1. Godkendelse af dagsorden. Der tilføjes et nyt fast punkt: Opfølgning fra sidste møde

Transkript

1 Møde den: AU,Teknisk Forvaltning bygning UNI-lab projektgruppe REFERAT Til stede: Søren Trangbæk (ST) TEK Anders Roed (AR) SUN, Lars Mitens (LM) SUN, Christina Breddam (CB) DJF, Bjarne Nielsen (BN) UBST, Ole Bjørn Hansen (OBH) DMU, Bent Lorenzen (BL) NAT, Ingelise Hosszu (IH) TEK, Jan Oehlenschläger (JO) TEK, Lisbeth Brun Kristensen referent (LBK) TEK Teknisk Forvaltning Dato: 01. december 2010 Ref: LBK Side 1/5 1. Godkendelse af dagsorden. 2. Godkendelse af mødereferat nr Opfølgning fra sidste møde. 4. Status på kvalificering af investeringsplan. 5. Status på overdragelse af igangværende projekter. 6. Fordeling af rådgivere i henhold til nye rammeaftaler. 7. Eventuelt. 1. Godkendelse af dagsorden. Der tilføjes et nyt fast punkt: Opfølgning fra sidste møde 2. Godkendelse af mødereferat nr. 10 Der var ingen bemærkninger til dette punkt. 3. Opfølgning fra sidste møde. Der er følgende opsamling fra sidste den Punkterne er også fremsendt pr. mail i forbindelse med at sidste møde blev aflyst. Ad pkt. 3. Status på investeringsplan. BN oplyste, at en investeringsoversigt er under udarbejdelse og vil blive fremsendt hurtigst muligt. Rent teknisk fortsætter enkelte sager i AU regi indtil de er færdige, primært på Tandlægeskolen. I den forbindelse ønskede IH at vide, hvornår en granskning af Tandlægeskolen kan forventes at være færdig. BN undersøger og vender tilbage. Teknisk Forvaltning Aarhus Universitet Katrinebjergvej 89 F 8200 Århus N Tlf.: tek@au.dk

2 Side 2/5 Ad pkt. 4. Gennemgang og drøftelse af huslejetillægget. IH afventer et generelt svar/regelsæt fra UBST f.s.v.a. en model for donerede bygninger. BN rykker for modellen hos dem. ST efterlyste en økonomisk status over forbrugte midler, herunder hvad de enkelte bygninger reelt kommer til at koste. BN har det ikke klar endnu, men vender tilbage hurtigst muligt. Ad pkt. 5 Visionsdag. JO efterlyste det idékatalog der har været omtalt flere gange. BN kunne ikke oplyse hvor langt det er, men vil undersøge om det er afviklet eller skal udvikles. Ad pkt 6 Hjemmeside. BN oplyste at hjemmesiden forventes klar til gennemsyn af gruppens medlemmer indenfor ca. 14 dage (uge 42). Bemærkninger og kommentarer til siden, sendes til Lisbeth Brun Kristensen lbk@adm.au.dk for samlet fremsendelse til BN. ST rykkede BN for tilbagemelding på alle punkter. BN havde bemærkninger til følgende punkter: Pkt. 4 Gennemgang og drøftelse af huslejetillægget. Modellen for donerede bygninger skulle være sendt. BN tjekker og genfremsender. BN har set materialet over disponerede og forbrugte midler og troede, at AU havde modtaget det. Det vil blive sendt til AU hurtigst muligt. (Ikke modtaget endnu. Tilføjet af ref.) Pkt. 5 Visionsdag. UBST har p.t. ikke ressourcer til udarbejde af et idekatalog. Der var enighed om at et ønske om en temadag skal gennemføres. Emnet skal være indretning i forhold til UNI-lab s basiskrav. BN fremsender tidspunkt og indhold inden jul Pkt. 6 Hjemmeside. Projektet er udskudt, men forventes at være klar til kommentering fra fredag i uge 48.

3 Side 3/5 4. Status på kvalificering af investeringsplan. NAT: Investeringsplan foreligger. SUN: Investeringsplan forventes at foreligge primo uge 50/2010 DJF: Investeringsplan forventes at foreligge primo uge 50/2010 DMU: Kvalificering af væksthuse, Silkeborg foreligger, kvalificering af og luftlaboratorium, Roskilde pågår. Investeringsplan skal afpasses med Visionsplan. CB fastslog, at der er behov for at den nye struktur på NAT bliver koordineret i forhold til bygningsmassen. CB indkalder hurtigst muligt det nye NAT (Sci & Tech) for udarbejdelse af fælles investeringsplan. ST gjorde opmærksom op, at fakulteternes nye struktur først kan forventes klar OBH bemærkede, at for DMU s vedkommende stemmer Visionsplanen og investeringsplanen ikke overens. Så længe der ikke er taget endelig beslutninger om væksthusene skal renoveres eller fraflyttes kan det blive svært at udføre den forskning der skal ske. IH fastslog, at det er en politisk beslutning som projektgruppen ikke kan tage. ST konkluderede at der skal træffes en beslutning ang. Væksthuse i Silkeborg. IH udarbejder et statusnotat som kan indgå i drøftelse af NAT s samlede investeringsplan. BN ønskede at vide hvor sikker investeringsplanen er er ret sikker iflg. JO. BN slog fast, at AU skal levere en investeringsplan inden jul som der tidligere er lovet. Der er behov for to hovedplaner, én for NAT og én for SUN. Problematikken med disponerede midler contra faktisk forbrug blev drøftet. ST rykkede atter for en oversigt over disponerede og forbrugte midler for AU. Det er et problem at bestillingsskemaer for nye projekter blot bliver returneret uden begrundelse. Projekter der skal udføres i 2011 skal/bør være igangsat på nuværende tidspunkt. AR bemærkede, at nybyggeriet tager længere tid end de har forudset, hvilket betyder at renoveringen af Bartholinbygningen må begyndes før nybyggeriet er færdigt. IH fastslog, at en investeringspukkel må forudses. BN oplyste, at der fremover skal projekteres én bygning/kompleks af gangen. Der må ikke etageopdeles. BL/JO bemærkede at det vil give store praktiske problemer og ringe mulighed for swing space.

4 Side 4/5 ST ønskede at vide begrundelsen for at der ikke må etageopdeles. Til dette svarede BN, at det skal ske af hensyn til UBST s ressourcer. ST konkluderede, at AU vil sende en skrivelse til UBST om problematikken. UBST praktisere stop and go projektering, hvilket gør det svært at få noget udført i praksis og samtidig opretholde universiteters kernefunktion: undervisning og forskning. AR ønskede at vide hvem der egentlig skal pleases: Finansministeriet eller universitetets drift? AU skal sende en revideret investeringsplan til UBST inden jul. 5. Status på overdragelse af igangværende projekter. BL ønskede at få oplyst, hvorfor tre afsluttede projekter ikke kan honoreres fra UBST side. Opgørelser og dokumentation er fremsendt. BN undersøger det, og oplyser hvad der konkret mangler til LBK. IH udtrykte glæde over, at der nu foreligger et skriftligt tilsagn fra UBST på 91,5 mio. til renovering af klinikkernerne på Tandlægeskolen. Vi mangler stadig en tilbagemelding på granskningen. BN undersøger og melder tilbage. 6. Fordeling af rådgivere i henhold til nye rammeaftaler. IH oplyste, at der er valgt nye rammeaftaler for de næste 3 år med følgende rådgivere: Arkitekter: Ingeniør: Creo Arkitekter A/S Arkitektfirmaet C. F. Møller A/S Carsten Rønnows Tegnestue A/S Søren Jensen Rådgivende Ingeniørfirma A/S Alectia A/S Moe og Brødsgaard A/S Der skal findes en hensigtsmæssig måde at fordele opgaverne mellem rådgiverne på. AU og UBST udarbejder i fællesskab retningslinjer. Hovedområderne orienteres når retningslinjerne foreligger. IH kontakter UBST for at få igangsat arbejdet med de fælles retningslinjer. 7. Eventuelt. BL ønskede at vide hvordan vi kan sikre at nye projekter kan igangsættes i januar 2011, når de bestillingsskemaer på 2011 projekter sendt i september er

5 Side 5/5 blevet returneret? Til dette svarede BN, at bestillingsskemaerne skal fremsendes igen med ny opstartsdato. ST præciserede overfor BN, at det haster med at få en afklaring på vi må sende bestillingsskemaer for arbejder der skal udføres i BN melder tilbage. Møderækken i 2011 vil følge administrationschefmøderne. Tidspunkterne vil blive fremsendt når en godkendt mødeoversigt foreligger. (Datoer for første halvår 2011 er udsendt via Outlook den Tilføjet af ref.)