Analyse af det akutte og ambulante område

Transkript

1 Analyse af det akutte og ambulante område 19. Januar 2017 Jeanette Jensen, Kirsten Ravn Christiansen,

2 Indhold Kort om baggrund for analysen Præsentation af analysens indhold og resultater Foreløbig konklusion og anbefaling Spørgsmål

3 Baggrund og status MedCom Hjemmepleje-sygehusgruppe italesat problem om manglende beskedbaseret kommunikation ved akutte og ambulante patientforløb mellem kommuner og sygehuse. Før evt. løsninger iværksættes Området analyses som del af MedCom10 programmet Analysens områder: 1. Akut ambulant området /akut området (patientforløb i akutmodtagelse, hvor patienten ikke er registreret som indlagt) 2. Ambulant området (planlagte ambulante kontakter/besøg, hvor patienten ikke er registreret som indlagt i sygehusregi) Aktuel status Analyserapport i kladdeformat- pt. til kommentering i arbejdsgruppen Møde i analysegruppe 1. februar 2017 Endelig rapport forventes medio februar 2017

4 Analysens indhold Udover indsamling af baggrundsmateriale om området 3 undersøgelsesspor Undersøgelsesspor 1: Sundhedsaftaler på områderne i de 5 regioner. Undersøgelsesspor 2: Undersøgelse af teknisk administrative arbejdsgange Undersøgelsesspor 3: Klinisk undersøgelse af personalets behov og muligheder, for elektronisk kommunikation Den regionale psykiatri indgår i analysen ligestilling af psykiatri og somatik. Der er gennemført 6 spørgeskemaundersøgelser- modtaget besvarelser

5 Kontekst Stort volumen Andel akutte ambulante kontakter sv. til indlæggelser Totalt er der over 10 gange så mange ambulante kontakter, som indlæggelser (Kilde: rapport fra DR, SST og SUM, De Danske Akutmodtagelser Status 2016) Ved indlæggelse og udskrivning (registrering af indlagt i sygehusregi) Hjemmepleje-sygehus meddelelser mellem sygehus og kommune Ved akutte eller ambulante forløb (registrering af akut ambulant eller ambulant i sygehusregi) der er ikke udviklet specifikke MedCom standarder det er forskelligt, om hjemmepleje-sygehus meddelelserne er tilgængelige for personalet ved akutte ophold og ambulante behandlinger Analysen sætter fokus på behov og muligheder for beskedbaseret kommunikation og afklarer herunder, om de nuværende hjemmepleje-sygehus meddelelser er anvendelige.

6 Undersøgelsesspor 1: Sundhedsaftaler på områderne

7 Akutte forløb Navn på aftale Dato for idriftsættelse Meddelelsestyper Hjemmeplejesygehusmeddelelser anvendes på området Kan kommunen initiere en korrespondance? Fast overskrift til korrespondancen Tidsfrister

8 Ambulante forløb Navn på aftale Dato for idriftsættelse Meddelelsestyper Hjemmeplejesygehusmeddelelser anvendes på området Kan kommunen initiere en korrespondance? Fast overskrift til korrespondancen Tidsfrister

9 Sundhedsaftaler fælles træk Udgangspunktet er enten en rammebeskrivelse for brug af korrespondancemeddelelsen eller en rammebeskrivelse for kommunikation ved ambulante forløb. Få aftaler beskriver elektronisk kommunikation i samarbejdet, når patienten opholder sig i en akutmodtagelsesafdeling, ude at være indlagt Korrespondancemeddelelsen er gennemgående den meddelelsestype, som anvendes på ambulant og akut ambulant området. Telefonisk kontakt skal altid ske i tilfælde, som kræver umiddelbar handling. Kommunen skal de fleste steder følge op med telefonisk kontakt, hvis de initierer kommunikationen med sygehuset. Mht. tidsfrister for anvendelse af MedCom meddelelser, er det kun Region Syddanmark som har aftale om anvendelse ud over dagvagt og hverdage. I 3 af de 5 regioner træder aftaler først i drift primo Region Syddanmark -eneste region haft aftale i drift på det akutte og ambulante område før nuværende sundhedsaftaleperiode.

10 Undersøgelsesspor 2: Teknisk administrative arbejdsgange

11 Omfang Registreringspraksis m.m. i akutmodtagelse forløb Spørgeskema sendt ud til akutmodtagelser via de regionale repræsentanter Anvendelige besvarelser: 76 Manuelle arbejdsgange m.m. ved afsendelse og modtagelse af korrespondancemeddelelser i ambulatorier og kommuner Spørgeskema sendt ud til ambulatorier via de regionale repræsentanter og sendt ud til de 6 kommuner i arbejdsgruppen ( repræsenterer de forskellige EOJ-systemer) Anvendelige besvarelser: 140 Fordeling af besvarelser Sygehus Kommune Total Akut Ambulant Total Psykiatri besvarelser: 31 ud af i alt 216 = ca. 1/7-del

12 Hvem deltog - akutmodtagelser? Akutmodtagelser

13 Hvem deltog ambulatorier og kommuner? Ambulatorier Kommuner

14 Teknisk administrative arbejdsgange - akutmodtagelser I akutmodtagelserne anvendes flere registreringstyper Registreringstyper pr. region Akut ambulant X X X X X Ambulant X X X X Indlagt X X X X X Andet (fx skadestuekontakttype) X X X Akut ambulant anvendes oftest Årsager til flere registreringer Region Syddanmark patientens tilstand forværres eller forbedres Region Midtjylland Region Nordjylland Region Sjælland manglende kommunikation med kommunen hvis patienten registreres som akut ambulant Region Hovedstade n Tidsintervallet for ophold i akutmodtagelse uden indlæggelse varierer (fra minutter til timer max. 72 timer)

15 Teknisk administrativ undersøgelse ambulatorier og kommuner Afsendelse og modtagelse af korrespondancemeddelelser Modtagelse i ambulatorier og kommuner Der er faste procedurer for, hvordan man finder indkomne korrespondancemeddelelser (for størstedelen) Afsendelse - Ambulatorier Der er etableret faste arbejdsgange ved opstart og afsendelse fra ambulatorie til kommune (for størstedelen) Afsendelse - Kommuner Uenighed om man kan opstarte og afsende til ambulatoriet

16 Undersøgelsesspor 3: Behov og muligheder for elektronisk kommunikation

17 Omfang akutte forløb Sygehuses behov og muligheder Spørgeskema sendt ud til akutmodtagelser via de regionale repræsentanter Anvendelige besvarelser: 143 Kommuners behov og muligheder Spørgeskema sendt ud til de 6 kommuner i arbejdsgruppen (repræsenterer de forskellige EOJ-systemer), samt yderligere kommuner i hjemmeplejesygehus-gruppen og KKR-digitaliseringsnetværket Anvendelige besvarelser: 212 Fordeling af besvarelser Sygehus akut Kommune akut Total Region Syddanmark Region Midtjylland Region Nordjylland Region Sjælland Region Hovedstaden Total Psykiatri besvarelser: 26 ud af i alt 355

18 Omfang ambulante forløb Sygehuses behov og muligheder Spørgeskema sendt ud til ambulatorier via de regionale repræsentanter Anvendelige besvarelser: 639 Kommuners behov og muligheder Spørgeskema sendt ud til de 6 kommuner i arbejdsgruppen (repræsenterer de forskellige EOJ-systemer), samt yderligere kommuner i hjemmeplejesygehus-gruppen og KKR-digitaliseringsnetværket Anvendelige besvarelser: 153 Fordeling af besvarelser Sygehus ambulant Kommune ambulant Total Region Syddanmark Region Midtjylland Region Nordjylland Region Sjælland Region Hovedstaden Total Psykiatri besvarelser: 234 ud af i alt 792 = lidt over 1/3-del

19 Hvem deltog akutte forløb?

20 Hvem deltog ambulante forløb?

21 Akutte forløb: behov og muligheder Psykiatrien oplever lidt færre forløb med behov for at kommunikere TIL kommunen end den samlede besvarelse, men oftere behov for oplysninger FRA kommunen end i den samlede undersøgelse. Psykiatrien vurderer 42% for ringe muligheder dog er der også 42% som har valgt ved ikke.

22 Ambulante forløb: behov og muligheder Psykiatrien oplever tilsvarende forløb med behov for at kommunikere TIL kommunen, men oftere behov for oplysninger FRA kommunen end i den samlede undersøgelse. I Psykiatrien vurderer 42% at mulighederne er passende, Mens 38 % angiver mulighederne for ringe. Det er 5 procent højere end den samlede undersøgelse for regioner.

23 Patientoplysninger som vurderes som vigtige at sende og modtage Top 5 hvad vil sygehuse gerne sende til kommuner? Klinikere på sygehuse svarer: 1. Ændringer i behandling og pleje, fx sårpleje 2. Aktuelle sygeplejefaglige problemer, pleje og behandling 3. Årsag til aktuel kontakt 4. Behov for hjælp relateret til medicin 5. Fremtidige aftaler Top 5 hvad vil kommuner gerne sende til sygehuse? Medarbejdere i kommuner svarer: 1. Aktuelle observationer, pleje og behandling 2. Oplysninger relateret til medicin, fx tidspunkt for seneste injektion af depotmedicin 3. Funktionsevne 4. Aktuel hjælp i kommunen (ydelser) 5. Kontaktoplysninger til kommunen (Efterfulgt af pårørende, hjælpemidler/behandlingsreds kaber og oplysninger om sprog. Lavest prioriteret findes status vedr. træning) Sammenligning Der er sammenfald mellem hvad sygehuse vil sende, og hvad kommuner vil modtage Der er 2 forskelle: punkt 4 og punkt 5 (markeret med orange), dog er behov for hjælp relateret til medicin også prioriteret af medarbejdere i kommuner, blot lige udenfor top 5 Sammenligning Der er sammenfald mellem hvad kommuner vil sende, og hvad sygehuse vil modtage Der er 2 forskelle: punkt 3 og punkt 1 (markeret med orange), dog er funktionsevne også prioriteret af klinikere på sygehuse, blot lige udenfor top 5 Top 5 hvad vil kommuner gerne modtage fra sygehuset? Medarbejdere i kommuner svarer: 1. Ændringer i behandling og pleje, fx sårpleje 2. Aktuelle sygeplejefaglige problemer, pleje og behandling 3. Årsag til aktuel kontakt 4. Fremtidige aftaler 5. Oplysninger om at borgeren opholder sig på sygehuset uden at være indlagt Top 5 hvad vil sygehuse gerne modtage fra kommuner? Klinikere på sygehuse svarer: 1. Pårørende 2. Aktuel hjælp i kommunen (ydelser) 3. Oplysninger relateret til medicin 4. Aktuelle sygeplejefaglige problemer, pleje og behandling 5. Kontaktoplysninger til kommunen (Efterfulgt af funktionsevne, boligforhold og oplysninger om sprog. Lavest prioriteret er træning) Top 5 hvad vil sygehuse gerne sende til kommuner? Klinikere på sygehuse svarer: 1. Behov for hjælp relateret til medicin 2. Fremtidige aftaler 3. Aktuelle sygeplejefaglige problemer, pleje og behandling 4. Ændringer i behandling og pleje, fx sårpleje 5. Årsag til aktuel kontakt Top 5 hvad vil kommuner gerne sende til sygehuse? Medarbejdere i kommuner svarer: 1. Aktuelle observationer, pleje og behandling 2. Oplysninger relateret til medicin, fx tidspunkt for seneste injektion af depotmedicin 3. Funktionsevne 4. Kontaktoplysninger til kommunen 5. Aktuel hjælp i kommunen (ydelser) Sammenligning Sammenligning Der er sammenfald mellem hvad sygehuse vil sende, og hvad kommuner vil modtage Der er sammenfald mellem hvad kommuner vil sende, og hvad sygehuse vil modtage Top 5 hvad vil kommuner gerne modtage fra sygehuset? Medarbejdere i kommuner svarer: 1. Ændringer i behandling og pleje, fx sårpleje 2. Fremtidige aftaler 3. Aktuelle sygeplejefaglige problemer, pleje og behandling 4. Behov for hjælp relateret til medicin 5. Årsag til aktuel kontakt Top 5 hvad vil sygehuse gerne modtage fra kommuner? Klinikere på sygehuse svarer: 1. Aktuel hjælp i kommunen (ydelser) 2. Kontaktoplysninger til kommunen 3. Oplysninger relateret til medicin 4. Aktuelle sygeplejefaglige problemer, pleje og behandling 5. Oplysninger om sprog/funktionsevne (delt femteplads) Opsamling Der er sammenfald mellem hvilke sundhedsfaglige oplysninger, som sygehuse og kommuner vurderer som de vigtigste at udveksle på ambulant området. Opsamling Der er stort set sammenfald (bortset fra enkelte punkter) mellem hvilke sundhedsfaglige oplysninger, som sygehuse og kommuner vurderer som de vigtigste at udveksle på akutområdet.

24 Patientoplysninger som vurderes som vigtige at sende og modtage Der er sammenfald mellem hvilke sundhedsfaglige oplysninger, sygehuse og kommuner vurderer, som de vigtigste at udveksle på akut området og ambulant området Top 5 findes i analyserapport Overordnet set er de hyppigste: Årsag til aktuel kontakt Ændringer i behandling og pleje, fx sårpleje Aktuelle sygeplejefaglige problemer, pleje og behandling / Aktuelle observationer, behandling og pleje Behov for hjælp relateret til medicin / oplysninger relateret til medicin Aktuel hjælp i kommunen / Kontaktoplysninger til kommunen Fremtidige aftaler

25 Hvilken type meddelelser anvendes? I spørgeskemaundersøgelsen til hhv. kommuner og sygehuse indgår spørgsmål om konkret anvendelse af meddelelser på det akutte og ambulante område Jeg modtager/ sender aldrig elektroniske meddelelser Afsendelse/modtagelse af fax Afsendelse/modtagelse af mail Afsendelse/modtagelse af sikker Afsendelse af korrespondancemeddelelse Afsendelse af plejeforløbsplan + flere valgmuligheder specifikke MedCom standarder

26 Resultat - hvilken type meddelelser anvendes? Akutte forløb Andelen af svar jeg modtager aldrig (..) jeg sender aldrig elektroniske meddelelser er forholdsvist højt i alle regioner, mellem %. Andelen er lavere i Region Syddanmark end øvrige regioner. Region Syddanmark er samlet set den region, hvor både kommuner og sygehuse svarer med højest antal anvendelse af MedCom standarder. Det gælder både for modtagelse og afsendelse i begge sektorer. Korrespondancemeddelelsen er den hyppigst anvendte MedCom meddelelse i Region Syddanmark og Region Midtjylland. Kommentarer tyder på usikkerhed hos både sygehus og kommune personale, i forhold til hvornår meddelelserne læses og behandles. Der angives brug af fax, og sikker i op til 29 % i de akutte forløb. Delanalysen af psykiatriområdet viser at psykiatrien står for den største del af brugen af fax, mail og sikker . Ambulante forløb Andelen af svar: jeg modtager ( ) jeg sender aldrig elektroniske meddelelser er noget lavere end på det akutte område, mellem %, og andelen er også lavere angivet i Region Syddanmark. Ligesom på det akutte område er der højest og bredest anvendelse af MedCom standarder i Region Syddanmark, for både afsendelse og modtagelse i begge sektorer. Korrespondancemeddelelser er den hyppigst anvendte MedCom meddelelse i Region Syddanmark og Region Midtjylland. Brug af fax, sikker , eller mail er på det ambulante område noget højere, op til 53 %. Der er hovedsagligt psykiatrien som står for den største del af brugen af fax, og sikker .

27 Akut området: brug af telefon Akutte forløb En overvejende del fra sygehuse og kommuner bruger meget tit telefonen i deres kommunikation med hinanden Flere oplyser, at de er nødt til at bruge telefonen pga. den manglende mulighed for elektronisk kommunikation Kliniker på sygehus: Aftalerne kan være meget konkrete og der kan være et her og nu behov, hvor man som sygeplejerske bliver nødt til at sikre sig, at behovet for hjælp træder i kraft - fx at der er nogen, der låser op for patienten/borgeren eller at der er nogen, der indenfor relativt kort tid ser til patienten og får patienten hjulpet til rette i eget hjem igen. Andre anvender den som supplement eller fordi der er behov for meget hurtig opfølgning Behov for brug af telefon i den akutte psykiatri er angivet til at være sjældnere end i den ambulante psykiatri og sjældnere end i den samlede undersøgelse Medarbejder i kommune: Den elektroniske kommunikation fungerer ikke i øjeblikket, så vi bliver nødt til at ringe for at give relevante oplysninger om pleje, behandling og funktionsniveau.

28 Ambulant området: brug af telefon Ambulante forløb Sygehuse og kommuner bruger sommetider telefonen i deres kommunikation med hinanden Flere oplyser, at de er nødt til at bruge telefonen pga. den manglende mulighed for elektronisk kommunikation Andre anvender den som alternativ eller supplement Det ambulante område i psykiatrien har oftere behov for telefonisk kontakt med kommunen sammenlignet med den samlede undersøgelse (=41%, i forhold til 26 % i den samlede undersøgelse) Medarbejder i kommune: Vi er på plejecentrene nødt til at tage telefonisk kontakt, fordi vi pt. ikke har mulighed for at kommunikere elektronisk med sygehus. Kliniker på sygehus: Det er et stort problem at kommunen har besvær med at sende e- breve retur til hospitalet. Derfor er der ofte tlf kontakt.

29 Konklusion og anbefalinger

30 Konklusion Behov og muligheder for elektronisk kommunikation Analysen bekræfter overordnet et udækket behov for beskedbaseret kommunikation mellem kommuner og sygehus om fælles patienter på det akutte og ambulante område. Nuværende muligheder for anvendelse af MedCom standarder anses samlet set ikke for tilstrækkelige. Det gælder især på det akutte område. Generelt oplever kommunerne at være ringere stillet i mulighederne for elektronisk kommunikation med sygehusene, idet kommunerne de fleste steder ikke kan initiere den elektroniske kommunikation, uden at skulle ringe først. Gælder såvel akutområdet, som ambulante område. Region Syddanmark - sundhedsaftaler været i drift i længst tid på området og angivelse af elektroniske meddelelser er højest sammenlignet med øvrige regioner, ligeledes er angivelsen af at muligheder er passende større end for øvrige regioner. (både kommune og sygehus). Brug af meddelelsestyper I forhold til brug af MedCom standarder, er det overvejende korrespondancemeddelelsen som meddeleles type, som anvendes, og det sker i højere grad på det ambulante område end på det akutte område. En del af behovet for kommunikation mellem kommuner og sygehuse på det akutte område og på det ambulante område, sker i dag ved hjælp af telefon, samt fax, sikker og mail. Det er især psykiatrien som anvender fax, sikker og mail. De konkrete sundhedsfaglige oplysninger der er behov for at udveksle i akutte forløb er sammenligneligt med det faglige indhold i MedComs hjemmepleje-sygehusmeddelelser, men praktisk anvendelse er flere steder forhindret, enten fordi patienten ikke er registreret som indlagt eller fordi det tager for lang tid at udfylde meddelelserne.

31 Anbefalinger til indsats FORELØBIG, INPUT INDSAMLES Standarder /teknik Organisation - arbejdsgange Afklaring om implementering af akut ambulante adviser ønskes Evt. parallel udvikling med LPR3 vedr. implementering af sygehusadviser på akutmodtagelser Forenklet ambulant udgave af udskrivningsrapport XDIS18 ambulant udskrivningsrapport Korrespondancemeddelelse hårdkodet overskrift og fraser til ambulant brug mellem kommune-sygehus At kommuner kan opstarte korrespondance uden at skulle ringe forud Behov for enkle og tydelige kontaktoplysninger inkl. telefon og træffetider Sikkerhed i aftaler om anvendelse

32 Spørgsmål?