På baggrund af projektet " Fremtidens stabe" har stabene besluttet at arbejde på tre niveauer:

Transkript

1 [Filtrering: Type=Fagsekretariat/Stab OG Aftaleholder=] Et stabsapparat På baggrund af projektet " Fremtidens stabe" har stabene besluttet at arbejde på tre niveauer: 1. Samspil med organisationen og fællesskabet i stabsapparatet 2. Tværgående projekter 3. De fire stabes drift og interne udvikling af driften Økonomiudvalg De fire stabe fungerer som ét stabsapparat Fællesskabet i stabene kommer før den enkelte stab. Dialog er en forudsætning for udvikling og fælles forståelse ud fra forskellig faglighed. Stabscheferne taler sammen og sikrer en god dialog med direktionen på baggrund af faglighed samt stor fælles fokus på OEI-strategien. Fokus på resultater. Relanceringen er lykkedes, når der er målt tilfredshed hos "kunderne" - bl.a. direktionen. Kommunikation: Udvikling af nyhedsbrev "Nyt fra stabene" I løbet af foråret laves interview med en række aftaleholdere og medarbejdere i stabene for at afdække udviklingsmuligheder for nyhedsbrevet. På baggrund af disse input laves spørgeramme til et elektronisk spørgeskema, som sendes til et udpluk af aftaleholdere og medarbejdere i stabene. Resultatet af såvel interviews som brugerundersøgelse bruges herefter til at beskrive et koncept for Nyt fra stabene. Kulturprojekt: Stabene arbejder med et kulturprojekt i to spor: Spor 1 - Fælles socialt og kulturelt spor med henblik på at styrke samarbejdet og vidensdeling på tværs af stabene. Spor 2 - Konsulentfunktionen, hvor der er fokus på hvordan stabene betjener organisationen som rådgivere, konsulenter og kontrollanter. Tilfredshedsundersøgelse: Der gennemføres en tilfredshedsundersøgelse i 2011 blandt aftaleholderne Kommunikation: Udvikling af nyhedsbrev "Nyt fra stabene" Der nedsættes en arbejdsgruppe, som gennemfører interviews og spørgeskemaundersøgelse i foråret Herefter udarbejdes forslag til koncept for Nyt fra stabene, som godkendes af stabscheferne. Efter godkendelse implementeres ændringerne. Kulturprojekt: Spor 1 - Der er afholdt 2 sociale arrangementer i Spor 2 - Der er udarbejdet projektbeskrivelse samt handlingsplan. Tilfredshedsundersøgelse: Tilfredshedsgraden skal øges i forhold til sidste undersøgelse. Udvikling af nyhedsbrev "Nyt fra stabene" Løbende rapportering i Nyt fra stabene. Kulturprojekt: Spor 1 - Høj grad af deltagelse i de sociale arrangementer Spor 2 - Løbende mundlig/skriftlig dialog med medarbejderne. Tilfredshedsundersøgelse: Skriftlig afrapportering om resultatet til koncernledelsen Hjemmesiden [ ] Kommende kanalstrategi, strategien for omstilling, effektivisering og innovation og nationale e2012 mål KLs e2012 vision: Kommunerne tager ansvar for, at borgerne oplever en effektiv digital service, der tager udgangspunkt i deres behov. FMK Aftaleportal Side 1 af 6 sider 17. juni 2011

2 [Filtrering: Type=Fagsekretariat/Stab OG Aftaleholder=] Bedre løsninger den digitale service på hjemmesiden giver borgerne klare fordele og kommunen en mere effektiv administration Stærkere fokus politikere og ledere har mod og vilje til at gå forrest og prioritere den digitale kommunikation på hjemmesiden Øget anvendelse den digitale service på hjemmesiden er borgernes førstevalg Projektet løber over to år Den kommende fælles kanalstrategi, bliver vedtaget af kommunalbe-styrelsen og skaber dermed stærkere politisk og ledelsesmæssigt fokus, skal sætte de overordnede mål og indsatser inden for udvalgte områder, som giver en god businesscase ift. selvbetjening det skal kunne betale sig for os at markedsføre visse løsninger, også ud fra løsningernes integration med fagsystemer. Dele af kanalstrategien skal føre til en overordnet webstrategi, der udstikker retningslinierne for hjemmesidens målsætning og indsatser. Hjemmesiden skal have en enkel og let tilgængelig adgang til selvbetjening både med en samlet indgang, hvor alle løsninger findes og med indgange på de enkelte emnesider. I denne del af projektet skal vi finde ud af, om vi f.eks. fortsat vi have KMDs Selvbetjeningsportal og generelt afklare, hvilke selvbetjeningsløsninger vi vil tilbyde. Vurderingen skal bl.a. baseres på, om løsningerne er rentable for forretningen. Kort sagt på jysk: Kan det betåle sig? I kraft af implementeringen af kanalstrategien, hvor vi lukker dyre og ineffektive kanaler og samtidig forbedrer den billigere digitale kanal, skal vi kunne se konkrete gevinster. Vi finder frem til disse ved businesscases på udvalgte løsninger. Vi laver nulpunktsmålinger, opstiller KPIer og evaluerer løbende på, om vi når målene Pressen Indblik Nyt fra stabene Infolet Noget festligt - eventagtigt Interne kommunikationskanaler [ ] For at sikre en effektiv intern information (envejs) og kommunikation (tovejs) i en stor og geografisk spredt organisation, er det afgørende, at vi bruger flere forskellige kanaler og udnytter de enkelte kanalers styrker. Typisk kan man med fordel bruge de forskellige kanaler i et samspil, så man når så bredt ud som muligt. De interne kommunikationskanaler skal bidrage til at vi kan leve op til kommunikationspolitikkens formål om, at medarbjderne føler sig inddraget og oplever kommunikation som et element, der motiverer til vidensdeling og udvikling. De interne kommunikationskanler skal skabe rum til den nødvendige kommunikation, der har længst vej gennem organisationen - nemlig direktionens budskaber i forhold til overordnede politikker og strategier. Der skal udarbejdes en intern kanalstrategi, som beskriver de forskellige interne kanaler: linjekommunikation, Indblik, Infolet, mails, sms, telefon, MED-systemet, dagsordner og referater, forskellige mødefora og nyt fra stabene. Den interne kanalstrategi skal sikre, at der er interne kommunikationskanaler til rådighed, så ledere og medarbejdere kan leve op til det ansvar den enkelte har for at skabe god kommunikation (jvf. Kommunikationspolitikken). Når kanalstrategien er udformet, skal der defineres en række målsætninger, som der måles på. Tilfredsheden med kanalerne skal måles hos såvel direktion, ledere som medarbejdere i såvel kvalitativ som kvantitativ form. Der følges løbende med i læsertal for de enkelte kanaler i det omfang det er muligt. Projektet løber over de kommende 2-3 år, hvor der i første omgang udformes en kanalstrategi. Der er allerede udpeget nogle indsatsområder, som skal følge i halen på strategien med udgangspunkt i denne. Når strategien er udformet vil der efterfølgende kunne udpeges yderligere indsatsområder, som kan prioriteres i de kommende år. I efteråret 2010 udpeges en arbejdsgruppe, der skal udarbejde forslag til kanalstrategi. I strategien kortlægges de forskellige interne kommunikationskanaler og der laves overvejelser om formål og målgrupper for de enkelte kanaler samt overvejelser om, hvordan de forskellige kanaler med fordel kan bruges hver for sig og i kombination. FMK Aftaleportal Side 2 af 6 sider 17. juni 2011

3 [Filtrering: Type=Fagsekretariat/Stab OG Aftaleholder=] Udformning af intern kanalstrategi (forår 2011) Herefter: Udarbejdelse af strategi for intranet med udgangspunkt i kanalstrategien Udarbejdelse af ny profil for Indblik med udgangspunkt i strategien Udarbejdelse af værktøjer, der kan understøtte ledernes kommunikationsindsats. Løbende orientering om milepælene i Indblik, Nyt fra stabene og Infolet. It -Sikkerhed [ ] Målet er dels at opfylde revisionens krav til en it-sikkerhedspolitik, men lige så væsentligt, er at få en politik, der er dynamisk og som virker uden for papiret. 1.At de dele af it-sikkerhedspolitikken der vedkommer den almindelige medarbejder er kendt og bliver brugt. 2.Der er indgået Databehandleraftaler hvor det skønnes nødvendigt. 3.Der er foretaget anmeldelser til datatilsynet, hvor det er nødvendigt. 4.Der er udfærdiget nødplaner hvor det skønnes nødvendigt 1. Der iværksættes en awareness kampagne 2. Der opgøres et behov for databehandler aftaler. Og der indgås aftaler hvor der mangler. 3. Der opgøres et behov for anmeldelser til datatilsynet, og der anmeldes hvor der mangler. 4. Der opgøres et behov for nødplaner, og udfærdiges hvor der mangler. Punkterne 2 4 gøres færdigt pr. system, sådan at de højest prioriterede systemer tages først. Og forløbet påtænkes at være afsluttet i At det fremgår af kampagens afrapportering at medarbejderne kender og forholder sig til it-sikkerhed. 2. At der findes aftaler hvor det skønnes nødvendigt 3. At der findes anmeldelser hvor det skønnes nødvendigt. 4. At der findes nødplaner hvor det skønnes nødvendigt. 1. Det skal være en del af kampagne at der afrapporteres om graden af kendskab til it-sikkerhed blandt medarbejderne. Rapporten kommunikeres via INFOLET og Indblik 2. Der afrapporteres løbende ved en statusopgørelse og en tidsfrist for hvornår alle aftaler er indgået. Opgørelse og tidsfrist kommunikeres ud via INFOLET 3. Der afrapporteres løbende ved en statusopgørelse og tidsfrist for hvornår alle anmeldelser er afsendt. Opgørelse og tidsfrist kommunikeres ud via INFOLET. Der laves et opslag bredt i organisationen når de væsentligste dele af it-sikkerhedspolitikken er på plads. Gerne via INFOLET og Indblik. Og ligeledes igen når alle bilag inklusive anmeldelser og databehandleraftaler er på plads. Nedbringelse af antallet af arbejdsskader i hjemmeplejen med focus på rygskader [ ] Hjemmeplejen har et fysisk hårdt arbejde. Hvis personalet ikke bruger de hjælpemidler, som er til rådighed, sørger for god tilrettelæggelse af arbejdet og selv tager ansvar for egen krop i arbejdsmiljøet med f.eks. god rygtræning vil der ske mange skader. Skaderne har store omkostninger både menneskelige og økonomiske. Da kommunen er selvforsikret, er det forbundet med store udgifter, hvis der ikke arbejdes forebyggende og sikres et lavt antal arbejdsskader. Desuden er der omkostninger ved nedslidning, sygefravær og vikardækning. Derfor skal der fortsat arbejdes målrettet med at nedbringe antallet af arbejdsskader. Indsatsen er en fortsættelse af den indsats, der er gjort i 2010 og forventes fortsat i Målet er at fastholde det lave antal af rygskader, der er opnået i Det handler om skader sket i arbejdsmiljøet. Vinterens faldskader indgår ikke i opgørelsen. FMK Aftaleportal Side 3 af 6 sider 17. juni 2011

4 [Filtrering: Type=Fagsekretariat/Stab OG Aftaleholder=] Forsikringskontoret vil igen i 2011 støtte op om forflytningsundervisningen. Der vil blive tilbudt ca. 50 pladser på rygtræningsholdene til hjemmeplejen. Indsatsen fra 2010 med holdningsbearbejdning om, at den enkelte tager vare - både på sig selv og sin kollega - i arbejdsmiljøet fortsættes. Indsatsen med tilbud om rygtræning til alle nye Sosu-elever fortsættes. Indsatsen fortsætter i Det samlede antal rygskader vil blive opgjort efter udgangen af Vinterens faldskader indgår ikke. Indblik Infolet Pressemeddelelse Nyt fra stabene Lagkage til personalet Opsætning af ABA-anlæg og ITV-overvågning Kommunalbestyrelsen har vedtaget en ny forsikringspolitik med stærkt øget selvforsikring samt en ny risikostyringspolitik gældende fra 1. januar Nedbringe risikoen for en skolebrand, sikre sikker drift af skolen. 33% af skolerne får installeret automatisk brandalarmeringsanlæg (ABA-anlæg) i Nedbringe institutionernes udgifter til hærværk. Nedbringe Forsikringskontorets udgifter til indbruds erstatninger. 33% af aftaleholderne (relevante institutioner) får installeret netværksbaseret ITV overvågning i 2011 Begge projekter løber ind i Projekterne skal i EU udbud. I efteråret 2010 afholdes udbudsforretninger for begge projekter, som forventes afsluttet 1. januar I udbudsmaterialet vil vi opsætte krav til tidsplan, der sikrer målsætningen kommer i hus. Udbudsforretninger er afholdt 1. januar 2011, så de første anlæg kan installeres den 1. uge af januar Årsrapport Indlæg i Indblik Indlæg i Nyt fra Stabene Infolet Politisk betjening herunder dagsordener Indsatsen er indarbejdet som en del af aftalen med afsæt i organisationens ledelsesværdier: o Vi forenkler det komplicerede o Dialog er en forudsætning for vi lykkes o Vi tager ansvaret på os o Det skal være sjov at gå på arbejde Politikerne skal som resten af organisationen have arbejde med og inddrages ud fra dette værdisæt. Den overordnede målsætning for indsatsen er, at sikre politikerne den bedst mulige betjening, så politikerne understøttes optimalt. Politikerne vil i slutningen af året blive bedt om, at evaluere på indsatserne enkeltvis. FMK Aftaleportal Side 4 af 6 sider 17. juni 2011

5 [Filtrering: Type=Fagsekretariat/Stab OG Aftaleholder=] Der vil i løbet af 2011 blive arbejdet med 4 indsatser: 1: Optimering af udvalgsmøder, fokus på udvalgsformanden samt udvalgssekretærens roller, opgaver og ansvar. Udvalgsformanden samt udvalgssekretæren vil være omdrejningspunkterne for forløbet. Forløbet vil finde sted i 1. kvartal af : Administrative rutiner skal lettes/forbedres, herunder indlevering af vederlag, kørselssedler, mv. Dette skal så vidt muligt foregå elektronisk. Der vil blive arbejdet med denne indsats i 2 samt 3. kvartal : Der skal udbydes it-kuser løbende over året. 4: Der skal sikres en god dialog og kommunikation mellem administration og politikerne, så at informationsflowet optimeres. Denne indsats vil være i fokus fra 2. kvartal Med 6 måneders mellemrum vil udvalgsmedlemmerne blive bedt om at evaluere på kvaliteten af udvalgsmøderne, herunder længde, frekvens, struktur, materiale kvalitet samt udbytte. Ved udgangen af 2011 sker der en evaluering af tiltagene i forbindelse med at lette og forbedre de administrative rutiner. Administrations personalet vil blive adspurgt om tidsforbrug og lethed i proceshåndtering. Løbende opfølgning på kvaliteten og relevansen af de udbudte it-kurser. I udgangen af hvert kvartal vil der ske en måling af tilfredsheden med betjening hos politikerne samt i administrationen. Målet er, at minimum 85% af politikerne er tilfredse med den betjening de får fra administrationen. Evaluering af indsatser hos politikerne. Tilbagemelding til politikerne om resultater. Dialog med direktion omkring politikernes tilbagemeldinger, og forslag til yderligere behov. Information om evalueringer på Infolet, og i Indblik samt på hjemmesiden hvor relevant. Samarbejde med pressen Et godt samarbejde med pressen er en forudsætning for en god mediedækning af alle de aktiviteter, der finder sted i Faaborg-Midtfyn Kommune. Der laves minimum 70 pressemeddelelser i 2011 og 75 % af disse giver omtale i medierne. Årlig evaluering af samarbejdet med pressen viser, at såvel vi som pressen er tilfredse med samarbejdet. Der laves løbende opgørelse over pressemeddelelser og den omtale de giver. Der afholdes et årligt evalueringsmøde med pressen (januar 2011). Inden dette afholdes skal redaktørerne på de lokale redaktioner af Fyens Stiftstidende og Fyns Amts Avis evaluere deres kontakt med os på en række parametre (åbenhed, mulighed for at komme i kontakt, tilbagemeldinger m.v.). Alle aftaleholdere bliver bedt om at evaluere deres kontakt til pressen inden det årlige evalueringsmøde. Der laves minimum 70 pressemeddelelser i 2011 og 75 % af disse giver omtale i medierne. om pressens evaluering til lederforum på mødet i februar til pressen om vores evaluering af samarbejdet sker på det årlige evalueringsmøde Sb-SYS [ ] Målet er at SBSYS bliver den fælles platform for opsamling af dokumenter i den administrative del af kommunens virke og aflevering til statens arkiver hvor det er (økonomisk) fornuftigt. FMK Aftaleportal Side 5 af 6 sider 17. juni 2011

6 [Filtrering: Type=Fagsekretariat/Stab OG Aftaleholder=] 1. At SBSYS er udbredt til de administrative arbejdspladser i kommunen inkl. Institutioner. 2.Der opgøres hvilke systemer der skal aflevere dokumenter til statens arkiver, og om der i givet fald er økonomi at få SBSYS til at aflevere i stedet for fagsystemerne ved en spejling af sagerne ind i SBSYS. 1. Der iværksættes undervisning for det administrative personale ved: Skoler, Plejecentre, støttecentre, institutioner og bosteder. 2. a. Der skal vælges og indgås aftale med et arkiv der skal afleveres til. b. Der skal opgøres et samlet overblik over hvilke typer dokumenter der skal afleveres og fra hvilke systemer. c. Det skal opgøres om der er økonomi i at spejle sager fra fagsystemer ind i SBSYS og aflevere her fra. d. Nødvendig programmering skal iværksættes (f.eks. GeoKon til SBSYS) Punkt 2 skal afvikles så der ikke forekommer overskridelse af de lovbestemte krav til aflevering til arkiv. ( ) 1. Der er udbudt og gennemført uddannelse for det administrative personale ved: Skoler, Plejecentre, støttecentre, institutioner og bosteder. 2. a. At der er indgået en aftale med et arkiv b. Der er en plan for hvilke dokumenttyper der skal afleveres og fra hvilke systemer c. Der skal laves buisnescases pr. system d. Der skal laves programmering mellem Ditmer og respektive leverandører. 1. Der afrapporteres løbende til direktionen. 2. Der skal gennemføres en afklarende fase der a) Samlet opgør hvilke systemer der skal afleveres fra. b) Hvad det vil koste at aflevere system for system c) Hvilke mulige arkiver der kan afleveres til inkl. priser. d) et overslag over hvor der er økonomi i at aflevere via SBSYS. Herefter laves et politisk oplæg indeholdende et forslag til strategi for aflevering til statens arkiver. Efter vedtagelse laves detaljeret projektplan. FMK Aftaleportal Side 6 af 6 sider 17. juni 2011