Kontrakt. Mellem. Randers Kommune. Laksetorvet 8900 Randers C EAN-nummer: (i det følgende benævnt Randers Kommune) Dataproces ApS

Transkript

1 Mellem Randers Kommune Laksetorvet 8900 Randers C EAN-nummer: (i det følgende benævnt Randers Kommune) & Dataproces ApS Skalhuse Nibe CVR: (i det følgende benævnt Dataproces) Om gennemgang af kommunens BBR-oplysninger med henblik på den kommunale udligning:

2 1. OPGAVEN Dataproces har til opgave at gennemgå og påvirke den del af kriteriet Antallet af familier i bestemte boligtyper, der vedrører almennyttige boliger. ( 8, litra 5 i bkg. 1061/2015). Projektet har primært til formål at berigtige BBR-registreringer og derved ændre på kommunens socioøkonomiske indeks, som ligger til grund for tilskudsberegningen ved udligning. Projektets indhold er nærmere beskrevet i bilag 1. Ved projektets gennemførelse vil de forskellige fagsystemer danne grundlaget for registreringen, og det vil derigennem være muligt at udlede, hvilke socioøkonomiske kriterier de personer, hvis data berigtiges i BBR, hører under. Ved projektets afslutning afleveres en rapport med berigtigelser og de beløb, de pågældende berigtigelser udløser i udligningsordningen. De herved fremkomne ændringer i det socioøkonomiske kriterium Antallet af familier i bestemte boligtyper vil påvirke den kommunale udligning fra år 2018 og frem. 2. TIDSPLAN OG VARIGHED 2.1 Opgavens start Opgaven påbegyndes ved underskrift af denne kontrakt. 2.2 Opgavens afslutning Opgaven afsluttes endeligt, når Dataproces har afleveret en rapport over de rettelser, der kan foretages, og kommunen har godkendt rapporten. Ændringerne vil påvirke udligningen fra budget 2018 og frem. Den trækker Danmarks Statistik data, hvilket betyder, at alle rettelser skal være foretaget inden dette tidspunkt. 3. SAMARBEJDE OG RANDERS KOMMUNES MEDVIRKEN 3.1 Samarbejde Dataproces skal i nødvendigt og rimeligt omfang indgå samarbejde med Randers Kommune. Dataproces skal herunder, på Randers Kommunes anmodning, deltage i møder med Randers Kommune om opgavens tilrettelæggelse og udførelse. 3.2 Randers Kommunes medvirken Randers Kommune er forpligtet til i videst mulig udstrækning at medvirke til, at Dataproces rent praktisk opnår det antal adgange til Randers Kommunes IT-systemer, som af Dataproces under hensyntagen til kontraktens punkt 6 betragtes som nødvendige for opgavens udførelse, samt at medvirke til indhentelse af oplysninger fra eksterne myndigheder. Dataene opbevares og behandles hos Dataproces. Skalhuse 5, 9240 Nibe Side 2 af 5

3 4. VEDERLAG OG BETALINGSBETINGELSER 4.1 Vederlag generelt Det samlede vederlag udgør 25 pct. af det beløb, som Randers Kommune på baggrund af Dataproces rådgivning sammenlagt modtager i merudligning i perioden 2018, 2019, 2020 og Betalingen skal tillægges moms. Sammenlagt kan vederlaget for denne kontrakt dog maksimalt udgøre kr ,00 ekskl. moms. Randers Kommune afholder udgifterne ved levering af data i forbindelse med opgaven. Alle øvrige udgifter og omkostninger er indeholdt i det samlede vederlag herunder eventuelle omkostninger til rejser, hotelophold, sekretærbistand, oversættelse og kontorhold i forbindelse med opgavens udførelse. 4.2 Beregning af vederlag Ved afleveringsforretningen af den rapport, der er nævnt i kontraktens punkt 1, vil det ud fra samme rapport af Dataproces blive påvist, hvilken gevinst i form af øget tilskud Randers Kommune forventes at opnå frem til og med regnskabsåret Vederlaget fakturares i to rater; første rate falder, når rapporten afleveres, og beregnes som 25 pct. af den medgået tid, som Dataproces har anvendt. Dataproces estimerer at skulle anvende mellem timer/1.200 kr. pr time. Anden rate falder pr. 1. januar Hvis det efterfølgende viser sig, at den påviste gevinst ikke fuldt ud kan berigtiges på grund af betydelige fejl i Dataproces beregninger på tidspunktet for projektets aflevering, foretages en ny vederlagsberegning med procentsatsen fastsat i punkt 4.1. Differencen mellem det betalte vederlag og det efterfølgende beregnede vederlag tilbagebetales af Dataproces. Reklamation vedrørende forkert fakturering skal ske senest udgangen af Ligeledes hvis det måtte vise sig, at det i denne kontrakt omhandlede udligningskriterium i fremtiden måtte bortfalde eller resultere i en mindre udligningsportion, foretager Dataproces genberegning af det udligningsgrundlag, der ligger til grund for beregningen af Dataproces vederlag i henhold til kontrakten. Dataproces vil herefter refundere Randers Kommune den del af vederlaget, der er beregnet af den del af udligningsgrundlaget, der falder bort. Såfremt udligningskriteriet helt bortfalder, tilbagebetales endvidere det beløb, som Dataproces har faktureret Randers Kommune i medgået tid. 4.3 Betalingsbetingelser Betaling forfalder 30 dage efter, at Randers Kommune har modtaget fyldestgørende faktura. Ved forsinket betaling er Dataproces berettiget til at beregne renter i henhold til renteloven. 5. PERSONDATARET OG TAVSHEDSPLIGT (Databehandleraftale og databehandlerinstruks) Som integreret del af kontrakten indgår Randers Kommune og Dataproces denne databehandleraftale, jf. persondatalovens kapitel 11: Dataproces handler som databehandler og Randers Kommune som dataansvarlig i henhold persondatalovens 42, når Dataproces foretager behandling af personoplysninger i medfør af kontrakten. Dataproces overholder de til enhver tid gældende regler og forskrifter for behandling af personoplysninger under kontrakten, herunder: Skalhuse 5, 9240 Nibe Side 3 af 5

4 Lov nr. 429 af 31/05/2000 med senere ændringer om behandling af personoplysninger (Persondataloven) Bekendtgørelse nr. 528 af 15/06/2000 med senere ændringer (Sikkerhedsbekendtgørelsen) Vejledning nr. 37 af 02/04/2001 til bekendtgørelse nr. 528 af 15/ (Sikkerhedsvejledningen) Indenrigs- og Sundhedsministeriets standardvilkår for offentlige myndigheders adgang til CPR Med henblik på varetagelse af Randers Kommunes opgaver i henhold til kontrakten tildeles Dataproces et antal adgange til kommunens terminalsystemer efter nærmere aftale. Dataproces må ikke behandle yderligere data via adgangen til Randers Kommunes systemer, end det er nødvendigt til varetagelse af kommunens opgaver ifølge kontrakterne, jf. persondatalovens 5, stk. 3. Dataproces har efter 7 i sikkerhedsbekendtgørelsen pligt til at fastsætte og gennemføre de i sikkerhedsbekendtgørelsen krævede interne bestemmelser om sikkerhedsforanstaltninger. Randers Kommune kan til enhver tid kræve at få udleveret kopi af de interne sikkerhedsforskrifter. Randers Kommune eller en af denne udpeget tredjemand (revisionsfirma e.l.) - samt Datatilsynet - er berettiget til når som helst at komme på uanmeldt kontrolbesøg hos Dataproces for at konstatere, om Dataproces overholder denne erklæring og gældende lovgivning. Dataproces henviser i denne forbindelse erklæringer og yderligere relevant materiale vedrørende virksomhedens forhold til persondataretten på: Databehandleren handler alene efter instruks fra den dataansvarlige. Den dataansvarlige afgør under hensyntagen til kontraktens punkt 3.2, til hvilke formål og hvordan, der må foretages behandling af personoplysninger. Denne databehandleraftale og databehandlerinstruks kan til enhver tid ændres uden varsel, såfremt ændringen er nødvendig for at overholde de til enhver tid gældende regler og forskrifter for behandling af personoplysninger, herunder overholde ændringer i persondataloven, sikkerhedsbekendtgørelsen og sikkerhedsvejledningen. Dataproces er underlagt reglerne om tavshedspligt i forvaltningslovens kapitel 8 og straffelovens f. Oplysninger, Dataproces har fået adgang til som databehandler for Randers Kommune, må ikke videregives til tredjemand, medmindre dette er påkrævet ifølge gældende lovgivning eller aftale med Randers Kommune. Data, som Dataproces ekstraherer, indsamler og viderebehandler herunder aggregerer på firmaets egne computere, må ikke opbevares længere end nødvendigt af hensyn til de formål, hvortil de er indsamlet. Som underdatabehandler vedrørende drift, service og backup på servere, der anvendes af Dataproces, anvendes Kikkenborg dataservice ApS, Søndergade 23, 6670 Holsted. Den databehandling, Dataproces foretager i henhold til denne kontrakt er anmeldelsespligtig i forhold til Datatilsynet, jf. persondatalovens 43 og 45. I medfør af persondatalovens 43, stk. 1, 2. pkt. bemyndiges Dataproces til at foretage anmeldelsen på Randers Kommunes vegne. Randers Kommune oplyser i denne forbindelse til Dataproces navn og arbejdstelefonnummer og adresse på den medarbejder i kommunen, der skal opgives som kontaktperson i forhold til Datatilsynet. Skalhuse 5, 9240 Nibe Side 4 af 5

5 6. FORTROLIGHED Alt materiale og alle oplysninger, Randers Kommune modtager fra Dataproces i forbindelse med udførelsen af nærværende opgave, og som indeholder direkte eller indirekte specifikationer af Dataproces arbejdsprocedurer (eksempelvis nærværende kontrakt, sagsreferater, afleveringsliste og undervisningsmateriale), er at betragte som fortroligt og må ikke vises eller på anden måde oplyses til tredjemand, med mindre videregivelse sker til varetagelse af en kommunen i lovgivningen eller på anden vis påhvilende pligt. 7. IKRAFTTRÆDEN OG OPSIGELSE Nærværende kontraktudkast er at betragte som et tilbud, der gælder to måneder fra Kontrakten træder i kraft ved rettidig underskrift fra Randers Kommunes repræsentant. Kontrakten er uopsigelig. Såfremt Randers Kommune konstaterer væsentlige mangler i opgavens udførelse eller samarbejdet i øvrigt, og såfremt disse mangler, efter skriftlig meddelelse til Dataproces, ikke afhjælpes inden for en udbedringsfrist af minimum 30 dage, kan kontrakten ophæves. 8. UNDERSKRIFTER Kontrakten underskrives i to eksemplarer, hvoraf et opbevares af Randers Kommune, og et opbevares af Dataproces. Randers Kommune, den / - For Randers Kommune (blokbogstaver) KRISTINA KOED For Dataproces (blokbogstaver) Underskrift Underskrift Skalhuse 5, 9240 Nibe Side 5 af 5

6 Bilag 1, 1920-analysen Rasmus Holmgaard Økonom Digital Indtægtsoptimering Telefon: Bilag 1, 1920-analysen Nibe, marts 2016 Denne analyse tager udgangspunkt i det kommunale udligningssystem, som årligt omfordeler i omegnen af 950 mia. kr. mellem landets kommuner. Denne omfordeling foregår på baggrund af en meget kompleks fordelingsnøgle, som er udarbejdet efter specifikke kriterier og krav. Fordelingsnøglen er i hovedtræk baseret på kommunens grunddata og registreringer. Det er derfor af essentiel betydning, at kommunens registerdata er korrekt opdateret, samtidig med at der er en forståelse for, hvor stor en økonomisk indflydelse datafejl kan have for kommunens økonomi. Formålet med 1920-analysen er at berigtige fejlregistrerede opførelsesår på bygninger i Bygnings- og Boligregistret (BBR). Denne berigtigelse vil tilføre Randers Kommune værdi, da alle landets kommuner bliver udlignet ud fra et socioøkonomisk kriterie, Antallet af familier i bestemte boligtyper. Dette kriterie dækker adskillige boligtyper, hvor denne analyse tager udgangspunkt i privat udlejning uden mangler opført før år 1920, beliggende i landdistrikter eller i byer med færre end indbyggere. Det vil sige, at Randers Kommunes udligning forøges for hver registreret bygning, som opfylder kriterierne for udlejet, uden mangler samt opført før år Formålet med 1920-analysen er derfor at identificere bygninger, som i BBR har et opførelsesår, som ligger efter år 1920, men som bevises at være opført før år 1920, således at Randers Kommune modtager den udligning, de lovmæssigt har krav på via det kommunale udligningssystem på et korrekt grundlag. Antallet af familier i bestemte boligtyper har til formål at opveje for de boligtyper, som beviseligt har tendens til at tiltrække mere udgiftstunge familier end gennemsnitsfamilien. Kriteriet dækker ikke udelukkende privat udlejning uden mangler fra før år 1920, men også almennyttige boliger, beboede sommerhuse og udlejede boliger med mangler. I praksis betyder det derfor, at ved en korrekt registrering af privat udlejning uden mangler før år 1920 vil Randers Kommunes beregnede udgiftsbehov øges og derved øge den kommunale udligning. Analysen øger ikke kommunens reelle udgiftsbehov, men berigtiger registreringerne som danner grundlag for udligningen, hvorved kommunen kompenseres korrekt i udligningssystemet for en social belastning, som Randers Kommune i forvejen har. Af Kommunal udligning og generelle tilskud 2016 (SIM, 2015) kan det beregnes, at en kommunes udgiftsbehov øges med kr./pr. familie om året i kriteriet Antallet af familier i bestemte boligtyper. Randers Kommune udlignes med 93 pct. af af et forøget udgiftsbehov, da kommunen indgår i kommuner med højt strukturelt underskud, hvilket betyder, at Randers kommune udlignes med kr./år pr. familie. Dette er en årlig tilbagevendende gevinst, så længe udligningssystemet har sin nuværende struktur. En familie defineres ud fra Danmarks Statistiks E-familiebegreb. Analysens udførelse Analysens gennemførelse vil ikke belaste kommunens medarbejdere, idet Dataproces, som OIS-leverandør, selv kan trække den nødvendige data fra OIS. Dette betyder, at kommunen kun skal bruge ressourcer på at godkende korrektionerne, og indføre disse i BBR. Analysen udføres ved, at Dataproces identificerer de ejendomme, som opfylder kravene om privat udlejning uden mangler opført efter år 1920 jf. OIS. Ud fra disse ejendomme identificeres Skalhuse 5, 9240 Nibe Side 1 af 2

7 deres ejerlav, sogn og matrikelnummer, som herefter sammenlignes med matrikelkort fra før år Dette skaber grundlag for en nærmere gennemgang af positive emner. Dvs. emner som er registeret som opført efter år 1920, men som fremkommer på matrikelkort fra før år Den nærmere gennemgang af de positive emner består i data fra de relevante sognes branddirektorater samt kommunens bygningstegninger. Projektet kræver en del manuelle ressourcer, da de ovenstående processer er omfattende. Hvert eneste matrikelkort skal identificeres og hentes ved Geodatastyrelsen, hvorefter de implementeres og tilpasses som raster via QGIS oven på de vektorer, som hentes ved Kortforsyningen. Dette foretages for at sammenligne de gamle matrikelkort fra før år 1920 med nuværende. Herefter bliver alle positive emner gennemgået manuelt. Denne gennemgang foregår hos Statsarkivet i Viborg. Formålet med besøget til statsarkivet er at finde materiale, som angiver det korrekte opførelses år. Dette indgår i protokoller fra branddirektoratet. Derudover vil analysen også gennemgå de bygninger, som ikke umiddelbart fremgår på de ældre matrikelkort, idet der stadig er en mulighed for, at bygningen er blevet opført mellem matrikelkortets udførelse og år Der vil således være sandsynlighed for, at antallet af positive emner vil blive større, når alle matrikler er gennemgået hos Statsarkivet. Som et tillæg til 1920-analysen arbejder Dataproces også med at identificere de bygninger, der er opført før år 1920 jf. OIS, hvor anvendelseskoden er forkert registeret. Disse emner vil tilføre samme værdi som emnerne fra før år Arbejdsgangen hertil er mindre kompliceret, dog stadig tidskrævende, da de identificeret emner før år 1920 med forkert anvendelseskode, manuelt skal gennemgås og dokumenteres, samt kommunen skal tage stilling til, om grundlaget for at ændre anvendelseskoden er validt. Randers Kommune indfører herefter korrektionerne i BBR. For at kunne sikre den udligningsmæssige værdi har Dataproces behov for en adgang til CPR (web.cpr.dk), for at kunne bekræfte at bygningen er beboet og at det ikke er ejeren af bygningen, som bor der. Bilag 1, 1920-analysen Rasmus Holmgaard Økonom Digital Indtægtsoptimering Telefon: RN@dataproces.dk Nibe, marts 2016 Skalhuse 5, 9240 Nibe Side 2 af 2