Projektbeskrivelse - sygefravær. Beskrivelse af projektet

Transkript

1 Område: Human Resources Afdeling: HR Sekretariat og Arbejdsmiljø Dato: Juni 2010 Udarbejdet af: Rikke Lykke Ravn, Trine Malling Lungskov, Lars Axboe Graversen Projektbeskrivelse - sygefravær Arbejdet med sygefravær har længe været et fokusområde i både offentlige og private organisationer, og således også for Region Syddanmark: Det er et af de centrale felter i arbejdet for at fastholde og tiltrække kvalificerede medarbejdere, og der ligger store arbejdskraftressourcer skjult i et højt sygefravær. Desuden ligger der et personalepolitisk og etisk ansvar i at nedbringe den del af sygefraværet, der skyldes arbejdsrelaterede forhold, hvis regionen skal leve op til sine værdier om Ordentlighed i det vi gør og siger, Vækst i fagligheden og Rum til fornyelse og begejstring. Der ligger således en vigtig signalværdi for regionen i arbejdet med området. Samtidig har både de faglige organisationer, Danske Regioner og regeringen sat fokus på området, senest med regeringens målsætning om at nedbringe sygefraværet med 20 % i 2015 og med indgåelsen af trepartsaftalerne. Med dette projekt bidrager Region Syddanmark til arbejdet med nedsættelse af sygefraværet ved via en strategisk og forskningsbaseret tilgang at skabe de bedst mulige forudsætninger for, at indsatser i regionen har konkret effekt, og hermed bidrager til at nå målet om nedbringelse med 20 % i Beskrivelse af projektet Der foregår allerede en række indsatser for nedbringelse af sygefraværet i regionen. Den optimale effekt af indsatserne opnås imidlertid først, når der sættes ind med både den forebyggende indsats, identificering af årsager og håndteringen efterfølgende, og når der arbejdes på både individ, gruppe og organisationsniveau, jfr. Danske Regioners model til systematisk arbejde med sygefraværet i regionerne (nærmere beskrevet i bilag). Med dette projekt suppleres den eksisterende indsats for nedbringelse af sygefraværet i regionen på det organisatoriske niveau, baseret på et forsknings- og evidensbaseret grundlag. Indsatsområder i projektet ligger på udvikling af en strategi på området, ledelsesudvikling, erfarings- og vidensindsamling og deling og på en række konkrete decentrale projekter for nedbringelse af sygefraværet og indhentning af empiriske erfaringer. Projektet er opbygget af en række delprojekter, som tilsammen udgør en helhedstænkning af sygefraværet i regionen. Fokus er på et stærkt videns- og dokumentationsgrundlag, på forebyggelsesindsatsen og håndtering af sygefraværet, der tænkes sammen med arbejdet med ledelsesudviklingen og MED-udvalgenes arbejde. Denne projektbeskrivelses formål er derfor at beskrive det overordnede, koordinerende projekt og sammenhængskraften mellem delprojekterne. Projektbeskrivelser af de enkelte delprojekter udarbejdes særskilt.

2 Overordnet formål Gennem en kvalificering af sygefraværsarbejdet vil vi nedbringe sygefraværet med 20 % på Region Syddanmarks arbejdspladser, svarende til en nedbringelse af det samlede sygefravær fra 5 % i 2009 til 4 % i Projektet skal munde ud i en regional strategi for arbejdet med sygefravær, hvormed der skabes grundlag for, at det fremtidige arbejde med sygefravær sker med størst mulig effekt og optimal ressourceanvendelse. Strategien laves med udgangspunkt i tidligere erfaringer og evidens. Tilgangen til projektet er innovativt, ud fra tilgangen: Det er sundt at arbejde Sygefraværsprojektet er ét element heri. Effekt Der var i 2009 et sygefravær på 5,05 % 1 i Region Syddanmark, svarende til 13,1 sygedage pr. fuldtidsansat. I lønomkostninger svarer dette til ,- kr. efter sygedagpengerefusion. En nedbringelse af sygefraværet med 1 % vil betyde en besparelse på ,- kr. og frigive 226,5 fuldtidsstillinger. Delmål En forudsætning for, at der kan arbejdes effektfuldt med sygefravær, og dermed delmålene for dette projekt, er At lederne og MED-udvalg i Region Syddanmark er bevidste om deres ansvar i forhold til at håndtere sygefravær med fokus på fastholdelse og forebyggelse, og er klædt på hertil. At lederne er i stand til at skabe klarhed over egen afdelings sygefraværsproblemstilling, herunder særlige problematikker for faggrupper, arbejdsopgaver m.v. og starte indsatser på denne baggrund At lederne og HR-afdelinger i regionen er i stand til at køre sygefraværsprojekter, der med størst mulig sandsynlighed giver effekt på bundlinjen. At der er åbenhed om sygefravær og et tillidsfuldt forhold mellem ledere, medarbejdere og tillidsvalgte Leverancer Den overordnede leverance vil være en strategi, der forholder til sig til, hvilke tiltag/initiativer der virker og hvorfor. Tilgangen vil være forskningsbaseret og inddrage relevante nøgletal/statistikker, samt tidligere erfaringer fra både Region Syddanmark og andre virksomheder og organisationer. 1 Ved sygefravær forstås fravær i forbindelse med sygdom, delvis sygdom, 56 og arbejdsskade. Der ses kun på månedslønnede, overenskomstansatte, reglementsansatte og tjenestemandsansatte. Side 2 af 8

3 Leverancen er opdelt i følgende: Umiddelbart ved projektstart iværksættes arbejdet med Beskrivelser af vilkår og rammer for deltagelse i de decentrale projekter En fælles standard for statistik Afdækning af forskning, samt indsamling af erfaring vedr. afsluttede sygefraværsprojekter med henblik på udvælgelse af fokusområder for projektet. Afdækning af behov for yderligere lederuddannelse Senest i 2010 er der lavet kvalificerede sygefraværsstatistikker, hvor det tydeliggøres, hvilke særlige indsatsområder der skal fokuseres på er der gennemført en oplægsrække for ledere og tillidsvalgte i forhold til de nye sygefraværsregler og deres vigtighed i forhold til nedbringelsen af sygefraværet samt lavet materiale til at understøtte udmøntningen er to decentrale projekter startet er der udarbejdet vejledende rammer for FMU ernes årlige drøftelser af sygefraværsstatistikker, herunder mulig udpegning af lokale indsatser, med udgangspunkt i Hovedudvalget (jfr. trepartsaftalerne) er rammerne for en regional strategi fastlagt med udgangspunkt i forskning og erfaringer ved afsluttede sygefraværsprojekter. Senest i 2011 er der vedtaget en regional strategi for arbejdet med sygefravær med fokus på effekt, proces, evaluering og med oplæg til implementering i organisationen er arbejdet med og nedbringelsen af sygefravær en integreret del af Region Syddanmarks centrale lederuddannelse er yderligere to decentrale projekter startet er der indgået partnerskabsaftale med mindst to kommuner om samarbejdet om sygemeldte medarbejdere (fra Region Syddanmark) og borgere (kommunen, hvor vore medarbejdere bor) Senest i 2013 er der gennemført evalueringer af de gennemførte projekter samt sket formidling heraf foreligger der en vidensbank om håndteringen af sygefravær er der lavet en årsberetning for arbejdet med sygefraværet i projektet, herunder evaluering og implementering af strategien Senest i 2015 er det overordnede formål indfriet, hvormed sygefraværet er nedbragt med 20 %. Side 3 af 8

4 Projektets opbygning Følgende model illustrerer projektets overordnede opbygning: Eksisterende sygefraværsarbejde uden for projektet Som nævnt tidligere er der allerede mange erfaringer i organisationen med at nedbringe sygefraværet. Det er derfor essentielt at udvise respekt for sygefraværsarbejdet uden for projektets rammer og drage nytte af arbejdet i form af erfaringsindsamling til brug i projektet, samt udnytte ressourcerne effektivt og sikre motivationen for det decentrale arbejde med sygefraværet. Lederuddannelse Det er en væsentlig ledelsesopgave for ledere på alle niveauer i regionen at identificere, håndtere og forebygge sygefraværet. HR vil kunne byde ind med en række ydelser: Lederuddannelse, klarlæggelse af rammer og regler og samt udvikling af relevante ledelsesredskaber Formål At gøre lederne bevidste om deres ansvar og understøtte dem i at løfte opgaven med sygefravær i afdelingerne Decentrale projekter Undervejs i projektet skal der opstartes decentrale projekter, der konkret arbejder med at nedsætte sygefraværet. De decentrale projekter giver herudover mulighed for at indhente erfaringer til vidensbanken samt at afprøve gode erfaringer i praksis. Fælles for alle projekterne er, at indsatserne sættes i gang efter identificering af mulige årsager til sygefravær og har fokus på måling af effekt. Projekterne vil være baseret på forskning og evidens. Formål At tage udgangspunkt i konkrete forhold i organisationen Side 4 af 8

5 At arbejde systematisk og praktisk med sygefraværsnedbringelse på forskellige niveauer: enkelte indsatsområder, enkelte fagområder og den brede koncentrerede indsats med fokus på synergieffekten At arbejde med sygefraværet på både individ, gruppe og organisatorisk niveau At sætte fokus på processerne for nedbringelse af sygefraværet At kvalificere effektmålinger i projektet i forhold til hvilke tiltag der virker At skabe grobund for innovation gennem en eksplorativ tilgang til flere af projekterne: Kan vi gøre tingene anderledes? Udvikling og afprøvning af andre tiltag til nedbringelse af sygefraværet De decentrale projekter tænkes i flere niveauer: Et antal projekter, der sætter fokus på nedsættelse af sygefraværet rettet mod bestemte fagområder/funktioner Emnespecifikke projekter, der sætter fokus på effekten af enkelte tiltag fx arbejdsulykker; Vold, mobning og chikane, psykisk arbejdsmiljø (herunder stress) og ledelsens betydning. Delprojekterne skal udmønte sig i konkrete handleplaner på områderne Det vurderes at være centralt for de decentrale projekters succes, at projekterne udspringer fra, gennemføres af og forankres i de afdelinger, hvor de skal foregå. Projektgruppens rolle i disse projekter vil være at initiere projekterne, fungere som konsulenter samt sikre og sætte afdelingerne i stand til, at der i projekterne indarbejdes innovation, effektmåling og en høj grad af koordinering, så der sikres erfaringsopsamling og videndeling. Løbende kvalificering af arbejdsgrundlaget Dette spor i projektet har fokus på løbende at kvalificere arbejdsgrundlaget, så det konkrete sygefraværsarbejde kvalificeres med henblik på at opnå større effekt og optimere ressourceforbruget. Konkret vil dette spor beskæftige sig med følgende: 1) Standardisering af sygefraværsstatistikker Formål At lave en fælles standard for anvendelse af sygefraværsstatistikker, der giver et sammenligneligt grundlag på tværs af regionen At skabe bedre muligheder for at analysere, benchmarke og dokumentere sygefraværstal At gøre statistikkerne til et brugbart redskab for de enkelte ledere At identificere indsatsområder på baggrund af valide statistiske resultater Dette indsatsområde har tilknytning til Danske Regioners arbejde med at ensarte fraværsopgørelserne i de fem regioner. 2) Vidensbank baseret på forskning og erfaringsindsamling Side 5 af 8

6 Formål At udvikle en best/next practice baseret på erfaringsindsamling i regionen At indsamle erfaringer fra forskningsprojekter og andre organisationer (kommuner, regioner og større virksomheder) At udnytte de gode erfaringer, der i forvejen findes, og som har dokumenteret effekt At sikre at der arbejdes evidensbaseret i projekterne herunder vurdering og udvikling af metoder til at identificere problemstillinger (fx spørgeskemaer) At fastlægge et grundlag for dialog og konkret arbejde i MED-udvalg og mellem ledere og medarbejdere Udvikling af regional sygefraværsstrategi Baseret på den løbende kvalificering af sygefraværsarbejdet udvikles der en regional sygefraværsstrategi. Grundlaget for strategiudviklingen skal være et oplæg til direktionen og Hovedudvalget ud fra de indsamlede erfaringer i projektet. Formål At udvikle en strategi, der kan understøtte og fungere som en katalysator for det fremadrettede arbejde, så det bliver mere fokuseret og effektfuldt Organisering Projektejer er HR direktør Carsten Søgaard, den daglige ledelse af projektet er placeret hos specialkonsulent Rikke Lykke Ravn. HR chefgruppen er styregruppe. I Koncern HR nedsættes der et projektsekretariat med repræsentation fra relevante afdelinger i HRhuset. Projektledelse er placeret i HR, sekretariatet. Desuden vil de decentrale HR-afdelinger, Hoveudvalget/MED-udvalgene og medarbejdere (evt. i form af referencegrupper) blive inddraget i projekterne. For at opnå den størst mulige synergieffekt er det afgørende, at der foregår en høj grad af gensidig koordinering mellem de igangsatte tiltag, så der hele tiden indarbejdes ny viden og dermed højere kvalificering i projektet. Organiseringen af projektet bør afspejle dette. Målgruppe og interessenter Direkte målgruppe: Ledelser i Region Syddanmark HR afdelinger Tillidsvalgte Side 6 af 8

7 Interessenter i projektet vil være: Direktionen/Koncernledelsen Hovedudvalget, herunder MED-organisationen Ledelsessystemet HR afdelingerne på sygehusene og i psykiatrien Kommunerne (som sagsbehandler og dagpengegiver) De faglige organisationer De praktiserende læger Som ressourcepersoner ses blandt andet NFA (Nationalt forskningscenter for arbejdsmiljø), Arbejdsmedicinsk klinik og SFI Det nationale forskningscenter for Velfærd. Kobling til andre indsatser i koncern HR Projektet tænkes sammen med en række øvrige indsatser/projekter i HR, som f.eks.: Arbejdsgruppe nedsat under Hovedudvalget revidering af Det sociale kapitel med arbejdsfastholdelse Trepartsaftalerne aftale om trivsel og sundhed Balance mellem arbejdsliv og privatliv HR nøgletal Sygefraværsprojekt på det tidligere Strandvænget og de erfaringer, der drages her Partnerskabsaftaler med kommuner om håndteringen af sygeforløb og tilbagevenden til arbejdet Socialt engagement CSR Håndteringen af personalesager understøtte fokus på fastholdelse Undervisning, herunder lederuddannelser, så det sikres at nyeste viden integreres Arbejdet med at nedbringe antallet af arbejdsulykker med fravær med 20 % i 2010 i forhold til Side 7 af 8

8 Bilag Anvendelse af sygefraværsstatistikker Det er vigtigt at være opmærksom på, at brugen af sygefraværsstatistikker som argument for indsatser skal ske med varsom hånd. Der er en række forhold, der påvirker sygefraværet, ligesom der er stor forskel på de enkelte sektorer/afdelinger indenfor regionen 2. Statistikkerne skal derfor renses for disse forskelligheder. Først når denne nedbrydning af statistikkerne er sket, kan der ske en reel sammenligning og vurdering af, om der er tale om højt eller lavt sygefravær. Og først her giver det mening at fastsætte fælles mål for hele regionen for nedbringelsen af sygefraværet. Systematisk metode At arbejde med sygefravær forudsætter, som tidligere nævnt, fokus på både den forebyggende indsats, identificering af årsager og håndteringen efterfølgende. Danske Regioner udgav i april 2007 en pjece Kvalitet i regionerne, ned med sygefraværet. Formålet med denne pjece er at understøtte det systematiske arbejde med sygefravær. I pjecen introduceres en model til det systematiske arbejde med sygefravær. Efter denne model er de tre overordnede mål med indsatserne forebyggelse, identificering og håndtering. Disse mål kan fremmes på tre niveauer: organisationsniveau, afdelings- /gruppeniveau og individniveau. Med modellen synliggøres det, at et centralt koncernprojekt bør fokusere på de mål, der kan nås på organisationsniveau. Det drejer sig om at få synliggjort organisationens holdning og værdier og få vedtaget de relevante politikker at få et systematisk grundlag for den afdelingsvise dialog og få ført de overordnede politikker ud i livet 3 Danske Regioner har efterfølgende udgivet pjecen Op med nærværet som ligeledes sætter fokus på arbejdet med trivsel og herunder også sygefraværet. Ovennævnte synliggør behovet for en strategisk indsat i arbejdet med nedbringelsen af sygefraværet ud fra en teoretisk funderet, systematisk tilgang. 2 Se kronik af Merete Labriola og Thomas Lund Offentligt sygefravær er overdrevet bragt i Politikken marts Se Kvalitet i regionerne ned med sygefraværet, Danske Regioner, april 2007 Side 8 af 8