Favrholmvængets Grundejerforening, Hillerød Forslag til forretningsorden for bestyrelsesarbejdet

Transkript

1 Favrholmvængets Grundejerforening, Hillerød Forslag til forretningsorden for bestyrelsesarbejdet Hvad bruger man en forretningsorden til? En forretningsorden er en nedskreven ramme eller aftale i forhold til en bestyrelses opgaver. Man kan også sige, at forretningsordenen er de spilleregler, som bestyrelsen selv vælger for sin egen virksomhed. a. Bestyrelsens opgaver og funktion Formanden Formanden leder arbejdet i bestyrelsen og varetager løbende forbindelse og korrespondance til myndigheder, samarbejdende instanser og organisationer. Er andet ikke aftalt, udarbejder formanden dagsorden og indkalder til bestyrelsens møder. Formanden er mødeleder ved bestyrelsesmøderne. Mellem møderne er formanden bemyndiget til på bestyrelsens vegne at ekspedere almindelige løbende sager, der ikke tåler opsættelse og ikke giver anledning til tvivl. Dog skal bestyrelsen orienteres i disse sager ved førstkommende møde. Formanden har sammen med den øvrige bestyrelse ansvaret for rettidig indkaldelse til generalforsamlingen i marts måned samt afvikling af denne i henhold til vedtægterne. Næstformanden I tilfælde af formandens forfald fungerer næstformanden som stedfortrædende formand og går ind i dennes funktioner og opgaver. Kassereren Kassereren fører regnskab og holder løbende bestyrelsen orienteret om foreningens økonomi. Sekretæren Sekretæren udfærdiger referat af alle bestyrelsens ordinære og ekstraordinære møder. Referatet udsendes snarest efter hvert møde til bestyrelsens medlemmer. Referatet godkendes herefter via mailsystemet. Bestyrelsesmedlemmer, der ikke har været til stede ved det pågældende møde, tilkendegiver, at de har gjort sig bekendt med mødets indhold og beslutninger. Bestyrelsens øvrige medlemmer Disse tager aktivt del i bestyrelsens organisatoriske, politiske og praktiske arbejde. Suppleanterne Suppleanterne er inviteret til at deltage i bestyrelsens møder uden stemmeret og er underlagt de bestemmelser, der i øvrigt gælder for bestyrelsen (fx tavshedspligt og habilitet) 1. og efterfølgende 2. suppleant (afhængigt af stemmetal ved generalforsamlingen) indtræder som ordinære medlemmer af bestyrelsen, når et medlem har meddelt, at det udtræder af bestyrelsen midt i en valgperiode. Medlemmer, der udtræder af bestyrelsen, skal loyalt overdrage alt relevant materiale for grundejerforeningen til formanden. 1

2 Bestyrelsen udøver sin virksomhed inden for de mål og rammer, der fremgår af grundejerforeningens vedtægter, deklarationer og (ordens)regler samt beslutningerne på grundejerforeningens ordinære og ekstraordinære generalforsamlinger. Bestyrelsen forestår etablering, drift og vedligeholdelse af veje, stier, fællesarealer og øvrige fælles anlæg. Foreningen refererer til Hillerød Kommunes lokalplan, der er tinglyst på medlemmernes ejendomme. Foreningen er således stiftet med hjemmel i den nævnte lokalplan. Grundejerforeningen skal i øvrigt udføre de opgaver, som i medfør af lovgivningen henlægges til foreningen. b. Bestyrelsens målsætning Det er bestyrelsens målsætning og intention at administrere foreningens midler ud fra økonomisk ansvarlighed sammenholdt med viljen til løbende at vedligeholde fælles anlæg samt skabe forbedringer af disse, hvor det er i fælles interesse for alle grundejere. Når det gælder de beføjelser, som bestyrelsen er tillagt efter vedtægterne m.m., er det ligeledes en målsætning, at disse udøves efter et princip om godt naboskab og gensidig respekt for frivilligt arbejde. Det er bestyrelsens holdning, at alle beboere har pligt til at løse eventuelle nabostridigheder indbyrdes, og at bestyrelsesmedlemmer derfor på ingen måde skal agere mæglere i anliggender, som ligger uden for bestyrelsens myndighedsområder. Det er en målsætning, at bestyrelsens arbejde og beslutningsgrundlag opfattes som ærligt og synligt af beboerne i Favrholmvænget. Bestyrelsen vil i den forbindelse skrive referater af bestyrelsesmøderne og generalforsamlinger, og referaterne vil efter bestyrelsens godkendelse blive offentliggjort på hjemmesiden. Hjemmesiden er et vigtigt kommunikationsmedie, og bestyrelse, udvalg og medlemmer opfordres løbende til at give informationer og skabe kommunikation via foreningens hjemmeside. Det er også bestyrelsens målsætning at tilskynde til og understøtte alle former for frivilligt arbejde, initiativer eller dannelse af medlemsarbejdsgrupper/underudvalg, der løser praktiske opgaver i Favrholmvænget og/eller bringer beboerne sammen og dermed også har et socialt sigte. I punkt h. er nærmere beskrevet formål og arbejdsformer for medlemsarbejdsgrupper/underudvalg. c. Bestyrelsesmøder Bestyrelsesmøder afholdes ved behov, eller når 2 bestyrelsesmedlemmer kræver det. Bestyrelsen afholder mindst 8 møder om året. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når 3 medlemmer, herunder formanden, er til stede. Bestyrelsen er også beslutningsdygtig, hvis der er 3 medlemmer til stede uden formanden, såfremt næstformanden er til stede, og formanden er lovligt forhindret. Formanden indkalder og leder møderne og har i tilfælde af stemmelighed den afgørende stemme. I tilfælde af formandens fravær leder næstformanden mødet, men næstformanden har ikke afgørende stemme i tilfælde af stemmelighed. Punkter må i sådan en situation evt. udskydes til næste møde. 2

3 Dagsorden til bestyrelsesmøder Bestyrelsesmedlemmer, der ønsker punkter behandlet på et bestyrelsesmøde, bedes fremsende disse til formanden senest 3 dage før mødet afholdes. Dagsorden inkl. bilag udsendes senest 4 dage før mødet afholdes. Ved det første møde efter generalforsamlingen fastlægges dato for generalforsamlingen det følgende år samt datoer for de to arbejdsdage, som normalt finder sted i maj/juni og september. I forbindelse med fastsættelse af dato for næste års generalforsamling reserveres lokale, p.t. via Hillerød Bibliotek: Kedelhuset. Beslutning og afstemning i bestyrelsen Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 3 medlemmer giver møde, heriblandt formand eller næstformand. Når formanden finder anledning dertil, eller når det begæres af mindst halvdelen af de stemmeberettigede bestyrelsesmedlemmer, skal et forslag sættes under afstemning. Bestyrelsens beslutning træffes ved stemmeflerhed. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende. Referat fra bestyrelsesmøder Bestyrelsen udfærdiger et referat over forhandlinger og beslutninger. Det er normalt sekretæren, som er referent, men bestyrelsen kan evt. vælge et andet bestyrelsesmedlem, fx i tilfælde af fravær. Mødelederen bør ikke være referent. I referatet skal endvidere anføres, hvilke personer, der har været til stede ved mødet og hvilke, der har meldt forfald. I praksis udfærdiges referatet som et elektronisk dokument. Dette rundsendes til bestyrelsen senest 5 dage efter til det enkelte bestyrelsesmøde, hvorefter der er 5 dages frist til eventuelle tilføjelser/korrektioner af referatet. Kommentarer må dog ikke være i strid med det på mødet vedtagne, fx i tilfælde af holdningsskift. Herefter er referatet godkendt og kan indgå på Favrholmvængets hjemmeside. Bestyrelsesmedlemmerne har således fælles ansvar for at sikre enighed om referatets ordlyd. I tilfælde af uenighed fastsætter mødelederen ordlyden, og eventuelle kommentarer kan fremsættes på næste bestyrelsesmøde. I tilfælde af afstemning kan ethvert bestyrelsesmedlem kræve, at afstemninger føres til referat med navns nævnelse. Endvidere kan ethvert bestyrelsesmedlem kræve at få en mindretalsudtalelse ført til referat. Bestyrelsen kan beslutte, at enkelte punkter kan være belagt med tavshedspligt. Det gælder fx personsager og det generelle forhold, at foreningens medlemmer ikke optræder i referatet med navns nævnelse. Tavshedsbelagte oplysninger udtages af den del af referatet, der offentliggøres på foreningens hjemmeside. 3

4 I forbindelse med udsendelse af dagsorden til generalforsamlinger medsendes regnskab, forslag til budget og kontingent samt bestyrelsens skriftlige beretning. Alt er forinden godkendt ved et bestyrelsesmøde. d. Behandling af sager mellem to bestyrelsesmøder Hvis bestyrelsen kommer i en situation, der kræver umiddelbar stillingtagen, og det ikke kan vente til et planlagt bestyrelsesmøde, og det samtidig heller ikke er muligt at samles til et ekstraordinært bestyrelsesmøde, kan fortrinsvis formanden - eller om nødvendigt et andet bestyrelsesmedlem - sikre sig opbakning fra et flertal i bestyrelsen før handling og i øvrigt orientere den samlede bestyrelse. I sådanne tilfælde skal alle bestyrelsesmedlemmer rundsende kommentarer til alle i bestyrelsen. Sådanne situationer skal efterfølgende behandles på et bestyrelsesmøde. e. Bestyrelsens og bestyrelsesmedlemmernes beføjelser og pligter Det er bestyrelsens pligt at overvåge, at grundejerforeningens vedtægter og deklarationer samt kommunens almene regler for området bliver overholdt. Bestyrelsens primære opgaver er fastlagt i vedtægterne for grundejerforeningen. Bestyrelsesmedlemmer skal underrette bestyrelsen om alle væsentlige forhold, de måtte opnå kendskab til, og som kan have betydning for foreningen. Bestyrelsen repræsenterer foreningen fælles interesser udadtil og indadtil i enhver henseende, såvel offentlige som private. I praksis kan enkeltmedlemmer af bestyrelsen også repræsentere foreningen, fx ved afholdelse af foreningsarrangementer, deltagelse i andre offentlige eller private arrangementer på bestyrelsens vegne, osv.. Hvervet som formand eller som medlem af bestyrelsen er ulønnet, men der ydes bestyrelsesmedlemmerne tilskud til dækning af udgifter til telefon og administration (f.eks. porto, kopiering, udprintning og papir) i forbindelse med bestyrelsesarbejdet. Dette beløb er p.t kr.. Bestyrelsens medlemmer har tavshedspligt med de fra grundejerne modtagne henvendelser og i sager vedrørende andre grundejere, ligesom andre oplysninger, der er afgivet under fortrolighed, ikke må videregives. Tavshedspligten gælder ligeledes andre, der deltager i bestyrelsens møder. Tavshedspligten gælder også, efter at et medlem er udtrådt af bestyrelsen. Brud på tavshedspligten kan straffes efter dansk rets almindelige bestemmelser. Bestyrelsen kan ikke påtage sig at mægle i kontroverser mellem grundejere, hvis bestyrelsen ikke har part i kontroversen. f. Inhabilitet Forekommer der sager, der vedrører et bestyrelsesmedlems personlige interesse, er vedkommende udelukket fra deltagelse i forhandling og afstemning om disse sager. Et bestyrelsesmedlem er forpligtet til af egen drift at give oplysning om sin eventuelle inhabilitet. Om en sag er af en sådan beskaffenhed, at et medlem i henhold til foranstående bør udelukkes fra deltagelse i sagsbehandlingen, skal det afgøres af hele bestyrelsen, evt. ved afstemning. Opstår der tvivl om et bestyrelsesmedlems habilitet, er det pågældende medlem forpligtet til 4

5 at besvare alle de oplysninger, som bestyrelsen måtte kræve for at træffe afgørelse i spørgsmålet om inhabilitet. g. Medlemshenvendelser Henvendelser fra foreningens medlemmer afleveres i formandens fysiske postkasse eller sendes til favrholm.grf@gmail.com. Det er formandens ansvar at tømme både elektronisk og fysisk post. For at henvendelserne kan behandles af bestyrelsen skal de være skriftlige og forsynet med kontaktoplysninger på afsender (f.eks. tlf. / mail / husnummer). Alle beboerhenvendelser, der har været behandlet på bestyrelsens møder, føres til referat, hvis de har almen interesse. Sager, der er behæftet med tavshedspligt (jvf. punkt e), skal ikke offentliggøres via referat, men alene være bestyrelsen bekendt. Der sendes et skriftligt svar til afsender. h. Nedsættelse af udvalg/arbejdsgrupper Bestyrelsen kan nedsætte udvalg og arbejdsgrupper til at varetage særlige opgaver af organisatorisk eller praktisk art. I et sådant udvalg kan optages medlemmer, der ikke er medlem af bestyrelsen. Bestyrelsen udpeger et eller flere bestyrelsesmedlemmer/suppleanter som udvalgsmedlem eller kontaktperson. Der udpeges en formand for udvalget, som skal lede udvalgsarbejdet. Når gruppen er nedsat og evt. har valgt en formand gælder følgende: Arbejdsgruppen holder løbende bestyrelsen orienteret om fremdriften i arbejdet. Når arbejdsgruppen udarbejder beslutningsgrundlag, behandler sager eller fremskaffer information, er det arbejdsgruppens ansvar, at dette foregår nøgternt og upartisk, og at beslutningsgrundlaget tjener almenvellet i Favrholmvænget. Arbejdets / forslagets finansiering samt eventuelle økonomiske konsekvenser på kort og lang sigt skal belyses, om nødvendigt ved at indhente relevant ekspertise. Det er arbejdsgruppen tilladt at søge hjælp, og efter bevilling fra bestyrelsen, hos eksterne rådgivere. Arbejdsgruppen kan indhente tilbud fra offentlige instanser eller private, men ikke tegne foreningen eller indgå bindende aftaler med tredjepart. Arbejdsgruppen udarbejder et endeligt begrundet forslag til løsningen af opgaven og indstiller forslaget til bestyrelsens afgørelse. Bestyrelsen kan ved større anliggender indstille gruppens forslag til godkendelse for generalforsamlingen, ligesom bestyrelsen kan beslutte ikke at anvende arbejdsgruppens forslag til en løsning og derfor ophæve arbejdsgruppen. Vedtager generalforsamlingen gruppens forslag, vurderes det, om gruppen skal opløses, eller om den skal fortsætte med at implementere selve forslaget. i. Økonomisk forvaltning Vedtægternes fastsætter, at kassereren betaler og underskriver alle konteringsbilag og i øvrigt kun kan hæve penge fra foreningens konti i forbindelse med formanden. I praksis administreres 5

6 foreningens konti og betaling af regninger via Netbank, hvor kassereren opretter betalinger, mv. elektronisk. Udbetalinger sker, når formanden har godkendt de pågældende kontobevægelser. Når bestyrelsen modtager regninger, skal regningen godkendes af det bestyrelsesmedlem, som har stået for opgaven. Godkendelse sker ved, at bestyrelsesmedlemmet kontrollerer, at arbejdet svarer til det på regningen anførte, hvorved regningen underskrives af bestyrelsesmedlemmet, inden regningen overdrages til kassereren til betaling. Faste opkrævninger samt regninger, som bestyrelsesmedlemmer ikke har kendskab til, overdrages til formanden, som om nødvendigt undersøger sagen eller tager sagen op på et bestyrelsesmøde. Alle i bestyrelsen har medansvar for, at alle aftaler og betalinger sker i henhold til gældende lovgivning. j. Forretningsordenens vedtagelse og revidering Forretningsordenen vedtages fra år til år på den nyvalgte bestyrelses konstituerende møde efter generalforsamlingen. Ændringer i eller tillæg til forretningsordenen kan kun foretages efter, at det pågældende forslag har været behandlet i bestyrelsen og ved afstemning. Godkendt af bestyrelsen, den 7. maj