Referat fra FMK-datakonsulentmøde

Transkript

1 Forskerparken 10 DK-5230 Odense M Telefon: Mobilnr: Mail: ibs@medcom.dk Dato Vor ref. IBS Referat fra FMK-datakonsulentmøde Tidspunkt: Onsdag den 4. maj 2016 Sted: Deltagere: Fraværende: MedCom Lars Ole Larsen, Region Nordjylland Annie Høgh Nielsen, Region Midtjylland Hanne Damgaard Jensen, Region Midtjylland Lenike Gilhøj Vemmelund, Region Syddanmark Thomas Steen Nielsen, Region Sjælland Jeanette Jonna Andersen, Region Sjælland Per Veng Jensen, Region Hovedstaden Helle Balle, Sundhedsdatastyrelsen (video) Alice Kristensen, MedCom Karina Hasager Hedevang, MedCom Iben Søgaard, MedCom (referent) Heidi Kudsk, Region Nordjylland Bo Christensen, Region Syddanmark Susanne Fransen, Region Syddanmark Henrik Nørregaard, Region Hovedstaden Finn Roth Hansen, Region Hovedstaden Katrine Willumsen, Region Hovedstaden Marianne Nielsen, MedCom Referat: Velkomst, præsentation og beskeder v/alice Alice byder velkommen. Helle Balle fra SDS deltager via video under punktet fra SDS.

2 Kort gennemgang af dagsordenen. Status fra MedCom v/alice o Status på certificering, FMK Alice præsenterer status for lægesystemernes certificering. Version lukker pr. 31/5. Hovedstaden bliver klar med ny version 2/6, så version holdes formentlig åben til 2/6. MedWin skal testes til version den 10/5. MyClinic er meget tæt på at være godkendt til version o Inaktive læger i datakonsulentudtrækket MedWare har lavet en ekstra kolonne i datakonsulentudtrækket, så der er plads til et ekstra CVR-nummer, da nogle læger har koblet deres certifikater til et andet CVRnummer end det, klinikken i øvrigt bruger. Det aftales, at datakonsulenterne en gang om måneden tjekker datakonsulentudtrækket for inaktive læger og meddeler Alice, hvis der er et ekstra CVR-nummer, der skal tilføjes. Alice undersøger, om der kan laves noget automatik, som sendes til datakonsulenterne. I statistikken skal Afstemninger ændres til Ajourføringer. En FMK-konsultation tæller med i statistikken, hvis en eller flere af følgende parametre indgår. Selv om flere parametre indgår, tæller den kun som én konsultation: - Opret lægemiddelordination - Pausering af lægemiddelordination - Ophæv pausering af lægemiddelordination - Opdatér lægemiddelordination - Seponér lægemiddelordination - Afseponér lægemiddelordination Opfordring fra Hanne til at give lægerne deres statistiktal. I Region Midtjylland er lægerne rigtig glade for det. Thomas laver et udtræk, hvor der er en procentangivelse ved ajourføringerne. Det kunne være fint at få med ud i datakonsulentudtrækket. o Fremadrettet brug af opsamlingsfunktionen hos MedCom Mariannes stilling har indtil den 30/4 været finansieret af Danske Regioner. Marianne er blevet forlænget i MedCom indtil den 31/ MedCom har holdt møde med Danske Regioner. Funktionen skal tydeliggøres og være mere klart defineret. Hidtil har man brugt funktionen til kvantificering. Fremadrettet skal der mere fokus på ukorrekt brug. Funktionen skal tænkes ind i governancestrukturen for FMK-programmet. Funktionen skal indgå som en mere integreret del af FMK-teamet, have udbygget og videreudviklet FAQ en med henblik på videndeling og erfaringsudveksling. Det skal sikres, at opsamlingsfunktionen ikke bliver en supportfunktion ved at tydeliggøre arbejdsdelingen med de eksisterende supportfunktioner i FMK-sammenhæng. Hanne foreslog på MedCom10-temadagen, at denne gruppe skulle udvides med 2

3 risikomanagere i forhold til almen praksis. Alice spørger, om de i alle regioner har et formaliseret samarbejde med risikomanagerne. Vi tager spørgsmålet op igen under regionsrunden. Status fra SDS v/helle Balle. Deltager på video fra o Roadmap, proces Roadmap har været i høring. SDS skal kigge på høringssvarene. Generelt synes parterne, man skal gå i takt, men med mulighed for udsættelser for enkelte. Der var FMK-styregruppemøde i går, hvor emnet blev behandlet. Lægesystemleverandørerne har knoklet for at overholde tidsfrister, men regionerne kan ikke overholde fristerne. Helle fortæller, at version ikke lukker 31/5, men så snart Region Hovedstaden er ovre den 2/6. Selvfølgelig afhængig af, om MedWin også er klar 2/6. o Apotekersnitflade Apotekersnitfladen i version er SDS ved at være færdig med, og den skal alle apoteker på inden 1/ Andre kan indtil videre ikke gå på version 1.4.6, idet det er apotekerne, man har fokus på, og man vil kunne tilrette lidt i snitfladen undervejs. En dosisløsning skal apotekerne have implementeret inden udgangen af Vi har faktisk allerede nu en o.k. løsning til dosisdispensering, hvis blot alle parterne bruger det optimalt. Man er i gang med en beskrivelse af optimal håndtering af dosisdispensering i den nuværende løsning både set fra sygehusside og fra praksisside. Man skal selvfølgelig undgå papir- og telefonrecepter. Helle har ikke nogen statistik på, hvor meget apotekerne bruger muligheden for at gå på FMK-online. o Borgerrettet FMK SDS har færdigudviklet snitfladen, så borgere selv kan gå ind og privatmarkere medicin. Er i dialog med sundhed.dk i forhold til løsningen. Borgere får ligeledes mulighed for at lave receptfornyelsesanmodning på samme måde som kommunerne. Det betyder, at borgere kan bede om fornyelse på alt, hvad der står af aktive ordinationer på FMK. Det betyder, at lægen skal være ekstra opmærksom på, at det kun er aktuelle ordinationer, der står på FMK. Forventningen er, at løsningen bliver tilgængelig via sundhed.dk, men ellers bliver det muligt via FMK-online til næste år. Af FMK vil det fremgå, at der er sendt en anmodning (enten fra kommunen eller borgeren). o datoer/tidspunkter Da kommunerne kom på FMK, blev det meget tydeligt, at tidspunkter i FMK kunne være svære at tolke. Regionerne har indsat tidspunkter på alt, selv om det var meningen, at man kun skulle angive tidspunkter, hvor det har en klinisk betydning. Mange parter bruger FMK som et administrationsmodul, men det er indtil videre kun et ordinationsmodul. Man har derfor valgt i version at fjerne tidspunkter, men det er en stor udfordring at få mappet alle de tidspunkter over, som ligger i de tidligere 3

4 versioner. Lige nu er man ved at trække nogle data på, hvor mange ordinationer der egentlig ligger, hvor tidspunktet rent faktisk har en afgørende betydning. o Ny bemyndigelsesservice Leverandørerne kan lave en integration, så man ikke behøver at gå på FMK-online for at bemyndige personale, følge op og pille folk af igen, men kan gøre det i eget system. Lige nu gælder en bemyndigelse i 100 år, men det bliver lavet om til 2 år (fra deres fødselsdato). Det betyder, at lægerne skal følge op på deres bemyndigelser og sørge for at forlænge dem, inden de løber ud. Systemerne må gerne lave integrationen, så de får pushet en påmindelse. Servicen er parat nu. Det er ikke noget krav til leverandørerne. Man kan stadig styre det via FMK-online. Der er lidt usikkerhed om, hvorvidt det er muligt at logge ind med et erstatningsydernummer for at bemyndige personale, inden en klinik er startet op. Helle hører, at der er problemer med dosisdispensering, men hun er ikke klar over, hvad problemet er. Lenike bemærker, at det ikke er en større udfordring i dag, end det var før FMK. Det handler om at tale sammen, og der stadig er nogle manuelle arbejdsgange. Karina bemærker, at hvis det er usikkert, skal man ikke for alt i verden have borgeren på dosisdispensering. Annie spørger, om en bemyndiget person, som ikke er blevet slettet ved fraflytning, kan logge ind og arbejde i et nyt lægehus under sin gamle bemyndigelse. Det kan de i nogle tilfælde godt. Lægen har dog også mulighed for at begrænse bemyndigelsen til kun at arbejde under et specifikt CVR-nummer. Status fra MedCom v/karina o FMK i kommunernes hjemmepleje Karina giver status på kommunernes implementering af FMK. Der er hentet godt kort ned af et forventet antal på godt Det forventede antal er dannet ud fra indmeldinger fra kommunerne om, hvor mange borgere de har medicinhåndtering på, og det er muligt, at tallet skal justeres, så det forventede antal er lidt højere. MedCom har hidtil brugt meget tid på de regionsvise netværksmøder for de kommunale projektledere + andre parter, men disse møder vil ikke blive afholdt i MedCom-regi fremover. MedCom deltager dog gerne i dialogmøder i kommunerne eller møder, der bliver planlagt regionalt. MedCom har en kommune-erfa-gruppe med repræsentanter fra 10 kommuner. Denne gruppe vil fremover være MedComs sparringspartner i forhold til alle kommunerne. Der vil blive afholdt møder 4 gange årligt. Herudover har MedCom en EOJ-leverandørgruppe med repræsentanter fra EOJleverandørerne samt 5 kommunale repræsentanter. MedCom vil ligeledes sikre, at der er kommunal repræsentation i end2end-test. Der er bl.a. planlagt en kæmpe end2end-test i efteråret med alle systemer, som regionerne inviterer til. Opsamlingsfunktionen er en løbende opgave. 4

5 Karina gennemgår kort den nye governancestruktur for FMK-programmet og FMKsystemforvaltningen. Her vil MedCom sikre, at der sidder kommunal repræsentation i relevante grupper enten i kraft af en KL-repræsentant, en MedCom-repræsentant eller en kommunal repræsentant. Herunder skal socialområdet også tænkes ind. Der foreligger kommissorier for alle grupperne i den nye governancestruktur, og kommissorierne blev godkendt på FMK-styregruppemøde i går. Nu skal alle parter så udpege repræsentanter til alle grupperne. Planen var, at de første møder skulle afholdes her i 2. kvartal, men man vurderer, at udpegningen til grupperne ikke kan ske så hurtigt, så der er en forventning om, at alle grupper har afholdt første møde senest 30/9. Det er SDS, der har sekretariatsbetjeningen af alle grupper. Karina synes, det kunne være relevant, at datakonsulenterne havde en plads i den Regionale projektledergruppe, som dog ikke er tegnet ind i den nye governancestruktur, men meningen er, at den skal fortsætte. Karina prøver at foreslå Lene Ærbo, at datakonsulenterne skal have 1-2 pladser. Datakonsulenterne har møde næste gang den juni. Karina har sendt forespørgsel til SDS. Har desværre ikke fået svar endnu. Karina gennemgår en række udfordringer for kommunerne med FMK se præsentation! Sammen med referatet sender vi oversigt over lægesystemernes implementering af automatisk overførsel af leveringsoplysninger ved receptfornyelse. I forhold til overdragelse af behandlingsansvar fra sygehus til praktiserende læge, har man i Region Sjælland talt om, at der er behov for fokus på, at specialafdelingerne i højere grad får overdraget behandlingsansvaret til egen læge via epikrise og behandlingsplan. Kommunerne er på version 1.4.0, som lukkes ved udgangen af o FMK på social- og misbrugsområdet Der er i økonomiaftalen for 2016 afsat penge til et analyseprojekt af FMK på social- og misbrugsområdet. Analyserapporten skulle danne grundlag for de kommende økonomiforhandlinger mellem KL og regeringen. Analyserapporten når dog ikke at blive klar til økonomiforhandlingerne. Det betyder dog blot, at kommunerne ikke vil blive forpligtet nu og her. Der er nedsat en arbejdsgruppe med deltagelse fra SDS, KL og MedCom. Næste møde i gruppen afholdes den 6. juni Det er et eksternt konsulentfirma, der udarbejder analyserapporten. Der vil blive udsendt survey til alle bosteder samt misbrugs- /rusmiddelcentre. På den måde vil man få opdateret overblikket over det digitale landskab. Den 31. august vil der blive afholdt workshop vedr. FMK på socialområdet, og den 6. september vil der blive afholdt workshop vedr. FMK på misbrugsområdet. MedCom og SDS har besøgt et børneaflastningscenter i Københavns Kommune og et rusmiddelcenter i Gladsaxe Kommune. Status, aktiviteter og udfordringer fra regionerne v/datakonsulenter 5

6 o Hvordan er I organiseret hvilken afdeling tilhører I? Region Sjælland: Er ansat af PLO-puljemidler. Fysisk placeret i regionshuset i Sorø. Region Syddanmark: De er 3 datakonsulenter i regionen, men Lenike er den, der arbejder mest med FMK. Region Hovedstaden: Datakonsulenterne (DKO) i Region Hovedstaden er ansat i Center for Sundhed/Enheden for tværsektoriel udvikling. Der er 4 datakonsulenter, der dækker alle yderområder fra fodterapeuter til almen praksis. FMK er et af de områder, der er i deres fokus. Center for IT Medico og Telefoni (CIMT) har ansvar for FMK i hospitalssektoren og har den overordnede projektstyring af FMK-projektet i Region Hovedstaden. Finn sidder med i en styregruppe (indpiskergruppe), hvor fokus er brugen af FMK. 65 % af udskrivningerne er foregået korrekt FMK-mæssigt. Opsøger ikke praksis det har de ikke tilladelse til, men hvis lægepraksis efterspørger det, tager de på besøg. Region Nordjylland: Heidi Kudsk er den konsulent, som i Region Nordjylland hjælper og uddanner almen praksis til brug af FMK. Heidi er tilknyttet Lægemiddelenheden i Nord-KAP. Arbejder derudover som klinisk farmaceut i akutmodtagelsen AUH, hvor hun selv har fingrene i FMK-suppen. Har som farmaceut ikke den tekniske tilgang, men mere øje for anvendelsen, og hvordan lægernes udfordringer kan afhjælpes. Lars Ole har et samarbejde med deres UTH-koordinator, som sidder hos Lars Ole hver mandag. Samarbejdet er ikke formelt. Region Midtjylland: Er ansat i Nære Sundhedstilbud, Kvalitet og Lægemidler. o Hvilke samarbejdsfora deltager I i, internt i regionen og nationalt? Region Sjælland: Deltagelse i KLU, lægelaugsmøder mv. Deltagelse i tværsektorielle medicineringsgrupper. Sidder på samme gang som risikomanageren og hører da lidt i ny og næ. Har ikke et officielt samarbejde, men har talt om, at de skal have noget op at stå. Region Nordjylland: Heidi deltager i Region Nordjyllands tværsektorielle FMK-implementeringsgruppe. Region Hovedstaden: Datakonsulenterne samarbejder med risikomanagerne (UTH er), dels om konkrete sager, der skal undersøges, dels får de FMK-sager fra praksisområdet til orientering. 6

7 Samarbejder med CIMT. Har en datakonsulentrepræsentant i en gruppe, der har til formål at øge korrekt anvendelse af FMK på hospitalerne. Gruppen består hovedsagligt af vicedirektører fra hospitalerne. Datakonsulenterne er også repræsenteret i en tværsektoriel FMK-gruppe for Region Hovedstaden med bl.a. repræsentanter fra PLO, kommuner og hospitaler. Desuden har datakonsulenterne hidtil deltaget i kommunemøderne om FMK. Region Midtjylland: Deltager ved FMK-netværksmøder i Region Midtjylland (kommunerne). Deltager ikke ved møderne i Den tværsektorielle FMK-styregruppe, men bidrager med information dertil. Afholder interne møder i afdelingen med lægemiddelkonsulenter, risikomanager og datakonsulenter. Region Syddanmark: Datakonsulenterne har siden nytår dannet netværk med en FMK-projektleder fra hver sygehusenhed + den regionale FMK-kontaktperson, således at de i det daglige kan sende sager til hinanden for sparring og forbedring = en slags SPOCopsamlingsfunktion. Fx hvis en praksis igen og igen laver dobbeltordinationer, eller hvis en sygehusafdeling igen og igen glemmer at markere udskrevet og/eller ajourføring, så giver de hinanden besked og følger op ift. læring og vidensdeling ude i praksis/på afdelingen. Lenike er også tilknyttet de månedlige FMK-forvaltningsmøder på sygehusene ift. at repræsentere praksis. I marts 2016 har de i Region Syddanmark etableret en tværsektoriel FMK-gruppe til de spørgsmål, der opstår ifm. kommunikation og samarbejde om FMK, som ikke kan løses lokalt eller ved kontakt til egen systemleverandør. Desuden skal gruppen arbejde for fælles udmeldinger om FMK og samarbejde med PKO og UTH. Denne gruppe planlægger desuden at fortsætte med at afholde kommunenetværksmøder i en eller anden form fremover som afløser for MedComs netværksmøder. Læs evt. mere om gruppen her: Datakonsulenterne er med i denne gruppe via Lenike. Datakonsulenterne har indtil nu deltaget i MedComs kommunenetværksmøder desuden har sygehusene også været med på flere af dem. o Hvilke aktiviteter tilbyder I praksis ift. korrekt anvendelse af FMK? Region Sjælland: Undervisning af FMK i praksis. Kursusafholdelse vedr. receptdelen/håndtering af recepter. FMK-kampagne på sygehusene tilrettet slutbrugerne hvordan arbejdes der korrekt med FMK. Oplysninger om deres tilbud ligger på KAP-S hjemmeside, og de har diverse kort og pjecer, som de deler ud. Har ligeledes fokus på de praksis, som har MedWin og skal 7

8 over på Clinea. Når de har været på i en måneds tid, tilbydes de besøg. Region Nordjylland: På praksisbesøgene snakkes der rigtig meget om forståelse for, anvendelse af og ansvar i forbindelse med FMK. Region Hovedstaden: Tilbyder systemspecifikke hands on-kurser i samarbejde med systemleverandørerne. Der udbydes yderligere kurser i efteråret, når FMK v bliver rullet ud. Region Midtjylland: Besøg af datakonsulent til sparring og undervisning i FMK med eller uden deltagelse af lægemiddelkonsulent. Region Syddanmark: Datakonsulenterne tilbyder praksisbesøg efter behov om Den gode anvendelse evt. sammen med en lægefaglig konsulent fra DITeam (lægefagligt konsulentteam, som repræsenterer hvert deres lægesystem). Deltager i kommunernes møder med praksis. Deltager i KLU-møder. Oplæg i DGE-grupper sammen med en lægefaglig konsulent fra DITeam: Gennemgang af begreber og gode råd, fx ift. samarbejdet med kommune og sygehus. Systemvise FMK-ERFA-møder i foråret 2016 for de større systemhuse: Vi sætter fokus på funktionerne i FMK i netop dit lægesystem og ser også på DDV. Der er ikke lige p.t. en plan for de mindre systemhuse, men de overvejer i samarbejde med DITeam at udsende et tilbud om praksisbesøg specifikt til dem. o Hvordan sikrer vi videndeling og erfaringsudveksling mellem datakonsulenter og MedCom? Thomas: Det kunne give mening, hvis MedCom nogle gange deltog på deres tværsektorielle møder. Lenike: Det har været et givtigt møde i dag, men måske er der brug for mere generel orientering omkring MedCom10 til datakonsulenterne. MedCom tager den med i intern proces. RH: Datakonsulenterne i Region Hovedstaden videndeler med ovenstående fora samt opsamlingsfunktionen hos MedCom og Helle Balle som repræsentant fra FMK/Sundhedsdatastyrelsen. Desuden er der også deling på tværs i landet med datakonsulenterne. o Hvilke 3 udfordringer møder I oftest i praksis? Region Sjælland: Undervisning af praksis i den nordlige del af Region Sjælland har ikke haft den helt store kontakt til praksis derfra evt. FMK-kampagne efter sommerferien henvendt mod denne gruppering. 8

9 Den korrekte anvendelse af FMK/forståelse for hinandens arbejdsgange. CSC-kommuner udfordringer vedr. oplysninger på receptfornyelser, der tidligere har været en del af oplysningerne i PEM. Når kommunen peger på en lægemiddelordination til genbestilling, kommer der ikke længere pakningsstørrelse og antal pakker med i genbestillingen. Det gjorde der tidligere. Lægen skal selv angive det nu ved receptfornyelse. Region Nordjylland: Manglende tid/honorering for ajourføring af FMK/medicingennemgang. Misforståelser i forhold til ansvar (ansvaret ligger allerede ved tilgåelse af FMK og ved receptfornyelser og ikke blot ved ajourføring). De finder ikke mening med at skulle ajourføre når man forklarer det som et kommunikationsværktøj, hjælper det fx på forståelsen. Region Hovedstaden: Samarbejdet mellem praksis og kommuner der er forbedringer. De løse recepter, som især generer i kommunerne. Receptfornyelser fra kommunerne. At der ikke er autoopdatering af SOR-oplysninger i alle kommuner. Kommune er opfordret til at få købt funktionen (vist kun 1 kommune i regionen nu). Region Midtjylland: Manglende ajourføring. Dosisdispensering. Receptfornyelsesanmodninger. Får mange henvendelser på slutdatoer p.t. Region Syddanmark: Største udfordring p.t. er lægernes holdning til ajourføringsknappen. Gennemgang af MedComs ny hjemmeside v/iben Iben gennemgår kort, hvor man finder FMK på hjemmesiden. Man kan også bruge genvejen Sig endelig til, hvis der er noget, I mangler, eller hvis I støder på døde links eller andre uhensigtsmæssigheder. Evt. og nyt møde Forslag: 15. nov Det er lige midt i Lægedage, så vi finder en anden dato. MedCom går tilbage internt og afklarer, om mødet skal have et mere generelt MC10-indhold og melder en ny dato ud. EPIC har været igennem certificerings-/godkendelsesproces i MedCom og er blevet godkendt til alle meddelelser og FMK. 9