Tirsdag d. 18 November 2014, kl

Transkript

1 AKB Blåkildegård Referat af Ejendomskontormøde Tirsdag d. 18 November 2014, kl i mødelokalet Femkanten J 1. Til stede: Søren Evers, Poul-Erik Sørensen, Pia Jensen, Sonja Van Arsdale, Peter Møller, Jan-Erik Lund, Lone Skougaard Sørensen Frank Fogh-Dahl, Kenneth Berg, Niels Bisgaard. Sekretær: Michella Engelstock. Afbud: Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsordenen. 2. Godkendelse af referat fra EK møde d. 18 November Status siden sidst. 4. Meddelelser fra ejendomskontoret. 5. Spørgsmål til ejendomskontoret. 6. Vedligeholdelse af havehegn. 7. Etablering af terræn rutsjebane, bag ejendomskontoret. 8. Legitimations oplysninger til Arbejdernes Landsbank. 9. Økonomi status pr. 14/ Eventuelt. 1 af 11

2 AKB Blåkildegård 1. Godkendelse af dagsordenen. Dagsordenen blev godkendt på mødet d. 18 November Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen godkender dagsordenen. Beslutning: Dagsordenen er godkendt. 2. Godkendelse af referatet fra EK mødet d. 18 November Referatet blev godkendt på mødet d. 18 November Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen godkender referatet. Beslutning: Referatet er godkendt. 3. Status siden sidst. - LLO har på vegne af en beboer indgivet klage over opkrævning af udgifter i forbindelse med skimmelsanering af en bolig. Vi har nu svaret for sidste gang. - Tagpap på gul container vil blive igangsat senere i lighed med maling af containeren. Bestyrelsen oplyste, at containeren ønskes malet i en passende grøn farve. - Seneste byggemøde referater og statusopgørelse for projekt havehegn er fremsendt til byggeudvalgets medlemmer. - Der er skrevet ud til 37 boliger angående manglende vedligeholdelse af have. Fire har ikke foretaget sig noget. To har fået forlænget fristen grundet personlige årsager. Fem mangler lidt oprydning. Ni er nye og sytten er afsluttet med tilfredstillende haver. Der følges op igen, mandag d. 24 November 2014 og der vil blive skrevet ud til de sidste boliger i Sekskanten G-J, i løbet af nærmeste tid, når det gamle hegn er fjernet. - Vi vil påbegynde varsling for nedtagning af slyngplanter på facader i løbet af vinteren. Bestyrelsen tog til efterretning at beboerne selv skal tage deres slyngplanter på facaderne ned. Ejendomskontoret skriver ud til de berørte boliger. - Vi har ansat en beboer fra Blåkildegård som ny leder på genbrugspladsen. - Vi har ikke hørt noget om løse fliser på gangarealet ved Cirklen. 2 af 11

3 AKB Blåkildegård 3. Status siden sidst, fortsat. - Vi har skrevet en mail til AB med EK s bemærkninger til rengøringsstandarden i selskabs- lokalerne. Vi har drøftet sagen på kontoret - EK foreslår at der nedsættes et udvalg, som ser på muligheder for at forbedre video- overvågningen, når vi har fået svar fra Politiet angående forlængelse af tilladelsen til overvågning. Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen drøfter punktet og meddeler beslutningen til ejendoms- kontoret. Beslutning: Bestyrelsen har taget orienteringen til efterretning. 4. Meddelelser fra ejendomskontoret. - Bemandings situationen: Der vil være en medarbejder på kursus i November og December måned. Vi har pt. en person fra jobcentret i job prøvning i 13 uger. Vi har pt. en elev mindre. Der er ansat en medarbejder pr. 1/11-14, som erstatning for afgået medarbejder. - Årets medarbejder samtaler, også kaldet MUS, er afsluttet og afrapportering afventer. - Ejendomskontoret er igang med at udføre et prøve projekt i Firkanten F med udskiftning af alle blandings batterier i boligerne i denne række, til nye moderne energi- og vandbesparende blandings batterier. - Ejendomskontoret har bestilt nyt udstyr til indsamling og håndtering af dagrenovation. Udstyret er leveret, på nær en ny top-lift, som først leveres ultimo November måned. - Prøveblokken, Cirklen A 1-4 vil blive varslet igen. Projekt opstart er udskudt grundet økonomi. Der er uddelt information angående dette til beboerne. - Politiet er ansøgt om forlængelse af tilladelsen til videoovervågning. Tilladelsen udløb 18/ Der er efter ønske fremsendt diverse dokumentations materiale og vi afventer nu politiets tilbagemelding. - Der er afholdt møde med KAB-JURA i Juli måned ang. forslag til revidering af husordens- og råderets regler. Ejendomskontoret arbejder på et forslag til nye regelsæt. Forslagene skal godkendes af beboerne på et ekstraordinært afdelingsmøde, når bestyrelsen har gennemgået og godkendt de nye regler. KAB er i færd med at udarbejde et nyt koncept for dette, som betyder at udarbejdelse af ny husordens- og råderets regler er udskudt. I mellemtiden benyttes de gamle regler. 3 af 11

4 AKB Blåkildegård 4. Meddelelser fra ejendomskontoret, fortsat. - Ejendomskontoret har fået tildelt kurser i boligjura. Kurserne afholdes seks gange i løbet af efteråret 2014 og i første halvdel af 2015, med to dages varighed hver gang. Kurset afsluttes med diplom. - Der er et nyt koncept for servicepakker på vej til bestyrelserne i KAB fællesskabet. Hvilket betyder, at der vil blive behov for at skrive de nuværende ind i nogle nye rammer. - Istandsættelse af atelierhuse og bogcaféen fortsætter. Vi forventer afslutning i løbet af November måned Der har været uddelt skema for mangler i forbindelse med den seneste renovering af badeværelser. Ejendomskontoret har modtaget 54 skemaer retur og entrepenøren HRH har udført mangeludbedring i 20 boliger, fredag d. 14/ Ejendomskontoret skal ud til 22 boliger på tirsdag d. 18/11-14 og tale med beboerne om deres tilbagemelding, som for det meste går på tiden for at få varmt vand. 10 tilbagemeldinger var fejlfri. - Der har været 11 udsættelses sager i 2014, hvoraf ingen blev effektueret. Sagerne skyldes manglende huslejeindbetaling. - Dagsorden samt bilag til HHP mødet tirsdag d. 18/11-14 kl er udsendt d. 13/ I den kommende måned vil ejendomskontoret koncentrere sig om årsafslutningen. - Der er oprettet et køkken udvalg. Bestående af: Peter, Franck og Sonja. Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen drøfter punktet og meddeler beslutningen til ejendomskontoret Beslutning: Bestyrelsen har taget orientering til efterretning. 4 af 11

5 AKB Blåkildegård 5. Spørgsmål til ejendomskontoret. - Der bliver spurgt om ejendomskontoret kigger på manglende opstregning og afkrydsning ved udkørelserne, ved parkeringspladserne sekskanten C, sekskanten D, trekanten D, cirklen C samt en rampe ved firkanten C. - Ejendomskontoret har fået en henvendelse ang. manglende flethegn i haven, mod det nye havehegn. Har andre beboere samme problem bedes de henvende sig på ejendomskontoret. - Afdelings bestyrelsen fortæller ejendomskontoret at der holder en ulovlig campingvogn parkeret ved femkanten E, på plads Afdelings bestyrelsen fortæller ejendomskontoret at der i Firkanten H og Femkanten F er opsat ulovlige paraboler. - Afdelingsbestyrelsen indstiller til at kælkebakken bliver klargjort inden vinteren tager rigtig fat. Indstilling: Det indstilles at ejendomskontoret drøfter punkterne og meddeler beslutningen til afdelings bestyrelsen. Beslutning: Ejendomskontoret ser på sagerne. 6. Vedligeholdelse af havehegn. - Afdelings bestyrelsen fik fremvist folderen omkring vedligeholdelse af havehegn. Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen drøfter og godkender informationen. Beslutning: Afdelings bestyrelsen har godkendt informationen med bemærkning om at hegnenes udseende ikke må ændres. Dette påføres informationen. 7. Etablering af terræn rutsjebane bag ejendomskontoret. - Ejendomskontoret foreslår at der etableres en terræn rutsjebane på bakken bag ejendomskontoret. Prisen er ,25 kr. Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen drøfter punktet og meddeler beslutningen til ejendomskontoret Beslutning: Afdelings bestyrelsen har godkendt projektet. 5 af 11

6 AKB Blåkildegård 8. Legitimationsoplysninger til Arbejdernes Landsbank. - Arbejdernes landsbank har fremsendt brev med ønske om legitimationsoplysninger til bestyrelsens bankkonto. Brevet vedlagt dagsordenen. Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Beslutning: Kassereren tager sig af henvendelsen fra Arbejdernes Landsbank. 9. Økonomistatus pr. 14/ Udskrift af udgiftskontrol vedlægges dagsordenen til kommentering og orientering. Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Beslutning: Bestyrelsen har taget orienteringen til efterretning. 10. Eventuelt. - Ingen bemærkninger. 6 af 11

7 Referat af Afdelingsbestyrelses møde. Tirsdag d. 18 November 2014, kl i mødelokalet Femkanten J 1. AKB Blåkildegård Til stede: Søren Evers, Poul-Erik Sørensen, Pia Jensen, Sonja Van Arsdale, Peter Møller, Jan-Erik Lund, Lone Skougaard Sørensen Frank Fogh-Dahl, Kenneth Berg. Sekretær: Michella Engelstock. Afbud: Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsordenen. 2. Godkendelse af referat fra EK møde d. 18 November Spørgsmål fra beboerne. 4. Nyt fra formanden. 5. Nyt fra BSU. 6. Nyt fra Infoudvalget. 7. Nyt fra byg og grønt udvalget. 8. Rengøring. 9. Eventuelt. 10. Mødeplan. 7 af 11

8 AKB Blåkildegård 1. Godkendelse af dagsordenen. Dagsordenen blev godkendt på mødet d. 18 November Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen godkender dagsordenen. Beslutning: Dagsordenen er godkendt. 2. Godkendelse af referatet fra AB mødet d. 18 November Referatet blev godkendt på mødet d. 18 November Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen godkender referatet. Beslutning: Referatet er godkendt. 3. Spørgsmål fra beboerne. - Ingen spørgsmål fra beboerne. Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen drøfter punkterne og meddeler beslutningen til ejendoms- kontoret. Beslutning: 4. Nyt fra formanden. Orientering om diverse sager på mødet. - Det er afdelingsbestyrelsen der beder ejendomskontoret om at håndhæve de regler som beboerne selv har været med til at lave, her tænkes på husorden - såsom misvedligeholdte haver, ulovligt parkerede campingvogne og paraboler mm. Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Beslutning: Orienteringen er taget til efterretning. 8 af 11

9 AKB Blåkildegård 5. Nyt fra BSU. Orientering om diverse sager på mødet. - Pangæa har fået dispensation til at få ekstra nøgler. - Billard klubben har fået dispensation til at få ekstra nøgler. - BSU sørger for at der er opdaterede børneattester i de klubber, hvor det er påkrævet. - BSU har lavet et job opslag, hvor man søger unge mennesker til omdeling af info i blåkildegård. - På nuværende tidspunkt mangler to klubber, at afholde ekstraordinær generalforsamling. Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Beslutning: Orienteringen er taget til efterretning. 6. Nyt fra infoudvalget. Orientering om diverse sager på mødet. - Infoudvalget arbejder fortsat på at få hjemmesiden op at køre. Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Beslutning: Orienteringen er taget til efterretning. 7. Nyt fra byg og grønt udvalget. Orientering om diverse sager på mødet. - Afdelings bestyrelsen beder ejendomskontoret om at håndhæve de regler som beboerne selv har været med til at lave - her tænkes på bevoksning op at murene i gård og have. Indstilling: Det indstilles at ejendomskontoret tager orienteringen til efterretning. Beslutning: Ejendomskontoret ser på sagen. 9 af 11

10 AKB Blåkildegård 8. Rengøring. Hej alle. På sidste møde bad i mig lige vende tilbage med et svar på jeres bemærkninger angående rengøringsstandarden i selskabslokalerne. Vi har drøftet sagen på kontoret og har følgende bemærkninger: - I den forløbne måned, har der været afløser på rengøring i selskabslokalerne, da vores faste medarbejder har været på 1 måneds bryllupsrejse. - Når der er afløser på lokalerne vil standarden været en anden. Afløseren skal både foretage opgaverne for den medarbejder, han afløser, og samtidig klare sine egne opgaver i rimelig omfang. Der er altså mindre tid til opgaverne i denne situation. - Det er ikke til at undgå, at der er pletter på stolene. De er rengjorte, men der vil være affarvninger efter tidligere pletter. Vi kan kun sikre dette, ved at udskifte stolene noget hyppigere. Man kunne eventuelt finde en stol med udskiftelige sæder. - Vi har tidligere haft rengøringen af lokalerne i udbud, men samtlige bydere meldte fra, da de erfarede, at udlejningerne ikke var faste ugentlige udlejninger. De kunne ikke ansætte personale for den type af opgaver, hvor der ikke var noget fast. - Problemerne med manglende rengøring opstår ofte ved dobbeltudlejninger i weekends. Her kan vi ikke garantere standarden. - Vores faste medarbejder har andre opgaver end selskabslokalet at skulle foretage, hvorved standarden vil blive derefter. Vi har aftalt, at vi fremover gør følgende tiltag: - Vores faste medarbejder bliver sendt på et professionelt rengøringskursus. - Vi besigtiger fremover lokalerne sammen med den person, der lejer lokalerne. Herved sikrer vi, at lokalet bliver gennemgået med lejeren, så standarden er klar for alle. - Vi har fået en person i jobtræning fra Jobcentret i 13 uger fra November 2014 Januar Han vil blive parret med vores faste medarbejder, så vi får mulighed for at give lokalerne ekstra opmærksomhed. Vi håber på den måde, at kunne sikre en lidt bedre standard, men vi må bemærke, at det er beboerlokaler og ikke professionelle selskabslokaler. Nogle af problemerne kunne løses ved at beslutte, at der kun er en udlejning pr. weekend og så lade tiden omkring konfirmationerne være undtagelsen, hvor der godt kunne være dobbeltudlejninger. Der er 2 lokaler, og ved denne fordeling, vil det lille lokale i 3 G blive brugt mere og bedre. Med venlig hilsen, Niels Bisgaard. Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen drøfter punktet og meddeler beslutningen til ejendomskontoret Beslutning: Afdelings bestyrelsen har drøftet punktet og vil til næste møde komme med et svar. 10 af 11

11 9. Eventuelt. - Jan-Erik orienterede om den boligsociale indsats i blåkildegård. Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Beslutning: Orienteringen er taget til efterretning. 10. Mødeplan. AKB Blåkildegård MØDEART. DATO. TIDSPUNKT. STED. EK møde Tirsdag d. 16 December AB møde Tirsdag d. 16 December Kl Femkanten J 1. Kl Femkanten J 1. Alle forslag til dette møde skal være afdelingsbestyrelsen i hænde senest torsdag d. 11/12-14 Kl Afdelingsbestyrelsen har åbent i bestyrelses lokalet, Femkanten I 19, Torsdag d. 04/12-14, fra Her vil der være mulighed for en snak. Så kig endelig forbi hvis du har noget på hjertet. 11 af 11