Områdeudvalg administrationen BESLUTNINGSREFERAT

Transkript

1 Områdeudvalg administrationen BESLUTNINGSREFERAT Sted: Mødelokale 2, rådhuset Dato: Mandag den 5. december 2016 Start kl.: 12:30 Slut kl.: 15:30 Medlemmer: Fraværende: Michael Kielsgaard Engelsbæk (Formand) Kim Bruun Nielsen (Ledelse) Lars Toft Pedersen (Ledelse) Lisbeth Krogh (Ledelse) Hanne Nielsen (Ledelse) Kirsten Højgaard (Næstformand - DS) Vakant - (FTF) Hanne Majgaard Nielsen (DS) Jytte Skiffard (HK) Kim Bruun Nielsen (Ledelse) Hanne Nielsen (Ledelse) Rikke Munk Mathiesen (HK) Lisa Uldal Mogensen (HK) Helle Steffensen (HK) Connie Borup Hansen (3F) Bodil Hiort (TL) Maria Mulvad Sølvkjær (AC) Grethe Wehner Andersen (AMR) Klaus Dahlin (AMR) Kirsten Højgaard (Næstformand - DS) Norddjurs Kommune

2 Områdeudvalg administrationen Indholdsfortegnelse Side 1. Godkendelse af referat Information om budgetopfølgning og konsekvenser for arbejds- og personaleforhold Information om budget Drøftelse af arbejdsulykkestatistik Drøftelse af fraværsstatistik 3. kvartal Opfølgning på sygefraværsprojekt Revidering af årshjul Godkendelse af mødeplan for Planlægning af arbejdsmiljødag Valg af arbejdsmiljørepræsentant til områdeudvalget Drøftelse af udfordringer med indeklimaet på rådhuset Information fra hovedudvalget Information fra ledelsen Information fra medarbejderne, herunder lokaludvalg Information og kommunikation Eventuelt...20 Bilagsoversigt...21 Norddjurs Kommune

3 Områdeudvalg administrationen Godkendelse af referat Sagsgang: OA Åben sag Sagsfremstilling Godkendelse af referater fra det ordinære møde den 12. september 2016 og det ekstraordinære møde den 28. november Indstilling Formanden indstiller, at referatet godkendes. Beslutning i Områdeudvalg administrationen den Referatet blev godkendt. 1

4 Områdeudvalg administrationen Information om budgetopfølgning og konsekvenser for arbejds- og personaleforhold A00 13/4701 Åben sag Sagsgang: OA Sagsfremstilling Det fremgår af MED-aftalen, at områdeudvalget skal informeres om budgetopfølgningen. Der foretages 3 årlige budgetopfølgninger og et halvårsregnskab, der forelægges kommunalbestyrelsen. Derudover foretages der månedlige budgetopfølgninger. Formanden informerer om status på budgetopfølgningen.. Indstilling Formanden indstiller, at informationen modtages. Beslutning i Områdeudvalg administrationen den Formanden informerede om, at budgetopfølgningen for 2016 ser godt ud, og at der ikke er noget der bør give anledning til konsekvenser for arbejds- og personaleforhold i administrationen på baggrund af budgettet. Områdeudvalget modtog informationen. 2

5 Områdeudvalg administrationen Information om budget A00 13/4701 Åben sag Sagsgang: OA Sagsfremstilling Et flertal i kommunalbestyrelsen vedtog den 11. oktober 2016 budgettet for for Norddjurs Kommune. Der henvises til Norddjurs Kommunes hjemmeside, hvor alt budgetmateriale er blevet offentliggjort Direktionen udarbejder en udmøntningsplan for budgettet, som vil blive forelagt hovedudvalget på februarmødet i Formanden informerer om budgetaftalen.. Indstilling Formanden indstiller, at informationen modtages. Beslutning i Områdeudvalg administrationen den Formanden informerede om, at direktionen på seminar i december 2016 har drøftet besparelserne på økonomiudvalgets område, og den eventuelle udmøntning. Direktionen vil i starten af 2017 arbejde videre med drøftelserne omkring udmøntning, på direktionsseminariet i januar

6 Områdeudvalg administrationen Drøftelse af arbejdsulykkestatistik A00 13/4713 Åben sag Sagsgang: OA Sagsfremstilling Der er fra 1. januar 2016 udarbejdet en ny statistik over arbejdsulykker. Da det er mere korrekt at bruge ordet arbejdsulykker fremfor arbejdsskader bruges dette fremadrettet. Statistikken er ændret for at blive mere præcis. Når en ulykke registreres, skal der vælges en type. Kategorierne for typer er ændret lidt i den nye statistik for at være mere retvisende. Eksempelvis var arme/ben én type før, det er nu adskilt. Hovedudvalget har ændret fokus fra 4 typer til 1. Der er nu kun fremhævet de psykiske ulykker, resten er samlet i kategorien andet. Hertil kommer at vold, der tidligere var en selvstændig type, nu vælges til som et tillæg til en type. Hvis man eks. har fået ødelagt sine briller ved et slag fra en borger, er ulykken registreret som en brilleskade, men der kan registreres vold som tillæg til brilleskaden. Antallet af ulykker med vold er også fremhævet i statistikken. Derudover fremgår sygefraværet nu som perioder, svarende til de perioder man indberetter i Easy-systemet. Da statistikken er ændret meget i forhold til tidligere, kan sammenligningen ikke ske som hidtil. Antallet af ulykker kan sammenlignes, men ikke antallet af sygedage. Det fremgår af statistikken, at der i 3. kvartal 2016 har været 3 arbejdsulykker. Til sammenligning var der i 3. kvartal arbejdsulykker. Herudover er der også anmeldt 1 ekstra arbejdsulykke i 2. kvartal

7 Områdeudvalg administrationen Indstilling Formanden indstiller, at statistikken drøftes. Bilag: 1 Åben Arbejdsulykkestatistik 3. kvartal /16 Beslutning i Områdeudvalg administrationen den Statistikken blev drøftet. Medarbejdersiden oplyste, at de fandt dagsordensteksten uhensigtsmæssig, da det kunne læses sådan at vold kun kan være et tilvalg ved brilleskader. Sekretæren ser på formuleringerne inden næste møde. 5

8 Områdeudvalg administrationen Drøftelse af fraværsstatistik 3. kvartal A00 13/4771 Åben sag Sagsgang: OA Sagsfremstilling Der er udarbejdet en fraværsstatistik, der vedlægges dagsordenen som bilag. Materialet består af en fraværsstatistik for områdeudvalget samt et faktaark, der beskriver, hvorledes de enkelte elementer i statistikken er fremkommet. Fraværsstatistikken for områdeudvalget for administrationen 3. kvartal 2016 viser et fald på 0,38 procentpoint vedrørende sygefravær og et fald på 0,55 procentpoint vedrørende det rene fravær set i forhold til 3. kvartal Sammenlignet med den overordnede statistik for hele Norddjurs Kommune ser tallene for 3. kvartal 2016 således ud: Sygefravær 3. kvartal Norddjurs Kommune 5,18 % Områdeudvalget for administrationen 3,95 % Landsgennemsnittet var i hele 2015 på 5,3 %. Fravær 3. kvartal Norddjurs Kommune 2,22 % Områdeudvalget for administrationen 1,75 % Landsgennemsnittet var i hele 2015 på 4,3 %.. Indstilling Formanden indstiller, at statistikken drøftes. Bilag: 1 Åben Fraværsstatistik 3 kvt /16 2 Åben Vejledning i indberetning af fravær/refusion /15 6

9 Områdeudvalg administrationen Beslutning i Områdeudvalg administrationen den Statistikken blev drøftet. Områdeudvalget var tilfredse med et generelt faldende fravær og sygefravær. Medarbejdersiden spurgte ind til fraværskoderne Delvis syg og Nedsat tjeneste. HR-afdelingen oplyste, at Delvis syg skal bruges, hvis en ansat går syg hjem og at Nedsat tjeneste skal bruges, hvis en ansat har genoptaget arbejdet delvist. Medarbejdersiden oplyste, at flere ikke kendte til brugen af disse koder. HR-afdelingen har efter mødet undersøgt spørgsmålet, og bogholderiet har i oktober 2016 udsendt en vejledning om indberetning af fravær, med det fokus, at der sikres korrekt refusion til arbejdsgiveren. Vejledningen findes på forsiden af Rollebaseret indgang og vedlægges referatet som bilag. Medarbejdersiden spurgte ind til arbejdsmiljøkonsulent arbejdsopgaver og stillingsbeskrivelse. Arbejdsmiljøkonsulenten rådgiver arbejdspladserne i arbejdsmiljøspørgsmål, samt bistår arbejdspladserne i konkrete arbejdsmiljøprocesser, herunder APV-processen og udviklingsprocesser. Derudover varetager arbejdsmiljøkonsulenten den overordnede planlægning og gennemførelse af arbejdsmiljøuddannelser, temadage og seminarer for hele organisationen. 7

10 Områdeudvalg administrationen Opfølgning på sygefraværsprojekt A00 13/4774 Åben sag Sagsgang: OA Sagsfremstilling Områdeudvalget skal drøfte, om der skal ændres noget ved det initiativskema, som årligt bruges til at følge op på Norddjurs Kommunes sygefraværsprojekt. Initiativskemaet er tænkt som videndeling for alle lokaludvalg og personalemøder med MEDstatus. Sekretæren har rettet lidt i forhold til sidste års skema.. Indstilling Formanden indstiller, at det drøftes, om der skal ændres i skemaet. Bilag: 1 Åben Initiativskema marts /16 Beslutning i Områdeudvalg administrationen den Medarbejdersiden satte spørgsmålstegn ved, om skemaerne overhovedet gav noget til de enkelte afdelinger. Flere havde opfattelsen, at der bare var tale, om at man skrev det samme som sidst. Det var formandens opfattelse, at netop fokus på nedbringelse af sygefraværet har været med til, at sygefraværet er faldende. Økonomichefen oplyste, at skemaet kan anvendes som indgangsvinkel til at få en snak om både de gode og de mindre gode ting i en afdeling. Sekretæren oplyste, at det er hovedudvalget, der har startet projektet og bedt områdeudvalgene om at lave opfølgningen. Hvis skemaet ikke længere skal bruges, skal 8

11 Områdeudvalg administrationen områdeudvalget finde på en anden måde at lave den opfølgning, som hovedudvalget har bedt om. Områdeudvalget enedes om at fortsætte med skemaet. Skemaet skal indsendes til sekretæren på senest den 20. februar

12 Områdeudvalg administrationen Revidering af årshjul Sagsgang: OA Åben sag Sagsfremstilling Årshjulet er blevet opdateret.. Indstilling Formanden indstiller, at årshjulet godkendes. Bilag: 1 Åben Årshjul /16 Beslutning i Områdeudvalg administrationen den Årshjulet er revideret og blev godkendt. Medarbejdersiden efterlyser muligheden for afholdelse af ekstra temadage udenfor årshjulet. Formanden afviser ikke muligheden for en ekstra temadag, hvis det rette emne melder sig. Udgangspunktet er dog de aktiviteter der er fastlagt i MED-aftalen. 10

13 Områdeudvalg administrationen Godkendelse af mødeplan for 2017 Sagsgang: OA Åben sag Sagsfremstilling Formanden og næstformanden har udarbejdet et udkast til mødeplan for Alle lokaludvalg og personalemøder anbefales at placere deres møder ca. midt i mellem områdeudvalgets møder. På den måde vil der være mulighed for at overholde de frister, der er angivet som sidste frist for indsendelse af forslag til punkter til dagsorden. Denne frist 14 dage før mødet afholdes er samme frist for indsendelse af andet materiale til områdeudvalget.. Indstilling Formanden indstiller, at mødeplanen godkendes. Bilag: 1 Åben Mødeplan /16 Beslutning i Områdeudvalg administrationen den Mødeplanen for 2017 blev godkendt. Sekretæren understregede vigtigheden i at overholde fristerne for fremsendelse af punkter til dagsorden, og anbefaler at lokaludvalgene placerer deres møder, så fristerne kan overholdes. 11

14 Områdeudvalg administrationen Planlægning af arbejdsmiljødag A00 13/10801 Åben sag Sagsgang: OA Sagsfremstilling Arbejdsmiljøgruppen, der har planlagt arbejdsmiljødagen den 24. januar 2017, informerer om status på planlægningen. Økonomiske konsekvenser Indstilling Formanden indstiller, at informationen tages til efterretning. Beslutning i Områdeudvalg administrationen den Erhvervs- og miljøchefen informerede om arbejdsmiljøgruppens arbejde med at planlægge arbejdsmiljødagen. Temaet på dagen vil omhandle øget arbejdspres og forandringer. 12

15 Områdeudvalg administrationen Valg af arbejdsmiljørepræsentant til områdeudvalget A00 13/10801 Åben sag Sagsgang: OA Sagsfremstilling Det fremgår af MED-aftalen, at der på områdeudvalgets årlige arbejdsmiljødag i lige år skal foretages valg af arbejdsmiljørepræsentanter til områdeudvalget. Ved en fejl er dette ikke sket i 2016, og områdeudvalget skal derfor drøfte, om der skal foretages valg i 2017, eller om der skal afventes valg i Indstilling Formanden indstiller, at områdeudvalget drøfter hvornår der skal foretages valg. Beslutning i Områdeudvalg administrationen den Områdeudvalget drøftede punktet og enedes om, at det må være op til arbejdsmiljørepræsentanterne på arbejdsmiljødagen at beslutte, om der skal foretages valg eller ej på arbejdsmiljødagen. Sekretæren sender en mail til alle arbejdsmiljørepræsentanter, så de er forberedte på, hvad der skal tages stilling til. 13

16 Områdeudvalg administrationen Drøftelse af udfordringer med indeklimaet på rådhuset G00 15/19767 Åben sag Sagsgang: OA Sagsfremstilling Medarbejdersiden ønsker en drøftelse af udfordringer med indeklimaet i Virksomhed, integration og beskæftigelse på rådhuset, som følge af støv på loftsplader, mange personer på kontorerne samt toiletforhold. Punktet har været drøftet i LMU for Virksomhed, integration og beskæftigelse, der ønsker sagen drøftet i områdeudvalget, da det vedrører flere afdelinger i samme bygning. Der ønskes en drøftelse, for at synliggøre udfordringerne med indeklimaet på rådhuset for at dette kan indgå i de prioriteringer der skal foretages omkring renovering af administrationsbygningerne.. Indstilling Formanden indstiller, at punktet drøftes. Beslutning i Områdeudvalg administrationen den Formanden oplyste, at der sammen med direktionssekretariatet & HR er aftalt en gennemgang af indeklimaet, for at få opklaret de nærmere udfordringer. Formanden vil sammen med sekretariatschefen lave en tids- og procesplan for gennemgangen, som vil blive meldt ud til medarbejderne. 14

17 Områdeudvalg administrationen Information fra hovedudvalget A00 13/4823 Åben sag Sagsgang: OA Sagsfremstilling Dette punkt er et fast punkt på områdeudvalget for administrationens dagsorden og her vil være oplistet de punkter, som hovedudvalget har på deres punkt: Information og kommunikation, som er rettet mod områdeudvalgene. Hovedudvalget henleder opmærksomheden på følgende punkter: Arbejdspladserne opfordres til at sikre, at eventuelle nærvedhændelser indberettes i kommunens system til indberetning af nærvedhændelser. Det centrale overblik er et vigtigt led i den forebyggende indsats. Der er udarbejdet en guide vedr. mobning, som rundsendes til alle arbejdspladser. Guiden indeholder viden om og inspiration til arbejdet med at forebygge og håndtere mobning på arbejdspladsen. Der er udarbejdet en revideret udgave af skabelonen til arbejdsmiljørapporten fra lokaludvalgene til områdeudvalgene. Skabelonen udsendes til alle arbejdspladser sammen med guiden vedrørende mobning. Hovedudvalget ønsker at arbejdspladserne i forbindelse med den kommende arbejdsmiljørapport også forholder sig til emnet mobning. Hovedudvalget har udarbejdet en politik for socialt ansvar. Politikken er et supplement til personalepolitikken og der vil ligeledes blive informeret om den til alle arbejdspladser. Indstilling Formanden indstiller, at punkterne drøftes. Beslutning i Områdeudvalg administrationen den Punkterne blev drøftet. 15

18 Områdeudvalg administrationen Information fra ledelsen Sagsgang: OA Åben sag Sagsfremstilling Ledelsen informerer om aktuelle emner.. Beslutning i Områdeudvalg administrationen den Formanden informerede om, at Marie-Louise Eskerod Ifversen pr. 1. november 2016 er tiltrådt stillingen som sekretariatschef i velfærdssekretariatet, samt at Trine Grejsen pr. 1. januar 2017 tiltræder stillingen som chef for kultur, biblioteker og fritid. 16

19 Områdeudvalg administrationen Information fra medarbejderne, herunder lokaludvalg Sagsgang: OA Åben sag Sagsfremstilling Medarbejdersiden informerer om aktuelle emner.. Beslutning i Områdeudvalg administrationen den Medarbejdersiden spurgte ind til betydningen af en afgørelse fra Østre landsret omkring frihed til speciallægebesøg mv. HR-afdelingen har den 5. december 2016 udsendt en mail til alle aftaleholdere og afdelingsledere omkring dommen og dens betydning. Dommen er meget konkret begrundet og vil dermed ikke kunne danne præcedens i forhold til andre sager. Der henvises derfor fortsat til, at medarbejderne skal søge at placere div. besøg uden for deres arbejdstid og til mindst mulig gene for arbejdsstedet, samtidigt med at ledelsen, i overensstemmelse med Norddjurs Kommunes personalepolitik, aftaler eventuel frihed i dialog med medarbejderen og med udgangspunkt i den konkrete situation. Hvis der er tale om sygdom, skal det indberettes som sygdom, men det er en konkret vurdering fra situation til situation. Medarbejdersiden spurgte ind til hvordan der vælges suppleanter for de udpegede tillidsrepræsentanter. Suppleanter udpeges på samme måde som tillidsrepræsentanterne, af hovedorganisationerne. 17

20 Områdeudvalg administrationen Information og kommunikation Sagsgang: OA Åben sag Sagsfremstilling Formålet med punktet er, at områdeudvalget drøfter, om der på baggrund af mødet er emner, der skal informeres ud til lokaludvalg og personalemøder med MED-status. Derudover kan der være emner, som områdeudvalget mener, der skal informeres om.. Beslutning i Områdeudvalg administrationen den Områdeudvalget er blevet klar over, at ikke alle kender til fraværskoderne Delvis syg og Nedsat tjeneste. Delvis syg skal bruges, hvis en ansat går syg hjem og at Nedsat tjeneste skal bruges, hvis en ansat har genoptaget arbejdet delvist. Bogholderiet har i oktober 2016 udsendt en vejledning om indberetning af fravær, med det fokus, at der sikres korrekt refusion til arbejdsgiveren. Vejledningen findes på forsiden af Rollebaseret indgang og vedlægges referatet som bilag. Initiativskemaet vedr. nedbringelse af sygefraværet skal indsendes til sekretæren på bbn@norddjurs.dk senest den 20. februar 2017, så det kan blive behandlet på områdeudvalgets møde i marts. Områdeudvalgets mødeplan for 2017 er vedlagt som bilag, og alle lokaludvalg og personalemøder med MED-status anbefales at placere deres møder ca. midt i mellem områdeudvalgets møder. På den måde vil der være mulighed for at overholde de frister, der er angivet som sidste frist for indsendelse af forslag til punkter til dagsorden. Denne frist 14 dage før mødet afholdes er samme frist for indsendelse af andet materiale til områdeudvalget. I forbindelse med en gennemgang af udfordringer med det fysiske arbejdsmiljø på rådhuset, vil arbejdsmarkedsdirektøren vil sammen med sekretariatschefen for direktionssekretariatet & 18

21 Områdeudvalg administrationen HR lave en tids- og procesplan for gennemgangen, som vil blive meldt ud til alle medarbejdere. HR-afdelingen har den 5. december 2016 udsendt en mail til alle aftaleholdere og afdelingsledere omkring en Østre landsretsdom vedr. frihed til lægebesøg og dens betydning. Dommen er meget konkret begrundet og vil dermed ikke kunne danne præcedens i forhold til andre sager. Der henvises derfor fortsat til, at medarbejderne skal søge at placere div. besøg uden for deres arbejdstid og til mindst mulig gene for arbejdsstedet, samtidigt med at ledelsen, i overensstemmelse med Norddjurs Kommunes personalepolitik, aftaler eventuel frihed i dialog med medarbejderen og med udgangspunkt i den konkrete situation. Hvis der er tale om sygdom, skal det indberettes som sygdom, men det er en konkret vurdering fra situation til situation. Områdeudvalget beder alle arbejdsledere og arbejdsmiljørepræsentanter om at huske arbejdsmiljødagen den 24. januar

22 Områdeudvalg administrationen Eventuelt Sagsgang: OA Åben sag Sagsfremstilling.. Beslutning i Områdeudvalg administrationen den Medarbejdersiden informerede om, at Helle Steffensen er valgt som ny næstformand. 20

23 Områdeudvalg administrationen Bilagsoversigt 4. Drøftelse af arbejdsulykkestatistik 1. Arbejdsulykkestatistik 3. kvartal 2016 (158207/16) 5. Drøftelse af fraværsstatistik 3. kvartal Fraværsstatistik 3 kvt 2016 (153896/16) 2. Vejledning i indberetning af fravær/refusion (145312/15) 6. Opfølgning på sygefraværsprojekt 1. Initiativskema marts 2017 (154003/16) 7. Revidering af årshjul 1. Årshjul 2017 (150296/16) 8. Godkendelse af mødeplan for Mødeplan 2017 (150302/16) 21

24 Områdeudvalg administrationen Underskriftsside Michael Kielsgaard Engelsbæk Kim Bruun Nielsen Lars Toft Pedersen Lisbeth Krogh Hanne Nielsen Kirsten Højgaard Vakant - Hanne Majgaard Nielsen Jytte Skiffard Rikke Munk Mathiesen Lisa Uldal Mogensen Helle Steffensen Connie Borup Hansen Bodil Hiort Maria Mulvad Sølvkjær Grethe Wehner Andersen Klaus Dahlin 22

25 Bilag: 4.1. Arbejdsulykkestatistik 3. kvartal 2016 Udvalg: Områdeudvalg administrationen Mødedato: 05. december Kl. 12:30 Adgang: Åben Bilagsnr: /16

26 Arbejdsulykkestatistik - fordeling af ulykker Periode Område Aftaleenheder / medudvalg Leder Institution Ansættelsestype Ulykker i alt Psykisk Antal af Ulykker med vold Andet 2. kvartal 2016 Administrationen Direktionssekretariat og HR Kim Bruun Nielsen Kantinen i Grenaa Andet 1 1 Myndigheds- og visitationsenhed Winnie Bjerre Familieplejer Andet 1 1 Virksomhed, integration og beskæftigelse Erik Holck Hansen Praktikant Andet 1 1 Administrationen Total kvartal 2016 Total kvartal 2016 Administrationen Erhverv og miljø Lars Toft Pedersen (tom) Kontor 1 1 Myndigheds- og visitationsenhed Winnie Bjerre Glesborg Kontor Virksomhed, integration og beskæftigelse Erik Holck Hansen Praktikant Andet 1 1 Administrationen Total kvartal 2016 Total Hovedtotal Arbejdsulykkestatistik - sygedage/intervaller Periode Område Aftaleenheder / medudvalg Leder Institution Ansættelsestype under 1 dag 1-3 dage 4-6 dage 7-13 dage dage dage 1-3 måneder 3-6 måneder over 6 måneder død 2. kvartal 2016 Administrationen Direktionssekretariat og HR Kim Bruun Nielsen Kantinen i Grenaa Andet 1 Myndigheds- og visitationsenhed Winnie Bjerre Familieplejer Andet 1 Virksomhed, integration og beskæftigelse Erik Holck Hansen Praktikant Andet 1 Administrationen Total kvartal 2016 Total kvartal 2016 Administrationen Erhverv og miljø Lars Toft Pedersen (tom) Kontor 1 Myndigheds- og visitationsenhed Winnie Bjerre Glesborg Kontor 1 Virksomhed, integration og beskæftigelse Erik Holck Hansen Praktikant Andet 1 Administrationen Total kvartal 2016 Total Hovedtotal

27 Bilag: 5.1. Fraværsstatistik 3 kvt 2016 Udvalg: Områdeudvalg administrationen Mødedato: 05. december Kl. 12:30 Adgang: Åben Bilagsnr: /16

28 Fravær og sygefravær Norddjurs Kommune, Områdeudvalget for Administration opdateret 17/10/ Arbejdsmarkedsdirektørens område Gns. antal medarbejder Fravær i e pct Gns. fraværsdag e pr. Sygefrav medarb. ær i pct Gns. sygefravær sdage pr. medarb. Kort fravær sygdom (<= 14 dg) i pct. Langt fravær sygdom (> 14 dg) i pct. Gns. antal medarbejder Fravær i e pct Gns. fraværsdag e pr. Sygefrav medarb. ær i pct Gns. sygefravær sdage pr. medarb. Kort fravær sygdom (<= 14 dg) i pct. Langt fravær sygdom (> 14 dg) i pct. Arbejdsmarkedsdirektørens område i alt 162,9 1,33% 2,5 3,36% 6,4 2,07% 1,29% 157,9 2,04% 3,9 5,58% 10,6 2,64% 2,94% Arbejdsmarkeds- og borgerservice Arbejdsmarkedsafdelingen Arbejdsmarkedsafdelingen 52,9 2,23% 4,2 8,04% 15,0 3,19% 4,85% Arbejdsmarkeds- og borgerservice Borgerservicecenter Borgerservice 10,2 2,78% 5,2 6,27% 11,7 5,32% 0,95% Arbejdsmarkeds- og borgerservice Borgerservicecenter Udbetalingscenter 16,7 4,83% 9,3 7,94% 15,3 2,52% 5,43% Arbejdsmarkedssekretariat 6,7 1,04% 1,8 0,40% 0,7 0,40% 0,00% 2,3 0,32% 0,6 1,32% 2,5 1,32% 0,00% Borgerservice og udbetaling 47,7 2,74% 5,2 5,88% 11,2 2,87% 3,01% 19,4 3,40% 6,5 3,77% 7,3 3,19% 0,58% IT IT-afdeling IT-Afdelingen 11,8 0,56% 1,1 1,82% 3,6 1,35% 0,48% 12,8 0,26% 0,5 1,34% 2,6 1,34% Job og Udvikling 26,4 1,59% 3,0 1,75% 3,3 1,75% 0,00% 7,1 0,92% 1,7 1,05% 1,9 1,05% 0,00% Ungeindsats og UU Djursland 33,7 0,43% 0,8 3,73% 7,2 1,40% 2,32% 24,0 0,73% 1,4 3,80% 7,3 1,33% 1,33% Virksomhed, integration og beskæftigelse 31,4 0,41% 0,8 2,34% 4,5 2,34% 0,00% 8,7 0,53% 1,0 6,66% 13,0 3,03% 3,03% Øvrige enheder med få ansatte, i alt 5,2 0,10% 0,2 0,10% 3,9 0,49% 0,49% Kommunaldirektørens område Gns. antal medarbejder Fravær i e pct Gns. fraværsdag e pr. Sygefrav medarb. ær i pct Gns. sygefravær sdage pr. medarb. Kort fravær sygdom (<= 14 dg) i pct. Langt fravær sygdom (> 14 dg) i pct. Gns. antal medarbejder Fravær i e pct Gns. fraværsdag e pr. Sygefrav medarb. ær i pct Gns. sygefravær sdage pr. medarb. Kort fravær sygdom (<= 14 dg) i pct. Langt fravær sygdom (> 14 dg) i pct. Kommunaldirektørens område i alt 94,9 2,59% 4,7 2,70% 4,9 2,19% 0,51% 88,3 4,10% 7,4 2,61% 4,7 1,78% 0,83% Direktionssekretariatet Direktionssekretariat Direktionssekretariat & HR 44,7 0,65% 1,1 1,78% 3,1 1,30% 0,48% 42,5 4,57% 7,8 2,25% 3,8 1,42% 0,83% Økonomisk sekretariat Budget, regnskab og analyse Budget, regnskab og analyse 22,0 4,26% 8,2 2,25% 4,3 2,25% 0,00% 23,5 5,55% 10,8 1,30% 2,5 1,30% 0,00% Økonomisk sekretariat Løn,opkrævning og bogholder Løn,opkrævning og bogholderi 21,6 4,66% 8,7 5,04% 9,4 3,87% 1,16% 22,3 1,68% 3,1 4,70% 8,8 2,96% 1,74% Økonomisk sekretariat Indkøb og Dataanalyse 5,8 2,95% 5,8 0,93% 1,9 0,93% Øvrige enheder med få ansatte, i alt 0,4 1,14% 2,3 1,14%

29 Udviklingsdirektørens område Gns. antal medarbejder Fravær i e pct Gns. fraværsdag e pr. Sygefrav medarb. ær i pct Gns. sygefravær sdage pr. medarb. Kort fravær sygdom (<= 14 dg) i pct. Langt fravær sygdom (> 14 dg) i pct. Gns. antal medarbejder Fravær i e pct Gns. fraværsdag e pr. Sygefrav medarb. ær i pct Gns. sygefravær sdage pr. medarb. Kort fravær sygdom (<= 14 dg) i pct. Langt fravær sygdom (> 14 dg) i pct. Udviklingsdirektørens område i alt 169,4 1,24% 2,1 4,42% 7,4 2,12% 2,29% 143,1 1,20% 2,3 3,47% 6,6 2,26% 1,21% Afd. for planlægning, kultur og natur Naturområdet 9,6 0,27% 0,5 4,28% 8,2 2,09% 2,18% 6,2 0,19% 0,4 0,93% 1,8 0,93% 0,00% Afd. for planlægning, kultur og natur Udviklingsafdelingen 12,7 0,32% 0,6 5,09% 9,7 1,87% 3,22% 16,8 0,36% 0,7 2,21% 4,2 2,21% 0,00% Erhvervs- og miljøafdelingen Erhvervs- og miljøafdeling Erhverv og miljø 30,9 2,37% 4,4 2,76% 5,1 2,40% 0,36% 31,7 2,01% 3,8 2,97% 5,6 2,37% 0,61% Sekretariat Sekretariat 13,8 0,08% 0,1 3,61% 6,9 2,19% 1,42% 11,5 0,13% 0,3 5,15% 10,1 1,47% 3,68% Vej- og ejendomsafdelingen Vej- og ejendomsafdeling Vej og ejendom 100,3 1,32% 2,0 5,26% 7,9 2,13% 3,13% 75,9 1,31% 2,5 3,94% 7,6 2,48% 1,46% Øvrige enheder med få ansatte, i alt 2,2 0,17% 0,3 0,17% 0,00% 1, Velfærdsdirektørens område Gns. antal medarbejder Fravær i e pct Gns. fraværsdag e pr. Sygefrav medarb. ær i pct Gns. sygefravær sdage pr. medarb. Kort fravær sygdom (<= 14 dg) i pct. Langt fravær sygdom (> 14 dg) i pct. Gns. antal medarbejder Fravær i e pct Gns. fraværsdag e pr. Sygefrav medarb. ær i pct Gns. sygefravær sdage pr. medarb. Kort fravær sygdom (<= 14 dg) i pct. Langt fravær sygdom (> 14 dg) i pct. Velfærdsdirektørens område i alt 107,8 1,85% 2,9 5,34% 8,4 2,39% 2,95% 122,4 1,89% 3,0 5,66% 9,1 2,53% 3,13% Skole- og dagtilbudsområdet Daginstitutionsafdeling Daginstitutioner. 8,1 0,18% 0,2 2,56% 3,2 2,56% 8,0 1,01% 1,3 5,23% 6,8 5,23% 0,00% Skole- og dagtilbudsområdet Skole- og dagtilbudsafdelingenskole- og dagtilbudsafdelingen 15,7 0,44% 0,8 2,27% 4,1 1,74% 0,53% 5,0 1,18% 2,2 1,56% 2,9 1,56% 0,00% Socialområdet Myndigheds og visitationsenhemyndigheds- og visitationsenheden 59,8 2,63% 4,4 3,28% 5,5 2,15% 1,13% 55,6 2,83% 5,1 5,99% 10,7 2,51% 3,48% Socialområdet Myndigheds og visitationsenhemyndighedsstab børn og unge 6,2 12,83% 24,1 1,70% 11,13% 6,0 10,14% 19,6 4,71% 5,44% Velfærdssekretariatet 5,8 1,09% 2,1 2,05% 4,0 2,05% 0,00% 6,0 2,71% 5,3 0,25% 0,5 0,25% 0,00% Øvrige enheder med få ansatte, i alt 12,2 1,60% 2,7 3,81% 6,4 0,91% 2,89% 41,8 0,00% - 1,80% 2,7 1,21% 0,60% Områdeudvalget for administration Områdeudvalg, Samlet Gns. antal medarbejder Fravær i e pct Gns. fraværsdag e pr. Sygefrav medarb. ær i pct Gns. sygefravær sdage pr. medarb. Kort fravær sygdom (<= 14 dg) i pct. Langt fravær sygdom (> 14 dg) i pct. Gns. antal medarbejder Fravær i e pct Gns. fraværsdag e pr. Sygefrav medarb. ær i pct Gns. sygefravær sdage pr. medarb. Kort fravær sygdom (<= 14 dg) i pct. 535,0 1,75% 3,0 3,95% 6,8 2,19% 1,76% 511,7 2,30% 4,2 4,33% 5,1 265,71% Langt fravær sygdom (> 14 dg) i pct. 1,95%

30 Seneste opdatering Afgrænsning i personkreds Fraværsstatistikkens definitioner og afgrænsninger Statistikken viser (øverst) datoen for seneste opdatering. Generelt vil nye oplysninger (= ny lønperiode) være tilgængelige omkring den 5./6. i måneden efter den måned, lønnen vedrører. Hvis datoen fx er 10/05/13 indeholder statistikken oplysninger til og med april. Hvis datoen fx er 03/10/13 indeholder statistikken oplysninger til og med august. I lønsystemet er alle personer, som Norddjurs Kommune udbetaler løn til (herunder fx honorar, vederlag, tabt arbejdsfortjeneste, lommepenge m.v.) indplaceret på en organisatorisk enhed i LOS. LOS afspejler kommunens organisatoriske struktur. Organisatoriske enheder med 5 personer eller færre vises ikke særskilt i fraværsstatistikken af hensyn til at undgå identifikation af enkeltpersoner. Disse små enheder (vises som tomme linjer) er slået sammen og vises som en sum med betegnelsen "Øvrige enheder med få ansatte". Som noget nyt er der i statistikken for 2014 for sammenligningens skyld også medtaget oplysninger for tilsvarende periode fra BEMÆRK at på områder, hvor der er sket organisationsændring, vil sammenligning af data fra hhv og 2013 sandsynligvis ikke give mening. Ikke alle personer er relevante i forhold til fraværsstatistikken. Følgende sorteringer er foretaget: - Kun personer, der er ansat under hhv. Kommunaldirektør-, Udviklingsdirektør-, Velfærdsdirektør- og Økonomidirektørområdet er medtaget. Dette medfører, at personer som Norddjurs Kommune er lønadministrerende for - fx DjursMad, Brand og Redning, RenoDjurs m.fl. - ikke er omfattet af statistikken. Yderligere afgrænsninger Aflønningsform: - Kun månedslønnede (forud/bagud) er omfattet af statistikken Medarbejderkreds: - Folkevalgte - Honorar/Vederlag - Tabt arbejdsfortjeneste - Efterindtægt af løn - Løntilskudspersoner er IKKE medtaget i statistikken Stillinger: - Tabt arbejdsfortjeneste - Familiepleje - Arbejdsdusør - Lommepenge/beklædning - Medhjælper - Kommunalbestyrelsesmedlem - Diæter er IKKE medtaget i statistikken Stillingskategorier: - Personlig hjælper - Handicapledsager er IKKE medtaget i statistikken

31 Beregning af gennemsnitligt antal medarbejdere Fravær Sygdom Beregning af fraværs- og sygefraværsprocent Beregning af gns. antal fraværs- hhv. sygefraværsdage pr. medarbejder Korttids- hhv. langtidsfravær vedr. sygdom Gennemsnittet er opgjort som det antal medarbejdere (jf. ovenstående begrænsninger), der er udbetalt løn til, i den periode statistikken dækker - divideret med antallet af måneder i perioden Følgende fraværsårsager er medtaget i statistikken: - Alvorligt sygt barn - Barsel - Barsel fædre - Barsel drypvis - Barsel delvis genoptaget arbejde - Barsel uden løn - Barsel udskudt - Graviditetsgener - Hjemmeboende barn syg - Nedsat tjeneste graviditetsgene - Omsorgsdage - Sygdom med 56-aftale Følgende fraværsårsager vedr. sygdom er medtaget i statistikken: - Arbejdsskade - Delvist syg - Nedsat tjeneste - Sygdom Begge fraværsprocenter er opgjort som det konstaterede fraværstimetal, jf. ovenstående fraværsårsager divideret med antal nærværstimer*. * Nærværstimer er planlagt normaltid fratrukket søgne- og helligdage. Gennemsnittet er opgjort som det faktiske antal fraværs- hhv. sygefraværstimer, der har været i den periode statistikken dækker - divideret med gns. antal medarbejdere - divideret med 7,4 Er opgjort som det konstaterede sygefravær i procent fordelt på varighed på hhv dage og derunder - 15 dage og derover

32 Bilag: 5.2. Vejledning i indberetning af fravær/refusion Udvalg: Områdeudvalg administrationen Mødedato: 05. december Kl. 12:30 Adgang: Åben Bilagsnr: /15

33 Vejledning til indberetning af fravær, så der sikres korrekt refusion. Opdateret den 6. december

34 Indhold Regler for refusion Generelle regler for indberetning af fravær og refusion Indberetning af fravær Skemaerne Fraværsarter og kombinationer Sygdom / Delvis Syg / Nedsat tjeneste Indberetning: Hvornår er du berettiget til refusion? Fleksjob Indberetning: Hvornår er du berettiget til refusion? Sygdom med 56-aftale Indberetning: Hvornår er du berettiget til refusion? Arbejdsskade / Nedsat tjeneste ved arbejdsskade Indberetning: Hvornår er du berettiget til refusion? Barsel / Graviditetsgener / Barsel uden løn Raskmelding Ferie under sygdom Godkendt ferie under sygdom Medarbejder bliver syg efter påbegyndt ferie og er syg i mere end 5 dage Beskæftigelseskrav, uarbejdsdygtighed og forlængelse Beskæftigelseskravet for lønmodtagere Over for arbejdsgiveren Over for kommunen Beskæftigelseskravet over for kommunen er opfyldt, hvis med-arbejderen: Uarbejdsdygtighed Hvor længe udbetales sygedagpenge? Fraværs- og nærværsarter Support og sparring

35 1. Regler for refusion I forbindelse med anmodning af refusion gælder der forskellige regler for, hvornår du som arbejdsgiver er refusionsberettiget. Derudover kan fraværstyper kun kombineres på helt bestemte måder, hvilket bliver beskrevet i denne vejledning. 1.2 Generelle regler for indberetning af fravær og refusion Indberetning af fravær HUSK ALTID AT INDBERETTE FRAVÆR LØBENDE ELLERS KAN DU MISTE REFUSION. Indberet altid med slutdato den så sikrer du dig, at refusionen ikke afsluttes for tidligt. Dette gælder også for nedsat tjeneste, såfremt der ikke er aftalt en plan ud i fremtiden for, hvordan arbejdstiden kommer til at blive. 3

36 2. Skemaerne Der dannes automatisk følgende skemaer efter indberetning af fravær: Sygdom, arbejdsskade, 56-aftale, fleksjob, nedsat tjeneste: Anmeldelse = DP201 Anmodning om dagpengerefusion = DP202 (dannes hver 30. dag) Barsel og graviditetsgener: Anmeldelse = DP401 Anmodning om dagpengerefusion = DP402 (dannes hver 30. dag) Når en dagpengesag bliver dannet, kan alle informationer ses i KMD Opus Rollebaseret Indgang under Mit Personale Fravær/nærvær Dagpengerefusion Sag pr. medarbejder. Du må ikke rette i oplysninger, da det kan medføre tab af refusion! Du har også mulighed for at få se-adgang til Det får du ved at skrive til Helpdesk via bestillingsportalen og bede om Ret til at se udbetalingsspecifikationer i VIRK og angive hvilket p-nr. det vedrører. Bogholderiet sørger for at indhente refusioner for alle institutioner/afdelinger i Norddjurs Kommune. 4

37 3. Fraværsarter og kombinationer 3.1 Sygdom / Delvis Syg / Nedsat tjeneste Indberetning: Ved indberetning af almindelig sygdom til systemerne skal du bruge følgende 3 indberetningskoder: Delvis sygdom (DS): Hvis en person tager hjem fra arbejde i løbet af dagen pga. sygdom indberettes dette som delvis sygdom til systemet. Delvis sygdom figurerer på lige fod med de andre fraværsarter i forhold til sygefraværsstatistikkerne, hvorfor det er vigtigt at indberette dette. Hvis personen forsat er syg næste dag, skal det resterende fravær indberettes med indberetningskoden sygdom (SY). Sygdom (SY): Hvis personen er syg på fuldtid bruges indberetningskoden sygdom. Ved almindelig sygdom indberettes altid slutdato til 31/ , hvis denne ikke er kendt. Nedsat tjeneste (NS): Hvis personen genoptager arbejdet delvist i forbindelse med sygdom bruges indberetningskoden nedsat tjeneste. Nedsat tjeneste skal indberettes til systemet fredag i indeværende uge eller senest mandag/tirsdag i efterfølgende uge. Det er vigtigt, at timerne er korrekte, så der ikke foretages korrektion på timerne senere, da dagpengekontoret i så fald skal kontaktes, ellers vil refusionen fejle. Hvis ikke der er aftalt en fast plan for nedsat tjeneste indberettes slutdato altid med 31/ fra efterfølgende uge Hvornår er du berettiget til refusion? Ved almindelig sygdom er du som arbejdsgiver sygedagpenge berettiget efter 30 sygedage, da du som arbejdsgiver selv betaler de første 30 sygedag uden at modtage refusion i henhold til sygedagpengeloven. Det er dog et krav, at beskæftigelseskravet er opfyldt. Der tages dog højde for 8 ugers reglen, hvilket betyder, at hvis medarbejderen har været ansat i Norddjurs Kommune under 8 uger, er arbejdsgiveren refusionsberettiget allerede fra første sygefraværsdag. I forbindelse med nedsat tjeneste tages der højde for 4 timers reglen. Det betyder, at der skal være mindst 4 timers fravær pr. arbejdsuge for at kunne få refusion. Reglen træder i kraft fra den første registrering af nedsat tjeneste. Vær opmærksom på uger med arbejdsfri på helligdage. Hvis der ligger en helligdag på en dag med planlagt nedsat tjeneste opfyldes 4 timers reglen ikke, medmindre personen er på arbejde. Dette er iht. sygedagpengeloven. Det betyder, at du ikke modtager dagpengerefusion, og hvis ikke 4 timers reglen opfyldes, starter en ny arbejdsgiverperiode. Eksempel: SY fra 5/3-25/4 herefter NS 2 timer hver mandag og torsdag (opfylder 4 timers reglen om minimum 4 timers fravær om ugen). 5

38 3.2. Fleksjob Indberetning: Indberetning af sygdom på en person med fleksjob indberettes til systemet med indberetningskoden sygdom (SY). Fraværet indberettes til systemet med det samme, og her gælder det ligeledes, at hvis ikke sidste sygefraværsdag er kendt, skal slutdato indberettes med 31/ Dette for at sikrer sagen ikke fejlagtigt afsluttes Hvornår er du berettiget til refusion? Hvis en medarbejder er ansat i et fleksjob, er man som arbejdsgiver berettiget til refusion fra første sygefravær så længe beskæftigelseskravet er opfyldt. 6

39 3.3 Sygdom med 56-aftale Indberetning: Indberetning af sygdom på en person med 56-aftale indberettes til systemet med indberetningskoden sygdom m/ 56-aftale (P56). Fraværet indberettes til systemet med det samme, og her gælder det ligeledes, at hvis ikke sidste sygefraværsdag er kendt, skal slutdato indberettes med 31/ Dette for at sikrer sagen ikke fejlagtigt afsluttes og for at undgå at miste refusion. Hvis personen er på nedsat tjeneste med en 56-aftale, skal fraværet indberettes med samme indberetningskode som en hel fraværsdag. Det eneste der blot skal gøres er, at registrere i hvilket tidsrum, hvori fraværet har været Hvornår er du berettiget til refusion? Hvis en medarbejder har en 56-aftale, er man som arbejdsgiver berettiget til refusion fra første sygefravær så længe beskæftigelseskravet er opfyldt. 7

40 3.4 Arbejdsskade / Nedsat tjeneste ved arbejdsskade Indberetning: Ved indberetning af arbejdsskade til systemerne skal du bruge følgende 2 indberetningskoder: Arbejdsskade (AS): Hvis personen er syg pga. af en arbejdsskade bruges indberetningskoden arbejdsskade. Hvis ikke sidste sygefraværsdag er kendt, indberettes altid slutdato til 31/ Nedsat tjeneste arbejdsskade (DAS): Hvis personen genoptager arbejdet delvist i forbindelse med en arbejdsskade bruges indberetningskoden nedsat tj. arbejdsskade. Nedsat tjeneste skal indberettes til systemet fredag i indeværende uge eller senest mandag/tirsdag i efterfølgende uge. Det er vigtigt at timerne er korrekte, så der ikke foretages korrektion på timerne efterfølgende, da dagpengekontoret i så fald skal kontaktes, hvorfor refusionen vil fejle. Hvis ikke der er aftalt en fast plan for nedsat tjeneste indberettes slutdato altid med 31/ fra efterfølgende uge Hvornår er du berettiget til refusion? Når en medarbejder kommer til skade i tjenesten, er du som arbejdsgiver sygedagpenge berettiget efter 30 sygedage, da du som arbejdsgiver selv betaler de første 30 sygedage uden at modtage refusion i henhold til sygedagpengeloven. Derudover er det dog et krav, at beskæftigelseskravet er opfyldt. Der tages dog højde for 8 ugers reglen, hvilket betyder, at hvis medarbejderen har været ansat i Norddjurs Kommune under 8 uger, er arbejdsgiveren refusionsberettiget allerede fra første sygefraværsdag. I forbindelse med nedsat tjeneste tages der højde for 4 timers reglen. Det betyder, at der skal være mindst 4 timers fravær pr. arbejdsuge for at kunne få refusion. Reglen træder i kraft fra den første registrering af nedsat tjeneste. Vær opmærksom på uger med arbejdsfri på helligdage. Hvis der ligger en helligdag på en dag med planlagt nedsat tjeneste opfyldes 4 timers reglen ikke, medmindre personen er på arbejde. Dette er iht. sygedagpengeloven. Det betyder, at du ikke modtager dagpengerefusion. Hvis ikke 4 timers reglen opfyldes starter en ny arbejdsgiverperiode. 8

41 3.5 Barsel / Graviditetsgener / Barsel uden løn Vejledning vedr. arbejdsgang for barsel/adoption 9

42 4. Raskmelding Du skal huske at raskmelde medarbejderen, når vedkommende kommer tilbage på arbejde igen. Såfremt at en medarbejder bliver raskmeldt, og der ikke er indberettet nedsat tjeneste samt at beskæftigelseskravet ikke længere er opfyldt, betragtes refusionssagen som afsluttet ved første dag med nærvær. Det betyder, at hvis medarbejderen har en dag med fuldt nærvær, og der ikke er en aftale om nedsat tjeneste starter en ny arbejdsgiverperiode For at sikre, at der ikke er medarbejdere, som er glemt at blive raskmeldte, anbefales det at du trækker nedenstående rapport én gang ugentligt: Fravær pr. dato (LPF173). Rapporten findes under Mit Personale Fravær/Nærvær Rapporter. Rapporten findes også under Tid og Tillæg Rapporter Fravær/nærvær Fravær pr. dato. Hvis vi glemmer at raskmelde en medarbejder, starter sagen op i NemRefusion med udskrivning af dagpengeskema, hvorefter at Dagpengekontoret/Udbetaling Danmark bliver adviseret, og går i gang med deres arbejdsprocesser. 10

43 5. Ferie under sygdom 5.1 Godkendt ferie under sygdom Indberetning af ferie under sygdom. Eksempel: Syg fra den 5/1 til 31/ ( anvendes, fordi sidste fraværsdato ikke kendes). Ferie fra den 9/2 til 22/2. 1. Sygdom indberettes med (SY) fra den 5/1 31/ Ferien indberettes med (FES/6FS) i perioden 9/2 22/ /1 31/ SY (Sygdom) 2. 9/2 22/2 FES/6FS Ferie godkendt under sygdom / 6. ferieuge godkendt under sygdom NB for Vagtplanbrugere: Indberet via Rollebaseret Indgang eller mail oplysningerne til din lønkonsulent. 11

44 5.2 Medarbejder bliver syg efter påbegyndt ferie og er syg i mere end 5 dage. Der er en karensperiode på 5 dage = planlagte arbejdsdage (EU afgørelse). 1. Medarbejderen har indmeldt sommerferie, som indberettes med (FE) 11/7 31/7. 2. Medarbejderen starter med ferie den 11/7 og bliver syg den 18/7. Medarbejderen kontakter arbejdspladsen og sygemelder sig (dette skal dokumenteres via lægeerklæring, som medarbejderen selv skal betale). Arbejdspladsen ændrer feriens slutdato til den 22/7 og indberetter (SY) fra den 23/ (obs. der er taget højde for karensperioden). 3. Samtidig indberetter arbejdspladsen (SRFK) fra den 18/7 22/7 (karensperiode), og der indberettes (SRFE) fra den 23/7 31/7 for at markere medarbejderens erstatningsferie /7 31/7 FE (Ferie) 2. 11/7-22/7 23/7 FE (Feri e) SY (Sygdom) /7-22/7 23/7 31/7 SRFK Sygdoms-ramt ferie ka rens SRFE Sygdoms-ramt ferie erstatning NB for Vagtplanbrugere: Indberet via Rollebaseret Indgang eller mail oplysningerne til din lønkonsulent. 12

45 6. Beskæftigelseskrav, uarbejdsdygtighed og forlængelse For at du kan få refusion, skal medarbejderen opfylde betingelserne for at få sygedagpenge. Hovedkravene er beskæftigelseskravet og kravet om uarbejdsdygtighed. 6.1 Beskæftigelseskravet for lønmodtagere Over for arbejdsgiveren Beskæftigelseskravet betyder, at du har pligt til at udbetale sygedagpenge, hvis medarbejderen har været ansat uafbrudt i de sidste otte uger. Medarbejderen skal i denne periode have arbejdet i mindst 74 timer Over for kommunen Hvis du udbetaler sygedagpenge eller løn under sygdommen, skal medarbejderen opfylde beskæftigelseskravet over for kommunen, for at du kan få refusion for sygedagpengene. 6.2 Beskæftigelseskravet over for kommunen er opfyldt, hvis medarbejderen: har været i arbejde eller tilknyttet arbejdsmarkedet i de sidste 26 uger før sygefraværet. I denne periode skal medarbejderen have arbejdet i mindst 240 timer er berettiget til arbejdsløshedsdagpenge eller en ydelse, der udbetales som erstatning for arbejdsløshedsdagpenge inden for den seneste måned har afsluttet en erhvervsmæssig uddannelse på mindst 18 måneder er lærling med lærekontrakt eller elev i lønnet praktik som led i en erhvervsfaglig uddannelse er ansat i fleksjob 6.3 Uarbejdsdygtighed Sygedagpenge udbetales ved hel eller delvis uarbejdsdygtighed pga. sygdom eller tilskadekomst. Sygedagpengene ophører den dag, medarbejderen igen er arbejdsdygtig, Dette gælder også, selvom medarbejderen ikke har meldt sig rask til sin arbejdsgiver. 6.4 Hvor længe udbetales sygedagpenge? Hvis medarbejderen ikke er omfattet af reglerne om forlængelse, vil medarbejderen efter 22 uger miste retten til sygedagpenge. Medarbejderen kan blive visiteret til et jobafklaringsforløb og få udbetalt ressourceforløbsydelse fra kommunen. 13

46 7. Fraværs- og nærværsarter Kode Fravær-/nærværsarter Anvendelse AS Arbejdsskade Når fraværet skyldes en arbejdsskade, der er anmeldt af arbejdsgiver. BA Barsel Barsel med løn. Vær opmærksom på, at der skal oprettes en barselssag, før der kan indberettes fravær. Dagpengeblanket DP401 BAF Barsel fædre/reg. partner Barsel med løn. Vær opmærksom på, at der skal oprettes en barselssag, før der kan indberettes fravær. Dagpengeblanket DP401. OBS: Denne fraværsart skal kun bruges BAF til de 2 ugers fædreorlov der ligger indenfor de første 14 uger af barselsforløbet. Efterfølgende uger skal indberettes som BA. BD BU under en md. med dp Barsel uden løn under en måned. Ved indberetning dannes der automatisk løntræk for fravær med startdato efter 1/ BG BGU Barsel delvis genoptagelse af arbejdet BU under en md. uden dp Denne bruges ved restbarsel som aftales løbende. Vær opmærksom på at det er fraværstimer, der skal registreres. Dagpengeblanket DP400A. Anbefales ikke benyt i stedet BGU Barsel uden løn - Ved indberetning dannes der automatisk løntræk for fravær med startdato efter 1/ Bruges ved fast aftale om afholdelse af resterende barsel. Vær opmærksom på, at det er fraværstimer, der skal registreres med denne fraværsart. Erstatter BG Barsel uden løn under en måned og uden ret til dagpenge. Der optjenes hverken pension eller ferie med løn for denne orlovstype. Ved indberetning dannes der automatisk løntræk for fravær med startdato efter 1/ BS Hjemmeboende barn syg Barns 1. og 2. sygedag. 14

47 BU Barsel uden løn Anbefales ikke. Erstattes af BUM Barsel uden løn over en måned. Vær opmærksom på, at der eventuelt skal oprettes pension uden løn ved lønkontoret. BUM BUD BU over en md. uden dp Barsel udskudt Ved perioder, der ikke dækker hele kalendermåneder, skal der beregnes løn ud fra nærværstimer i start- og/eller slutmåneden. Erstatter BU Barsel uden løn over en måned og uden ret til dagpenge. Der optjenes hverken pension eller ferie med løn for denne orlovstype. Barsel uden løn over en måned. Afholdelse af de 8-13 ugers barsel, der er mulighed for at udskyde. Dagpengeblanket DP400A. DAS DS Nedsat tjeneste arbejdsskade Delvist syg FE Ferietimer Ferie med løn. Ved perioder, der ikke dækker hele kalendermåneder, skal der beregnes løn ud fra nærværstimer i start- og/eller slutmåneden. Ved aftale med medarbejderen om delvis raskmelding i forbindelse med en arbejdsskade. Denne fraværsart kan med fordel indberettes med funktionen "gentagelse". Vær opmærksom på, at det er fraværstimer, der skal registreres med denne fraværsart. Benyttes hvis medarbejderen bliver syg i løbet af en arbejdsdag. Ved brug af denne fraværsart, nedskrives saldoen for ferie ifølge den automatiske rækkefølge. Eventuelle overførte ferietimer eller ferie fra tidligere arbejdsgiver anvendes automatisk først. FES Ferie godk. under sygdom Hvis der bliver afholdt ferie mens sygemeldingen endnu ikke er afsluttet, skal denne bruges. GG Graviditetsgener Vær opmærksom på, at der skal oprettes en barselssag, før der kan indberettes fravær. Dagpengeblanket

48 NS Nedsat tjeneste Ved aftale med medarbejderen om delvis raskmelding. Denne fraværsart kan med fordel indberettes med funktionen gentagelse. NSG Nedsat tjeneste - graviditetsgener Ved aftale med medarbejderen om delvis sygemelding på grund af graviditetsgener. Vær opmærksom på, at der skal oprettes en barselssag, før der kan indberettes fravær. Dagpengeblanket DP401. Denne fraværsart kan med fordel indberettes med funktionen gentagelse. SRFE Sygdomsramt ferie erstat Benyttes sammen med sygdom til at angive den del af den sygdomsramte ferie, der giver ret til erstatningsferie. SRFK Sygdomsramt ferie karens Benyttes sammen med ferie til at angive den del af den sygdomsramte ferie, der skal medregnes i karensperioden (normalt de 5 første sygedage) SY Sygdom Vær opmærksom på, at sygdom skal indberettes som løbende fravær (ikke enkeltdage) for at sikre korrekt refusion. SYB Alvorligt syg barn Benyttes ved barns indlæggelse, hvor Barselsloven 26 giver frihed. Dagpengeblanket DP480/DP480R). 16

49 8. Support og sparring Du kan altid få support og sparring ved at ringe til bogholderiet: Navn: Telefon Mail Irene Sørensen Marianne Vogel Nichlas K. Hansen Stephanie B. Sørensen