Organisationsbestyrelsen: torsdag den 7. februar 2013, kl i selskabslokalerne, Store Hus, Sadelmagerporten 2, Hvidovre

Transkript

1 Referat Organisationsbestyrelsesmøde torsdag den 7. februar 2013, kl i selskabslokalerne, Store Hus, Sadelmagerporten 2, Hvidovre Organisationsbestyrelsen: Steen Jørgensen, Jan Lemser, Bjørn Petersen, Erik Christiansen, Pernille Falcon, Søren Hvas, Jørgen Brangstrup, Johannes Pleidrup Afbud: Bitten Dufour, Søren Østergaard Ikke mødt: Irma Svenningsen Fra KAB: Gæst: Ali Laroub, Jan Poulsen, Henrik Bjørn Hansen, Rolf Andersson, Henning Holtov Advokat Janne Vejlesby, Kammeradvokaten (punkt 4) Indholdsfortegnelse 1. Forretningsorden for organisationsbestyrelsen Referater fra organisationsbestyrelsesmødet den 26. september 2012 og ekstraordinært organisationsbestyrelsesmøde den 25. oktober Revisionsprotokollat... 3 Sager til beslutning Udskillelse af institutionslejemål fra boligafdelingerne Avedøre Stationsby Nord, Byggelegepladsen Regnbuen istandsættelse Børneinstitutionen Ræven anden anvendelse/opsigelse Samarbejdsrelationer og Hvidovre Kommune om udlejningsaftale og institutionslejemål m.v Sager til orientering /11

2 8. AAU-studerende semesterprojekt-rapport Avedøre Stationsby Styringsdialog og fællesmøde Grundkapitalen nedsat fra 14 til 10 procent Næste møde Eventuelt Bilag 1: Forretningsorden for organisationsbestyrelsen... 3 Bilag 2: Procesplan samt bilag... 4 Bilag 3: Brev fra advokatfirmaet Poul Schmith angående procesplan, tidsplan og honoraroverslag... 4 Bilag 4: Brev fra Hvidovre Kommune angående anvendelse af Rævens lokaler... 7 Bilag 5: Anvisningsaftale mellem Hvidovre Kommune og... 9 Bilag 6: Administrativ samarbejdsaftale mellem Hvidovre Kommune og KAB... 9 Bilag 7: Kriterier for anvisning af bolig... 9 Bilag 8: Referat fra styringsdialogmøde Bilag 9: Referater fra fællesmøde /11

3 1. Forretningsorden for organisationsbestyrelsen Der er ikke foretaget ændringer i forretningsordenen siden den 27. maj Bilag 1: Forretningsorden for organisationsbestyrelsen at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 2. Referater fra organisationsbestyrelsesmødet den 26. september 2012 og ekstraordinært organisationsbestyrelsesmøde den 25. oktober 2012 Referat fra organisationsbestyrelsesmøde afholdt den 26. september 2012 er udsendt den 10. oktober Referat fra ekstraordinært organisationsbestyrelsesmøde den 25. oktober 2012 er udsendt den 1. november at referaterne godkendes og efterfølgende underskrives af formanden. Organisationsbestyrelsen godkendte referaterne, som efterfølgende blev underskrevet af formanden. 3. Revisionsprotokollat Der har ikke været indføjelser i revisionsprotokollen siden organisationsbestyrelsesmødet den 30. maj at organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog revisionsprotokollen til efterretning. 3/11

4 Sager til beslutning 4. Udskillelse af institutionslejemål fra boligafdelingerne Organisationsbestyrelsen besluttede på organisationsbestyrelsesmødet den 30. maj 2012 at acceptere tilbud fra advokat Janne Vejlesby fra Kammeradvokaten på udarbejdelse af procesdokument/forundersøgelse. De samlede omkostninger, herunder eventuelle omkostninger til tinglysningsoplysninger og landinspektør m.v., aftaltes godkendt af forretningsføreren, indenfor en nærmere aftalt ramme. Sagen omhandler eventuel udskillelse af institutionslejemål fra de to afdelinger Avedøre Stationsby Syd og Avedøre Stationsby Nord. Afdeling Avedøre Stationsby Syd Viben børneinstitution, Bødkerporten 8, 2650 Hvidovre Mågen børneinstitution, Karetmagerporten 8, 2650 Hvidovre Lægecenter (tidligere børneinstitution), Trædrejerporten 8, 2650 Hvidovre Avedøre Stationsby Nord Byggelegepladsen Regnbuen, Avedøre Tværvej 5, 2650 Hvidovre Det er organisationens ønske, at disse lejemål udskilles og fremover eksisterer som selvstændige almene afdelinger under boligorganisationen. Advokat Janne Vejlesby har udarbejdet Procesplan for tilvejebringelse af beslutningsgrundlag for udskillelse. af 12. november Procesplanen opridser og uddyber de fokusområder, som advokatfirmaet mener i første omgang bør afdækkes, med henblik på at afklare og tilvejebringe et beslutningsgrundlag for at gå videre med projektet. Advokat Janne Vejlesby har ved brev af den 7. januar 2013 fremsendt Procesplan samt tidsplan og honoraroverslag for udskillelse af institutionslejemål. Det skal bemærkes, at der er tale om et forsigtigt og foreløbigt bud på en tidsplan og honoraroverslag, idet de fokusområder, der er påpeget i procesplanen, endnu ikke er fuldt ud belyste. Det er aftalt med advokat Janne Vejlesby, at hun deltager i organisationsbestyrelsesmødet med henblik på en præsentation af procesplanen og uddybning af de enkelte faser samt den foreløbige tidsplan og honoraroverslag. Bilag 2: Procesplan samt bilag Bilag 3: Brev fra advokatfirmaet Poul Schmith angående procesplan, tidsplan og honoraroverslag 4/11

5 at organisationsbestyrelsen drøfter sagen og træffer beslutning om det videre forløb. Organisationsbestyrelsen besluttede at nedsætte en arbejdsgruppe med henblik på at udarbejde en plan for det videre forløb i sagen. Formålet er at beskytte beboerne bedst muligt mod påvirkning fra eventuelt lejetab fra institutionslejemål. Arbejdsgruppen består af: Organisationsbestyrelsesmedlemmerne Steen Jørgensen, Søren Hvas, Johannes Pleidrup, ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen og forretningsfører Henning Holtov. Der indkaldes herudover juridisk bistand i nødvendigt omfang. KAB indkalder arbejdsgruppen til et første møde snarest muligt. 5. Avedøre Stationsby Nord, Byggelegepladsen Regnbuen istandsættelse Bygningen bærer præg af mange års slid og en absolut minimal vedligeholdelse. Indvendig vedligeholdelse såvel som udvendig vedligeholdelse påhviler Regnbuen/Hvidovre Kommune i henhold til nuværende lejekontrakt fra For at sikre, at bygningens samlede tilstand var tilstrækkeligt belyst, blev der i august 2010 udarbejdet en tilstandsrapport af arkitekt Ebbe T. Høyer. Med udgangspunkt i denne rapport er der udarbejdet budget over de nødvendige arbejder, der skal foretages for dels at afhjælpe de arbejdsmiljømæssige krav og dels bringe bygningen i forsvarlig stand. Der har de sidste par år været afholdt en lang række møder mellem Hvidovre Kommune og, afdeling Nord med det formål at indgå aftale om istandsættelse af bygningen og finansieringen heraf, og i samme forbindelse eventuel indgåelse af ny lejeaftale. Hvidovre Kommune har flere gange under forhandlingerne ændret holdning, hvorfor indgåelse af aftale har været længe undervejs. I forbindelse med forhandlingerne har kommunen forespurgt om muligheden for at gøre en eventuel ny lejeaftale uopsigelig i en periode på for eksempel 5-10 år. Organisationsbestyrelsen besluttede den 25. oktober 2012, at en ny lejeaftale med Hvidovre Kommune/Regnbuen kunne gøres uopsigelig for lejer og udlejer i mindst 10 år betinget af, at det var til brug for byggelegepladsen. 5/11

6 Hvidovre Kommune har dog endelig ved udgangen af 2012 meddelt, at kommunen ønsker selv at forestå istandsættelsesarbejdet og afholde udgifterne hertil. Dermed bortfalder behovet for indgåelse af ny lejeaftale, og den eksisterende lejeaftale fortsætter uændret. Hvidovre Kommune påtænker at igangsætte istandsættelsesarbejderne i marts Arbejderne udføres i henhold til tilstandsrapport udarbejdet af arkitekt Ebbe T. Høyer. Det lokale ejendomskontor vil med den nødvendige bistand fra arkitekten følge sagens gennemførelse. Udover selve bygningen findes på grunden en mindre garage. Denne er i arkitektens tilstandsrapport foreslået nedrevet og en ny genopført. Da garagen ikke anvendes, og der ikke er behov for en ny, har Hvidovre Kommune forespurgt, om kan godkende, at garagen ikke genopføres. Kommunen ønsker i stedet at anvende midlerne til en nødvendig renovering af afløbs- og kloakinstallationen. Kloakarbejder er ikke medtaget i tilstandsrapporten. Det skal bemærkes, at der på ejendommen er tinglyst en nedrivningsdeklaration, hvorefter bygningerne skal nedrives og fjernes med tre måneders varsel og uden udgift for Hvidovre Kommune, når kommunalbestyrelsen måtte ønske det. Endvidere fremgår det af lejekontrakten, at ved lejemålets eventuelle ophør tilbageleveres ejendommen i den vedligeholdelsestilstand, som den på dette tidspunkt er og forefindes i. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning og endvidere træffer beslutning om, hvorvidt det kan godkendes, at garagebygning ikke genopføres. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning og besluttede at godkende, at garagen ikke genopføres, men at midlerne i stedet anvendes til kloakrenovering. Afdeling Nord har ligeledes godkendt dette. 6. Børneinstitutionen Ræven anden anvendelse/opsigelse Organisationsbestyrelsen blev på mødet den 30. maj 2012 orienteret om, at Hvidovre Kommunalbestyrelse på mødet den 27. marts 2012 besluttede at nedlægge institutionen Ræven, og at kommunen ønskede at indlede forhandlinger med om opsigelse af lejemålet. Lejemålet er ifølge kontrakten uopsigeligt indtil den 1. april Hvidovre Kommune har i 2012 inviteret til møder med henblik på drøftelse af kommunens ønske om opsigelse af lejemålet. KAB har deltaget heri, og der er drøftet nærmere retningslinjer for, hvordan der kunne udarbejdes beskrivelse af forskellige scenarier i forhold til kom- 6/11

7 munens ønske om opsigelse. Herunder også forslag til, hvordan kommunen kunne yde økonomisk kompensation til for en opsigelse før kontraktudløb. Det har været hensigten, at scenarierne skal indgå i eventuelle forhandlinger mellem Avedøre Boligselskab og Hvidovre Kommune om opsigelse af kontrakten før uopsigelighedsperiodens udløb. Hvidovre Kommune har i januar 2013 oplyst, at situationen nu er forandret. Det har vist sig, at kommunen har et reelt behov for lokalerne, og kommunen ønsker derfor primært at undersøge, om der er mulighed for at fortsætte lejemålet, dog med en anden anvendelse. En ændret anvendelse kan aftales ved et tillæg til den gældende lejeaftale. Dette skal ikke godkendes af långiver, Nykredit, men kan alene besluttes af udlejer. Hvidovre Kommune har den 29. januar 2013 fremsendt brev med anmodning om boligselskabets godkendelse af en ændret anvendelse. Kommunen ønsker at anvende lokalerne til Ungekontakten en kombineret administrativ og pædagogisk enhed som i dag holder til i Bødkerporten 1 (SALUS). Dette gældende fra maj Ønsket er uddybende beskrevet i brevet tillige med alternative scenarier, som kan indgå i eventuelle forhandlinger mellem og Hvidovre Kommune, om en opsigelse af lejeaftalen før udløb. Dette dog kun tænkt som et alternativ, ifald der ikke kan godkendes anden anvendelse af lokalerne. Hvidovre Kommunes brev vedlægges som bilag. Bilag 4: Brev fra Hvidovre Kommune angående anvendelse af Rævens lokaler at organisationsbestyrelsen drøfter sagen og herunder træffer beslutning om eventuel godkendelse af en ændret anvendelse af lejemålet eller alternativt eventuelt nedsætter et forhandlingsudvalg til sagens videre forløb. Organisationsbestyrelsen besluttede ikke at godkende en ændret anvendelse af lejemålet. Organisationsbestyrelsen ønskede forinden en samarbejdsdrøftelse med Hvidovre Kommune, herunder drøftelse om institutionslejemål, skole, biblioteksbygning og bypark m.v. Endvidere ønskes visionsseminar/konference afholdt snarest muligt. KAB udarbejder revideret oplæg til dette seminar. 7/11

8 7. Samarbejdsrelationer og Hvidovre Kommune om udlejningsaftale og institutionslejemål m.v. På mødet den 26. september 2012 besluttede organisationsbestyrelsen, at der på mødet i februar 2013 skal indledes drøftelser omkring samarbejdsrelationer mellem og Hvidovre Kommune, herunder om udlejningsaftale, institutionslejemål og økonomi m.v. Til brug herfor vedlægges efter aftale med formand Steen Jørgensen kopi af gældende anvisningsaftale mellem Hvidovre Kommune og, administrativ samarbejdsaftale mellem Hvidovre Kommune og KAB om anvisningsaftalen for afdelingerne i Avedøre Boligselskab og Hvidovre Kommunes Kriterier for anvisning af bolig. Anvisningsaftalen udløber den 31. december Aftalen blev indgået for en 3-årig periode med henvisning til det forestående kommunalvalg i Anvisningsaftalen medførte følgende nye tiltag: Antallet af særligt anviste unge i hybler og ungdomsboliger må højest være 10 i hver afdeling. Hvidovre Kommune deltager sammen med ejendomsledere fra og KAB i en arbejdsgruppe for at styrke samarbejdet mellem parterne. Oprettelse/oplysning om direkte kontaktpersoner i boligområdet i Hvidovre Kommune, hvortil boligselskabets personale kan rette henvendelse i beboersager. KAB tilbyder hjælp til markedsføringsinitiativer, såfremt Hvidovre Kommune får udlejningsproblemer. Den nedsatte arbejdsgruppe har afholdt ni møder, og næste møde er aftalt til den 8. februar Arbejdsgruppen har behandlet følgende emner: Formidling af diverse informationsmateriale mellem kommune og boligselskab (bl.a. handicap- og ældreegnede boliger, hybler og ungdomsboliger, afdelingerne og ejendomskontorerne). Udlejningstiltag, brug af forskellige medier, annoncering. Fremvisning af boliger, og materiale til ansøgere. Tomme boliger istandsættelsesniveau, og syn af boliger. Udviklingen i antallet af ledige boliger. 8/11

9 Det skal bemærkes, at antallet af ledige familieboliger samlet set har udgjort ca. 20 i den seneste 3-4 måneders periode. I den førliggende halvårsperiode var tallet omkring Bilag 5: Anvisningsaftale mellem Hvidovre Kommune og Bilag 6: Administrativ samarbejdsaftale mellem Hvidovre Kommune og KAB Bilag 7: Kriterier for anvisning af bolig at organisationsbestyrelsen træffer beslutning om det videre forløb, herunder om eventuelt nedsættelse af udvalg samt evaluering m.v. Organisationsbestyrelsen besluttede at nedsætte en arbejdsgruppe bestående af to repræsentanter fra hver afdeling samt udlejningschef og forretningsfører fra KAB. Arbejdsgruppen skal bearbejde oplæg til ny udlejnings-/anvisningsaftale. Hver afdeling udpeger sine repræsentanter og oplyser disse til forretningsføreren senest den 1. april KAB udarbejder, til brug for arbejdsgruppen, notat om udlejningsregler/-former, aftalemuligheder samt fordele/ulemper ved nugældende aftale contra en eventuel ny aftale. Notatet ønskes klart omkring den 1. april 2013, således at første møde kan aftales snarest herefter. Sager til orientering 8. AAU-studerende semesterprojekt-rapport Avedøre Stationsby KAB har siden oktober 2012 haft kontakt med en gruppe studerende fra Aalborg Universitets afdeling i København (By-, Energi- og Miljøplanlægning). Gruppen af studerende (Landinspektører og By-, Miljø- og Energiingeniører) har henover efteråret arbejdet med et projekt om fremtidige muligheder i Avedøre Stationsby. De studerende har oplyst, at de gerne vil stille deres arbejde til rådighed, såfremt det måtte have interesse for organisationsbestyrelsen. Det kunne være i form af den udarbejdede rapport eller eventuelt ved deltagelse i et møde eller seminar på et senere tidspunkt. 9/11

10 De studerende har som eksamensbesvarelse på 3. semester udarbejdet en rapport med temaet Byernes planlægning og arealforvaltning (122 sider). Rapporten kan eftersendes til de bestyrelsesmedlemmer, der måtte ønske det. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Det blev aftalt, at rapporten udsendes via mail til samtlige organisationsbestyrelsesmedlemmer. 9. Styringsdialog og fællesmøde 2012 Den endelige styringsrapport samt bestyrelsens ønsker til dagsordenspunkter blev fremsendt til Hvidovre Kommune den 18. juni Styringsdialogmøde blev herefter afholdt i Hvidovre Kommune den 8. november I mødet deltog: Steen Jørgensen, Jørgen Brangstrup og Bitten Dufour, Henning B. Holtov, KAB. Fra Hvidovre Kommune deltog: Margit Halberg, borgercenterchef, Helga Jørgensen, afdelingsleder, Jens Schelde, arkitekt, Teknisk Forvaltning, Tom A. Rasmussen, konsulent, Juridisk tilsyn. Referat af dialogmøde er modtaget medio januar 2013 og er fremsendt til mødedeltagerne. Der afholdtes fællesmøde med de almene boligselskaber i Hvidovre Kommune den 5. december Referat af fællesmødet er ligeledes modtaget medio januar Til organisationsbestyrelsens orientering vedlægges referaterne som bilag. Bilag 8: Referat fra styringsdialogmøde Bilag 9: Referater fra fællesmøde at organisationsbestyrelsen eventuelt drøfter mødets forløb og tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 10/11

11 10. Grundkapitalen nedsat fra 14 til 10 procent Folketinget har nu vedtaget en nedsættelse af den kommunale grundkapital fra 14 til 10 procent for almene boliger. Loven træder i kraft den 1. december 2012 og gælder for støttetilsagn til almene boliger, der er givet eller gives i perioden 1. juli 2012 til og med 31. december Kommunerne og regeringen indgik i juni 2012 den årlige aftale. Kommunerne og regeringen blev her enige om at understøtte kommunernes muligheder for at føre en aktiv boligpolitik. Landsbyggefonden forestår udlån af grundkapitallån til offentligt støttet byggeri, hvor almene boligorganisationer er bygherrer. Den lavere grundkapital kan gøre det lettere at bygge i disse år, hvor der er lavkonjunktur, for da er byggeomkostninger og grundpriser lavere. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 11. Næste møde Organisationsbestyrelsesmøde Onsdag den 29. maj, kl i afdeling Syd Torsdag den 30. maj, efter repræsentantskabsmødet Regnskabsmøde Valgmøde Repræsentantskabsmøde Torsdag den 30. maj, kl i afdeling Syd Bjørn Petersen meldte afbud til organisationsbestyrelsesmødet den 29. maj Eventuelt Henrik Bjørn Hansen gjorde opmærksom på, at afdeling Syd har 40 års jubilæum den 1. december 2013 (første indflytning). 11/11