Tlf: CVR-nr

Transkript

1 Tlf: BDO Kommunernes Revision Ringstedvej 18, st. th. DK-4000 Roskilde Beretning nr. 8 (side ) Løbende revision udført indtil december 2010 BDO Kommunernes Revision,, en danskejet revisions- og rådgivningsvirksomhed, er medlem af BDO International Limited - et UK-baseret selskab med begrænset hæftelse - og en del af det internationale BDO netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer.

2 Indholdsfortegnelse Side 1 INDLEDNING REGNSKABSFØRING OG INTERNE KONTROLLER Kasse- og regnskabsregulativet / principper for økonomistyring Bilagsbehandling og tilsyn med bogføringsenheder Kassevirksomhed GENNEMGANG AF UDVALGTE BALANCEPOSTER Likvide beholdninger Øvrige balanceposter BUDGET- OG BEVILLINGSKONTROL LØN- OG PERSONALEOMRÅDET LØN OG VEDERLAG M.V. TIL POLITIKERE REVISION AF DE SOCIALE OMRÅDER MED STATSREFUSION Generelt Formål Revisionens omfang og udførelse Forretningsgange m.v Personsager Tilbud til udlændinge Førtidspensioner og personlige tillæg (herunder folkepension og delpension) Kontante ydelser (herunder børnetilskud- og bidrag samt børnefamilieydelser) Revalidering Arbejdsmarkedsforanstaltninger (herunder jobtræning og servicejob) FOKUSREVISION OPFØLGNING PÅ TIDLIGERE REVISIONSBEMÆRKNINGER REVISIONENS BEMÆRKNINGER

3 Til Dragør Kommunalbestyrelse 1 Indledning I henhold til Lov om Kommunernes Styrelse og revisionsregulativet for Dragør Kommune afgives hermed beretning om revisionsarbejder vedrørende 2010 udført indtil december Revisionen udføres ved stikprøver med det formål at vurdere og efterprøve, om interne forretningsgange og kontrolsystemer fungerer hensigtsmæssigt og betryggende. Endvidere vurderes og efterprøves det, om kommunens dispositioner vedrørende regnskabsmæssige forhold m.v. er i overensstemmelse med kommunalbestyrelsens bevillinger og øvrige beslutninger, love og andre forskrifter samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis. I forbindelse med revisionen skal det vurderes, om udførelsen af kommunalbestyrelsens og udvalgenes beslutninger og den øvrige forvaltning af kommunens anliggender er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde. Om revisionens tilrettelæggelse og udførelse samt ledelsens og revisors opgaver og ansvar henvises i øvrigt til vores beretning om tiltrædelse pr. 1. januar 2007 (beretning nr. 1). Revisionen i den anførte periode har omfattet de områder, der er omtalt i denne beretning. Vi gør opmærksom på, at revisionen for først er afsluttet, når vi har revideret årsregnskabet og har afgivet revisionsberetning herom. 198

4 2 Regnskabsføring og interne kontroller 2.1 Kasse- og regnskabsregulativet / principper for økonomistyring Vi har gennemgået kommunens Kasse- og regnskabsregulativ og herunder vurderet om regulativet / principperne fortsat beskriver rammen og reglerne for, hvordan kommunens økonomistyring, kasse- og regnskabsvæsen m.v. udøves i praksis. Vi er bekendt med at kommunen er i gang med at udarbejde et nyt Kasse- og regnskabsregulativ, idet regulativet ikke på alle områder beskriver de faktiske forhold. I de følgende afsnit har vi efterprøvet, om konkrete og væsentlige dele af principperne for økonomistyring fungerer i praksis. 2.2 Bilagsbehandling og tilsyn med bogføringsenheder Vi har valgt at sætte særlig fokus på, om bilagsbehandlingen i kommunen overholder de regler, som er vedtaget i Kasse- og regnskabsregulativet og i bilaget retningslinier for bogføringsprocessen. Retningslinier for bogføringsprocessen indeholder følgende grundlæggende regler for den elektroniske bilagsbehandling i kommunen: w Bilagene effektueres til bogføring og betaling af en person, når bilaget er attesteret elektronisk. w Efterfølgende skal en anden person, typisk den budgetansvarlige leder, anvise bilaget elektronisk når bilaget overstiger kr. Denne fremgangsmåde sikrer bl.a., at bilag behandles af to personer, hvilket i sig selv er en sikkerhed. w Det fremgår også af retningslinjerne, at Økonomiafdelingen løbende skal føre tilsyn med bilagsbehandlingen. Til dette formål udnytter afdelingen de elektroniske udsøgninger i KMD-WebBetaling, som bl.a. viser, om bilagene bliver betalt til tiden, attesteret og anvist. Samtidig skal der ifølge retningslinjerne foretages løbende stikprøvekontrol af bilagene herunder særlig risikofyldte bilagstyper. Vi har derfor undersøgt, om bilagsbehandlingen følger disse regler og i det hele taget er tilrettelagt hensigtsmæssigt og betryggende. Det er vores opfattelse, at kommunens bilagsbehandling er tilrettelagt på en hensigtsmæssig og betryggende måde. Dette begrunder vi bl.a. med, at Økonomiafdelingen har etableret løbende tilsyn med bilagsbehandlingen. Herigennem opsamler økonomiafdelingen løbende 199

5 viden om kvaliteten i bilagsbehandlingen, som gør det muligt at reagere hvis enkelte bogføringsenheder eksempelvis er bagud med bogføring eller der er konstateret andre fejl i forbindelse med bilagsbehandlingen. Ovenstående underbygges af vores stikprøver og udsøgninger, som viste, at de enkelte bogføringsenheder var ajour med bogføringen. Vi har heller ikke fundet bogføringsfejl i de konkrete bilag, som vi har revideret. Vi anbefaler, at kommunen fremover udnytter muligheden for at afgrænse brugernes bogføringsadgang til konkrete ansvarsområder i kontoplanen. Eksempelvis skal en institutionsleder kun have adgang til at bogføre på institutionens konti og ikke i hele kommunens kontoplan, som det er tilfældet i dag. Bilag over kr. skal anvises af den budgetansvarlige leder. Denne regel er endnu ikke gennemført, men forventes indført primo Kassevirksomhed Siden indførelsen af den elektroniske bilagsbehandling i kommunerne og indførelsen af Nem- Konto er aktiviteterne ved kassefunktionen begrænsede. Kommunes kassevirksomhed i dag, kan i det væsentligste afgrænses til Økonomiafdelingen. Vi har foretaget uanmeldt kasseeftersyn af økonomiafdelingens kasse den 1. december 2010, og afstemt den kontante beholdning til bogføringen. Endvidere er der foretaget kontrol af kommunens afstemninger af øvrige likvide konti. Det er vores opfattelse, at kommunens kassevirksomhed fungerer betryggende og følger de regler, som kommunalbestyrelsen har vedtaget. Under eftersynet fik vi bekræftet tilstedeværelsen af de kontante og likvide beholdninger. 200

6 3 Gennemgang af udvalgte balanceposter 3.1 Likvide beholdninger Som anført i afsnit 2.3 har vi under revisionsbesøget gennemgået afstemninger af de likvide beholdninger pr. 1. december Øvrige balanceposter Vi har ved revisionsbesøget fokuseret på at undersøge, om de enkelte afdelinger overholder reglerne i Kasse- og regnskabsregulativet og bilag om løbende afstemning af balancekonti. Afstemningsprocedurerne skal sikre, at balancens poster løbende bliver afstemt og udlignet, så der ikke opstår uafklarede mellemværender og differencer med borgere, virksomheder og myndigheder. Økonomiafdelingen har i et underbilag til regulativet beskrevet kravene til afstemning af balancekonti, som bl.a. indeholder en beskrivelse af ansvarsfordelingen, tidsterminer og de indholdsmæssige krav til en afstemning. Økonomiafdelingen har også etableret et løbende tilsyn med, at afstemningsrutinerne bliver overholdt. Vi har stikprøvevis efterprøvet, om kommunen er ajour med afstemningsarbejdet i forhold til fastlagte regler og tidsterminer. Det er vores opfattelse, at der er etableret en betryggende forretningsgang på området, som sikrer en løbende afstemning af balancens poster. Dette underbygges af vores stikprøver på udvalgte balanceposter. 201

7 4 Budget- og bevillingskontrol Vi har undersøgt om kommunens budget- og bevillingskontrol følger de regler som kommunalbestyrelsen har vedtaget, og de generelle bestemmelser i Styrelsesloven. Det er vores opfattelse, at budgetopfølgningen er foretaget i overensstemmelse med de regler, som kommunalbestyrelsen har vedtaget samt de generelle bestemmelser i Styrelsesloven. 202

8 5 Løn- og personaleområdet Vi har foretaget stikprøvevis lønrevision for perioden 1. januar 2010 til 31. oktober Lønrevisionen har til formål at sikre, at procedurerne omkring indberetning og udbetaling af løn fungerer betryggende. Vores lønrevision tager afsæt i en vurdering af de arbejdsgange og interne kontroller 1, som har væsentlig betydning for løndannelsen både centralt og decentralt. På baggrund af denne vurdering har vi udvalgt 8 lønsager til test af forretningsgangene. Stikprøverne er primært udvalgt inden for følgende løntunge driftsområder: w Børnepasning w Skoleområdet w Ældreområdet w Det administrative område. I lønsagerne har vi bl.a. påset, w at der foreligger underskrevet ansættelsesbrev, w at lønindplaceringen, jf. ansættelsesbrevet, er i overensstemmelse med gældende overenskomst, w at der er overensstemmelse mellem ansættelsesbrevet og den udbetalte løn, w at der for udbetaling af særydelser foreligger dokumentation for den udbetalte ydelse, w at den udbetalte særydelse er udbetalt med korrekt beløbssats. Det er vores opfattelse, at kommunens etablerede forretningsgange vedrørende lønadministrationen generelt virker betryggende og fungerer hensigtsmæssig. Det er dog konstateret, at den systemansvarliges kontroller, kvalitetskontroller og ledelsestilsynet på lønområdet kun i begrænset omfang er dokumenteret, hvorfor dette ikke er efterprøvet. Det skal derfor anbefales, at kontroller og ledelsestilsyn fremadrettet i højere grad dokumenteres. Revisionen af lønsager har vist enkelte fejl, som efterfølgende er rette. 1 Bl.a. kontrol af ind- og uddata fra Lønsystemet 203

9 6 Løn og vederlag m.v. til politikere Vi har foretaget gennemgang af udbetalt løn, vederlag, diæter og godtgørelser til borgmester, udvalgsformænd og byrådsmedlemmer. Gennemgangen af udbetalt løn og vederlag m.v. har vist, at udbetalingerne er foretaget i henhold til gældende regler og kommunens bestemmelser i øvrigt. Det blev ved revisionen konstateret, at kommunalbestyrelsens medlemmer fejlagtig ikke er multimediebeskattet, hvilket er rettet med tilbagevirkende kraft for

10 7 Revision af de sociale områder med statsrefusion 7.1 Generelt De efterfølgende afsnit vil indeholde en beskrivelse af formål, omfang samt revisionens udførelse, som er dækkende for samtlige reviderede personsagsområder. Personsagsområderne er opdelt i overensstemmelse med den autoriserede kontoplan på hovedfunktionsniveau. I henhold til Lov om forpligtende kommunale samarbejder, har Dragør Kommune delegeret bemyndigelse til at varetage opgaver, hvor ressortministerierne stiller specielle krav til såvel revision, som til den efterfølgende afrapportering til ministerierne om den foretagne revision. Dragør Kommune og Tårnby Kommune har indgået Aftale om forpligtende samarbejde mellem Dragør og Tårnby Kommuner, der overordnet regulerer de forpligtende samarbejder. Denne aftale er udmøntet i delaftaler, der sikrer Dragør Kommune indsigt i opgaveløsningen. Revisionsopgaven varetages af den revisor, som er antaget som sagkyndig revisor hos Tårnby Kommune. Tårnby Kommunes revisor afrapporterer overfor Dragør Kommunes revisor om omfanget og konklusionerne på den udførte revision. Dragør Kommunes revisor fastlægger omfanget af og antallet af stikprøver, som Tårnby Kommunes revision skal udføre. Den revision der afrapporteres i denne beretning er alene revision udført i Dragør Kommune. Vi har i forbindelse med revisionsbesøgene orienteret den administrative ledelse om revisionens omfang og resultater såvel generelt som mere detaljeret Formål Formålet med revisionen er at efterprøve, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis, herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer samt procedurer for sagsbehandling på de sociale områder, er hensigtsmæssige og fungerer på betryggende vis. Revisionen udføres i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik og bekendtgørelse nr af 15. december 2009, nr. 801 af 28. juni 2010 samt nr. 858 af 2. juli 2010 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på Velfærdsministeriets, Beskæftigelsesministeriets, Ministeriet for Flygtninges, Indvandrere og Integrations ressortområder (revisionsbekendtgørelsen), bekendtgørelse nr af 24. oktober 2005 om kommunale revisorers revision af børnefamilieydelser Revisionens omfang og udførelse Revisionen gennemføres ved en kombination af system- og substansrevision baseret på revisors faglige vurdering af kommunens systemer, forretningsgange, kontrolmiljø m.v. Udvælgelsen af personsager planlægges og gennemføres ud fra revisors faglige vurdering af væsentlighed og risiko, og der er lagt særligt vægt på følgende kriterier: 205

11 nyetablerede sager sager af væsentlig økonomisk karakter sager af væsentlig sagsbehandlingsmæssig, principiel og lokal karakter sager efter revisors vurdering Revisionen omfatter ikke en socialfaglig vurdering, men alene en vurdering af det retlige grundlag i sagerne. Vi har foretaget kontrol af, at bogførte udbetalinger m.v. er sket med hjemmel i meddelte bevillinger samt gældende love og bestemmelser. Det er endvidere efterprøvet, om der ved sagsbehandlingen er taget hensyn til principielle afgørelser, der er truffet af decisionsmyndigheder og ankeinstanser inden for de forskellige områder. Vi har endvidere efterprøvet, om kommunen ved sagsoprettelse og ved lovpligtige sagsopfølgninger har udnyttet muligheden for at foretage kontrol af oplysninger om økonomiske forhold, herunder i fornødent omfang har sammenholdt oplysninger fra forskellige registre med det formål at sikre, at der ikke udbetales uforenelige ydelser. 7.2 Forretningsgange m.v. Vi har efterprøvet, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis (herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer og procedurer for sagsbehandling) på følgende personsagsområder er hensigtsmæssig og fungerer på betryggende vis: w Tilbud til udlændinge w Førtidspensioner og personlige tillæg (herunder folkepensioner og delpension) w Kontante ydelser (herunder børnetilskud- og bidrag samt børnefamilieydelser) w Arbejdsmarkedsforanstaltninger (herunder jobtræning og servicejob) Vi har foretaget gennemgang af 29 personsager for at efterprøve kommunens forretningsgange. Det er vores vurdering, at der generelt er etableret hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange m.v. på personsagsområderne, samt at der administreres i overensstemmelse med disse. 7.3 Personsager På de under afsnit 7.2 omtalte personsagsområder har vi foretaget test af kontroller på udvalgte stikprøver af personsager for at efterprøve kommunens administrative og regnskabsmæssig praksis. 206

12 Vi har i de følgende afsnit redegjort for resultatet af personsagsgennemgangen og anført antallet af sager på de enkelte personsagsområder, hvor vi har foretaget test af kontroller. Der er redegjort for, om der er konstateret væsentlige fejl og mangler på området, og hvorvidt disse har haft udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning. Såfremt der er tale om generelle fejl og mangler, vil dette være anført Tilbud til udlændinge Vi har foretaget test af kontroller i 2 personsager. Der er ved gennemgangen ikke konstateret væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager. På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagsområdet generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler Førtidspensioner og personlige tillæg (herunder folkepension og delpension) Vi har foretaget test af kontroller i 2 personsager. Der er ved gennemgangen ikke konstateret væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager. På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagsområdet generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler Kontante ydelser (herunder børnetilskud- og bidrag samt børnefamilieydelser) Vi har foretaget test af kontroller i 21 personsager. Der er ved gennemgangen ikke konstateret væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager. På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagsområdet generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler Revalidering Vi har foretaget test af kontroller i 2 personsager. Der er ved gennemgangen ikke konstateret væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager. 207

13 På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at områderne generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler Arbejdsmarkedsforanstaltninger (herunder jobtræning og servicejob) Vi har foretaget test af kontroller i 2 personsager. Der er ved gennemgangen ikke konstateret væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager. På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at områderne generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. 208

14 8 Fokusrevision Arbejdsdirektoratet har på vegne af Beskæftigelsesministeriet i mail af 3. maj 2010 til samtlige kommunalbestyrelser og de kommunale revisorer meddelt, at Beskæftigelsesministeriet som et supplement til den årlige revisionsberetning i 2010 gennemfører en fokusrevision vedrørende aktive tilbud samt økonomistyring og hjemtagelse af refusion på kontanthjælps- og starthjælpsområdet. Vi har foretaget denne fokusrevision, jf. de fremsendte spørgeskemaer, og har afgivet en erklæring til Arbejdsdirektoratet/Beskæftigelsesministeriet til Deres brug. 209

15 9 Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger I forbindelse med revisionen har vi foretaget opfølgning af tidligere revisionsbemærkninger samt andre forhold, omtalt i tidligere revisionsberetninger. Revisionsberetning nr. 4, løbende revision 2008: Kasse- og regnskabsregulativet I revisionsberetning nr. 29 vedrørende afsluttende revision for 2006 har vi bemærket, at der ikke er foretaget en ajourføring af Kasse- og regnskabsregulativet, således at det fastlægger de nye rutiner på området efter overgang til web-betalinger. Kommunalbestyrelsen har svaret, at forvaltningen snarest vil få Kasse- og regnskabsregulativet ajourført. Det fremgår af kommunalbestyrelsens besvarelse af ovennævnte bemærkning, at ajourføring er igangsat, jf. mødereferat af den 20. september Vi har konstateret, at forvaltningen endnu ikke har foretaget/tilendebragt fornøden ajourføring af Kasse- og regnskabsregulativet samt tilhørende forretningsgangsbeskrivelser vedrørende kasseområdet, KMD-WebBetaling og administration af NemKonto-registeret. Vi skal henstille, at der fastlægges en tidsplan for ajourføring af Kasse- og regnskabsregulativet og forretningsgangsbeskrivelser for ovenstående områder snarest foretages. Kommunalbestyrelsens besvarelse Løbende beretning nr. 4 af 6. marts 2009, har den 21. april 2009 været behandlet af Økonomi- og Planudvalget. Kommunalbestyrelsen har endnu ikke behandlet beretningen. Det er oplyst, at beretning nr. 4 af 6. marts 2009 vil blive forelagt og behandlet af kommunalbestyrelsen sammen med den afsluttende beretning for på opfølgning Retningslinjerne for bogføringsprocessen er nu iværksat og politisk godkendt i Vi anser bemærkningen for afsluttet. Revisionsberetning nr. 6 Løbende revision 2009: 9.1 Interne kontroller Vi har i revisionsberetning nr. 4 af 6. marts 2009 bemærket, at Dragør Kommune ikke har foretaget en ajourføring af Kasse- og regnskabsregulativet, således at det fastlægger de nye rutiner efter overgang til KMD-WebBetaling. Vi har ved eftersynet i november 2009 konstateret, at forvaltningen har udarbejdet bilaget Retningslinjer for bogføringsprocessen, som beskriver forretningsgange for økonomistyring. Bilaget er en del af Dragør Kommunes nye principper for økonomistyring, som er ved at blive udviklet, men endnu ikke endelig vedtaget. 210

16 De omtalte retningsliner for bogføringsprocessen er ikke indført i fuldt omfang og mangler politisk godkendelse. Vi har konstateret, at retningslinjerne kræver 2 påtegninger, når regninger overstiger kr. Denne bestemmelse efterleves ikke for øjeblikket. Den påtegningsberettigede kan således fortsat som hovedregel kvittere, attestere og anvise bilag. Dette medfører efter vores opfattelse, en forøget risiko for såvel utilsigtede som eventuelt tilsigtede fejl. Vi anbefaler tilretning af retningslinjerne således, at der udføres kontroller vedrørende ændringer i betalingsstrømmen og rette beløbsmodtager. Vi skal henstille, at retningslinjer for bogføringsprocessen snarest tilrettes og iværksættes efter politisk vedtagelse. Kommunalbestyrelsens besvarelse Kommunalbestyrelsen har taget bemærkningen til efterretning. på opfølgning Retningslinjerne for bogføringsprocessen er nu iværksat og politisk godkendt i Vi anser bemærkningen for afsluttet. Bemærkninger hvor opfølgning endnu ikke er foretaget Vi har endnu ikke foretaget opfølgning eller afsluttet opfølgningen på efterfølgende revisionsbemærkninger: Revisionsberetning nr. 5, afsluttende revision Lønafstemning Revisionsberetning nr. 7, afsluttende revision Økonomivurdering 10.2 Social sagsrevision 10.3 Afstemning af løn 10.4 Afstemning af pensionssystem 10.5 Statuskonti Opfølgningen vil blive foretaget ved den afsluttende revision

17 10 Revisionens bemærkninger Den udførte revision har ikke givet anledning til bemærkninger. Roskilde, den 1. marts 2011 BDO Kommunernes Revision Verni Jensen Registreret revisor 212