Referat af generalforsamling afholdt den 9. April 2011 i. ejerforeningen Dayz Rønbjerg

Transkript

1 Referat af generalforsamling afholdt den 9. April 2011 i ejerforeningen Dayz Rønbjerg Ad. 1: Valg af dirigent. Bjarne Rasmussen forslået og valgt Ad. 2: Bestyrelsens beretning om det forløbne år. Nils gennemgik kort den på forhånd udsendte beretning. Spørgsmål til beretningen: Hvordan skal leje opgives på selvangivelsen? Nils: Skal opgives som kapitalindkomst, eksempel kommer på ejerforeningens hjemmeside. Der blev kommenteret at rengøringen ikke var tilfredsstillende og man mener de bruger for lidt tid, hvad bliver der gjort ved det? Søren: Vi modtager meget få klager på rengøringen, men håndterer dem vi får. Fra ejerne har jeg ikke modtaget klager, derfor undrer det mig meget hvis der skulle være et problem. Fremadrettet kan henvendelser på rengøring mailes til sks@dayz.dk. Problematikken vedr. rengøringen kan ligge i at opfattelsen af hvad rengøringen skal indeholde er forskellig fra person til person. Vi tjekker selv ca. hver 5. hus, og er generelt tilfredse med det arbejde Art leverer Pr. 1/8 vil det være ansatte i Dayz regi der forestår rengøringen. Endvidere blev det kommenteret at rengøringen burde give besked til receptionen, hvis der er røget i huset, her må man så vurdere om gæsten skal faktureres. Dog mener Søren at man skal passe på med at fakturer gæsterne, da det kan gøre de ikke kommer igen. Receptionen vil fremadrettet præciserer kraftigere overfor gæsterne at det er ikkeryger boliger. Hvor meget af området er helt færdigt i forhold til overdragelsen til ejerforeningen? Nils: Der er lidt hængepartier, men disse bliver udbedret snarest. Bl.a. arbejdes der på belysningen i gade 5 og 6, som skulle være på plads i løbet af et par uger. Ejerforeningen kommer ikke til at hæfte for fejl og mangler der også var kendt før overdragelsen.

2 Vedligeholdelse af vinduer er det ejerforeningen eller den enkelte ejer? Nils: Det er lidt af en gråzone, men som udgangspunkt er det ejerforeningen der vedligeholder ved punktering, råd, udv. maling og lign. Hvordan differentierer vi ved afstemning på de forskellige boligtyper? Der blev diskuteret lidt hvordan det skal gribes an, hvis det der skal stemmes om sager der kun vedrører en hustype Såfremt det kun er denne hustype der skal stemme om det kræver det en ændring af vedtægterne. Alternativt kan man opfordrer de der ikke er vedrørt om at stemme blankt. Ad.3: Årsregnskab. Jens Peter gennemgik det på forhånd udsendte regnskab, med en kommentar om at regnskabet er lidt anderledes end forventet da alle huse ikke er solgt. Kommentarer: Er det den reelle elpris vi betaler? Søren: Ja, det er den pris energinord opkræver. Der savnes en vedligeholdelsesfond, dette blev diskuteret men der blev ikke taget nogen beslutning herom. Der blev spurgt på flere tv-kanaler: Søren: Gæsterne er tilfredse med dem vi har så det holdes der fast i indtil videre. Der er naturligvis enkelte gæster der ønsker en større TV pakke, men sammenholdt med den udgift der vil blive pålagt ejerforeningen vurderer jeg sammen med bestyrelsen at det på nuværende tidspunkt ikke vil være attraktivt. Der kan i Bowling ses de kanaler der viser landskampe i fodbold med mere. Der burde kigges på renovationen: Jens Peter: Vi har haft fat i Marius Pedersen således der kun tømmes efter behov. Regnskab godkendt. Ad.4: budget. Jens Peter gennemgik det på forhånd udsendte budget, med en kommentar om at indtægterne er hævet til kr i stedet for dette grundet udvendigt vedligehold som sikkert stiger.

3 Der vil blive tegnet ny forsikring. Spørgsmål til budget: Der blev spurgt til om dækningen på indbo er uændret? Nils: den er steget lidt, det samme gælder selvrisikoen informationer kommer på ejerforeningens hjemmeside. Er der tale mandskabstimer eller round up til områdevedligeholdelse? Bent: Begge dele. Det blev kommenteret at round up er skadeligt og at man bør undgå at bruge dette. Meget delte meninger om dette, bestyrelsen tager emnet op. Budget godkendt. Ad.5: Valg af medlemmer til bestyrelse. Bjarne Rasmussen indstillet og valgt. Ny bestyrelse: Nils Overgaard Egon Vingtoft Jens Peter Krejberg Per Bach Bjarne Rasmussen Ad.6: Valg af suppleanter. Lars Jensen meldte sig og valgt. Nye suppleanter: Lars Jensen Kirsten Plougheld Ad.7: Valg af revisor.

4 Revisionsselskabet Martinsen modtog genvalg. Ad.8: behandling af indkomne punkter. Bestyrelsen har flg. til afstemning: 1. Bestyrelsen ønsker ændring af 11 i vedtægterne: I 11 ønskes følgende ændret: Hvert år afgår 2 medlemmer af bestyrelsen. Disse kan genvælges Nyt forslag: I ulige år afgår 2 medlemmer af bestyrelsen og i lige år afgår 3 medlemmer af bestyrelsen. Disse kan genvælges Jeg stemmer (sæt kryds): Ja: Nej: Blank: 2. Bestyrelsen ønsker afstemning om udvidelse/renovering af træ-terrasser på have siden for A, AA og AAX husene. Disse vil ca. kunne blive 1m længere og ca. ½-1m bredere. Prisen vil være ca ,- kr. pr. hus. Det vil stadig være det samme bord som hidtil og der vil formodentlig ikke være plads til et rigtigt bord til det antal personer som huset er beregnet til. Jeg stemmer (sæt kryds): Ja: Nej: Blank: 3. Bestyrelsen ønsker afstemning om indkøb af Cafesæt med til terrassen ved indgangen. For fiskerog A-husene er det 4 stole og et bord og for øvrige er det 8 stole og 1 bord. Pris ca ,- kr. alt efter hustype. Jeg stemmer (sæt kryds): Ja: Nej: Blank: Spørgsmål til afstemningen: Er der tænkt på byggetilladelse og evt. ændring af BBR i forbindelse med udbyggelse af terasser? Nils: Nej der er ikke undersøgt noget, da afstemningen blot skal give en forhånds tilkendegivelse af at vi kan gå i gang med at hente tilbud osv. Hvem skal betale? Nils: Det skal ejerne selv der skal betale.cc/bc husene har også selv betalt deres. Hvordan skal terasserne laves? Nils: Hvis det bliver vedtaget vil der blive lavet forskellige forslag. CC/BC-husene ønsker ikke cafe-sættene da disse ikke er velegnet til at stå på græsset, her bruger de borde/bænkesæt i stedet. Med hensyn til cafesæt, hvordan håndteres det når de flyver rundt i området pga. blæst? Søren: Centerets teknikere sørger for at samle ind og sætte på plads. Resultat afstemning:

5 1. 92 % ja, vedtaget % ja, ej vedtaget( vedligehold tages med i vedligeholdelsesplanen) 3. 55,3 % ja, ej vedtaget. Disse forslag eller nye kan tages op igen til næste generelforsamling. Ad. 9: eventuelt. Bliver træerne beskåret, nogle af dem skygger for solen? Bent: der bliver kigget på det, er allerede i gang rundt omkring Bliver der gjort noget for højere lejeindtægt/indtægtsredulering? Søren: Hver år til august sender vi forslag til nye formidlingsaftaler, kan disse ikke accepteres af gælder aftalen fra året før. Fordelingen af indtægten mellem center og husejer er fast indtil Det er vigtigt den enkelte husejer ikke kun fokuserer på hvad jeg får og vi får, men om den samlede indtægt for huset er tilfredsstillende for både husejer og centeret, således vi kan udvikle centeret og skabe nye aktiviteter der sikrer fortsæt vækst og udvikling på Rønbjerg. Vi er i samme båd, og størstedelen er vores indtægter går til drift og udvikling af centeret. Der er konstateret difference ml. hvor meget de enkelte ejere får udlejet deres boliger hvad skyldes det? Søren: Der har været en fejl vedr. tildeling af bookinger i vores bookingsystem, der er nu taget vare på dette og vi har fuldt fokus på at rette fejlen. Inden 1/9 vil bookingfordelingen være ensartet. Der skal dog siges at der kan være en differentiering ml. huse med og uden husdyr. Og hvis man har mange ejerophold i højsæsonen. Ejerbookinger tæller ikke med.

6 Pr.1. april tildeles husene først ca. 20 dage inden ankomst dette for at få en større fleksibilitet i forhold til gæstens ønsker og mulighed for at undgå huller i udsolgte perioder. Belægningen for hver hustype offentliggøres på hjemmesiden. Bookingreglerne for ejer er al for strikse kan der gøres noget? Søren: Måske kan det laves om, men der er mange årsager til det forholder sig sådan bl.a. for at et ønske om at sikre at de enkelte ejere ikke driver udlejningsvirksomhed. Vi er dog villige til at kigge på dette, når det drejer sig om ejer spærringer udenfor højsæson og weekender. Et forslag om at rykke datoen for sidste frist af ejer spærringer vil blive drøftet på næste bestyrelsesmøde. Hvordan med glasvægge i bad i gade 7? Søren: De der vil have en glasvæg i stedet for bruseforhæng skal bare henvende sig til mig. Ejerskabe i gade 7? Søren:Vi arbejder på en løsning Kommer der flere p-pladser ved svømmehal? Søren: Det er et positivt problem, vi følger situationen og skulle det bliver nødvendigt må vi få lavet flere p-pladser. Ejerforeningen blev foreslået at installere varmevekslere til at bringe energiforbruget ned. Hus 217, ærgerlig over nedstemning af havemøbler.

7 Forslag til at formidlingsaftalen/udlejningaaftalen skulle til forhandling når tid var. Hus 626, forslog forum på ejerforeningens hjemmeside Hus 314 Spurgte på renoveringsstatus, søren kommenterede at der den 15/11 sammen med ejer afregningen blev udsendt brev om at boligerne var gennemgået og færdigmeldt fra centerets side. Fælles opbevaringsrum til ejernes større ting, evt. cykler mm., søren oplyste at vi vil undersøge muligheder få at skabe noget rum til opbevaring, som den enkelte ejer kan leje, dog er der ikke lige nogle oplagte steder, men vi kigger på det. Der ønskes at al kommunikation fra administrationen foregår pr. . Ved annullering af ophold vil ejerne meget gerne have en mail, men det burde begrænse sig, nu da vi først tildeler 20 dage før ankomst. Der takkes for ejerskabet. Tak og stor ros til bestyrelsen for deres store arbejde. Nils slutter af.