UV-Data Nationale Brugergruppe Version november Manual til kontaktformer Til superbrugere

Transkript

1 UV-Data Nationale Brugergruppe Version november 2012 Manual til kontaktformer Til superbrugere November 2012

2 Indhold Manual til oprettelse af UU-Centerets egne kontaktformer... 2 Denne manual er udarbejdet som en hjælp til UU-Centrets superbruger... 3 Inden du går i gang, så læs følgende:... 3 Hvad gør jeg? Superbrugeren Hovedkontaktformer Oprettelse af en lokal Kontaktform til unge mellem år... 4 Sammensmeltning af Kontaktformer Vær opmærksom på forskellen mellem Aktiv og ikke aktiv Kontaktform Her sammensmeltes til Forældre(Vejledning i Grundskolen)... 9 Hvad gør vejlederen i UV-Vej?...10 Bilag 1:...12 Bilag 2:

3 Manual til oprettelse af UU-Centerets egne kontaktformer (lagt op til de landsdækkende hovedkontaktformer) Den nationale brugergruppe har efter dialog med regionerne standardiseret kontaktformer på nationalt plan for uddybning - se side 3. Nationale hovedkontakter Vejledning år Vejledning år Vejledning i Grundskolen 1 Andet (overføres ikke til andet UU- Center og tæller ikke med i kontaktstatistikken ) Nationale underkontakter (Kun synlige hvis der ikke er oprettet lokale kontaktformer) Telefon Gruppevejledning Chat (også facebook/twitter/etc.) Hjemmebesøg SMS Brev Møde om den unge Møde med den unge Telefon Gruppevejledning Chat (også facebook/twitter/etc.) Hjemmebesøg SMS Brev Møde om den unge Møde med den unge Telefon Gruppevejledning Kollektiv vejledning Chat (også facebook/twitter/etc.) Hjemmebesøg SMS Brev Møde om den unge Møde med den unge primært Systemoverførsler Lokale underkontakter (Synlige ved oprettelse) 1 Gælder også unge under 15 år, som ikke har en registreret historik i grundskolen. 2

4 Denne manual er udarbejdet som en hjælp til UU-Centrets superbruger. Den er ikke til vejlederen. Hele processen med ændring og oprettelse af kontaktformer sker i UV-Vej under Kartoteker. Inden du går i gang, så læs følgende: 1. Sikr jer, hvilke kontaktformer jeres UU-center vil bruge fremadrettet. Her vil det være naturligt at inddrage jeres ledelse i forhold til, hvad der efterfølgende skal måles på - Vedlagt oversigt som eksempel fra UU Århus - Bilag 1 a. Lav evt. et udtræk i Excel over jeres kontaktformer efter at UVdata har åbent for det nye system. 2. Sikr jer, hvilke underkontaktform jeres egne gamle/ nye kontaktformer skal tilhøre. Lav evt. et diagram, hvordan I forestiller jer, at kontaktformerne bliver smeltet sammen 3. Hver gang I opretter en ny kontaktform, skal I tage stilling til, hvilken/hvilke hovedkontakt/-er den skal tilhøre. 4. I skal tage stilling til om feltet Overskrifter skal defineres eller være fritekst. Det kan ske under punktet Programindstillinger i UV-Vej. 5. UU-centret bør også tage stilling til hvilke kontaktformer, der skal knyttes op til hvilke udskrifter. Grundlæggende funktioner: F2 Opret ny kontaktform F3 ret i kontaktform F4 slet kontaktform Vigtigt: Opretter du en kontaktform, som allerede ligger som en national underkontakt, skal du huske at deaktivere den nationale. Du kan ikke slette en National underkontakt, men kun deaktivere den. Er du i tvivl: Kontakt UVdata eller dit regionale medlem! 3

5 Hvad gør jeg? Superbrugeren 1. - Hovedkontaktformer Det vil være en fordel, hvis du grupperer Hovedkontaktformer først. Dette vil kunne hjælpe dig bedre og skabe et bedre overblik, når du skal oprettet UU-centrets egne kontaktformer. Så kan du også bedre se, hvilke der skal være aktive/ikke aktive! 2. - Oprettelse af en lokal Kontaktform til unge mellem år a. I UV-Vej vælges Kartoteker Kontaktformer Højreklik eller tryk F2 = Opret en ny kontaktform Vælg Hovedkontaktform: Vejledning år 4

6 b. Vælg nu Underkontakt (Der kan kun vælges mellem de nationale underkontakter) Vælg Underkontaktformen Brev c. 1. Skriv UU-Centerets kontaktform (Den vejlederen ser, når der skrives i journalen) Til/fra vælg om det er en 5-dags kontakt En kontaktform kan deaktiveres ved at fjerne fluebenet under Kontaktformen er aktiv d. Ved udskrifter som skal opbevares/gemmes i journal, vælger du, hvilken kontaktform udskriften skal tilhører. 5

7 e. Når vejlederen skal udskrive, vil systemet automatisk foreslå den kontaktform der tilhører udskriften. Sammensmeltning af Kontaktformer 1. Vær opmærksom på forskellen mellem Aktiv og ikke aktiv Kontaktform. Et flueben ved Aktiv fluebenet bliver sort betyder, at Kontaktformen er brugbar = kan anvendes af vejlederen. Er fluebenet blank = Ikke aktiv. Kan ikke bruges! Er fluebenet gråt, betyder det, at kontaktformen er modtaget fra et andet UU-center og skal sammensmeltes med eget UU-centers kontaktform. (Fremadrettet, når alle UU-Centre benytter sig af de nationale hoved- og underkontakter, skulle dette problem ophøre) 2. Du skal være meget forsigtig med at sammensmelte kontaktformer. Du kan ikke gå tilbage. Start med at gøre de uønskede kontaktformer inaktive og se, hvad det medfører af ændringer i journalen 3. Overgangsfasen vil skabe konflikter i forhold til de unges aldersmæssige hovedkontakter. Ved sammensmeltningen ser systemet ikke på alderen. En årig kan blive lagt i Hovedkontakten for de årige. Fremadrettet vil det ikke udgøre et problem. Det vil ikke være muligt at lave valid kontaktstatistik på National hoved- og underkontakter før fra 1. januar

8 4. Start med at gruppere på Hovedkontaktformer Her er valgt Vejledning år. Se på Aktiv og bagefter på National underkontakt. Hvis der ikke er flueben ved Aktiv og ikke Ja ved National underkontakt, kan der foretages en sammensmeltning. I dette tilfælde en sammensmeltning af Kontaktformen: Notat år. 7

9 5. Dette er mere uoverskueligt. Start med at sammensmelte de grå under Aktiv (kontaktformer fra andre UU centre). 6. Bemærk, når du skal sammensmelte den ekstra parentes efter Kontaktformen (). Dette er Kontaktformer, som er modtaget fra andet UU center, og som skal sammensmeltes med dine egne. 8

10 Her sammensmeltes til Forældre(Vejledning i Grundskolen) 9

11 Hvad gør vejlederen i UV-Vej? 1. I Journal F2 Tilføj Notat 2. UVVej foreslår en Hovedkontaktform ud fra den unges alder 3. Der vælges blandt UU-centrets aktive Kontaktformer 10

12 4. Der angives en Overskrift som fritekst eller fra fastlåst liste 5. Notatet skrives 11

13 Bilag 1: UU Århus Skrivebordsoversigt over Kontaktformer Hovedkontaktform Vejledning i Grundskolen Kontaktform Forældre Gruppevejledning Hjemmebesøg Kollektiv vejledning Netværksmøde SMS Samtale/ møde med den unge Skole/ uddannelsesinstitution Sociale myndigheder Telefon Vejledning år Vejledning år Andet Forældre Hjemmebesøg Netværksmøde SMS Samtale/ møde med den unge Skole/ uddannelsesinstitution Sociale myndigheder Telefon Brev Hjemmebesøg Jobinfo SMS Samarbejde Samtale/ møde med den unge Telefon 17 ½ års møde Har en familiesag Notat Opslag i Workbase Opslag i eindkomst Vejleder til vejleder 12

14 Bilag 2: Eksempler på oprettelse Eks: Hjemmebesøg I det viste eksempel har uu-centeret operettet deres egne kontaktformer for hjemmebesøg. Alle er oprettet med besøg/+ beskrivelse. Disse forskellige kontaktformer for Besøg/+ beskrivelse er knyttet op til forskellige nationale underkontakter bl.a. Hjemmebesøg Møde med den unge I listen over kontaktformer ligger Hjemmebesøg allerede som en national underkontakt. Denne kontaktform er deaktiveret. Hvis UU-centeret blot ønsker at bruge de nationale underkontakter (Ja i feltet) skal I ikke oprette nogle selv med sørge for at sammensmelte jeres tidligere med de nationale underkontakter. Eksempel på kontaktformer i et UU-Center (Fortsat) Aktiv Her gør man de kontaktformer der skal være brugbare i systemet aktive. (Tast F3 for rediger) 5-dages kontakt Her er markeret hvilke kontaktformer som automatisk skal registrere 5-dages kontakt (Tast F3 for rediger) Udskrift Her kan man parre de kontaktformer som skal registreres op mod de udskrifter som man har i systemet. (Tast F3 for rediger) 13