VEJLEDNING TIL BUDGETSKEMA

Transkript

1 Dato: 31. marts 2016 Sagsbehandler Økonomikontoret VEJLEDNING TIL BUDGETSKEMA TIL BRUG FOR KIRKE- OG PROVSTIUDVALGSKASSER GÆLDENDE FOR BUDGET 2017

2 1. Indhold Side 2 2. INDLEDNING REGISTRERINGSRAMME ÅRSBUDGETSKEMAET FORSIDEN MÅLSÆTNING, INDSATSOMRÅDER SAMT SUPPLERENDE FORKLARINGER ÅRSBUDGETTET - OVERSIGTSSIDEN Årets resultat Balanceposteringer SPECIFIKATION AF FORMÅL (10-99) Indtastninger vedrørende formål BILAG TIL BUDGETSKEMAET OVERSIGT OVER LIKVIDE MIDLER AF EGENKAPITALEN (BILAG 1) SALG AF ANLÆG M.V. (BILAG 2) Ligningsbeløb Anlægsbeskrivelse Opsparing Lån og afdrag OVERSIGT OVER ANSATTE (BILAG 4) Udfyldelse af medarbejderskema ØNSKER OM MERUDGIFTER TIL DRIFT OG ANLÆG FOR 2015 (BILAG 5 OG BILAG 6)... 13

3 2. Indledning Denne vejledning beskriver for menighedsråd og provstiudvalg budgetskemaets indhold og sammenhæng. Vejledningen vil også beskrive forskellige elementer vedrørende indtastningen i Økonomiportalen. Vejledningen suppleres af en teknisk vejledning fra EG Brandsoft, som er leverandør af Økonomiportalen. Kirkeministeriet anbefaler alle, som arbejder med den tekniske udarbejdelse af kirke- eller provstiudvalgskassernes budget at gennemlæse vejledningen, men vejledningen er også anvendelig som opslagsværk i tvivlstilfælde i forbindelse med budgetarbejdet. Vejledningens afsnit 4 og 5 er bygget op i samme rækkefølge som budgetskemaet, hvor afsnit 4 fokuserer på specifikationerne af formålene samt oversigtssiden, og hvor afsnit 5 fokuserer på bilagene til budgetskemaet. Kirkeministeriet gør opmærksom på, at denne vejledning ikke erstatter Cirkulære og Vejledning om kirke- og provstiudvalgskassernes budget, regnskab og revision, men er et supplement til denne. Side Ændringer i forhold til tidligere vejledninger Ligesom det har være tilfældet de seneste år, skal budget 2017 afleveres og godkendes elektronisk. Der er således ingen ændring i forhold til processen for budget Det er således også fortsat muligt for menighedsrådet, at bemyndige en kasserer eller regnskabsfører til at foretager tilretninger af budgettet på baggrund af menighedsrådets beslutninger også uden at skulle genbehandle budgettet på et kommende menighedsrådsmøde. Budgettet overføres automatisk fra Økonomiportalen til dataarkivet, og det endelige budget offentliggøres på sogn.dk og provsti.dk efter frigivelse fra provstiet. Fra budgetvejledning 2016 til budgetvejledning 2017 gør følgende ændringer sig gældende: Som alternativ til at indskrive menighedsrådets målsætninger, særlige indsatsområder og supplerende forklaringer i de tekstbokse, som er foruddefineret i budgetskemaet, er det nu muligt at indsætte ét (1) PDFdokument i stedet. Dette dokument vil erstatte tekstboksene og give menighedsrådet mulighed for efter eget ønske at præsentere målsætninger m.v. Menighedsrådet skal dog være opmærksom på, at PDF-dokumentet overskiver tekstboksene. Det er derfor ikke muligt både at vedlægge et PDF-dokument og udfylde tekstboksene samtidigt. Det er blevet muligt at vedlægge frie bilag til budgettet. Bilagene vil blive placeret efter de obligatoriske bilag. De frie bilag kan benyttes til

4 at vedlægge de oplysninger, som menighedsrådet finder relevante for læsningen af budgettet. Det kan fx være et budget for en kirkegård, som ejes i fællesskab med et andet menighedsråd. Bilag 4 er opdateret. Stillingskategorien er, som det er tilfældet i FLØS m.v., ændret til arbejdsfunktion. For medarbejdere, som allerede er oprettet i budgetskemaet, vil den nuværende tekst (tidligere stillingsbetegnelse) fortsat være skrevet ind. Dette vil være tilfældet, indtil menighedsrådet selv går ind og retter til. Hvis menighedsrådet benytter budgetmodulet i EG Brandsofts eller Skovbo Datas økonomisystem, vil data omkring medarbejderne selvfølgelig fortsat blive overført korrekt til Økonomiportalen, når budgettet overføres. Der henvises i øvrigt til den tekniske vejledning fra EG Brandsoft. Side 4 3. Registreringsramme Kirkeministeriet udsender hvert år ajourførte kontoplaner for det kommende regnskabsår. De til enhver tid gældende kontoplaner kan altid på findes på Den Digitale Arbejdsplads (DAP). Den obligatoriske registreringsramme omfatter en formålskontoplan på to cifre og en artskontoplan med 6 cifre. Brandsoft og Skovbo Data har for deres kunder valgt at udvide formålskontoplanen med 2 cifre, sådan at den har fire cifre. Brandsoft og Skovbo Data understøtter også fordeling af løn på de firecifrede formål, hvis det ønskes. Budgettet lægges i forhold til formålskontoplanen - dog opdelt på indtægter, løn og øvrig drift (en opdeling som kan findes i artskontoplanen). Brandsoft og Skovbo Datas økonomisystem giver mulighed for at budgettere på baggrund af tidligere års regnskaber og på artskontoniveau. Kirkeministeriet anbefaler, at man benytter disse faciliteter, men understreger, at det ikke er obligatorisk. Der er ud over de to obligatoriske kontoplaner mulighed for at anvende yderligere dimensioner. Det kan være en projektdimension, en steddimension eller andre dimensioner, som giver mening for menighedsrådet eller provstiudvalget. Brandsoft og Skovbo Datas økonomisystem giver også mulighed for at anvende ekstra dimensioner, hvis det ønskes. 4. Årsbudgetskemaet Nedenfor gennemgås elementerne i budgetskemaet Forsiden Menighedsrådet eller provstiudvalget skal her angive tilhørsforhold, myndighedskode og CVR-nummer Målsætning, indsatsområder samt supplerende forklaringer På budgetskemaets første side kan menighedsrådet angive de målsætninger, som indgår i budgettet dvs. de aktiviteter, som har betydning for årets budget. Disse

5 skal have sammenhæng til de drøftelser og målsætninger, som er fremlagt på det årlige menighedsmøde og evt. provstiets flerårsplaner. Side 5 De særlige indsatsområder kan være områder med konkrete aktiviteter, der koster mere end den udmeldte ramme. I det tilfælde danner redegørelsen grundlag for et merudgiftsønske, der angives i bilag 5, hvis det vedrører driftsønsker, og bilag 6 hvis ønsket vedrører anlæg. Budgetønsker lægges således ikke ind i budgettet, men opføres som ønsker i det foreløbige budget. Hvis provstiudvalget eller det besluttende budgetsamråd herefter bevilger midlerne, indarbejdes projekterne i budgettet. Bilag 5 og bilag 6 udgår herefter af det endelige budget. De supplerende forklaringer til budgettet kan være yderligere forklaringer på store indtægts- eller udgiftsforskydninger eller omhandle større projekter, som har stor indflydelse på anlægsresultatet. I stedet for at indtaste målsætninger, særlige indsatsområder og supplerende forklaringer i det foruddefinerede tekstbokse, kan der i stedet vedlægges et PDFdokument. PDF-dokumentet giver menighedsrådet mulighed for, at præsentere sine målsætninger m.v. på den måde, som giver bedst mening for det lokale menighedsråd. Der kan kun vedlægges ét (1) PDF-dokument. Målsætninger, særlige indsatsområder og supplerende forklaringer, skal således være samlet i samme dokument. Hvis der vedlægges et PDF-dokument, kan der ikke skrives i tekstboksene Årsbudgettet - oversigtssiden Budgetskemaet er opdelt i en drifts- og en anlægsdel. Driften består af hovedformål 1 til 7. Anlæg består af hovedformål 8 og 9. Lønudgiften fordeles på formål. Udover lønudgiften fremgår udgiften til øvrig drift og menighedsrådets indtægter af oversigten. Der skal ikke indtastes i dette skema, da oplysningerne dannes på baggrund af de oplysninger, som indtastes på de efterfølgende sider i budgetskemaet samt de tilhørende bilag. Cirka midt på siden kan resultatet af driftsregnskabet ses (Resultat A). Budgetteret forbrug af frie videreførte midler fremgår fortsat som et underskud i resultat A. Der er imidlertid tilføjet to rækker derunder. Den øverste, som viser menighedsrådets forbrug af frie midler i budgetåret, og den nederste som viser resultat af drift inklusiv forbrug af frie midler. Forbrug af frie midler fremgår af Bilag 1 jf. nedenfor. Hvis ligningsbeløb og forbrug af de frie midler tilsammen dækker menighedsrådets planlagte udgifter i budgetåret, vil den nederste af de to tilføjede rækker vise 0 kr. Resultat af anlæg består af de indtægter og udgifter, som indgår i årets resultat (Resultat B). Det er indtægter og udgifter, som enten indtægts- eller udgiftsføres, til forskel fra posteringer, som alene foregår på balancen - se afsnit om opsparing eller lån og afdrag for posteringer, der foregår på balancen. Posterne under anlægsbevillinger giver tilsammen resultat B.

6 Årets resultat er lig med summen af resultatet af driften og resultatet af anlæg (resultat C). Side Årets resultat Resultatopgørelsen er opgørelsen over kirkekassens indtægter og udgifter i løbet af året. I forbindelse med årsafslutningen ender resultatopgørelsen med Årets resultat. Årets resultat resultat C bliver overført til egenkapitalkontoen , hvorfra den skal disponeres. Årets resultat kan bestå af en række poster: frie midler herunder over- eller underskud fra selvstændige kasser f.eks. kirkegårds- eller præstegårdskasser en ændring af den likviditet der er stillet til rådighed af provstiudvalget et eventuelt overskud eller underskud på afsluttede anlægsprojekter salg af anlæg til finansiering af et fremtidigt anlægsprojekt ikke forbrugte midler til anlæg. Der vejledes yderligere om disponering af årets resultat i forbindelse med udarbejdelsen af årsregnskabet Balanceposteringer Egenkapitalen er en del af balancens passiver og udtrykker, hvor meget menighedsrådet har at gøre godt med. Når årets resultat er gjort op, overføres det til egenkapitalen som et overskud eller et underskud. Resultatet B viser forskellen på indtægter og udgifter til årets anlægsudgifter. Den del, som har resultatvirkning, vises i Resultat C. Den resterende del består af balanceposteringer bl.a. vedrørende lån, opsparing m.v. I den nederste del fremgår årets balanceposteringer. Følgende poster fremgår: forbrug af eksisterende anlægsopsparing nye anlægslån forbrug af kirkekassens midler fra salg af anlæg (overført til kirkekassen) forbrug af frie midler konverteret til anlæg forbrug af videreførte anlægsmidler tidligere år ligningsmidler til afdrag på lån ligningsmidler til anlægsopsparing, plus årets tilskrevne renter midler fra salg af anlæg, oplagt i stiftet midler fra salg af anlæg, overført til kirkekasse. I den nederste del af budgetskemaets oversigtsside specificeres den del af anlægsudgifterne, som ikke finansieres via ligning fra indeværende år. Hvis en del af årets anlægsudgifter har været finansieret af en opsparing, vil udgiften, men ikke finansieringen, fremgå af årets resultat. Nedenstående specifikation af anlægsfinansiering og opsparing indtastes i forbindelse med udfyldelsen af bilag 2 jf. nedenfor.

7 Forbrug af eksisterende opsparing Et beløb i denne linje angiver hvor stor en del af årets anlægsudgifter, som planlægges finansieret ved forbrug af opsparingen. Optag af nye lån Et beløb i denne linje angiver hvor stor en del af årets anlægsudgifter, som planlægges finansieret ved lån. Forbrug af midler efter salg af anlæg m.v. Et beløb under salg af anlæg m.v. angiver hvor stor en del af årets anlægsudgifter, som planlægges finansieret ved salget. Forbrug af frie midler konverteret til anlæg Et angivet forbrug af frie midler til anlæg viser hvor stor en del af årets anlægsudgifter, som planlægges finansieret af frie midler. Det er en forudsætning, at provstiudvalget har godkendt konverteringen. Forbrug af videreførte midler til anlæg fra tidligere år Et forbrug af videreførte midler i denne linje viser hvor stor en del af årets anlægsudgifter, som planlægges finansieret ved videreførelsen. Ligningsmidler til afdrag på lån Ved at angive ligningsmidler til afdrag fremgår hvor stor en del af årets anlægsindtægter, som der ikke afholdes udgifter for, og som derfor anvendes til afdrag på eksisterende lån. Opsparing til anlæg Ved at angive ligningsmidler til opsparing fremgår det, hvor stor en del af årets anlægsindtægter, som opspares til igangsætning i senere år. Oplagt i stiftet (salg af anlæg m.v.) Ved at angive midler fra salg af anlæg overført til stiftet fremgår hvor stor en del af årets anlægsindtægter, som der ikke afholdes udgifter for. Overført til kirkekassen (salg af anlæg m.v.) Ved at angive midler fra salg af anlæg som beholdes i kirkekassen, fremgår hvor stor en del af årets anlægsindtægter, der forbliver i kirkekassen. Side 7 Disse balanceposteringer giver tilsammen et resultat for balanceposteringernes påvirkning på anlægsregnskabet (summen F). Det samlede resultat af anlæg for året kan således ses nederst på siden (summen G). Der kan læses yderligere om oversigten i denne vejlednings afsnit om opsparing, lån og afdrag. Vær i forbindelse med anlægsprojekter opmærksom på, at arbejdet normalt kræver provstiudvalgets godkendelse også selv om menighedsrådet selv har sparet op til anlægget. Ved forbrug af opsparing skal det både godkendes, når opsparingen påbegyndes, og igen når projektet sættes endeligt i gang.

8 4.4. Specifikation af formål (10-99) På de efterfølgende sider specificeres formålene herunder med opdelingen til indtægter, løn og øvrig drift. Det er indtastningen på disse sider, som overføres til oversigtssiden med det samlede overblik. I det følgende beskrives strukturen i formålene. Hovedformål 1-7 er driftsposterne, og hovedformål 8 og 9 er anlægsposterne. Hovedformål 1 består af fællesindtægter, som er ligningsbeløb til drift. Hovedformål 2-7 er indtægter og udgifter ved kirkens hovedformål, som er: Kirkebygning og sognegård (formål 2x) Kirkelige aktiviteter (formål 3x) Kirkegård (formål 4x) Præstebolig mv. (formål 5x) Administration og fællesudgifter (formål 6x) Finansielle poster (formål 7x). Side 8 Formål 1 til 7 giver samlet set driftsresultatet (resultat A), der opgøres som differencen mellem driftsindtægterne og driftsudgifterne. Hovedformål 7 indeholder renter til stiftslån og realkreditlån, som er en del af betalingen for de lån, som menighedsrådene/provstierne optager til betaling af anlægsprojekter. Afdrag på lånene budgetteres på bilag 2. Regnskabsmæssigt er optagelse lån og afdrag en del af balancen og fremgår derfor ikke i driften. Hovedformål 8 og 9 danner tilsammen anlægsbevillingerne. Det fremgår af formålene under hovedformål 8, hvilke projekter der anvendes penge til. Hovedformål 8 er underopdelt i hovedgrupperne: Kirkebygning og Sognegård Kirkegård Præstebolig m.v. Der er yderligere underopdeling af anlægsprojekterne under hovedformål 8 samt i bilag 2, hvor de enkelte projekter fremgår med forbrug og finansiering delt over etableringsårene. Hovedformål 9 er opdelt i formålene: Renteindtægter af anlægsopsparing Salg af anlæg mv. Ligningsbeløb til anlæg Resultatet af anlæg opgøres som differencen mellem indtægter til anlægsarbejde og udgifterne til anlægsarbejder (resultat B) Indtastninger vedrørende formål Menighedsrådet/provstiudvalget skal udfylde rubrikkerne til udgifter til øvrig drift og indtægter. Budgetkolonnen til løn genereres automatisk på baggrund

9 af indtastningerne i bilag 4 jf. nedenfor. Budgetkolonnen til anlæg under formål 80-88, 90 og 92 genereres automatisk fra bilag 3 jf. nedenfor. Side 9 Nogle udgifter kan fordeles på flere formål. Her kan det være nødvendigt at bogføre udgiften på det formål, der primært forbruger den pågældende vare. Med de faciliteter som Brandsoft og Skovbo Data stiller til rådighed, er der dog gode muligheder for også at budgettere meget præcist på de enkelte formål. Løn er typisk den største udgiftspost hos menighedsrådene, derfor er det væsentligt, at få den fordelt på relevant formål. Bilag 4 understøtter fordelingen af løn på flere formål i forbindelse med udarbejdelsen af budgettet. Brandsoft og Skovbo Data understøtter som tidligere nævnt en fordeling på firecifrede formål. Indtægter, der hidrører fra aktiviteter under en af hovedkontiene for driftsudgifter, opføres under det pågældende hovedformål og ikke under de generelle indtægter. Det er herved muligt at opgøre nettoudgifterne for hvert enkelt udgiftsformål, da det er muligt at se såvel indtægter som udgifter, der er knyttet til formålet. 5. Bilag til budgetskemaet Nedenfor beskrives bilagene til budgetskemaet Oversigt over likvide midler af egenkapitalen (bilag 1) Bilag 1 viser den likvide del af egenkapitalen. Med udgangspunkt i årsregnskab fra to år før budgetåret skal menighedsrådet øverst angive menighedsrådets frie midler, forventet forbrug i regnskabsåret et år før budgetåret, samt i hvilket omfang menighedsrådet planlægger at anvende de frie midler til hhv. drift og anlæg. Der er tillige mulighed for at specificere frie midler, som tilhører præstegården/præstegårdsudvalget eller en udskilt kirkegård. I begge tilfælde gælder det, at beløbene indgår i regnskabet for mindst et af de tilknyttede menighedsråd, men at der på baggrund af forskellige styringsmæssige behov kan være behov for, at specificere disse beløb særskilt. Der er for såvel de almindelige frie midler, som for specifikationerne af præstegårdens og kirkegårdens frie midler mulighed for at kommentere på det forventede forbrug. Bilag 1 indeholder desuden menighedsrådets status for videreførte midler til ikke-udført anlægsarbejde, samt i hvilket omfang man planlægger at anvende eventuelle videreførelse af midler til endnu ikke-udført anlægsarbejde. Udover den konkrete fordeling af beløbene er der på linjerne nedenfor tabellen plads til skriftligt at redegøre for disponeringen. I det omfang der er behov for at foretage en regulering af likviditeten stillet til rådighed af provstiet, kan denne regulering budgetmæssigt foretages i den sidste del af bilag 1. En ændring i likviditeten stillet til rådighed af provstiet, kræver provstiudvalgets tilslutning.

10 5.2. Salg af anlæg m.v. (bilag 2) Menighedsrådet råder over anlægsaktiver m.v. som f.eks. ejendomme, grunde, kvoter m.v., som kan afhændes og eventuelt anvendes til finansiering af andre anlægsprojekter. Salg med henblik på finansiering skal godkendes af provstiudvalget. Menighedsrådet bør her oplyse, hvis et salg planlægges. I bilaget angives anskaffelsesværdien, salgsværdien samt hvor meget, der planlægges oplagt i stiftet, og hvor meget der planlægges at blive i kirkekassen med henblik på finansiering af anlægsudgifter. I budgetskemaet fremgår den samlede salgssum som formål 91, idet det er en indtægt, der påvirker årets resultat Oversigt over anlægsinvestering, ligningsbeløb, lån, opsparing samt anlægsbeskrivelse (bilag 3) Bilag 3 er en oversigt over menighedsrådets/provstiudvalgets anlægsaktiviteter. Menighedsrådet skal udfylde projektbeskrivelsen i den sidste del af bilaget for hvert anlægsprojekt. Skemaerne danner automatisk oversigten i den første del af bilaget. Den første del af bilaget består af en oversigt over udgifter såvel som finansiering. Under finansieringskilderne følger specifikationer af ligningsbeløb, lån, opsparing samt frie midler. Bilaget danner oplysninger til budgetkolonnen i budgetskemaet. Det drejer sig om formål 70, 71, samt 90-92, som menighedsrådet derfor ikke skal udfylde. Side Ligningsbeløb Ligning til årets anlægsinvesteringer kan bestå af ligningsmidler til årets anlægsudgifter, afdrag på lån og ny anlægsopsparing. De to sidstnævnte udgiftsføres ikke, men overføres alene til den relevante artskonto på balancen. Oversigten giver derfor et overblik over, hvordan ligningsbeløbet til anlæg er sammensat. Oplysningerne stammer fra anlægsbeskrivelserne i bilagets sidste del Anlægsbeskrivelse Projektudgiften, fordelingen af denne over år samt finansieringen af projektet fremgår af beskrivelsen. Der skal udfyldes en anlægsbeskrivelse for alle projekter. Dette betyder, at der ikke må være opsparede midler til anlæg, som ikke fremgår af en anlægsbeskrivelse. Hvis der søges om lån til finansiering af et anlægsprojekt, eller hvis der søges om ligningsmidler til opsparing til et anlægsprojekt, skal menighedsrådet ligeledes udfylde en beskrivelse. Hvis projektet er nyt, og provstiudvalget for første gang skal tage stilling til det, er det dog beskrivelsen i bilag 6, som skal udfyldes. Hvis det bliver godkendt i provstiudvalget, overføres projektet til bilag 3, og bilag 6 udgår af det godkendte budget.

11 Når menighedsrådet ønsker at igangsætte et anlægsprojekt, skal provstiudvalget atter ansøges, uagtet at menighedsrådet tidligere har fået tilladelse til at spare op. En opsparingstilladelse er ikke det samme som en tilladelse til at gå i gang med anlægget, eftersom prioriteterne eller den økonomiske situation i provstiet kan have ændret sig, så provstiet er nødsaget til at anvende opsparingen til andre formål. Side 11 Der redegøres typisk mere udførligt for projekter, som ønskes igangsat end for opsparingsformål. Se i øvrigt nedenstående om opsparing og lån Opsparing Det er muligt at få tildelt ligningsmidler til anlægsopsparing. Hvis menighedsrådet ansøger til et nyt projekt, skal beskrivelsen afleveres i forbindelse med aflevering af budgetbidraget. Menighedsrådet udfylder beskrivelsen i bilag 6. Udover de øverste tre linjer, skal den nederste del af tabellen udfyldes med det ansøgte beløb. Herunder anføres argumentationen for anlægsprojektet. Hvis projektet imødekommes af provstiudvalget, overføres beskrivelsen til bilag 3, hvor det indgår i menighedsrådets samlede anlægsoversigt. Beløb til opsparing skal ikke udgiftsføres, hvilket betyder, at der vil fremgå et positivt resultat af oversigtssiden på formål 8 og 9 (forudsat at alle andre poster går i 0), når året er gået. Det positive resultat består af ligningsbeløb til opsparing plus renter i løbet af året. Det positive beløb skal ikke opfattes som et overskud. Opsparingen kommer til at fremgå af balanceposteringerne nederst på oversigtssiden, hvor ligningsmidler til opsparing fremgår. Det er først når projektet igangsættes og menighedsrådet begynder at afholde udgifter til et projekt, at opsparingen udgiftsføres. I denne situation kommer de afholdte udgifter til at fremgå af finansieringen af anlægsudgiften opsparing, inkl. renter i anlægsbeskrivelsen i bilag 3. Når året er gået vil der på oversigtssiden fremgå et negativt resultat på formål 8 og 9 (forudsat at alle andre poster går i 0). Det negative resultat består af anlægsudgifter afholdt af opsparede midler og skal derfor ikke opfattes som et underskud. Forbruget af beholdninger på balancen skal fremgå nederst i oversigten forbrug af opsparing Lån og afdrag Menighedsrådet kan finansiere anlægsprojekter med låneoptagelse i stiftsmiddel- og realkreditlån. Lånet skal ikke indtægtsføres, men overføres til den rette artskonto på balancen. Hvis menighedsrådet ønsker at finansiere et nyt projekt med lån, skal det fremgå af projektbeskrivelsen i bilag 6, vedlagt menighedsrådets budgetbidrag. Udover de øverste tre linjer skal årets udgift samt finansiering ved lån udfyldes for budgetåret. For de følgende år skal afdragene fremgå. Herunder anføres argumentationen for anlægsprojektet.

12 Hvis projektet imødekommes af provstiudvalget, overføres beskrivelsen til bilag 3, hvor oplysninger om lån og afdrag på det enkelte projekt anføres. Bilag 6 udgår i det godkendte budget. Side 12 År 1 Når lånet optages, skal det ikke indtægtsføres, men bogføres på den relevante artskonto på balancen. Når der afholdes anlægsudgifter på projektet, finansieres de i løbet af året af lånet. Når året er gået vil der på oversigtssiden fremgå et negativt resultat på formål 8 og 9 (forudsat at alle andre poster går i 0). Det negative resultat består af anlægsudgifter, men skal ikke opfattes som underskud. Beløbet fremgår af balanceposten nye lån. Efter årsafslutningen kommer nye lån til at fremgå af den finansielle balance og vil som sådan fremgå af balancen. År 2 og de efterfølgende år Forudsat at projektet er afsluttet i år 1, vil menighedsrådet i de efterfølgende år kun skulle forholde sig til afdrag på lånet. Det er muligt at få tildelt ligningsmidler til afdragene. Projektbeskrivelsen udfyldes i bilag 3 og i løbet af året indgår ligningsmidler til afdrag under formål 92. Når året er gået, vil der på oversigtssiden fremgå et positivt resultat på formål 8 og 9 (forudsat at alle andre poster går i 0). Det positive resultat består af ligningsmidler til afdrag og skal derfor ikke opfattes som et overskud. Beløbet fremgår af balanceposten ligningsmidler til afdrag på lån. Efter årsafslutning overføres ligningsmidler til afdrag til lånet på balancen, som nedskrives. Lån konteres ikke som en indtægt, men udgifterne til anlægsprojektet udgiftsføres og finansieres af lånet i takt med, at de afholdes. Ligningsmidler til afdrag indtægtsføres i takt med, at lånet afdrages. Der vil ofte være tidsmæssig forskydning mellem udgifter og indtægter afhængig af låntype. Afdrag finansieret af menighedsrådets frie midler Hvis menighedsrådet vælger at konvertere frie midler til anlæg, og får provstiudvalgets godkendelse hertil, kan det anvendes til ekstraordinært afdrag på et lån. I den situation skal beløbet angives i bilag Oversigt over ansatte (bilag 4) Menighedsrådet skal her oplyse budgetrelevante oplysninger om sine ansatte. Det drejer sig om løn, lønnen fordelt på formål, jobfunktion m.v. Disse oplysninger kommer automatisk ind i budgetskemaets lønkolonner ved, at menighedsrådet udfylder et medarbejderskema for hver ansat, modtager af honorar og diæt samt for medarbejdere der deles med andre sogne. Hvis der tidligere år er foretaget indtastning af medarbejderen, kan oplysningerne genbruges. Vær i denne sammenhæng opmærksom på, at der bør ske en lønfremskrivning af lønnen fra året før.

13 Udfyldelse af medarbejderskema Ved at udfylde et medarbejderskema for hver person, der modtager løn, honorar, diæt eller anden løn dannes oversigten i bilag 4 automatisk. I fordelingsskemaet indtastes det tocifrede formål og procentdel. Betaling til konsulenter såsom byggesagkyndige, ingeniører, arkitekter, landmålere, revisorer, advokater og orgelkonsulenter skal ikke konteres som en lønudgift. Medarbejdernummer Her angives det medarbejdernummernummer, som den ansatte er opført med i FLØS. Et menighedsråd som refunderer en del af en delt medarbejders løn til et andet sogn, skal også oprette medarbejderen. Beskrivelse Af hensyn til genkendelighed for de personer som lægger budgettet, kan der indtastes en beskrivelse (navn, stillingsbetegnelse, forkortelse eller andet). Arbejdsfunktion Her indsættes den ansattes jobfunktion. Jobfunktionen dækker over hvilken funktion den ansatte varetager. Timetal Medarbejderens timetal oplyses. Et årsværk svarer til timer. Lønomkostning for det enkelte menighedsråd Lønomkostningen for det pågældende menighedsråd indtastes. Et menighedsråd som deler en medarbejder med et andet menighedsråd, skal kun indtaste den reelle udgift. Det vil sige den samlede lønudgift fratrukket indtægten fra det andet menighedsråd. Det andet menighedsråd skal tilsvarende indsætte deres reelle udgift svarende til det beløb som overføres til det ansættende menighedsråd. På samme måde trækkes eventuelle offentlige tilskud til medarbejderen fra inden indtastning Ønsker om merudgifter til drift og anlæg for 2015 (bilag 5 og bilag 6) Budgetønskerne er delt op i ønsker til driftsbudgettet (bilag 5) og ønsker til anlægsbudgettet (bilag 6). Ønsker til driftsbudgettet skal budgetteres som lønudgifter, udgifter til øvrig drift samt indtægter. Årsagen til merudgiften skal fremgå. Ønsker om øgede anlægsbevillinger skal specificeres. Processen for ønsker til øget anlægsbevilling kan ses overfor i afsnit 4.3. Side 13