Kom i FORM erfaringer fra Ballerup Kommune

Transkript

1 Kom i FORM erfaringer fra Ballerup Kommune Konference om standarder i Odense den 15. juni 2011 v/chefkonsulent Rita Lützhøft

2 Budskaber FORM når vi laver ny organisation Forretningsbeskrivelse hvem laver hvad? It-understøttelse og overvejelser i forhold til It-arkitektur 2

3 Administrativ reorganisering i forbindelse med besparelser Baggrund ny administrativ struktur pr. 1. september 2011 En klar og entydig organisation, der bidrager til effektivisering Færre og større enheder og færre indgange for de decentrale enheder 3

4 Brug af FORM til beskrivelse af opgaver Beslutning i chefgruppen om at bruge FORM til at beskrive opgaver i den ny administrative organisation Fordele ved at bruge FORM: Godt overblik over opgavesammenhængen inden for en afdeling både for lederen og for medarbejderne Overblik over hvor der er opgavesnitflader på tværs af flere afdelinger Grundlag for at benchmarke meningsfyldt med andre kommuner Overblik over hvem der løser hvilke opgaver, også i forhold til omstillingen, telefonbog, kompetencekatalog Lette administration, nemmere at flytte rundt på ting (opgaver mere stabile) + Grundlag for fremtidig automatisering 4

5 FORM som grundlag for forretningsbeskrivelse Erfaringer på egen krop: Hvordan dokumenterer man hvad et it-center laver? FORM tjenester på SR, SK og UD giver et godt overblik og skærper opmærksomheden på strategi, kontrol og overvågning Har måske betydet at it-center har kunnet fortsætte som selvstændigt center i ny organisering! 5

6 Eksempel på hvem laver hvad It-centret opgaver beskrevet vha. FORM SR Politikudvikling for it-området Dannelse af politikker for it-området SR Fastsættelse af overordnet serviceniveau for it-området Herunder rammer for servicedeklarationer SR Strategisk planlægning for it-området Overordnet politisk-strategisk planlægning for it-området SR Udformning af strategiske planer, initiativer eller programmer for itområdet Initiativer der omfatter stor kompleksitet eller dækker flere projekter med strategisk sigte. Herunder også større udviklingsprojekter SK Styring af it-området Fremadrettet styring af den udøvende virksomhed på it-området inden for rammerne af love, regler og strategier fastlagt på styringsniveau SK Fordeling af ressourcer (ekskl. budget) på it-området Fordeling af medarbejdere, fysiske rammer og materiel -ekskl. anskaffelse, drift og vedligehold af ressourcer og økonomisk budgettering 6

7 Udfordringer med brug af FORM til beskrivelse af opgaver Stram tidsplan! Idéen med FORM skal sælges til forretningen Omlægning af FORM fra 2.0 til 2.1 styringsniveauer udgår hvordan synliggøres ledelsesopgaver FORM redaktionen har bud på løsning, men i tidlig version (handlingsord og indholdstyper) it-understøttelse handlingsord og indholdstyper (endnu) ikke del af FORM nummer struktur, løse via facetter? mapning mellem FORM og KLE? hvordan kan vi sikre os mod problemer ved fremtidig opdatering af FORM 7

8 Arbejdsprocessen - trin Møde med alle chefer enkeltvis, koble opgaver (FORM) på organisation hvordan synliggøre ikke lovbundne opgaver, fx projekter hvor detaljeret beskrive Udfylde regneark Uploade regneark i APOS II Vise resultat i APOS II Iterativ proces kvalificere med yderligere data (lokation, kontaktoplysninger, stillingsbetegnelser, medarbejdere) før endelig initialisering Sikre fremtidig organisering omkring vedligehold af organisation 8

9 org. enh or g. enh or g. en org.enh org.enh edst ype edst y phedst y edst yp edst yp - niv eau e - pe - e - e - 1 ni veau ni veau niv eau niv eau f agl igt c enter org.en heds ty pe - niv eau 6 org.enheds nav n Cent er f or Borger k ont akt org. funk t i on - l edert yp e c hef pers on navn Hane Bahns en Or g. funkt ion - Opgave F ORM k oder Eksempel på udfyldt regneark org.en hedsty pe - niveau 1 org.en hedsty pe - niveau 2 org.en hedsty pe - niveau 3 fagligt center org.en hedsty pe - niveau 4 org.en hedsty pe - niveau 5 org.en org.enheds hedsty navn pe - niveau 6 Center for Borgerkontakt org.funkt ion - ledertyp e chef person navn Hanne Bahnsen Org.funktion - Opgave FORM koder team team HB Selskabsbeskatning Hoteller og restauranter Social bedrageri mangler Afsnit afsnit 1 Afsnitsle der 'CL' Sølve Klitgård team blandet Individuel t eam team HB S els kabsbesk atning Hot eler og r es tauranter S oci al bedr ageri mangler Af snit afs ni t 1 Af snit sl es ølv e der 'CL' Kli tgår d t eam blandet I ndiv iduel boligs tøt e Bol igydels e Bol igsi kr ing Ej endoms sk at F olk er egi st reri ng og bor ger legi ti mat ion ( 05-25, 45, 55-65) Ægtes kab og part ner sk ab Faders kab Pat ientdat a ti l of ent li g sy ges ik ri ng Of fentli g s ygesi kr ing Anv is ningsr et og rådighed ov er almene boliger Lånegaranti er mv Pers onbesk atning t eam Oms til li ng Kommuni kat ions - og infor mat ionsopgav er boligstøtte Boligydelse Boligsikring Ejendomsskat Folkeregistrering og borgerlegitimation (05-25, 45, 55-65) Ægteskab og partnerskab Faderskab Patientdata til offentlig sygesikring Offentlig sygesikring Anvisningsret og rådighed over almene boliger Lånegarantier mv Personbeskatning team Omstilling Kommunikationsog informationsopgaver 9

10 Eksempel på datamodel med brug af FORM 10

11 Eksempel på datamodel med brug af FORM 11

12 It-understøttelse og overvejelser i forhold til It-arkitektur Organisation og oplysninger om medarbejdere vedligeholdes i dag i X antal it-systemer i Ballerup Kommune (AD, LOS, edoc, SAS, Prisme, Caretaker,.) Vi er i gang med implementering af IDM og har derfor brug for at beskrive det autoritative ledelseshierarki Vi har et mål om at medarbejdere (identiteter) fremover styres fra IDM hvad med OIO-standarden? Hvor skal den autoritative organisation bo? løsning i Ballerup: vi deltager i udvikling af den fællesoffentlige organisationskomponent 12

13 It-arkitektur overvejelser Fremtidig arkitektur-vision Master: Organisation Master: Medarbejder / identitet APOS II organisation * medarbejder i organisation * IDM * * * * Løn Telefonbog Økonomi m.m.flere * - webservices baseret på OIO-standard for Organisation, Klassifikation, Person 13

14 Hvor står vi nu? Vi har specificeret krav til snitflader mellem APOS II og IDMXML. Udvikling er endnu ikke igangsat. Udfordringer: Er standarderne (XML) færdige/stabile? holder tidsplanen/økonomien? Store udgifter til integration for en enkelt kommune Store fordele ved fællesskab/brugerklub e.l. dele udgifterne til integration dele udgifterne til videreudvikling, fx GUIs fælles drift? m.m. Hvordan/hvornår kommer vi i gang? 14

15 Om FORM FORM står for den fællesoffentlige FOrretningsReferenceModel. Målet med FORM er at skabe et entydigt fælles sprog for beskrivelse af det offentliges opgaver i forhold til borger og virksomhed, samt myndighedens interne opgaver. FORM er udviklet i fællesskab mellem KL, Danske Regioner og staten. Fra KL har deltaget personer med indgående indsigt i KL s journalplan (KLE). FORM har eksisteret siden 2007 og har siden dens lancering været gennem revideringer, der alle har været med til at sikre kvaliteten bag modellen. Der er nedsat en FORM redaktion bestående af personer fra KL, IT- og Telestyrelsen og Økonomistyrelsen med ansvar for at vedligeholde og videreudvikle FORM. Link til den officielle OpgaveNøgle søgning for FORM 2.1: 15

16 Tak for opmærksomheden! Spørgsmål? 16