Ekstraordinært organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 3. december 2013, kl i Selskabslokalet, Store Hus

Transkript

1 Ekstraordinært organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 3. december 2013, kl i Selskabslokalet, Store Hus Til stede: Steen Jørgensen, Jan Lemser, Bitten Dufour, Jens Kirkegaard, Johannes Pleidrup, Jørgen B. Christensen, Lone Clausen, Per Møller Sørensen, Rauf Hasanzadeh, Ulla Loren Hansen, Vinnie Lyngskjold Fra administrationen: Ali Laroub, Jan Poulsen, Henning Bøgh Holtov Indholdsfortegnelse 1. Forretningsordenen for organisationsbestyrelsesmøde Revisionsprotokol... 3 Sager til beslutning Budget for fællesarrangementer i års jubilæum i Afdeling Syd arrangement og tilskud til finansiering... 4 Sager til orientering Udskillelse af institutionslejemål fra boligafdelingerne Overdragelse af varmedistributionsledninger habilitetsproblematik Næste møde Eventuelt /6

2 Bilag 1: Forretningsorden for organisationsbestyrelsen... 3 Bilag 2: Oplæg om 40 års dagen... 4 Bilag 3: Habilitet Avedøre Fjernvarme... 6 Bilag 4: Referat fra organisationsbestyrelsesmødet (efter repræsentantskabsmøde) /6

3 1. Forretningsordenen for organisationsbestyrelsesmøde Der er ikke foretaget ændringer i forretningsordenen siden den 27. maj Bilag 1: Forretningsorden for organisationsbestyrelsen at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 2. Revisionsprotokol Der har ikke været indførelser i revisionsprotokollen siden organisationsbestyrelsesmødet den 26. september at organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Sager til beslutning 3. Budget for fællesarrangementer i har med stor succes afholdt nytårskur i 2012 og Der er ligeledes med stor succes afholdt et eksternt fællesseminar. Der er imidlertid ikke afsat midler i organisationens driftsbudget til sådanne arrangementer. Vinnie Lyngskjold og Bitten Dufour har et ønske om at afholde nytårskur som en årlig begivenhed, og ønsker derfor, at organisationsbestyrelsen drøfter dette nærmere, og eventuelt træffer beslutning herom. Organisationens driftsbudget indeholder en budgetreserve på kr. i 2013 og kr. i En eventuel udgift til nytårskur afholdes af denne budgetreserve, som ellers er forudsat henlagt til arbejdskapitalen. Posten vil kunne budgetlægges fra budgetåret /6

4 at organisationsbestyrelsen drøfter budget og udgift for fællesarrangementer, og træffer nærmere beslutning herom. Organisationsbestyrelsen besluttede, at udgifter til fællesarrangement i 2014 afholdes af organisationens driftsbudget, og dermed af budgetreserven. For 2015 medtages posten i organisationens budget. Budgetrammen blev besluttet til kr års jubilæum i Afdeling Syd arrangement og tilskud til finansiering Afdelingsbestyrelsen i Afdeling Syd har drøftet muligheder for at markere afdelingens 40 års jubilæum. Idéen er at afholde et arrangement omkring den 1. juni Afdelingsbestyrelsen i Afdeling Syd har besluttet at søge organisationsbestyrelsen om midler til et større arrangement. Tanken er, at afdeling Store Hus og afdeling Nord ligeledes kan søge om midler til deres kommende 40 års jubilæum. Denne række af arrangementer skal kunne fastholde og udvikle en positiv fortælling om Stationsbyen samlet set, og kan ses som et led i en løbende markedsføring og imagepleje. Et foreløbigt budget er vurderet til at ligge på en halv million kr. og derudover et tilsvarende afsætningsbeløb til de to følgende arrangementer i afdeling Store Hus og afdeling Nord. Afdelingsformand Jan Lemser vil på mødet kunne orientere yderligere om afdelingens overvejelser. Der vedlægges endvidere notat fra afdelingen til yderligere belysning. Der søges om tilskud fra organisationen til finansiering. Et tilskud skal i givet fald afholdes af organisationens arbejdskapital. Det kan oplyses, at organisationens arbejdskapital ultimo 2012 udgjorde kr. Der er endvidere særlige henlæggelser i afdelingerne til imagekampagne. Disse forventes at udgøre kr. for Afdeling Syd, kr. for afdeling Store Hus og kr. for afdeling Nord ved regnskabsafslutningen Bilag 2: Oplæg om 40 års dagen at organisationsbestyrelsen drøfter arrangement og finansiering af 40 års jubilæum i afdelingerne, og træffer beslutning om eventuelt tilskud fra organisationens arbejdskapital. 4/6

5 Organisationsbestyrelsen besluttede foreløbigt en budgetramme på kr. til hvert jubilæum i de kommende år. Udgifter afholdes af organisationens arbejdskapital. Der blev besluttet en budgetramme på kr. til jubilæum i afdeling syd i Når arrangement er afholdt og evalueret, træffes nærmere beslutning om budgetramme for de øvrige afdelinger. Afdelingsbestyrelserne skal fra Afdeling Syd holdes orienteret om projektets udvikling. Det endelige projektforslag skal godkendes af alle afdelingsbestyrelser, hvorefter budgetrammen på kr. kan udløses. Sager til orientering 5. Udskillelse af institutionslejemål fra boligafdelingerne Organisationsbestyrelsen blev på mødet den 26. september 2013 orienteret om, at sagen er afsluttet den 7. juni 2013 med et samlet advokatsalær på kr. Der var imidlertid ikke medtaget slutafregning fra KAB s juraområde for assistance i sagen. Denne er modtaget ultimo oktober og udgør kr. De samlede omkostninger i sagen udgør således kr., hvilket ligger inden for den aftalte ramme. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 6. Overdragelse af varmedistributionsledninger habilitetsproblematik Organisationsbestyrelsen blev på mødet den 26. september 2013 orienteret om sagens forløb, og om at der nu foreligger udkast til deklaration og overdragelsesaftale, som der forventes at kunne opnås enighed om. Organisationsbestyrelsen tog denne orientering til efterretning og godkendte, at den formelle overdragelse iværksættes, og at der samtidig søges indgået en drifts- og samarbejdsaftale mellem EBO Consult A/S og boligafdelingerne. 5/6

6 Dokumentudkast er fremsendt til EBO Consult A/S i begyndelsen af oktober 2013 og det er derfra oplyst, at sagen vil blive behandlet på et bestyrelsesmøde i Avedøre Fjernvarme ultimo november Til brug for organisationsbestyrelsens behandling af sagen på mødet den 26. september 2013 var udsendt et notat om habilitetsproblematik vedrørende bestyrelsesposter i Avedøre Fjernvarme og. Notat vedlægges på ny som bilag. Endvidere vedlægges på ny referat fra organisationsbestyrelsesmødet (efter repræsentantskabsmøde) den 30. maj Afdelingsformændene har ønsket igen at drøfte habilitetsproblematikken på dette organisationsbestyrelsesmøde. Bilag 3: Habilitet Avedøre Fjernvarme Bilag 4: Referat fra organisationsbestyrelsesmødet (efter repræsentantskabsmøde) at organisationsbestyrelsen atter drøfter habilitetsproblematikken. Der var en lang og god drøftelse af habilitetsproblematikken, hvorefter der var enighed om, at afdelingernes repræsentanter i Avedøre Fjernvarme fremover sørger for orientering til afdelingsbestyrelserne. 7. Næste møde Organisationsbestyrelsesmøde i Afdeling Syd, tirsdag den 27. maj 2014 kl Repræsentantskabsmøde i Afdeling Syd, onsdag den 28. maj 2014 kl Eventuelt Intet. 6/6