Nyhedsbrev om almene boliger og ledelse nr. 12, juni 2012

Transkript

1 Før Nyhedsbrev om almene boliger og ledelse I dette nyhedsbrev: Der er behov for en stærkere omkostningsstyring af de almene boligafdelingers udgifter på en række områder! Det peger SPJrådgivnings analyse af de almene boligafdelingers udgifter i perioden på. Om analysens resultater siger Søren Peter Hvidegaard Jensen: Jeg kan se, at flere af de udgifter, som er under stor indflydelse fra beboere og boligorganisation, er steget en del mere i perioden end priser og lønninger. Dertil kommer, at deres relative andel af de samlede udgifter er stigende. De variable og de ekstraordinære udgifter og henlæggelsernes relative andel af de samlede udgifter stiger således tilsammen med ca. 5 % point i perioden, medens nettokapitaludgifterne og offentlige og andre faste udgifters andel falder tilsvarende og udgør 53 % i Sammensætningen af udgifterne i 2010 pr. m 2 for en almen bolig - gennemsnit hele landet efter ibrugtagningsgår Ekstraordinære udgifter i alt Henlæggelser i alt Variable udgifter i alt Offentlige og andre faste udgifter i alt En højst relevant og spændende analyse, Bundgaard, Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter. siger afdelingschef Frank Ibrugtagelsesår Nettokapitaludgifter (beboerbetaling) Læs i artiklen om hvordan du får analysen tilsendt. Læs mere her - klik Det er tiden til at kvalificere arbejdet i de almene boligorganisationers bestyrelser med eksterne repræsentanter tag del i debatten på SPJrådgivnings gruppe på LinkedIn! Efter min opfattelse er det vigtigt, at beboerne stadig er kernen i bestyrelsesarbejdet og de skal forsat udgøre bestyrelsens flertal. Men jeg tror på, at de eksterne repræsentanter vil være en mulighed for dem at få tilført kompetencer og kvalificeret bestyrelsesarbejdet yderligere og give dem mere tryghed i arbejdet. Det er ikke en trussel mod beboerdemokratiet, tværtimod! siger Søren Peter Hvidegaard Jensen. Læs mere her - klik Effektiv Risikostyring Projekt effektiv håndværkerstyring og håndtering af skader SPJrådgivning har sammen med friis.dk lavet et koncept, der kan understøtte boligorganisationerne i at effektivisere anvendelsen af håndværkere og hjælpe med at optimere deres skadeshåndtering. Læs mere her - klik 1

2 Rådgivning til kommuner om den almene boligsektor abonnement og klippekort SPJrådgivning tilbyder en abonnementsordning om rådgivning om almene boliger specielt til kommuner. Som alternativ tilbydes en klippekortsordning Læs mere her - klik Gør boligorganisationens bestyrelsesarbejde effektivt og konstruktivt i! SPJrådgivning tilbyder et koncept for evaluering af bestyrelsesmøderne og værktøjer til at forbedring af bestyrelsens arbejde. Læs mere her - klik Deltag i debatter og meningsafstemninger på SPJrådgivnings gruppe på LinkedIn! Klik her og kom til gruppen Om SPJrådgivning Læs mere her - klik 2

3 Nyhedsbrev om almene boliger og ledelse Analyse af de almene boligafdelingers udgifter: Der er behov for en stærkere omkostningsstyring på en række områder! SPJrådgivning har gennemført en analyse af de almene boligafdelingers udgifter i perioden , med særligt fokus på de udgifter hvor beboerne og boligorganisationerne har påvirkningsmuligheder. Udviklingen i de samlede udgifter pr. m 2 for almene boligafdelinger, hele landet og vægtet indeks Udgifter, almene boliger Vægtet indeks Overordnet viser analysen, at de samlede udgifter for de almene boligafdelinger er steget markant mere end et vægtet indeks for lønninger og forbrugerpriser. I 2010 udgjorde de gennemsnitlige udgifter for en almen bolig 750 kr. pr. m 2 mod 551 kr. pr. m 2 i De samlede udgifter er således steget med 36 % i perioden mod 28 % i vægtet indeks (50 %) for lønninger i den private sektor og forbrugerpriser. Analysen konkluder, at der kan være behov for en stærkere omkostningsstyring af de konti, som beboere og boligorganisationer har indflydelse på. fra SPJrådgivning siger om baggrunden for denne konklusion, at Jeg kan se, at flere af de udgifter, som er under stor indflydelse fra beboere og boligorganisation, er steget en del mere i perioden end priser og lønninger. Dertil kommer, at deres relative andel af de samlede udgifter er stigende. De variable og de ekstraordinære udgifter og henlæggelsernes relative andel af de samlede udgifter stiger således tilsammen med ca. 5 % point i perioden, medens nettokapitaludgifterne og offentlige og andre faste udgifters andel falder tilsvarende og til 53 % i En højst relevant og spændende analyse siger afdelingschef i Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter, der er afdelingschef i Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter med bl.a. den almene boligsektor som ansvarsområde, siger om analysen: Vi finder i ministeriet analysen højst relevant og spændende. Vi har i Ministeriet netop igangsat et arbejde, der bl.a. har fokus på driften og de store effektiviseringspotentialer, der ligger her. I den forbindelse peger han på, at En forudsætning for at høste gevinster af effektiviseringer er en målrettet indsats i de enkelte boligorganisationer og her er en nøjere analyse af udgiftsniveauerne og af de lokale effektiviseringspotentialer nødvendig. Efterslæbet i vedligeholdelse og renoveringer er medvirkende til stigningerne I analysen peges der på, at efterslæbet i vedligeholdelse og renoveringer, som i 2006 blev 3

4 opgjort til mellem 59 mia. kr, og 163 mia. kr., er en medvirkende årsag til stigningerne. Det er bare ikke hele forklaringen. Efterslæbet påvirker henlæggelserne til de periodiske og planlagte vedligeholdelse (PPV) som i perioden steget ganske meget. I 2001 udgjorde henlæggelserne til PPV 8 % og er i 2010 steget til 12,7 % af de samlede udgifter, men det kan ikke alene forklare udviklingen. Udgifterne til den almindelige daglige vedligeholdelse risikerer at stige men jeg tror på at vi kan holde dem i ro siger direktør i en boligorganisation Efterslæbet kan have en påvirkning på den del af de variable udgifter der går til den almindelige daglige vedligeholdelse, men umiddelbart ser det ikke sådant ud. Disse udgifter udgjorde i ,4 % af de samlede udgifter og frem til 2007 udviklede sig mindre end lønninger og priser. Men herefter stiger de og i analysen nævnes det, at vedligeholdelsesudgifterne formentlig vil stige mere end priser og lønninger i de kommende år, ikke mindst fordi det tager lang tid at indhente vedligeholdelses- og renoveringsefterslæbet. Det er sandsynligt at de almindelige vedligeholdelsesomkostninger stiger meget i de kommende år, ikke mindst for de ældre afdelinger. For at modvirke at det løber løbsk, er det afgørende, at man søger at begrænse udgifterne til vedligeholdelse ikke ved at udsætte opgaverne, men ved en effektivisering af tilrettelæggelsen og gennemførelsen af vedligeholdelsesopgaverne. En mulighed kan være at udbyde de almindelige vedligeholdelsesopgaver sammen med opgaverne med istandsættelse ved fraflytninger i samlede entrepriser, der også omfatter tilrettelæggelse og styringen af opgaverne, siger, Det kan formentlig resultere i reduktion af udgifterne på % og aflaste de lokale medarbejdere for en del af deres opgaver., der er direktør for Boligkontoret Aarhus med ca almene boliger i Aarhus og omegn siger i den forbindelse: I analysen peges der på, at udgifterne til den almindelige vedligeholdelse kan stige i de kommende år p.g.a. vedligeholdelses- og renoveringsefterslæbet. Det er jeg ikke sikker på holder, tværtimod tror jeg det kan lykkes at holde dem i ro. Vi bliver i boligorganisationer stadig bedre til at planlægge og budgettere, og vores ejendomsfunktionærpersonale bliver stadig dygtigere til at forvalte opgaven. Udgifterne til den almindelige vedligeholdelse kan derfor holdes i ro, mens udgifterne til den planlagte og periodiske vedligeholdelse fortsat vil stige. Men vi skulle gerne samlet set være så effektive, at det ikke bliver uforholdsmæssigt dyrt, når vi skal fremtidssikre ejendommene. Udgifterne til renholdelse/ejendomsservice stiger markant uden produktivitetsstigninger? Søren Peter Hvidegaard Jensen peger desuden på et andet udgiftsområde under de variable udgifter, som der bør fokuseres på. Det er renholdelsen som bl.a. dækker udgifterne til afdelingens ejendomsservice. Der er for renholdelsesudgifterne tale om en meget stor stigning, som ligger markant over udviklingen i de samlede udgifter. Renholdelsesudgifterne er i høj grad bestemt af beboerne og hvad de beslutter omkring serviceniveau. Udgifterne til renholdelse udgør 10 % i 2010 af de samlede udgifter mod 9 % i 2001 og stigningen ligger især efter 2007, siger, Det tyder, sam- 4

5 men med at stigningerne ligger over stigninger i lønninger og priser, på en stigning i serviceniveauet og det ser ud til at være sket uden betydende produktivitetsstigninger. Det kan tyde på, at der her er noget, der skal ses nærmere på. Der er jo også indført nye teknologier og spørgsmålet er om man har fået noget ud af dem udover, at udgifterne er steget! Jeg kan ikke se andet end, at der er behov for at fokusere på ledelse på det lokale niveau, d.v.s. i afdelingerne, med en meget systematisk tilrettelæggelse af arbejdsopgaverne med plejeplaner etc. for afdelingerne, en konkurrenceudsættelse af nogle af opgaverne måske også med egentlige udliciteringer. Der er i hvert fald brug for at fokusere på at udgifterne ikke accelererer yderligere. har også fokus på nødvendigheden af at effektivisere og billiggøre udgifterne til renholdelse, men peger også på et særligt forhold omkring serviceniveauet: Væksten i renholdelsesudgifterne afspejler en af de almene boligers store fordele, nemlig at vi kan levere det høje serviceniveau, beboerne efterspørger. Men det gør det så meget desto vigtigere at være opmærksom på alle muligheder for at billiggøre og rationalisere området bl.a. ved at sikre, at vi får den rigtige pris på de ydelser, vi køber udefra, og ved at tage alle fordele hjem ved fx at digitalisere mange arbejdsgange. Administrationsudgifterne holder sig i ro Administrationsudgifterne, som dækker administrationsudgifter til boligorganisationen og revision, udgjorde i ,9 % af de samlede udgifter. De har i hele perioden ligget nogenlunde konstant og under det vægtede løn og prisindeks. siger herom: Det er meget mere positivt end jeg havde forventet og det viser at boligorganisationerne er dygtige til at optimere deres administrationer. Det ser ud til, at det er lykkedes at hæve produktiviteten i administrationen. Men når jeg peger på at det er mere positivt end jeg havde forventet, ja så er det udtryk for en smule bekymring, for de administrative opgaver, kravet til servicen og investeringerne i ny teknologi er vokset meget i de seneste år. Der skal fokus på begrænsning i forsikringsskaderne men der er også andet der er brug for fokus på siger forsikringsmægler Udgifterne til forsikringspræmier udgør efter analysen i 2010 kun 1,7 % af de samlede udgifter, men det skal ses i relation til at de er steget fra 1,4 % i 2001 og at stigningerne ligger over stigninger i priser og lønninger. I analysen peges der på, at forsikringspræmierne må forventes at stige betydeligt mere end priser og lønninger i de kommende år. Det skyldes at den generelle prisudvikling for ejendomsforsikringer er relativ høj, men også at flere boligorganisationer formentlig ikke har styr nok på deres skadesudvikling. Herom siger, at Boligorganisationerne for at begrænse stigningen i forsikringspræmierne målrettet må fokusere på at begrænse de såkaldte frekvensskader og udgifterne hertil. Derfor må skadeforebyggelse indgå i alle renoveringer og især må der sættes ind på at gennemføre selvstændige skadesforebyggende tiltag og man må sørge for straks at rette op på skader, således at de ikke udvikler sig og skaber nye skader. Og så må man også søge at begrænse udgifterne til skadesudbedringer. 5

6 , der er direktør hos forsikringsmægleren Willis I/S med ansvar for ejendoms området og dermed kunderne i den almene boligsektor, siger om analysens konklusioner om udviklingen i udgifter til forsikringer: Jeg er enig i konklusionerne i analysen m.h.t. den manglende effekt af skadeforebyggelse eller slet ingen forebyggelse i mange boligorganisationer og de økonomiske konsekvenser heraf. Han peger derudover på to andre væsentlige forhold, som får betydning for udviklingen udgifterne til forsikringer: Der er kommet væsentlig mere intelligens i boligafdelingerne. Det er især installation af styringssystemer og anden elektronik i kældre og andre steder, der er udsat for skader efter brand og hærværk. De samme skader medfører derfor større erstatninger - og udviklingen er accelereret i tiåret 2000 til Derudover er omfanget af klimaskader steget betydeligt og har påvirket forsikringsselskabernes generelle omkostningsniveau og det har smittet af på boligorganisationerne og deres forsikringspræmier. Boligorganisationernes type af ejendomme er nemlig meget eksponeret over fx. skybrud og tøbrud - og dertil kommer, at der et betydeligt efterslæb vedr. kloakrenovering i sektoren Flyt fokus til de mere nære udgifter i boligafdelingerne Spørgsmålet er, om man har været for fokuseret på, især fra beboerdemokratiets side, at begrænse administrationsudgifterne. Måske er det nu tiden at man flytter fokus og få mere styr på de mere nære udgifter i boligafdelingerne, nemlig renholdelsen, forsikringer og den almindelige vedligeholdelse. Og så fortsat sørge for at styrke henlæggelserne til den planlagte og periodiske vedligeholdelse. konstaterer, og fortsætter: I styringsrapporterne for de almene boligorganisationer og deres afdelinger og dermed styringsdialogen mellem boligorganisationen og kommunen indgår regnskabsoplysninger for henlæggelserne, men spørgsmålet er om ikke også oplysningerne om f.eks. den almindelige vedligeholdelse burde indgå. I hvert fald har jeg svært ved at se at det ikke er relevant at tage med i styringsdialogen. Og så slutter han af med at: For mig at se er der behov for at iværksætte tiltag, der kan få de samlede udgifter ind i en mere balanceret udvikling i f.h.t. udviklingen i lønninger og priser og dermed beboernes evne til at betale husleje, samtidigt med at man bevarer værdierne i form af veldrevne og velvedligeholdte ejendomme. Sådan får du tilsendt analysen Send en mail til analyse2012@spjraadgivning.dk hvis du ønsker analysen tilsendt som pdf-fil. Skriv analyse i emnefeltet. 6

7 Det er tiden til at kvalificere arbejdet i de almene boligorganisationers bestyrelser med eksterne repræsentanter tag del i debatten på SPJrådgivnings gruppe på LinkedIn! I Nyhedsbrev om almene boliger og ledelse nr. 11 skrev vi i forbindelse med sagen om Randersegnens Boligforenings ulovlige opførelse af ustøttede almene boliger og konkurs om det forhold, at bestyrelserne i boligorganisationerne skal forstå, at der hviler et stort ansvar på deres skuldre og at de har en personlig risiko, hvis ikke de gør deres arbejde ordentligt. I Randerssagen risikerer bestyrelsen at komme i klemme og i Randers Amtsavis kunne man den 7. april 2012 læse, at konkursboets to kuratorer nu varslede, at der kunne komme erstatningsager mod bl.a. boligorganisationens bestyrelse og den tidligere forretningsfører. Så risikoen er i allerhøjeste grad aktuel og viser, at det er nødvendigt at forholde sig til om bestyrelserne altid har de nødvendige kompetencer. Som jeg har peget på tidligere bør det være et krav, at der i bestyrelserne skal indgå 1-2 eksterne personer med særlige kompetencer. Det handler ikke om kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer, som man i øvrigt også havde i Randersegnens Boligforening, men derimod om personer, der har indsigt i og erfaring med virksomhedsdrift og bestyrelsesarbejde. siger: Efter min opfattelse er det vigtigt, at beboerne stadig er kernen i bestyrelsesarbejdet og de skal forsat udgøre bestyrelsens flertal. Men jeg tror på, at de eksterne repræsentanter vil være en mulighed for dem at få tilført kompetencer og kvalificeret bestyrelsesarbejdet yderligere og give dem mere tryghed i arbejdet. Det er ikke en trussel mod beboerdemokratiet, tværtimod! SPJrådgivning har lavet en gruppe på LinkedIn hvor man, bl.a. med udgangspunkt i artikler fra nyhedsbrevet, debatterer emner om den almene boligsektor. Gruppen er åben for alle, der har interesse for den almene boligsektor. I øjeblikket er der en debat om eksterne repræsentanter i boligorganisationers bestyrelser og der er en afstemning i gang om emnet. Du kan tilslutte dig gruppen ved at klikke på dette link: SPJrådgivning på LinkedIn 7

8 Effektiv Risikostyring Projekt effektiv håndværkerstyring og håndtering af skader SPJrådgivnings analyse af de almene boligafdelingers udgifter i perioden peger, som nævnt ovenfor på behovet for en effektivisering af bl.a. den almindelige vedligeholdelse, istandsættelser ved fraflytninger og håndtering af forsikringsskader og udbedring af dem. Sammen med har SPJrådgivning udviklet konceptet Effektiv Risikostyring, som vil understøtte boligorganisationer m.fl. med at etablere en mere effektiv håndværkerstyring og håndtere skader. Effektiv Risikostyring nytænker planlægnings-, styrings- og risikomodellerne ved at sætte fokus på at bl.a. at optimere af boligafdelingernes drift og driftsomkostninger, prioritere opgaverne, således at boligafdelingens driftspersonale i højere grad retter fokus på beboerrelaterede opgaver og at begrænse i henholdsvis antallet af frekvensskader og omkostninger til udbedring af disse. Konceptet aktiverer modeller for risikostyring i forbindelse med håndværkerstyring gennem en effektiv og rationel håndtering fra eksterne leverandører og en øgning af kvaliteten af de udførte håndværkerydelser. Ønsker I at vide mere om Effektiv Risikostyring kan I rekvirere en beskrivelse ved at sende en mail til risikostyring@spjraadgivning.dk. Skriv Risikostyring i emnefeltet. Rådgivning til kommuner om den almene boligsektor abonnement og klippekort SPJrådgivning tilbyder en abonnementsordning, der løber for tre eller 12 måneder ad gangen til kommuner. Kommuner der tegner abonnement vil i øvrigt få rabat på andre rådgivningsydelser fra SPJrådgivning. Som alternativ tilbydes en klippekortsordning, hvor der på forhånd købes et antal timer. Ved køb af min. 25 timer ydes der en rabat. Kontakt SPJrådgivning på spj@spjraadgivning.dk eller tlf , hvis I ønsker yderligere oplysninger om abonnements- og klippekortordningerne. 8

9 Gør boligorganisationens bestyrelsesarbejde effektivt og konstruktivt! Bestyrelserne i boligorganisationerne skal blive bedre til at arbejde med målsætninger og arbejde med strategisk ledelse. Mål- og rammestyring, som er det bærende element i styringsreformen, kræver netop at man arbejder strategisk og med målsætninger. Det er en stor udfordring for en bestyrelse at lære at arbejde strategisk - al begyndelse er svær men SPJrådgivning kan hjælpe med at starte processen og også rådgive i det videre forløb. Det handler også om God ledelse af almene boliger og i den forbindelse var der nedsat en tænketank af Boligselskabernes Landsforening og KL. Arbejdet resulterede i januar 2006 i udgivelsen af pjecen God ledelse af almene boliger. Heri peges der også på, at et væsentligt element i at udøve god ledelse er med jævne mellemrum at evaluere bestyrelsesarbejdet og bruge det til at udvikle og forbedre arbejdet. SPJrådgivning har udarbejdet et koncept for evaluering af bestyrelsesmøderne og værktøjer til forbedring af bestyrelsens arbejde. Konceptet har været anvendt i evalueringen af bestyrelsesmøderne i Bolig Hjørring og en række af de administrerede boligorganisationer. Som reference herfra kan der henvises til direktør Jens Ole Jørgensen, Bolig Hjørring, tlf eller joj@bolighjoerring.dk Kontakt Søren Peter Hvidegaard Jensen på tlf eller spj@spjraadgivning.dk hvis I er interesseret i et uforpligtende møde om konceptet og hvorledes det kan gennemføres hos jer. 9

10 Om SPJrådgivning SPJrådgivning udfører opgaver for kommuner vedr. den almene boligsektor om udlejning, drift, økonomi, beboerdemokrati etc. I den forbindelse rådgiver jeg også om tilrettelæggelse og gennemførelse af en effektiv mål- og rammestyringen i forbindelse med styringsreformen for den almene boligsektor boligorganisationernes bestyrelser og administrative ledelser om ledelsesmæssige forhold, strategisk udvikling, mål- og rammestyring etc. Derudover rådgiver jeg boligorganisationer i forbindelse med gennemførelse af konkrete projekter projektudviklere og andre, der samarbejder med almene boligorganisationer SPJrådgivning Lergravsvej 53, 2300 København S Telefon: spj@spjraadgivning.dk CVR-nr Bank: Lån & Spar, konto SPJrådgivning på LinkedIn, Klik her og kom til gruppen Tidligere nyhedsbreve findes på dette link: Nyhedsbreve 10