Politik for DGI vedrørende DGI Huse

Transkript

1 Hovedbestyrelsesmøde den 14. april 2016 Bilag 6.1 Politik for DGI vedrørende DGI Huse Med baggrund i nedenstående notat indstilles det at: DGI s formand udtræder af bestyrelsen for DGI-byen, når refinansieringen for enheden er på plads, forventeligt inden udgangen af DGI s formand fra 2017 udtræder af bestyrelsen for Foreningen for DGI Huse At det administrative ansvar for Foreningen for DGI Huse overdrages fra DGI Faciliteter & Lokaludvikling til enhederne selv. DGI har stadigvæk sekretærfunktionen for foreningen. At den beskrevne struktur for medlemskab af foreningen for DGI Huse godkendes. At de opstillede forventninger governance til DGI Husene tiltrædes. Når der i nedenstående notat henvises til DGI Husene, menes hermed alle huse, der bruger DGI i sit navn således også DGI-Byen. Baggrund DGI Byen fik alvorlige problemer med indtjening og likviditet i starten af Som led i en aftale med den daværende Amagerbank indtrådte DGI s formand som formand for bestyrelsen. Senere på året blev formandsposten overtaget af Benny Rhe Hansen og DGI s formand overtog posten som næstformand. DGI-byen er nu ude af rekonstruktionen og der er god anledning til at revurdere situationen. Det har vist sig nødvendigt og gavnligt, at DGI har vist tæt opbakning og har deltaget i diverse forhandlinger i forløbet. Det har været befordrende for at rekonstruktionen nu er gennemført succesfuldt. Krisen i DGI byen skabte også et behov for overblik over, hvilke risici der knyttede sig til de andre DGI Huse. Dette kombineret med ønsket om at skabe det bedst mulige driftsgrundlag for de enkelte huse førte til dannelsen af Foreningen for DGI Huse. Foreningen har arbejdet med at finde det fælles grundlag for DGI Husene, som er selvstændige foreninger med egen bestyrelse. Foreningen står foran at vedtage et strategisk grundlag for foreningens virke (Vedhæftet dette notat som bilag). DGI s formand har været meget aktivt involveret i hele forløbet og har et bred kontaktflade til såvel formænd for bestyrelserne som direktørerne. Det er der grund til at revurdere nu. Dels så tager det tid og opmærksomhed fra andre opgaver i DGI. Og dels så kan DGI med fordel fokusere på det mandat og de forventninger, som DGI har til de formænd og bestyrelsesmedlemmer, som DGI udpeger til bestyrelserne af de enkelte DGI Huse. Det er vigtigt, at der er et tydeligt mandat og klare forventninger til bestyrelserne opgave på den ene side og på den anden side, at der er er armslængede, således bestyrelserne reelt kan varetage den overordnede ledelse af husene og føre kontrol med den daglige ledelse. DGI skal med andre ord fokusere på mission for DGI Huse og sikre, at der er good governance i ledelsen. Foreningen for DGI Huse består i dag af følgende enheder: DGI-Byen DGI Huset Århus DGI Huset Vejle DGI Huset i Nordkraft DGI Huset Herning DGI Vingsted Skovvej Bredsten Tlf CVR: info@dgi.dk

2 DGI Huset Aabybro DGI Huset Panteren, Vordingborg Vingsted Hotel og Konferencecenter Vejen Idrætscenter I de første år af foreningens levetid er der blevet arbejdet meget med den forskellighed, der er blandt enhederne. Der kan således ikke tales om en homogen gruppe af enheder, hverken når der tales om størrelse, organisation eller forretningsområder. Det der holder enhederne sammen er tilhørsforholdet til DGI med et stærk brand og klare visioner samt en fælles grundfortælling. Der er således ingen tvivl om at enhederne er med til at styrke DGI s brand og borgernes kendskab til DGI, hvilket kendskabsanalyser med mere klart viser. Der er løbende en dialog med kommuner og idrætscentre, som ønsker at blive en del af det fælles og koble sig op på brand og den efterhånden store driftserfaring der ligger for enhederne. Dette betyder, at det er tiden for en klar definering af, hvem der kan være med i foreningen, og hvilke forventninger og krav som DGI vil stille for, at blive en del af det fælles brand. Det administrative ansvar for foreningen har hidtil været placeret ved afdelingsdirektøren for DGI Faciliteter & Lokaludvikling. Dette har været nødvendigt for opstart af foreningen. Det administrative ansvar kan i højere grad overlades til enhederne selv. Nedenfor er ovenstående uddybet i følgende afsnit: 1. Governance (DGI s forventninger til DGI Husene) 2. Medlemsstruktur for Foreningen for DGI Huse 3. Samarbejdsrelation mellem DGI og DGI Husene. Governance (DGI s forventninger til DGI Husene) Missionen for DGI husene er udtrykt gennem den godkendte grundfortælling for DGI Huse: DGI-huset -en god ramme for din idræt og motion i hverdagen. Formålet med DGI Huset er at give dig gode muligheder for at dyrke idræt på en måde, som passer til dig og det liv, du lever. Vi ved det fra forskningen, og vi oplever det hver dag: Idrætten kan give os meget som mennesker. Det er dejligt med en fladere mave eller lidt stærkere muskler, men idræt handler om mere end det. Det handler også om energi og samvær med andre mennesker. Det er en mulighed for at koble af i hverdagen og en god lejlighed til at give plads til det gode humør. Hos os er det lysten og den gode oplevelse, der er den væsentligste motivationsfaktor for at være aktiv. Vi ser det som vores opgave at arbejde for, at flere borgere bliver aktive og oplever glæden ved et aktivt og sundt liv. Vi er stolte af, at vi kan få rigtig mange mennesker til at opleve et idrætshus, hvor de føler sig hjemme. Idrætsforeningerne tilbyder en masse aktivitet i et DGI Hus. Derfor er det vigtigt for os at være en god og udviklende ramme for foreningerne, således at frivillige ledere og instruktører føler, at DGI-huset også er deres hjemmebane. Men vi sætter også selv aktiviteter i gang. Derfor kan du også være medlem af DGI-huset og deltage på alle vores egne tilbud. I DGI-huset får du træning på højt Side 2

3 niveau af imødekommende og kompetente instruktører. Med DGI s uddannelsesprogram som grundlag, tør vi godt sige, at vi har landets bedst uddannede instruktører. På hjemmesiden kan du se hvor let og fleksibelt, det er at være med. Du kan således deltage i et væld af forskellige idrætsaktiviteter i et DGI-hus, fordi vi har lokaler til flere forskellige former for idræt og motion. Vi håber, at det kan være til inspiration for dig og din familie - morgen, middag og aften, 365 dage om året. DGI huset er et mødested for aktive mennesker og vi sætter en ære i at have en sund cafe. Vi arbejder også med møde- og konferencevirksomhed. Det trækker mange mennesker til huset og bidrager til at vi har råd til gode faciliteter. Vi vil gerne være en del af dit liv helst flere gange om ugen, for så vil du kunne holde dig sund og rask til at kunne komme her i rigtig mange år. Med baggrund i grundfortællingen har DGI Husene tre kerneopgaver, som den enkelte enheds bestyrelse har ansvar for udføres på bedst mulige måde: At være ramme for foreningers virksomhed. At udbyde hverdagsmotion At være et mødested. Hotel og konferencevirksomhed er en del af kerneopgaven om at være et mødested. I et DGI Hus er der altid et væsentligt fokus på idræt, hvorimod møde- og konferencedelen kan have et varierende fokus. Med baggrund i dette kan good governance for DGI Husene inddeles i følgende områder: Strategi Bestyrelsen skal sikre, at der er en strategi for driften af det enkelte DGI Hus, som sikrer at kerneopgaverne løses og at huset har en god økonomi. Det anbefales at arbejde med tre årige strategiperioder med årlig opfølgning og stillingtagen til strategien. I strategien skal det fremgå, hvordan huset bevidst arbejder med DGI s visioner: DGI opleves som en kompetent og værdifuld samarbejdspartner for idrætsforeningerne i forhold til at imødekomme danskernes behov for idræt og motion. DGI og DIF s fælles vision, Bevæg dig for livet : I 2025 dyrker 50 % af befolkningen idræt i en idrætsforening, og 75 % af befolkningen dyrker idræt. Organisation Bestyrelsen skal en gang om året evaluere bestyrelsens eget arbejde og enhedens resultater. Herunder vurderes bestyrelsen sammensætning og kompetencer. Der bør ske en løbende udskiftning af bestyrelsens medlemmer, som sikrer såvel fornyelse som kontinuitet. Et flertal af medlemmerne herunder formanden udpeges af DGI. Indstillingen af nye bestyrelsesmedlemmer skal tage afsæt i bestyrelses evaluering og sammensætningen skal afspejle en passende mangfoldighed. DGI samordner gerne sin udpegning med andre interessenter for sikre en god sammensætning af bestyrelsen Bestyrelsen skal sikre, at DGI Huset er medlem af foreningen for DGI huse og aktivt gør brug af muligheder for benchmarking og indkøbsaftaler. Bestyrelsen skal sikre at det strategiske fundament i foreningen for DGI Huse aktivt tænkes ind i husets strategi. Der skal være en partnerskabsaftale med den stedlige landsdelsforening, som indeholder konkrete initiativer, der styrker begge parters virksomhed. Der bør være Side 3

4 minimum et årligt opfølgnings møde mellem den stedlige landsdelsforening og DGI Huset. Økonomi Bestyrelsen kan modtage vederlag og størrelse heraf for hvert bestyrelsesmedlem, skal fremgå tydeligt af årsregnskabet. Bestyrelsen skal mindst en gang om året identificere de væsentligste risici ved driften og hvorledes disse risici minimeres. DGI s hovedbestyrelses orienteres minimum en gang om året ved fremsendelse af aktivitetsrapport og regnskab for det enkelte hus. Hvis der i løbet af året opstår situationer, som kan have væsentlig indflydelse på økonomien for det enkelte hus underrettes DGI ved formanden. Husene er forpligtet til at være en del af den fælles prisaftale mellem DGI og enhederne i forhold til DGI s brug af husene. Aftalen revideres én gang årligt. Kommunikation, marketing og branding Kendskabsanalyser vedrørende DGI viser, at DGI Husene/ DGI Byen er det enkeltelement, som DGI er allermest kendt for i den brede danske befolkning. Der påhviler et helt særligt ansvar for de som bruge DGI i navnet, at dette bruges i overensstemmelse med f.eks. DGI s formål, visioner og brandværdier. Et tydeligt og stærkt DGI brand vil gensidigt gavne såvel DGI organisationen og DGI Husene. Navnet DGI ejes af DGI organisationen og DGI Husene forpligter sig til at forvalte brugen af navnet i forhold til gældende retningslinjer. Bestyrelsen har det overordnede ansvar for at sikre, at DGI brandet bliver udfoldet i og omkring det enkelte DGI Hus, så synergieffekten i navnefællesskabet med DGI optimeres. DGI Husene har i den daglige drift ansvar for at dette sker, når de kommunikerer, markedsfører og brander sig, og de er forpligtet til at leve op til de gældende retningslinjer for den visuelle identitet for DGI Huse og den godkendte implementeringsplan for denne. Medlemsstruktur for Foreningen for DGI Huse Siden dannelsen af foreningen for DGI Huse har der været en dialog om, hvem der kan være medlem af foreningen. Dette er aktualiseret af, at Vejen Idrætscenter er medlem, men som sådan ikke har DGI i sit navn. Det er fordelagtigt for foreningen, at denne får en større volumen, der i højere grad giver mulighed for benchmark og drift af fællesfunktioner. Der er derudover eksempler på idrætscentre, som gerne vil være en del af foreningen og det fælles brand. Strukturen kan ses i tre kategorier af medlemmer, som det er skitseret i nedenstående matrix. Idrætscentre som ikke har DGI i sit navn skal for at være en del af foreningen arbejde aktivt for DGI s vision og den grundfortælling, der ligger bag foreningen. I forhold til disse enheder skal det vurderes, hvordan der kan etableres en tilknytning til DGI s visuelle identitet. Side 4

5 Arbejder efter grundfortælling for DGI Huse. Arbejder bevidst med DGI s visioner. Bruger DGI Visuel Identitet for DGI Huse. Markere på kommunikationsmateriale, at de er en del af Foreningen for DGI Huse. Har DGI i sit navn. Efterlever den valgte strategi for foreningen. DGI udpeger bestyrelsesmedlemmer. DGI kan udpege bestyrelsesmedlemmer. DGI indgår i dialog med nøgle-interessenter. Kan ansøge DGI om lån og økonomiske garantier. Kan bruge konsulent og rådgivningshjælp fra DGI gratis.* Får DGI ydelser til samme pris, som medlemsforeninger i DGI Inviteres til VIP arrangementer i DGI (Verdenshold - landsstævne m.m.) Benytter sig af DGI koncepter i forhold til idræt, har dog også mulighed for at benytte koncepter som ikke er udviklet af DGI. Benytter sig af de af Foreningen for DGI Huse udarbejdede koncepter i forhold til møde/konference/kulturarrangementer. DGI Huse Vingsted Hotel- og konferencecenter Andre idrætscentre * Beskrivelse af gratisydelser: Sparring og rådgivning fra DGI Faciliteter & Lokaludvikling især i forbindelse med opstart af DGI Huse. Deltagelse fra DGI Faciliteter & Lokaludvikling i bestyrelsesarbejde som tilforordnet i opstartsperioden for DGI Huse. Hjælp og deltagelse ved samtaler med kommuner og andre centrale interessenter fra DGI Faciliteter & Lokaludvikling. Telefonisk rådgivning til HR opgaver fra DGI Jura og DGI HR. Telefonisk rådgivning til brug af DGI visuelidentitet fra DGI Marketing Side 5

6 Samarbejdsrelation mellem DGI og DGI Husene De væsentlige samarbejdsrelationer fremgår af ovenstående matrix, nedenfor er en del af disse uddybet. Udpegning af bestyrelsesmedlemmer Det er vigtigt at bestyrelsen har kompetencer i forhold til alle tre kerneopgaver i et DGI Hus. Der tilstræbes en rimelig fordeling i forhold til alder og køn. Her ud over lægges der vægt på netværk og relationer i forhold til det lokalområde, som DGI huset hører til. Som udgangspunkt bør et bestyrelsesmedlem fungere i mellem 4 til 8 år. Særlige forhold kan tale for fravigelse af denne regel, hvilket DGI s hovedbestyrelse i sådanne tilfælde vil forholde sig til. Ved opstarten af et DGI hus fremlægger de udpegningsberettigede forslag til bestyrelsesmedlemmer. DGI s formand koordinerer med øvrige interessenter, hvorledes en god sammensætning kunne være inden udpegning fra DGI s side. Ved genudpegning eller ny udpegning drøftes mulige emner mellem DGI husets formand og DGI s formand inden indstilling til DGI s bestyrelse. Ved nyudpegning skal der foreligge en kort beskrivelse, som redegør for hvorfor vedkommende bringes i forslag herunder i forhold til bestyrelses samlede kompetencer. Udpegningen sker via et udpegningsbrev og er for to år ad gangen. Anvendelse af visuel identitet Ansvaret for DGI s brandingplatform ligger hos DGI s brandmanager i DGI Salg, Marketing og Kommunikation, som har det overordnede ansvar for DGI Husenes brand og visuelle identitet. Videreudvikling og vedligeholdelsen af den visuelle identitet sker i samarbejde med DGI Husene. Foreningen for DGI Huse har ansvar for, at enhederne bruger den gældende visuelle identitet, herunder den løbende implementering sker efter den vedtagne plan. Hvert enkelt DGI Hus udnævner desuden en brandansvarlig, som har ansvaret i enheden. Når der er behov for nye materialetyper ud over de typer, som allerede er godkendt, så er DGI Husene forpligtet til at involvere DGI s brandmanager fra starten af processen samt opnå en godkendelsen det endelige resultat fra denne. (F.eks. ved ny skiltning, navngivning af bygningsdele, design/-redesign af hjemmesider, apps, facebook, nye skabeloner). For at sikre den nødvendige udvikling og efterlevelse afholdes der møder efter behov, samt i forbindelse med årlige statusmøder mellem Foreningen for DGI Huse og DGI Salg, Marketing og Kommunikation. Strategisk opfølgning DGI s formand holder et møde med formanden for det enkelte DGI hus hvert år. Her drøftes DGI husets strategi, generelle situation, relationen til DGI og bestyrelsens sammensætning. Foreningen for DGI Huse Foreningen for DGI Huse har til opgave at understøtte optimal drift og udvikling i de enkelte enheder med respekt for det fælles brand og tilpasset de lokale forhold. Foreningen varetager det overordnede driftsmæssige ansvar for de etablerede fællesfunktioner, herunder indsamling af de økonomiske og driftsmæssige nøgletal i forhold til den nødvendige benchmarking og effektiv rapportering i enhederne. Foreningen vælger selv en række strategiske temaer som kan understøtte de enkelte enheders strategi og drift. Et af disse temaer skal være udbud af hverdagsmotion og hvorledes man kan samarbejder med DGI på dette område. Minimum Side 6

7 hvert år udarbejdes et kort nyhedsbrev til alle bestyrelsesmedlemmer i DGI husene med de vigtigste informationer vedr. de strategiske temaer. Der holdes et årligt møde mellem bestyrelsen for Foreningen for DGI Huse og DGI s hovedbestyrelse. DGI s hovedbestyrelse er repræsenteret i bestyrelsen for Foreningen for DGI huse med én repræsentant, som udpeges for to år af gangen i ulige år. Denne post har hidtil været besat af DGI s formand, som samtidig har været konstitueret som formand for Foreningen for DGI Huse. Som en konsekvens af ovenstående foreslås det, at posten fra 2017 overtages af et andet medlem af hovedbestyrelsen, og at formanden for foreningen fra april 2016 findes blandt de valgte fra medlemsenhederne i foreningen. Det administrative ansvar for foreningen overdrages fra DGI Faciliteter & Lokaludvikling til enhederne selv efter nærmere aftale. DGI stiller fortsat sekretærbistand til rådighed for bestyrelsens arbejde. DGI Faciliteter & lokaludvikling deltager ad hoc i foreningens møder for en orientering om arbejdet med nye DGI Huse. Per Nedergaard Rasmussen D. xx. Marts 2016 Side 7