Opfølgning på direktionens temadrøftelse om innovation d. 7. maj Konkretisering af indhold og fremadrettet innovationsproces

Transkript

1 Vedrørende: Opfølgning på direktionens temadrøftelse om innovation d. 7.maj - Konkretisering af indhold og fremadrettet innovationsproces Sagsnavn: Innovation i Randers Kommune (12/003610) Sagsnummer: P Skrevet af: Christian Budde Opstrup Forvaltning: Politik, Kommunikation og Digital Service Dato: Sendes til: Direktionen Opfølgning på direktionens temadrøftelse om innovation d. 7. maj Konkretisering af indhold og fremadrettet innovationsproces Indeværende notat har til formål dels at samle op på direktionens drøftelser på temamødet d.7. maj 2013 omkring innovation, dels at komme med en række konkrete anbefalinger til mere konkrete tiltag til den fremadrettede indholdsside og proces. Således vil der efter hvert af de identificerede tre spor følge en række forslag til videre handling herfra. Undervejs i notatet oplistes en række overvejelser og anbefalinger, som er til drøftelse i direktionen. Sidst i notatet sammenfattes beslutningsforslagene. Hvor er processen lige nu? Innovationsprocessen i Randers Kommune er pt. i gang med en fokuseringsfase, der er karakteriseret ved: At direktionen er i gang med en lukkende proces, hvor direktionen skal vælge og prioritere blandt de mange mulige udfordringer og potentialer som genstand for innovation i Randers Kommune. Her er beslutninger om indsatsområder, mål for organisationen m.m. vigtige rammesættere for beslutningen. At direktionen samtidig strukturerer og igangsætter en åbnende proces, hvor der centralt, decentralt og på borgerniveau, skal inviteres til arbejdet med innovation. Således er vigtigt pt. at få udstukket den overordnede kurs for den videre proces. Indenfor den ramme kan der så eksperimenteres og åbnes op for en licens til at udfordre det bestående kommunale paradigme i Randers Kommune. Opsamling på temadrøftelsen På direktionens temadrøftelse om innovation d. 7. maj 2013 var der enighed om at innovationsarbejdet i Randers Kommune overordnet skal struktureres omkring tre spor: Spor 1: Projekt-sporet til realisering af det udmeldte sparemål for Med afsæt i en brutto-liste på 32 projekter, fremsendt af forvaltninger og stabe, adresserede direktionen en række konkrete projekter, der samlet set rummer et sparepotentiale på minimum 20 mio. kr. i Der er 1

2 peget på nedenstående liste, der udgør 7 beskrevne projekter, samt et 8. projekt på arbejdsmarkedsområdet, der fremlægges for direktion på direktionsmøde d. 15. august Det udmeldte sparepotentiale er eksplicit fremhævet, ligesom der er sat navne på de relevante (interne) aktører, der umiddelbart vurderes at være potentielle bidragsydere i de respektive arbejdsgrupper. Således er der en generel opfordring til at arbejde tværfagligt med projekter. Hvad angår årene 2016 og 2017, så er der ikke for nuværende peget på projekter her. Det foreslås, at direktionen primo 2014 skal gennemføre en udvælgelsesproces tilsvarende den netop gennemførte med henblik på at udvælge relevante nye projekter, der både er projektmodne og som rummer et konkret spare-potentiale i I den forbindelse er det forventeligt, at de projekter der er udvalgt nedenfor i vid udstrækning vil forsætte ind i 2016 og 2017, sådan at der i de år allerede er en projektportefølje at bygge videre på. Nedenstående projekter er således estimeret til at give en besparelse på henholdsvis 27,5 mio. kr. og 30 mio. kr. i 2016 og I forhold til de 5 mio. kr., der skal realiseres af Social og Arbejdsmarkedsområdet, er det ikke afklaret om beparelsen har stigende tendes. Innovationsprojekter 2015 (mio. kr.) Arbejdsgruppe Optimering af koncernløsning(+hr s dig.dec.leder) 1 ØK, HR, IT, repr. fra sekr.chefer Facility service 5 MT, SÆ, BSK, SA, Indkøb Dokumentation 3 SÆ. BSK, SA, IT/GIS, HR Hjælpemidler 1 SÆ, SA Velfærdsteknologi 2,5 SÆ, SA, BSK, IT Børneintra 2 BSK, Komm. Randerstrappen 2 BSK, SA Arbejdsmarked 5 SA, SÆ, BSK +? Sum 21,5 Overvejelser og anbefalinger vedrørende spor 1: Retorik og sondring imellem innovationsprojekter og projekter med et spare-formål: Flere af projekterne i spor 1 er ikke nødvendigvis udpræget innovative, så det giver mening at adressere spor 1 som nødvendigt for at finde den udmeldte besparelse i innovationens tegn på de 20 mio. kr. i På den måde kan man imødekomme eventelle kritiske røster, der måtte forfægte at flere af projekterne ikke er innovative. Med andre ord er spor 1 en forudsætning for, at der i de andre spor kan fokuseres på innovation uden stramme økonomiske bindinger som grundforudsætning. Anbefaling: Det kommunikeres eksplicit, er der overordnet både er plads til projekter der primært rummer en spareværdi, men også projekter der primært har innovativ værdi. Dermed signaleres det, at alle projekter - og de tre spor - er lige vigtige. Organisering: Udgangspunktet er at de otte projekter køres ud fra en almindelig projekt-organisering, jævnfør de beskrevne arbejdsgrupper ovenfor, dvs. med en tovholder fra den enhed der har fremsendt projektet. Samtidig er det dog en forudsætning, at alle projekter tænkes tværgående, og at de relevante (interne) interessenter nævnt ovenfor tænkes med ind i realiseringen. Tilsvarende kan der tænkes i hvilke eksterne aktører, der meningsfuldt kan inddrages i projektet. Anbefaling: Gruppen af projektledere mødes jævnligt med innovationskonsulenten, hvor der videndeles og hvor der gives statusmeldinger på fremdriften og eventuel synergi imellem de respektive projekter. Samtidig holdes 2

3 direktionen løbende orienteret, sådan at eventuelle faldgruber identificeres og håndteres hurtigst muligt. Kompetenceudvikling af projektledere og nøgleaktører, centralt og decentralt: Til de jævnlige tværgående ERFA-konsulentmøder vedrørende de otte projekter prioriteres der oplæg og undervisning ved interne og eksterne aktører, for dels at udfordre og styrke projekternes innovative elementer og dels for at sikre projekterne den højst mulige succesrate. Mange af projektlederne vil have erfaringer fra Innovationskraft og lignende forløb, men det vurderes, at der er behov for et løbende uddannelsesspor, for at sikre nøgleaktørerne de bedst mulige værktøjer og forudsætninger for arbejdet. Anbefaling: Tænkningen bag kompetenceopgraderingen skal ses som et program, der styrker de projektledere og konsulenter der er nøgleaktører i de respektive forvaltninger. På den måde gøres innovations-arbejdet attraktivt for medarbejdersiden, samtidig med at man sikrer de bedst mulige faglige rammer og investerer i organisationens fremtid. Kompetenceforløbet tænkes at have en ringe i vandet -effekt i takt med, at der etableres flere innovationsprojekter og dermed kommer nye aktører med i kredsen. Tidsplan og kommissorium: Anbefaling: Til behandling på byrådets budgetseminar ultimo august og til den overordnede tidsplan udarbejdes der til hvert projekt et kortfattet projekt-kommissorium på maksimalt 1/3 side. Her skal det bl.a. fremgå hvad tidshorisonten er - om projektet kan igangsættes allerede i 2014, ligesom relevante aktører og økonomi skal beskrives. Spor 2: Udpegning af de to innovative flagskibe for innovationsprocessen i Randers Kommune Direktionen udpegede to overordnede temaer som tværgående flagskibsprojekter. Disse to temaer skal der arbejdes videre med, så de kan generere projekter, der potentielt set kan udgøre radikale innovationsprojekter. De to flagskibe er indtil videre formuleret meget overordnet og der skal arbejdes videre med at konkretisere disse. På overskriftsniveau er flagskibene følgende: Flagskib 1: Civilsamfund - samproduktion af velfærd ---frivillighed, inddragelse af borgere og brugere, medborgerskab, borgernes uafhængighed af den offentlige sektor Fra brutto-listen over projekter kan der fx indtænkes projekterne Civilt medborgerskab i lokalsamfundene (MT), Borgerguide/fundraiser (Erhverv), Frivillighed/samproduktion (S&A). Overvejelser og anbefalinger: Tema: Er overskriften sigende og meningsfuld for de relevante aktører, eller skal den gøres mere konkret og intuitivt forståelig? Konkretisering, proces og legitimitet: Flagskib 1 rummer mange temaer, og det vurderes at der skal arbejdes med en konkretisering og fokusering af temaet, både overordnet og på forvaltningsniveau. Anbefaling: Der afvikles en række af workshops/temadrøftelse med interne og eksterne aktører, hvor direktionen kan få med- og modspil på hvad det mere præcise fokus skal være, både overordnet for Randers Kommune, men også mere konkret for den enkelte forvaltning. Der er allerede planlagt en temadrøftelse d. 14. august, og her kan der tænkes i deltagelse fra foreninger, borgerside, erhvervsliv mv. Organisering og forankring: Frivillighed er det bærende element i flagskib 1. Anbefaling: Derfor anbefales det at der arbejdes videre med de erfaringer og det fundament, der allerede er udarbejdet af Social og Arbejdsmarked. Således at der tænkes i et overordnet koncept, der samtidig skal sikres gyldighed og konkretiseres på hvert enkelt forvaltningsområde. Steiner Eggen Kristensen foreslås som direktionens tovholder på flagskib 1, samtidig med at projektledelsen varetages af konsulent fra SA i samarbejde med innovationskonsulenten. 3

4 Organisering og proces: Det vurderes som værende afgørende at flagskibene sigter bredt og at der arbejdes ud fra en tværgående og inddragende filosofi. Samtidig bør processen qua den innovative dagsorden være eksperimenterende og frigjort fra de normale projektarbejdsformer, fx repræsenteret ved færdigdefinerede projektmål og ved traditionel organisering, der risikerer at hæmme den vildskab og idérigdom, der bør råde i det innovative laboratorium, som flagskibsprocessen ideelt set bør udgøre. Anbefaling: Processen vedrørende flagskibene bør understøtte det tværgående samspil og i sin projekt- DNA invitere eksterne aktører på banen. Der kan etableres flere modeller for det videre arbejdere. Fx kan man operere med en projektstyring med to kamre, hvor der i motorrummet gives et mandat til projektledersiden om at lave arbejdspakke X og Y, hvorefter der afrapporteres til en art styregruppe med chef/direkør-repræsentation. Denne to-deling skal sikre det gode projekt-rum, hvor der gives en klar ramme, men samtidig sikres licens til vildskab lige til kanten heraf. En sådan Stop and go-model, vil bryde med den klassiske projekttænkning og fremme den innovation, som flagskibene er billedet på. Den konkrete metode er dog op til det enkelte flagskib. Flagskib 2: Regelforenkling --- udfordringsret, frisættelse, mindre dokumentation Fra brutto-listen over projekter kan der fx indtænkes projekterne Regelforenklinger for aftaleenheder/institutioner (Økonomi samt Personale og HR), samt Dokumentation (Sundhed og ældre). Det vurderes som oplagt at tænke Børn, skole og kultur, samt Social og arbejdsmarked ind under dokumentations-projektet. Overvejelser og anbefalinger: Tema: Er overskriften sigende og meningsfuld for de relevante aktører, eller skal den gøres mere konkret og intuitivt forståelig? Konkretisering, proces og legitimitet: Flagskib 2 er umiddelbart meget overordnet, og det vurderes at der er behov for at skærpe fokus. Anbefaling: Det skal overvejes om man med dette flagskib vil regelforenkle i relation til 1)nationale lovgivning og dispensation her? 2)kommunale regler og frisættelse her? 3)Lokal praksis/plejer, der skal arbejdes med og udfordres? Samtidig bør der tænkes i inddragende processer, sådan at flagskibet søsættes som et tema der har ejerskab bredt set blandt frontpersonalet decentralt. Organisering og forankring: Det er en udfordring hvordan man meningsfuldt kan arbejde med regelforenkling på tværs af sektorområder, med gyldighed for alle faggrupper på én gang. Anbefaling: Derfor anbefales det at der arbejdes med sektorområderne isoleret, sådan at der fx afholdes én særskilt konference eller lignende for alle pædagoger, Sosu er, sygeplejersker, lærere mv. Ved at gøre det fagspecifikt udvises der respekt for den enkelte faggruppes unikke forhold og der kan mere kvalificeret adresseres udfordringer og mulige løsninger. Hans Nikolaisen foreslås som direktionens tovholder på flagskib 1, samtidig med at projektledelsen varetages af én konsulent fra de respektive forvaltninger, i samarbejde med innovationskonsulenten. Organisering og proces: Her henvises til organisering og proces- afsnit under flagskib 1 ovenfor. Spor 3: Direktionen ønsker at der etableres en innovationspulje på fem mio. kr. Puljen er møntet på projekter og henvendelser der rummer innovative elementer og har et sparesigte. I den forbindelse blev det nævnt som formål og et særskilt succeskriterium at indeværende innovationsproces skal være med til at rokke ved den kommunale selvforståelse og kultur, forstået således at medarbejderne, i endnu højere grad end i dag, tør vove at byde ind med de gode ideer. Overvejelser og anbefalinger: Målgruppe: Skal innovationspuljen være møntet på både centrale, decentrale og borgerhenvendelser? Anbefaling: Puljen foreslås møntet på og henvende sig til andre end de klassiske projektmagere på Laksetorvet. Projekterne under spor 1 har ikke fået lovning på medfinansiering, så det vil umiddelbart være fair at målrette puljen til spor 2(flagskibene) samt den underskov af potentielle decentrale 4

5 projekter vi endnu ikke kender omfanget af. Der kunne også tænkes i en borgervinkel, med fx en pulje målrettet borgerdemokrati, hvor innovative ideer fra borgerne kan realiseres. Søgekriterier: Hvilke kriterier skal ligge til grund for tildeling af puljemidler? Anbefaling: Ideelt set skal nysgerrigheden efter den gode idé være i fokus, sådan at der ikke udvikles et teknokratisk setup, der kvæler ideerne pga. formaliteter, kriterier og skriftlighed. Puljestørrelse: De økonomiske hensyn skal balanceres i forhold til den signalværdi og den effekt puljen ønskes at have. Anbefaling: Puljen bør have en vis volumen, for at blive opfattet som værende seriøs og effektfuld. Puljen er i udgangspunktet på 5 mio. kr. i , med ikrafttrædelse fra primo Hvor skal pengene komme fra? Som grundprincip skal innovations-besparelserne i spor 1 finansiere innovationspuljen. Der gøres i den forbindelse opmærksom på at de midler, der spares i innovationsregi endnu ikke er båndlagte, ligesom det forudsættes, at de investeringer der foretages med innovationspuljen genererer en besparelse, der matcher og overtrumfer de udlagte midler. Overordnet er det samtidig afgørende at være opmærksom på at et projekt godt kan have en positiv værdiskabende effekt, uden at det genererer en konkret besparelse i kroner og ører. Anbefaling: Innovationsarbejdet indarbejdes i budgettet, sådan at de 21,5 mio. kr. indarbejdes i De 40 plus 60 mio. kr. i henholdsvis 2016 og 2017 er alene målsætninger for nuværende. Således vil der næste år følge forslag til, hvad der konkret kan indarbejdes i 2016 (og året efter tilsvarende procedure). Sammenfatning Det foreslås, at der som del af materialet til byrådets budgetkonference udarbejdes oplæg til indarbejdelse i budgettet af følgende: 1. Besparelse på 21,5 mio. kr. i 2015 som følge af 8 konkrete projekter, som kort beskrives. Det indebærer at de økonomiske mål for 2016 og 2017 ikke indarbejdes i budgettet på nuværende tidspunkt (jf. at projekterne først skal udpeges hhv. primo 2014 og primo 2015). 2. En kort tekst om de overordnede sigtelinjer for innovationsarbejdet i Randers Kommune (flagskibene) med den tilgang, at det nye byråd involveres i en drøftelse heraf. Formålet med at nævne dette for det siddende byråd er at motivere til indarbejdelse af en investeringspulje. 3. Indarbejdelse af en innovationspulje på 5 mio. kr. i hvert af årene evt. med bemærkning om at puljen revurderes i forbindelse med budget

6 Oversigt over kommende aktiviteter i innovations-regi Lederforum Efterår: Et ordinært møde i september, samt et seminar i november. Hele 2013 har været dedikeret til innovation. På mødet i marts i Lederforum fik man en gennemgang af status på proces mv. Ligeledes drøftede man dilemmaer ved at skulle lede en innovationsproces og samtidig sikre sikker drift. På mødet i juni er det oplæg ved innovationsekspert Keld Fredens. De to møder i efteråret har også fokus på innovation som overordnet emne. Konsulent-siden I juni samles innovationskraft-holdet og der gives en status på de 3 projekter, herunder hvad der er sket med dem. Ligeledes hvordan netværket og dermed gruppen kan bruges ind i innovationsarbejdet på sigt. Sekretariatschefgruppen har på sidste møde i december 2012 givet et tilsagn på at innovationskraft-gruppen skal i spil i hele organisationen i 2013 og fremad i en eller anden udstrækning. Og at de kompetencer de ligger der kan komme i spil. Hovedudvalget Direktionen Holdes orienteret om innovation ifm. med orientering/dialog om budgetlægningen. De åbne direktionsmøder fortsætter til efteråret. På første åbne møde efter sommerferien d. 15/8 præsenterer SA deres projekt(er) til spor 1. Flagskibene Den 14/8 tages der en indledende temadrøftelse omkring flagskib 1. Politikerne Det siddende byråd orienteres via budgetseminaret til august. Det nye byråd vil blive inddraget primo Laksetorvet Der planlægges faglige gå-hjem-møder med månedligt eller 2- månedligt interval, hvor der inviteres relevante eksterne oplægsholdere til en lille times oplæg, efterfulgt af en art fredagsbar. Således skal der både sigtes til en faglig og en social dimension. Eksternt Der afholdes innovationskonference i Viborg d. 23. august, hvor Randers deltager med en foreløbig præsentation af innovationsarbejdet. Fokus er på radikal innovation og der er indbudt bredt ud til alle kommunale aktører. I regi af region midtjylland kører der henover efteråret desuden et tværkommunalt spor med fokus på den innovative politikerrolle. Her deltager Randers sammen med andre midtjyske kommuner. 6