Udbud af projekt Motion og Fysioterapi til Lemvig Kommune

Transkript

1 Udbud af projekt Motion og Fysioterapi til Lemvig Kommune 1

2 Indhold 1. Indledning Ordregiver Udbudsform Udvælgelseskriterier og dokumentation Konsortier og underleverandører Tildelingskriterium Evaluering Tilbudsfrist og formkrav Åbning af de indkomne tilbud Vedståelsesfrist Sprog Honorar og ejendomsret Alternative tilbud Spørgsmål til udbudsmaterialet Tidsplan Kravspecifikation

3 1. Indledning Lemvig Kommune udbyder med nærværende materiale kontrakten på Projekt Motion og Fysioterapi, gældende for Lemvig Kommune, herefter kaldet ordregiver. Valg af leverandør er ikke afsluttet før kontrakten er underskrevet af begge parter. I kravspecifikationen, jf. afsnit 7, fremgår en række krav. Disse forudsættes opfyldt ved tilbudsafgivelsen. Udbudsmaterialet er alene tilgængeligt i elektronisk form. 2. Ordregiver Den ordregivende myndighed er: Lemvig Kommune Rådhusgade Lemvig Alle henvendelser, herunder spørgsmål m.v., skal rettes til ordregivers udbudsrådgiver: BDO Consulting ATT.: Julius Præstgaard Nielsen Thors Bakke 4, 2. sal 8900 Randers C jup@bdo.dk 3. Udbudsbetingelser 3.1 Udbudsform Tjenesteydelser inden for fysioterapi er ikke underlagt Udbudsloven (Lov nr af 15/12/2015). Ydelserne er klassificeret under light regimet, hvilket betyder at kun de generelle udbudsretlige principper finder anvendelse, samt at ordregiver skal fastsætte kriterier for tildeling af opgaven. Værdien af de udbudte ydelser overstiger ikke tærskelværdierne for indkøb af ydelser under light regimet. Ordregiver gennemfører dog et udbudslignende forløb med henblik på at sikre 3

4 overholdelse af EF-traktatens principper om gennemsigtighed, ligebehandling, ikkediskrimination og proportionalitet. 3.2 Udvælgelseskriterier og dokumentation Forud for vurderingen af det afgivne tilbud vil der, jf. nedenstående ske en vurdering af virksomhedens egnethed i relation til det udbudte område. Vurderingen foretages i forhold til de nedenfor angivne kvalifikationskrav på baggrund af den efterspurgte dokumentation, som skal vedlægges tilbuddet. Tilbudsgiver skal sammen med tilbuddet fremsende et udfyldt og underskrevet bilag 1 Fælleseuropæisk udbudsdokument (ESPD), hvor følgende punkter skal udfyldes: Oplysninger om tilbudsgivers identitet samt generelle oplysninger om tilbudsgiver, jf. ESPD del II. A Oplysninger om tilbudsgivers repræsentanter, jf. ESPD del II. B Oplysninger om, hvorvidt tilbudsgiver er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens 135, jf. ESPD del III, punkt A og B, samt 136, jf. ESPD del III. Oplysninger om, hvorvidt tilbudsgiver er omfattet af de frivillige udelukkelsesgrunde i udbudslovens 137, jf. ESPD del III, punkt C. Oplysninger om tilbudsgivers samlede årsomsætning for de seneste 3 regnskabsår, jf. ESPD del IV, punkt B, nr. 1a. Tilbudsgiver skal i bilag 1 Fælleseuropæisk udbudsdokument (ESPD) udfylde de felter der er angivet med grønt, mens felter angivet med gult kun skal udfyldes, såfremt et svar i et grønt felt giver anledning til udfyldning af det gule felt. Felter der ikke er farvemarkerede skal ikke udfyldes af tilbudsgiver. N.B. Tilbudsgiver skal huske at underskrive bilag 1 Fælleseuropæisk udbudsdokument (ESPD). 3.3 Konsortier og underleverandører Konsortier Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) bedes tilbudsgiver angive dette i ESPD del ll. A. Herudover bedes de øvrige virksomheder, der deltager i sammenslutningen, hver udfylde og fremsende et særskilt ESPD i overensstemmelse med nærværende udbudsbetingelser. Såfremt der afgives tilbud som konsortium skal konsortiet vedlægge en erklæring, hvormed parterne erklærer at udgøre et konsortium eller anden form for sammenslutning, som hæfter solidarisk, ubetinget og direkte for opfyldelse af den udbudte opgave, samt bekræfter, at de 4

5 hæfter solidarisk, ubetinget og direkte med et selskab, som efter kontrakttildeling måtte blive stiftet med henblik på udførelse af den tildelte opgave. Underleverandører Tilbudsgiver kan i forbindelse med afgivelse af tilbud endvidere basere sig på en anden enheds (underleverandør) økonomiske og finansielle formåen. Tilbudsgiver bedes angive, hvorvidt dette er tilfældet i ESPD del ll. C. Såfremt tilbudsgiver baserer sig på en anden enheds kapacitet vedlægges et særskilt udfyldt og underskrevet ESPD med de oplysninger, der anmodes om i del ll. A og B, del lll samt del IV, for hver af de pågældende enheder/underleverandører, som tilbudsgiveren baserer sig på. Del IV skal udfyldes for så vidt angår de forhold, som tilbudsgiveren baserer sin egnethed på. 4. Tildelingskriterium Konditionsmæssige tilbud vil efter den indledende vurdering blive gjort til genstand for evaluering. Aftalen vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det økonomisk mest fordelagtige tilbud baseret på følgende under- og delkriterier med de angivne procentsatser (vægte): DEL- OG UNDERKRITERIER Underkriterier Vægtning i % Økonomi 40 % Kort beskrivelse (delkriterier) Der vil blive foretaget en vurdering af den samlede årlige pris. Den samlede årlige pris skal fremgå af tilbuddet. - Variationen af træningsfaciliteter Kvalitet 40 % - Behandlernes uddannelsesniveau - Tilbudsgivers beskrivelse af opgaven (de tre delkriterier vægtes ligeligt) Service 20 % - Tilgængeligheden for kommunens borgere i.f.t. transportomkostninger Hvert tilbud tildeles et antal point mellem 0 og 10 alt efter, i hvor høj grad tilbuddet opfylder kravene knyttet til de enkelte underkriterier. Det vindende tilbud er det, som samlet set opnår den højeste pointkarakter. Lemvig Kommune forbeholder sig ret til at annullere det gennemførte udbud, såfremt en sådan annullation ikke er usagligt begrundet. 5

6 5. Evaluering Nedenfor fremgår evalueringsmetoden der vil blive anvendt til evalueringen af de enkelte underkriterier i forbindelse med nærværende udbud. Underkriterium Økonomi : Ved evalueringen af økonomi evalueres den af tilbudsgiverne tilbudte samlede årlige pris. De årlige priser evalueres relativt og tildeles point fra 0-10 ud fra en lineær pointmodel. Den laveste samlede årlige pris, blandt de konditionsmæssige tilbud, tildeles 10 point. En samlet årlig pris, der svarer til laveste samlede årlige pris % tildeles 0 point. Øvrige tilbuds samlede årlige pris tildeles point ud fra en lineær interpolation mellem ovennævnte yderpunkter. Point tildeles efter følgende formel: Alternativ model: Hvis spredningen i de indkomne samlede årlige priser ikke kan indeholdes indenfor det angivne spænd på laveste samlede årlige pris % tildeles 0 point i stedet til den tilbudte højeste årlige samlede pris. Øvrige tilbuds samlede årlige pris tildeles derefter point ud fra en retlinet interpolation mellem laveste samlede årlige pris og højeste samlede årlige pris. Underkriterium Kvalitet : Ved vurdering af Kvalitet vurderes tilbudsgivers beskrivelse af hvilken variation af træningsfaciliteter de kan tilbyde ordregiver, samt hvilket uddannelsesniveau de tilbudte behandlere har. Herudover vurderes tilbudsgivers beskrivelse af hvordan løsningen af den tilbudte opgave tilrettelægges. Ordregiver tildeler point fra 0-10 point, i henhold til nedenstående skema. Point: 10 Den fremragende løsningsbeskrivelse 9 Den fortrinlige løsningsbeskrivelse 8 Den rigtig gode løsningsbeskrivelse 6

7 7 Den udemærkede, men noget rutineprægede løsningsbeskrivelse 6 Den gode løsningsbeskrivelse, der ligger lidt over middel 5 Den tilfredsstillende løsningsbeskrivelse 4 Den nogenlunde tilfredsstillende løsningsbeskrivelse 3 Den ikke tilfredsstillende løsningsbeskrivelse 2 Den meget mangelfulde og utilfredsstillende løsningsbeskrivelse 1 Den meget utilfredsstillende løsningsbeskrivelse 0 Den helt utilstrækkelige løsningsbeskrivelse Ved vurderingen vil Underkriterium Service : Ved vurdering af Service vurderer ordregiver hvilken service tilbudsgiver kan tilbyde de visiterede borgere i forhold til tilgængelighed og transportomkostninger. Ordregiver tildeler point fra 0-10 point, i henhold til nedenstående skema. Point: 10 Den fremragende løsningsbeskrivelse 9 Den fortrinlige løsningsbeskrivelse 8 Den rigtig gode løsningsbeskrivelse 7 Den udemærkede, men noget rutineprægede løsningsbeskrivelse 6 Den gode løsningsbeskrivelse, der ligger lidt over middel 5 Den tilfredsstillende løsningsbeskrivelse 4 Den nogenlunde tilfredsstillende løsningsbeskrivelse 3 Den ikke tilfredsstillende løsningsbeskrivelse 2 Den meget mangelfulde og utilfredsstillende løsningsbeskrivelse 1 Den meget utilfredsstillende løsningsbeskrivelse 0 Den helt utilstrækkelige løsningsbeskrivelse 7

8 6. Tilbudsfrist og formkrav Tilbud skal fremsendes på mail til BDO Consulting senest den 11. august 2016 kl på mailadressen: ens overskrift skal være mærket: Tilbud på projekt Motion og Fysioterapi. Tilbud modtaget efter dette tidspunkt, et andet sted eller i en anden form end angivet, vil ikke være at betragte som rettidigt indkommet, og det vil derfor blive afvist. Samtlige forhold i udbudsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet, og tilbuddet bør emnemæssigt være udformet i samme rækkefølge som udbudsmaterialet. Såfremt flere tilbudsgivere byder i fællesskab, skal det angives, hvilken leverandør, der optræder som aftaleansvarlig over for ordregiver. 6.1 Åbning af de indkomne tilbud Der er ikke adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 6.2 Vedståelsesfrist Tilbuddet er bindende for tilbudsgiver i 3 måneder fra udløbet af tilbudsfristen. 6.3 Sprog Tilbud med alt dertil hørende materiale samt al kommunikation i aftaleperioden skal være på dansk. 6.4 Honorar og ejendomsret Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af materialet. Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag er ordregivers ejendom, og det vil ikke blive returneret. 6.5 Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative tilbud. 8

9 6.6 Spørgsmål til udbudsmaterialet Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende dette udbud skal være skriftlige og rettes til Julius Præstgaard Nielsen, på I emnefeltet skal fremgå: Spørgsmål vedr. projekt Motion og Fysioterapi. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås. Alle spørgsmål der fremsendes senest 1. august 2016 vil blive besvaret. Spørgsmål der fremsendes efter denne frist, vil blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristen udløber. Alle svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort på udbud.dk senest 6 dage før tilbudsfristen. 6.7 Tidsplan Nedenstående tidsplan omfatter planlagte tidspunkter for udbudsforretningens væsentligste milepæle. TIDSPLAN Dato Milepæl 24. maj 2016 Udbudsmaterialet annonceres 1. august 2016 kl august august 2016 kl Uge Frist for spørgsmål, hvor ordregiver kan garantere svar Frist for ordregivers fremsendelse af supplerende materiale, herunder svar på modtagne spørgsmål Sidste frist for modtagelse af tilbud BDO Consulting forestår vurdering af de indkomne tilbud 22. august Udvalgsmøde Endelig godkendelse 24. august Primo september Meddelelse om tildeling Den angivne dato er vejledende Underskrivelse af aftalen Den angivne dato er vejledende Kontraktstart 1. januar

10 7. Kravspecifikation Lemvig Kommune har, som et aktivt tilbud for sygedagpengemodtagere samt kontant- og uddannelseshjælpsmodtagere, et behov for at kunne visitere et antal borgere til træning, motion og fysioterapi. Borgere, der visiteres til tilbuddet, er motiverede. Formålet er, at få de enkelte borgere med fortrinsvist somatiske problemstillinger hurtigere tilbage på arbejdsmarkedet og undgå langtidssygemelding. Dette skal ske ved individuel og målrettet træning af borgerne med det mål, at vedkommende får det bedre fysisk med henblik på at øge borgerens progression i forhold til beskæftigelsesperspektivet. Tilbud skal kunne gives som primært tilbud for visiterede borgere, eller som kombinationstilbud for borgere med lidelser, der også i lettere grad kan pege på stress, angst og grænsende til depression. I sådanne tilfælde vil borgeren indgå i et samtaleforløb med psykolog forestået af kommunen. Tilbudsgiver skal derfor kunne afse lokalemæssige faciliteter i form af samtalerum eller lignende. Der ønskes indgået en aftale om levering af motion og fysioterapi i forbindelse med denne opgave. Dette skal ske ved, at der gennemsnitligt højst kan visiteres 16 borgerere over løbende 3 måneders periode, og maksimalt 20 borgere samtidigt. Ét forløb skal vare mellem 8 og 12 uger. Tilbuddet skal ligge i formiddagstimerne mellem kl 9 og kl 12 på enten 3, 4 eller 5 hverdage. Ugentligt timetal skal være 8 timer, men ikke alle borgere visiteres til 8 timer ugentligt. Tilbuddet kan som minimum bestå af: Samtale med henblik på individuel træningstilrettelæggelse med ny-visiterede borgere. Træning med kredsløbs- og styrkemaskiner Holdtræning Træning i varmtvandsbassin Individuel træning Samtalerum i forbindelse med psykologsamtaler Samarbejdet mellem myndighedssagsbehandleren der visiterer til tilbuddet, og den ansvarshavende kontaktperson på tilbudssiden vægtes meget højt, idet opfølgning og vurdering er en væsentlig del af jobcenterets opgave i forhold til den beskæftigelsesfremmende indsats. Tilbudsgiver skal afse tid til: - Opstartssamtale - Løbende korrespondance som led i opfølgning Det er til enhver tid myndighedssagsbehandleren, der er visitator for såvel ind- som udskrivning. 10

11 Myndighedssagsbehandleren er afhængig af tilbudsgivers observationer mv. Tilbudsgiver skal ugentligt tilbagemelde til visiterende sagsbehandler omkring den enkelte borgers fremskridt og fremmøde. Er borger eksempelvis ikke længere motiveret, eller vurderes udbyttet af projektet utilstrækkeligt, er det vigtigt at denne viden kommunikeres til myndighedssagsbehandler. Tilbagemelding skal foregå på mail, subsidiært gennem telefonisk kontakt. Det er en forudsætning for opgavens udførelse, at der stilles fysioterapeutisk uddannet personale til rådighed for løsning af opgaven, således at det sikres at den tilrettelagte træning er helbreds- og sundhedsmæssig forsvarlig. Tilbudsgiver skal beskrive behandlernes uddannelsesmæssige baggrund og nuværende kompetencer, samt hvordan tilbudsgiver sikrer at kompetencerne fortsat udvikles og vedligeholdes. Tilbudsgiver skal med baggrund i denne kravspecifikation beskrive hvorledes tilbudsgiver vil tilrettelægge opgaven. 11