Overdragelsesaftale vedr. etablering af det fælleskommunale beredskab Brand & Redning Sønderjylland

Transkript

1 Overdragelsesaftale vedr. etablering af det fælleskommunale beredskab Brand & Redning Sønderjylland Version af 10. december

2 0. Præambel Regeringen og KL har i aftalen om kommunernes økonomi for 2015 aftalt, at kommunerne senest 1. januar 2016 skal have etableret op imod 20 tværkommunale beredskabsenheder. Enhederne organiseres som 60 fællesskaber. Haderslev, Tønder og Aabenraa Kommuner har besluttet at etablere Brand & Redning Sønderjylland pr. 1. januar Denne aftale indgås indenfor rammerne af de politisk godkendte vedtægter samt under hensyn til de principper, der ligger til grund for beslutningerne om etablering af 60 fællesskabet. Formålet med aftalen er at tydeliggøre præmisser for overdragelse af aktiver, passiver, rettigheder og forpligtelser. 1. Parter Haderslev Kommune CVR Gåskærgade Haderslev Tønder Kommune CVR Kongevej Tønder Aabenraa Kommune CVR Skelbækvej Aabenraa I det følgende omtalt som parterne. 2. Definitioner I nærværende aftale anvendes som udgangspunkt følgende definitioner: Aftalen Denne aftale om overdragelse til fællesskabet 2

3 Aktiverne De fysiske aktiver samt kontrakter, som parterne overdrager til fællesskabet. Principperne fremgår af materiale vedr. den foreløbige åbningsbalance, som blev politisk behandlet i juni Fællesskabet Brand & Redning Sønderjylland (BRSJ) Passiverne De passiver og forpligtelser, som parterne overdrager til fællesskabet. Principperne fremgår af materiale vedr. den foreløbige åbningsbalance, som blev politisk behandlet i juni Vedtægterne De politisk godkendte vedtægter, som skal gælde for Fællesskabet fra 1. januar Åbningsbalancen Den foreløbige åbningsbalance, der blev godkendt ifm. den politiske behandling i juni 2015, med efterfølgende korrektioner som følge af ændringer i ejerkredsen, samt øvrige korrektioner jf. de fastsatte principper. Primo 2016 udarbejdes en endelig udgave af åbningsbalancen, som revisorpåtegnes. Den endelige åbningsbalance ledsages af bilag, hvori de overdragede aktiver er udspecificeret. 3. Overdragelse af aktiver, passiver, rettigheder og forpligtelser Parterne overdrager aktiver, passiver, rettigheder og forpligtelser til fællesskabet ud fra følgende principper: Grunde og bygninger Overdrages til 60 fællesskabet: forudsat de er ejet af en af de tre kommuner, og forudsat det fælles sønderjyske beredskab finder anvendelse herfor efter 1. januar Ejendomme med blandet anvendelse overdrages, hvis beredskabet p.t. anvender mere end 50 % af ejendommens areal. Anvendes 50 % eller mindre, fortsætter ejendommen som kommunal ejendom, og der indgås en lejeaftale med 60 fællesskabet. Sidstnævnte praksis forventes anvendt på tre lokaliteter. 3

4 Tinglysning er en sikringsakt, som primært har til formål at sikre rettigheder mod andre. Parterne er enige om, at ejendommene overdrages til fællesskabet, og om at der ikke foretages tinglysning i forbindelse med overdragelsen. Såfremt parterne på et senere tidspunkt måtte ønske at foretage tinglysning, kan der træffes beslutning herom. Der er primo december 2015 stadig ikke meddelt fritagelse for tinglysningsafgift. Der overdrages en ejendom i Haderslev Kommune, der er beliggende på en kommunalt ejet grund, hvor der er andre bygninger. Haderslev Kommune foranlediger en udstykning af det tilhørende grundareal. Der kan ikke foreligge en vurdering af grundværdien, når der primo 2016 skal udarbejdes åbningsbalance. Parterne er enige om, at pr. 1. januar 2016 overdrages ejendommen som bygning på lejet grund, og der opkræves ikke grundleje. Når grunden er udstykket og værdiansat, overdrages denne vederlagsfrit fra Haderslev Kommune til fællesskabet. Værdiansættelsesprincipperne fremgår af afsnittet Anvendt regnskabspraksis i det udkast til åbningsbalance, som lå til grund for de politiske beslutninger i juni Når den endelige åbningsbalance udarbejdes, vil den være ledsaget af en specifikation af de overdragede ejendomme. Ny brandstation i Tønder Den 18. august 2015 blev der opnået enighed mellem borgmestrene fra Haderslev, Tønder og Aabenraa Kommune om en række forhold ifm. etableringen af det nye fællesskab. Et af elementerne er, at Tønder Kommune opfører en ny brandstation i Tønder by uden udgift for fællesskabet. Fællesskabet har ikke behov for at anvende den gamle brandstation, når den nye er taget i brug. Derfor er det ikke hensigtsmæssigt, at ejerskabet til den gamle brandstation overdrages fra Tønder Kommune til fællesskabet. Færdiggørelsen af den nye brandstation ligger formentlig ca. 1 1½ år ude i fremtiden, hvorfor der er behov for at der indgås en aftale mellem fællesskabet og Tønder Kommune om vilkårene for benyttelse af den gamle brandstation, indtil den nye er indflytningsklar. Parterne aftaler følgende: at Tønder Kommune fremsender regning til fællesskabet på driftsudgifterne vedr. den gamle brandstation i perioden fra 1. januar 2016 indtil den nye station er overdraget. 4

5 at der i åbningsbalancen indregnes en brandstation i Tønder svarende til værdien af den gamle brandstation, og at der anføres en note om, at ejerskabet til den nye brandstation vederlagsfrit overdrages til fællesskabet, når der foreligger en endelig ibrugtagningstilladelse. Ejendomme med blandet anvendelse Ejendomme, der anvendes mere end 50 % af beredskabet overdrages til fællesskabet. Der udarbejdes for hver ejendom lejekontrakt for den andel, der anvendes til andre formål. Der er enkelte tilfælde, hvor der lejes lokaler ud, og de foreliggende aftaler vurderes at være dækkende også efter For ejendomme, hvor beredskabet anvender op til 50 % af arealet og som derfor ejes af den enkelte kommune efter 1. januar 2016 er der i dag ikke anvendelige aftaler. Der skal således for hver ejendom udarbejdes en lejekontrakt for den andel, der anvendes til beredskabsformål. Parterne er enige om, at der anvendes ensartede principper for lignende ejendomme, uanset hvor disse er beliggende. Derfor indgås lejekontrakter med ensartede vilkår herunder leje med afsæt i opgørelsen, der fremgår af den politiske sag fra december Parterne forpligter sig til at underskrive kontrakterne inden 31. december 2015, således den tidsbegrænsede deponeringsfritagelse kan udnyttes. Forsikringsforhold Parterne har aftalt, at i år 2016 forsikrer hver part de bygninger, som parten indskyder. Fællesskabet afholder udgiften til forsikringspræmien, og accepterer den selvrisiko, der er aftalt med forsikringsselskabet. Køretøjer og både De tre beredskabers kørende og sejlende materiel overdrages til fællesskabet. Der er fastlagt levetider som svarer til aktivernes forventede tekniske levetid, således at de årlige afskrivninger afspejler behovet for genanskaffelse. Værdiansættelsesprincipperne fremgår af afsnittet Anvendt regnskabspraksis i det udkast til åbningsbalance, som lå til grund for de politiske beslutninger i juni Når den endelige åbningsbalance udarbejdes, vil den være ledsaget af en specifikation af de overdragede køretøjer og både. I forbindelse med overdragelsen til fællesskabet skal samtlige køretøjer om-registreres. 5

6 Forsikringsforhold Parterne har aftalt, at i år 2016 forsikrer hver part de køretøjer og både, som parten indskyder. Fællesskabet afholder udgiften til forsikringspræmien, og accepterer den selvrisiko, der er aftalt med forsikringsselskabet. Driftsmateriel I forbindelse med etableringen af den foreløbige åbningsbalance foretog parterne en optælling af materiel indenfor et begrænset antal kategorier, med henblik på at sikre at de økonomisk væsentlige aktiver er opgjort. Der er anvendt gennemsnitsbetragtninger i forhold til at opgøre anskaffelses-år, og ens priser for alle kommunerne. Der er fastlagt levetider som svarer til aktivernes forventede tekniske levetid, således at de årlige afskrivninger afspejler behovet for genanskaffelse. Værdiansættelsesprincipperne fremgår af afsnittet Anvendt regnskabspraksis i det udkast til åbningsbalance, som lå til grund for de politiske beslutninger i juni Når den endelige åbningsbalance udarbejdes, vil den være ledsaget af en specifikation af det overdragede driftsmateriel. Parterne er enige om, at der ikke prioriteres en yderligere ressourceindsats til optælling og opgørelse, idet parterne er overbevist om at dette ikke vil medføre væsentlige ændringer i værdierne. Forsikringsforhold Parterne har aftalt, at fællesskabet tegner løsøreforsikring gældende fra 1. januar Brandhaner Brandhaner indgår ikke som aktiver i åbningsbalancen, idet parterne er enige om at ejerskabet hertil forbliver hos kommunerne. Der indgås en administrativ aftale mellem parterne og fællesskabet om, at fællesskabet varetager vedligeholdelsen. Parterne er enige om at Beredskabskommissionen kan foretage en vurdering af, om vedligeholdelsesopgaven eventuelt skal placeres hos hver af kommunerne med deraf afledte budgetmæssige korrektioner. 6

7 Myndighedskompetence Som følge af manglende hjemmel har fællesskabet ikke den samme kompetence ift. at udstede påbud på myndighedens vegne (f.eks. i tilfælde af skader på vej eller miljø), som de kommunale beredskaber har i dag. Parterne er enige om, at der på administrativt plan indgås samarbejdsaftaler, der sikrer hensigtsmæssige procedurer for administrative og operative forhold., f.eks. således at en indsatsleder også efter 1. januar 2016 kan overbringe en skadevolder et retsgyldigt myndighedspåbud. Endvidere vil samarbejdsaftalerne også omfatte planlægning og byggesagsbehandling. Løbende kontraktforhold Parterne overdrager de aftaler, som de har indgået vedr. leverance af tjenesteydelser i relation til de opgaver, der overdrages til fællesskabet, således at fællesskabet indtræder som kontraktpart i stedet for den enkelte kommune, og indtræder i de rettigheder og forpligtelser, som kommunerne har. Overdragelsen foretages i samarbejde med fællesskabets ledelse, idet hver enkelt kontrakt vurderes ift. eventuel opsigelse, inden der indhentes samtykke fra kontraktparten. Forpligtelser Parterne er enige om at fællesskabet overtager de kontraktlige forpligtelser vedr. leasede aktiver, der overdrages til fællesskabet. Fællesskabet overtager derudover skyldige feriepenge- og afspadseringssaldi vedr. de medarbejdere, der virksomhedsoverdrages pr. 1. januar Værdiansættelsesprincipperne fremgår af afsnittet Anvendt regnskabspraksis i det udkast til åbningsbalance, som lå til grund for de politiske beslutninger i juni Når den endelige åbningsbalance udarbejdes, vil den være ledsaget af en specifikation af forpligtelserne. Medarbejdere Parterne overdrager de medarbejdere, der pr. 31. december 2015 er beskæftiget med opgaver, der overdrages til fællesskabet. Der er tale om beredskabsfaglige opgaver samt øvrige opgaver omfattet af vedtægternes punkt 5. Overdragelserne sker efter virksomhedsoverdragelsesloven. Arbejdsskader Parterne har for 2016 aftalt, at fællesskabet er selvforsikret vedr. arbejdsskader. Herved forstås, at en eventuel arbejdsskade, opstået efter etableringen af fællesskabet, dækkes af fællesskabet dvs. at kommunerne hæfter solidarisk jf. den i vedtægterne anførte fordelingsnøg- 7

8 le. Arbejdsskader som indtræffer inden årsskiftet 2015/2016 dækkes af den kommune, hvor den tilskadekomne medarbejder er ansat. Opsparinger hos de frivillige brandværn Der er i flere af kommunerne aftale om, at de frivillige brandværn må disponere indenfor en budgetramme med overførselsadgang, dvs. opspare overskud eller overføre underskud. Parterne er enige om, at det er væsentligt at fastholde de økonomiske incitamenter selvom de frivillige brandværn overgår fra parterne til fællesskabet. Parterne er derfor enige om, at mellemregninger med de frivillige brandværn opgøres pr. 31. december Såfremt den enkelte kommunes frivillige brandværn samlet set har et beløb til gode hos kommunen, afregner kommunen nettosaldoen særskilt til fællesskabet i Har en kommunes frivillige brandværn netto oparbejdet et nettounderskud, modregnes dette i kommunens driftsbidrag i 2016, idet fællesskabet får til opgave at sørge for at underskuddet indhentes. Stiftelsesomkostninger Parterne er enige om at omkostninger i forbindelse med stiftelsen af fællesskabet (konsulenthonorarer, lønudgifter før 1. januar 2016, IT-og etableringsudgifter m.v.) finansieres indenfor fællesskabets anlægsramme for Parterne opsamler deres udlæg og fakturerer dette til fællesskabet primo Sikring af rettidig betaling af forpligtelser Parterne er enige om, at etableringen af fællesskabet ikke må have indflydelse på overholdelsen af forpligtelser overfor 3. mand. I den forbindelse er parterne opmærksomme på kontrakter, som betales helårligt forud primo året, dvs. på et tidspunkt, hvor fællesskabets administrative funktioner ikke er sat i drift. Såfremt fællesskabets ledelse vurderer, at der er behov for at den enkelte kommune omkring årsskiftet 2015/2016 foretager betaling, kontaktes den enkelte kommune, som foretager rettidig betaling af leverandøren, og herefter fremsender en opkrævning til fællesskabet. Momsreguleringsforpligtelse Parterne konstaterer, at der ikke er momsreguleringsforpligtelser vedr. de aktiver, der overdrages til fællesskabet. 8

9 Øvrige forsikringsforhold Parterne er enige om at fællesskabet med virkning fra 1. januar 2016 tegner forsikring for erhvervsansvar inkl. professionelt ansvar, ulykker samt rejsedækning. Parterne er enige om at fællesskabet i 2016 gennemfører et EU-udbud af forsikringer. Beredskabskommissionen kan i 2016 vurdere behovet for f.eks. en bestyrelsesforsikring evt. i forbindelse med vedtagelse af en forsikringspolitik for fællesskabet. 4. Ikrafttræden Aftalen træder i kraft samtidig med at fællesskabet etableres, dvs. pr. den 1. januar Tiltrædelse 9