Tlf: CVR-nr

Transkript

1 Tlf: BDO Kommunernes Revision Ringstedvej 18, st. th. DK-4000 Roskilde ALLERØD KOMMUNE Beretning nr. 7 (side ) Afsluttende beretning for regnskabsår 2011 BDO Kommunernes Revision,, en danskejet revisions- og rådgivningsvirksomhed, er medlem af BDO International Limited - et UK-baseret selskab med begrænset hæftelse - og en del af det internationale BDO netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer.

2 Indholdsfortegnelse Side 1 KONKLUSION PÅ REVISIONEN AF KOMMUNENS ÅRSREGNSKAB FOR Indledning Ledelsens regnskabserklæring Ikke-korrigerede forhold Revisionspåtegning konklusion på den udførte revision REVISIONENS BEMÆRKNINGER Generelt Revisionens bemærkninger til årsregnskabet Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger VURDERING AF KOMMUNENS ØKONOMI Indledning Vurdering af bæredygtig drift Det likvide beredskab Sammenfatning og konklusion REVISIONSMETODIK Risikovurdering og revisionsstrategi Drøftelser med ledelsen om besvigelser Den løbende revision Lovpligtig forvaltningsrevision Den afsluttende revision DEN LØBENDE REVISION Regnskabsføring og interne kontroller Principper for økonomistyring Bilagsbehandling og tilsyn med bogføringsenheder Funktionsadskillelse Kassevirksomhed Gennemgang af udvalgte balanceposter Likvide beholdninger og øvrige balanceposter Løn- og personaleområdet Vederlag m.v. til politikere FORVALTNINGSREVISION LEDELSESTILSYN OG BUDGETKONTROL I PRISME

3 7 REVISIONSMÆSSIG GENNEMGANG AF IT-SIKKERHEDEN REVISION AF ÅRSREGNSKABET Årsregnskabets opbygning og indhold Forretningsgange for regnskabsaflæggelsen Budget- og bevillingskontrol Skatter Tilskud og udligning Refusion af købsmoms Lønninger og vederlag Kommunal medfinansiering af de regionale sundhedsopgaver Anlægsvirksomhed Forsyningsvirksomhed Indberetning til Forsyningssekretariatet mv Balancen Anlægsaktiver Omsætningsaktiver Likvide beholdninger Egenkapital Hensatte forpligtelser Lånoptagelse Gældsforpligtelser REVISION AF DE SOCIALE REGNSKABER - OMRÅDER MED STATSREFUSION Revisionserklæring vedrørende de sociale it-systemer Løbende revision Generelt Formål Revisionens omfang og udførelse Forretningsgange m.v Forretningsgange Personsager Tilbud til udlændinge Førtidspensioner og personlige tillæg (herunder folkepension og delpension) Kontante ydelser (herunder børnetilskud- og bidrag samt børnefamilieydelser) Revalidering (herunder ledighedsydelse og fleksjob) Arbejdsmarkedsforanstaltninger (herunder, servicejob og forsikrede ledige) Afsluttende revision

4 9.5.1 Regnskabsaflæggelse og restafregning af refusion Opfølgning på decisionsskrivelser fra 2010 og evt. tidligere år Særlig fleksjob gennemgang decision vedr TEMAREVISION Generelt Temarevision vedrørende kommunernes administration af fleksydelsesordningen ØVRIGE OMRÅDER MED SÆRLIGE RAPPORTERINGSKRAV Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter Byfornyelse SÆRLIGE OPGAVER OG ANALYSER MV AFGIVNE REVISIONSBERETNINGER VEDRØRENDE Revisionsberetninger afgivet til Allerød Byråd REVISORS ERKLÆRING BILAG 1 TVÆRMINISTERIEL OVERSIGT BILAG 2 TEMAREVISION AF FLEKSYDELSESORDNINGEN BILAG 3 PÅTEGNEDE REGNSKABER OG OPGØRELSER

5 Til Allerød Byråd 1 på revisionen af kommunens årsregnskab for Indledning BDO Kommunernes Revision,, har den 15. august 2012 afsluttet revisionen af s regnskab for året I henhold til Lov om kommunernes styrelse og revisionsregulativet for afgives hermed beretning om den udførte revision. Revisionen har omfattet siderne i Kommunens Regnskab Hovedtallene udviser (mio. kr.): Regnskabsopgørelse (udgiftsbaseret) Resultat af ordinær driftsvirksomhed Resultat af det skattefinansierede område Resultat af forsyningsvirksomhederne Oprindeligt budget 36,2 17,3 0,8 Regnskab 104,5 Balance Ultimo 2010 Ultimo 2011 Aktiver Egenkapital Positive tal = overskud/tilgodehavender. Negative tal = underskud/gæld ,3-926,3 71,4-2, , ,3 1.2 Ledelsens regnskabserklæring I forbindelse med revisionen af årsregnskabet har borgmester og kommunaldirektør over for os afgivet en regnskabserklæring vedrørende årsregnskabet Ikke-korrigerede forhold I henhold til internationale revisionsstandarder skal vi informere om forhold, som ikke er korrigeret i årsregnskabet. I forbindelse med regnskabsaflæggelsen for 2011 er der konstateret følgende forhold, som ikke er korrigeret i årsregnskabet, idet ledelsen har vurderet dem værende uvæsentlige både enkeltvis og sammenlagt for årsregnskabet. Denne oplysning gives for at sikre, at Byrådet er orienteret herom: Side 221

6 Afholde udgifter til byggemodning på funk er fejlagtigt ikke blevet aktiveret på funk 9.87 i henhold til gældende regler. Fejlen udgør 1,7 mio. kr. på funk 9.87 med modpost på egenkapitalen funk Fejlen vurderes ikke, at have betydning for regnskabets retvisende billede 1.4 Revisionspåtegning konklusion på den udførte revision Vi har ved revisionen ikke konstateret forhold af en sådan væsentlighed eller karakter, at det kommer til udtryk i påtegningen på årsregnskabet. Vi har forsynet årsregnskabet med en påtegning uden forbehold. Afledt af de internationale revisionstandarder skal vi afgive følgende supplerende oplysning, idet regnskabet indeholder budgettal: Supplerende oplysning om forståelse af revisionen Kommunen har i overensstemmelse med Økonomi- og Indenrigsministeriets krav i Budget- og regnskabssystem for kommuner som sammenligningstal i regnskabsopgørelsen for regnskabsåret 2011 medtaget det af byrådet godkendte budget for Disse sammenligningstal har ikke været underlagt revision. Side 222

7 2 Revisionens bemærkninger 2.1 Generelt Revisionsbemærkninger, der skal behandles af Byrådet og fremsendes til tilsynsmyndigheden, er anført under afsnit 2.2. Vi har pligt til løbende at vurdere, om der skal skrives en revisionsbemærkning, hvis regnskabets poster ikke er i overensstemmelse med Byrådets beslutninger der er handlet i strid med gældende love og bestemmelser lovligheden af en post eller disposition anses for tvivlsom der ved gennemgang af de etablerede forretningsgange konstateres væsentlige mangler i kontrolmæssig henseende, idet revisionen samtidig kan fremsætte forslag til udbedring af konstaterede mangler foreskrevne forretningsgange i øvrigt ikke er fulgt 2.2 Revisionens bemærkninger til årsregnskabet 2011 Den udførte revision har givet anledning til følgende bemærkning: Områder med statsrefusion (beskæftigelsesministeriets ressortområde) Sygeopfølgningsplaner Vi har påset, at kommunens administration har udarbejdet en forretningsgang for omkontering til konto uden refusion i sager med mangelfulde eller manglende sygeopfølgningsplaner. Vi har dog konstateret, at denne ikke efterleves, hvorfor det bør sikres, at der sker refusionsmæssig berigtigelse i de sager, hvor der er konstateret fejl. Vi skal henstille, at der tilrettelægges et ledelsestilsyn, som sikrer, at forretningsgangen følges fremadrettet. Ledighedsydelse Det er vores vurdering, at der på området Ledighedsydelse bør sættes fokus på opfølgning af det individuelle kontaktforløb, revurdering og kontering mellem aktiv og passiv forsørgelse i ledighedsydelsessagerne. Vi skal henstille, at der etableres en forretningsgang, som sikrer, at området administreres korrekt. Ligeledes bør der tilrettelægges et ledelsestilsyn, som sikrer, at forretningsgangen følges fremadrettet. Jobcenteret har oplyst, at de med virkning fra 1. oktober 2011 har opnormeret ressourcerne i virksomhedsteamet. Der er blevet sat fokus på ledighedsydelse og fleksjob sagerne, herunder en vurdering af forretningsgange på området. Det er ligeledes oplyst, at der er sket refusionsmæssig berigtigelse i sagen med refusionsmæssig betydning. Side 223

8 2.2.1 Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger Ved den afsluttende revision har vi foretaget opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger samt andre forhold omtalt i tidligere revisionsberetninger. Nedenfor er tidligere afgivne revisionsbemærkninger samt den opfølgning, der er gennemført af kommunen i forhold til bemærkningerne, gengivet. Revisionsberetning nr. 6 (side ): Intern kontrol Lønninger Det er vores vurdering, at den tilrettelagte kontrol ikke afdækker risikoen for fejl. Det er vores vurdering, at der bør udføres en kontrol, som sikrer, at alle medarbejdere med indberetningsadgang kontrolleres. Byrådets besvarelse: Det fremgår af besvarelse, at der er udarbejdet arbejdsgang for området, der afdækker risikoen. På grundlag af Byrådets besvarelse og vores opfølgning, anser vi bemærkningen som afsluttet. Forretningsgange på det sociale område Det er vores vurdering, at fejlniveauet i sagerne er væsentlig lavere end i Vi vurderer dog, at følgende forretningsgange ikke fuldt ud administreres i overensstemmelse med gældende lovgivning: Beskæftigelsesministeriet ressortområde: forretningsgang til sikring af korrekt kontering af aktiv/passiv (kontanthjælp, aktivering, forrevalidering, sygedagpenge og ledighedsydelse) forretningsgang til der sikrer udarbejdelse af sygeopfølgningsplaner (aktivering) forretningsgang for nedsættelse af hjælp til SU-niveau (forrevalidering) forretningsgang til sikring af kontrol med udbetaling til alternativmodtager På øvrige personsagsområder er det vores vurdering, at der generelt er etableret hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange, samt at der administreres i overensstemmelse med disse. Vi skal henstille, at de tilrettelagte forretningsgange efterleves. Det er vores vurdering, at der skal føres et skærpet ledelsestilsyn i forhold til konteringspraksis mellem aktiv og passiv forsørgelse. Sagsgennemgang Det er vores vurdering, at sagsbehandlingen på enkelte områder ikke fuldt ud har levet op til lovgivningens bestemmelser. Det drejer sig især om kontanthjælp, aktivering, forrevalidering og ledighedsydelse. Side 224

9 Vi har især konstateret fejl vedrørende: Kontering mellem aktiv og passiv forsørgelse Manglende udfærdigelse af sygeopfølgningsplaner Opfølgning af det individuelle kontaktforløb foretages ikke rettidigt Manglende nedsættelse af hjælp til SU-niveau Vi anbefaler, for at undgå fejl fremadrettet, at der fortsat føres et tæt ledelsestilsyn på de nævnte områder. Byrådets besvarelse: Det fremgår af besvarelse, at der er udarbejdet arbejdsgang for ovenstående områder, og at det generelle fokus er øget. Herudover er de nævnte fejltyper indarbejdet i det løbende ledelsestilsyn, hvor der udføres kvalitetskontrol på enkeltsags niveau. På grundlag af Byrådets besvarelse og vores opfølgning, anser vi bemærkningen som afsluttet. Såfremt der er forhold, som der forsat er bemærkninger til, vil det fremgå af denne beretning under revisionens bemærkninger. Særlig gennemgang af fleksjobområdet 2010 Nytilkendelser fleksjob Der har været 22 nytilkendelser af fleksjob i perioden 1. januar til 31. december Der er derfor foretaget revision af i alt 11 sager. Der er ved gennemgangen konstateret følgende væsentlige fejl og mangler i sager: I 1 sag vurderes ressourceprofilen at være mangelfuldt udfyldt, idet den ikke indeholder delvurderinger i forhold til ressourcer, barrierer eller udviklingsmuligheder Da grundlaget i de reviderede sager ikke er tilstrækkeligt dokumenteret, kan det få refusionsmæssig betydning, hvis kommunen skal holde udgiften til tilskud uden for refusion i 36 måneder. Beskæftigelsesministeriet træffer beslutning herom. Revurderinger Der er 11 sager vedrørende ledighedsydelse, som skal revurderes i perioden 1. januar til 31. december Der er derfor foretaget revision af 6 sager. Der er ved gennemgangen konstateret følgende væsentlige fejl og mangler i 6 sager: I 4 af sagerne har kommunen ikke udarbejdet redegørelse, jf. AKL 74 c stk. 3, nr. 1-4 Revurdering er ikke dokumenteret foretaget rettidigt i 1 sag - hvoraf 1 af sagerne fortsat mangler at få foretaget revurderinger. Ingen personer er overgået til pension eller til ansættelse i fleksjob. Da revurderingerne i disse sager enten ikke er tilstrækkeligt dokumenteret eller foretaget for sent, kan det få refusionsmæssig betydning, hvis kommunen skal holde udgiften til ledig- Side 225

10 hedsydelse uden for refusion i 36 måneder. Beskæftigelsesministeriet træffer beslutning herom. Da der desuden er fejl og mangler i over 20 % af de udtagne sager, kan Beskæftigelsesministeriet, jf. gældende bestemmelser, tillige anmode om gennemgang af samtlige sager med eventuel yderligere refusionsmæssig betydning. Vi skal anbefale, at der sættes fokus på området, således at det sikres, at kommunen ikke fremadrettet mister refusioner grundet ovenstående fejl i sagsbehandlingen. Byrådets besvarelse: Det fremgår af besvarelse, at området opprioriteres via ny organisering, og at der gennemføres KLAR-projekter med henblik på etablering af hensigtsmæssige arbejdsgange. På grundlag af Byrådets besvarelse og vores opfølgning, anser vi bemærkningen som afsluttet. Der henvises i øvrigt til afsnit om opfølgning på decisionsskrivelser vedr Side 226

11 3 Vurdering af kommunens økonomi 3.1 Indledning Vi har foretaget en overordnet analyse af nedenstående væsentlige forhold med betydning for den økonomiske udvikling. Vi skal gøre opmærksom på, at vores vurdering af kommunens økonomi er et øjebliksbillede, som bl.a. bygger på de økonomiske oplysninger om forventet regnskab 2012, som er modtaget af kommunen. 3.2 Vurdering af bæredygtig drift Vurdering af bæredygtig drift foretages ved en vurdering af resultatet for 2011, forventet regnskab 2012 og budgetoverslagsårene Der tages udgangspunkt i resultat af ordinær drift på det skattefinansierede område inkl. renter. Det er vigtigt, at kommunen løbende kan finansiere driftsudgifter med de løbende driftsindtægter. Der bør tilstræbes et positivt resultat for at give plads til afdrag på lån og fremtidige anlægsinvesteringer. Vi har nedenfor vist udviklingen i resultat af ordinær drift for regnskabsåret 2011, forventet regnskab 2012 og budgetoverslagsårene : Udviklingen i resultat af ordinær driftsvirksomhed I mio. kr R 2011 FR 2012 BO 2013 BO 2014 BO 2015 Skatter, tilskud, udligning m.v. Nettodriftsudgifter inkl. renter Som det fremgår af grafen, har der i 2011 været et overskud på den ordinære driftsvirksomhed. I 2012 og i alle budgetoverslagsårene forventes der ligeledes overskud. Side 227

12 For at kunne vurdere sandsynligheden for at realisere de budgetterede overskud for budgetoverslagsårene, har vi set på de oprindeligt budgetterede resultater for perioden 2010 til 2012 kontra det realiserede resultat for 2010 og 2011, samt det forventede resultat for 2012: 150 Sammenligning af oprindeligt budget og realiseret/forventet resultat Ordinær driftsvirksomhed Budg. resultat - oprindeligt Realis./forventet. resultat I mio. kr R 2010 R 2011 FR 2011 Det fremgår af grafen, at resultatet af den ordinære drift i 2010 var lidt lavere end oprindeligt budgetteret. Modsat i 2011 hvor resultatet af den ordinære drift blev 68,3 mio. kr. højere end oprindelig budgetteret. I 2012 forventes det, jf. forventet regnskab pr. 31. marts for 2012, at resultatet af den ordinære drift bliver 15,1 mio. kr. højere end oprindeligt budget for anvender en økonomisk decentraliseringsmodel, der betyder, at de enkelte institutioner, driftsområder m.v. indenfor visse grænser kan overføre drifts- og anlægsmæssige mer- eller mindreforbrug fra år til år. Udviklingen i overførsler mellem årene har været følgende: Fra 2009 til 2010 blev der overført uforbrugte budgetbeløb på driften med 25,4 mio. kr. Fra 2010 til 2011 er der overført uforbrugte budgetbeløb på driften med 22,3 mio. kr. Fra 2011 til 2012 blev der overført uforbrugte budgetbeløb på driften med 16,0 mio. kr. Side 228

13 3.3 Det likvide beredskab Kommunens likvide beredskab ultimo året bedømmes med udgangspunkt i udviklingen i den bogførte kassebeholdning ultimo 2011, forventet kassebeholdning ultimo 2012 og budgetteret kassebeholdning ultimo overslagsårene : I mio. kr Udviklingen i den likvide beholdning Likvid beholdning ultimo R 2011 FR 2012 BO 2013 BO 2014 BO 2015 Som det fremgår af ovenstående graf, viser budgetopfølgningen pr. 31. marts 2012 en forventet forøgelse af den likvide beholdning i 2012, så beholdningen ultimo 2012 bliver forøget med 22,4 mio. kr. I overslagsårene forventes den likvide beholdning forøget til 118,3 mio. kr. Kommunen skal overholde lånebekendtgørelsens bestemmelser, således at kommunens likviditet - opgjort efter kassekreditreglen - altid skal være positiv. Det betyder, at kommunens gennemsnitlige daglige kassebeholdning beregnet for de sidste 365 dage ikke må være negativ. Kommunen har i 2011 efterlevet denne bestemmelse, og på det foreliggende grundlag er det vores vurdering, at kommunen også i 2012 kan overholde lånebekendtgørelsens bestemmelser vedrørende kassekreditreglen. Side 229

14 3.4 Sammenfatning og konklusion s økonomiske situation er, med udgangspunkt i forventet regnskab pr. 31. marts 2012, stabiliseret vurderet på bæredygtig drift og det likvide beredskab Byrådets plan for genopbygning af en solid likviditet i de kommende år er begyndt at slå igennem. I det godkendte budget for er det forudsat, at der i 2015 vil være en likviditetsforbedring på 22,4 mio. kr. i forhold til en positiv likvid beholdning på 51,5 i 2011, og det forventede regnskab for 2012 viser en højere positiv udvikling, end der fremgår af budgettet, så beholdningen ved udgangen af 2015 er på ca. 118 mio. kr. Det er ud fra ovenstående vores vurdering, at kommunen har handlet på det pres, der i 2009 og 2010 har været dels på det driftsmæssige resultat og dels på den likviditetsmæssige udvikling således, at der nu er opnået en mere stabil kassebeholdning. Side 230

15 4 Revisionsmetodik Revisionen udføres ved stikprøver med det formål at vurdere og efterprøve, om interne forretningsgange og kontrolsystemer fungerer hensigtsmæssigt og betryggende. Endvidere vurderes og efterprøves, om kommunens dispositioner vedrørende regnskabsmæssige forhold mv. er i overensstemmelse med Byrådets bevillinger og øvrige beslutninger, love og andre forskrifter samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis. I forbindelse med revisionen vurderes, om udførelsen af Byrådets og udvalgenes beslutninger samt den øvrige forvaltning af kommunens anliggender er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde. Om revisionens tilrettelæggelse og udførelse samt ledelsens og revisors opgaver og ansvar henvises i øvrigt til vores beretning om tiltrædelse pr. 1. januar 2007 (beretning nr. 1). 4.1 Risikovurdering og revisionsstrategi Revisionen gennemføres med udgangspunkt i en af os udarbejdet revisionsstrategi. Revisionsstrategien skal sikre, at revisionen fokuseres mod de væsentligste og mest risikofyldte administrative områder af betydning for årsregnskabet. Baseret på vores drøftelser med ledelsen og vores kendskab til kommunens aktiviteter og forhold i øvrigt, har vi i forbindelse med planlægningen og udførelsen af revisionen for 2011 identificeret områder med særlige risici for væsentlige fejl i årsregnskabet. Revisionens omfang har været tilpasset hertil. 4.2 Drøftelser med ledelsen om besvigelser Under revisionen har vi forespurgt ledelsen om risikoen for besvigelser. Ledelsen har over for os oplyst, at kommunen efter ledelsens vurdering har et effektivt kontrolmiljø, der afdækker risikoen for, at årsregnskabet kan indeholde væsentlig fejlinformation, herunder fejlinformation som følge af besvigelser. Ledelsen har endvidere oplyst, at den ikke har kendskab til besvigelser eller igangværende undersøgelser af formodede besvigelser. Vi har i forbindelse med vores revision ikke konstateret fejl som følge af besvigelser. 4.3 Den løbende revision Generelt Den løbende revision er i løbet af året gennemført ved besøg i den kommunale forvaltning. Formålet med den løbende revision er dels at udøve en aktuel og vedkommende revision, der giver mulighed for løbende at fremsætte forslag til forbedringer under skyldig hensyntagen til omkostninger og risici, dels at sikre et betryggende og effektivt grundlag for regnskabsaflæggelsen i kommunen. Side 231

16 Forretningsgange Ved den løbende revision har vi gennemgået udvalgte væsentlige forretningsgange på forvaltningsområderne. Vi har lagt vægt på ledelse og styring som indfaldsvinkel til revisionen, og der er således fokuseret på kommunens målsætninger og strategier for området, samt på hvorvidt de tilrettelagte procedurer og det etablerede ledelsestilsyn understøtter disse strategier og målsætninger. Når der er god sammenhæng imellem målsætninger, procedurer og ledelsestilsyn, er der tale om effektiv og hensigtsmæssig forvaltning af området. Kasseeftersyn Vi har i årets løb foretaget uanmeldte kasseeftersyn af likvide beholdninger ved kommunens hovedkasse og andre væsentlige kasser. Formålet er at konstatere, hvorvidt kommunens likvide aktiver er korrekt registreret i overensstemmelse med de respektive pengeinstitutters oplysninger. 4.4 Lovpligtig forvaltningsrevision Den lovpligtige revision omfatter ifølge Styrelsesloven både finansiel revision og løbende forvaltningsrevision. Forvaltningsrevisionen er udført integreret og sideløbende med den finansielle revision på udvalgte lovmæssige og væsentlige områder. Forvaltningsrevisionen har bl.a. omfattet stikprøvevis gennemgang af systemer, beslutningsgrundlag og rapporter, analyser af udgifts- og indtægtsposter, undersøgelser af nøgletal mv. samt analyser af budgetafvigelser. I det omfang vore vurderinger afdækker usædvanlige forhold eller udviklingstendenser på et område, har vi vurderet, om ressourcer mv. anvendes hensigtsmæssigt og betryggende. 4.5 Den afsluttende revision Den afsluttende revision sikrer, at de aflagte regnskaber ikke indeholder væsentlige fejl. Det vil sige, at regnskabet er korrekt og giver et retvisende billede af kommunens samlede økonomiske resultat og stilling. Side 232

17 5 Den løbende revision 5.1 Regnskabsføring og interne kontroller Principper for økonomistyring Vi har gennemgået kommunens principper for økonomistyring og herunder vurderet, om principperne fortsat beskriver rammen og reglerne for, hvordan kommunens økonomistyring, kasse- og regnskabsvæsen m.v. udøves i praksis. Det er fortsat vores opfattelse, at principperne for økonomistyring i fornødent omfang beskriver rammen og reglerne for kommunens kasse- og regnskabsvæsen, herunder niveauet for de interne kontroller og ledelsestilsynet. Vi skal dog anbefale, at der foretages en gennemgang og ajourføring af rammebilag til principperne for økonomistyring vedrørende Intern kontrol generelt, idet rammebilaget ikke på alle områder beskriver de faktiske forhold. I de følgende afsnit har vi efterprøvet, om konkrete og væsentlige dele af principperne for økonomistyring fungerer i praksis Bilagsbehandling og tilsyn med bogføringsenheder Vi har valgt, at sætte særlig fokus på, om bilagsbehandlingen i kommunen overholder de regler, som er vedtaget i principperne for økonomistyring. Principperne indeholder følgende grundlæggende regler for den elektroniske bilagsbehandling i kommunen: Bilagene effektueres til bogføring og betaling af en person, når bilaget er attesteret elektronisk. Efterfølgende skal en anden person, typisk den budgetansvarlige leder, anvise bilaget elektronisk. Denne fremgangsmåde sikrer bl.a., at bilag behandles af to personer, hvilket i sig selv er en sikkerhed. Det fremgår også af principperne, at Økonomiafdelingen løbende skal føre tilsyn med bilagsbehandlingen. Til dette formål udnytter afdelingen de elektroniske udsøgninger i Prisme 1, som bl.a. viser, om bilagene bliver betalt til tiden (attesteret) og anvist løbende. Samtidig skal der ifølge principperne foretages løbende stikprøvekontrol på udvalgte bogføringsenheder eller særlig risikofyldte bilagstyper, kontrollen skal være dokumenteret. Vi har derfor undersøgt, om bilagsbehandlingen følger disse regler, og i det hele taget er tilrettelagt hensigtsmæssigt og betryggende. Vi har bl.a. udnyttet udtræksmulighederne i Prisme til at afdække, om de enkelte bogføringsenheder er tilstrækkelig ajour med bogføringen. Samtidig har vi vurderet og gennemgået resultaterne af økonomiafdelingens tilsyn med bilagsbehandlingen i de enkelte bogføringsenheder for at vurdere det samlede billede af bilagskvaliteten. 1 Kommunens bogføringssystem Side 233

18 Det er vores opfattelse, at kommunens bilagsbehandling generelt er velfungerende, og dermed er tilrettelagt på en hensigtsmæssig og betryggende måde. Dette begrunder vi bl.a. med, at Økonomiafdelingen har etableret et tæt tilsyn med bilagsbehandlingen og det økonomiske tilsyn i de enkelte centre. Herigennem opsamler Økonomiafdelingen løbende viden om kvaliteten i bilagsbehandlingen, som gør det muligt at reagere hurtigt, hvis enkelte bogføringsenheder er bagud med bilagsbehandlingen. Ovenstående underbygges af vores stikprøver og udsøgninger, som viste, at de enkelte bogføringsenheder generelt var ajour med bogføringen, og den stikprøvevise kontrol var udført. Vi har heller ikke fundet bogføringsfejl i de konkrete bilag, som vi har revideret Funktionsadskillelse Det fremgår af principper for økonomistyring, at: Af hensyn til en effektiv intern kontrol skal det tilstræbes, at forretningsgangen præciserer en personmæssig adskillelse mellem udførende, registrerende og kontrollerende funktioner. Der er ikke etableret en fuldstændig funktionsadskillelse mellem disponerende, registrerende og kontrollerende funktioner i kommunen. Dette forhold forøger risikoen for fejl som følge af tilsigtede eller utilsigtede handlinger eller mangler. Ledelsen har etableret interne kontroller til imødegåelse af disse risici. Blandt andet er der kontrol af pengestrømme, som ikke er omfattet af Nem-konto, systemansvarliges kontroller af indberetninger og kontrol af udbetalinger til alternativ modtager, samt integreret anvisning. Vi har ikke under vores revision konstateret fejl som følge af besvigelser Kassevirksomhed Siden indførelsen af den elektroniske bilagsbehandling i kommunerne, og indførelsen af Nemkonto, er aktiviteterne ved kassefunktionen begrænsede. Kommunes kassevirksomhed er i dag afgrænset til følgende: En hovedkasse Borgerservice på rådhuset Kasser ved de decentrale virksomheder Vi har undersøgt, om den etablerede kassevirksomhed i Borgerservice fungerer betryggende og følger reglerne for kassekontrol m.v., som beskrevet i principperne for økonomistyring. Under revisionen har vi foretaget: et uanmeldt kasseeftersyn ved kommunens hovedkasse i Borgerservice på rådhuset den 25. august 2011, hvor vi har optalt og afstemt de kontante beholdninger til bogføringen en gennemgang af dagens kassebilag og afstemninger til øvrige likvide konti en efterprøvning af kassekontrollen Side 234

19 Det er vores opfattelse, at kommunens kassevirksomhed fungerer betryggende og følger de regler, som Byrådet har vedtaget. Under eftersynet fik vi bekræftet tilstedeværelsen af de kontante og likvide beholdninger. 5.2 Gennemgang af udvalgte balanceposter Likvide beholdninger og øvrige balanceposter Vi under revisionsbesøget gennemgået afstemninger af de likvide beholdninger pr. 25. august Ved revisionsbesøget har vi vurderet forretningsgangene omkring: Bilagshåndtering Administration af Nemkonto Der er endvidere forelagt afstemning/specifikation af: Venteremitteringskonto Kassedifferencekontoen Fejlkontoen Udvalgte mellemregningskonti Obligationer Vi har gennemgået ovennævnte afstemninger og specifikationer med det formål at påse, om disse konti løbende er undergivet kontrol og berigtigelse. For at sikre korrekt udvisende i driftsregnskabet, og dermed skabe et grundlag for budgetopfølgning og økonomistyring generelt, er det vigtigt, at kommunen løbende sikre afstemningsterminernes rigtighed. Vi har foretaget en vurdering af kommunens forretningsgange og ledelsestilsyn hermed. For at efterprøve forretningsgangen har vi indhentet udvalgte statusafstemninger pr. eftersynstidspunktet den 25. august Kommunen har i principper for økonomistyring fastsat reglerne for statusafstemninger i kommunen. Vi har ved interview forespurgt til kommunens afstemningsprocedurer. Det er vores opfattelse, at der er etableret en betryggende forretningsgang på området, som sikrer en løbende afstemning af balancens poster. Dette underbygges af vores stikprøver på udvalgte balanceposter. 5.3 Løn- og personaleområdet Vi har foretaget stikprøvevis lønrevision for perioden 1. januar 2011 til august Lønrevisionen har til formål at sikre, at procedurerne omkring indberetning og udbetaling af løn fungerer betryggende. Side 235

20 Vores lønrevision tager afsæt i en vurdering af de arbejdsgange og interne kontroller 2, som har væsentlig betydning for løndannelsen både centralt og decentralt. På baggrund af denne vurdering har vi udvalgt et antal lønsager til test af forretningsgangene. Stikprøverne er primært udvalgt inden for følgende løntunge driftsområder: Skoleområdet funktion 3.01 Ældreområdet funktion 5.32 Administrationen funktion 6.51 Endelig har vi i 2011 gennemgået 3 lønsager vedrørende kommunens administrative ledelse og 3 sager for personale ansat i løn- og personaletemaet. I lønsagerne har vi bl.a. påset, at der foreligger underskrevet ansættelsesbrev at lønindplaceringen, jf. ansættelsesbrevet, er i overensstemmelse med gældende overenskomst at der er overensstemmelse mellem ansættelsesbrevet og den udbetalte løn at der for udbetaling af særydelser foreligger dokumentation for den udbetalte ydelse at den udbetalte særydelse er udbetalt med korrekt beløbssats Det er vores opfattelse, at kommunens etablerede forretningsgange vedrørende lønadministrationen generelt er betryggende og fungerer hensigtsmæssig. Vi har ikke fundet væsentlige fejl eller mangler i de gennemgåede stikprøver. 5.4 Vederlag m.v. til politikere Vi har foretaget gennemgang af udbetalt vederlag, diæter og godtgørelser til borgmester, udvalgsformænd og Byrådsmedlemmer. Gennemgangen af udbetalt vederlag m.v. har vist, at udbetalingerne generelt er foretaget i henhold til gældende regler og kommunens bestemmelser i øvrigt. 2 Bl.a. kontrol af ind- og uddata fra Lønsystemet Side 236

21 6 Forvaltningsrevision Ledelsestilsyn og budgetkontrol i Prisme Grundlag og metode Vi har foretaget en overordnet gennemgang af kommunens udført ledelses tilsyn i forbindelse med løbende økonomiskopfølgning og tilsyn med bogføringsenheder i Prisme. Formålet har været, at få afdækket om s fastsatte regler, om intern kontrol i Principper for økonomistyring følges. Vi har ved interview undersøgt, om reglerne for økonomiskopfølgning og tilsyn med bogføringsenheder i Prisme følges, og om den udførte kontrol er dokumenteret. Ledelsestilsyn / Budgetkontrol i Prisme er undersøgt på områderne Skole og Kultur samt Teknik og Drift. Resultat Det er vores opfattelse, at de fastsatte regler i Principper for økonomistyring er kendt i organisationen, og at disse generelt følges. Vi har konstateret, at den økonomiske opfølgning udføres og dokumenteres i en Acadre sag månedligt, som foreskrevet. Vi har dog konstateret, at kontrollen i Prisme ikke dokumenteres, som beskrevet. Test af forretningsgang Vi har valgt at foretage en test af kontroller for at undersøge, om kontrollerne er udført dokumenteret, som det er fastsat i s principper for økonomistyring. Vi har udvalgt to budgetområder, hvor på vi har udført vores test. Følgende dokumentation er undersøgt: Kontrol af budgetopfølgning, er udført, dokumenteret og journaliseret i Acadre Vi har blandt andet udnyttet journaliseringen i Acadre (ESDH system) til at undersøge, om budgetopfølgningen er udført og dokumenteret. Vi har ligeledes foretaget interview af relevante ledere og medarbejdere på området. Kontrol af, at der foretaget tilsyn med, og elektronisk godkendelse af bilag på de enkelte bogføringsenheder i Prisme Vi har bl.a. udnyttet udtræksmulighederne i Prisme til at afdække, om de enkelte bogføringsenheder er tilstrækkeligt ajour med bogføringen. Samtidig har vi vurderet og gennemgået resultaterne af økonomiafdelingens tilsyn med bilagsbehandlingen i de enkelte bogføringsenheder for at vurdere det samlede billede af bilagskvaliteten. Ledelsestilsyn / budgetkontrol i Prisme er undersøgt på områderne Skole og Kultur samt Teknik og Drift. Vi har konstateret, at der månedligt føres et tæt tilsyn med økonomien og udgifterne på områderne. Det udførte tilsyn er dokumenteret i en sagsmappe i Acadre. Det er vores vurdering, at det løbende ledelsestilsyn/budgetkontrol generelt er dokumenteret, som beskrevet i gældende principper. Dog er det konstateret, at der ikke i alle tilfælde sker månedlig anvisning, som reglerne tilsiger. Side 237

22 7 Revisionsmæssig gennemgang af itsikkerheden Kommunens it-anvendelse har betydning for en lang række processer, som er relevante for regnskabsaflæggelsen. It-anvendelsen muliggør effektive interne kontroller, men it kan også udgøre en risiko for disse. Derfor foretager vi hvert år en vurdering af, hvad it-anvendelsen betyder for kommunens interne kontrolmiljø. Ved gennemgangen i 2012 har vi fulgt op på anbefalinger, som er afgivet i forbindelse med vores tidligere revisionsbesøg og kortlagt eventuelle væsentlig ændringer i it-anvendelsen med betydning for vores revision. Som et led i den løbende forvaltningsrevision vurderer vi også, hvordan kommunen overordnet har tilrettelagt styringen af og tilsynet med kommunens generelle it-sikkerhed. Ved vurderingen tager vi udgangspunkt i den opdeling, som fremgår af den danske standard for it-sikkerhed, DS : Strategi og regler for it-anvendelse og it-sikkerhed Organisering af it-sikkerhedsarbejdet Informationsrelaterede aktiver Medarbejdersikkerhed Fysisk sikkerhed Netværk og drift Adgangsstyring Anskaffelse, udvikling og vedligeholdelse af informationsbehandlingssystemer Sikkerhedshændelser Beredskabsstyring Lovbestemte og kontraktlige krav Gennemgangen har vist, at vi kan basere vores revision på fungerende generelle it-kontroller i og omkring de enkelte systemer, og at kommunens it-anvendelse ikke indebærer revisionsmæssige risici, som ikke i forvejen er dækket af vores revision. at kommunens overordnede styring af it-sikkerheden er tilfredsstillende Uden at det har påvirket vores konklusion, har revisionen alligevel givet anledning til anbefalinger fra vores side. Anbefalingerne er mundtligt oplyst til kommunens informationssikkerhedskoordinator i forbindelse med afslutningen på revisionen og de vigtigste heraf er kort skitseret nedenfor: Side 238

23 Sikkerhedspolitik Siden vores sidste gennemgang i maj 2010 har kommunen udarbejdet ny informationssikkerhedspolitik, som er ledelsesmæssigt godkendt i I forhold til den tidligere, er den væsentligste forskel, at den i langt højere grad beskriver ledelsens rolle. Endnu udestår implementeringen i praksis, for eksempel i forhold til involvering af systemejerne, hvilket vi har anbefalet kommunen at prioritere højt. Kommunen har en projektplan for udarbejdelse og implementering af informationssikkerhedspolitikkens retningslinjer og procedurer. Vi har særligt anbefalet kommunen at prioritere områder, som for eksempel autorisation til systemer, ændringsstyring og nød- og beredskabsplaner for it anvendelsen. Side 239

24 8 Revision af årsregnskabet 8.1 Årsregnskabets opbygning og indhold Vi har undersøgt, om kommunens regnskabsaflæggelse er foretaget i overensstemmelse med formkravene i Økonomi- og Indenrigsministeriets gældende regler. Vi har fulgt op på, om der i forhold til regnskabet for 2010 er foretaget ændringer i kommunens regnskabspraksis, samt om disse ændringer er godkendt af Byrådet. Det er endvidere vurderet, om de foretagne ændringer er i overensstemmelse med Økonomi- og Indenrigsministeriets regler, og om de er tilstrækkeligt belyst i regnskabsaflæggelsen. Det er vores opfattelse, at kommunens regnskabsaflæggelse generelt er foretaget i overensstemmelse med formkravene udmeldt af Økonomi- og Indenrigsministeriet. 8.2 Forretningsgange for regnskabsaflæggelsen Kommunens forretningsgange vedrørende regnskabsaflæggelse er gennemgået. Ved denne gennemgang har vi vurderet, om kommunen i tilstrækkelig grad sikrer korrekt regnskabsaflæggelse ved hjælp af procedurer, ansvarsplacering og ledelsestilsyn, herunder anvendelse af materialeplaner og andre styringssystemer. Det er vores opfattelse, at forretningsgangene vedrørende regnskabsaflæggelse generelt har fungeret tilfredsstillende. 8.3 Budget- og bevillingskontrol Vi har påset, at kommunens finansielle dispositioner er i overensstemmelse med det vedtagne budget, meddelte tillægsbevillinger og øvrige beslutninger af bevillingsmæssig karakter. Samtidig har vi undersøgt, om kommunens bevillingsniveau er fastlagt i overensstemmelse med gældende regler. Vi har i det aflagte regnskab ikke konstateret overskridelse af de meddelte bevillinger, og det vedtagne bevillingsniveau er i overensstemmelse med gældende regler. 8.4 Skatter Vi har kontrolleret, at de indtægtsførte skatter er i overensstemmelse med de af SKAT foretagne fordelinger og meddelte oplysninger. Side 240

25 Endvidere har vi påset, at skatterne er bogført og periodiseret korrekt, jf. gældende konteringsregler. Det bemærkes, at den udførte revision - i et vist omfang - baserer sig på it-systemer, der henhører under andre myndigheders ansvarsområde. Det er vores opfattelse, at skattebeløbene er korrekt optaget i regnskabet. 8.5 Tilskud og udligning Tilskud og udligning er sammenholdt med opgørelser udarbejdet af Økonomi- og Indenrigsministeriet. Vi har endvidere undersøgt, om kommunens kontering er i overensstemmelse med konteringsreglerne i Budget- og regnskabssystemet for kommuner. Det er vores opfattelse, at tilskuds- og udligningsbeløb er korrekt optaget i regnskabet. 8.6 Refusion af købsmoms Vi har ved den afsluttende revision fokuseret på kommunens administration af området, hvor vi har påset, at opgørelsen af købsmomsrefusion er udarbejdet efter gældende regler. Det er vores opfattelse, at opgørelsen af købsmomsrefusion er korrekt udarbejdet og optaget i regnskabet. 8.7 Lønninger og vederlag Vi har i løbet af året gennemgået kommunens forretningsgange og stikprøvevis efterprøvet dokumentation, beregning og udbetaling i lønsagerne. Ved revisionen af årsregnskabet har vi undersøgt kommunens forretningsgange mv. i forhold til interne kontroller ved anvendelse af lønsystemet, bl.a. medarbejdernes muligheder for at indberette til egne cpr-numre mv. Lønudbetalingen til den administrative ledelse og personalet på Løn- og personalekontoret er stikprøvevis gennemgået. Det er undersøgt, om lønsystemet er afstemt til bogholderiet/årsregnskabet. Det er endvidere påset, at de til SKAT afgivne oplysninger om løn mv. er afstemt, ligesom det er kontrolleret, at tilbageholdt A-skat mv. er afregnet og afstemt. Side 241

26 Det er vores vurdering, at de interne kontroller udføres på betryggende vis og i henhold til kommunens gældende retningslinjer. Gennemgangen af lønudbetalingen til den administrative ledelse samt Løn- og personalekontorets personale har vist, at der ikke er foretaget væsentlige fejludbetalinger. De nødvendige afstemninger af lønsystemet i forhold til bogholderiet/årsregnskabet er foretaget. Det er endvidere dokumenteret, at der er overført korrekte oplysninger om lønforhold mv. til SKAT. Samtidig er årets tilbageholdelse og afregning af A-skat mv. dokumenteret. 8.8 Kommunal medfinansiering af de regionale sundhedsopgaver Vi har påset, at den aktivitetsbestemte kommunale medfinansiering, jf. kommunens regnskab, er i overensstemmelse med den endelige opgørelse fra Sundhedsstyrelsen. Samtidig har vi påset, at de bogførte grundbidrag svarer til aftalen med regionen. Det er vores opfattelse, at den kommunale medfinansiering er korrekt optaget i regnskabet. 8.9 Anlægsvirksomhed Vi har gennemgået udvalgte anlægsregnskaber/anlægsudgifter for at sikre, at der er korrekt sondring mellem anlæg og drift. Endvidere har vi i vores gennemgang fokuseret på bilagene, som er konteret under de enkelte anlægsprojekter. Gennemgangen af bilagene har haft til formål at sikre, at bilagene behandles korrekt, jf. gældende konteringsregler, og at kommunens Principper for økonomistyring overholdes. Vi har undersøgt kommunens regler vedrørende aflæggelse af anlægsregnskaber, herunder hvorvidt gældende lovgivning følges i forhold til aflæggelsen. Det er vores vurdering, at kommunens anlægsregnskaber er udarbejdet og aflagt i overensstemmelse med kommunens retningslinjer og gældende lovgivning Forsyningsvirksomhed Forsyningsvirksomheden skal hvile i sig selv. Det vil sige, at indtægter og udgifter over en årrække skal balancere. Forsyningsvirksomhederne betragtes således som eksterne i forhold til øvrige kommunale aktiviteter. Forsyningsområdet omfatter affaldshåndtering. Side 242

27 Vi har ved revisionen påset, at andele af administrationsudgifter overført til forsyningsvirksomhederne er beregnet og bogført i overensstemmelse med Byrådets beslutning andele af administrationsudgifter er opgjort tilstrækkelig objektivt renter af mellemværender med forsyningsvirksomhederne er beregnet og bogført i overensstemmelse med lovgivningens krav mellemværenderne med forsyningsvirksomhederne er korrekt optaget i balancen Det er vores vurdering, at den samlede økonomiske styring af forsyningsområdet er indrettet med henblik på at opfylde lovkrav, Byrådets beslutninger samt at sikre, at de etablerede forretningsgange på væsentlige områder er betryggende i kontrolmæssig henseende samt hensigtsmæssigt tilrettelagt. Mellemværende med forsyningsvirksomhederne er korrekt optaget i balancen Indberetning til Forsyningssekretariatet mv. De tidligere kommunale forsyningsvirksomheder på vand- og spildevandsområdet er pr. 1. januar 2008 omdannet til aktieselskaber med 100 % kommunalt ejerskab. Miljøministeriet har som følge af den generelle selskabsdannelse i vandsektoren udstedt: Bekendtgørelse nr af 16. december 2009 om kommuners varetagelse af administrative opgaver for visse vandselskaber med tilhørende undtagelser i bekendtgørelse 1102 af 17. september Bekendtgørelse nr. 298 af 25. marts 2010 om program for vandselskabers interne overvågning I bekendtgørelserne er der fastsat krav om afgivelse af særlige revisionserklæringer. Forsyningssekretariatet har på baggrund heraf udstedt en særlig revisionsinstruks, som gælder for alle indberetninger, der foretages efter den 31. december Dels skal der afgives erklæring om prisfastsættelsen af de administrative ydelser, der leveres fra kommunen til forsyningsvirksomheden, og dels skal der afgives revisionserklæring på kommunens indberetning til Forsyningssekretariatet efter lov om kommuners afståelse af vandforsyninger og spildevandsforsyninger, jf. bekendtgørelse nr af 14.oktober Vi har endnu ikke modtaget det aftalte materiale, hvorfor revisionen endnu ikke er udført. Revisionen vil blive udført, når materialerne forelægges os. Side 243

28 8.12 Balancen Kommunens balance er primært revideret ved at sikre, at der foreligger afstemninger for samtlige balancekonti. For at sikre korrekt udvisende i regnskabet, er der så vidt muligt foretaget stikprøvevis gennemgang af de specificerede beløb til eksternt materiale, og kommunens forretningsgange og ledelsestilsyn er vurderet. Vi har modtaget dokumentation for at samtlige balancekonti er afstemt. Den stikprøvevise kontrol bekræfter indhold og beløb for de enkelte konti. Det er vores vurdering, at kommunens forretningsgange, ledelsestilsyn og egne kvalitetskontroller har sikret en god kvalitet i afstemningerne Anlægsaktiver Materielle og immaterielle anlægsaktiver Det er påset, at de opførte aktiver er registreret i overensstemmelse med anlægskartotekets oplysninger. Anlægskartotekets oplysninger er stikprøvevis kontrolleret, og tilgange, afgange, afskrivninger og andre ændringer er herunder kontrolleret. Det er endvidere påset, at anlægsoversigten indgår korrekt i kommunens regnskabsaflæggelse. Det er vores vurdering, at materielle og immaterielle anlægsaktiver er korrekt optaget og periodiseret i årsregnskabet. Finansielle anlægsaktiver Det er påset, at de opførte aktiver er registreret i overensstemmelse med underliggende materiale samt indregnet i overensstemmelse med gældende regler, herunder at der er foretaget nedskrivning og omkostningsregistrering i forhold til forventning om tab på tilgodehavender. Det er ligeledes påset, at aktier, andelsbeviser og ejerandele i 60-selskaber er indregnet i forhold til kommunens ejerandel af selskaberne i henhold til retningslinjerne fra Økonomi- og Indenrigsministeriet. Endvidere er det i forbindelse med regnskabsafslutningen påset, om mellemværender med kommunale forsyningsvirksomheder er korrekt opgjort. Det er vores vurdering, at finansielle anlægsaktiver er korrekt optaget i regnskabet Omsætningsaktiver Det er påset, at kommunens varebeholdninger og fysiske aktiver til salg er registreret og indregnet i balancen, samt at omkostningsregistreringen er i overensstemmelse med kommunens registreringer, regnskabspraksis og regnskabsmæssige skøn. Side 244

29 Korrekt indregning af tilgodehavender hos staten og kortfristede tilgodehavender i øvrigt er kontrolleret stikprøvevis. Det er vores vurdering, at omsætningsaktiver generelt er korrekt optaget og periodiseret i regnskabet. Dog er det konstateret, at byggemodningsomkostninger på 1,7 mio. kr. fejlagtigt ikke er registret på funktion Likvide beholdninger Det er kontrolleret, at alle likvide aktiver er korrekt optaget og periodiseret i regnskabet, og der er så vidt muligt foretaget kontrol til ekstern dokumentation. Det er vores vurdering, at de likvide beholdninger er korrekt optaget og periodiseret i regnskabet Egenkapital Vi har påset, at kommunen har afstemt og specificeret egenkapitalen, og vi har gennemgået væsentlige posteringer, herunder posteringer foretaget direkte på egenkapitalen, eksempelvis afskrivninger, ned- og opskrivninger samt andre justeringer i balancen. Det er vores opfattelse, at egenkapitalen er fordelt, registreret og klassificeret korrekt i henhold til de af Økonomi- og Indenrigsministeriet udmeldte regler Hensatte forpligtelser Vi har vurderet kommunens dokumentation for opgørelse af hensatte forpligtelser vedrørende pensionsforpligtelser, arbejdsskadeerstatninger, åremålsansættelser, miljøforpligtelser, retssager mv. Vi har påset, at forpligtelserne er opgjort i overensstemmelse med gældende bestemmelser. Revisionen har ligeledes omfattet en vurdering af forretningsgange for registrering af forpligtigelser, anvendte indregningskriterier samt foretagne skøn. Kommunens indregning og måling generelt er fundet i overensstemmelse med Økonomi- og Indenrigsministeriets retningslinjer og den fastlagte regnskabspraksis. Side 245

30 Lånoptagelse Vi har gennemgået kommunens procedure for lånoptagelse og lånerammeopgørelse for bl.a. at påse, at denne følger Økonomi- og Indenrigsministeriets regler på området. Endvidere har vi påset, at den udarbejdede opgørelse over lånerammen kun indeholder kategorier af udgifter og beløbsstørrelser, som kan medtages, jf. lånebekendtgørelsen med tilhørende fortolkninger. Kommunens lånerammeberegning og lånoptagelse er i overensstemmelse med gældende regler Gældsforpligtelser Vi har undersøgt, om de forpligtelser, der os bekendt påhviler kommunen, er korrekt registreret, klassificeret og eventuelt kursreguleret. Kontrollen er så vidt muligt foretaget til eksternt dokumentationsmateriale. Kommunens mellemregningskonti er ligeledes påset afstemt. I forbindelse med disse afstemninger er det stikprøvevis konstateret, at der ikke er tale om gamle poster, men at udvisende på mellemregningskonti er korrekt periodiseret og optaget i regnskabet. Det er endvidere kontrolleret, at statens andel af tilbagebetalingspligtige ydelser med statslig refusion er korrekt opgjort. Vi har samtidig påset, om forpligtelser vedrørende leasing er korrekt registreret på balancen. Det er vores vurdering, at gældsforpligtelserne er korrekt indregnet og periodiseret i regnskabet. Side 246

31 9 Revision af de sociale regnskaber - områder med statsrefusion Efterfølgende redegøres for revisionsforløbet og vurderingerne af kommunens administration på det sociale område. Revisionen udføres i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik. Vi har i forbindelse med revisionsbesøgene orienteret den administrative ledelse om revisionens omfang og resultater såvel generelt som mere detaljeret. 9.1 Revisionserklæring vedrørende de sociale itsystemer I bekendtgørelse nr. 858 af 2. juli 2010 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på Velfærdsministeriets, Beskæftigelsesministeriets, Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integrations ressortområder (revisionsbekendtgørelsen) er der fastsat en række krav til de dokumentations- og registreringssystemer, kommunen anvender i forbindelse med administrationen af en række opgaver på Socialministeriets og øvrige ministeriers ressortområder. Kommunen skal sikre, at der foreligger en uafhængig revisorerklæring om, at det pågældende system fungerer i et it-miljø med en tilfredsstillende system- og datasikkerhed, og at de interne kontroller i systemerne sikrer en fuldstændig og nøjagtig behandling af godkendte transaktioner. Ovennævnte er gældende, såfremt kommunen ved registrering af sagen og beregning af ydelsen eller tilskuddet anvender et it-system, eller hvis databehandlingen helt eller delvist foretages af andre end den dataansvarlige kommune. Vi udarbejder, jf. aftale med KMD, sådanne revisorerklæringer, som dermed dækker de kommuner, hvor KMD i 2011 har varetaget databehandlingen. Kommunen anvender registreringssystemer, hvor databehandlingen varetages af KMD, Fujitsu Service A/S og Silkeborg Data A/S. Vi henviser til de den 27. marts 2012 udarbejdede erklæringer for 2010, som fremgår af KMD s hjemmeside, erklæring vedrørende Prisme - Fujitsu Service A/S afgivet af Martinsen - Statsautoriseret Revisionspartnerselskab den 5. december 2011 og erklæring vedrørende Silkeborg løn - Silkeborg Data A/S afgivet af Deloitte den 31. januar Side 247