Resultatkontrakt. Vedrørende Business Relations+ MARKET Vækst gennem øget erhvervsturisme til Midtjylland (Herning)

Transkript

1 Resultatkontrakt Vedrørende Business Relations+ MARKET Vækst gennem øget erhvervsturisme til Midtjylland (Herning) For perioden 1. oktober december 2014 (Vækstforum tager i 2014 stilling til muligheden for forlængelse til 31. december 2015) Journalnummer: Kontraktens parter Region: Region Midtjylland(RM) Regional Udvikling Skottenborg Viborg Ean-nr: Kontaktperson kontaktoplysninger Operatør: Herning Kommune By, Erhverv og Kultur Torvet 7400 Herning Jørgen Krogh CVR. Nr Bankoplysninger: Handelsbanken Reg. Nr Resumé Business Relations+ er en del af Vækstforums strategi Ny VÆKST i turismen en strategi for mere fokuseret og professionel turisme i Region Midtjylland frem mod 2020 og Vækstforum Handlingsplan Ny VÆKST i turismen i Region Midtjylland. Formålet med Business Relations+ er at skabe vækst gennem øget erhvervsturisme til Midtjylland. Væksten skabes ved at gennemføre en sammenhængende indsats, som forventes at give Herning og Aarhus en fremtrædende national og international position indenfor kongres, konference, messe og mødeindustri. Business Relations+ har samtidig til formal at være løftestang for at styrke hele Region Midtjyllands position indenfor kongres, konference, messe og mødeindustri. Business Relations+ indeholder to delprojekter: Business Relations+ MARKET og socialfondsprojektet Business Relation+ COMPETENCE. Business Relations+ MARKET består af seks sammenhængende indsatser, hvor Aarhus Kommune er projektansvarlig for tre indsatser og Herning Kommune er projektansvarlig for tre indsatser. De tre indsatser er: Flere internationale kongresser og møder til Midtjylland positionering af Herning i DK Flere internationale messegæster på fagmesser Fra events til business events 360 o forretningsbaseret eventinnovation. Regional Udvikling Skottenborg 26, 8800 Viborg

2 Opfølgning pr. 1. september Redegørelse for projektets fremdrift, herunder mål og resultatkrav Den strategiske styregruppe bestående af repræsentanter for Herning og Aarhus kommuner, VisitHerning, VisitAarhus, MCH, Aarhus Universitet og Midtjysk Turisme har en fast mødeplan og mødes minimum to gange om året. I december 2011 indgik Herning Kommune en resultatkontrakt med VisitHerning om at varetage gennemførelsen af de konkrete aktiviteter i projektet. Der har været en god fremdrift i projektet og mange aktiviteter er gennemført. Med henblik på at skabe stærke langsigtede samarbejdsrelationer mellem VisitHerning og VisitAarhus er der fastlagt en møderække mellem parterne, herunder Midtjysk Turisme. Parterne mødes hver anden måned. For at udbrede og skabe kendskab til projektet har der været afholdt et informationsmøde for turismeaktørerne i Herning og der er etableret et erhvervsturismenetværk, som har afholdt sit første møde i maj 2012 i Silkeborg. Der er løbende afholdt møder med dele af netværket i Flere internationale messegæster på fagmesser Der er arbejdet med strategi og produktmodning på messeområdet og mødeområdet. Et grundigt studie af de eksisterende analyser på MICE området er gennemført for at sikre en bred forståelse af segmenterne i markedet. Med baggrund i dette studie er der udarbejdet strategiske kommunikationsplaner for de digitale platforme i projektet. Der er gennemført et pilotprojekt i forbindelse med Formland messen i januar Formålet var at teste gæsternes reaktion på en totalpakke. Pilotprojektet havde følgende faser: Identifikation af kundesegmenter i nærheden af Oslo, Stockholm og Hamburg Salgsfremmende aktiviteter til 1500 udvalgte gæsteemner Planlægning og afvikling af produktpakkerne i samarbejde med udvalgte aktører Resultaterne og evaluering fremgår af afrapportering til Region Midtjylland marts I forbindelse med Formland i august 2012 blev der videreudviklet på erfaringerne. Der er udviklet, solgt og gennemført et Hosted Buyers-koncept målrettet de 50 vigtigste indkøbere i henholdsvis Norge og Sverige, som indeholder transport (inkl. fly), overnatning samt beværtning under besøget. Derudover er der fra foråret 2012 og frem til starten af 2013 arbejdet med en række forskellige nye koncepter og indsatser i relation til messerne HI, Foodtech og Agromek. Til at arbejde med konceptudviklingen og implementeringen af koncepterne er der ansat en projektleder. Indsatserne fremgår af opfølgning pr. 1. marts Indsatserne førte til en fremgang i internationale gæster på henholdsvis 16 pct. (Foodtech), 51 pct. (HI) og 20 pct. (Agromek) baseret på udgangspunkt i 2010/2011. Der er med andre ord sket en vækst i antallet af internationale gæster på de fagmesser, hvor der er gennemført indsatser i perioden. Det kan dog konstateres, at det samme ikke gør sig gældende for de fagmesser, hvor der ikke er gennemført indsatser.

3 Der er i perioden marts september 2013 arbejdet med forskellige nye koncepter og indsatser på Transportmessen, Formland/UPgraded samt HI/Wind & Energy Denmark. Der er på messerne bl.a. gennemført direct marketing, telefonkampagner, annoncering overfor relevante målgrupper på diverse nærmarkeder. Den primære indsats har ligget på HI Wind & Energy Denmark. Messen Formland/UPgraded er i perioden blevet rebranded og det er lykkedes at tiltrække nye typer af udstillere. Der er i forbindelse med rebrandingen af messen gennemført en lang række ændringer i såvel messen som kommunikationen. Messen har som følge af de mange tiltag oplevet en fremgang på 10 % i besøgene ift. august Fremgangen kan imidlertid udelukkende tilskrives danske besøgende. Det tværregionale koncept for del-messen Wind & Energy Denmark (en del af Hi13) er udviklet i projektet og er gennemført første gang på hi13 i starten af september. Udviklingen og gennemførelsen af delmessen er sket i et tværregionalt samarbejde og er en af hovedaktiviteterne i projektet. Der er planlagt et fagligt program med 15 arrangementer, herunder studieture til Anholt og Østerild, workshops, produktdemonstrationer, seminarer, VIP-events og konferencer på tværs af Jylland. Frem mod afholdelsen i september 2013 er der gjort en massiv indsats for at skabe bedre kontakt mellem udstillere og besøgende og derigennem skabe øget mulighed for forretning. Derudover er der gjort en stor indsats for at tiltrække internationale delegationer. Dette er bl.a. sket ved deltagelse på internationale messer samt via samarbejde med førende aktører såsom Siemens Windpower og Vestas. Del-messen vil blive evalueret og videreudviklet frem mod september 2015, hvor messen finder sted igen. Fremadrettet er strategien ved messer fortsat at skabe totalevents, hvor messer kombineres med konferencer, virksomhedsbesøg, studieture, faglige, kulturelle og sociale events samt transport og overnatning. Dele af indsatsen på messeområdet vil derfor overlappe til indsatsen omkring Business Events. Derudover vil der fortsat ske design- og forretningsudvikling på eksempelvis Messens Sociale Netværk. Indsatsen er generelt udfordret af en strukturel udvikling på fagmesseområdet, som bl.a. betyder færre gæster. Det betyder, at det kræver en stor indsats blot at fastholde det nuværende antal internationale messegæster på fagmesser. Flere internationale kongresser og møder til Midtjylland positionering af Herning i Danmark Der er udarbejdet kommunikationsstrategi for positionering af Herning som mødeby i Danmark samt en række mødekoncepter, som tages/er taget i anvendelse i Der er udarbejdet salgsmateriale og potentialelister på baggrund af eksisterende kunder samt screening. Lancering af mødeprodukt Herning sker løbende i 2013, herunder lancering af hjemmeside mm. Hjemmesiden HerningMeansBusiness.com forventes online i september Strategien på mødemarkedet er fortsat at udnytte Hernings position på såvel messemarkedet som kultur- og underholdningsmarkedet. Det betyder konkret, at kunderne vil blive tilbudt skræddersyede møder. Udgangspunktet er, at de laves med afsæt i de arrangementer der i forvejen er i Herning-området. Det kunne eksempelvis være tilbud til Dansk Håndbold Forbund om at lave specielle mødekoncepter, så Side 3

4 der i forbindelse med EM i 2014, kan gennemføres en lang række møder, som ellers afholdes andre steder. Projektpartnerne arbejder med at forbedre samarbejdet i Midtjylland omkring møder, bl.a. ved afholdelse af netværksmøder og dialog med relevante destinationer omkring tiltrækning og afholdelse af konkrete møder (fx konferencer). Den afgørende parameter for succes med at skaffe flere møder og kongresser til Herning er at få etableret en salgsstyrke, der skal være den drivende kraft. Derfor blev der i starten af 2013 ansat en sælger på området. Han har siden arbejdet med koncept- og pakkeudvikling samt opsøgende salg. Som grundlag for det opsøgende salg er samarbejdet blandt byens mødeleverandører (værdikæde) intensiveret og formaliseret. Parallelt med det opsøgende salgsarbejde er der gennemført en række salgsfremmende aktiviteter herunder: Optagelse i Kursuslex Håndbogen Deltagelse i salgsorienteret mødeworkshop Tema i magasinet Møder+ Særtillæg i avisen Børsen MCH Herning Kongrescenter arbejder på at blive klassificeret som 4-stjernet konferencested i HORESTA Derudover er CRM system til håndtering af partnerskaber og totalkoncepter implementeret i VisitHerning. Evaluering af systemet i august 2012 har vist behov for indkøb af supplerende/alternativt system til håndtering af pakker. Derfor er der ultimo 2012 indkøbt systemet Podio, som fungerer både som projektledelsesværktøj, fælles udviklingsplatform i Midtjylland samt generel samarbejdsplatform for Hernings aktører. Den fælles samarbejdsplatform, der er tilknyttet Businessevents er ligeledes oprettet på Podio. Fra Events til Businessevents Der er udarbejdet en generel plan og koncept for indsatsen. Et koncept som tager udgangspunkt i midtjyske fyrtårne, såsom energi, fødevarer m.fl. Der er ligeledes udarbejdet en kortlægning af midtjyske aktører, kommunikationsstrategi samt planlægning af aktørinvolvering. Samarbejdsplatformen Podio er i funktion og udbygges fortsat med relevante produkter og virksomheder til skabelse af totalevents. Der er pt. mere end 30 produkter/virksomheder på platformen. Derudover er der redegjort for aktiviteter under denne indsats i de to foregående indsatsbeskrivelser, idet indsatserne hænger tæt sammen. Der arbejdes, som tidligere beskrevet, fortsat med konceptualisering i forhold til møde- og messemarkedet. Ofte vil de to indsatser være forbundne, idet der arbejdes på at facilitere flere møder i forbindelse med events såsom messer, hvilket også gør sig gældende i nedenstående eksempel vedr. hi13 delmessen Wind & Energy Denmark. I perioden marts september 2013 gennemførte projektet en pilot test på en totalevent. Som tidligere beskrevet blev hi13 del-messen: Wind & Energy Denmark afholdt i starten af september, men arbejdet med totaleventen har været i gang i både 2012 og I forbindelse med hi13 etablerede man samarbejde med branchens foreninger og andre relevante private og offentlige aktører på tværs af Jylland. Side 4

5 Dette samarbejde førte til et omfattende studietursprogram med ture fra Østerild i vest til Anholt i øst. Derudover blev der afholdt seminarer, konferencer og VIP-arrangement. Det er målet, at det sociale netværk skal implementeres på flere messer. Det hele blev bundet sammen af hi13-messens professionelle sociale netværk, som i perioden frem til messen har været det digitale mødested for udstillere og besøgene. Med messens professionelle netværk begyndte søgningen efter nye, værdifulde kontakter allerede længe inden messen fysisk åbnede dørene. Via netværket fik besøgende og udstillere mulighed for at booke møder og kontakte potentielle/eksisterende kunder og leverandører, og på den måde undgå unødvendig spildtid mens de var på messen. Allerede inden messen åbnede, havde et stort antal udstillere og besøgende registreret sig som brugere i netværket. Ved hjælp af virtuelle stande, personlige profiler og interaktive søgeord er målet, at det skal være nemmere end nogensinde før at finde nye kunder og samarbejdspartnere blandt både udstillere og besøgende på messen. Projektets forløb og økonomi På nuværende tidspunkt i projektet er den organisatoriske opbygning forløbet som planlagt og aktiviteterne er afviklet i et omfang og en kvalitet som forudsat. Udgifterne forløber planmæssigt i forhold til det aftalte budget. 2. Skematisk opfølgning på mål og resultatkrav Mål 1 Skabe langsigtede, strategiske samarbejdsrelationer mellem Herning og Aarhus og en stærk fælles forankring og forståelse af den samlede indsats mellem nøgleaktørerne i Herning Kommune, Aarhus Kommune, VisitHerning, VisitAarhus, MCH og Aarhus Universitet Resultatkrav Målemetode Opfølgning Resultatkrav 1.1 Skabe langsigtede strategiske samarbejdsrelationer og fælles forankring i Herning og Aarhus. Der er etableret en strategisk styregruppe med repræsentanter fra Herning og Aarhus kommuner, VisitAarhus, VisitHerning, Midtjysk Turisme, MCH og Aarhus Universitet. Dagsorden og referat fra styregruppens første møde kan fremvises. Deadline: Der er afholdt 5 møder i styregruppen. Styregruppen mødes to gange årligt og minimum 7 gange i projektperioden. Ved opfølgningen den 1. september fremlægges mødereferater fra styregruppens seneste to møder. Side 5

6 Resultatkrav 1.2 Skabe stærke samarbejdsrelationer mellem VisitHerning og VisitAarhus. Der afholdes møder mellem VisitHerning og VisitAarhus hver anden måned (og minimum 25 møder i projektperioden). Midtjysk Turisme inviteres med til møderne. Ved halvårsopfølgning fremlægges referater fra gennemførte møder. Partnerne afholder møder hver anden måned. Mål 2 At samle og løfte arbejdet med at sælge, profilere og udvikle erhvervsturismens værdikæder i Midtjylland Resultatkrav Målemetode Opfølgning Resultatkrav 2.1 Udvikling af mødepakker og totalkoncepter møder og konferencer Resultatkrav 2.2 Udvikling af koncepter og oplevelsespakker - messer Der er udviklet 5 fokuserede koncepter, hvorfra konkrete produkter/ pakker designes. Der kan fremvises beskrivelse af 5 fokuserede koncepter. Deadline Første eksempel på mødepakke kan fremvises. Deadline Der er udviklet 4 fokuserede koncepter, hvorfra konkrete produkter/pakker designes. Der kan fremvises beskrivelse af 4 fokuserede koncepter. Deadline: Der er udviklet 5 fokuserede koncepter. Der arbejdes løbende på udvikling af koncepter. Der er udviklet 4 fokuserede koncepter. Resultatkrav 2.3 Professionalisering af håndtering af totalkoncepter og kunder til totalkoncepter. Resultatkrav 2.4 Profilering af Hernings styrker indenfor møder, konferencer og kongresser. Resultatkrav 2.5 Deltagelse i pilotevents Der er udviklet oplevelsespakker til 4 messer om året. Der kan fremvises beskrivelse af oplevelsespakker. Deadline: , 2013, 2014 og 2015 Der er udviklet et IT system til håndtering af totalkoncepter og CRM. Aftale/faktura fra leverandør kan fremvises. Deadline Der er udviklet en hjemmeside med fokus på Hernings styrker indenfor møder, konferencer og kongresser. Hjemmesiden er tilgængelig. Deadline Et pilotevent understøttes om året i alt 4 pilotevents understøttes i projektperioden. Beskrivelse af pilotevents foreligger. Deadline Nyt system er implementeret. Der er udarbejdet kommunikationsplatform og strategi for hjemmesiden HerningMeansBusiness.com. Siden er tilgængelig i september Der er gennemført pilotprojekter / pilotevents i forbindelse med Formland spring 2012, KIWIaden og Hi13 delmessen Wind & Energy Denmark. Side 6

7 Mål 3 Hernings nationale og internationale markedsposition styrkes Resultatkrav Målemetode Opfølgning Resultatkrav 3.1 Øge antallet af erhvervsturister markant gennem flere møder og kongresser Resultatkrav 3.2 Flere internationale gæster til fagmesser Resultatkrav 3.3 Øget salg, udvikling og opdyrkning af markedet Antallet af møder og konferencer i Herning Kommune er steget med 75 % pr Målemetode: Dokumentation for stigning i antal afholdte møder og konferencer i Kongrescentret fremlægges som indikator for den samlede stigning. Deadline med statusopfølgning hvert år pr Der er sket en vækst i antallet af internationale gæster til fagmesser på Målemetode: Dokumentation for stigning i antal internationale gæster til fagmesser fremlægges. Deadline med statusopfølgning hvert år pr Der er udarbejdet markedsføringsmateriale, som synliggør relevante erhvervsturismeprodukter/værdikæder. Eksempel fremvises. Deadline Der er gennemført salgsfremmende aktiviteter på minimum 4 udvalgte workshops/messer/ udstillinger. Deadline Der er udarbejdet status pr Resultatkravet for 2015 er ikke aktuelt Der er udarbejdet status pr Resultatkravet for 2015 er ikke aktuelt Der er udarbejdet markedsføringmateriale som synliggør relevante erhvervsturismeprodukter/værdikæder. Der er gennemført salgsfremmende aktiviteter på 3 udvalgte workshops/messer/udstillinger. Der er gennemført mere end 50 siteinspections. Der er gennemført minimum 50 siteinspections. Måles Der er gennemført minimum. 100 siteinspections. Måles Der er gennemført minimum 150 siteinspections. Måles Der er gennemført 4 workshops/konferencer/ virksomhedsbesøg i udlandet. Der er gennemført en evaluering af produkt- og salgsindsats. Der er gennemført minimum 200 siteinspections. Måles Målemetode: Oversigt over gennemførte siteinspections. Side 7

8 Der er gennemført minimum 10 workshops/ konferencer/ virksomhedsbesøg i udlandet. Deadline: Der er gennemført årlige evalueringer af produkt- og salgsindsats. Evalueringer kan fremvises Deadline , 2013, 2014 og 2015 Mål 4 Erhvervsturismeaktørerne i Region Midtjylland samarbejder på tværs af produkt og geografi Resultatkrav Målemetode Opfølgning Resultatkrav 4.1 Tværgående samarbejde om udvikling af koncepter og pakker Der er afholdt et informationsmøde, så alle erhvervsturismeaktører med interesse i projektets indsatser har mulighed for at deltage i projektet. Invitation og deltagerliste kan fremvises. Deadline Der er afholdt et informationsmøde. Der er udviklet tværregionalt koncept ifm. HI Wind & Energy Denmark. Der kan fremvises eksempler på udviklede koncepter og pakker, hvor erhvervsturismeaktører har samarbejdet på tværs af produkt og geografi. Første eksempel fremvises. Deadline Resultatkrav 4.2 Synliggørelse af relevante leverandører Der er udviklet en IT platform, der samler og synliggør relevante leverandører. Deadline: Der er udviklet og etableret en IT platform der samler og synliggør relevante leverandører. Platformen indeholder 30 produkter til udvikling af totalpakker. Deadline Platformen indeholder 35 produkter til udvikling af totalpakker. Deadline Der er mere end 30 tilgængelige produkter. Platformen indeholder 40 produkter til udvikling af totalpakker. Deadline Side 8

9 Resultatkrav 4.3 Etablering af forretningsnetværk Platformen indeholder 45 produkter til udvikling af totalpakker. Deadline Der er etableret forretningsnetværk for erhvervsturisme. Deadline: De to forretningsnetværk indenfor erhvervsturisme i Midtjylland (drives af VisitHerning og VisitAarhus), sikrer via en formel overenskomst, at samtlige erhvervsturismeaktører (vidensinstitutioner og virksomheder, som har en kommerciel interesse i mødeturismen) i Midtjylland kan optages i ét af de to netværk. Ledelsen af de to netværk etablerer desuden et fast fælles mødeforum, der min. Mødes 2 gange pr. år. Midtjysk Turisme inviteres med til møderne, som afholdes i disse netværk, hvilket er med til at sikre udbredelsen af erfaringerne fra Business Relations + i hele regionen. Der er afholdt møde i erhvervsturismenetværket i maj 2012, derudover er der afholdt møder med dele af netværket i både juni og august Der afholdes jævnligt møder i dele af netværket. Formel overenskomst er udarbejdet. Resultatkravet for 2014 er ikke aktuelt Formel overenskomst kan fremvises. Deadline: Alle aktører i de to netværk indbydes til minimum 4 møder i projektperioden. Deltagerliste kan fremlægges. Deadline: , 2013, 2014 og Mindst 80 % af deltagerne i forretningsnetværket giver i forbindelse med ekstern evaluering udtryk for, at der er et godt samarbejde på tværs af produkt og geografi. Deadline Mål 5 Projektet skal skabe vækst i erhvervsturismen i Region Midtjylland Resultatkrav Målemetode Opfølgning Resultatkrav 5.1 Antallet af overnatninger er steget med Resultatkravet for 2014 er ikke aktuelt Stigning i antal Side 9

10 overnatninger Deadline Antallet af overnatninger er steget med Deadline Resultatkrav 5.2 Direkte vækst i omsætning Resultatkrav 5.3 Øget beskæftigelse Målemetoden for mål er en måling for hele regionen med udgangspunkt i tal vedrørende erhvervsturisme fra TØBBE/ VisitDenmark. Målopfyldelsen måles på regionsbasis jf. samlede vækstmål i resultatkontrakterne for Aarhus og Herning Kommuner vedrørende Business Relations. Jf. bilag. Der er sket en direkte vækst i omsætning på 147, 4 mio. kr. Deadline Der er sket en direkte vækst i omsætning på 186,9 mio. kr. Deadline Beskæftigelsen er øget med 199 årsværk. Deadline Beskæftigelsen er øget med 252 årsværk. Deadline Resultatkravet for 2014 er ikke aktuelt Resultatkravet for 2014 er ikke aktuelt Resultatkrav 5.4 Samlet effekt Der er en samlet effekt af projektet på 299,2 mio. kr. Deadline Der er en samlet effekt af projektet på 379,4 mio. kr. Deadline Resultatkravet for 2014 er ikke aktuelt Side 10

11 3. Opfølgning på Økonomi Aktiviteterne forløber som planlagt og derfor er der ikke foreslået ændringer i budgettet pr. 1. september TABEL 1 - DET GODKENDTE BUDGET Driftsbudget Senest godkendte udgiftsbudget Udgiftskategorier Total Projektansat personale , , , , , ,10 Øvrigt personale , , , , ,00 Eksterne konsulenter/ydelser , , , , ,48 Rejseomkostninger , , , , ,60 Administration** , , , , ,60 Markedsføring mv , , , , , ,00 Ekstern evaluering , , , ,00 Revision , , , , ,00 Total , , , , , ,00 Finansieringsbudget Senest godkendte finansieringsbudget Finasieringskilder i alt Region Midtjylland , , , , , ,00 Kommuner , , , , , ,00 Anden finansiering - I alt , , , , , ,00 De kr. fra Region Midtjylland i 2015 er kun en reservation, idet Vækstforum inden udgangen af 2014 skal tage stilling til om der skal gives en konkret bevilling for TABEL 2 AFREGNEDE UDGIFTER OG MODTAGET FINANSIERING Udgiftsregnskab Oplysninger om afholdte udgifter pr. 1. september 2013 Udgiftskategorier Total Projektansat personale , , , ,42 Øvrigt personale , ,00 Eksterne konsulenter/ydelser , , ,48 Rejseomkostninger , , ,60 Administration** ,60 520, ,60 Markedsføring mv , , , ,00 Ekstern evaluering , ,00 Revision , ,00 Total , , , ,10 Finansieringsregnskab Oplysninger om modtaget finansiering pr. 1. september 2013 Indbetalinger i alt Region Midtjylland , , ,00 Kommuner , , , ,00 Anden finansiering - I alt , , , ,00 Side 11

12 Anmodning om udbetaling Anmodet beløb pr. 1. september 2013 Region Midtjylland ,00 kr. Side 12