Arrangørhåndbog for stadeholdere

Transkript

1 Arrangørhåndbog for stadeholdere Version Seneste opdateringer, den : - Afsnit 6.8 Nedsættelse af prisen - Afsnit 5.0 Dispensationsansøgninger og sanktioner Ungdommens Folkemøde er en demokratisk festival for unge der finder sted for anden gang d. 7. og 8. september 2017 i Søndermarken. Ungdommens Folkemøde (UFM 17) arrangeres af UNGDOMSBUREAUET Ungdomsbureauet ønsker, i tæt samarbejde og kontinuerlig dialog med stadeholderne, at skabe et sprudlende Ungdommens Folkemøde. Retningslinjerne beskrevet i denne arrangørhåndbog gælder som udgangspunkt for alle stadeholdere. I visse tilfælde kan der gives dispensation. Dispensationsforespørgsler vurderes i lyset af sikkerhedshensyn og hensyn til andre stadeholdere. Arrangørhåndbogen opdateres løbende, find seneste udgave på 1

2 INDHOLD 1.0. Stadeholdere Hvem kan være stadeholder? Hvad indebærer det at være stadeholder? Ungdommens Folkemødes opbygning og program Programmets opbygning Festivalpladsen Festivalpladsens arkitektur Sikkerhed Tilgænglighed Faciliteter Regler og retningslinjer Generelle regler på UFM Retningslinjer for stadepladser Retningslinjer for workshops Dispensationsansøgninger og sanktioner Uddeling af promotionmaterialer (flyers, materialer, gaver mv.) Uddeling af mad og drikke Sanktioner Stadepladser Teltløsninger og priser Arealleje Opsætning- og nedpakningsservice Basispakke Brug af arealer udenfor telte Tilkøb af udeareal Co-stadeholdere Nedsættelse af prisen Tilkøb Eget inventar Kørsel til og fra festivalpladsen Tildeling af stadeplads Workshoptelte Ansvar Oversigt over processen med vigtige datoer Kontakt

3 1.0. Stadeholdere 1.1. Hvem kan være stadeholder? Alle lovlige danske organisationer, foreninger, virksomheder, samt partier, der ikke er i strid med demokratiske principper, kan ansøge om at blive stadeholder til UFM'17. Det er ydermere en forudsætning at indholdet på stadepladsen omhandler noget samfundsrelevant, og ikke direkte tjener et markedsføringsformål Hvad indebærer det at være stadeholder? Som stadeholder vil du møde unge og have mulighed for at lave aktiviteter i stadepladsen under UFM'17. Eksempelvis debatter, workshops og andre arrangementer. Stadeholdere kan vælge mellem en række forskellige teltløsninger (se afsnit 6.1). Stadeholdere forpligter sig til at afholde en workshop af halvanden timers varighed på et tidspunkt i løbet af UFM'17. Dog har de politiske partier ikke mulighed og forpligtelse til dette. Se afsnit 8 for et overblik over vigtige datoer Ungdommens Folkemødes opbygning og program 2.1. Programmets opbygning Ungdommens folkemøde er sammensat af events på scener, aktiviteter i stadepladserne og workshops i særskilte workshoptelte. Staderne skal være åbne og bemandede fra kl til kl begge dage. I disse tidsrum står det organisationerne frit for at afholde arrangementer i staderne. 3

4 3.0. Festivalpladsen 3.1. Festivalpladsens arkitektur Festivalpladsen består af en stor og en lille scene, flere aktivitetsområder samt stadepladser, workshoptelte, madboder og toiletter. Pladsen ligger på et afgrænset, men ikke indhegnet område i Søndermarken og kan derfor frit besøges uden billet eller registrering. Festivalpladsen er designet i samarbejde med brandmyndighederne og med henblik på at skabe en sprudlende og ikke mindst sikker arena for mødet mellem unge og de deltagende organisationer Sikkerhed Ungdomsbureauet ønsker at tryghed og sikkerhed skal skabe rammerne for et sprudlende og spændende Ungdommens Folkemøde. Stadepladsholder har ansvaret for at teltet udgør en sikker ramme for ophold og events under UFM 17 og ligeledes at arrangementer, både i staderne og i workshopteltene, gennemføres på en sikkerhedsmæssig forsvarlig måde Tilgænglighed I samarbejde med Sammenslutningen af Unge Med Handicap (SUMH) arbejder vi på at gøre hele festivalen tilgængelig for alle også personer med funktionsnedsættelser. Vi opfordrer stadeholdere til at tænke tilgænglighed ind i indretningen af deres stadeplads og workshop. I samarbejde med SUMH har vi udvilket nogle gode råd vi håber I vil tage med i jeres planlægning. - Vær opmærksom på om der er god plads til at bevæge sig omkring i stadepladsen også i fx kørestol. - Sørg for at plads til at fx kørestolsbrugere kan se hvad der foregår på scenen. - Sørg for at skilte og lignende er tydelige og læsbare. 4

5 - Hvis der er særlige tiltag for unge med funktionsnedsættelser, så sørg for at det er tydeligt, så folk er opmærksomme på at de kan benytte sig af dem Faciliteter Mad og drikke: Der vil være madboder tilstede på festivalpladsen hvor det er muligt for stadeholdere at købe mad og drikke på lige fod med de øvrige festivaldeltagere. Mere information følger, når der er indgået en aftale med en aktør. Toiletter: der vil være adgang til toiletfaciliteter på pladsen på lige fod med de øvrige festivaldeltagere. Der opstilles et passende antal toilettter samt urinaler på festivalpladsen. Cykelparkering: der vil være mulighed for cykelparkering ved indgangene til Søndermarken. Cykler må ikke parkeres på de fælles festivalarealer. Vær opmærksom på at det, ifølge Slots- og kulturstyrelsens regler, ikke er tilladt at køre på cykel i Søndermarken Regler og retningslinjer 4.1. Generelle regler på UFM 17 - UFM 17 er alkoholfrit og der vil således ikke være salg af alkoholiske drikke på pladsen. Det er ligeledes heller ikke tilladt at medbringe alkoholiske drikke på pladsen. - Alle aktiviteter skal være inden for lovens rammer. - Det er ikke tilladt at bruge grill, åben ild, fyrværkeri eller andet der udgør en brandrisiko, medmindre der er lavet en særlig aftale med Ungdomsbureauet og opstillet særlige sikkerhedsforanstaltninger. - Det er ikke tilladt at uddele flyers eller andet papirmateriale. Læs eventuelt mere om dispensationsansøgninger i afsnit Det er ikke tilladt at reklamere for eller på anden måde promovere kommercielle produkter, uddannelser eller andre services. 5

6 - Plakater, skilte, bannere og lignende skal holdes på og umiddelbart omkring egen stadeplads, og må ikke udgøre en brandrisiko eller være til gene. - Der må ikke afholdes indsamlinger fra staderne. - Hvis et event indeholder en konkurrence, er det tilladt at udlodde præmier i mindre omfang og af substantiel karakter dette må dog ikke nævnes i programmet. Der må således ikke uddeles præmier til alle deltagere i en konkurrence. Hvis I er i tvivl er I velkomne til at sende en mail til ida@ungdomsbureauet.dk. - Ungdomsbureauet forbeholder sig retten til foretage redaktionelle indgreb i- eller afvise arrangementer, som vurderes at udgøre en sikkerhedsrisiko Retningslinjer for stadepladser - Stadepladserne skal være bemandede under hele UFM 17 det vil sige fra kl til kl begge dage. - Alle aktiviteter i stadepladserne skal være gratis og åbne for alle. - Aktiviteter skal have samfundsrelevans og relatere sig til en aktuel problematik. - Det er ikke tilladt at sælge eller uddele mad og drikkevarer. Der kan undtagelsesvis indhentes tilladelse til at uddele mad og drikkevarer, hvis det er væsentligt for det indholdsmæssige i en aktivitet eller workshop. Læs mere om dispensationsansøgninger i afsnit Stadeholdere er selv ansvarlig for at melde brug af musik (både livemusik, DJs og stemningsmusik) til Koda. Information om priser og betaling kan findes her: Koncerter skal indberettes senest 10 dage efter afholdelse. - Lydniveauet i stadepladserne må ikke overstige 94 db og vi opfordrer til, at der vises hensyn til teltnaboer. Organisationer der ønsker at lave støjende aktiviteter (fx spille høj musik, rappe eller lign.) kan anmode om at blive placeret i et høj-db-område på festivalpladsen. Ønsker I at jeres stadeplads bliver placeret i høj-db-området skal I sende en mail til: ida@ungdomsbureauet.dk 6

7 - Stadeholder har mulighed for at få eventbeskrivelser optaget i det officielle online festivalprogram. Fristen for bidrag hertil er d. 11. august. Se afsnit 8.0 for en oversigt over tidsfrister. - Det er ikke tilladt at bruge tape, lim, etc til ophængning i teltene da det kan beskadige teltdugen. Brug i stedet elektriker-strips Retningslinjer for workshops - Stadeholdere forpligter sig på at afholde én workhop af 1 1/2 times varighed i løbet af festivalens to dage på et tidspunkt der anvises af Ungdomsbureauet. - Workshops foregår i særskilte workshop-telte som stilles til rådighed af Ungdomsbureauet. Læs mere om workshoptelte i afsnit I hver workshop er der plads til 65 deltagere. - Workshopdeltagerne har tilmeldt sig på forhånd via - Stadeholder får adgang til kontaktinformationer på de tilmeldte eller de tilmeldtes undervisere. - Workshoppen skal tage udgangspunkt i en samfundsrelevant udfordring eller problemstilling som deltagerne skal forholde sig til efter devisen Nutidens udfordringer skal løses med fremtidens borgere. - Workshoppen skal være inkluderende og have elementer af co-creation. Dvs. at værten max må tale fra scenen max 25 % af tiden. - Forud for UFM 17: Der skal udarbejdes tekst, der beskriver jeres organisation og jeres workshop. Beskrivelse af organisationen skal fylde max 800 tegn og beskrivelse af workshopudfordring max 1600 tegn. Det er på baggrund af disse beskrivelser, at deltagerne tilmelder sig jeres workshop. Dette skal indleveres senest d. 26. april via en formular (Link følger snarest muligt). - Der skal indleveres en endelig workshopdrejebog udarbejdet på baggrund af UFM s skabelon for drejebog senest d. 11. august. Drejebogen udfyldes via dette link (OBS. link kommer snarest muligt) - Efter UFM 17: Organisationen skal følge op på deres workshops, for at deltagerne efterfølgende kan se hvilken betydning deres inputs har fået og hvordan workshoppen har præget organisationens arbejde/holdning fremadrettet. Selve tilbagemelding kommer til at fylde ca. en side og skal 7

8 indleveres i en skabelon, der fremsendes af Ungdomsbureauet. I skabelonen vil organisationen skulle angive en kort tekst om workshopudfordringen, hvad de unges input var, samt hvordan de har taget det til efterretning eller hvad det har fået af betydning. I får skabelonen tilsendt umiddelbart efter UFM Alle organisationernes tilbagemeldinger samles i en publikation, der udgives i løbet af efteråret 2017, som en del af opsamlingen på Ungdommens Folkemøde. - For at sikre arrangementernes kvalitet tilbyder Ungdomsbureauets workshop-team sparring under stadeholdernes proces med at planlægge workshops. Workshop-teamet kan kontaktes på workshop@ungdomsbureauet.dk - Ungdomsbureauet forbeholder sig retten til foretage redaktionelle indgreb i- eller afvise arrangementer som vurderes at udgøre en sikkerhedsrisiko Dispensationsansøgninger og sanktioner Det er muligt at søge om dispensation til: - Uddeling af papirmaterialer - Uddeling af mad og drikke For begge gør det sig gældende at der skal være fagligt/indholdsmæssigt belæg for at inddrage enten papirmaterialer og/eller mad og drikke I en given aktivitet Uddeling af promotionmaterialer (flyers, materialer, gaver mv.) Der gives kun dispensation til uddeling af promotionmaterialer, der understøtter en specifik aktivitet i stadepladsen og det er ikke muligt at søge om dispensation til uddeling af promotionmaterialer på selve festivalpladsen (uden for teltet). Der kan dog gives tilladelse til at en stadeholder medbringer egne publikationer eller andre materialer af mere substantiel karakter, så længe dette ikke uddeles aktivt, men blot gives til særligt interesserede og i mindre omfang. 8

9 Ansøgningen bør indeholde en kort beskrivelse af aktiviteten samt argumentation for hvordan uddeling af materialer understøtter aktiviteten. Ansøgningen udfyldes via en fomular, som I finder via dette link. Deadline for ansøgning er 15. august Uddeling af mad og drikke Det er muligt at få dispensation til uddeling af mad og drikke i forbindelse med en konkret aktivitet. Uddelingen af mad og drikke skal således indgå i selve aktiviteten og der skal være fagligt belæg for at en dispensationsansøgning kan imødekommes. Der kan eksempelvis gives tilladelse til smagsprøver på frugt til en aktivitet, der handler om økologisk og konventionel frugt. Ansøgningen bør indeholde en kort beskrivelse af aktiviteten samt argumentation for hvordan smagsprøver på mad og/eller drikke er fagligt relevant for aktiviteten. Ansøgningen udfyldes via en fomular, som I finder via dette link. Deadline for ansøgning er 15. august Alle dispensationsansøgninger bliver behandlet løbende Sanktioner Overtrædes ovenstående regler og retningslinjer uden at der er givet dispensation vil det medføre sanktioner. Under UFM 17 vil et frivilligt stadepoliti, som runderer på pladsen hjælpe stadeholdere med at overholde de gældende regler. Overtrædelse medfører således et besøg af stadepolitiet, som i første omgang vil forsøge at løse situationen via dialog. Sker der gentagende overtrædelser eller nægter en stadeholder, at rettet ind efter stadepolitiet kan det i nogle tilfælde medføre borvisning og/eller karantæne fra Ungdommens Folkemøde. 9

10 6.0. Stadepladser 6.1. Teltløsninger og priser Prisen for en stadeplads varierer fra til kr. afhængig af teltets størrelse. Teltstørrelse, meter Kapacitet Pris for begge dage 6x6 36 personer kr ekskl. moms 6x9 54 personer kr. ekskl. moms 6x12 72 personer kr ekskl. moms Prisen inkluderer: - leje af telt inkl. opsætning og nedpakning - arealleje - leje af gulv inkl. opsætning og nedpakning - basis strøm (1 stk 230v stikdåse) - to billetter til UFM Inspirationskonference d. 30. marts 2017 Overlevering af teltet med indhold samt eventuelle tilkøb koordineres direkte med UFM 17 s officielle partner. Fra at stadeholder får sin stadeplads overdraget og indtil det overdrages igen efter UFM 17, bærer stadeholder det fulde ansvar for telt, inventar og øvrige værdigenstande der opbevares i teltet Arealleje Det er muligt at leje et areal tilsvarende ovenstående teltstørrelser såfremt, man ikke ønsker at benytte sig at et telt. Prisen for arealleje er: Areal, meter Inkl. Pris for begge dage 6x6 Basis strøm kr ekskl. moms 6x9 Basis strøm kr. ekskl. moms 6x12 Basis strøm kr ekskl. moms 10

11 Areal, meter 6x6 6x9 6x12 Pris for begge dage kr ekskl. moms kr. ekskl. moms kr ekskl. moms Når en stadeholder lejer et areal er det stadeholderens ansvar at eventuelle installationer er lovlige og at der er indhentet byggetilladelse til midlertidige konstruktioner, hvis dette er påkrævet. Det er dog ikke alle konstruktioner eller instalationer, der kræver byggetilladelse fx ikke hvis konstruktionen er certificeret. Læs mere om reglerne for midlertidige konstruktioner her. Der er et begrænset antal arealpladser og ønsker I at komme i betragtning til en plads, skal I sende en kort beskrivelse af jeres organisation samt de aktiviteter og eventuelle konstruktioner, I vil have på areaelet. Anmodning om arealleje sende til: ida@ungdomsbureauet.dk 6.3. Opsætning- og nedpakningsservice Telt og tilkøb købt gennem UFM s officielle leverandør vil stå klar til brug onsdag den 6. september kl Teltene skal senest være rømmede fredag den 8. september kl Vær opmærksom på at det ikke er tilladt at lukke stadepladsen ned før fredag kl Basispakke Basis strøm: i stadepladsen vil der være 1 alm. 230v stikdåse til rådighed. Den kan trække fx mobiloplader, computeroplader etc. OBS. Den kan ikke trække fx elkedler, kaffemaskiner eller lignende. Hvis I har brug for ekstra strøm kan dette tilkøbes. 11

12 6.5. Brug af arealer udenfor telte Alle aktiviteter i forbindelse med UFM skal afholdes inden for festivalpladsens område, medmindre andet er aftalt med Ungdomsbureauet. Af hensyn til flugtveje og brandsikkerhed skal aktiviteter i staderne holdes inden for teltet og ikke brede sig ud på gangarealerne. Hvis man ønsker at benytte et udeareal uden for teltet er det muligt at tilkøbe et areal I forbindelse med stadepladsen. Arealet vil altid være umiddelbart ved siden af jeres stadeplads. Det kan ikke lade sig gøre at tilkøbe arealet foran jeres stadetelt. Dette sker af brand- og sikkerhedshensyn Tilkøb af udeareal UFM 17 er en festival, hvor vi ønsker at alle organisationer har en lige stor stemme. Derfor er det ikke tilladt at en stadeplads fylder mere end 6x12 meter, som svarer til den største teltstørrelse. Det betyder således, at man kan tilkøbe et udeareal på 6x6 meter, hvis man har et 6x6 meter telt. Det er derfor ikke muligt at tilkøbe et udeareal, hvis man har booket en stor stadeplads (6x12m). Af hensyn til naboteltene må udearealet ikke benyttes til aktiviteter med et højt lydniveau det kan fx være afspilning af musik, mindre koncerter eller lignende. Priser for tilkøb af udearel: 6x3 6x ,00 kr. ex moms (ved 6x6m el. 6x9m telt) 8.000,00 kr. ex moms (Kun ved 6x6 m telt) Det er kun muligt at tilkøbe et udeareal, hvis man har booket en stadeplads inkl. telt Co-stadeholdere Flere organisationer kan vælge at gå sammen om at købe en almindelig stadeplads. I så fald skal der blot være én kontaktperson som kommunikerer med Ungdomsbureauet. Hvordan I ellers fordeler opgaverne indbyrdes er op til jer. Denne løsning inkluderer mulighed for, og pligt til, at afholde én workshop i workshopteltene. Hvordan I fordeler ansvaret for workshoppen indbyrdes er op til jer. 12

13 6.8. Nedsættelse af prisen I mangfoldighedens navn og for at sikre at et bredt udsnit af også mindre bemidlede organisationer og ungdomsorganisationer har mulighed for at være repræsenteret til UFM'17, er der mulighed for at ansøge om at få et 6x6 meter telt til kr. excl moms. Nedsættelsen af prisen forudsætter at organisationens primære drift er baseret på frivilligt arbejde og tildeles fortrinsvis mindre ungdomsorganisationer. Ansøg om nedsættelse af prisen ved at sende ca. en halv sides beskrivelse af organisationens formål, de økonomiske forhold samt foreløbige ideer til aktiviteter på UFM'17. Upload ansøgning via denne formular inden d. 6. januar I kan forvente at få svar på jeres ansøgning senest den 10. januar Tilkøb Tilkøb af ekstra inventar og udstyr sker gennem Ungdomsbureauets officielle partner. Tilkøbskatalog og kontaktoplysninger finder I snarest muligt på Deadline for bestilling af ekstra inventar er 1. august Al tilkøb koordineres direkte med UFM s officielle leverandør. Mere info om dette følger snarest muligt Eget inventar Medbringes der eget inventar er det jeres ansvar at dette er lovligt og evt. godkendt (hvis dette er påkrævet). Forud for UFM 17 vil bygge- og brandmyndighederne syne hele pladsen. Medbringer I selv trådløst sendeudstyr, skal dette godkendes af Ungdomsbureauet og I skal tildeles frekvenser af Ungdomsbureauet. Send oplysninger om jeres trådløse udstyr til: ida@ungdomsbureauet.dk senest 15. august Kørsel til og fra festivalpladsen Det er ikke muligt at få eget inventar leveret ind på festivalpladsen i bil da det ikke er tilladt at føre køretøjer ind i Søndermarken. Der vil blive oprettet en dropzone umiddelbart uden for Søndermarken, på den vej der hedder Bag Søndermarken 13

14 (sidevej til Valby Langgade). Her kan stadeholdere aflæsse inventar og andet, som herfra kan transporteres videre ind på festivalområdet i et ikke-motoriseret køretøj, eksempelvis sækkevogn eller trækvogn. Det er muligt at låne en trækvogn/sækkevogn af UFM når I ankommer til dropzonen Tildeling af stadeplads Stadepladser og workshoptider fordeles af Ungdomsbureauet med henblik på at skabe en levende festivalplads og et sammenhængende program. Vi stræber efter at hele festivalpladsen skal være stemingsfuld og vi forsøger derfor, så vidt muligt, at tildele alle organisationer en god plads Workshoptelte Ungdommens Folkemøde stiller workshoptelte til rådighed, som hver stadeholder skal benytte til at afholde sin workshop i 1,5 timer. Workshopteltene er placeret i en særskilt workshopområde i parken. Workshopteltene måler 9x15 meter. Følgende inventar i workshopteltene stilles til rådighed: - Borde og stole til 65 personer - Basis strøm (1 stk 230v stikdåse) - Lydanlæg med 2 stk håndholdte mikrofoner og 2 headsets. Hvis I ønsker at bruge flipovers, papir eller lignende er I meget velkomne til at medbringe dette til jeres workshop. 14

15 7.0. Ansvar Ved afmelding af stadeplads senere end d. 15. marts refunderes beløbet ikke. Stadeholder har ansvar for telt og øvrigt udstyr lejet gennem UFM s officielle partner under hele UFM 17 indtil det bliver overdraget igen. Når i har fået overdraget eventuelle tilkøb er det jeres ansvar at besigtige det og tage kontakt til UFM s officielle partner, hvis der skulle være problemer med inventaret. Stadepladsen skal afleveres opryddet, som da I modtog den. Det er derfor ikke tilladt at efterlade materialer eller andet inventar. Hvis det alligevel forekommer vil der blive sendt en efterregning for oprydningen af dette. Stadeholder bærer det fulde ansvar for alle aspekter af egne aktiviteter. Herunder at sikre sig at aktiviteterne er i overenstemmelse med gældende lovgivning, copyrightregler samt at brandsikkerhed og almindelig sikkerhed er i orden. Søndermarken er en offentlig park med fri adgang for alle. Der vil være vagter tilstede hele døgnet, men stadeholdere har ansvar for at forebygge tyveri ved at tømme teltet for værdigenstande når det er ubemandet. Opbevaring af værdier i staderne sker til enhver tid på eget ansvar. 15

16 8.0. Oversigt over processen med vigtige datoer Vi ser frem til et godt samarbejde frem til, under og efter UFM 17. Her har vi samlet en oversigt over de vigtige datoer og tidsfrister I skal være opmærksomme på. 13. januar kl januar 30. marts 26. april 3. maj 30. juni 1. august 11. august 11. august 15. august Ansøgning om stadeplads Svar på ansøgning Inspirationskonference Indsend workshopudfordring Workshoptilmelding åbner for undervisere Indsend stadepladsbeskrivelse, åbnes fra maj Deadline for tilkøb af inventar Eventbeskrivelser, åbnes fra maj Endelig workshopbeskrivelse, åbnes fra maj Dispensationsansøgninger uddeling af materiale mv Kontakt Ungdommens Folkemøde (UFM 17) arrangeres af UNGDOMSBUREAUET Gothersgade 156, kld 1123 København K Tlf.: Generelle henvendelser rette til: info@ungdomsbureauet.dk Henvendelser om logistiske og praktiske anliggender rettes til logistiskchef Ida De Magos: ida@ungdomsbureauet.dk Henvendelser om workshops og afvikling af disse kan ske til workshopgruppen på: workshop@ungdomsbureauet.dk 16