Tilsynsrapport Ringsted Kommune. Værkstedet Regnbuen. Uanmeldt tilsyn November 2014 INDLEVELSE SKABER UDVIKLING

Transkript

1 INDLEVELSE SKABER UDVIKLING Ringsted Kommune Tilsynsrapport Ringsted Kommune Værkstedet Regnbuen Uanmeldt tilsyn November

2 Indholdsfortegnelse 1 samlede bemærkninger og anbefalinger Oplysninger grundlag Opfølgning på foregående tilsyn Opfølgning fra andre tilsyn Pædagogik, tilgange og resultater Faglige tilgange og metoder Dokumentation og resultater Hverdagen, omgangsform og medinddragelse Hverdag og aktiviteter Omgangsform og omgangstone Medinddragelse, indflydelse og valgmuligheder Organisation og ledelse Den daglige drift samarbejde og kommunikation Kvalitets- og kompetenceudvikling Procedurer og retningslinjer ift medicin Magtanvendelse og forebyggelse af overgreb Fysiske rammer Øvrige udfordringer Formål og metode Formål med tilsynet Metode varsling og tilrettelæggelse Aftalte definitioner på bemærkninger, anbefalinger og påbud Kontaktoplysninger Præsentation af BDO

3 Forord Rapporten er opbygget således, at læseren på de første sider præsenteres for tilsynets samlede af tilbuddet samt udviklingspunkter, bemærkninger, anbefalinger og evt. anbefalinger om påbud. Herefter følger en række faktuelle oplysninger om tilsynsbesøget (herunder deltagere og tidspunkt) samt om det konkrete tilbud. Sidste del af rapporten indeholder de data, som tilsynet har indsamlet ved hhv. interviews og observationer og ved gennemgang af dokumentation. For hvert tema foretager de tilsynsførende en ud fra den indsamlede data og øvrige indtryk. Disse er ligger til grund for den samlede, der som nævnt optræder indledningsvist i rapporten. Bagest i rapporten findes en kort beskrivelse af formål og metode samt kontaktoplysninger til BDO. Tilsynet er altid udtryk for et øjebliksbillede og skal derfor vurderes ud fra dette. 2

4 1 samlede BDO har på vegne af Ringsted Kommune foretaget et uanmeldt tilsyn på Værkstedet Regnbuen. BDO er kommet frem til følgende på baggrund af analysen af det datamateriale, som er indsamlet gennem interviews og observationer. Det overordnede indtryk af Værkstedet Regnbuen er, at det er velfungerende tilbud, som er i gang med en større omstrukturering jf. udviklings tiltag i Ringsted Kommune. Tilbuddets ledelse forholder sig proaktive til området og der er nedsat tre forskellige interne arbejdsgruppe i medarbejderstaben, som alle er forpligtet til at indgå med input til omstruktureringen. Det er tilsynets, at der er fulgt relevant op på anbefalingen fra sidste tilsyn. Det vurderes endvidere, at teamlederen imødekommer omstruktureringerne i Ringsted Kommune (som tidligere anført) og glæder sig til de nye udfordringer. Hun ser positivt på det nye STU tilbud, og deltager gerne i konkrete pædagogiske arbejdsgrupper herom. Det pædagogiske arbejde på Regnbuen er præget af anerkendelse, systematik og struktur, hvilket eksempelvis kommer til udtryk gennem de visuelle dagsskemaer og ugeplaner. Brugerne bidrager med det de formår, med samtidig udfordres de indenfor zonen for nærmeste udvikling. Tilsynet understøtter afdelingslederens neuropædagogiske tilgang, og påpeger at tilgangen kunne udbredes til det øvrige personale. Der er mange aspekter inden for det neuropædagogiske område, som Regnbuen eventuelt kunne profitere af eksempelvis: hjælp til brugeren uden at dominere, at turde handle og turde reflektere over egne handlinger, at forholde sig til valg såvel som dertilhørende fravalg mm. I forhold til rehabilitering vurderer tilsynet, at Regnbuen har fokus på dette, en overvejelse kunne være, at øge medarbejdernes bevidsthed om, hvor kræfterne skal sættes ind eksempelvis i forhold til en afvejning af genoptræning, ny indlæring og kompensering. Det er tilsynets, at de brugere der kan inddrages i målsætningsprocessen bliver det. Og at medarbejderne har udviklet et system, så selv kognitivt svage brugere har målsætningsmuligheder. Endvidere bemærker tilsynet, at medarbejderne er opmærksomme på, at i og med de forelægger fire valgmuligheder for brugeren, har medarbejderne allerede foretaget det første valg. Ydermere konstaterer tilsynet, at målbeskrivelserne forbliver internt i grupperne. Ved systematisk at gennemgå brugernes mål på personalemøderne, er der mulighed for sparring, videndeling og fælles pædagogiske indsatser/læring for den enkelte bruger. Endvidere ville arbejdsmarkedsplanerne udvikle sig til et hverdagsværktøj, hvorfor tilsynet anbefaler tilbuddet at overveje dette. Tilsynet opfordre desuden til, at der kommer en mere systematisk dokumentation, alt for at vise synlighed og faglighed omkring den indsats som ydes overfor borgerne. Tilsynet vurderer, at der er fokus på kost og motion, hvilket synliggøres både i udvalget af mad i kantinen og ved brugen af stedets hal til fysioterapi. Regnbuen er opdelt i grupper, hvilket vurderes til at være til gavn for brugerne. Dermed dannes der mindre enheder, og medarbejderne kan hurtigt tage individuelle hensyn. indtryk af Regnbuens omgangstone og form er god. Der er et pænt sprogbrug og der drages omsorg for hinanden. Dette både blandt brugere og medarbejdere. Tilsynet vurderer, at der anvendes billedmaterialer i den daglige praksis når brugerne skal træffe valg. Det understøtter både måden hvorpå den enkelte medarbejder kan forstå brugeren, og brugerens mulighed for at udtrykke ønsker. På post- og brugermøderne, er brugerne i fokus, hvilket efter tilsynets opfattelse understøtter brugernes selvstændighed og selvopfattelse. Det er tilsynets, at Regnbuen har en stabil medarbejdergruppe, med et generelt lavt sygefravær. Der afholdes både kontinuerlige møder på tværs af grupperne såvel som i 3

5 grupperne, hvilket giver både brede og dybe sparringsmuligheder. Det noteres, at medarbejderne ser frem til omstruktureringen, da den medfører, at deres teamleder udelukkende skal være på matriklen. Dog skaber de kommende omstruktureringer også en usikkerhed blandt medarbejderne, idet deres opfattelse er, at alt endnu ikke er kommunikeret ud. Det er tilsynets, at der er brug for et kompetenceløft i forhold til håndtering af den svageste gruppe af brugere. Det være sig i forhold til pædagogiske metoder og til brugen af alternativ kommunikation. Tilsynet anbefaler på den baggrund, at tilbuddet overvejer muligheden for et konkret tiltag. Tilsynet vurderer, at der sker medicinhåndtering på tilbuddet i form af medicin til brugere med epilepsi og at medicinen opbevares aflåst. Der er de fornødne procedurer for vold, trusler og magtanvendelser. De magtanvendelser der forekommer, har afdelingslederen kendskab til, hvilket betyder, at der kan foranstaltes den fornødne hjælp. Der anvendes ekstern supervision og psykologhjælp i de tilfælde, hvor der er behov for det. Tilsynet anbefaler, at gråzonetilfældene debatteres i hele medarbejdergruppen og gerne systematisk, med det formål at få fælles læring og opøve en kultur, hvor det er legalt at tale om udfordringer. Endeligt vurderes det, at bygningerne kan opfylde Regnbuens behov. Rummene er indrettet individuelt, efter hvilken type af brugere der anvender lokalerne. Det vurderes dertil, at de fysiske rammer understøtter læringsmiljøet på tilbuddet. 4

6 1.1 bemærkninger og anbefalinger Tilsynet giver anledning til følgende bemærkninger, anbefalinger og påbud: Bemærkninger 1. Tilsynet bemærker, at medarbejderne er opmærksomme på, at i og med de forelægger fire valgmuligheder for brugeren, har medarbejderne allerede foretaget det første valg. Anbefalinger 1. Tilsynet anbefaler, at tilbuddet overvejer et konkret tiltag i form af et kompetenceløft i forhold til håndtering af den svageste gruppe af brugere. Det være sig i forhold til pædagogiske metoder og til brugen af alternativ kommunikation. 2. Tilsynet anbefaler, at gråzonetilfældene debatteres i hele medarbejdergruppen og gerne systematisk, med det formål at få fælles læring og opøve en kultur, hvor det er legalt at tale om udfordringer. Anbefaling om påbud Ingen anbefaling om påbud 2 Oplysninger Adresse Frejasvej 27-31, 4100 Ringsted Leder Overordnet leder, Claus Storm Teamleder, Hanne Rugbjerg Kløcker Tilbudstype og juridisk grundlag Tilbuddet er et kommunalt dagtilbud Tilbuddets juridiske grundlag er SEL 103 & 104 Antal pladser 68 pladser, teamlederne arbejder på at få nedjusteret til eventuelt 65 pladser. Takst pr. døgn Lederne oplyser, at tilbudsportalen ikke har fungeret optimalt, der skal netop være møde om dette samme eftermiddag. I den faktuelle høringsproces oplyses det, at taksterne fordeler sig således: Regnbuen 103 mellem kr. 302 Regnbuen 103 lille kr. 239 Regnbuen 104 høj kr. 808 Regnbuen 104 mellem kr. 406 Regnbuen 104 lille kr

7 Målgruppebeskrivelse Målgruppen er for mennesker med handicaps, som tilbydes aktiviteter og samvær eller beskyttet beskæftigelse (kilde: Antal ansatte og personalesammensætning Personalegruppen består af: 1 teamleder, delt ledelse Regnbuen og Ringsted Støtte- og aktivitetscenter, pædagog 1 afdelingsleder, ca. 8 timer ledelse, pædagog 10 socialpædagoger, hvor en af pædagogerne er TR og FTR 3 pædagogmedhjælpere, en er i fleksjob 2 husassistenter 1 køkkenassistent flexjob 1 ernærings- og husholdningsøkonom 1 værkstedsassistent 1 servicemedarbejder- skånejob 1 administrativ medarbejder Dato og tidspunkt for tilsynsbesøg Den kl Deltagere i interviews Ledelse: Teamleder Hanne Rugbjerg Kløcker, uddannet omsorgsassistent, ansat siden Er ligeledes teamleder for Ringsted Kommunes Støtte- og aktivitetscenter, har ansvar for opgaver som økonomi og budget samt opfølgning af denne. Der er varslet ændringer pr Teamlederen ansvarsområde skal udelukkende foregå i Regnbuen, hvor hun udover ledelse skal varetage et pædagogisk område. Afdelingsleder Lis Brogaard Pedersen, socialpædagog, BA i pædagogik, ansat siden Har ansvar for de personalemæssige opgaver. Medarbejdere: Brugere: Medarbejder, uddannet pædagog, ansat i 5½ år. Bruger, benyttet Regnbuen i ca. 5 år, arbejder på værkstedet, passer telefon og laver andet forfaldent arbejde. Bruger, benyttet Regnbuen i 7 år, arbejder i køkkenet. Bruger, benyttet Regnbuen i ½ år, arbejder i køkkenet. BDO blev vist rundt på stedet af en bruger. Tilsynsførende Dorthe Jespersen (Tilsynskonsulent, lærer og stud. cand.mag. i pædagogik) Heidi Pors Sørensen (Chefkonsulent, plejehjemsassistent, socialpædagog, supervisor og psykoterapeut) 6

8 3 grundlag 3.1 Opfølgning på foregående tilsyn Ved det foregående anmeldte tilsyn, den , foretaget af BDO, blev der givet følgende anbefaling. 1. Tilsynet anbefaler, at der bliver foretaget brand- og evakueringsøvelse med deltagelse af brugere og medarbejdere på Værkstedet Regnbuen. Lederen oplyser, at der er afholdt brandøvelse. Efter grundige overvejelser uden brugerdeltagelse. Tilsynet noterer sig dette, og har ikke yderligere bemærkninger. 3.2 Opfølgning fra andre tilsyn Adspurgt om der har været tilsyn fra andre instanser, herunder Embedslæge, Arbejdstilsyn, Brandtilsyn eller Fødevaretilsyn, oplyser teamlederen, at der har været fødevaretilsyn. Regnbuen har ikke modtaget nogen formelle klager. Adspurgt om der er nogle ændringer eller store udfordringer pt., svarer teamlederne, at det er der. Ringsted kommune er under omstrukturering, hvorfor hjemmevejlederdelen skal flyttes til socialpsykiatrien pr. 1. januar Dette medfører personalereduktioner. Det medfører også, at teamlederen igen skal være fuldtidsleder på Regnbuen og indgå i det pædagogiske arbejde. Der udover har segmentet ændret sig til kognitivt svagere fungerende. Det skyldes, at i Ringsted Kommune skal SEL 103 borgere konsultere et jobcenter. Så Regnbuen har fået færre 103 brugere. Fordelingen på Regnbuen er ca. 25% brugere på 103 & 75% brugere på 104. Teamlederne ser dog, at brugeren på 103 ikke får den støtte og opfølgning som de har behov for, og ønsker dem derfor tilbage til Regnbuen. Der er indgået aftale med Ringsted Kommune om, at Regnbuen skal varetage et STU tilbud for tre brugere på 104, opstartende Lederen ser frem til denne udfordring, som også kan påvirke personalesammensætningen, da der er overvejelser om hvorvidt Regnbuen skal ansætte lærerfagligt personale til varetagelse af STU tilbuddet. Det er tilsynets, at der er fulgt relevant op på anbefalingen fra sidste tilsyn. Det vurderes endvidere, at teamlederen imødekommer omstruktureringerne i Ringsted Kommune og glæder sig til de nye udfordringer. Hun ser positivt på det nye STU tilbud, og deltager gerne i konkrete pædagogiske arbejdsgrupper herom. 7

9 4 Pædagogik, tilgange og resultater 4.1 Faglige tilgange og metoder. Ved det foregående tilsyn blev der redegjort for, at den pædagogiske referenceramme og metode består af en anerkendende tilgang, hvor der tages udgangspunkt i brugernes individuelle ønsker og behov, hvor der samtidig arbejdes med brugernes selvstændighed. Ved dette tilsyn spørges der uddybende ind til om der er sket ændringer eller udvidelser i relation til den pædagogiske referenceramme og metoder. Hertil oplyser teamleder, at der ikke er sket nogen metodisk ændring. Netop anerkendende tilgange og individuelt udgangspunkt er kendetegnet for Regnbuen. Teamlederen understreger, at brugeren altid er i fokus. Regnbuen indhenter gerne oplysninger og hjælp udefra, hvis de pædagogiske tiltag ikke er tilstrækkelige. Eksempelvis benyttes VISO pt. til en bruger, hvor udfordringerne er brugerens adfærd. Når et sådant forløb igangsættes inddrages brugeren, brugerens pårørende, evt. bosted og Regnbuens personale. Afdelingslederen fortæller, at der i hver af de seks grupper er mulighed for at afskærme hvis nødvendigt. Ind i mellem kan det være en udfordring, hvis én personale skal gå fra med én bruger, da der så ikke er personale nok tilbage til de resterende. Afdelingslederen understreger, at langt størstedelen af kommunikation foregår via billedudpegning. Der er brugere, der har kognition til selv at vælge dagens aktivitet, mens andre brugere har brug for valgmuligheder, som de får præsenteret via billeder. Nogle brugere kan udvælge blandt mange tilbud andre blandt få. Regnbuen har en del brugere med autisme, hvorfor systematik, struktur og faste arbejdspladser er en nødvendighed. Nogle brugere har hver dag brug for, at der opsættes skema for dagen, andre brugere har brug for et ugeskema. Begge type skemaer laves med piktogrammer. Enkelte medarbejdere anvender en neuropædagogisk tilgang. Eksempelvis benyttes børste-metoden til en bruger med Low Arousal. Afdelingslederne mener dog ikke, at det benyttes i de andre samvær- og aktivitets grupper. Afdelingslederen beskriver pædagogikken på værkstederne som mesterlærerprincippet, men har dog ikke en sikkerhed herom. Anerkendende tilgang ser afdelingslederen også som den overordnede pædagogik på Regnbuen. Hver bruger ses på, som de mennesker de er, og personalet skal være gode til at aflæse og afprøve. Især er der udfordringer forbundet med de brugere som er non-verbale. Der anvendes Tegn-til-Tale (TtT), men afdelingslederen oplever også, at brugere har opfundet deres egne tegn. TtT er udbredt blandt personalet. Adspurgt til rehabilitering giver afdelingslederen udtryk for, at det er vigtigt at bevare brugernes kompetencer. Eksempelvis trænes der gangfærdigheder med en 65 årig. Devisen på Regnbuen er: det er de små ting der tæller, og det er vigtigt ikke at gøre brugerne dårligere end de er. En medarbejder fortæller, at der trænes sociale kompetencer. Dette gøres f.eks. når der er hal-aktiviteter. Brugerne er med på individuelle niveauer, nogle kan aktivt indgå, andre deltager ved at sidde på en stol midt i hallen, hvorfor der skal tages hensyn og brugeren trænes i at hjælpe hinanden. Adspurgt til rehabilitering, fortæller en medarbejder, at hun opstiller små nye 8

10 udfordringer til brugerne, som ligger indenfor det overskuelige. Det er tilsynets, at det pædagogiske arbejde på Regnbuen er præget af anerkendelse, systematik og struktur, hvilket eksempelvis kommer til udtryk gennem de visuelle dagsskemaer og ugeplaner. Brugerne bidrager med det de formår, med samtidig udfordres de indenfor zonen for nærmeste udvikling. Tilsynet understøtter afdelingslederens neuropædagogiske tilgang, og påpeger at tilgangen kunne udbredes til det øvrige personale. Der er mange aspekter inden for det neuropædagogiske område, som Regnbuen eventuelt kunne profitere af eksempelvis: hjælp til brugeren uden at dominere, at turde handle og turde reflektere over egne handlinger, at forholde sig til valg såvel som dertilhørende fravalg mm. I forhold til rehabilitering vurderer tilsynet, at Regnbuen har fokus på dette, en overvejelse kunne være, at øge medarbejdernes bevidsthed om, hvor kræfterne skal sættes ind eksempelvis i forhold til en afvejning af genoptræning, ny indlæring og kompensering. 4.2 Dokumentation og resultater Teamlederen oplyser, at arbejdsmarkedsplanerne gennemarbejdes en gang om året, med fast deadline pr Planerne udarbejdes primært af pædagogerne, og der hvor brugerne har forudsætninger for deltagelse, bliver de inddraget. Tilsynet spørger til bostedernes og pårørendes deltagelse i arbejdsmarkedsplanerne, hvortil teamlederen oplyser, at bostederne udarbejder handleplaner. Hun mener dog, at et samarbejde kunne være at ønske, men at rent praktisk vil være svært at etablere. Teamlederen redegør for, at der i hver plan udarbejdes mål og delmål. Det er kontaktpædagogen der har ansvar for at arbejde med disse. Et eksempel på et konkret mål for en 103 bruger som arbejder i køkkenet kunne være, at lære at stege en frikadelle. Når planerne er udarbejdet sendes de til teamlederne, som læser planerne igennem, før de videresendes til den ansvarshavende sagsbehandler. Adspurgt til hvordan mål og delmål viderebringes til det øvrige personale, svarer teamlederne, at der på hvert personalemøde er et punkt, hvor personalet har mulighed for at drøfte disse. Det er dog sjældent punktet benyttes. Regnbuens dokumentation indskrives i et internt elektronisk system. Ringsted Kommune er i en udarbejdelsesproces omkring et fælles elektronisk dokumentations system. Tilsynet får udleveret fire arbejdsmarkedsplaner to på brugere på 103 og to på 104 området. Arbejdsmarkedsplanen har en redegørende form omkring brugeren og den indsats som ydes. Der er en beskrivelse af nuværende arbejdsopgaver/aktiviteter samt generel status for brugeren. Der er opstillet mål med hvad der er den enkelte medarbejders indsats. Arbejdsmarkedsplanen er formuleret i et etisk og korrekt sprog og fremviser dato for det at opstille mål samt dato for evaluering af delmålet. Efter en medarbejders mening, finder der ikke meget dokumentation sted. Hun oplyser, at der laves planer en gang årligt, men at der ikke yderligere føres dokumentation. Hvorvidt brugerne er en del af arbejdsmarkedsplanens udførelse, er afhængigt af brugerens kognitive 9

11 niveau. Medarbejderen understøtter teamlederens opfattelse af, at mål og delmål udelukkende deles indenfor de enkelte grupper, og at det kun er ved særlige udfordringer, at der deles med det resterende personale. Måden hvorpå en medarbejder beskriver målsætningsprocessen på er ved, at medarbejderen lægger fire billeder på eventuelle mål foran brugeren, hvorefter brugeren udpeger det mål, vedkommende gerne vil arbejde efter. Antallet af billeder kan variere, alt efter hvilket kognitivt niveau brugeren befinder sig på. Det endelige resultat videreformidles til bostederne/ pårørende. En gang om året evalueres planerne. Personalet samtaler løbende indbyrdes om, hvorvidt mål eller delmål er nået. Dette foregår internt i grupperne. Medarbejderen redegør endvidere for, hvordan det kan ses, at delmål eller mål er opnået. Dette sker ved at søge oplysninger i brugernes dagsmapper og den fælles ugeplan, hvor målene er inddraget. Der foreligger ikke noget elektronisk på disse. En bruger oplyser, at han har været med at til at opstille mål. Det mål han fremhæver, er, at han skal slå græs både på Regnbuens grund og på en nærliggende forretnings grund. En anden bruger oplyser, at hendes mål er, at hun kun skal udføre en opgave ad gangen. Endeligt oplyser brugeren, at hun har deltaget i målsætningen. Det er tilsynets, at de brugere der kan inddrages i målsætningsprocessen bliver det. Og at medarbejderne har udviklet et system, så selv kognitivt svage brugere har målsætningsmuligheder. Endvidere bemærker tilsynet, at medarbejderne er opmærksomme på, at i og med de forelægger fire valgmuligheder for brugeren, har medarbejderne allerede foretaget det første valg. Ydermere konstaterer tilsynet, at målbeskrivelserne forbliver internt i grupperne. Ved systematisk at gennemgå brugernes mål på personalemøderne, er der mulighed for sparring, videndeling og fælles pædagogiske indsatser/ læring for den enkelte bruger. Endvidere ville arbejdsmarkedsplanerne udvikle sig til et hverdagsværktøj, hvorfor tilsynet anbefaler tilbuddet at overveje dette. Tilsynet opfordre desuden til, at der kommer en mere systematisk dokumentation, for at vise synlighed og faglighed omkring den indsats som ydes overfor borgerne. 5 Hverdagen, omgangsform og medinddragelse 5.1 Hverdag og aktiviteter Det oplyses, at Regnbuen er opdelt 8 grupper. To grupper med brugere på 103, som er kok og mob og værksted og seks grupper med brugere på 10

12 104, som er samvær- og aktivitets grupper En medarbejder oplyser, at Regnbuen har fokus på kost, hvilket viser sig ved madvalget i kantinen. Nogle brugere har madpakker med, andre køber i kantinen. Brugerne skriver sig op til mad en gang om ugen, hvor ofte de vil benytte kantinens mad i den kommende uge, alt for at fortløbende er et overblik. En medarbejder som er tilknyttet gruppe 4, beskriver et eksempel på, hvordan der visualiseres og hvordan en hverdag kan forløbe: Én bruger fra gruppen har brug for en visuel dagstavle. Den laves hver morgen i samarbejde med brugeren ved hjælp af piktogrammer. De resterende brugere i gruppen, kan overskue et ugeskema, hvorfor de i stedet har dette. Det oplyses endvidere, at der er brugere i gruppen, der har behov for daglig træning, i form af fysioterapi, eller træning af standfunktion i et ståstativ. Der er også brugere, der har fast hviletid indlagt i løbet af en dag Brugerne møder mellem 8.15 og 9.00 hver morgen, og dagen slutter kl fire dage/ugen og kl én dag/ugen. Én gang om ugen mødes grupperne til musik og sang, og ved højtider er der ligeledes fælles aktiviteter. Der tages individuelle hensyn, så hvis en borger ikke kan fungere i store sammenhænge, fritages vedkommende. En anden gruppes aktiviteter beskriver således af en medarbejder: Der er brugere der benytter internettet, hvor der eksempelvis søges på Pyrus eller sport. En bruger laver radio, som sendes i huset hver dag, han laver desuden Regnbuens infotavle, hvor dagens aktiviteter og vejr vises. Han arrangerer ydermere ønskekoncerter, hvor han opfordre de øvrige brugere til at ønske sange. I gruppen er der også en bruger, som laver perleplader. Hun udfordres med selv at skulle overføre skabeloner til perlepladerne. Begge de interviewede brugere benytter Regnbuen fire dage om ugen. Den ene bruger beskriver sine opgaver som de samme hver dag, hvilket hun er meget glad for. Hun ordner frugt og de dage hvor der skal skylles rejer, er det også hendes opgave. Derudover gør hun rent i køkkenet. Brugeren cykler selv til og fra Regnbuen. Hun giver udtryk for at være meget glad for Regnbuen, og pointere at hun oven i købet får løn for at arbejde. En anden bruger arbejder i værkstedet. Her laver han forfaldent arbejde og kløver brænde til salg. Nogle dage beskriver han som travle, hvorimod der er andre dage, hvor der ikke er så meget at lave. Han giver ligeledes udtryk for, at være tryg og tilfreds med Regnbuen. Tilsynet vurderer, at der er fokus på kost og motion, hvilket synliggøres både i udvalget af mad i kantinen og ved brugen af stedets hal til fysioterapi. Regnbuen er opdelt i grupper, hvilket vurderes til at være til gavn for brugerne. Dermed dannes der mindre enheder, og medarbejderne kan hurtigt tage individuelle hensyn. 5.2 Omgangsform og omgangstone. En medarbejder udtrykker, at der er en god omgangsform og -tone. Den er omsorgsfuld og medarbejderen betragter sig selv som stemningsgiver. Når medarbejderne har en positiv tilgang til brugerne, sker det også den modsatte vej. 11

13 Adspurgt til om brugerne imellem kan være hårde ved hinanden, svarer medarbejderen at dette kan forekomme, men udfordringerne er sjældent store. Indimellem flyttes en bruger til et andet værksted i første omgang i praktik, hvorefter medarbejderne vurdere, hvorvidt et skifte kunne gavne. En medarbejder giver udtryk for, at det kan være en udfordring at holde et acceptabelt støjniveau i gruppen. En strategi kan være at skærme, opdele brugerne i forskellige rum eller gå en tur. Omgangsformer diskuteres ikke i plenum, men aftales i grupperne, dog er der en fælles implicit forståelse af begrebet: ordentlig omgangstone. En bruger udtaler, at hun ikke oplever dårlig omgangstone. Hvis en bruger driller en anden bruger, er der altid hjælp at hente ved personalet, men det er yderest sjældent, der kan forekomme drilleri. indtryk af Regnbuens omgangstone og form er god. Der er et pænt sprogbrug og der drages omsorg for hinanden. Dette både blandt brugere og medarbejdere. 5.3 Medinddragelse, indflydelse og valgmuligheder Når det gælder medinddragelse og indflydelse, oplyser en medarbejder, at der er brugerrådsmøder for de brugere der er tilknyttet 103 og for de kognitivt bedst fungerende af de brugere som er tilknyttet 104. En medarbejder har ansvar for møderne. Dagsordenen laves på møderne, hvilket giver brugerne mulighed for at byde ind med punkter. Der er stor tilslutning til disse møder. Eksempelvis bliver udgangspunktet for julefesten og andre arrangementer planlagt på disse møder. Der har fornylig været afholdt vild med dans på Regnbuen, hvor idéen opstod ved en bruger. Medarbejderne pointere, at de er meget lydhøre overfor brugernes ønsker. Hver fredag er der postmøde, hvor tilkomne postkort læses op. En bruger har særlige opgaver på dette møde, såsom at fortælle hvis grupperne skal lave noget særligt i den kommende uge eller hvis der sker noget spændende i Ringsted i weekenden. Det er også på postmøderne der bliver sunget fødselsdagssange. Medarbejderens opfattelse er, at brugerne har stor indflydelse på daglige valg og målsætningerne. Dette gøres ved hjælp af billedkommunikation. Eksempler på forlagte billeder kan være af forskellige aktiviteter: motion, madlavning eller brug af computer. Billedmængden er afstemt brugernes kognitive niveau. En bruger giver udtryk for, at man kan ytre ønsker, som tages alvorligt af medarbejderne. Omvendt finder en anden, at han sjældent ser sine ønsker opfyldt. Han begrunder det med, at medarbejderne efter hans opfattelse har mange bolde i luften. Tilsynet vurderer, at der anvendes billedmaterialer i den daglige praksis når brugerne skal træffe valg. Det understøtter både måden hvorpå den enkelte medarbejder kan forstå brugeren, og brugerens mulighed for at udtrykke ønsker. På post- og brugermøderne, er brugerne i fokus, hvilket efter tilsynets opfattelse understøtter brugernes selvstændighed og selvopfattelse. 12

14 6 Organisation og ledelse. 6.1 Den daglige drift samarbejde og kommunikation Teamlederne oplyser, at der hver morgen er overlabs møder. På disse møder orienteres om eventuelle sygemeldinger eller andre uforudsete foranstaltninger. Derudover afholdes der skiftevis gruppe- og personalemøder hver fredag af to timers varighed. Efter teamlederens opfattelse er det interne samarbejde godt, hun giver udtryk for, at der er en åbenhed medarbejderne iblandt. Hun mener dog ikke at have den samme føling med medarbejderne, som da hun var fuldtidsleder på Regnbuen. Medarbejderne har, til hende, givet udtryk for, at de mangler nærledelse, men hun har ikke kunne få tydelige svar på til hvad. Teamlederen har oplyst medarbejderne om, at hun altid er tilgængelig pr telefonen Der er generelt et lavt sygefravær og det oplyses, at personalegruppen er stabil. Teamlederen pointerer, at hun har meget høj fokus på sygefravær, hvilket altid har været en del af hendes ledelsesstil. Hun refererer til Ringsted Kommunes fraværspolitik. Regnbuen har tilknyttet løse vikarer, men de anvendes i en meget lille grad, den primære måde at dække fravær på, er ved at benytte hinanden internt. En medarbejder giver udtryk for, at hun glæder sig til, at teamlederen kommer tilbage til Regnbuen på fuld tid, da hun har manglet den daglige sparring med sin leder. Medarbejderen mener ligeså, at det er en generel holdning blandt personalet. Dog pointerer hun også, at medarbejdergruppen er sej, og fuldt ud kompetente til at håndtere hverdagen og hvad der måtte komme af omstruktureringer. Ydermere peger medarbejderen på, at der generelt har manglet information i forbindelse med de kommende omstruktureringer, hvilket har betydet, at den ellers så erfarne medarbejdergruppe har følt sig pressede. Endeligt fastslår medarbejderen, at der i hele medarbejdergruppen er en glæde og gåpåmod når der arbejdes med brugerne. Adspurgt til om medarbejderne gør noget for at skabe trivsel, svares der, at der arrangeres personale-julebanko, men ikke andet Tilsynet vurderer, at Regnbuen har en stabil medarbejdergruppe, med et generelt lavt sygefravær. Der afholdes både kontinuerlige møder på tværs af grupperne såvel som i grupperne, hvilket giver både brede og dybe sparringsmuligheder. Det noteres, at medarbejderne ser frem til omstruktureringen, da den medfører, at deres teamleder udelukkende skal være på matriklen. Dog skaber de kommende omstruktureringer også en usikkerhed blandt medarbejderne, idet deres opfattelse er, at alt endnu ikke er kommunikeret ud. 6.2 Kvalitets- og kompetenceudvikling Det oplyses af teamlederne, at der afholdes MUS en gang om året, som 13

15 registreres i Ringsted Kommunes OPUS system. Adspurgt til, hvorvidt medarbejderne besidder de fornødne kompetencer, svare teamleder, at der altid kan tilføres flere. Hun er særdeles åben for efteruddannelse. Medarbejderne opfordres derfor til at søge efter relevante kurser. Eksempelvis kunne der opkvalificeres inden for autisme-området, da dette område fylder mere og mere i huset. Årligt afholdes der to pædagogiske dage, hvor Regnbuen holder lukket for brugerne. Disse dage planlægges af en arbejdsgruppe. Den første pædagogiske dag i dette år var en inspirationsdag, hvor alle medarbejdere var på inspirationstur til andre lignende steder i kommunen. Der var i den forbindelse særlig fokus på, at brugerne bliver svagere og svagere, hvorfor tilbuddet skal gentænkes. Den anden pædagogiske dag omhandlede den kommende omstrukturering. Dagen medførte, at der nu er nedsat tre arbejdsgrupper blandt personalet: Struktur gruppen, STU gruppen og tilbud i huset gruppen. Hver gruppe er forpligtet til at komme med input til det fremadrettede arbejde. Adspurgt til, hvilke alternative kommunikationsmidler Regnbuen anvender, svare teamlederen: Tegn-til-Tale og piktogrammer. Det er dog ikke alle medarbejderne der har erfaring med dette. Teamlederne er ved at søsætte et nyt projekt, hvor der skal anvendes Ipads. I første omgang skal hver gruppe have en Ipad, som skal bruges som kommunikations bindeled. Adspurgt til, hvorvidt Ipads kunne anvendes som bindeled mellem bosteder og Regnbuen og som dokumentionsværktøj, svarer teamlederne, at det kunne absolut være en mulighed. En medarbejder giver udtryk for, at der mangler kompetencer til de meget svage brugere, eksempelvis kurser i alternativ kommunikation. Idet vedkommende finder, at det kan være svært at vurdere, hvad den enkelte bruger reelt kan. Vedkommende oplyser også, at ønsker om kurser som oftest opfyldes. Eksempelvis er der er del medarbejdere, der har været på autismekursus i Skive. Medarbejderen pointere, at alle ansatte forsøger at udvikle de nødvendige kompetencer. Dog mener hun også, at brugergruppen ændrer sig, hvorfor man som medarbejder er nødt til at famle efter pædagogiske strategier. Hun ser frem til, at Regnbuen arbejder sig frem til en struktur der kan tilgodese alle. Ydermere giver medarbejderen udtryk for, at teamdagene er gode og givtige for dem som medarbejderstab. Der er mulighed for supervision, og der sparres på personalemøderne. Den mest relevante og daglige sparring findes i grupperne. Det føromtalte morgenmøde ser medarbejderen ikke som kvalitetsgivende, da mange medarbejdere er en del af hjemmevejledningen, hvorfor de først har mulighed for at være på Regnbuen samtidig med brugerne. Adspurgt til arbejdsmiljøet oplyser medarbejderen, at Regnbuen bærer præg af, at medarbejdernes alder er forholdsvis høj. Det har sine fordele, men også sine ulemper. Ulemperne kan være, at hver gang der er forandringer, har medarbejderne det svært, og når der skal fordeles nye opgaver og ansvarsområder, er der sjældent frivillige. Fordelen er, at alle kender hinanden godt, der er en god tone og alle passer på hinanden. Det er tilsynets, at der er brug for et kompetenceløft i forhold til håndtering af den svageste gruppe af brugere. Det værre sig i forhold til pædagogiske metoder og til brugen af alternativ kommunikation. Tilsynet anbefaler på den baggrund, at tilbuddet overvejer muligheden for et konkret tiltag. 14

16 6.3 Procedurer og retningslinjer ift medicin Teamlederen oplyser, at Regnbuen håndterer medicin i forhold til brugere med epilepsi. Medicinen opbevares i et aflåst skab. Personalet er instrueret af en sygeplejeske. Det er den ansvarlige pædagog, der har ansvar for udløbsdatoer mv. I skabet findes et skema, som udfyldes når medicinen har været anvendt. Tilsynet vurderer, at der sker medicinhåndtering på tilbuddet i form af medicin til brugere med epilepsi og at medicinen opbevares aflåst. 6.1 Magtanvendelse og forebyggelse af overgreb Teamlederen oplyser, at der har været en magtanvendelse i år. Det er afdelingslederens ansvarsområde og det oplyses, at alle medarbejderne er opmærksomme på deres procedure på området. Når der forekommer en magtanvendelse, er afdelingslederne altid inddraget i forhold til indberetning. Efterfølgende tales der om det på personalemøderne, og i AMR gruppen. Dette gælder både for magtanvendelser og gråzonetilfælde. Der er nedskrevne retningslinjer både for magtanvendelser, voldsepisoder og gråzoner. Ambulancetjenesten anvendes og der er tilgængelig psykologhjælp. En ny bruger har i kraft af sin adfærd, givet anledning om til tilbud om konflikthåndteringskurser. Medarbejderne har dog valgt at vente med dette til efter nytår. En bruger er pt i et VISO-forløb grundet adfærd. Afdelingslederne understreger, at hvert tilfælde, gråzone såvel som en mere indgribende foranstaltning, tages meget alvorligt. I hvert enkelt tilfælde udarbejdes der en forløbsbeskrivelse samt interne refleksioner i forhold til den konkrete hændelse. En medarbejder oplyser, at hun har kendskab til magtanvendelsesprocedurerne, men at gråzonetilfældene ofte er et etisk dilemma. Der er et punkt på hvert personalemøde, hvor medarbejderne har mulighed for at drøfte dette, men det benyttes ikke. I stedet drøftes det internt i grupperne. Tilsynet vurderer, at der er de fornødne procedurer for vold, trusler og magtanvendelser. De magtanvendelser der forekommer, har afdelingslederen kendskab til, hvilket betyder, at der kan foranstaltes den fornødne hjælp. Der anvendes ekstern supervision og psykologhjælp i de tilfælde, hvor der er behov for det. Tilsynet anbefaler, at gråzonetilfældene debatteres i hele medarbejdergruppen og gerne systematisk, med det formål at få fælles læring og opøve en kultur, hvor det er legalt at tale om udfordringer. 7 Fysiske rammer. Ved det sidste tilsyn blev de fysiske rammer beskrevet således: Regnbuen er bygget i 1988, og er velegnede for fysisk handicappede. Regnbuen består af seks aktivitetsrum, som er indrettet til de aktiviteter, der 15

17 foregår, samt et træværksted med tilhørende lagerhal, et produktionsværksted, et arbejdskøkken og et træningskøkken, en stor lys café med plads til alle, et snoezel/massagerum samt en sportshal. I alle aktivitetsrum er der computer til rådighed med internetadgang via Ringsted Kommunes undervisningsnet. Der forefindes internetadgang på i alt fire pc er på Regnbuen, placeret på 4 kontorer. Der udover er der etableret internetcafé for brugerne på Regnbuen, hvor der er adgang til undervisningsnettet på fire pc er. Uden for aktivitetsrummene er der små terrasser, som kan benyttes om sommeren. I en lille skov 300 meter fra Regnbuen er en lejrplads, hvor der er et laplandstelt, bålplads og en skurvogn. Lejrpladsen benyttes året rundt. Regnbuen har en bus med lift, to varevogne og en mandskabsvogn. Disse benyttes flittigt til indkøb, udflugter og varekørsel. Tilsynet observerer under rundvisningen, at aktivitetsrummene med køkken og cafe fremtræder pænt, ryddeligt og med et tilfredsstillende rengøringsniveau. Ved dette tilsyn noteres der yderligere, at der ved indgangen findes en elektronisk infotavle, som giver et fint overblik over dagens aktiviteter samt en vejrudsigt. Under tavlen hænger der en planche, som beskriver de forskellige værksteder, grupper og rum, med tydelig anviste pile der peger i disses retning. Gangene er dekoreret med billeder af brugerne, eksempelvis fra vild med dans arrangementet og fødselsdagskalender. På gangarealerne er der arrangeret hyggekroge, med sofaer, stole og borde. Toilet og badefaciliteterne er rummelige, rene og ryddelige med indbygget liftsystem. To grupperum er indrettet minimalistisk, hvilket gør det muligt for brugere i kørestole og i gangstativer at komme ubesværet rundt. Det ene rum er dekoreret med forskellige sansestimuli, hvor det andet er bart. I nogle af grupperummene er der ophængt store visualiserede dagsskemaer, brugernes mål i en reduceret udgave og en detaljeret skriftelig dagsplan i tilfælde af, at gruppen skal have vikar. I de fleste af grupperummene er der mulighed for at afskærme. Der er ophængt synlige og tilgængelige brandinstrukser og pulverslukker i huset. Der er etableret et udendørs rygerum. En medarbejder udtaler, at grupperummene er ved at være for små, da der kommer flere brugere med behov for kørestole. Begge brugere giver udtryk for, at bygningerne er fine og rare at være i. Det er tilsynets, at bygningerne kan opfylde Regnbuens behov. Rummene er indrettet individuelt, efter hvilken type af brugere der anvender lokalerne. Det vurderes, at de fysiske rammer understøtter læringsmiljøet på tilbuddet. 16

18 8 Øvrige udfordringer Adspurgt om der eksisterer øvrige udfordringer, end de allerede beskrevne, oplyser teamlederen at, medarbejderne har meget fokus på, at øverste leder ikke er meget tilstede i huset. Han inviteres til personalemøder en gang hver måned. Det er svært for medarbejderne kun at se deres øverste leder i forbindelse med nedskæringer eller omstruktureringer. Der er derfor nu etableret et kontinuerligt fremmøde. Teamlederen udtrykker forståelse for medarbejdernes ønske, men er også bevidst om, at øverste leder har mange andre opgaver, hvorfor det kan være en tidsmæssig udfordring. Tilsynet har noteret sig Regnbuens informationer og har ingen yderligere bemærkninger. 17

19 9 Formål og metode 9.1 Formål med tilsynet I henhold til Retssikkerhedslovens 16 og Servicelovens 148a er kommunalbestyrelsen forpligtet til at føre tilsyn med, hvordan de kommunale opgaver løses, herunder at sikre kommunalbestyrelse, brugere og pårørende indsigt i den pædagogik, omsorg og trivsel, der leveres på det enkelte tilbud. Jf. lovgivningen er formålet med tilsynet: At påse at borgerne får den hjælp, de har ret til efter loven og efter de beslutninger, som kommunalbestyrelsen har truffet. At hjælpen er tilrettelagt og bliver udført på en faglig og økonomisk forsvarlig måde. At forebygge ved at gribe korrigerende ind før mindre problemer udvikler sig til alvorligere problemer. Tilsynene skal dermed bidrage til at sikre kvaliteten i tilbuddene, herunder at der er overensstemmelse mellem gældende lovgivning, tilbuddets beskrevne pædagogik og praksis. BDO s tilsyn er tilrettelagt med udgangspunkt i ovenstående lovgivning og retningslinjer på området, og omfatter tilsynet med de pædagogiske, organisatoriske og personalemæssige forhold på de enkelte tilbud. Tilsynet sætter fokus på hverdagslivet for beboere/brugere/borgere og således også på, hvordan hjælpen efter deres og de pårørendes opfattelse fungerer. De fysiske rammers egnethed i forhold til beboernes behov indgår ligeledes i tilsynet. Med udgangspunkt i omfattende erfaringer med at føre tilsyn på hhv. ældre- og det socialfaglige område har BDO udviklet koncepter for tilsynsområderne, som gør det muligt at lade kontrol og læring gå op i en højere enhed. BDO lægger vægt på, at den dokumentation, der indhentes i forbindelse med tilsynene, er anvendelig i det fremadrettede arbejde med kvalitets- og kompetenceudviklingen indenfor både ældreområdet og det socialfaglige område. Det økonomiske tilsyn dvs. tilsynet med forbrug, budget, kapacitetstilpasninger etc. indgår efter aftale med Ringsted Kommune ikke i BDO s tilsyn. 9.2 Metode BDO s tilsynskoncept kombinerer en række forskellige metoder til indsamling af viden, som alle tager afsæt i den anerkendende metode og en konstruktiv tilgang. Den anerkendende og værdsættende tilgang handler om at fokusere på og lade sig inspirere af dét, der virker på det enkelte tilbud. Dette indebærer, at man i fællesskab søger at identificere tilbuddets ressourcer, styrker og gode erfaringer. Metoden er særlig velegnet til det fremadrettede arbejde med henblik på at få overensstemmelse mellem borgernes og pårørendes ønsker og forventninger og medarbejdernes og ledelsens muligheder og rammer. Den anerkendende tilgang kan ses som det ene ben i tilsynskoncepterne, mens det andet ben er struktureret og stringent metodeanvendelse. Alle former for dataindsamling, som benyttes i tilsynet, har udgangspunkt i gennemarbejdede og afprøvede skabeloner. De anvendte metoder er henholdsvis kvalitative interviews, fokusgruppeinterviews, observation og gennemgang af dokumentation. Tilsynet giver et øjebliksbillede baseret på dialog, udsagn, observationer samt det foreliggende baggrundsmateriale. Tilsynet er derfor ikke nogen garanti for, at alle forhold på 18

20 tilbuddet til enhver tid lever op til de lovgivningsmæssige krav og kommunalbestyrelsens forventninger. 9.3 varsling og tilrettelæggelse Overordnet ser organiseringen af tilsynsbesøget ud som følger: Tilsynet finder frem til enten leder eller medarbejderne og tilsynet tilrettelægges Rundvisning, hvor tilsynet ofte har haft mulighed for at tale med borgere/medarbejdere undervejs og/eller at observere det sociale liv Dialog med Ledelsen /ledelse hvis muligt Dialog med medarbejdere Dialog med borgere Evt. dialog med pårørende, hvis dette er muligt Til brug for forberedelsen af tilsynet har BDO indhentet materiale fra kommunen, herunder eventuelle kvalitetsstandarder, oplysninger fra kommunens hjemmeside, ligesom oplysninger fra Tilbudsportalen og tilbuddets egen hjemmeside har indgået i det konkrete tilsyn. 9.4 Aftalte definitioner på bemærkninger, anbefalinger og påbud Bemærkninger Bemærkninger gives, hvor der er forhold enten af positiv eller negativ art, men hvor det alene er vejledende for tilbuddet. Anbefalinger Anbefalinger gives, hvor der skal arbejdes videre med et givent punkt, eksempelvis hvis der ikke er udarbejdet politikker eller nødvendige retningslinjer. Anbefaling om påbud BDO kan anbefale Ringsted Kommune at give stedet påbud, hvis der er tale om alvorlige forhold, eksempelvis hvis lovregler ikke er tilstrækkelig efterlevet, eller hvis der ikke er handlet på tidligere anbefalinger, og der ikke er særlige grunde hertil. 19

21 10 Kontaktoplysninger Ved behov for yderligere oplysninger kan henvendelse ske til HELEN HILARIO JØNSSON Senior Manager og forretningsansvarlig BDO Kommunernes Revision Godkendt revisionsaktieselskab Havneholmen 29 DK-1561 København V Tlf: Præsentation af BDO BDO er en uafhængig privat leverandør af rådgivning til de danske kommuner, herunder tilsyn med plejehjem og på socialområdet. BDO gennemfører i dag tilsyn på såvel ældreområdet som på det sociale område i en lang række kommuner over hele landet). På ældreområdet omfatter tilsynene plejehjem, hjemmepleje samt trænings- og rehabiliteringscentre. På det sociale område omfatter tilsynene både børne- og ungeområdet, handicap- og psykiatriområdet samt udsatteområdet, herunder herberger, misbrugs- og krisecentre. BDO s rådgivningsafdeling løser ud over tilsynsopgaver en lang række forskelligartede rådgivningsopgaver indenfor alle sektorer i den kommunale virksomhed. BDO s rådgivningsafdeling beskæftiger i dag godt 35 konsulenter med kompetencer, der dækker bredt både i forhold til de kommunale sektorområder og tværgående kompetencer, som fx økonomi, ledelse, evaluering mm. 20