Krav til leverandører af hjemmehjælp

Transkript

1 Norddjurs Kommune Januar 2008 Krav til leverandører af hjemmehjælp 1. Ydelser som leverandøren kan søge godkendelse til: Praktisk hjælp i dagtimerne på hverdage Personlig pleje. Leverandøren er forpligtet til som minimum at levere praktisk hjælp i dagtimerne alle ugens 5 hverdage i enten Norddjurs Kommunes distrikt øst, vest eller distrikt Anholt. I forbindelse med levering af personlig pleje er leverandøren forpligtet til at levere plejen hele døgnet i alle ugens 7 dage i enten Norddjurs Kommunes distrikt øst, vest eller distrikt Anholt. 2. Generelle krav Leverandøren skal oplyse forhold om ejer og ledelsesforhold. Leverandøren skal oplyse, hvor stor en del af kontrakten, som eventuelt vil blive givet til en underleverandør. Leverandøren skal dokumentere relevant erhvervsansvarsforsikring og produktansvarsforsikring. Leverandøren skal på anmodning dokumentere, at forsikringerne er i kraft. Leverandøren skal fremvise tro og love erklæring om, at denne ikke har ubetalt forfalden gæld til det offentlige som overstiger kr. Leverandøren skal være i stand til at stille økonomisk sikkerhed for opfyldelsen af sine forpligtigelser overfor Norddjurs Kommune. Leverandøren har i samarbejde med Norddjurs Kommune en fælles forpligtigelse til at udvikle området - herunder indgå i efteruddannelse, udviklingsprojekter mv. Leverandøren skal i samarbejde med Norddjurs Kommune være parat til at tage et socialt ansvar med henblik på at skabe et rummeligt arbejdsmarked. Leverandøren skal fremlægge virksomhedens balance for de seneste 3 regnskabsår inkl. revisionsprotokol, hvis denne forefindes. 1

2 Leverandøren skal fremlægge en erklæring om virksomhedens omsætning i forbindelse med sådanne ydelser, som leverancen vedrører, for de seneste 3 regnskabsår. Leverandøren skal fremvise referencer af tidligere gennemførte opgaver af samme størrelse og sværhedsgrad. 3. Lovgivning og bestemmelser Leverandøren er forpligtet til at acceptere, at arbejdet skal udføres i overensstemmelse med principperne i offentlig forvaltning. Dvs. at leverandøren er omfattet af tavshedspligt, omfattet af krav til dokumentation, har notatpligt o.lign. Borgeren skal have mulighed for at få indsigt i alle oplysninger (på papir og elektronisk), som leverandøren har registreret vedrørende borgeren selv. Borgeren skal have mulighed for at fravælge en bestemt medarbejder, hvis der ligger lovlige/saglige og begrundede kriterier til grund herfor. Leverandøren skal overholde den gældende persondatalovgivning i forbindelse med opbevaring af personoplysninger, elektronisk kommunikation mellem leverandøren og Norddjurs Kommune, logning af brugere mv. Personlig pleje og praktisk hjælp er omfattet af klageret til Kommunens Klageråd for hjemmehjælp. Det kræves derfor, at leverandøren medvirker til behandlingen af klagesager ved bl.a. at videregive relevante oplysninger skriftligt. Norddjurs Kommune har ophavsret til samtlige dokumenter, der udarbejdes i forbindelse med leveringen af ydelserne til borgerne. 4. Levering af ydelser til praktisk og personlig hjælp Ydelserne tildeles med baggrund i det af Norddjurs Kommunes fastlagte ydelseskatalog. Der oplyses en samlet tid til leverandøren i forbindelse med leveringen af flere forskellige ydelser til samme borger. Leverandøren regulerer selv småændringer i den daglige ydelse for at udnytte fleksibilitet i den almindelige arbejdstilrettelæggelse. Der er ikke krav om revisitering ved småjusteringer fra dag til dag indenfor +/- 15 minutter med mindre, der er tale om en varig ændring, hvilket vil sige ud over 21 dage. Leverandøren skal udvise almindelig hjælpsomhed uden særlig afregning. Leverandøren skal tilstræbe at så få hjælpere som muligt leverer ydelsen. 2

3 Hjælp til personlig pleje kan ikke aflyses. Hvis tidspunktet for praktisk hjælp og personlig pleje afviger mere end +/- ½ time, skal borgeren informeres. Rengøring kan flyttes indenfor 1 uge. Det skal tilstræbes, at flytningen højest sker 2 gange i kvartalet og må ikke ske 2 gange i træk. Hvis hjælpen flyttes af leverandøren skal det tilstræbes, at borgeren informeres senest dagen før. Hvis borgeren ønsker flytning, skal det tilstræbes, at der tilbydes erstatningsbesøg indenfor 5 hverdage. Ved længereværende fravær, så som indlæggelse ydes der ikke erstatningsbesøg. 5. Leveringstid og telefontid Tidspunktet for levering af praktisk hjælp aftales mellem brugeren og leverandøren af ydelsen. Leverandøren er forpligtet til at levere praktisk hjælp i dagtimerne, dvs. mellem ca alle ugens 5 hverdage. Leverandører af praktisk hjælp skal kunne træffes telefonisk af brugeren i tidsrummet fra kl til samt telefonisk af kommunen i tidsrummet kl til på hverdage. Tidspunktet for levering af personlig pleje aftales mellem brugeren og leverandøren af ydelsen. Morgenpleje udføres fortrinsvis mellem Leverandører af personlig pleje skal kunne træffes telefonisk af brugeren i tidsrummet fra kl til på hverdage samt telefonisk af kommunen 24 timer i døgnet alle ugens dage. 6. Visitation og tilbagemelding til Norddjurs Kommune Leverandøren er forpligtet til at følge Norddjurs Kommunes visitation og kvalitetsstandarder. Afvigelser i tid, indhold og frekvens kan kun ske i forbindelse med omvisitering. Leverandøren har en tilbagemeldingsforpligtelse ved ændrede behov. Ved hændelser i borgernes hjem, der medfører øget behov for hjælp, skal leverandøren iværksætte hjælpen og senest første hverdag efter hændelse og den ændrede indsats, melde tilbage til Norddjurs Kommune. Leverandøren har som udgangspunkt en månedlig dokumentations- og afregningsforpligtigelse. Afvigelser herfra kan kun ske ved særlig aftale. Leverandøren skal anvende entydige og gennemskuelige dokumentationssystemer for anvendt tid i forbindelse med afregning. Norddjurs Kommunes betaling til leverandøren erlægges månedsvis bagud i forhold til præsteret ydelse. 3

4 7. Beredskab og påbegyndelse af leverance Leverandøren skal dokumentere, hvordan beredskabet i forhold til overholdelse af service- og kvalitetskrav tænkes opretholdt ved sygdom, strejke eller andet fravær. Leverandøren skal om nødvendigt kunne tilkalde vikarer eller andre, der sikrer, at hjælpen leveres (evt. ved et senere erstatningsbesøg). En leverandør af personlig pleje skal kunne yde assistance i forbindelse med nødkald. Der stilles krav om nødvendigt udstyr til modtagelse og besvarelse af nødkald. Som minimum mobiltelefon, som nødkald kan kanaliseres til. Til en levarandør af personlig pleje stilles der krav om overholdelse af responstid ved nødkald. Hjælpen skal være fremme senest 30 minutter efter modtagelsen af kaldet. Overholdelsen af responstiden skal kunne dokumenteres. Leverandøren er forpligtet til at påbegynde leverancen af praktisk hjælp senest 14 dage efter, at leverandøren har modtaget besked fra Norddjurs Kommune om visitationen. Ved personlig pleje skal leverancen så vidt mulig påbegyndes straks og senest 1 døgn efter, at leverandøren har modtaget besked fra Norddjurs Kommune om visitationen. 8. Samarbejde vedrørende hjemmehjælp, hjemmesygepleje og træning Den eksterne leverandør og kommunen har en fælles forpligtigelse til at sikre sammenhæng og koordination af ydelserne hos borgeren. Der er krav om gensidigt forpligtigende samarbejde med Norddjurs Kommunes terapeuter, hjemmehjælpere, sygeplejersker og andet relevant personale samt med hospital og borgerens egen læge. 9. Krav til leverandørens medarbejdere Leverandøren skal benytte uddannet personale ved levering af ydelser vedrørende personlig pleje. Der skal ligeledes benyttes uddannet personale ved levering af praktisk hjælp, når der til denne hjælp er tilknyttet en målrettet pædagogisk opgave (jfr. Kvalitetsstandarder for hjemmehjælp). Som udgangspunkt er uddannelseskravet til fastansatte medarbejdere minimum en uddannelse som social- og sundhedshjælper. I forbindelse med levering af praktisk hjælp og personlig pleje skal vikarer for leverandørens fastansatte medarbejdere have modtaget konkret oplæring, som sætter dem i stand til på egen hånd at udføre de bestilte opgaver. Ved borgere som har behov for en særlig personlig pleje / kompleks pleje kræves, at leverandøren har mulighed for at kunne søge sygeplejefaglig vejledning og supervision. 4

5 Leverandørens medarbejdere skal opfylde Norddjurs Kommunes krav, hvad angår optræden og påklædning. Medarbejdere med brugerkontakt skal kunne tale og skrive dansk. Medarbejderne skal altid ved første gangs besøg og på opfordring kunne vise legitimation med billede til borgeren eller dennes familie. Leverandørens medarbejdere må ikke modtage arv, gaver eller lignende økonomiske midler fra borgerne. Herudover må der ikke finde handel sted mellem leverandørens medarbejdere og borgeren. Norddjurs Kommune ønsker generelt ikke, at godkendte leverandører lader opgaver udføre af medarbejdere, som tidligere er blevet afskediget fra Grenaa Kommune, Nørre Djurs Kommune, Rougsø Kommune og Sønderhald Kommune på grund af, at disse ikke har levet op til kommunernes krav til medarbejdernes faglige og økonomiske hæderlighed. 10. Arbejdsmiljø og adgang til hjælpemidler Leverandøren er forpligtet til at opfylde loven om arbejdsmiljø ved arbejde i borgerens hjem - herunder opfylde kravet om arbejdspladsvurdering. Hjælpemidler, der vurderes som nødvendige på grund af arbejdsmiljømæssige hensyn såvel som ud fra plejemæssige hensyn, stilles til rådighed af Norddjurs Kommune efter afgørelse af kommunens hjælpemiddelafdeling. Når hjælpemidler stilles til rådighed på grund af arbejdsmiljømæssige hensyn opkræves der leje af det enkelte hjælpemiddel. 11. Driftssamarbejde For at sikre kvalitet, udvikling samt koordinering skal der mindst hvert kvartal, eller når Norddjurs Kommune ønsker det, afholdes møde mellem leverandøren og kommunen. Leverandøren skal udpege en kontaktperson, der er ansvarlig for det daglige/løbende samarbejde med Norddjurs Kommune. Leverandøren skal anvende det eksisterende dokumentationsredskab i borgerens eget hjem. Dvs. samarbejdsbøger o.lign. Leverandøren skal udpege en hovedansvarlig for indsatsen i det enkelte hjem. 12. Opsigelse, ændringer og skift af leverandør Såvel Norddjurs Kommune som leverandøren kan opsige aftalen med 3 måneders varsel. Norddjurs Kommunes krav til leverandørerne kan ændres med 3 måneders varsel. 5

6 Borgerne har mulighed for at skifte fra en leverandør til en anden senest 14 dage efter, at Norddjurs Kommune har modtaget anmodningen om leverandørskifte. 13. Overdragelse af rettigheder og forpligtigelser Leverandørens rettigheder og forpligtigelser i henhold til nærværende betingelser kan ikke helt eller delvist overdrages til et andet firma uden Norddjurs Kommunes skriftlige samtykke. 14. Tilbud om ansættelse af personale Norddjurs Kommune ønsker, at indgå en aftale med den private leverandør om, at der for hver gang den private leverandør udvider sin opgaveportefølge svarende til en udvidelse af den vejledende tidsnorm med 240 timer pr. måned, udløser dette en ret for Norddjurs Kommune til at overføre en medarbejder (fuldtids) til leverandøren. Norddjurs Kommune ønsker også at der skal gælde en lignende forpligtigelse for Kommunen til at modtage en medarbejder, hvis leverandøren får sin opgaveportefølge reduceret. Det forudsættes, at medarbejderen opfylder kravene til uddannelse. Lov om lønmodtagernes retsstilling ved virksomhedsoverdragelse er gældende og ændres ikke af ovennævnte bestemmelse. For alle fastansatte medarbejdere i Norddjurs Kommune gælder, at hvis en overdragelse til en anden leverandør bliver nødvendig, må løn- og ansættelsesvilkår ikke forringes. 6

7 3. Økonomiske krav fortsat 3.2. Virksomhedens omsætning og overskud har de seneste 3 år været Omsætning: Overskud: Nystartet virksomhed, kan derfor ikke vedlægge de ønskede oplysninger. Nystartet i år: Forsikringsforhold Undertegnede fritvalgsleverandør erklærer hermed, at virksomheden har tegnet de lovpligtige og nødvendige forsikringer, der sikrer medarbejderne og Kommunen mod skader og andet tab opstået ved leverandørens og dennes medarbejdernes handlinger eller undladelser. Fritvalgsleverandøren er erstatningspligtig efter dansk ret almindelige regler for de skader og tab, denne eller dennes medarbejdere måtte påføre myndigheden. Der henvises til efterfølgende policenumre for disse forsikringer: 4. Oplysninger om leverandørens medarbejdere 4.1. Undertegnede fritvalgsleverandør erklærer at have følgende antal medarbejdere fordelt efter type og uddannelseskategori på tidspunktet for anmodning om fritvalgsblanket: Fastansatte: Løstansatte: Antal fuldtidsækvivalenter: 2

8 4. Oplysninger om leverandørens medarbejdere fortsat Fordeling på uddannelseskategorier - praktisk bistand og personlig hjælp: Sygeplejersker: Fysio- og ergoterapeuter: Social- og sundhedsassistenter: Social- og sundhedshjælpere: Plejehjemsassistenter: Hjemmehjælpere - 7 eller 14 ugers hjemmehjælpsuddannelse: Andre: Fordeling på uddannelseskategorier - madservice: Økonoma: Køkkenleder: Køkkenassistent: Kok: Smørrebrødsassistent: Andre: 4.2. Håndtering af ansættelse på særlige vilkår: Undertegnede fritvalgsleverandør erklærer at ville overholde de kommunale krav til ansættelse på særlige vilkår Gaveforbud Undertegnede fritvalgsleverandør erklærer at ville sikre, at samtlige medarbejdere gøres bekendt med den lokale kommunale politik i forhold modtagelse af gaver m.m. og vil sikre, at denne overholdes. 3

9 5. Krav til ydelsen Krav til madservice 5.1. Egenkontrolprogram og næringsberegning Undertegnede fritvalgsleverandør erklærer, at vi på tidspunktet for udarbejdelse af fritvalgsblanketten har et godkendt egenkontrolprogram i henhold til lovgivningens krav. Undertegnede fritvalgsleverandør erklærer at ville sikre en produktion i overensstemmelse med principperne i Anbefalinger for den danske institutionskost, herunder at kunne udføre de nødvendige næringsberegninger. Krav til personlig pleje 5.2. Praktikplads Undertegnede fritvalgsleverandør erklærer at være godkendt eller have til hensigt at ville søge om godkendelse som praktikplads for uddannelse af elever. 6. Krav til samarbejde 6.1. Klagehåndtering Undertegnede fritvalgsleverandør erklærer at ville deltage i klagesagsbehandling samt besvarelse alle klagehenvendelser i overensstemmelse med de lokalt fastsatte retningslinjer. 7. Generelle vilkår Fritvalgsleverandørens opmærksomhed henledes på, at anvendelse af blanketten sker på vilkår af, at virksomheden overholder de til enhver tid gældende kommunale og nationale regler om: Notatpligt Tavshedspligt Oplysnings- og tilbagemeldingspligt Videregivelse af oplysninger Fritvalgsleverandørens opmærksomhed henledes endvidere på, at lov om social service, og arbejdsmiljølovgivningen finder anvendelse ved udøvelse af leverandørvirksomhed på fritvalgsområdet. 8. Aflevering af blanket Fritvalgsblanketten skal sendes til Norddjurs Kommune på følgende adresse: Norddjurs Kommune Ældreafdelingen Østergade Grenaa 4

10 Underskrift Dato: Navn (blokbogstaver): Underskrift: 5

11 Indholdsfortegnelse 1. Grundlaget 3 2. Betingelser 3 3. Sikkerhedsstillelse 3 4. Afregning 3 5. Den private leverandørs forsikringer 4 6. Underleverandør 4 7. Overdragelse af rettigheder og pligter 4 8. Fortrolighed 4 9. Oplysningspligt Misligholdelse Kommunens misligholdelse Force Majeure Aftalens løbetid og opsigelse Ændringer i kontraktgrundlaget under Frit-valg ordningen Tvister 9 2

12 1. Grundlaget Denne kontrakt tjener til regulering af den aftalemæssige forbindelse mellem Norddjurs Kommune og kommunens leverandører under Frit valg ordningen. Kontrakten er udarbejdet på grundlag af bekendtgørelse af lov om social service, se lovbekendtgørelse nr. 58 af 18. januar 2007 med tilhørende bekendtgørelse og vejledninger. 2. Betingelser Det er en betingelse for levering af ydelser i relation til serviceloven i Norddjurs Kommune, at herværende kontrakt er accepteret og underskrevet af såvel Leverandøren som Norddjurs Kommune. Leverandøren skal tilstadighed opfylde de krav, der er opstillet for Leverandøren i Norddjurs Kommune. Der skal særligt henvises til følgende krav: Krav til Leverandøren af praktisk- og personlig pleje Kommunens kvalitetskrav/ydelseskatalog Aftale om datasikkerhed i forbindelse med godkendelse af private leverandører under frit valgsordningen. 3. Sikkerhedsstillelse Til sikkerhed for Leverandørens opfyldelse af aftalen skal der stilles en bankgaranti svarende til 10% af den forventede årlige omsætning hvis denne overstiger kr. Garantien, som skal udstedes af anerkendt pengeinstitut eller kautionsforsikringsselskab, skal være Norddjurs Kommune i hænde senest den XX, og skal indestå indtil 3 måneder efter aftalens ophør. 4. Afregning Afregningen sker bagudrettet. Afregningsfristen er løbende måned + 1 måned. Takstændringer kan foretages med et varsel på 3 måneder. Kommunens takster for afregning offentliggøres på Kommunens hjemmeside eller på Fritvalgsdatabasen 3

13 Afregning foregår i øvrigt efter Kommunens anvisninger. 5. Den private leverandørs forsikringer Den private leverandør er forpligtet til at tegne og betale sædvanlige arbejdsgiverforsikringer som arbejdsskadeforsikring, tingsforsikring, erhvervs- produktansvarsforsikring, herunder driftsforsikring for skader for hvilke, der er ansvar efter dansk rets almindelige regler. Dokumentation herfor i form af kopi af forsikringspolicer skal forevises ved kontraktindgåelse. 6. Underleverandør Kommunen skal godkende anvendelsen af underleverandører. Anvendelse af underleverandører medfører ingen ændring i Leverandørens ansvar over for Kommunen i henhold til nærværende aftale. 7. Overdragelse af rettigheder og pligter Ingen af parterne kan overdrage deres forpligtelser i henhold til nærværende aftale til tredjemand uden den anden parts forudgående samtykke. 8. Fortrolighed Norddjurs Kommune forpligter sig til indenfor rammerne af forvaltnings-, offentligheds- og persondatalovens bestemmelser ikke at videregive oplysninger om den private leverandørs driftsog forretningshemmeligheder. Den private leverandør og dennes medarbejdere er underlagt tavshedspligt med hensyn til oplysninger, som den private leverandør eller dennes medarbejdere får kendskab til gennem udførelsen af opgaverne. Dette gælder både i forhold omhandlende den enkelte borger og forhold omhandlende Norddjurs Kommune. 9. Oplysningspligt Leverandøren er forpligtet til ved udøvelse af sit erhverv for Kommunen at følge principperne for offentlig forvaltning, eksempelvis retningslinierne for dokumentation og notatpligt. 4

14 Leverandøren skal endvidere, af egen drift, give Kommunen oplysninger om samtlige væsentlige forhold, der kan hindre, forstyrre eller true Leverandørens opfyldelse af den indgåede aftale. Leverandøren skal efter anmodning fra borgeren give indsigt i dennes oplysninger. Dette gælder udelukkende oplysninger registreret af Leverandøren. Oplysningerne skal gives i papirform eller elektronisk. Leverandøren skal til alle tider overholde gældende lovgivning for opbevaring af oplysninger samt elektronisk kommunikation mellem Leverandøren og Kommunen. Leverandøren skal umiddelbart pr. telefon underrette Kommunen om forsinkelser o.l., som har væsentlig betydning for aftalens opfyldelse. Kommunen skal af Leverandøren sikres adgang til oplysninger, der er nødvendige for varetagelsen af Kommunens myndighedsansvar, ligesom brugere skal have mulighed for oplysninger fra Leverandøren svarende til hvad der er gældende efter de almindelige regler om offentlighed/aktindsigt m.v. Leverandøren har pligt til at orientere Kommunen om forhold, der kan have eller vil få væsentlig betydning for planlægningen af de i aftalen omhandlede opgaver. Tilsvarende er Kommunen forpligtet til tidligst muligt at orientere Leverandøren om ændringer af betydning for dennes arbejdstilrettelæggelse. Henvendelser fra Kommunens borgere eller andre til Kommunen vedrørende Leverandøren eller dennes medarbejdere skal straks videregives til Leverandøren og herefter besvares af Kommunen efter indhentelse af udtalelse fra Leverandøren. Henvendelser direkte til Leverandøren om konkrete forhold og hændelser besvares af Leverandøren, og Kommunen underrettes ved fremsendelse af kopi heraf og af Leverandørens svar. Henvendelser direkte til Leverandøren af generel eller principiel karakter fremsendes til Kommunen til besvarelse. Ophavsretten til samtlige dokumenter, udarbejdet i forbindelse med udførsel af opgaven tilfalder Kommunen. 5

15 Leverandørens medarbejdere skal altid ved første gangs besøg eller på opfordring kunne vise legitimation med billede til borgeren eller dennes familie. Leverandøren og dennes medarbejdere samt ægtefæller, nærtstående og pårørende må ikke modtage arv, gaver eller lignende økonomiske fordele fra borgerne. Leverandøren og dennes medarbejdere samt ægtefæller, nærtstående og pårørende må ikke låne penge hos eller sælge varer til borgerne. Leverandøren er forpligtet til at følge Kommunens visitation og kvalitetskrav. 10. Misligholdelse Parterne er enige om, at aftalen er indgået i gensidig tillid, hvorfor enhver påstand om misligholdelse fra en af parterne kan optages til forhandling parterne imellem. Konstaterede mangler berettiger Kommunen til at gøre misligholdelsesbeføjelser gældende, medmindre manglen afhjælpes som nedenfor anført. Mangler skal rettes indenfor rimelig frist efter denne er blevet opdaget eller påtalt. Fristens længde aftales mellem Kommunen og Leverandørens repræsentant. Medmindre andet aftales, iværksættes udbedring af mangler samme dag, som den er påtalt. Udbedres manglen ikke rettidigt, kan aftalen helt eller delvis opsiges med et varsel på 1 måned til den første i en måned. Parterne er forpligtet til straks og skriftligt at meddele hinanden, hvis der konstateres mangler, som vil blive betragtet som misligholdelse. Misligholdelse foreligger, hvis ydelsen ikke opfylder de af Leverandøren givne garantier eller det i øvrigt ikke udføres, som Kommunen med føje kunne forvente. Hvis det leverede er behæftet med så alvorlige mangler og Leverandøren enten erkender, at yderligere korrektion er udsigtsløs, eller forgæves har søgt at korrigere handlingerne i mere end 14 dage efter modtagelse af første påkrav over den pågældende mangel, kan Kommunen hæve aftalen helt eller delvist. Kommunen er endvidere berettiget til at hæve kontrakten, hvis leverandøren væsentligt misligholder sine forpligtigelser. 6

16 Såfremt Leverandøren standser betalingerne, tages under konkursbehandling, indleder forhandlinger om tvangsakkord eller træder i likvidation, er Kommunen berettiget til straks at hæve aftalen. Såfremt Leverandøren under udførelse af sine pligter i henhold til aftalen ved handlinger eller undladelser forårsager skade på personer, fast ejendom eller løsøre, er Leverandøren ansvarlig for sådanne skader over for Kommunen i overensstemmelse med dansk rets almindelige erstatningsregler. Såfremt skadelidte rejser krav mod Kommunen i anledning af skadeforvoldelser, skal Leverandøren friholde Kommunen for ethvert krav og enhver udgift, herunder tillige sagsomkostninger og renter m.v., som et sådant krav måtte påføre Kommunen i det omfang Leverandøren er endeligt ansvarlig efter dansk rets almindelige erstatningsansvarsregler. Dog kan der ikke kræves erstatning for driftstab, tabt avance eller andet indirekte tab. Der forekommer ingen ansvarsbegrænsning. Såfremt Norddjurs Kommune vurderer, at det ikke er forsvarligt at afvente svar fra Leverandøren kan afværgeforanstaltningen iværksættes umiddelbart på Leverandørens regning. Såfremt afværgeforanstaltningen iværksættes betales en konventionalbod svarende til timeprisen for levering af ydelser fra et privat vikarbureau. 11. Kommunens misligholdelse Såfremt Kommunen gør sig skyldig i væsentlig misligholdelse af sine forpligtelser over for Leverandøren i henhold til nærværende aftale, er Leverandøren berettiget til at hæve aftalen, dog forudsat at Kommunen ikke efter forudgående, rimeligt varsel har redresseret misligholdelsen. Norddjurs Kommune er over for Leverandøren ansvarlig efter dansk rets almindelige regler. 12. Force Majeure Hverken Leverandøren eller Kommunen skal i henhold til nærværende aftale anses for ansvarlig over for den anden part f.s.v. ansvaret skyldes forhold, der ligger uden for partens kontrol, herunder arbejdskonflikter, og som parten ikke ved aftalens underskrift burde have taget i betragtning og ej heller kunne have undgået eller overvundet. Forhold hos en underleverandør anses kun for force 7

17 majeure, såfremt der for underleverandøren foreligger en hindring, der omfattes af 1. punktum, og som Leverandøren ikke burde have undgået eller overvundet. I det omfang force majeure midlertidigt medfører reduktion af de ydelser, som Leverandøren til enhver tid har påtaget sig at præstere over for Kommunen, reduceres Leverandørens vederlag forholdsmæssigt, beregnet på grundlag af de vedtaget frit valgs takster. Hvis Leverandøren helt eller delvist hindres i udførelsen af sine opgaver i henhold til aftalen som følge af force majeure, og dette medfører væsentlig skadevirkninger for Kommunen eller Leverandøren, kan den af parterne, der rammes af sådanne skadevirkninger, ophæve aftalen helt eller delvist. Force majeure kan kun påberåbes, såfremt den pågældende part har givet skriftlig meddelelse herom til den anden part senest 10 kalenderdage efter, at force majeure er indtrådt. Leverandøren skal i tilfælde af arbejdskonflikter omgående underrette Kommunen om årsagen hertil, således at Kommunen eventuelt kan bistå med forslag til løsning af konflikten. 13. Aftalens løbetid og opsigelse Aftalen træder i kraft den XX. Måned 200X og løber frem til XX. Måned 200X. Opsigelse af kontraktforholdet kan fra begge parters side ske med mindst 3 måneders varsel til den første hverdag i måneden. I forbindelse med ophør af aftalen skal al information, der er nødvendig for at Kommunen kan udføre sine forpligtelser m.v. returneres til Kommunen. Leverandøren skal positivt medvirke til, at evt. ændring af leverandørforholdet kan ske enkelt og uden gene for brugerne. Fortrolighedsforpligtelserne skal også være gældende efter aftalens ophør. Leverandøren er forpligtet til at destruere alle informationer i form af personhenførbare data og lign. Ved kontraktens ophør er Leverandøren, uanset årsag, ikke berettiget til at udøve tilbageholdelsesret til sikkerhed for krav, denne måtte have i forhold til Kommunen. Dette for at sikre, at Kommunen/anden Leverandør kan fortsætte udførelse af opgaverne. 8

18 14. Ændring i kontraktgrundlaget under Frit-valg ordningen i Norddjurs Kommune Ændringer som følge af ændret lovgivning, ændringer i bekendtgørelser, vejledninger og administrativ praksis, kan gennemføres umiddelbart og med samme ikrafttræden som forudsat i de relevante love, bekendtgørelser, vejledninger og den administrative praksis. Øvrige ændringer kan ske med 1 måneds varsel med ikrafttræden den første hverdag i måneden. Norddjurs Kommune har i kontraktperioden mulighed for at justere og ændre kvalitetsstandarder, kvalitetskrav, kontrakt samt andet tilhørende materiale. 15. Tvister Eventuelle tvister mellem Kommunen og Leverandøren om ethvert spørgsmål omfattet af nærværende aftale afgøres efter dansk ret. Eventuelle tvister skal i videst muligt omfang søges løst i mindelighed mellem parterne. Kan eventuelle tvister ikke løses i mindelighed, skal de afgøres ved voldgift. Voldgiftsrettens afgørelse er endelig og bindende for parterne. Voldgiftsretten, som skal have sæde i Danmark, består af 3 medlemmer. Formanden udpeges på begæring af en af parterne af Præsidenten for Højesteret. Hver part udpeger 1 voldgiftsmand. Voldgiftsmændene skal udpeges og anmeldes til formanden senest 14 dage efter, at denne er udpeget. Foreligger en sådan anmeldelse ikke, udpeges voldgiftsmændene af formanden. Voldgiftsretten fastsætter selv proceduren for behandling af den enkelte sag. Såfremt Kommunen bliver sagsøgt ved de almindelige domstole, eller der bliver indledt syn og skøn ved de almindelige domstole vedrørende forhold, der har relation til Leverandørens opfyldelse af den indgåede aftale, kan Kommunen - uagtet ovennævnte voldgiftsbestemmelse - vælge at adcitere(inddrage) Leverandøren under et sådant søgsmål eller syn og skøn. 9

19 Nærværende aftale underskrives i to enslydende eksemplarer, hvoraf Norddjurs Kommune og Leverandøren hver modtager et eksemplar. Grenaa, den / 200, den / 200 For Norddjurs Kommune For Leverandøren

20 AFTALE OM DATASIKKERHED I FORBINDELSE MED GODKENDELSE AF PRIVATE LEVERANDØRER UNDER FRIT VALGS-ORDNINGEN Mellem Norddjurs Kommune Torvet Grenaa (i det følgende benævnt Dataansvarlige ) og Leverandør (i det følgende benævnt Databehandler )

21 Norddjurs Kommune, herefter kaldet (Dataansvarlig), har på baggrund af Frit Valgsordningen overladt behandling af oplysninger til godkendte Leverandører af praktisk og personlig hjælp samt madservice, herefter kaldet (Databehandler). Databehandler skal som udgangspunkt overholde Persondataloven. Nedenfor beskrives kort de generelle bestemmelser/krav, som Databehandler som minimum skal opfylde. 1. Almindelige bestemmelser Databehandler skal handle efter instruks fra den Dataansvarlige. Ansvaret for overholdelse af nærværende aftale påhviler Databehandler. Databehandler skal træffe tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger. Disse sikkerhedsforanstaltninger skal sikre mod, at oplysninger: hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes kommer til uvedkommendes kendskab eller misbruges, eller i øvrigt behandles i strid med lov om behandling af personoplysninger. Databehandler skal på Dataansvarliges anmodning give Dataansvarlig tilstrækkelige oplysninger til, at denne kan påse, at de nævnte tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger er truffet. Som det fremgår af nedenstående, kan Databehandleren vælge at behandle oplysninger på følgende måder: elektronisk manuelt. 2. Elektronisk databehandling 2.1 Adgangskontrol Der skal etableres en teknisk adgangskontrol i de forskellige systemer, således at autoriserede personer skal identificere sig over for systemet, for at få adgang til at foretage behandlinger. Brugernavnet skal være på mindst 7 karakter medens passwordet skal være på mindst 8 karakter. Der skal anvendes små og store bogstaver samt tal. Passwordet skal udskiftes med 90 dages mellemrum. Det personlige og fortrolige password skal være knyttet til den tilhørende brugeridentifikation og må kun være kendt af den pågældende bruger. Der kan således ikke anvendes en fælleskode, dvs. en 2

22 brugeridentfikation med tilhørende password, som anvendes af flere brugere/personer. Desuden skal Databehandler, når denne forlader sin arbejdsplads for en kort stund sikre sig mod, at andre (såvel interne eller eksterne personer) kan få adgang til informationerne på Databehandlers arbejdsplads. Ved ethvert brugerskifte og når pc en forlades, skal der træffes foranstaltninger, der medfører, at fornyet logon vil kræve indtastning af autorisationskode. Autoriserede brugere må til enhver tid kun være autoriserede til de anvendelser, de har brug for. 2.2 Kontrol med afviste adgangsforsøg Der skal foretages registrering af alle afviste adgangsforsøg, uanset om afvisningen er forårsaget af brug af forkert password, forkert brugeridentifikation, manglende autorisation til en vis funktion eller andet. Efter 5 forgæves forsøg skal der lukkes for adgangen og åbning skal kun kunne ske af ansvarlige databehandler. 2.3 Logning Der skal foretages maskinel registrering (logning) af alle anvendelser af personoplysninger. Logningen skal bl.a. omfatte en angivelse af den person, som de anvendte oplysninger vedrørte, eller det anvendte søgekriterium. Foretages der en søgning på en person ved angivelse af personnummer, skal således det anvendte personnummer eller anden entydig identifikation af den pågældende person registreres i loggen. Hvis der søges på fødselsdato, skal den angivne dato (søgekriteriet) registreres i loggen. Loggen skal opbevares i 6 måneder, hvorefter den skal slettes. Dokumenter der findes i systemer hvor der ikke foretages logning, må kun opbevares i op til 30 dage, hvis det indeholder personhenførbare oplysninger. Herefter skal oplysningerne slettes. 2.4 Udskrivning af oplysninger Hvis det ikke kan undgås, at Databehandler udskriver oplysninger, der indeholder oplysninger af fortrolig karakter, skal oplysningerne, med henblik på at hindre uvedkommendes adgang, opbevares aflåst, når de ikke benyttes. Dataansvarlig stiller ikke mere specifikke krav om, hvorledes aflåsning skal etableres, men det forudsættes, at det sker ved aflåsning af skuffe, skab, kommode, lokale eller på anden måde, som efter Dataansvarliges vurdering er forsvarlig. Materiale der indeholder oplysninger af fortrolig karakter skal tilintetgøres, når der ikke længere er brug for materialet. Efter endt brug skal personhenførbare oplysninger slettes inden 3 år. Proceduren for tilintetgørelse af materiale skal ske på en sådan måde, at 3

23 materialet ikke i denne sammenhæng kan misbruges eller komme uvedkommende til kendskab. Derfor skal alt materiale med personhenførbare oplysninger makuleres af den Dataansvarlige. 2.5 Sikkerhedsforanstaltninger i forbindelse med brug af eksterne kommunikationsforbindelser Der må kun etableres eksterne kommunikationsforbindelser, hvis der træffes særlige foranstaltninger, der sikrer, at uvedkommende ikke gennem disse forbindelser kan få adgang til personoplysninger. Det vil bl.a. kunne opnås ved etablering af en firewall, forudsat at denne er opsat korrekt, og at opsætningen løbende kontrolleres og om nødvendigt ajourføres. Herudover skal der være etableret et anti-virusprogram med forbindelse til internettet. Alle downloadede filer skal scannes for virus. 2.6 Reparation og service af it-udstyr Ved reparation og service af udstyr, skal Databehandler, hvis ikke oplysningerne kan fjernes fra udstyret, sikre sig, at reparations- og servicepersonalet vil behandle oplysninger, som de måtte blive bekendt med under deres arbejde, som fortroligt materiale, der under ingen omstændigheder må videregives eller anvendes. Ved kassation af lagringsmedier og udstyr, som indeholder personoplysninger, skal lagringsmedierne destrueres eller afmagnetiseres, så der ikke mulighed for at læse indholdet. 3. Manuelt register Materiale der indeholder oplysninger af fortrolig karakter, skal med henblik på at hindre uvedkommendes adgang til oplysningerne opbevares aflåst, når det ikke benyttes. Der stilles ikke mere specifikke krav om, hvorledes aflåsning skal etableres, men det forudsættes, at det sker ved aflåsning af skuffe, skab, kommode, lokale eller på anden måde, som efter den Dataansvarliges vurdering er forsvarlig. Materiale der indeholder oplysninger af fortrolig karakter skal tilintetgøres, når der ikke længere er brug for materialet. Efter endt brug skal personhenførbare oplysninger tilintetgøres inden 3 år. Proceduren for tilintetgørelse af materiale skal ske på en sådan måde, at materialet ikke i denne sammenhæng kan misbruges eller komme uvedkommende til kendskab. Derfor skal alt materiale med personhenførbare oplysninger makuleres af den Dataansvarlige. 4. Aktindsigt Når en borger ønsker aktindsigt i egne sager skal henvendelsen ske til plejechef John Andreasen i Norddjurs Kommune. Svar fra Databehandler til Norddjurs Kommune, med 4

24 henblik på ekspedition af ønsket om aktindsigt, skal foretages hurtigst muligt og indenfor 3 arbejdsdage. 5. Udlevering af oplysninger til en anden end den registrerede Ved udlevering af oplysninger til en anden end den registrerede skal Databehandler sikre sig, at den pågældende er berettiget til at handle på den registreredes vegne. I nogle tilfælde skal Databehandler kræve dokumentation, f.eks. en fuldmagt fra den registrerede, der giver den pågældende adgang til at handler på dennes vegne. Databehandler skal også notere, hvem der har fået oplysninger i henhold til fuldmagt, således at Dataansvarlige eller Databehandler kan komme i kontakt med den pågældende, hvis der opstår behov for dette. Oplysninger må ikke udleveres til en person, blot fordi denne kan oplyse personnummeret, eller er i familie med den registrerede. Hver part bærer egne omkostninger i forbindelse med indgåelse af aftalen. Nærværende aftale underskrives i to enslydende eksemplarer, hvoraf Dataansvarlige og Databehandler hver modtager et eksemplar. Norddjurs Kommune, den For Leverandøren: For Norddjurs Kommune: 5