Julemarked Erfaringer og perspektiver

Transkript

1 1 Julemarked 2013 Erfaringer og perspektiver

2 2 Baggrund Danmarks Radio henvendte sig i foråret 2013 til Dragør Kommune for at forhøre sig om mulighederne for at filme DR s julekalender 2014 on location i Dragør by i perioden december 2013 til februar Kommunen gav positivt tilsagn herom, og DR lovede at vende tilbage, når produktionsplanen var endegyldigt fastlagt. Den 28. august 2013 blev der afholdt et nyt møde mellem Danmarks Radio og Dragør Kommune, hvor DR fremlagde de endelige planer for optagelserne i Dragør by, der ville finde sted i perioden 2. december 2013 til 7. marts Forvaltningen nedsatte efter mødet en task-force i kommunen, bestående af de personer, der ville blive involveret i afviklingen af julekalenderen og skulle give de nødvendige tilladelser til DR. Afdelingschef Keld Grinder-Hansen var projektleder og konsulent Løkke Engraf koordinator for kontakten mellem Danmarks Radio og Dragør Kommunes forvaltning. I DR s planer for julekalenderen indgik et julemarked. DR tilbød, at julemarkedscenografien kunne benyttes af Dragør til at afholde et ægte julemarked i weekenderne, hvor DR ikke filmede. Denne idé fandt Dragør Kommune relevant, ikke mindst for at skaffe sig værdifuld erfaring med at etablere og afvikle et julemarked i Dragør, som kunne danne grundlaget for planlægningen af julemarkedet i december 2014, hvor DR s julekalender løber over skærmen. Al erfaring fra lignende julekalendere viser, at Dragør kan forvente en stor publikumstilstrømning i denne periode og det er vigtigt, at publikum får mulighed for at få nogle gode oplevelser, fx i form af et julemarked, når de aflægger besøg i Dragør. Forvaltningen inviterede bredt til et informations- og idémøde om etableringen af et julemarked den 8. oktober, hvor repræsentanter fra bl.a. Gadelauget, Dragør Erhverv, Turistrådet, Dragør Centret, Rosenkilde Catering, Dragør Bibliotekerne, Kunstforeningen Refleksioner, Beghuset, Beboerforeningen Dragør Gamle By, Borgerforeningen, Museum Amager, Dragør Nyt mødtes med repræsentanter for DR-fiktion. På mødet diskuteredes mulighederne for at samarbejde mellem DR og lokale Dragør kræfter om at etablere et julemarked i december Konklusionen på mødet blev, at der på trods af det korte tidsperspektiv skulle gøres et forsøg på at etablere en lokal projektgruppe, hvor konsulent Løkke Engraf på vegne af Dragør Kommune skulle indtage rollen som koordinator med Dragør Kommunes forvaltning, der i samarbejde med DR skulle arbejde for at realisere ideen om et Dragør Julemarked Det blev ligeledes besluttet, at allerede etablerede butikker og institutioner i Dragør som de første ville få tilbuddet om at få en bod på julemarkedet, inden man undersøgte, om der var andre interesserede, heriblandt medlemmer af Gadelauget, Dragør Centret, Museum Amager, Rosenkilde Catering. Næste møde i den brede projektgruppe blev afholdt den 23. oktober, hvor man diskuterede en lang række konkrete problemstillinger, der skulle løses, for at Dragør Julemarked 2013 kunne realiseres: Fremskaffelse af boder til julemarkedet Finansiering af boder Opbevaring af boder til brug for senere markeder Opsætning og nedtagning af boder Renovation i forbindelse med julemarkedet

3 3 El opsætning og nedtagning afregning af forbrug Markedsføring af julemarkedet Sammensætningen af deltagere med boder på markedet Rekruttering af frivillige til julemarkedet Fastlæggelse af de overordnede rammer for julemarkedet fastlæggelse af tidspunkt og datoer for julemarkedet Budget for julemarked Fremskaffelse af boder til julemarkedet Via en lokal erhvervsdrivende blev i alt 12 lette og flytbare boder produceret til julemarkedet. Boderne er privatejede. Finansiering af boder Udgifterne til produktionen af boderne blev betalt af den lokale erhvervsdrivende, som fik dækket en stor del af udgifterne ved at udleje boderne til DR under filmoptagelserne. Ved den fremadrettede brug af boderne til julemarkedet vil der ligeledes blive tale om en lejeafgift for hver bod. Opbevaring af boder til brug for senere markeder I første omgang er boderne midlertidigt opbevaret på Dragør Kommunes Materialegård. Et mere permanent opbevaringssted for boderne mellem brug skal findes. Opsætning og nedtagning af boder I forbindelse med julemarkedet 2013 stod Dragør Kommunes Vej & Gartner afdeling for opsætning og nedtagning af boder. Renovation i forbindelse med julemarkedet Renovationsudgifterne til afholdelse af markedet finansieredes af en bevilling fra Dragør Kommune Elopsætning og -nedtagning afregning af forbrug Udgifterne til elopsætning og nedtagning, samt afregning af forbrug finansieredes af en bevilling fra Dragør Kommune. Markedsføring af julemarkedet Markedsføringen af Dragør Julemarked 2013 blev primært gennemført som gratis markedsføring via Instagram : #dragørjul13

4 4 Kommunens hjemmeside Turistrådets hjemmeside (de lavede også annoncer i Dragør Nyt) Open2day AOK info@newsoresund.org nvl@oresundsbron.com Almanak.dk Markedskalenderen.dk Dragør Aktiviteter (Facebook) Facebook Hertil kom redaktionelle omtaler i Dragør Nyt og Amagerbladet. Endelig indrykkedes der annoncer i Søndagsavisen, Dragør Nyt og Amagerbladet. Sammensætningen af deltagere med boder på markedet Der var i alt 12 boder på Dragør Julemarkedet Deltagerlisten bestod af: Beghuset (mad og drikke), Gastro (specialiteter fra Gastro), Charlotte R (crepes/vafler), Hammers Have (juleroser, dekorationer m.m.), Museum Amager (to boder) (genstande fra museumsbutik, honninghjerter), Molly Moon (moderne julepynt), Dragør Turistråd ( Information og Dragør souvenirs), Tante Andante (patcgwork, stof, julepynt), Kamma og Leise Larsen (private) (decoupage, juleting), Pia Tilde (privat), smykker og strik, Fin Alfred (julepynt) Rekruttering af frivillige til julemarkedet En stor del af det praktiske arbejde med at indrette boder og julesmykke markedspladsen stod DR for i I 2014 må det forventes, at behovet for frivillige til at etablere. pynte og nedtage julemarkedet vil blive væsentligt større. Fastlæggelse af de overordnede rammer for julemarkedet fastlæggelse af tidspunkt og datoer for julemarkedet Julemarkedet var åbent i weekenderne d december og d december. Alle dage mellem 11 og 16. Ud over selve boderne var der på åbningsdagene musikalsk optræden af sangkoret Rubinerne og spillemandsjulemusik, samt andre former for aktiviteter som kunstforeningen REfleksioners kreative filtworkshop for børn. Budget for julemarked Dragør Kommune bevilgede kr. til gennemførelsen af Dragør Julemarked 2013, der blev benyttet til at betale for renovation, eltilslutning, afkobling og forbrug, markedsføringstiltag (annoncer) og udsmykning af julemarked.

5 5 Evaluering af Dragør julemarked 2013 Dragør julemarked 2013 må samlet set betragtes som en stor succes. Det var på mindre end 3 måneders lykkedes at stable et smukt lille julemarked på benene, takket været et godt samarbejde mellem kommune, erhvervsliv, kulturinstitutioner og Dragør borgerne. Markedet havde fine besøgstal på alle 4 åbningsdage og boderne meldte om god omsætning. Den umiddelbare feedback fra besøgende var positiv og der blev udtrykt glæde over, at julemarkedet var med at skabe en god julestemning i Dragør By. Den 16. januar 2014 indkaldte forvaltningen til et evalueringsmøde på Rådhuset med hovedaktørerne bag afviklingen af Dragør Julemarked 2013: Hovedpointerne var: Generel tilfredshed med afviklingen af markedet Et pænt besøgstal og en fornuftig omsætning for de involverede boder Dragør Julemarked blev generelt hilst velkommen af befolkningen i Dragør By Diversiteten i vareudbuddet i boderne kunne godt have været større Der kunne godt have været flere musikalske eller andre julestemningsskabende tiltag i forbindelse med markedet Det var af afgørende betydning for markedets realisering, at Dragør Kommune havde stillet Løkke Engraf til rådighed for at koordinere etableringen og afviklingen af markedet Man kunne godt ønske sig, at endnu flere af Dragørs butikker gik aktivt ind i arbejdet med at kvalificere indholdet af julemarkedet. Den pressede tidsfaktor har givet medvirket til, at nogle butikker var afventende over for initiativet Der var for få aktiviteter for børn på julemarkedet Markedsføringsmæssigt fik Dragør Julemarked en tilfredsstillende omtale i lokalområdet, men man kunne ønske sig en større mediemæssig gennemslagskraft for Dragør Julemarked i hovedstadsmedier i 2014 Hovedkonklusion Dragør Julemarked 2013 var en succes som skal gentages i en større og forbedret udgave i december 2014, særligt set i lyset af, at DR-julekalenderen med Dragør som location vises i december 2014 med massiv interesse for besøg i Dragør til følge, og helst herefter blive en fast tradition i Dragør Kommune Perspektiver for Julemarked 2014 Erfaringer fra arbejdet med Dragør Julemarked 2013 skal danne grundlaget for forberedelsen af Julemarked 2014, som må forventes at få en betydelig publikumstilstrømning pga. visningen af DR s julekalender. Markedet skal derfor på et helt andet niveau end i år være gearet til at modtage det forventeligt store publikum, hvor hovedvægten vil være børnefamilier. Følgende er derfor afgørende for planlægningen af Dragør Julemarked 2014:

6 6 1. Der nedsættes i marts 2014 en ny projektgruppe, bestående af repræsentanter for kommune, erhvervslivet, kulturinstitutioner og almindelige borgere, der har lyst til at løfte opgave, hvor kommunen i lighed med i 2013 påtager sig en koordinerende funktion i processen og projektlederrollen 2. Projektgruppen formulerer en tids- og procesplan for arbejdet med at etablere julemarkedet, herunder udformer en markedsføringsstrategi. Som fremlægges til godkendelse for politikerne i BFKU. 3. Der etableres tidligt i planlægningen et foreløbigt budget for realiseringen af Julemarked 2014, hvor midlerne til realiseringen forventes fremskaffet i et partnerskab mellem de private aktører og kommune, evt. suppleret eksterne fondsmidler. Forvaltningen fremlægger budget. 4. Der sigtes mod en tidlig indgåelse af forpligtende aftaler med aktører, der vil tegne sig for en bod på markedet 5. Der skal være et særligt børnefokus i forbindelse med planlægningen af rammerne for og indholdet af Julemarked Der lægges ligeledes vægt på et fortsat godt samarbejde med DR i forbindelse med presselanceringen af julekalenderen i efteråret Dragør julemarked bliver det væsentligste omdrejningspunkt i Dragørs turismeindsats igennem Koordineringen af turismeindsatsen sker gennem det nyoprettede turismekoordineringsudvalg. 8. Planlægningsgruppen skal have et blik for at sikre et så varieret og kvalitetsfuldt udbud af salgsvarer og mad og drikke som overhovedet muligt i boderne på markedet, hvor særligt børnefamiliernes behov skal være i fokus 9. Der skal tidligt i planlægningsforløbet sættes fokus på at finde og inddrage de nødvendige frivillige til at etablere og afvikle Julemarked Markedsføringsstrategien for Julemarked 2014 skal henvende sig bredt til befolkningen i hovedstadsregionen og i særdeleshed til børnefamilierne.

7 7