Grundejerforeningen Løjtegaardens Villaby

Transkript

1 Grundejerforeningen Løjtegaardens Villaby Referat, bestyrelsesmøde, d. 6. januar 2014 Afholdt: Gemmas Alle 35 (ABC) Til stede: Formand Preben Mody (PBM) Næstformand Erik Christensen (EC) Kasserer Gitte Elleby Jørgensen (GEJ) Besyrelsesmedlem Jan Theis Møller (JTM) Besyrelsesmedlem Thomas Boll Rokamp (TBR) Bestyrelsesmedlem Allan Bach Christensen (ABC) Suppleant Morten Søndergaard (MS) Fraværende: Bestyrelsesmedlem Anne Drikkjær (AD) Referent: Thomas Boll Rokamp (TBR) Dagsorden 1 Protokol Meddelelser... 2 Fra Tårnby Kommune vedr. ophør af aftale om brøndrensning... 2 Købt og solgt... 2 Reparation af vej/fortov... 2 Grundejersammenslutningen Hjemmesiden / Facebook Regnskab Generalforsamling Eventuelt Næste møde Bilag... 5

2 1 Protokol Referat fra sidste bestyrelsesmøde d. 4/11 hos EC godkendt uden kommentarer, underskrifter mangler. Opfølgning på pkt 5 (eventuelt) vedr. påkørsler af stelere m.v. Der skrives en note i næste nyhedsbrev, om at det koster kr hver gang en steler bliver påkørt og skal repareres. Action: PBM 2 Meddelelser Fra Tårnby Kommune vedr. ophør af aftale om brøndrensning Skrivelse modtaget om at aftalen omkr. brøndrensning på de private fællesveje ophører. Grundejersammenslutningen kigger på en ny og fælles løsning. Købt og solgt Adresse Detaljer Lyrens Alle 22 Solgt Herkules Alle 24 Solgt pr. 15/12-13 Lyrens Alle 2A Solgt pr. 1/12-13 Gemmas Alle 31 Til salg Arkturus Alle 37 Til salg Astridsvej 56 Til salg Reparation af vej/fortov Arkturus Alle JTM beretter om en leverance af vinduer til en grund, hvor chaufføren har kørt op over kantsten og fortorv, og lavet store ødelæggelser. Herunder en indkørsel og to brønde, som er dyre at reparere. JTM er i kontakt med både vognmand, vidner og forsikringsselskab, så vi kan få dækning for udgifterne. Astridsvej 29 Gitte har kontaktet kommunen vedr. fortorv der er smadret. Dokumentation i form af billeder er sendt videre til kommunen.

3 Grundejersammenslutningen Efter formandsmøde/kursus har PBM henvendt sig til Carsten Helmersen, som har kastet et blik på vores love og bestemmelser. Dette har resulteret i en række forslag til ændringer, som kan gøre det mere fleksibelt for os som forening. Se bilag. Største problem er dog, at ændringer af vedtægter kræver mange fremmødte til den ordinære generalforsamling. Alternativt skal indkaldes til ekstraordinær generalforsamling. Det besluttes at tage det op straks efter kommende generalforsamling, da det ikke kan nåes forinden. PBM indkalder til lovudvalgsmøde ved først kommende bestyrelsesmøde efter generalforsamling. Action: PBM, EC, JTM, MS 3 Hjemmesiden / Facebook Der er stadig ikke sket meget på hjemmesiden, der mangler fortsat billeder af nye medlemmer, m.m. Action: ABC, TBR 4 Regnskab Gennemgang og godkendelse af regnskabet for 2013, inden det kan fremlægges på generalforsamling. MS foreslår, at man ved fremlæggelsen af regnskabet for generalforsamlingen, anmærker at vi har afdraget ekstraordinært kr , og at dette har sparet os for en renteudgift i omegnen af kr i ABC foreslår, at man ligeledes gør opmærksom på posten "vejreparationer", så man kan se, hvilke udgifter vi har på den post (jfr. tidligere punkt omkr. reparationer). 5 Generalforsamling PBM har reserveret Løjtegårdsskolen tirsdag d. 25/ kl. 18:00 (mødestart kl. 19:30) På valg er Som kasserer genopstiller GEJ Som bestyrelsesmedlen opstiller nuværende suppleant MS Som bestyrelsesmedlem genopstiller EC Som bestyrelsesmedlem genopstiller JTM AD har meddelt at hun ikke ønsker at genopstille. Der skal derfor på generalforsamlingen vælges en ny suppleant, da MS opstiller til overtagelse af AD's plads som bestyrelsesmedlem. Som ordfører udpeges MS. Der er afbud fra EC og måske fra TBR. Frister: 19/1 - Forvarsel om generalforsamling skal være omdelt / sendt pr. mail / hjemmesiden 26/1 - Forslag skal være bestyrelsen i hænde 9/2 - Indkaldelsen skal være ude (omdeles i samtlige postkasser)

4 PBM tager fat i Nabohjælp og prøver at få nogen ud til at fortælle om mulighederne. Action: PBM, ALLE 6 Eventuelt EC: Gemmas Alle er omdannet til svensk parkeringsplads. Det er sandsynligvis blevet til parkering for besøgende til Lufthavnen. 7 Næste møde Konstituerende møde afholdes mandag d. 3/ kl. 18:30 ved PBM (Herkules Alle 40).

5 8 Bilag Hermed forslag/ændringer af vores Love indsendt af Carsten Helmersen, kundekonsulent AL-bank, til undertegnede for yderligere behandling i vores lovudvalg. Du/I har det sammen problem/opgave der er i rigtigt mange foreninger der møder ikke nok op til generalforsamlingerne, Så evt. vedtægtsændringer kan vedtages dér så skal der indkaldes til ekstraordinære generalforsamlinger og det tager som regel tid. Men desværre vejen frem. Men dét står der ikke i jeres vedtægter, at der er den vej frem til ændringer i vedtægterne ( læs: ekstra ordinær generalforsamling ) Det skal I have indført i jeres vedtægter. Ellers kan I aldrig få gennemført ændringer pga for lavt deltagerantal. Dog syntes jeg at det kunne være banebrydende om I kunne stemme pr. mail det kunne være det incitament der skal for at folk op af stolen og bare hen til deres PC/ tablet ;-) Og helt enig et udvalg der skal se på jeres LOVE ændres til vedtægter vil nok være passende, da mange vendinger er ved at være oldnordiske: Læs: 4 Medlemmernes enker eller arvinger indtræder i mandens medlemsret uden indskud. Det bør nok ændres, der det engang i mellem er fruen der dør først ;-) 3.. Udgifter ved anlæg af kloak, gas, vand, fortov og vej påhviler de enkelte medlemmer, men foreningen er pligtig at optage forhandlinger med autoriteterne desangående. Mange ved ikke hvem autoriterne er Skriv i stedet for: Kommunale og private myndigheder 7. Opstår der uoverensstemmelser mellem formanden og bestyrelsens flertal, er hver af parterne berettiget til at indvarsle til en Ekstraordinær generalforsamling og der foreligge sagen til medlemmernes afgørelse 8.Alle udgiftsbilag skal være forsynede med formandens attest umiddelbart ikke en opgave for formanden alene, men alle bilag skal være forsynet med dén persons der har afholdt udgiften underskrift. Ellers bliver der lagt for mange opgaver på formanden 8.Kontanter over 100,00 kr. indsættes ordentligvis i en af bestyrelsen angivet bank, hvorfra pengene igen kan hæves af formanden og kassereren i forening, eller i kassererens forfald af formanden og et andet bestyrelsesmedlem i forening. For at gøre det nemmere for jer i bestyrelsen, kan denne sætning ændres, så I ikke skal i banken hver gang kassereren eller for den sags skyld formanden melder frafald og der skal godkendes betalinger.

6 Jeg henviser til bankens foreningshjemmeside:. Hvor et forslag til ændring af tegningsregler som beskrives og formuleres overfor foreningens medlemmer. Ellers må jeg sige, at jeres vedtægter (LOVE) er godt udformede og velformulerede, så high-five herfra og held og lykke med fremrtiden i foreningen. Når I er kommet til udvalgsmøde, vil jeg gerne om I vil se vedtægts forslaget igennem ;-)