organiseringen af driften med henblik på at danne grundlag for den bedst mulige drift fremadrettet både hvad angår kvalitet og pris. Regionskonsulent Michael Jørgensen tager sig af forretningsførelsen af selskabet, mens at regionsdirektør Lars Gruby hjælper til med begge områder. Planen på lidt længere sigt er, at Domea Fredensborg i løbet af 2015 skal tilknyttes et lokalt servicecenter sammen med andre Domea administrerede boligorganisationer i lokal området. Den viden og de erfaringer som ovennævnte ledelsesteam får omkring driften og forretningsførelsen af Domea Fredensborg skal bruges i servicecenteret, sammen med den viden og de erfaringer, som de øvrige selskaber i lokal området er ved at opsamle. Etableringen af et lokalt servicecenter har til formål at give en bedre økonomi i driften, at effektivisere beboerservicen og renholdelsen og at varetage en stor del af de opgaver, der hidtil har været løst på de lokale ejendomskontorer og på Domeas regionale boligcentrer. Side 5 af 7

6 En samlet planlægning og styring af arbejdet i de deltagende afdelinger, organisering af arbejdet i teams, specialisering i blåt eller grønt arbejde, deling af maskiner samt fælles indkøb giver mulighed for at bruge ressourcerne bedre. Denne effektivisering og den deraf følgende besparelse på afdelingernes driftskonti kan tages som en besparelse eller bruges til at sikre mere service for pengene. Et lokalt servicecenter ledes af en kundechef supporteret af en eller flere servicekoordinatorer og driftsledere. Det betyder mere administrativ service lokalt for både beboere og bestyrelser, øget tilgængelighed samt udvidet åbningstid for beboerhenvendelser. De opgaver, som påtænkes løst fra det lokale servicecenter er: Planlægning og styring af lokal ejendomsdrift Personaleledelse af driftsledere, ejendomspersonale og øvrigt kontorpersonale Beboerservice, herunder håndtering af tilladelser, renholdelse af fællesarealer og fælles udeområder Sikring af tryghed for beboerne Rekvirering af håndværkere og tilsynsopgaver Oprettelse af rekvisitioner og godkendelse af betalinger Servicering af beboerdemokratiet på organisationsniveau, herunder afholdelse af organisationsbestyrelses- og repræsentantskabsmøder efter aftale med markedschefen Servicering af beboerdemokratiet på afdelingsniveau, herunder navnlig afdelingsbestyrelsen og afholdelse af afdelingsmøder DV-planer inklusiv markvandring med afdelingsbestyrelsen Driftsopgaver, fraflytningssyn m.m. Budgetopfølgning og økonomistyring af konto Personlig ekspedition Markedsføring af fx åbent-hus-arrangementer Fremvisning af boliger og udlejning af fælleslokaler Indkaldelser, udsendelser af breve m.m. i forbindelse med bestyrelses- og afdelingsmøder mv. Behandling af simple beboerklager. Dette indebærer, at servicecenteret vil varetage en lang række opgaver, som boligorganisationerne og afdelingerne hidtil har købt hos Domea. Det skal understreges, at ledelsesretten forbliver hos Domea. Der vil i løbet af 2014 blive udarbejdet et nyt ydelseskatalog, som beskriver Domeas ydelser. Ydelserne vil i det nye katalog være reduceret med de ydelser, som fremadrettet skal varetages i det lokale servicecenter. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning og drøfter muligheden for at indgå i et lokalt servicecenter. Per Hellmann uddybede ovenstående, og bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Side 6 af 7

7 Det blev aftalt, at der arbejdes for, at der kan præsenteres økonomi med mere for det skitserede servicecenter til næste bestyrelsesmøde. 9 Mødeplanlægning Det indstilles, at bestyrelsen aftaler kommende møder. Næste bestyrelsesmøde blev aftalt til d. 2. oktober kl 12 i fælleshuset i Humlebæk Seniorpark. 10 Eventuelt Der blev udleveret ipads og bestyrelsesmedlemmerne underskrev Domeas standardkontrakt. Det blev aftalt at på næste bestyrelsesmøde skal vilkårene for bestyrelsesmedlemmerne brug af ipads aftales nærmere, idet bestyrelsesmedlemmerne har afstået for bestyrelseshonorar. Side 7 af 7