Referat. 4. EPJ-styregruppemøde 15.september 2003, Amtsgården mødelokale 4

Transkript

1 EPJ-sekretariatet 24. september 2003 J.nr. - henl Referat af 4. EPJ-styregruppemøde 15.september 2003, Amtsgården mødelokale 4 Mødedeltagere: Direktør Niels Mortensen, Fyns Amt [Formand] [NM] Områdedirektør Jens-Otto S. Jeppesen, OUH [JOJ] - indtil kl 14 Cheflæge Peder Jest, SHF [PJE] IT-chef Ole Wintoniak, Amtsgården [OW] Informatikchef Jens Ole Henriksen, OUH [JOH] IT-chef Svend Ulka Petersen, SHF [ULKA] Adm. overlæge Søren Jakobsen, afd. G, SHF, [SOJA] Oversygeplejerske Lisbeth Jensen, afd. M, SHF [LHJE] Adm. overlæge Sten Grove Thomsen, afd. D, OUH [SGT] - afbud Centerchef Inge Skov Andersen, Patientcenter Rød, OUH [ISA] IT-koordinator Bjarne Hjorth, Røntgen afdelingen, OUH [BJH] Vicekontorchef Tove Lehrman, FynCom [TLE] EPJ-konsulent Lone Tynan, EPJ-sekretariatet [LTY] EPJ-konsulent Niels Larsen, EPJ-sekretariatet [NILA] EPJ-konsulent Henrik Lindholm, EPJ-sekretariatet (referat) [HENL] Dagsorden: 1. Velkomst og indledning til mødet 2. Godkendelse af referat fra sidste møde 3. Meddelelser 4. Beslutning: Projektplan 5. Beslutning: Projektøkonomi 6. Beslutning: Projektorganisation 7. Beslutning: Udbudsprocessen 8. Informations- og kommunikationsstrategi 9. Eventuelt EPJ-sekretariatet Vilhelmskildevej 1E 5700 Svendborg Telefon henl@epj.fyns-amt.dk Internet:

2 - 2 - Ad pkt. 1 Velkomst og indledning til mødet - Ad pkt. 2 Godkendelse af referat fra sidste møde Referatet godkendt. Det blev besluttet at fremtidige styregruppereferater automatisk godkendes hvis ikke der gøres indsigelser inden otte dag fra udsendelse. Efter godkendelse lægges referatet så vidt muligt på projektets hjemmeside i pdf-format. Ad pkt. 3 Meddelelser 3.a. Hjemmesiden 3.b. Kick-off: 3.c. Leverandørmøder 3.d. Amtsrådsforeningen 3.e. Orientering 3.f. Orientering Projektets hjemmeside er nu færdig og ses på Godkendt materiale vil i videst mulig omfang blive lagt på hjemmesiden. Der afholdes Kick-off d. 8. oktober i Amtsrådssalen. Kick-off er opdelt i to halvdele, formiddagen (kl.: 09:30 12:00) alene for projektdeltagerne og eftermiddagen (kl.: 12:00 14:30) også for de relevante ledelsesniveauer og interessenter i projektet. Henrik Lindholm orienterede om, at leverandørmøderne i juni er gennemført, og med godt resultat. Det var indtrykket, at leverandørkredsen fandt møderne relevante og gode, og for EPJ-projektet har det bragt adskillige input. Et sammendrag af møderne ses på hjemmesiden dette sammendrag er dog renset for leverandørspecifikke informationer. Niels Mortensen orienterede om at der d.19. september er møde i Amtsrådsforeningen om EPJ om status på den fællesamtslige strategi, handleplaner med mere. Statusnotat fra dette arbejde vil blive lagt på hjemmesiden. Bjarne Hjort reklamerer for ny hjemmeside for digital radiologi og integration til andre hospitalssystemer. Jens Otto Jeppesen orienterede om, at der er et samarbejde i gang mellem Rigshospitalet, Århus Universitetshospital og Odense Universitetshospital om nye standarder indenfor intensiv-moduler. JOJ foreslår at en person fra afdeling V indgår i EPJ-projektorganisationen således der skabes sammenhæng. Ad 4: Projektplan Den fremsendte projektplan blev gennemgået af Lone Tynan (Projektplan beskrivelse v0.7.doc). De fem hovedaktiviteter i projektet blev fremhævet; dannelse af projektorganisation, budget for projektet, gennemførelse af udbud, pilotimplementering og påbegyndelse af drift. I forlængelse af aktiviteterne blev specielt fremhævet at udpegning af projektorganisationen er kritisk for at kunne overholde de øvrige aktiviteter i planen.

3 - 3 - I forhold til den foreliggende plan mener Niels Mortensen at man skal overveje at inddrage Sygehusudvalget på et tidligere tidspunkt. Det kunne f eks. være godkendelse af at der indgås kontrakt med to leverandører. Begrundelsen er, at der ikke skal ske meget uforudset i projektet før at den planlagte tidstermin skrider. Niels Mortensen og EPJ-sekretariatet undersøger øvrige muligheder i forhold til øvrige bindinger. Udbudsbekendtgørelsen kan udsendes når det er praktisk muligt. Lisbeth Jensen og Inge Skov Andersen påpeger, at det kan være en god ide at inddrage medarbejdere fra de to pilotafdelinger fra Odense Universitetshospital. Styregruppen godkendte den fremsendte projektplan, der således vil være styrende for EPJprojektets aktiviteter. Herunder blev det også godkendt at der senest primo 2004 udpeges to afdelinger på Odense Universitetshospital til pilotimplementering Ad 5 Projektøkonomi Niels Larsen gennemgik de fremsendte notater om projektøkonomi (EPJ strategi budget v doc og EPJ-strategi økonomi bilag v xls ). For anlæg og drift gælder at omkostninger er estimeret over ti år, økonomi til EPJ-moduler er fastlåst i fem år, afskrivning på drift og genanskaffelse er indregnet, nødvendige udvidelser er estimeret i forhold til medarbejdere og teknik, samt drift af MediCare i Sygehus Fyn. I forhold til de organisatoriske omkostninger gælder, at omkostningerne til projektorganisationen er indeholdt i budgettet, at den grundlæggende og funktionelle uddannelse samt etablering af støtteorganisation på Odense Universitetshospital er indeholdt, og endelig at den funktionelle uddannelse i Sygehus Fyn vedrørende det nye system også er indregnet. Niels Mortensen fremhævede, at det er vigtigt at bemærke hvad der ikke er med; bygningsmæssige investeringer og inventar. Desuden er der ikke afsat midler til undervisningslokaler hvilket skal tages op snarest, da det er en kritisk faktor. De aftalte EPJ-midler kan ikke dække budgetforslaget. Det er derfor nødvendigt, at Odense Universitetshospital og Sygehus Fyn medfinancierer. Budgettets størrelse betyder, at der ikke er flere midler på kontoen til IT, hvilket bl.a. betyder at der pt. ikke er midler til digitalisering af røntgen. Niels Mortensen fremlægger budgetforslaget til drøftelse på Fælles Områdeledelsesmøde før fremlæggelse i Sygehusudvalget. Jens Otto Jeppesen mener at omkostninger fordelt på en tiårig periode er urealistisk og at posten til frikøb af medarbejdere til uddannelse er meget stor. Peder Jest kan fra den igangværende udrulning i Sygehus Fyn fortælle at den del som sygehusområderne selv skal bære er af betragtelig størrelse, erfaringen er, at man skal regne kr pr. arbejdsplads før epj kommer. Styregruppen godkendte det fremsendte budgetforslag, herunder at udgifter til medarbejdere der er udpeget til EPJ-projektarbejdet finansieres via den fælles projektøkonomi. Endvidere besluttes at budgettet fremlægges for Sygehusudvalget d. 7. oktober Finansieringen af projektet arbejder Niels Mortensen og økonomifølgegruppen.

4 - 4 - Ad 6 Projektorganisation Henrik Lindholm gennemgik det fremsendte notat om projektorganisation (Projektorganisation v doc). Projektorganisationen er på plads, - for så vidt angår EPJ-styregruppe, EPJsekretariat og lokale EPJ-grupper på hhv. Odense Universitetshospital og i Sygehus Fyn. Udpegelse af deltagerne til de 15 foreslåede projektgrupper er i gang, det er et stort arbejde og er ikke færdigt. I notatet foreslås at projektgruppedeltagerne gennemgår et kompetenceopbygningskursus, hvor områderne sundhedsinformatik, arbejdsgangsanalyser, projektarbejde og uddannelse i test, evaluering og kvalitetsstyring indgår. Kursusdagene strækker sig fra sidst i oktober 2003 til midt i februar 2004, og har som formål at styrke projektdeltagerne i deres arbejde i projektet. Projektorganisationen foreslås delt i to i efteråret 2003; en ekspertgruppe og den almindelige projektorganisation. Ekspertgruppen har til opgave at fremstille en grov skitse til en kravspecifikation som projektgrupperne overtager medio november Ekspertgruppen opløses derefter, og projektgrupperne foretager det øvrige arbejde med færdiggørelse af kravspecifikation, tilbudsvurdering, systemevaluering, indstilling og forberedelse af pilottest. EPJ-sekretariatet har haft møde med de to områdeledelser samt Niels Mortensen og Ole Wintoniak på Amtsgården. På møderne har man påtaget sig institutionsansvaret for projektledelsen af de 15 projektgrupper, som foreslået i notatet. Efterfølgende er der aftalt ændringer i hhv. Uddannelsesgruppen og Informations- og kommunikationsgruppen, se bilag 1. Niels Mortensen ønsker, at der tilføjes en økonomigruppe til den skitserede projektorganisation, se bilag 1, side 6. Til denne skal udpeges et medlem fra hhv. Odense Universitetshospital og Sygehus Fyn tillige med Sundhedssekretariatet og EPJ-sekretariatet. Generelt var det EPJ-styregruppens opfattelse at projektorganisationen er stor og det bliver en stor og vanskelig opgave at få frigjort det antal personer det drejer sig om. Især påpeges det som vanskeligt at få frigjort medarbejdere til kompetenceopbygningen, hvor der lægges op til, at en dags undervisning også kræver en dags forberedelse. Styregruppen er samtidig enig i, at modellen er god og nødvendig for at kunne gennemføre projektet. Peder Jest mente, at det kan være svært for ledelserne at afse så mange ressourcer i form af kvalificerede folk. Der var diskussion at om hvorvidt ambitionsniveauet var for højt, til hvilket Niels Mortensen fastslog at såvel mål som ambitionsniveau er fastlagt og ikke er til diskussion. Projektet er en del af aftalen mellem regeringen og amterne, og har derfor topprioritet. Ole Wintoniak rejste spørgsmål om, hvilken støtte man kan hente hos EPJ-sekretariatet i de forskellige faser og hvilke krav der er derfra. Kan man forvente bistand, faglig sparring eller lignende. Tillige rejstes spørgsmålet om, hvilke muligheder der er for at tilkøbe hjælp. Vedrørende bistand deltager EPJ-sekretariatet direkte i nogle af gruppernes arbejde for at støtte processerne der og bidrage med supplerende viden og erfaring. Endvidere koordinerer EPJ-sekretariatet søjlerne og laver indholds- og processparring i det omfang det er muligt. Mulighederne for tilkøb af hjælp fremgår detaljeret af budget-udkastet og budgetnotatet. Det er forventningen at projektlederne styrer processerne i de respektive projektgrupper i henhold til de mål mm der er fastlagt i kommissoriet for den enkelte gruppe.

5 - 5 - Efter lang diskussion godkendte Styregruppen notatet, med den tilføjelse at en økonomigruppe skal tilføjes. Styregruppen godkendte endvidere at da EPJ-sekretariatet kan oprette de skitserede 15 grupper som beskrevet i vedlagte bilag 1, side 6, og styregruppens formand i samarbejde med de lokale EPJ-grupper får kompetence til at sammensætte den endelige navneliste. Endvidere kan der laves kontrakt med projektdeltagerne, som skitseret i notatets bilag. Endelig kan ekspertgruppen også dannes som beskrevet i notatet. Ad 7 Udbudsprocessen Niels Larsen gennemgik det fremsendte notat om udbudsproces (Udbudsproces beslutningsnotat v doc). Som tidligere besluttet, gennemføres processen som begrænset udbud og det forventes at udbudsbekendtgørelsen udsendes primo oktober. Det forventes at leverandørerne kan være udpeget og prækvalificeret i løbet af november Væsentlige aspekter i planen er dels, at der åbnes mulighed for at indgå kontrakt med to leverandører, og dels, at der arbejdes med en fast pris over fem år. Efter kontraktindgåelse foretages en evaluering af de to systemer, og den tabende leverandør kompenseres med kr for indsatsen. Styregruppen godkendte notatet, herunder at udbudsbekendtgørelsen udsendes primo oktober og tilbuds- og evalueringsprocessen gennemføres som beskrevet i notatet. Endvidere godkendte styregruppen at der indgås kontrakt med to leverandører, og at der ydes efterfølgende kompensation til den part som får ophævet sin kontrakt. Ligeledes godkendtes at prisen for udbuddet lægges fast på forhånd, samt at udbudsprocessen indstilles til godkendelse af Sygehusudvalget d.7. oktober Ad 8 Informations- og kommunikationsstrategi Lone Tynan gennemgik det fremsendte notat (Information og kommunikationsstrategi v doc) der beskriver den overordnede kommunikations- og informationsstrategi for projektet. Notatet beskriver hvad der skal kommunikeres til hvem, hvornår og ved hjælp af hvilke medier. Ole Wintoniak mener at notatet skal udvides til at omfatte håndtering af medudvalg, Sygehusudvalg med mere. Notatet godkendtes med denne tilføjelse, som skal indarbejdes. Ad 9 Eventuelt Mødedatoer for 2004 skal aftales. Følgende blev besluttet: Mandag den 12. januar kl Mandag den 29. marts kl Mandag den 14. juni kl Mandag den 6. september kl Mandag den 22. november kl (Møderne er efterfølgende booket i Groupwise)

6 - 6 - Bilag 1 Projektorganisationen Antal: 5 Antal: 5-6 Antal: 6 Plac.: SHF Antal: 13 Plac.: SHF Antal: Antal: 5-6 Antal: 5-6 Antal: 6 Antal: 8 Antal: 10 Plac.: SHF Plac: OUH Antal: 3