GENERALFORSAMLINGENS FORLØB

Transkript

1 GENERALFORSAMLINGENS FORLØB Valg af dirigent Dirigenten vælges nrmalt på g af generalfrsamlingen, men i enkelte g sjældne tilfælde kan det direkte i vedtægterne være bestemt, at dirigenten udpeges af bestyrelsen. Sidstnævnte bestemmelse bør dg undgås, da der nrmalt ikke vil være ngen saglig begrundelse fr at fratage generalfrsamlingen denne kmpetence, g da bestemmelsen kan risikere at skabe ubegrundet tvivl m dirigentens upartiskhed. Valget af dirigent er det første punkt på eller udenfr dagsrdenen, g valget finder sted umiddelbart efter, at indlederen, typisk bestyrelsens frmand, har budt deltagerne velkmmen til mødet. Bestyrelsen har en naturlig pligt til at kmme med et frslag til dirigent. Bestyrelsen eller bestyrelsens frmand bør inden generalfrsamlingen have afstemt med den pågældende, at denne er villig til at påtage sig hvervet, der fr ejerfreningens medlemmer ikke kan betragtes sm et brgerligt mbud. Derved sikres gså, at den pågældende kan være velfrberedt g har haft mulighed fr at pfriske indhldet af ejerfreningens vedtægter g verveje dagsrdenen g de afstemningstemaer m.v. denne måtte kunne give anledning til. Indlederen må spørge frsamlingen m der er andre frslag til dirigent, g hvis dette ikke er tilfældet, kan indlederen uden afstemning herefter knstatere, at denne eneste freslåede dirigent herefter er valgt, g verlade rdet til den pågældende. Der kan selvsagt efterfølgende på et hvilket sm helst tidspunkt stilles frslag m et mistillidsvtum, der herefter må bringes til afstemning. Stilles der derimd fra frsamlingen andre g dermed knkurrerende frslag til dirigent, må valget af dirigent træffes ved afstemning blandt mødedeltagerne g med indlederen sm den, der leder afstemningen. Denne vil typisk finde sted ved håndsprækning g ved, at indlederen i den rækkefølge, kandidaterne er freslået, spørger generalfrsamlingen, hvem der kan stemme fr den pågældende kandidat, g den der herefter har fået flest stemmer er dermed valgt sm dirigent, uanset m den pågældende har fået ver halvdelen af stemmerne. Optælling af stemmer g disses stemmevægt bør ske i verensstemmelse med vedtægternes almindelige bestemmelser herm. Da medlemmernes stemmer nrmalt har vægt efter frdelingstal, kan dette frhld i visse situatiner umuliggøre afstemning alene ved håndsprækning g nødvendiggøre anvendelse af stemmesedler. Fremsættes der efterfølgende frslag m mistillidsvtum md dirigenten, må et sådant frslag straks behandles g bringes til afstemning fr eller imd efter tilsvarende prcedure sm ved det prindelige valg, dg således at dirigenten naturligt leder denne valghandling, hvis dirigenten ikke fretrækker, at lade indlederen eller bestyrelsens frmand frestå denne. Er der flertal fr frslaget m mistillidsvtum, går dirigenten af, g indlederen må herefter udbede sig frslag til en ny dirigent g m nødvendigt franledige gennemført afstemning herm. Undertiden stilles der under den senere debat såkaldte spørgsmål til frretningsrdenen, der vedrører spørgsmål, m den prcedure dirigenten følger, g de afgørelser dirigenten træffer sm led heri. Der er traditin fr, at sådanne prcedurespørgsmål straks behandles g besvares af dirigenten udenfr den almindelige talerækkefølge, men frhldet bør ikke udvikle sig til en længerevarende debat. Har en eller flere deltagere i frsamlingen mistet tilliden til dirigenten, må der stilles et mistillidsvtum, der herefter må bringes til afstemning.

2 1.2. Dirigentens kvalifikatiner, valgbarhed, inhabilitet, m.v. Dirigenten bør nrmalt være i besiddelse af følgende kvalifikatiner: Viden m freningen g dennes vedtægter Viden m de punkter, der skal behandles Være en rlig g myndig persn Have størst mulig frlds accept blandt medlemmerne Være upartisk g neutral i frhld til de punkter, der skal behandles g Være hurtig til at bedømme knsekvenser af frslag g mdfrslag. I mangel af mdstående bestemmelse herm i vedtægterne er såvel medlemmer sm ikke-medlemmer valgbare sm dirigent. Hvervet sm dirigent er betydningsfuldt g til tider ganske kmpliceret, g der vil derfr fte være tilbøjelighed til at frslå valg af administratr, af restejendmmens repræsentant eller af andre, der frmdes at være scenevante g have den frnødne erfaring i ledelse af en generalfrsamling. Administratr kan imidlertid fr sit vedkmmende have andre pgaver i frbindelse med generalfrsamlingen, der kan gøre det vanskeligt freneligt gså samtidig at bestride dirigenthvervet, ligesm der på generalfrsamlingen kan være spørgsmål m valg af administratr g evt. kritik af administratr. Ved ejerfreninger kan restejendmmens repræsentant have naturlig anledning til at udtale sig m punkterne på generalfrsamling g har persnlig interesse i g evt. afgørende indflydelse på afstemningsresultaterne, hvilket kan give anledning til uklarhed m, hvrnår den pågældende udtaler sig sm dirigent eller sm diskussinsdeltager, g dermed måske - berettiget eller uberettiget - kritik af mødeledelsen g afstemningsresultaterne. Fr at undgå disse praktiske vanskeligheder g fr at undgå diskussin m dirigentens habilitet, bør man verveje at freslå valg af en dirigent udenfr denne kreds, men sm på tilsvarende måde er vant til at lede møder, g sm har erfaring i afstemningsteknik, f. eks. freningens advkat. Er denne gså administratr, kan de evt. praktiske vanskeligheder ved administratrs flere pgaver løses ved, at administratr gså lader sig repræsentere af den, der hs administratr i det daglige beskæftiger sig med ejerfreningens frhld, g dette vil j nrmalt gså af andre grunde kunne være hensigtsmæssigt. Disse vervejelser bør fretages, selvm der i juridisk frstand næppe kan pstå spørgsmål m beslutningernes ugyldighed på grund af dirigentens inhabilitet, heller ikke i de tilfælde, hvr dirigenten selv er stemmeberettiget eller måske selv er på valg sm bestyrelsesmedlem eller administratr Dirigentens pgaver Dirigenten skal på en upartisk, saglig g fair måde lede generalfrsamlings afvikling g har ansvaret fr beslutningernes gyldighed. Dirigenten kan evt. fretage ændringer i dagsrdenspunkternes rækkefølge, hvis dette må antages at medføre en mere hensigtsmæssig afvikling af generalfrsamlingen. Dirigenten bør, frud fr hvervet eller sm betingelse fr at påtage sig dette, sikre sig, at der er stemmesedler til rådighed udfrmet på en hensigtsmæssig måde, g at der gives dirigenten frnøden g kvalificeret bistand af en sekretær, der under mødet kan ptegne g skrive referat af mødets frløb, således at dirigenten fuldtud kan kncentrere sig m at lede møde. Endvidere bør dirigenten af hensyn til de senere afstemninger sikre sig, at det behørigt registreres, hvem g hvr mange af ejerfreningens medlemmer, der er til stede, såvel efter antal sm efter frdelingstal.

3 Dirigenten (eller sekretæren) bør løbende registrere, hvem der (typisk ved håndsprækning) melder sig sm talere, g dernæst sørge fr at de pågældende får lejlighed til at udtale sig i den rækkefølge, de har meldt sig. Dirigenten bør dg samtidig have fr øje, at det kan være hensigtsmæssigt, at få spørgsmål g kmmentarer til et nærmere afgrænset emne, f. eks. en pst i regnskabet, uddebatteret, selvm dette kan bryde talerækkefølgen. Det er i princippet dirigenten, der afgør, hvrnår et emne må antages at være uddebatteret, g det er således dirigenten, der sætter emnet eller spørgsmålet til afstemning Dirigentens ansvar Det er dirigenten, der alene afgør g har ansvaret fr de frmelle spørgsmål m generalfrsamlingens behandling af sagerne. Kun i enkelte tilfælde kan spørgsmål herm verlades til afstemning, f. eks. i relatin til frslag m generalfrsamlingens phør eller udsættelse eller i relatin til frslag m en sags afvisning, udsættelse eller henvisning til udvalg, men gså her har dirigenten ansvaret fr, at sådanne frslag reelt ikke er udtryk fr et ønske m at afskære mindretallets synspunkter, idet dirigenten i så fald må udelukke afstemning herm. Gyldigheden g rigtigheden af dirigentens afgørelser kan sm hvedregel efterprøves af dmstlene. En retssag, hvr man anfægter gyldigheden af en generalfrsamlingsbeslutning, må anlægges md ejerfreningen sm sådan g ikke md dirigenten, idet det j kun er ejerfreningen der har det i sin magt at pfylde dmmen. Afgørende fr sagens udfald vil typisk være, m der er tale m væsentlige prcedure- g frmfejl, der må antages at have påvirket resultatet af afstemningerne. Derimd kan dirigenten sagsøges persnligt fr et evt. erstatningskrav, hvis ngen mener, at dirigenten ved en ansvarspådragende fejl eller frsømmelse har påført vedkmmende et øknmisk tab. Har dirigenten handlet redeligt g efter bedste skøn g uden tilsidesættelse af klare g åbenlyse regler, er der næppe grundlag fr ansvar fr de beslutninger generalfrsamlingen når frem til eller fr generalfrsamlingens manglende behandling af et emne. 2. Generalfrsamlingens lvlige indvarsling g beslutningsdygtighed Dirigentens første pgave er at tage stilling til generalfrsamlingens lvlige indvarsling g til frsamlingens beslutningsdygtighed Lvlige indvarsling Vedrørende generalfrsamlingens lvlige indvarsling må dirigenten sammenhlde indkaldelsen med vedtægternes bestemmelser m indkaldelsesvarslet længde g m indkaldelsens frm g indhld i øvrigt, herunder m tid g sted fr generalfrsamlingen er angivet tilstrækkeligt præcist, m dagsrdenen er i verensstemmelse med vedtægterne m.v. Herefter må dirigenten - typisk efter først at have spurgt frsamlingen, m der måtte være indsigelser - enten knstatere lvligheden eller, hvis der er tale m væsentlige fejl, straks hæve mødet. Dirigentens afgørelse i så henseende kan ikke sættes til afstemning, men kan selvsagt gøres til genstand fr en efterfølgende retssag vedrørende lvligheden af de beslutninger, der måtte være truffet. Der kan ikke dispenseres fra bestemmelserne, medmindre alle stemmeberettigede (g altså ikke kun de mødende) på eller efter generalfrsamlingen samtykker heri, men de medlemmer, der har været tilstede g været bekendt med fejl ved indkaldelsen, men sm desuagtet ikke har gjrt indsigelse md generalfrsamlingens lvlighed, kan ikke efterfølgende anfægte lvligheden.

4 Er der tale m en ekstrardinær generalfrsamling, evt. franlediget af, at der på den rdinære generalfrsamling ikke var en tilstrækkelig kvalificeret majritet til endeligt at vedtage en beslutning f. eks. m vedtægtsændringer, vil der fte i vedtægterne være bestemmelse m, at indkaldelse til denne skal ske inden 14 dage el. lign. Dette varsel kan give anledning til tvivl m, hvrvidt man f. eks. kan afhlde den ekstrardinære generalfrsamling på samme ugedag (f. eks. nsdag) sm den frrige generalfrsamling, g frmuleringen bør m muligt undgås. En mindre verskridelse af indkaldelsesvarslet på en dag udelukker dg nrmalt ikke generalfrsamlingens lvlighed, når der er tale m en ekstrardinær generalfrsamling i en situatin, sm den beskrevne Generalfrsamlings beslutningsdygtighed Spørgsmålet m generalfrsamlingens beslutningsdygtighed giver kun anledning til vervejelser, såfremt det i vedtægterne er bestemt, at der skal være mødt et bestemt antal eller en vis prcent af medlemmerne, evt. efter frdelingstal. Et dette antal eller denne prcent ikke til stede må generalfrsamlingen udskydes. Sådanne bestemmelser er sædvanlige i andelsbligfreningers vedtægter, men er sjældne i ejerfreningsvedtægter, men kan dg frekmme i mindre ejerfreninger. Der kan ligge et indirekte krav m, at der skal være et vist antal stemmer tilstede, derved, at ngle beslutninger, f. eks. m vedtægtsændringer, kun kan træffes endeligt, såfremt et nærmere angivet antal af de stemmeberettigede stemmer fr. 3. Generalfrsamlingensfrløb 3.1. Aflæggelse af årsberetning Når mødets lvlige indkaldelse er knstateret, går dirigenten ver til næste punkt på dagsrdenen, hvilket typisk vil være aflæggelse af bestyrelsens (frmandens) beretning fr det frløbne år fra. Uanset ngle vedtægter indehlder bestemmelse m gdkendelse af beretningen savner det mening at stemme m et faktisk frløb, der ikke står til at ændre eller m en beretning, der nu engang er aflagt på mere eller mindre fyldestgørende måde. Medlemmer må stille supplerende spørgsmål g evt. i frbindelse hermed udtrykke sin kritik af bestyrelsens arbejde g efterfølgende undlade påny at vælge samme bestyrelse eller evt. tilkendegive, at man frbehlder sig at gøre ansvar gældende md bestyrelsen. Når beretningen er aflagt g spørgsmål besvaret, vil dirigenten typisk blt knstatere, at beretningen er taget til efterretning evt. med en vis kritik, men er der fast kutyme fr eller i vedtægterne udtrykkelige bestemmelser m afstemning g gdkendelse, må dirigenten respektere dette g sætte beretningen til afstemning. Resulterer denne afstemning i en nægtelse må dirigenten blt knstatere dette, da nægtelsen ikke kan have ngen retsvirkning, men højst være en mralsk tilkendegivelse. Nægtelsen kan dg selvsagt i visse tilfælde pfattes sm et mistillidsvtum til frmanden eller bestyrelsen, således at denne må gå af, g således at der i givet fald må indkaldes til en ekstrardinær generalfrsamling med bestyrelsesvalg på dagsrdenen, hvis dette emne ikke allerede er på den aktuelle dagsrden eller kun en del af bestyrelsen er på valg på den aktuelle generalfrsamling.

5 3.2. Aflæggelse g gdkendelse af årsregnskab Næste punkt på dagsrdenen vil typisk være aflæggelse g gdkendelse af årsregnskabet, der bør være underskrevet af - den evt. generalfrsamlingsvalgte - revisr g evt. gså af den hidtidige bestyrelse, hvilket dirigenten i givet fald bør kntrllere. Regnskabet gennemgås nrmalt af bestyrelsen eller af administratr. Det er ideelt, såfremt regnskabet frelægges på en sådan måde, at der ikke blt er tale m plæsning af tallene i driftsregnskab g status, men at der snarere er tale m en gennemgang af væsentlige pster g af pster, der er anderledes end frventet, g hvr det samtidig kmmenteres, hvad der ligger i psterne, g hvad der er begrundelsen fr afvigelserne. Gennemgang af status vil fte stille stre krav til frelæggerens pædaggiske evner, da psterne kan virke fremmede g ufrståelige fr regnskabsmæssigt ukyndige medlemmer. Der skal stemmes m regnskabet. Spørgsmålet m gdkendelse af regnskabet drejer sig m, hvrvidt regnskabet må antages at være rigtigt pgjrt g aflagt, altså udfærdiget i verensstemmelse med de faktiske frhld, herunder at alle pster er medtaget g med de rigtige beløb, at der er sket tilstrækkelig henlæggelse til imødegåelse at tab g lign., men i princippet ikke m, hvrvidt man finder f. eks. en dispsitin g dermed en udgiftspst fr kritisabel. Dirigenten bør m muligt søge at præcisere, hvad en evt. kritik går ud på, altså m den vedrører rent bghlderimæssige frhld, m den vedrører spørgsmålet m værdiansættelser m.v. eller m den vedrører andre frhld, således at det efterfølgende er muligt at vurdere, hvrdan man kan rette på frhldene. Nægtes gdkendelse betyder det, at bestyrelsen ikke kan dispnere på grundlag af det freliggende regnskab, der i givet fald må ændres g i rettet stand udsendes til medlemmerne eller frelægges på en ny ekstrardinær generalfrsamling, g i visse grvere tilfælde, kan nægtelsen pfattes sm et mistillidsvtum til den siddende bestyrelse, der herefter må gå af. Spørgsmålet m gdkendelse af regnskabet er ikke det samme sm spørgsmålet m at give eller meddele decharge til bestyrelsen. Sidstnævnte er generalfrsamlingens tilkendegivelse af, at den ikke vil gøre juridisk ansvar gældende md bestyrelsen i anledning af, hvad der fremgår af det fremlagte regnskab g de dispsitiner, dette registrerer. Principielt er der derfr ikke nget til hinder fr, at man kan stemme fr gdkendelse af et regnskab, der må antages at være pgjrt krrekt i verensstemmelse med de faktiske frhld, selvm man anser de dispsitiner, der har ført til dette regnskab fr kritisable. Da ejerfreningsvedtægterne nrmalt ikke indehlder et særskilt punkt m meddelelse af decharge til bestyrelsen, g da der ikke er kutyme fr særskilt stillingtagen hertil, vil der imidlertid fte på generalfrsamlingen under punktet gdkendelse af regnskab i hvert fald under debatten kunne ske en vis sammenblanding af de t principielt frskellige spørgsmål. Da dirigenten ikke har mulighed fr at sætte et nyt punkt på dagsrdenen, altså spørgsmålet m decharge, bør dirigenten næppe under diskussinen i frbindelse med regnskabsgdkendelsen afskære en debat m frhld, der reelt ville høre ind under et sådant punkt, men når der skal stemmes m gdkendelse af regnskabet, bør dirigenten gøre klart fr frsamlingen, at det er regnskabsgdkendelsen, der er afstemningstemaet g ikke spørgsmålet m at meddele decharge. Dirigenten må herefter registrere afstemningsresultatet, uanset hvad der måtte have mtiveret medlemmerne til at stemme sm de har, g det er ikke dirigentens pgave at tage stilling til, hvad der efterfølgende skal være knsekvenserne af en evt. manglende gdkendelse. Regnskabet vil nrmalt i frhld til freningens indtægter g pkrævede fællesbidrag udvise enten et verskud eller et underskud. Uanset m der i vedtægterne er bestemmelser herm, må dirigenten enten i frbindelse med regnskabsgdkendelsen eller i frbindelse med behandlingen af budgettet sørge fr, at der tages stilling til, hvrdan der skal dispneres i relatin hertil, altså m et verskud henhldsvis underskud skal udbetales til henhldsvis pkræves hs medlemmerne eller verføres til næste år.

6 3.3. Frelæggelse af budget Næste punkt på dagsrdenen vil typisk være frelæggelse af budget eller gdkendelse af budget, udarbejdet af bestyrelsen g dermed bestyrelsens frslag til fællesbidrag fr den kmmende eller indeværende peride. Det vil nrmalt være bestyrelsen, der frelægger g mtiverer budgettet evt. suppleret af administratr frsåvidt angår rene fremskrivninger af budgetpster. Da det er bestyrelsens ansvar, at freningens øknmi er tilfredsstillende, vil det rdinære budget til tider kun blive frelagt til rientering, men når det frelægges, kan g bør man næppe hindre, at der af generalfrsamlingen træffes knkrete beslutninger m enkelte budgetpster, der ønskes frhøjet eller nedsat. Dirigenten bør derfr ikke afskære en drøftelse eller afstemning herm g slet ikke, hvis vedtægterne indehlder bestemmelse m, at budgettet skal gdkendes af generalfrsamlingen eller at fællesbidragene fastsættes på generalfrsamlingen. Freningen har j trds alt sm udgangspunkt kun de indtægter (fællesbidrag), der indbetales af medlemmerne, g disse må have en legitim g naturlig interesse i at være direkte medbestemmende ver størrelsen af budgettet g dermed fællesbidraget g på, hvrledes indbetalinger sm udgangspunkt skal anvendes. Dirigenten bør tilrettelægge en afstemning således, at der trds alt bliver vedtaget et budget, mend evt. i en beskåret udgave i frhld til bestyrelsens prindelige frslag, g bestyrelsen må herefter afgøre, m man vil kunne leve med dette, eller man vil trække sig eller undlade at (gen)pstille. Har bestyrelsen fremlagt et budget g et frslag til fællesbidragets størrelse til vedtagelse på generalfrsamlingen, må generalfrsamlingen sm et ændringsfrslag kunne vedtage et mindre budget g et mindre fællesbidrag, gså selvm dette måtte betyde en reduktin i frhld til det nuværende. Et frslag på generalfrsamlingen m frhøjelse af budget g fællesbidrag i frhld til det nuværende eller i frhld til den af bestyrelsen i indkaldelsen freslåede frhøjelse, vil næppe kunne vedtages sm et ændringsfrslag, med mindre der er tale m småjusteringer. Typisk vil et sådant frslag reelt være et frslag m nyinvesteringer eller gennemførelse af større vedligehldelsesarbejder, g et sådant frslag kan ikke fremsættes sm ændringsfrslag til budget g fællesbidrag, men må fremsættes g behandles sm et særskilt frslag fra medlemmerne g medtages på dagsrdenen g i det hele følge de regler, der i relatin til frister m.v. gælder fr fremsættelse af frslag til generalfrsamlingen Frslag fra bestyrelsen eller fra medlemmerne Herefter g inden punktet valg af bestyrelsesmedlemmer bør sm regel følge punktet frslag fra bestyrelsen eller indkmne frslag fra medlemmerne, idet en vedtagelse eller frkastelse heraf kan have betydning fr, m medlemmerne af bestyrelsen vil eller bør trække sig eller genpstille, g hvem der ønsker at pstille g føre frslaget ud i livet. Der kan dg gså argumenteres fr, at i hvert fald punktet indkmne frslag, i ngle tilfælde behandles efter valget g evt. umiddelbart før punktet eventuelt, da der trds alt fte vil være tale m mindre vidtrækkende frslag, der naturligt kan behandles på dette sted. Det er dirigenten, der bestemmer rækkefølgen. Frslag fra bestyrelsen skal være et selvstændigt punkt på dagsrdenen g ikke indgå under indkmne frslag, der bør reserveres frslag fra medlemmerne. Frslag fra bestyrelsen skal g bør fremgå af indkaldelsen, mens der i vedtægterne kan være frskellige bestemmelser m, hvrnår frslag fra medlemmerne skal freligge. Skal frslag fra medlemmerne være indsendt inden en given dat bør generalfrsamlingsindkaldelsen m muligt afvente denne dat g frslaget anføres i indkaldelsen. Er dette ikke muligt eller ligger fristen fr indsendelse af frslag inden fr indkaldelsesvarslet, bør frslaget af bestyrelsen være eftersendt g udsendt til medlemmerne fr at kunne behandles på generalfrsamlingen,

7 medmindre frslaget blt kan pfattes sm ændringsfrslag til allerede freliggende frslag, eller der er tale m uvæsentlige frslag. Frslaget bør i indkaldelsen være frmuleret på en sådan måde, at det klart g på en frståelig, lyal g dækkende måde fremgår, hvad der agtes behandlet. Frslaget skal være angivet sm et dækkende emne, men behøver nrmalt ikke hverken at være udsendt i sin fulde rdlyd eller at være angivet i detaljer eller sm et præcist afstemningstema, medmindre der er aktuelt behv herfr, eksempelvis i frbindelse med vedtægtsændringer eller en knkret bemyndigelse til brug ved låneptagelse el. lign. På generalfrsamlingen bør frslagets fulde rdlyd plæses g mtiveres af frslagsstilleren. Er denne ikke tilstede brtfalder frslaget i hvert fald, hvis ikke andre tilstedeværende fremsætter frslaget sm sit eget. Dirigenten afgør herefter, m frslaget efter sit indhld er lvligt g i verensstemmelse med vedtægterne, idet frslaget i mdsat fald må afvises, medmindre frslaget på generalfrsamlingen kan ændres g mfrmuleres, så det indhldsmæssigt bringes i rden. Er frslaget i indkaldelsen Ablt@ angivet sm et emne, må dirigenten sørge fr, at frslaget på generalfrsamlingen frmuleres på en sådan måde, at det kan anvendes sm afstemningstema Valg af bestyrelse eller frmand fr bestyrelsen Herefter følger nrmalt valg af medlemmer til bestyrelsen, evt. pdelt i enkelte punkter således, at frmanden vælges særskilt g således, at der yderligere vælges suppleanter til bestyrelsen. Hvis der i vedtægterne er særlige afgangsbestemmelser, således at f. eks. halvdelen af medlemmerne afgår hvert andet år el. lign., bør det af indkaldelsen fremgå, hvr mange der er på valg, g hvem der afgår, men det er næppe en gyldighedsbetingelse. Er der ingen særlige regler m valgperide g afgangsrden, må det antages, at hele bestyrelsen er på valg, g at valget gælder fr et år af gangen. Sm en service kan man evt. yderligere i indkaldelsen angive, m afgående medlemmer er villige til genvalg, eller hvem der af bestyrelsen evt. freslås nyvalgt. Dirigenten må fastslå, hvr mange der skal vælges, hvem der er på valg g fr hvilken peride, g herefter bede m frslag til mulige kandidater. Dirigenten må have gjrt sig klart, hvilken afstemningsprcedure, der bør følges, såfremt der er flere kandidater end ledige pladser i bestyrelsen, g hvrledes man bør frhlde sig i relatin til valg af suppleanter. Er valg af frmanden et selvstændigt punkt på dagsrdenen skal frslag g afstemning herm ske særskilt. Vedrørende valg af bestyrelse g valg af suppleanter kan dirigenten uanset mdstående vedtægtsbestemmelse af praktiske grunde bestemme, at afstemning skal ske samtidig, således at de kandidater, der får flest stemmer indvælges i bestyrelsen g de andre vælges sm suppleanter indenfr det mulige antal. Dette frudsætter dg, at kandidaterne har tilsluttet sig dette alternativ, hvilket ikke altid er tilfældet, idet ngle kandidater måske nk er villige til at mdtage valg sm suppleant men ikke sm bestyrelsesmedlem eller mvendt Valg af revisr g administratr Valg af revisr g evt. revisrsuppleant g valg af administratr giver nrmalt ikke anledning til særlige vervejelser fr dirigenten, der dg selvsagt må kntrllere, at de pågældende pfylder evt. krav i vedtægterne m kvalifikatiner, autrisatin el. lign. Dirigenten må gså her have gjrt sig klart, hvilken afstemningsprcedure, der bør følges, såfremt der er flere kandidater. Nrmalt vil dirigenten følge samme retningslinier sm vedrørende valg af bestyrelsesmedlemmer.

8 3.7. Eventuelt Under punktet eventuelt, eller fr den sags skyld gså uden dagsrdenen frmelt indehlder et sådan særskilt punkt, kan alle frhld, der vedrører ejerfreningen tages p til ufrmel drøftelse, men der kan ikke finde ngen afstemning eller beslutning sted. Det vil fte være under dette punkt, at bestyrelsen kan få inspiratin til, hvilke emner g frhld, der ligger medlemmerne på sinde, g sm bestyrelsen efterfølgende kan verveje at tage p, g dirigenten bør derfr næppe i sin mødeledelse afskære alt fr mange drøftelser. Omvendt bør dirigenten nrmalt ikke, eller i hvert fald kun i begrænset mfang, tillade såkaldte vejledende afstemninger, der reelt er uden virkning, men sm af bestyrelsen g medlemmerne alligevel fte pfattes sm bindende, i hvert fald mralsk. 4. Referat Dirigenten har ansvaret fr, at der udfærdiges referat, sm dirigenten gdkender g i tvivlstilfælde afgør, hvad der skal stå, idet det j er dirigenten, der har ledet generalfrsamlingen g dermed frmdes at være den, der har det bedste verblik ver g frståelse fr, hvad der er passeret. Det er ifølge vedtægt eller sædvane en fast regel, at referatet underskrives af dirigenten. Der er i ngle ejerfreninger vedtægtsbestemmelse m eller traditin fr, at gså bestyrelsen eller frmanden medunderskriver, men dette sker i så fald i realiteten kun sm en bekræftelse på, at de pågældende er bekendt med referatet. Referatet tjener sm bevis internt g verfr tredjemand fr, hvad er fregået g besluttet på generalfrsamlingen. Hvr udførligt g detaljeret referatet skal være afhænger af skik g brug i den pågældende ejerfrening, men gså af m referatet blt skal dkumentere trufne beslutninger, m referatet skal anvendes sm led i en videre debat, eller m referatet skal tjene sm dkumentatin verfr bank, tinglysningskntr eller andet. Referatet bør nrmalt indehlde følgende plysninger Mødetid g -sted g mødets art Evt. antal mødende såvel efter antal sm efter frdelingstal Dirigentens knstatering af generalfrsamlingens lvlige indvarsling g beslutningsdygtighed Mødets dagsrden Alle fremsatte frslag g pstillede kandidater De afgivne beretninger m.v. evt. i bilagsfrm g alle trufne beslutninger eller fretagne valg g med hvilke antal stemmer dette er sket Angivelse af beslutningsgrundlaget Angivelse af hvri evt. uenighed i det væsentlige har bestået g hvedsynspunkterne heri g evt. m ønsket plysning m enkelte medlemmers prtest, men nrmalt ikke en udførlig beskrivelse af de enkelte medlemmers synspunkter eller Atale@ Dirigentens beslutninger m eventuelle prcedurespørgsmål. Referatet bør udsendes til medlemmerne indenfr en verskuelig peride efter generalfrsamlingen.