REFERAT. Møde tirsdag d. 19. marts 2014 kl Aarhus: , Emdrup: A112. LSU-møde nr AU Viden

Transkript

1 Møde tirsdag d. 19. marts 2014 kl Aarhus: , Emdrup: A112 REFERAT LSU-møde nr AU Viden Deltagere: Lars Moseholm (fmd.), Lisbeth Ramsgaard Carlsen (næstfmd.), Jette Hammer, Birgitte Højland (ref.), Per Lindblad Johansen, Trine Juel Sørensen, Anders Nyegaard Mikkelsen, Isabel Olesen, Anna Mette Morthorst, Zbigniew Sobkowicz, Gina Bay, Solvejg Gyldenløv, Bodil Hansen, Tomas Breddam (HR), Charlotte Richardt (VD Sekretariat) Afbud: Grete Pedersen, Henriette Zinck-Bramsen (ref.) 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. Dato: 4. april 2014 Sagsnr.: Ref: LM/BIRH 2. Godkendelse af referat fra sidste møde Der har været to ekstraordinære møder siden sidste ordinære møde. Side 1/6 Godkendelse af referater: Møde 7 (ordinært møde d. 17. dec. 2013): Gina spurgte til status i forhold til arbejdstidsregler. Lars fortalte, at vi havde lavet bemærkninger i forhold til AU Library, da AUL har åbningstider uden for normal åbningstid. Svaret skal behandles af HSU. Vi ved ikke, hvornår det kommer op. Når det har været behandlet i HSU, implementeres det i vores organisation. HSU har haft møde d. 20. marts, hvor punktet har været på dagsordenen. Referatet herfra forventes at foreligge medio april. Referaterne blev godkendt. 3. Økonomi/budget 3.1 Orientering om budgettet samt budgetopfølgning Lars udtrykte glæde over, at det går fremad i forhold til at få styr på økonomien. For første gang har vi et afklaret budget (for 2014), der også er meldt ud til enhederne. Der er desuden sat en opfølgningsprocedure op. Charlotte Richardt fra AU Viden BO vil bistå ledergruppen med at forstå og følge op på de udmeldinger, der kommer fra AU Økonomi, da det kan være ganske kompliceret. Charlotte fortalte om sin rolle, som består i at være brobygger mellem vores øko- Aarhus Universitet AU Viden

2 nomi controller i AU Økonomi og ledelsesgruppen samt sparringspartner for ledelsesgruppen. Side 2/3 Anne Mette påpegede, at der endnu ikke er kommet et budget ud til LSU. Lars medgav, at det budget, som er sendt ud til teamlederne, selvfølgelig også sendes ud til LSU. Der udspandt sig en drøftelse af, hvordan økonomiopfølgningen kommer til at fungere i praksis. I den forbindelse gav Lars udtryk for, at der er 100% transparens i budget og udgifter. I forhold til budgetterne for fortalte Lars, at vi endnu ikke ved så meget. Men med de frivillige fratrædelser og en fremskrivning af de besparelser, som vi kan forudse på nuværende tidspunkt, så hænger økonomien for AU Viden sammen. Lars gav udtryk for, at der naturligvis kan komme uforudsete situationer, som vi i så fald må forholde os til. De frivillige fratrædelser er dog faldet så skævt, at vi sandsynligvis bliver nødt til at genbesætte nogle af stillingerne. I april måned startes processen i forhold til budget 2015, og der skal være møder med dekanerne for de respektive hovedområder i begyndelsen af maj. Lars forventer, at processen bliver anderledes struktureret og velplanlagt end den tilsvarende proces sidste år. Anna Mette spurgte, om der var tal for de samlede antal påtænkte afskedigelser og frivillige fratrædelser på AU. Dette kunne Lars dog ikke svare på, da han ikke kender tallet. 4. MUS evaluering Lars orienterede om MUS-processen. Alle MUS samtaler er gennemført, og alle ledere har meldt de overordnede tendenser fra samtalerne ind til Lars. Generelt er der god trivsel, men der er samtidig en række generelle og specifikke problemstillinger, som vi skal forholde os til. Lars orienterede derefter om de overordnede temaer fra samtalerne: - Opgaveporteføljen i en kontekst af nedskæringerne, dvs. usikkerhed på egen stilling og AU Videns fremtid, herunder nedlæggelse af Båndet for Videnudveksling og arbejdet i ekspertgruppen - Kompetenceudvikling og karriereveje. Hvor kan jeg udvikle mig hen, og hvad har enheden brug for? Herunder kompetencer i forhold til at fungere i en matrixorganisation - Balancen mellem drift og udvikling. Vi er under pres på driften, men vil også sikre udvikling - De administrative systemers kompleksitet - Balancen mellem opgaver og huller i forbindelse med frivillige fratrædelser - Lederudvikling

3 - AU Videns skæve placering på hovedområderne. Er vi tilstrækkelig godt flettet sammen med HO? Vores repræsentation halter specielt på ST - Arbejdsgange og samarbejdsflader i forhold til andre VD-områder - Stress. Højt arbejdspres og meget varierende belastning over året - Efterlysning af arbejdsglæde - Distanceledelse - Er opgaverne placeret de rigtige steder? - Her fulgte en diskussion af mulighederne for opfølgning og processen i forhold til de generelle problemstillinger. Lars vil samle indtrykkene i et papir, som skal drøftes i ledelsesgruppen med henblik på at aftale oplæg til prioriteringer og opfølgning. Papiret præsenteres derefter for LSU, hvorefter vi tager en diskussion, om det evt. kan gøres anderledes. Side 3/3 Jette sagde, at det naturlige opfølgningspunkt for den enkelte medarbejder er jo MUS-aftaleskemaet, hvor specifikke aftaler er noteret. Tomas gav udtryk for, at der er nogle generelle aspekter, som gælder for hele AU. F.eks. nedlæggelse af bånd, ekspertgruppe og udfordringen ved at skulle fungere i en matrix-organisation. Oplevelsen af MUS fra medarbejdere: Trine: det var rigtig godt, men det ville have været bedre, hvis man kunne tage udgangspunkt i enhedens kompetenceprofil. Bodil: det var godt at have en uforstyrret tid med lederen, men vi skal huske opfølgningssamtalen. Solvejg: MUS er godt, men det burde være over hele året. Så det er vigtigt, at man som medarbejder også beder om 10 minutter, når det er relevant. Det er vigtigt at huske på, at man som medarbejder også har et ansvar for at følge op. Lisbeth: Det var en behagelig samtale, men lad os se, om det nytter noget. Vi må gerne lave mere og udvikle os. Men at pille opgaver af kunne ikke loves. Per roste HR s arbejde med iscenesættelsen af MUS-proces og værktøjer. Sammen med LSU-fokus på MUS har det været vigtigt i forhold til at sikre, at samtalerne faktisk er blevet gennemført. 5. Psykisk APV Lars fortalte, at der sker noget i alle enheder, men at kadencen og metoderne er forskellige. LAMU-repræsentanterne markerede også, at gennemførelsen at MUS havde en positiv effekt. Der var dog også nogle konkrete problemer, særligt i forhold til stress, hvor vi desværre har nogle sygemeldte. Hovedkonklusionen er, at det psykiske arbejdsmiljø er i bedring, men der er stadig en hel del at gøre.

4 Det har været foreslået, at der afholdes et fælles møde mellem LAMU og LSU, men LAMU-gruppen er endnu ikke klar til et fælles møde med LSU. Side 4/3 Arbejdstilsynet har ikke været på besøg hos os i AU Viden, men vi er naturligvis klædt på. Per mindede om, at der skal findes en ny arbejdsmiljørepræsentant i AUL Århus, og opfordrede alle til at sprede det gode budskab. 6. Personalepolitik i AU Viden 6.1 Status fra arbejdsgruppen om stress forebyggelse og håndtering Lisbeth og Zbigniew fortalte, at folderen er færdig, den skal bare sættes op grafisk. Den kan derfor snart komme ud til alle kollegaer i AU Viden i fysisk form. Folderen henviser til WHO store arbejde og anbefalinger. Gruppen nedlægger hermed sig selv. Lars takkede gruppen for godt arbejde og lovede, at folderen vil komme ud til alle medarbejdere. 6.2 Status fra arbejdsgruppen for udvikling af personalepolitik lokalt i AU Viden Karriereveje Arbejdsgruppen ved Anders og Trine fortalte, at de har produceret et oplæg til stillingskategorier på AC-området, med udgangspunkt i stillingstrukturen, fuldmægtig, chefkonsulent etc. Der er en udfordring i forhold til AU Library, hvor man har en anden stillingsstruktur. HK er heller ikke omfattet af arbejdet endnu, men det kommer. Gruppen har talt om karrierespor, og om det ikke bør være en del af ASU og dermed overordnet AU Viden. Per og Tomas: man kan jo godt arbejde i AU Viden med at sikre et miljø, hvor det er legitimt at tale om at udvikle sig både i stillingen og ud af stillingen (i en større sammenhæng). Der fulgte en længere drøftelse af mange gode initiativer omkring talentudvikling og karrierespor også for TAP og ikke kun VIP, jobrotation og føl-ordninger. Det blev diskuteret, hvorvidt dette rettelig bør forankres i FALK og HR, da det principielt gælder hele AU. Lars og Per gav udtryk for, at en god leder ser på mulighed for at udvikle den enkelte medarbejder - også selvom det måtte være ud af stillingen. Lisbeth sagde, at det ikke altid er opfattelsen hos mellemlederne. Per gav udtryk for, at det skal der tages fat i.

5 Lars udtrykte enighed i forhold til, at dette bør forankres på AU-niveau, men sagde, at hans holdning er, at vi ikke afventer nogen uden for os selv, da det ellers tager for lang tid. AKTION: Chefgruppen vil arbejde videre med dette, og derefter tager vi diskussionen i LSU. Side 5/3 Ledelsesudvikling Der er en særlig udfordring i forhold til ledelsesevaluering. Lisbeth fortalte, at sætningen Ledelsen har pligt til at evaluere lederne er røget ud af personalepolitikken. Dette skyldes primært, at HR ikke har erfaring med det. Lisbeth holder sig ajour med udviklingen uden for AU, herunder på RUC og DTU. Tomas har erfaringer fra RUC. Jette påpegede, at der er megen inspiration at hente i det private erhvervsliv. Der arbejdes videre med resten af papiret. 7. Lukning af IUP s reception og receptionen på Fuglesangs Allé IUP Per redegjorde for proces (monitering af konsekvenser i vores afdelinger på biblioteket og på masterstudiecenteret) og tiltag i Emdrup. Lisbeth kritiserede, at skiltningen ikke var på plads ved lukningen af receptionen. Per beklagede, men beslutningen var sket hurtigt. Der skubbes på teknisk forvaltning af al kraft. Fuglesangs Allé På Fuglesangs Allé sker det samme. Der er mange henvendelser, der finder vej ind til AU Videns skranker i Karrierecenteret og hos EVU. Der blev spurgt til rygterne om lukning af hovedomstilling. Lars kendte ikke status på generelle besparelsesplaner udover, at frugtordningen var nedlagt i administrationen ved beslutning hos Jørgen Jørgensen. 8. Medarbejdervalg til LSU Lisbeth fortalte om processen for valg til LSU, men Lisbeth har haft svært ved at få helt styr over processen. Desuden er fællestillidsrepræsentanterne heller ikke helt klar over, hvordan det gøres korrekt. Valget skal være gennemført 1. juni. Lisbeth forslår, at repræsentanterne fortæller om LSU på lokale personalemøder. Der er normalt ikke meget stor interesse for at være repræsentant, så vi ser, hvordan vi bedst kan få processen til at fungere. AKTION: I maj måned sender Lisbeth oplæg til proces ud til alle repræsentanter, så vi kan være klar 1. juni.

6 9. Eventuelt Gina udtrykte kritik af, at der ikke er bilag til mødet. Lars lovede opstramning. Side 6/3 Solvejg påpegede vigtigheden af at tage hånd om de medarbejdere, der bliver tilbage efter besparelsesprocessen.