Indførsel af Dokumenteret Drikkevands- Sikkerhed. Værktøjer til Implementering

Transkript

1 Indførsel af Dokumenteret Drikkevands- Sikkerhed Værktøjer til Implementering Denne Rapport handler om DDS og Ledelsesværktøjer til implementering af DDS Søren K. Hansen & Peter Støchkel

2 Titel: Emne: Fagområder: Indførsel af Dokumenteret Drikkevandssikkerhed Ledelses system til vandforsyninger Vandbehandling, Management Tidsramme: 12. november december 2014 Aflevering: den 15. december 2014 kl. 12:00 Forfatter og studie nr: Vejleder: Praktikvirksomhed: Uddannelsesinstitution: Uddannelse: Uddannelse semester: Nummererede sider: Normalsider: Bilag: Peter Støchkel (V10885) og Søren K. Hansen (V10909) Per Hessellund Nukissiorfiit Ilulissat, Grønland Århus Maskinmesterskole Maskinmesteruddannelsen PBA M 9. semester, bachelorprojekt 57 inklusive forside 34,5 á 2400 anslag (i alt anslag) 9 på i alt 12 sider Århus, d. 15. dec Peter Støchkel Søren K Hansen Side 2 af 57

3 Abstract This project is written as part of the final semester on Aarhus school for Bachelor of technology and management engineering. The last semester is divided into two stages; the first of which is a 10 weeks traineeship at a firm relevant to marine engineers and the second stage is to identify and resolve a relevant problem, which is this reports aim. During our trainee period we were accepted the chance to go to Ilulissat, Greenland. Here we attached to the water distribution division, which supply the cities around inhabitants with drinking water. The water supply had been assigned to implement water safety plans before the end of 2014 to ensure the quality of the drinking water produced. As this subject is highly relevant to the jobs of a mechanical engineer, due to the technical knowledge needed in a water supply combined with management skills required this has been the focus of this project. To examine the subject more thoroughly this report goes into which aspects water safety plans should contain and what should be considered also considered in relation to the water supply in Iluissat. It has been concluded that in order to ensure the quality of drinking water, risk management has to be conducted to map out all places where a potential contamination can occur. The areas of concern found, then has to be systematically surveyed to insure no contamination happens. It is important that the water supply is able to document their work in securing the drinking water to authorities, which means that the water supply must take certain steps to comply with. Furthermore, this project will describe measures towards managing this implementation of a new quality system, which may lead to changes in the existing working routines. In order to involve the employees and gain their support to the new changes, certain management tools are presented as suggestions. This will make the transition easier and should also help to make the employees committed to the changes. Side 3 af 57

4 1. Indholdsfortegnelse Abstract... 3 Forord: Indledning Praktikforløbet og virksomheden Læsevejledning Problembeskrivelse Problemanalyse Problemformulering: Afgrænsning: Metoder: Beskrivelse af vandforsyningen Råvand Vandbehandlingsanlægget Distributionssystemet Laboratorieundersøgelser Vanskelige driftsforhold Principper for sikring af vandkvaliteten Hvorfor DDS? Baggrund Formål Hvad skal DDS indeholde Målsætning for drikkevandskvaliteten Organisering af arbejdet i vandforsyningen Kortlægning af vandforsyningen: Organiserings tiltag ved DDS Dokumentation af arbejdsgange: Risikoanalyse Styring af risici Styringspunkter DDS-planen Dokumentation af drikkevandskvalitet Egen kontrol Opsummering Side 4 af 57

5 4. Diskussion del Kurser og opkvalificering Dokumentering/registrering Udstyr/anlæg Procedurer Del konklusion afsnit Ledelse ved DDS indførelse Ledelsesmæssige indsatsområder Organisationen og daglig ledelse i Ilulissat vandforsyning Medarbejdernes tilfredshed Ledelsesmæssige værktøjer Kaizen Anerkendende udviklingsledelse Kommunikation på møder Projektledelse MU-Samtale Diskussion Implementering af DDS Mødeafholdelse Forandringer i organisationen Del konklusion afsnit Samlet konklusion Perspektivering Bibliografi Figurliste Bilag Side 5 af 57

6 Forord: Dette projekt er udarbejdet på 9. semester af Maskinmesterstudiet bachelorsemestret. Semesteret består af to dele; et 10 ugers praktikdel og en projektdel. Den afsluttende virksomhedspraktik er gennemført i Grønlands energiforsyning, Nukissiorfiit cirka 400 medarbejder, sørger for varetagelsen af el, vand og varme i 17 byer og 54 bygder. Nukissiorfiit er en nettostyret virksomhed og ejes af Grønlands Selvstyre. Virksomhedens overordnede ledelse er placeret i Nuuk og deres erklærede mål er hver dag at levere en pålidelig og miljøbevidst energiforsyning til det grønlandske samfund. 1 I praktikforløbet var vi tilknyttet vandforsyningen i Ilulissat, men havde også kontakt til varme og el afdelingen. I vandforsyningen i Ilulissat er teamlederen den ansvarlige for det administrative omkring vandforsyningen, men indgår ikke i den daglige drift på vandværket, da han også har ansvaret for distriktets tilhørende byer / bygder og således har mange rejsedage. Den øverst ansvarlige for vandkvaliteten er i sidste ende Ilulissats distriktschef. Vandforsyningen i Ilulissat er blevet pålagt at indfører kvalitetsstyringssystemet Dokumenteret Drikkevandssikkerhed, hvilket teamlederen for vandforsyningen havde lagt op til at vi kunne undersøge i praktikperioden. Således har vi i praktikperioden haft mulighed for at få kendskab til vandforsyningsdriften, for at danne overblik over emnet. Vores begrundelse for at vælge vandbehandling som emne er således praktikoplægget fra Nukissiorfiit, samt at vi efterfølgende har fundet dette emne både spænende og relevant i forhold til vores projekt. Projektet beskriver således hvordan kvalitetssikring af vandforsyningen kan udføres, samt hvilke områder Ilulissat bør overveje. Det er under dette arbejdet konstateret behov for ændringer i den eksisterende arbejdsgang, hvorfor en undersøgelse af ledelsesmæssige værktøjer har været oplagt at foretage da vi har haft management som linjefag. 1 Om Nukissiorfiit (Nukissiorfiit, 2014) Side 6 af 57

7 Vi ønsker at rette en stor tak til følgende personer, der har bidraget med stor hjælper under praktikforløbet og i forbindelse med projektskrivningen: Rolf Harbøll, Maskinmester, Teamleder for Nukissiorfiit vandforsyningen Ilulissat Analia Jensen, Maskinmester, Teamleder for Nukissiorfiit el&varme Ilulissat Ulla Mogensen, Ingeniør, Distriktschef for Nukissiorfiit Johan Søren, Maskinarbejder, Vandværksformand Nukissiorfiit Vandbehandling Marius Brandt, Maskinarbejder, Vandværksstedfortræder Nukissiorfiit Vandbehandling Hanne Kortegaard Støchkel, Power system analysist, NRGInet Per Hessellund, Lektor, Maskinmester, Master i IKT og Læring, Århus Maskinmesterskole En stor tak til alle øvrige medarbejdere i Ilulissat energiforsyning. Side 7 af 57

8 1. Indledning 1.1 Praktikforløbet og virksomheden I forbindelse med bachelor semesteret har vi været i praktik hos Nukissiorfiit Ilulissat på Grønland. Praktikken er forløbet over 11 uger, hvor vi primært var tilknyttet vandforsyningen, men samtidig haft rig mulighed for at følge og få indblik i andre dele af Nukissiorfiits arbejdsområder (herunder el-forsyningen og fjernvarme). Nukissiorfiit er det grønlandske energiforsyningsselskab der står for forsyningen af El, vand og varme i alle 17 byer og 54 bygder. Hovedkontoret, den overordnede ledelse og administration er samlet i Nuuk. Virksomheden beskæftiger ca. 400 ansatte og er således en vigtig spiller i den grønlandske infrastruktur. I vandforsyningen i Ilulissat er teamlederen den ansvarlige for det administrative omkring vandforsyningen, men indgår ikke i den daglige drift på vandværket, da han også har ansvaret for distriktets tilhørende byer /bygder og således har mange rejsedage. Den øverst ansvarlige for vandkvaliteten er i sidste ende Ilulissats distriktschef. På vandværket er der to medarbejdere fast tilknyttet, henholdsvis en driftsformand og en driftsassistent, disse to varetager den daglige drift og vedligehold af anlægget. 1.2 Læsevejledning Denne rapport er skrevet som en del af et bachelorprojekt på AAMS og som inspiration til Nukissiorfiit Ilulissat. Opgaven er inddelt i 2 afsnit, der hver har deres fokusområde. Først præsenteres de observationer der er gjort i forbindelse med praktikken, hvorefter der præsenteres relevant teori. Herefter indgås en diskussion af hvordan den erhvervede teori kan kobles med de faktiske omstændigheder og dette sammenfattes til sidst i en konklusion på afsnittet. Kildehenvisninger, uddybende tekst og ordforklaringer er angivet med fodnote og findes på bunden af den pågældende side. Side 8 af 57

9 1.3. Problembeskrivelse Nukissiorfiit har gennemgået en større ledelsesmæssig omstrukturering i forbindelse med sammenlægningen af byer til distrikter. Ledelsen i Nukissiorfiit har derfor besluttet at indfører dokumenteret drikkevandssikkerhed, fremover DDS, i alle vandforsyningerne, inden for en overskuelig fremtid. Formålet er at sikre vandkvaliteten og forsyningssikkerheden samt at kunne dokumentere denne. Det var for teamlederen en oplagt opgave at få belyst i vores praktikperiode. I vores praktikperiode har vi således beskæftiget os med vandforsyningen i Ilulissat, fra indvinding, vandbehandling til distribution. For at kunne danne os et overblik over den daglige drift, kritiske anlægs processer og måder hvorpå disse kunne struktureres for at skabe større sikkerhed til fordel for medarbejder og kunder Problemanalyse Dermed har vi i praktikken fået til opgave at undersøge muligheden for udarbejdelsen af et dokumenteret drikkevandssystem i Ilulissats vandforsyning. Dette er som nævnt en beslutning truffet af ledelsen i Nuuk, men systemet vil også kunne imødegå problemer i vandforsyningen. I Ilulissat vandforsyning har der ved tidligere tilfælde været problemer med vandkvaliteten. Det er således hensigten at udarbejdelsen af DDS skal kunne forebygge og minimere risikoen for lignende hændelser. Da vi har fundet dette emne relevant i forhold til et bachelorprojekt og i forhold til inddragelse af viden fra bl.a. vores linjefag; Management. Derfor har vi besluttet at gå videre med dette projekt. DDS skal afdække alle risikofyldte faktorer i forbindelse med det endelige drikkevand. Dvs. for indvinding, vandbehandling og distribution. Derfor er det nødvendigt at analysere alle disse procestrin, samt tilhørende procedurer; vedligehold, hygiejne. I Danmark er DDS et krav og Miljøministeriet har udarbejdet en vejledning, som vi har valgt at tage udgangspunkt i vores projekt. Selvom vejledningen er lavet til danske forhold, så vurderer vi, at den kan være et godt udgangspunkt for at udarbejde DDS til brug i Grønland.. Vi vil i det følgende forsøge at analysere de punkter der foreslås inddraget i udarbejdelse af DDS, samt perspektivere dem til de faktiske forhold vi har opserveret i vores praktik. Det næste spørgsmål der så rejser sig er; hvordan skal DDS indføres? Side 9 af 57

10 Dette kan synes som en stor udfordring, da der vil være mange ændringer i den eksisterende arbejdspraksis og måden at tænke på. Med management som linjefag vil det være oplagt og interessant at finde frem til metoder der kan lette implementering af DDS Problemformulering: På baggrund af ovenstående overvejelser er følgende problemformulering udarbejdet: Hvordan udarbejdes Dokumenteret Drikkevandssikkerhed så det understøtter den daglige drift og kvalitetssikring af vandforsyningen med udgangspunkt i Ilulissat? Dette søges besvaret gennem analyse og diskussion af forskellige metoder til udarbejdelse af DDS og til ledelsesmæssig implementering. Der kigges på generelle metoder og værktøjer og disse perspektiveres til de konkrete forhold i Ilulissat vandforsyning. På baggrund af dette fremhæves forskellige metoder og der gives en vurdering af de egnede, ud fra de praktiske omstændigheder Afgrænsning: Opgaven søger således at vurdere metoder til udarbejdelse og implementering af vandsikring og kontrol og en yderlig perspektivering af hvilke der er relevante i forhold til den konkrete vandforsyning. Dette vil indebære en undersøgelse af rammerne for DDS og generelle tiltag der er med til at sikre og holde kontrol med drikkevandskvaliteten. Opgavens hovedformål er dog ikke at lave et specifikt løsningsforslag til vandforsyningen, men derimod at vurdere rammer og forudsætninger for implementering. For at sikre god kontrol og styring af vandkvaliteten vil det være nødvendigt at se på forskellige tiltag der kan afhjælpe forurenings og forsyningsmæssige risici. På de områder der findes nødvendighed for tiltag, vil der ikke fokuseres på økonomien af tiltagene. Der vil heller ikke komme specifikke beregninger til anlægsændringer. I vurderingen af ledelse og tiltag der kan lette indførelsen af DDS, vil opgaven tage udgangspunkt i en undersøgelse af hvilke ledelsesstrategier der kan være relevante i forhold til at lette indførslen. En beskrivelse af virksomhedens ledelse som helhed foretages, men der fokuseres kun på belysningen af ledelsesstrategier fra vandforsyningens ansvarshavende og nedefter. Side 10 af 57

11 1.7. Metoder: Som nævnt er opgaven inddelt i to dele; Første del vil have fokus på de aktuelle driftsforhold i vandforsyningen og hvordan DDS opbygges. Herefter kombineres disse to i en diskussion, med efterfølgende konklusion. Til belysning af udformningen af DDS er taget udgangspunkt i vejledning 72. Vejledning i sikring af drikkevandskvalitet, der er en vejledning i opbygning af systemet. Der hentes inspiration fra HACCP principperne, udarbejdet til at sikre kvaliteten af fødevare, i den danske vejledning HACCP et værktøj til risikostyring til risikostyring. Empiriske informationer angående anlægget, indhentes dels fra undertegnedes observeringer i praktikforløbet og dels fra sekundære data udarbejdet i forbindelse med anlægsændringer og anlægsopsætning 2. I diskussionen gøres brug af den kvalitative metode til at vurdere hvilke områder vandforsyningen i Ilulissat bør arbejde med. Anden del vil have fokus på implementeringen af DDS. Her vil en gennemgang af virksomhedens ledelse blive præsenteret ud fra de observationer der er gjort og den der er tilgængelig på Nukissiorfiit hjemmeside, samt sekundær empiri i form af tidligere foretaget tilfredshedsundersøgelse for Nukissiorfiit 3. Ud fra dette beskrives relevant vurderet ledelsesredskaber, til at imødegå de ledelsesmæssige vanskeligheder der vil være forbundet med indførelsen af nye arbejdsgange. Herefter vil der i diskussionen argumenteres for hvilke metoder der kan benyttes og et forslag til hvordan de kan bruges i dagligdagen gives. 2 Tilstandsvurdering 2005 (Hedeselskabet miljø og energi A/S, 2005) og Revideret drifts- og vedligeholdelsesmanual (ONDEO Degrémont A/S, 2006) 3 Tilfredshedsundersøgelse 2014 Side 11 af 57

12 2. Beskrivelse af vandforsyningen Vandværket er bygget af flere omgange, det nyeste blev taget i brug i , men leverandøren har ikke kunne levere de drifts tal som lovet og sagen endte i en voldgifts sag. Derfor har anlægget aldrig kørt optimalt. Ilulissat by forsynes med drikkevand fra byens vandbehandlingsanlæg. Det oprindelige vandværk er fra 1974, men har gennemgået mindre renoveringer og ombygninger - den seneste i forbindelse med nybygningen af den nye vandbehandling. De gamle filtre fungerer nu som efterneutraliseringsfilter. Råvandet kommer fra et vådområde nordøst for byen hvor der er søer med et større opland hvorfra vandet kommer. Da der er tale om overfladevand og der er store klimatiske variationer henover året, giver dette nogle udfordringer da vandkvaliteten er meget varierende afhængig af vejret og årstiden. 2.1 Råvand Råvandet hentes som nævnt fra 4 nært beliggende søer, kaldet SØ1 - SØ4, se Figur 1. søerne er dem der ligger nærmest byen til venstre i billedet, hvor det i den isfri periode løber naturligt omkring 1.2 km fra SØ 4, gennem SØ3 og SØ2, til SØ1 og herfra ca. 800 m hen til et opdæmmet vand reservoir hvorfra det pumpes ind på vandværket. Fra SØ1 løber råvandet, via naturligt vandløb, ned i det Figur 1. Oversigt over vandindvindings område. (Richardt, 2011) opdæmmede reservoir, der fungerer som nærlager af råvand. Fra pumpehuset i dæmningen pumpes vandet via 3 råvandspumper 5 op til vandbehandlingen. Der pumpes almindelig vis med en kapacitet på ca. 300 m 3 /h. Pumperne er frekvensstyret så flowet kan styres efter behov. Fra pumperne løber vandet via en råvandsledning cirka 400 meter hen til vandværket. 4 Tilstandsvurdering Vandforsyningsanlæg Ilulissat (Hedeselskabet miljø og energi A/S, 2005) 5 3 x (30kW, 210m3/h v. 35 mvs) Side 12 af 57

13 Om sommeren og efteråret er den naturlige tilgang fra vandløbet tilstrækkeligt til at forsyne reservoiret med vand. Om vinteren fryser søerne til, isen kan bliver op til 1,5m tyk. Her er det nødvendigt at pumpe vandet fra SØ4 til SØ1 gennem isolerede og opvarmede vandledninger. 2.2 Vandbehandlingsanlægget Råvandet kommer ind på vandværket gennem råvandsledningen, lige inden vandet kommer ind på vandværket bliver ph-værdien målt og ud fra dette bliver 1. portion PAX 6 og soda tilsat. Vandet løber gennem en perforeret metalplade, der skal holde fremmedlegemer ude af selve vandrensningen. Efter denne grove filtrering er vandet i beluftningssporet, hvor der bliver blæst filtreret atmosfærisk luft gennem vandet. Dette er for at fjerne dårligt lugt og smag, men også for at opblande kemikalierne PAX og soda som også fremmer dannelsen af flydeslam der via en overfaldskant løber til udløb. Mængden af luft der tilføres i beluftningssporet variere over årstiden i takt med skiftende vandkvalitet, den rette mængde luft er fundet pr. erfaring, der skaber den bedste flokkulering. Inden vandet løber videre til forfiltrene, tilsættes 2. portion PAX og soda. ph målingerne inden tilsætningen af 1. portion kemikalier er kun indikativ, den styrende værdi skal findes ud fra i ph målingerne efter opblanding og tilsætningen af 2. portion PAX og soda lige efter afblæsningssporet. Fra beluftningssporet løber vandet videre ned mod forfiltrene 1-4. Forfiltrene er åbne sandfiltre 7. Her får PAX en og urenhederne lov til at flokkulere færdigt, urenhederne filtreres fra ved at klæbe på sandkornene i filteret. I bunden af forfiltrene er der monteret dyser, hvor igennem det filtrerede vand løber ud og videre ned til mellemtanken. Fra mellemtanken bliver vandet pumpet op igennem UV-anlægget der er bygget til at inaktivere eventuelle bakterier og kim. Efter UVfiltret sider der et tilbageløb hvor vandet løber til mellemtanken, dette er sat ind for konstant aholde flow over UV-filtret når der ikke er behov for vand i næste filtertrin, således reduceres antallet af start og stop på UV-filtret og samtidig holde temperaturen nede ved UV-kilden. Det sidste filter trin, er 4 neutralit filtre hvor granuleret faxekalk bruges som filtermateriale. Filterne er 6 For at PAX, polyaluminiumclorid kan fungere skal ph ligge mellem 6 og 6,6 (ONDEO Degrémont A/S, 2006, p. 16) PAXen virker forsurende på vandet og sodaen virker ved at gøre vandet mere basisk. Tilsætningen sker flowproportionalt og reguleres i vandværkets styring. 7 kornstørrelse på 1,35mm og filterhøjde på 1,40m (nominelt 1,85m) (Hedeselskabet miljø og energi A/S, 2005, p. 51) Side 13 af 57

14 8 ikke bygget til at rense vandet yderligere, men kun for at tilføre CaCO 3 som skal neutralisere den CO 2 der er opløst i vandet. Aggressivt CO 29 kan medføre korrosion på ubeskyttede metaldele, samt opløse de aflejringer der er i distributionsnettet med forringet vandkvalitet til følge. Fra neutralitfiltret løber vandet ned i rentvandstanken opholder sig, indtil der kommer signal til genopfyldning af højdebeholderen eller til returskyl på et af de 8 filtre. Skal vandet bruges som skyllevand pumpes det fra rentvandstanken, modstrøms, igennem det pågældende filter og ud i afløb. Inden vandet påfyldes højdebeholderen, tilføres det klor, NaClO 10 og soda for henholdsvis konserverer vandet og stabilisere ph omkring Distributionssystemet Vandet pumpes ved vandværket til en højdebeholder af rentvandspumperne. Højdebeholderen har en kapacitet på 1.180m 3 og vandet ledes herfra ud i distributionssystemet, der ved hjælp frekvens styrede pumper holder tryk på distributionsnettet. Ved strømsvigt er der et tilhørende nødgenerator anlæg, til at drive vandværket. Selve vandledningsnettet består af hovedledninger og stikledninger. Hovedledningerne varetages af Nukissiorfiit og enkelte af kommunen, på sigt er det planen at Nukissiorfiit skal overtage disse, så snart at kvaliteten på ledningsstykkerne lever op til Nukissiorfiits kvalitets krav. Stikledningerne, ud til den enkelte forbrugere, er privat og således har vandforsyningen ingen forpligtigelser til at varetage vedligehold på disse. Ejeren af stikledningen har ansvaret for at disse holdes i forsvarlig stand. Vandledningerne er dels nedgravet og dels anlagt over terræn. Jordforholdene, der mange steder består af klipper, gør at det ikke er økonomisk rentabelt at nedgrave alle vandledningerne. I stedet vil de ligge oven på jorden, eventuelt tildækket med skærver. Grundet de store højdevariationer er vandledningsnettet forsynet med tre trykforøger stationer, placeret de steder i byen hvor der er stor højdeforskel og derfor brug for en trykforøgelse. Efterhånden som byen udvikles kan der blive behov for yderligere trykforøger-stationer. Desuden er der på vandledningsnettet monteret 8 cirkulationspumper for at holde cirkulation i vandet, for at undgå fastfrysning ved kuldebroer. Der er yderligere monteret varmekabler langs alle vandledninger for at sikre disse imod frost. 8 Calciumkarbonat 9 Kulsyre 10 Natriumhyppochlorit Side 14 af 57

15 Udover vandledningsnettet, der forsyner husstande og fabrikker med vand, er der yderligere ca. 280 kunder/ husstande med installeret vandtanke som Nukissiorfiit påfylder. Der er enkelte husstande der ikke er tilmeldt nogle af delene og derfor må hente vand fra et af de 15 taphuse, anlagt forskellige steder i byen på vandledningsnettet Laboratorieundersøgelser På vandværket tages der dagligt prøver for at måle indholdet af frit klor, aluminium suspenderet stof og ph. Der tages prøver af råvand og det færdigbehandlede vand, som noteres i drift journalen. Derudover foretages der daglige turbiditetsmålinger 11 efter forfiltrene og efter rentvandstanken. Disse NTU målere var dog ikke idriftsat under praktikperioden, grundet fejlvisning. En gang månedligt indsendes vandprøver fra; råvand, behandlet vand, et taphus i byen og ved fiskeindustrien ind til veterinær kontrol for at undersøge indholdet af bakterier og kim 12. Der foretages også fysisk-kemisk tests der undersøges på laboratorium i Danmark. Ilulissat vandforsyning har i fået dispensation til nedsættelse fra 10 til 6 fysisk/kemisk prøver årligt. 2.4 Vanskelige driftsforhold I forårsperioden, flomtiden 14, fyldes søerne op med regn og smeltevand fra de omkringliggende fjelde. De store mængder vand hvirvler op i bunden af søerne og indeholder desuden store mængder stof: humus, silt og andet skidt der har samlet sig i sneen henover vinteren med sig, hvilket forringer råvandskvaliteten betydeligt. Dette er meget problematisk for vandkvaliteten som kan svinge henover dagen, så man flere gange skal justere kemikalietilsætningen. Der har været problem med at få processerne til køre tilfredsstillende i flomtiden, hvilket tidligere har medført overskridelser af grænseværdier for blandt andet aluminium og gennemslip af mikroorganismer. Pumpehuset ved SØ4 ligger langt fra byen og midt ude i vådområdet. Dette besværliggør tilgangen betydeligt der er kun muligt at komme der til på 4 hjulet motorcykel eller på snescooter. Dette betyder at der fortages et ugentligt kontrolbesøg, hvor komponenterne inspiceres. Det er også ved denne ugentlige kontrol man visuelt ser om der skulle være forurening i området. 11 NTU, måling af uklarhed 12 Encellet mikroorganisme 13 Bilag 8 14 Flom, når isen og sneen smelter, som skaber store vandmasser Side 15 af 57

16 Råvandsledningen der går fra SØ4 til SØ1 er der i vinterperioden risiko for fast frysning, såfremt varmekablerne svigter eller der kommer stop på pumperne. Vejret i Grønland har stor betydning i forhold til driften. Frosten der kommer i slutningen af september gør det nogle gange meget vanskeligt at foretage udendørs vedligehold og reparationer. Middeltemperaturen i februar og marts ligger under minus 20 C 15 hvilket betyder at der ikke planlægges grave og rør arbejde fra 1. oktober, til frosten er væk i maj juni måned. Vandindtaget i dæmningen sidder så langt under vandlinjen at der ikke er risiko for at denne bliver blokeret af isdannelsen på overfladen. Dette gør det vanskeligt at kontrollere at der ikke kommer fisk og andre fremmed legemer ind i pumpe udstyret. Ved vandindtaget på vandværket er der en perforerede metalplade der skal sørge for at fisk og mindre fremmedlegemer ikke kommer videre ind i vandbehandlingen. Det er tidligere blevet konstateret at risten ikke er tilstrækkeligt afskærmning og der har været hændelser med fisk helt inde i neutralit filtrene. Det er en daglig arbejdsopgave at fjerne fisk fra dette filter. Om vinteren er der risiko for fast frysninger i distributionsnettet, er der opsat cirkulations pumper forskellige steder i byen på de strækninger hvor der er mulighed for at skabe cirkulation. I et dansk vandforsyningsnet tilstræber man at vandet kun har en retning, så man kan kontrollere en eventuel forurening, men også for at lette lokaliseringen af en lækage. Cirkulationspumperne sørger også for af bevægelse i vandet så varmelegemerne ikke opvarmer vandet til en uacceptabel temperatur 16. Lang leveringstid for reservedele der skal fragtes med skib, der er omkring en måneds leveringstid for reservedele der fragtes fra Danmark. I vinterperioden kan isdannelse umuliggøre fremkomst af skibe, leveringstid vil herfor være længere. 15 Klimanormale for Ilulissat (Danmarks Meteorologiske Institut, ) 16 Bekendtgørelse om kvalitetssikring på almene vandforsyningsanlæg (Miljøministeriet, 2013, p. Bilag 1a) Side 16 af 57

17 3. Principper for sikring af vandkvaliteten I det følgende laves en beskrivelse af principper for kvalitetsstyring af vandkvaliteten med udgangspunkt i miljøstyrelsens vejledning om DDS 17. Her ses på formålet med et ledelsessystem, samt hvilke elementer der bør indgå. Værktøjer til udpegelsen af styringspunkter og understøttende planer vurderes. Dette afsnit søger udelukkende at vurdere hvad en god DDS-plan bør indeholde og i efterfølgende afsnit bruges denne viden i forhold til den konkrete vandforsyning i Ilulissat. Ledelsessystemer er i en vandforsyning er et værktøj til at styre og dokumentere de hændelser og processer der har betydning for vandkvaliteten, der kan godt produceres vand uden et ledelsessystem, men det kan ikke dokumenteres om procesværdierne og kvalitetskravene er opfyldt. Et ledelsessystem sætter systematik for hverdagen i vandforsyningen, hvor der er nogle kvalitetskrav som skal overholdes. Myndighederne stiller kvalitetskravene, men det er op til den enkelte vandforsyning at finde et passende system til at kunne opfylde kravene. Det er op til den enkelte vandforsyning at finde et passende system til dette. Foreningerne Dansk Vand- og Spildevandsforening, DANVA, og Foreningen af Vandværker i Danmark, FVD, har med By og Landskabsstyrelsen nedsatte i 2007 en arbejdsgruppe, der skulle undersøg omfanget af forureninger samt finde årsagen på disse 18. Det er med baggrund i dette arbejde der er blevet lavet Vejledning til indførsel af DDS og Vejledning til indførsel af ledelsessystemer i vandforsyninger i Danmark. Der er på nuværende tidspunkt ikke nogle lignede arbejdsdokumenter for vandforsyningerne i Grønland, her er det Nukissiorfiits rolle som eneste forsyningsselskab at sikre vandkvaliteten i hele landet. Vandforurening er et problem mange steder i Grønland 19 der for har Nukissiorfiits bestyrelse bestemt at der skal arbejdes indgående med at forbedre drikkevandskvaliteten. En løsning kan være at indføre DDS i alle byer og med tiden også i alle bygder. 17 Vejledning nr. 72 i sikring af DDS (DANVAs vandforsyningskomité, 2004) 18 Indførsel af ledelsessystemer på vandforsyninger (Skræm & John B. Kristensen, 2009, p. 2) 19 Driftsinformation Nukissiorfiit (Nukissiorfiit, 2014) Side 17 af 57

18 3.1 Hvorfor DDS? Den 8. februar 2013 udgav miljøministeriet en bekendtgørelse om kvalitetssikring på almene vandforsyningsanlæg BEK nr /02/ , der stiller krav til at alle almene vandforsyninger skal have indført kvalitetssikring ved indførelse af en ledelsesmæssig ramme, der sikrer systematiske arbejdsrutiner med henblik på at forebygge forurening af drikkevandet. Der er krav til indførelse af kvalitetssikring for vandforsyninger der levere over m 3 pr. år og yderligere krav om indførelse af ISO22000 eller systemer der bygger på HACCP-principperne, som for eksempel DDS, for vandforsyninger der levere over m 3 vand pr år. Det er i Danmark bestemt efter 3 at der efter 31. december 2014 skal laves kvalitets sikring på danske almene vandforsyninger. Hvis vandforsyningen i Ilulissat skulle følge de danske regler ville de falde ind under 4, med en produktion på over m 3 om året. Denne lov er blevet indført for at forebygge forurening af drikkevandet. Man kan formode at der i Grønland kommer lignende krav inden for en årrække. I den samme bekendtgørelse beskriver 2 at den driftsansvarlige skal gennemføre et kursus i vandværksdrift og elementær vandværkshygiejne Baggrund Dokumenteret Drikkevandssikkerhed er et kvalitetsstyrings- og dokumentations system, der er udarbejdet af en gruppe fagkyndige personer udpeget af DANVA i Vejledningen er opbygget efter HACCP- principperne 22. Disse principper er udviklet til fødevarer industrien for at undgå skadelige hændelser i produktionen ved at styre risikofaktorer og styringspunkter. Ved at foretage risikovurdering af hele fødevareprocessen, der i vandforsyningstilfælde vil være fra råvand, behandling og frem til vandaftapningspunkterne, synliggøres mulige kontamineringskilder og deres risikoniveau, hvorefter de nødvendige foranstaltninger kan tages for at bringe vandkvaliteten under kontrol Formål Formålet med vandkvalitetsstyring er at skabe mere bevist fokus omkring sikringen af drikkevandskvaliteten. Der er stor forskel på hvordan risikofaktorer og vandkvaliteten sikres i de 20 Bekendtgørelse om kvalitetssikring på almene vandforsyningsanlæg (Miljøministeriet, 2013) 21 Vejledning nr. 72 i sikring af DDS (DANVAs vandforsyningskomité, 2004, p. 5) 22 HACCP - et værktøj til risikostyring i vandforsyningen (Miljøministeriet, 2004) Side 18 af 57

19 forskellige vandforsyninger og om der i det hele taget er nogen formel kvalitetsstyring 23 i forvejen. Udgangspunktet for DDS er således at synliggøre og skabe mere bevidsthed i vandforsyningen om de risikofaktorer der er forbundet med vandbehandlingen. Derfor vil det ofte betyde, såfremt dette ikke har været eksisterende praksis, at vandforsyningen må gennemgå vandforsyningens processer, komponenter og arbejdsprocedurer og overveje hvilke faktorer der kan indebærer en risiko for vandkvaliteten. På denne baggrund opbygges en DDS-plan som skaber overblik over vandforsyningen og derved sikre forbrugernes og myndighedernes tillid til at vandkvaliteten styres effektivt. Yderligt er det DDS-planens hensigt at skabe tryghed omkring opretholdelsen af de lovpligtige krav til drikkevandskvaliteten. Ud fra de lovpligtige krav, er der fastsat grænseværdier for indholdet af forskellige stoffer. Overholdelsen af disse krav sikres ved stikprøvetagning og intervallet varierer afhængig af vandforsyningens størrelse. 24 Ved at indfører kvalitetsstyring af vandforsyningen sikres det at kravene til vandkvaliteten også opretholdes mellem stikprøvetagningerne. Prøvetagningerne kan således også være en målestok for hvor effektiv vandforsyningens kvalitetsstyring er. Sammenfattet er formålet med DDS således; - Sikre at vandkvalitetskrav jf. bekendtgørelse nr. 7 overholdes. - Være med til at sætte fokus på de risikofaktorer der kan true opretholdelsen af en tilfredsstillende vandkvalitet og forsyningssikkerhed. - Dokumentere og videreudvikle sikring af vandkvaliteten. 3.2 Hvad skal DDS indeholde Her gives en kort beskrivelse af hvilke punkter en DDS bør berører samt en vurdering af hvorfor dette er vigtigt Målsætning for drikkevandskvaliteten Det er vigtigt at vandforsyningen er klart orienteret om hvad deres kvalitetskrav til drikkevandet er, udover lovkravene, således at dette altid er tydeligt for vandværkspersonel og forbrugere. Der kan fx tages udgangspunkt i The Bonn Charters målsætning for sikkert 23 HACCP - et værktøj til risikostyring i vandforsyningen (Miljøministeriet, 2004, p. 42) 24Vandkvalitet og tilsyn med vandforsyningsanlæg bekendtgørelse nr. 7 af 17. marts 2008 (Hjemmestyret, 2008) Side 19 af 57

20 drikkevand, som er: Good safe drinking water that has the trust of consumers 25. Lidt mere uddybende kan siges; Drikkevand skal være sikkert og have en æstetisk høj kvalitet. Med sikkert menes indhold af mikroorganismer og partikler og med æstetisk tænkes på lugt, smag, farve og temperatur. I den danske vejledning fokuseres der meget på kvaliteten af drikkevandet og hvis dette ikke kan opretholdes må vandforsyningen komme fra boringer der kan overholde disse. I Ilulissat og mange andre steder i Grønland er der kun en forsyningskilde og vandbehandling. Er vandkvaliteten ikke i orden, er der derfor ikke mulighed for at forsyne byen anden steds fra. I forhold til Danmark betyder det at forsyningssikkerheden bør være et opprioriteret mål Den grønlandske bekendtgørelse 26 til vandkvalitet indeholder krav ca. 120 i alt til indholdet af kemiske stoffer, mikroorganismer og fysiske forhold. Alligevel bør vandværket overveje om de har andre krav, i forhold til fx forsyningssikkerhed, mulige risikofaktorer forbundet med processer der kan udgøre en trussel mod vandkvaliteten. 25 THE BONN CHARTER FOR SAFE DRINKING WATER (International Water Association, 2004, p. 6) 26 Bekendtgørelse nr. 7 af 17. marts 2008 om vandkvalitet og tilsyn med vandforsyningsanlæg (Hjemmestyret, 2008) Side 20 af 57

21 3.3 Organisering af arbejdet i vandforsyningen Kortlægning af vandforsyningen: For at danne sig et overblik over vandbehandlingen og identificere risici korrekt, må DDS-teamet først lave en beskrivelse af hele vandforsyningen, med fordel i følgende 4 trin: indvinding, behandling, distribution og forbruger. Yderligt regnes det som en god ide at lave en principtegning og flow diagram for vandforsyningen Organiserings tiltag ved DDS Ved indførelse af DDS skal der i vandforsyningen nedsættes et DDS-team sammensat af både planlæggende medarbejdere og driftspersonel, således at der sikres tilstrækkelig indsigt i den daglige drift af vandforsyningen. Denne gruppe har ansvaret for at gennemfører DDS undersøgelser og implementere understøttende kvalitetsstyrings tiltag såsom; vedligeholdelses procedure, vejledninger og uddannelses planer i det omfang det findes nødvendigt. Der skal udpeges en DDS ansvarlig, der refererer direkte til lederen af vandforsyningen. For at sikre god effektiv indførelse af DDS er det vigtigt at vandforsyningen medarbejdere er inddraget i implementeringen, for at skabe forståelse for nødvendigheden af eventuelle ændringer i arbejdspraksis. Derfor er det nødvendigt at instruere, uddanne og foretage opfølgende samtaler med medarbejdere, så modstand mod forandring imødegås. Efter implementeringen af DDS, er det teamets opgave løbende at følge op på effektiviteten af DDS samt komme med forbedringsforslag. Det vil nu være arbejdsledernes ansvar for at det udførte arbejde overholder DDS målsætninger og de øvrige medarbejderes ansvar at følge DDS procedurer og give tilbagemeldinger om afvigelser. DDS er kun en del af et kvalitetsstyringssystem og kan derfor nemt integreres med den eksisterende ledelses og kvalitetsstyring. 27 Eksisterende arbejdsgange, vedligeholdelsesplaner og arbejdsprocedurer kan de revurderes og inkorporeres i DDS. Vurderes det nødvendigt at implementere nye arbejdsgange og procedurer for at sikre kravene til drikkevandssikkerheden, skal disse udarbejdes i samarbejde med relevante medarbejdere og ikke styres centralt fra DDS teamet. Teamet bør ses som en stabsfunktion til den eksisterende organisation. 27 Vejledning nr. 72 i sikring af DDS (DANVAs vandforsyningskomité, 2004, p. 14) Side 21 af 57

22 3.3.3 Dokumentation af arbejdsgange: I udarbejdelsen af en DDS skal det også dokumenteres hvordan arbejdet i vandforsyningen er organiseret. Formålet med dette er at dokumentere arbejdsgangen. Det vil således her blive tydeligt hvilke områder vandforsyningen har overvejet og har kontrol over, samt hvilke områder der med fordel kan arbejdes med. I mange tilfælde er arbejdspraksis en rutine der ligger på rygraden, men denne skal altså også kunne dokumenteres. 28 for eksempel skal det dokumenteres hvilken procedure der er for identifikation af risici hvem skal underrettes? og hvordan. Det gælder også ved for eksempel indkøb af reservedele; hvis man ved at en given komponent skal være af en særlig type eller ikke må være at et bestemt materiale, så skal dette også fremgå ud fra de indkøbslister/aftaler der er lavet. Ligeledes skal det også kunne dokumenteres at medarbejdere har korrekte kurser og uddannelser i forhold til deres arbejdsområder. Det handler om at overveje hvilke risikofaktorer der kan forekomme i hver enkelt del af vandforsyningen, samt at der er et styringsprogram til håndtering af disse og at man kan dokumentere disse. Det er således meningen at alle vandforsyningsprocesser skal vurderes er der nogle områder der er uhensigtsmæssige og kan udgøre en risikofaktor for forsyningen? Og herefter skal de indgå som en del af DDS en som dokumentation for risikoanalyse af organiseringen i vandforsyningen. 28 Vejledning nr. 72 i sikring af DDS (DANVAs vandforsyningskomité, 2004, p. 12) Side 22 af 57

23 3.4 Risikoanalyse Baggrunden for gennemførelse af risikoanalyse i DDS kommer fra HACCP hvilket er en vejledning til risiko, analyse og styring. Derfor vil dette afsnit tage udgangspunkt i vejledningen HACCP 29. I risikofaktoranalysen indsamles der informationer omkring hvilke potentielle kilder eller hændelser der kan udgøre en risiko for drikkevandskvaliteten eller forsyningssikkerheden. Herefter må de indsamlede risikofaktorer analyseres og fortolkes. For at sikre at der findes frem til alle risikofaktorer kan det være en god ide at overveje hvor der er mulighed for: Fysisk, biologisk, kemisk, radiologisk forurening/kontaminering af vandet. Det må også overvejes hvordan denne type forurening kan opstå eller udvikle sig. En huskeregel kan være at overveje følgende: Mennesker, Maskiner, Materialer, Metoder eller Miljø. Til sidst kan det hjælpe med senere at afklare hvilke forholdsregler der skal tages, ved at overveje om risikofaktoren: findes, tilføres, vokser/forøges, overlever/trænger igennem. 30 Herefter vurderes hvor alvorlig en trussel denne risiko udgør for drikkevandssikkerheden. Dette gøres ved at vurdere sandsynlighed for hændelsens optræden og konsekvensen af hændelsen. WHO forslår i guidelines for drinking water 31 at man angiver både sandsynlighed og konsekvens med et tal ud fra listen i Figur 2. Dette sættes herefter op i et matriks system hvor karakteren for sandsynlighed og konsekvens multipliceres. WHO anbefaler herefter at der fastsættes en grænseværdi hvorover risikofaktoren må undersøges nærmere. Meget lavt vurderede Figur 2. Karaktergivning af risikofaktor. HACCP - et værktøj til risikostyring i vandforsyningen (Miljøministeriet, 2004, p. 24) risikofaktorer, vurderes der ikke at være nogen grund til at bruge for meget tid på. Det har været de indledende danske erfaringer fra arbejdet med overstående, at det ikke er en nødvendighed at gradiere risikofaktoren ud fra en tal-angivelse. 32 Derfor er det stadig en god ide 29 HACCP - et værktøj til risikostyring i vandforsyningen (Miljøministeriet, 2004) 30 HACCP - et værktøj til risikostyring i vandforsyningen (Miljøministeriet, 2004, p. 23) 31 Water Safety Plans Guidelines for drinking water s. 43 (World Health Organization, 2005) 32 HACCP - et værktøj til risikostyring i vandforsyningen (Miljøministeriet, 2004, p. 25) Side 23 af 57

24 at man har et forhold at tage udgangspunkt i, til vurdering af sandsynlighed og konsekvens. HACCP forslåer at man benytter en farve gradueret matrix, se Figur 4. Dette er også måden der arbejdes med vurdering af riskofaktorer i vejledningen til DDS. I sidste ende er det op til teamlederen som har ansvaret for den enkelte vandforsyning hvilken måde de beslutter sig for at vurdere deres risikofaktorer på. I arbejdet med DDS i Ilulissat blev der arbejdet ud fra den farvegraduerede matrix model, med følgende definitioner for katagorisering, se Figur 3: Figur 3. Definering af konsekvens og sandsynlighed. HACCP - et værktøj til risikostyring i vandforsyningen (Miljøministeriet, 2004, p. 26) Styring af risici Dette punkt er, foruden at kunne dokumentere hvad der foretages i vandbehandlingen, det vigtigeste område af DDS da dette skal klarlægge metoderne til at styreing af risici så skadelige hændelser kan forebygges. Til styring af risikofaktorene benyttes to metoder: understøttende og styrende Understøttende program Vurderes risikoen som lav (de gule felter i risikomatrixen, Figur 4) kan det være tilstrækkeligt at benytte understøttende programmer. Disse vil være forebyggende aktiviteter der sørger for at mennekser, udstyr og procedurer ikke udgør en yderlig risikofaktorer eller kilde til skadelig hændelse i vandforsyningen. I mange tilfælde vil det at vurdere et understøttende program indebære overvejelser omkring: - Eksisterende procedurer, operationelle og ledelsesmæssige fremgangsmåder. - Uddannelse samt træning af personale i nye instruktioner og procedurer. 33 HACCP - et værktøj til risikostyring i vandforsyningen (Miljøministeriet, 2004, pp ) Side 24 af 57

25 - Audit af praksis for at efterprøve virkningen af overstående, samt korrigere i tilfælde af forbedringsmuligheder. Understøttende programmer vil ofte være procedurer, vejledninger eller instruktioner indenfor god arbejds- ledelses- og hygiejnepraksis. Dette kan blandt andet omfatte: Hygiejne procedurer, Vedligeholdelses procedurer, regler for godkendt værktøj og materialer. Det bør også fremgå fra dokumentationen af virksomhedens arbejdsgange hvilke understøttende programmer vandforsyningen har Styrende foranstaltninger Alle de risikofaktorer der er vurderet høje (de røde felter i riskomatrixen, se Figur 4) skal underlægges en styrende foranstaltning. En styrrende foranstaltning er en aktivitet i vandforsyningen der elminere eller begrænser mugligheden for risikofaktorens opståen. Disse foranstaltninger skal således være med til at reducere risikoen til et acceptabelt niveau. De styrende foranstaltninger skal iværksættes de steder hvor det er muligt for at den farlige hændelse tilføres drikkevandet. Denne foranstaltning kan i visse tilfælde være en fysisk ændring, for eksempel hvor adgangen til et område afspæres eller der sker filtrering af vand eller procesluft. Kan man således begrænse risikofaktoren ved at lave en fysisk barrierer, vil dette punkt ikke længere være en styrende foranstaltning, men i stedet indgå som en del af anlægget. Derfor vil de fleste styrende foranstaltninger ligge i procedurer og arbejdsgange 34. Er det ikke muligt at styre risikoen, må man her baserer sig på et understøttende program. Hvis risikovurderingen stadig er høj, flyttes det understøttende program op som et kritisk styringspunkt. 34 Vejledning nr. 72 i sikring af DDS (DANVAs vandforsyningskomité, 2004, p. 29) Side 25 af 57

26 3.4.2 Styringspunkter Der hvor de styrende foranstaltninger er placeret i flowdiagrammet se Bilag 4, kaldes styringspunkter. Styringspunktet kaldes på engelsk Critical Control Point, hvorfra anden del af forkortelsen (HA)CCP kommer fra. Det der skal være gælende for styringspunkterne er at: - Der kan fastsættes grænseværdier, som senere kan overvåges for eksempel NTU-målere og ph-måling - Der kan korrigeres for afvigelser fra de acceptable værdier inden vandet kontamineres En laboratorie analyse kan således ikke være et styringspunkt, da resultatet af denne først foreligger flere dage efter en evt kontaminering har fundet sted. Det er i driften således ikke muligt at korrigere processen inden drikkevandet kontamineres. Denne type målinger kaldes i HACCP for slutproduktkontrol 35 Risikoen for skaldelighændelse, de understøttedene programmer og eventuelle styrende foranstaltninger noteres for overskuelighedens skyld i et skema. I arbejdet med DDS i Ilulissat er neden stående risikoanalyse udarbejdet se yderligere Bilag 1b: Figur 4. Risikoanalyse. (Støchkel & Hansen, 2014) 35 HACCP - et værktøj til risikostyring i vandforsyningen (Miljøministeriet, 2004, p. 29) Side 26 af 57

27 3.5 DDS-planen Når risikoanalysen af hele vandforsyningen er foretaget, skal de risikofaktorer der er vurderet kritiske for drikkevandssikkerheden overføres til en DDS-plan. DDS-plan har to funktioner; 1) Fungere som arbejdsredskab for vandforsyningen, hvor et hurtigt overblik over handlinger ved afvigelser fra normal driften kan findes 2) Dokumentation for overholdelse af kvalitetssikringskrav. Nedenfor ses et uddrag af en DDS-plan, se Figur 5. Der er ikke noget formkrav til opbygningen af den, så der er mulighed for at vandforsyningen kan opbygge den efter egne ønsker. Nedstående plan er et uddrag af DDS-planen udarbejdet i Ilulissat, opbygget ud fra DDS-vejledningens forslag. Figur 5. DDS-plan for tekst henvises til Bilag 1a. (Støchkel & Hansen, 2014) Risikofaktoren fra risikoanalysen overføres og det noteres hvad det er der skal styres. Herefter skal der fastsættes aktionsgrænser for handling. Den gule aktionsgrænse, Figur 5, fastsættes når processen er uden for normal og der er behov for korrigerende handling hvis ikke processen skal forværes yderligere eller ryge ud af styring. Ved rød (kritisk) aktionsgrænse, Figur 5, er processen kommet ud af styring, og der er en uacceptable høj risiko for at vandet ikke overholder vandkvalitetskravene. I nogle tilfælde vil det ved rød grænse være nødvendigt at lukke vandværket for at sikre at der ikke sendes kontamineret vand ud til forbrugeren. Disse grænseværdier skal fastsættes ud fra målbare eller observerbare grænser, fordi det skal kunne overvåges om processen er på vej ud af styring og fordi det skal kunne bevises at grænserne er overholdt. Herefter skal det noters hvad der skal overvåges, hvem der har ansvaret, hvor ofte og evt afhjæpende foranstaltninger ved overskridelse af aktionsgrænseværdierne. Det er vigtigt det også fremgår af planen hvor overvågningen og evt korrigerende handling skal dokumenteres. Når en overskridelse af grænseværdien er registeret første gang, skal der følges op på om den afhjælpende handling rent faktisk har afhjulpet problemet. Dette eftervises efter samme princip, men det er ikke nødvendigvis de samme områder der skal efterses, af den samme person. Hvis det viser sig at der stadig er en overskridelse af grænseværdierne og den afhjælpende handling ikke Side 27 af 57

28 har afhjulpet problemet, beskrives det til sidst i planen hvad der skal gøres hvis der er mulighed for det. 3.6 Dokumentation af drikkevandskvalitet Uarbejdelsen af DDS-planen udgør den ene halvdel af dokumentationen for kvalitetssikring af vandforsyningen. Her dokumentere vandforsyningen at de arbejder bevist med kvalitetssikring. Anden del består af de registeringer der er foretaget i forbindelse med driften. Disse kan være; loginger fra SRO system, driftsjournal, vandanalyser og afvigelses register der kan dokumentere overholdelsen af myndighedernes grænseværdier. Det er også de register der dokumenterer virksomhedens arbejdsgang, indkøb, vilkår for aftale indgåelse, vedligeholds- og serviceringplaner. 3.7 Egen kontrol For at sikre opretholdelsen og overholdelsen af kvalitetssikrigen, må vandforsyningen sørge for at lave audit af systemmet. Dette er for at sikre at reglerne bruges, er tilgengælige for medarbejdere og bidrager til sikring af vandkvaliteten på en konstruktiv måde. For at vandforsyningen kan certificeres, må vandforsyningen have udpeget en intern auditør der er instrueret og påtage sig opgaven. Det er dog vigtigt at pointere at det er uhensigtsmæssigt hvis auditøren fungere som politimand i vandforsyningen. Det er langt mere konstruktivt at auditøren formår at få medarbejderne selv til at se hvor behovet for forbedringer ligger og hvor der kan opstå skadelige hændelser. En auditør udefra kan se problemstillinger man ikke lægger mærke til i hverdagen. 3.8 Opsummering Det initierende arbejde med dokumenteret drikkevand kan således opsummeres: Projektstart: Udvælgelse af DDS-team Beskrivelse af målsætning for drikkevandskvaliteten Kortlægning af eksisterende organisation og arbejdsgange Beskrivelse af vandforsyningen Side 28 af 57

29 DDS-Undersøgelsen: Risikovurdering Udfærdigelsen af DDS-plan Dokumentation af drikkevandskvaliteten Udvælgelse af audit 4. Diskussion del 1 I det foregående er beskrevet hvordan vandforsyningen fungerer på nuværende tidspunkt og de generelle principper for opstilling af DDS. I dette afsnit vil der vurderes hvilke områder vandforsyningen i Ilulissat skal overveje i forbindelse med DDS og hvilke tiltag der vil være nødvendige for at kunne indfører DDS Kurser og opkvalificering For at højne sikkerheden omkring drikkevandet, må det sikres at vandværks personale er tilstrækkeligt kompetente til at kunne udfører deres arbejde på vandbehandlingen. Dette er nævnt i bekendtgørelse om kvalitetssikring på almene vandforsyningsanlæg 2. Et alment vandforsyningsanlæg skal foranledige, at den driftsansvarlige for et alment vandforsyningsanlæg gennemfører et kursus om almindelig vandforsyningsdrift og elementær vandværkshygiejne. 36 Dette har ikke været et Grønlandsk lovkrav indtil videre, men vurderes også at være en nødvendighed i Ilulissat for at sikre kompetenceniveauet. Forenede Vandværker i Danmark tilbyder både drifts og hygiejne kurser 37, der kan leve op til dette lovkrav. Der vil dog ligge en stor besparelse for Nukissiorfiit i selv at tilbyde sådanne kurser på Grønland. Der findes allerede et internt driftskursus som vandværksformændene skal tage (Kursus i vandbehandling). Der er på nuværende tidspunkt ikke oprettet hygiejne kursus internt i Nukissiorfiit, hvilket på sigt vil være anbefalelsesværdigt såfremt DDS skal indføres på samtlige vandbehandlinger. 36 Bekendtgørelse om kvalitetssikring på almene vandforsyningsanlæg (Miljøministeriet, 2013) 37 Kurser(FORENINGEN AF VANDVÆRKER I DANMARK, 2014) Side 29 af 57

30 Da den nuværende vandværksformand ved distriktssammenlægningen ikke længere har en daglig leder og derfor nu står med ansvaret for en stedfortræder og to assistenter, kan det overvejes om han skal have et lederkursus. Nukissiorfiit tilbyder også ledelseskurser for de ansatte. Til at håndtere den interne audit af DDS, skal der udpeges en medarbejder der kan foretage en systemgennemgang i det interval der findes passende. Det er ikke et krav at medarbejderen skal have indgående kendskab til audit, men på sigt kan det være en fordel at have en uddannet medarbejder i virksomheden der kan auditere alle vandforsyningerne i Nukissiorfiit. Alternativt kan en ekstern auditør hyres Dokumentering/registrering Ved indførelsen af DDS vil der forekomme nye tiltag for at opfylde kravet om dokumentation, herunder blandt andet vedligeholdelses og afvigelses registrering. Vandforsyningen i Ilulissat har på nuværende tidspunkt ingen plan for vedligehold. Dette vil være et krav for at kunne dokumentere at vedligeholdelses intervaller på komponenter er overholdt og således ikke udgør en risiko for skadelig hændelse. I Bilag 1c kan undertegnedes udkast til en vedligeholdelsesplan ses. Her noteres komponent navn og nr. eller vedligeholdelses typen (for eksempel; komponent, inspektion eller rengøring), vedligeholdelses interval, sidste vedligehold og herefter udregner arket en ny vedligeholdelses dato som farvegradueres desto færre dage der er til nyt vedligehold. Derudover er der også mulighed for at notere hvem der har fortaget vedligeholdet og evt. bemærkninger hertil. Derudover skal der laves en afvigelses plan, hvor alle nedbrud, overskridelse af vandkvalitetsmål eller anden afvigelse skal noteres. Et udkast til denne plan er lavet og kan findes i Bilag 1c. Her skal noteres; den skadelige hændelse, hvad der er foretaget siden fremkomsten, hvem der har registreret denne, hvor høj en prioritet der er for at udbedre hændelsen, hvad status er og hvem der har foretaget registreringen. En afvigelsesplan kan desuden give oplysninger om årsagssammenhæng ved eventuelt forurening. Side 30 af 57

31 I forbindelse med indføring af DDS skal de registreringer der foretages, samles så det er let at finde og tilgå den samlede dokumentation, i forbindelse med registreringer og ekstern kontrol. Dette bør koordineres fra hovedkontoret således at den dokumentering, samles ensartet og tilgås på samme vis i alle vandforsyninger Udstyr/anlæg For at have styring med risikofaktorerne, er det nødvendigt at have redskaber der kan overvåge de kritiske styringspunkter. Hvis det ikke kan overvåges er der ikke styring med risikofaktoren. I Ilulissats vandforsyning er der blandt andet efter UV-filtret i vandbehandlingen vurderet at være en kritisk risiko for bakteriologisk kontaminering, da der i neutralitfiltrene er åbne vandflader samt efterfølgende ikke foretages nogen effektiv sterilisering af vandet. Derfor kan det forslås at foretage bakteriologiske målinger, således at der løbende kan overvåges om vandet er kontamineret. På nuværende tidspunkt foretages bakteriologiske målinger en gang i måneden af veterinærmyndighederne og resultatet foreligger typisk først 4 dage senere, hvilket er en slutproduktskontrol og ikke i DDS sammenhæng kan bruges som reguleringsværktøj. Et bakteriologisk måleudstyr til hurtigmålinger kunne være BactiQuant 38. Denne metode er vurderet af DANVA til at have en inkubationstid på minutter 39, hvilket giver vandforsyningen mulighed for at reagere forholdsvis hurtigt på en evt. kontaminering af drikkevandet. Dette gør det også muligt at fortage målinger på drikkevandet efter vedligeholdelsesopgaver og kan yderligt have den effekt at synliggøre kontamineringsrisiko overfor de ansatte, således at de bliver mere opmærksomme på denne risiko i det daglige arbejde. Flere af vandværkets NTU måler virkede ikke under praktikopholdet. NTU målerne bruges til at registrere behovet for returskyl og derudover er det også et drikkevandskrav 40 at NTU<1. På nuværende tidspunkt foretages der returskyl efter driftsformandens vurdering af vandstanden ud fra erfaring. Selvom turbiditetskravet overholdes på vandværket skal dette også kunne dokumenteres. Vandværket vil dermed få bedre kontrol over renheden af vandet efter forfiltrene og dermed også kunne vurdere om UV-filtret er en effektiv barriere. 38 Hurtigmålemetode til måling af totalkim 39 Test af mikrobiologiske hurtigmetoder (DANVA, 2006). 40 Bekendtgørelse nr. 7 af 17. marts 2008 om vandkvalitet og tilsyn med vandforsyningsanlæg (Hjemmestyret, 2008, p. Bilag 1b) Side 31 af 57

32 Det Grønlandske departement for Miljø og Natur var den 13. oktober 2014 på tilsyn i vandværket. I den forbindelse fik vandbehandlingen et påbud om at monterer en rist eller finmasket net på råvandsindtaget, da der jævnligt suges fisk med ind i vandbehandlingen. Selvom fiskene blev fra sorteret i beluftningssporet og senest ved sandfiltrene, antages det alligevel at kunne udgøre en risiko for drikkevandskvaliteten. En tilstoppet rist foran råvandsindtaget i reservoiret, kan i perioder med is helt stoppe vandforsyningen, da man ikke har mulighed for at rense indtaget da isen er op imod 1,5 m tyk. Dette er en problemstilling der skal afklares med departement inden montering. På nuværende tidspunkt har man ikke mulighed for at kontrollere uautorisret færden på vandværket ikke. I praktikken blev låse og nøgler til vandværket udskiftet, da der ikke tidligere var kontrol over hvor mange nøgler der var i omløb, hvilket har været med til at højne adgangskontrollen betydeligt. Indbrudsalarmen på vandværket har også i længere tid været ude af drift, hvorfor evt. uautoriseret adgang ikke kan registreres. Det er herfor potentielt muligt at drikkevandet kontamineres utilsigtet eller ved hærværk, uden at vandforsyningen kan dokumentere den efterfølgende kvalitet. Det bør herfor overvejes om en overvågning af færden der skal foretages Procedurer Ved indførelse af DDS skal der foretages en registrering af vandbehandlingens forskellige procedurer. I denne forbindelse vil det være en fordel at gennemgå de forskellige procedurer for at sikre sig at de stadig overholder vandværkets kvalitetsstandard, samt vurdere i hvor høj grad de følges. Vandforsyningen i Ilulissat har udarbejdet en samlet hygiejne og vedligeholdelses folder, som supplement til driftsvejledningen. Folderen vurderes at være tilstrækkeligt til gæster og eksterne håndværkere kan overholde kravene til hygiejne ved vedligehold. Dog har denne folder ikke været let tilgængelig og findes kun på dansk. Information omkring procedurer for færden og vedligehold bør derfor være tilgængelig for alle på vandværket og også oversættes til grønlandsk. Procedurer beskrivelser skal foreligge som dokumentation. Side 32 af 57

33 For at gøre ansatte, gæster og eksterne håndværkere opmærksom på de områder i vandforsyningen der er særligt udsatte for kontamineringsrisiko, kan det være en fordel at opmærke vandbehandlingen i hygiejnezoner. Dette gør at folk på vandforsyningen bliver mere opmærksomme på de områder hvor der skal skiftes fodtøj, bæres særligt arbejdsbeklædning eller anvendes særligt udstyr. Det skal ved sådan en opdeling også sikres at bakterier ikke kan overføres fra råvandsbehandlingen til rentvandsafdelingen. Et forslag til sådan en opdeling findes i Bilag 2. Side 33 af 57

34 4.2 Del konklusion afsnit 1 Generelle principper for opbygningen af DDS Det kan hermed konkluderes at Dokumenteret Drikkevandssikkerhed er et aktivt ledelsesværktøj til at dokumentere og styre kvalitetssikringen af drikkevandet. DDS skal indeholde en beskrivelse af målsætning for drikkevandskvaliteten, beskrivelse af vandforsyningen og beskrivelse af arbejdsgange. Der skal nedsættes et DDS-team i vandforsyningen til at opbygge systemet. Alle risici for skadelig hændelse og styrende foranstaltninger hertil findes og hvis muligt, forsøges nedbragt. På baggrund af dette udarbejdes en DDS-plan, som sammen med driftsdata udgør dokumentationen. Det er vurderet at vandforsyningen i Ilulissat skal opkvalificere medarbejderne med hensyn til ledelse-, drift- og hygiejne kurser for at sikre medarbejdernes kompetencer i vandbehandlingen. For at kunne sikre styring og overvågning af vandkvaliteten, er det vurderet at måleinstrumenter skal fungere og afspejle den aktuelle drift, for at kunne dokumentere overholdelsen af vandkvalitetskrav. Dette er yderligere essentielt for den automatiske styring af vandværket. Det vil højne overvågningsmuligheden for bakteriologisk forurening, hvis vandforsyningen anskaffede sig relevant måleudstyr. Der skal indføres afvigelses- og vedligeholdelsesplaner for at kunne dokumentere at der arbejdes bevist med drikkevandssikkerhed. Denne dokumentation kan desuden benyttes til at finde årsagen til forurening. Det er en forudsætning for DDS at kunne dokumentere at der ikke har været uautoriseret færden på vandværket, samt at hygiejne procedurer overholdes og er kendte for at undgå kontaminering. Zoneinddeling er en effektiv måde at undgå spredning af bakterier. Da det er et mål for Nukissiorfiit at indføre DDS i alle vandforsyninger, er det vurderet at virksomheden ved at lave en vejledning samt evt. uddannelsesprogrammer fra hovedkontoret, der henvender sig specifikt til de Grønlandske forhold, kan standardisere kvalitetssikringen og lette indførelsen af DDS. Side 34 af 57

35 5. Ledelse ved DDS indførelse 5.1 Ledelsesmæssige indsatsområder I følgende afsnit gives en kort præsentation af ledelsen og medarbejderne, samt hvilke områder der kan arbejdes med Organisationen og daglig ledelse i Ilulissat vandforsyning Nukissiorfiit er ved at gennemføre en sammenlægning af det der tidligere var 15 energitjenester til 5 distrikter, det er planen at dette skal forbedre vidensdelingen byerne og distrikterne imellem. Tidligere Distriktschef Avannaa Teamleder Vandforsyning Avannaa var der tilknyttet en teamleder til hver by der stod med det samlede driftsansvar, efter sammenlægningen er der således nu Formand Vandværk Ilulissat DDS Team I Praktik perioden kun er en teamleder for hvert distrikt. Den nye organisations diagram ses på Figur 6. I Vandværks assistent Ilulissat Vandbils chauffør 10m 3 Tankbil Vandbils chauffør 8m 3 Tankbil Ilulissat er teamlederen ansvarlig for distrikt Avannaa, som strækker sig fra bygden Ilimanaq i syd til Qaanaaq i nord med mere Figur 6. Organisations diagram over Ilulissat. (Støchkel, 2014) end 1000 km, hvilket kan gøre det svært at følge med i det daglige arbejde i byen. Teamlederen er ny i stillingen og er tiltrådt i marts. udover det daglige administrative arbejde bruges der meget tid på at rejse rundt til de andre byer og bygder, det har betydet at der har været mindre tid til at sørge for den daglige drift i byen og medarbejderne større ansvar til selv at skulle tilrettelægge deres hverdag. På vandforsyningen skal formanden stå med ansvaret for drift og vedligehold, i princippet den samme stilling som han hidtil har haft. Formanden har været i stillingen i mange år og han kender vandværket godt. Han har en vandværksassistent og to vandbilschauffører under sig. Chaufførernes arbejdstidsfordeling er cirka 3,5 hele dage som chauffører og den resterende tid har de til at hjælpe med rengøring og vedligehold på vandværket. Formanden og assistenten er begge Maskinarbejdere af uddannelse, Assistenten har ikke nogen kurser indenfor hygiejne og Side 35 af 57

36 vandbehandling. Chaufførerne har besiddet deres stilling i mange år, men har heller ikke nogen uddannelse inden for vandforsyning. Ud over den normale arbejdstid indgår formanden og assistenten i vagt ordningen hvor de uden for normal arbejdstid skal kvittere for alarmer og til se driften i hele byen både med el, vand og varme. Alle målinger der bliver foretages i vandværkets laboratorium og værdier fra SRO bliver indført i driftsjournalen som ligger på det et fælles drev som hele organisationen har tilgang til. Denne bliver indsendt til myndighederne. Efter organisationssammenlægningen er formanden ny fungerende daglig leder og han skal derfor selv have overblik til at sætte medarbejderne under ham i gang. Han er dog i tvivl om sit nye ansvar, det betyder at han stadig spørger teamlederen til råds om dagligdags gøremål, dette gør at tingende bliver behandlet langsomt. Der er afsat tid en gang årligt til MU-Samtaler 41 med de ansatte i vandforsyningen. Denne skal afdække medarbejdernes trivsel og opfattelse af virksomheden. Derudover var undertegnede i praktiktiden med til et distriktsmøde, hvor der fra hovedkontorets side var udleveret en række spørgsmål, som medarbejderne så skulle komme med deres inputs til. 41 Medarbejder Udviklings Side 36 af 57

37 5.1.2 Medarbejdernes tilfredshed Den nye driftsledelse er endnu ikke blevet ordentligt integreret i det daglige arbejde, sådan at alle er klar over opgave delingen og ikke mindst lederens nye rolle i organisationen. Det antydes også af den seneste tilfredshedsundersøgelse, at medarbejderne ikke har fuld tillid til deres nærmeste leder og dette er derfor et prioritetsområde for ledelsen. 42 Følgende er et par af de områder, der er uddraget af undersøgelsen som fokus punkter: - Min nærmeste leder er god til at foregribe og løse konflikter - Min nærmeste leders evner - Min nærmeste leder kommunikerer tydeligt min afdelings mål - Den opmærksomhed min faglige og personlige udvikling får Der skal naturligvis altid tages forbehold når der arbejdes med statistikker. Samtidig er undersøgelsen også en opsummering af hele Nukissiorfiits tilkendegivelser. Ud fra observationer gjort i praktikken, vurderes det at dette også kan repræsentere medarbejdernes holdning i Ilulissat. Det skal bemærkes at overstående ikke er en kritik af ledelsen, blot de områder der har scoret lavest i tilfredshedsundersøgelsen 2014 og derfor pointeret som fokuspunkter. Her har vi kun valgt de områder af undersøgelsen der er relevante i forhold til dette afsnit. I overstående uddrag fra tilfredshedsundersøgelsen 2014, ses det at der er nogle områder hvor ledelsen i Nukissiorfiit kan gøre en indsats for at højne samarbejdet mellem ledelse og driftspersonalet. Der undersøges derfor i det følgende; metoder til at undgå konflikter, ledelses kommunikationsværktøjer, ledelsesværktøjer til arbejdsstrukturering og en undersøgelse af hvordan medarbejderes udvikling kan opprioriteres Præsentation for Nukissiorfiit (Tilfredshedsundersøgelse) Bilag (XXX) Side 37 af 57

38 5.2 Ledelsesmæssige værktøjer I det følgende præsenteres ledelsesmæssig teori og værktøjer med henblik på at kunne imødegå de, i tidligere afsnit fundne indsatsområder. Nukissiorfiit har lavet om i deres organisationsstruktur og mere af det daglige ansvar er flyttet over på den formand der står for vandforsyningen. Der er behov for at lede disse forandringer igennem på en måde, så medarbejderne kan se og føle deres plads i den nye organisation. Samtidig med disse ændringer, ønskes at forbedre produktkvaliteten (Nukissiorfiit, 2014) ved hjælp af DDS Hvis man kan inddrage medarbejderne i beslutningsprocesserne, så vil det skabe involvering og engagement 43, og andre skal motiveres yderligere af teamlederen som skal styre udviklingen. Intro DDS er en forandring og man skal som leder være parat til at imødegå medarbejderne, med den modstand som kan forventes når større ændringer i deres arbejdsrutiner sker. Edgar H. Schein 44 er en af de fremtrædende inden for erhvervspsykologi og forandringsledelse. Han beskriver blandt andet forandringsledelse i tre trin: Optøning - hvor man får medarbejderne ud af deres faste rammer Ændringen - hvor organisationen lærer nye procedure Fastfrysning - hvor man forankre de ændringer som man har gennemført, så man efter perioden med fokus på forandringen, ikke vender tilbage til den gamle praksis. Det er vigtigt at sikre sig at medarbejderne har interesse i, at arbejde sig ud af denne usikkerhed 45. Hvis der ikke er det, har man ikke opnået en tilpas optøning og den forandring man som leder ønsker, vil ikke komme da medarbejderne ikke har den motivation der skal til at bære forandringen igennem. 43 Modstand mod forandring (Elgaard, et al., 2011, p. 256) 44 Models and Tools for Stability and Change in Human Systems (Schein, 2002, pp ) 45 Models and Tools for Stability and Change in Human Systems (Schein, 2002, pp ) Side 38 af 57

39 5.2.1 Kaizen Arbejdsgangen kan i Nukissiorfiit nogle gange virke præget af rutiner og gamle vaner, man gør som man plejer for det har altid virket og dette virker også i de fleste tilfælde. Ændringer kommer som oftest fra ledergruppen eller når nye regler skal opfyldes. Fordi DDS er en ny arbejdsopgave medarbejderne skal udføre, sammen med deres oprindelige job, er det vigtigt at højne effektiviteten så der bliver tid til at arbejde indgående med DDS. Kaizen er japansk som løst oversat betyder forbedring, det er en japansk filosofi om at man hele tiden skal forsøge at minimere spild, både tid, penge og ressourcer. Den bruges meget inden for LEAN verdenen, hvor det er et krav hele tiden at lave løbende forbedringer for at forbedre sine konkurrencevilkår. Nukissiorfiits rolle som forsyningsvirksomhed og med monopol i grønland synes det måske ikke så vigtigt at forbedre konkurrence vilkårene. Filosofien kan også bruges til at forbedre medarbejdernes trivsel. Kaizen tavlen er et af værktøjerne fra LEAN, hvor medarbejderne kommer med de forbedrings forslag, der kan forbedre arbejdsdagen og produktkvaliteten. Man skal yderligere motivere sine medarbejdere til hele tiden at tænke forbedringer og mere effektive løsninger, som med tiden vil gøre organisationen stærkere og mere effektiv. Kaizen tavlen er opdelt i flere områder der hver har deres funktion, se Bilag 3. Idé området hvor alle kan komme med idéer, til hvad man vil forbedre og hvordan man tænker det skal lade sig gøre. En prioriteringsmatrix hvor man vurdere effekten af forbedringen. Her ser man på investeringen af tid og penge og på den anden akse vurdere man udbyttet, man skal som leder vælge en skillelinje. Det kunne for eksempel være kr, hvor forbedringerne relativt hurtigt kan blive indført. Er investeringen mere det aftalte beløb skal det vurderes af Teamleder, eller Distriktschef, før man arbejder videre med idéen. Fra matrixen flytter man idéen over på aktivitetslisten med de forbedringer man er i gang med. Det er en bedst, hvis man prioriterer aktivt og hvis man holder antallet nede, så man kan holde fokus. På aktivitetslisten kan ses de igangværende forbedringer, hvilket problem man forsøger at forbedre og hvem der har ansvaret og status på forbedringen. Når forbedringen er færdig Side 39 af 57

40 behandlet flyttes den til kassen med færdigbehandlede idéer, som er placeret ved siden af idé kassen, således kan den virke som inspiration for nye og måske endnu bedre løsninger. Hele Kaizen tankegangen kan gøre op med vane tænkning og opfordre medarbejderen til løbende at se og vurdere deres arbejdsdag om der skulle være elementer der kunne gøres på en mere effektiv måde. Kaizen tavlen vil løbende lave forbedringer, men man skal, måske engang i måneden, afholde Kaizen tavle møder hvor man samler op igangværende forbedringer. En anden god ting ved Kaizen tavlen, som er lige så vigtig for Nukissiorfiit er at give medarbejderne indflydelse, det kan forbedre personalets arbejdstilfredshed 46. Efter at man har arbejdet med indførsel at DDS skal medarbejdernes motivation fastholdes. Her kan effekten af nye spændende tiltag, der løbende skaber forbedringer, som påvirker medarbejdernes arbejdsdag positivt og skaber nye udfordringer i hverdagen, bruges Anerkendende udviklingsledelse Hvis man som moderne leder hælder til at bruge værdibaseret ledelse, hvor mennesket sættes tilbage i organisationen 47 og med udgangspunktet går ud fra at alle er fornuftige mennesker, kan man som leder skabe en fælles forståelse for hvilke ting der er vigtig for organisationen, her kan man lede og styre organisationen hen på de mål man ønsker at opnå. Der skal skabes nogle helt klare visioner, som er så grundlæggende at, alle i organisationen kan arbejde hen imod. Human Ressource begrebet kommer også ud af, at der fokuseres på mennesker og udnytter de resurser mennesket som individ besidder. Det kan for eksempel gøres ved at bruge Pygmalioneffekten 48 hvor forventningen om gode resultater skaber bedre resultater. Dette er en meget gennemprøvet teori, hvor lederen skal sætte høje forventninger til sine medarbejdere, hvilket vil skabe bedre resultater end hvis man ingenting forventede. Man skal som leder passe på med at sætte forventningerne for højt, da der kan være risiko for at medarbejder bliver udbrændte eller blive syge af stress. Der er for eksempel en artikel fra 46 Ledelse og samarbejde (Heltbech & Jacobsen, 2004, p. 199) 47 Ledelse og samarbejde (Heltbech & Jacobsen, 2004, p. 14) 48 Anerkendende udviklingsledelse (Molly-Søholm, 2006) Side 40 af 57

41 Politikken 49, hvor en tidligere ledelseskonsulent som selv havde fremhævet denne ledelses form endte med at gå ned med stress, fordi der ikke blev sat nogen begrænsninger i arbejdsbyrde og forventet resultat for ham. Så man skal som leder sætte forventningerne højt og samtidig være meget klar over for sine medarbejdere, inde for hvilke rammer man forventer de skal arbejde Kommunikation på møder Kommunikation er altid vigtig når der er mere end én person der skal udføre en arbejdsopgave. Igennem arbejdet med indførsel af DDS, vil der komme mange emner der skal tages stilling til på møder. Mødelederen skal være opmærksom på hvordan han vil have kommunikationen til at forløbe. Dette har meget stor betydning for hvordan deltagerne opfatter mødet, et dårligt møde kan let komme til at virke som spild af tid dette kan også påvirke opfattelsen af lederes kvalifikationer på fremtidige møder. For at kommunikation, skal fungere godt skal både afsenderen og modtageren være opmærksomme på hinanden, som afsender skal man vurdere hvordan modtageren reagere på den information der skal gives. Man skal som mødeleder afgøre med sig selv hvilken type møde man indkalder til, der er 4 grundlæggede møde typer 50 : Informations/instruktion møde Konsultations møde Problemløsningsmøde Idéudviklingsmøde 49 Undskyld jeg var med til at fremme en livsfarlig ledelsesform (JESPERSEN, 2014) 50 Ledelse og Samarbejde (Heltbech & Jacobsen, 2004, p. 107) Side 41 af 57

42 Det er sjældent møder kan holdes opdelt, så det holder sig indenfor en type, det skal forsøges at planlægge mødet, så hver mødetype får sin egen sektion af det samlede møde. Det kan for eksempel være at der startes med information, hvor det er mødelederen der uddeler instruktioner, her er kommunikationen hovedsagligt envejs, hvor taleren fortæller og Informations og instruktions møder Konsultations møder Problemløsningsmøder Idéudviklingsmøder mødedeltagerne lytter. Efterfølgende kan mødelederen lægge mødeformen om til at være som en konsultation, hvor lederen eller en af deltagerne fremlægger et emne, hvor man efterfølgende i samtale kommer frem med de synspunkter der er omkring emnet og der findes en fælles løsning. Figur 7. Fordelingen mellem tale og lytte for mødelederen. (Heltbech & Jacobsen, 2004, p. 108) Drejer mødet sig om nogle problemer der skal løses, kan man som mødeleder lægge emnet op til åben diskussion hvor alle skal have lige mulighed for at fremføre deres synspunkter. Så en fælles løsning kan findes. Den kan ligne formen for et konsultationsmøde, men der er her ingen der har mere at sige end andre. På Figur 7 ses fordelingen af tale og lytte for mødelederen øvest er det udelukkende tale, neders skal der overvejnde lyttes og her er det mødedeltagerne der skal tale. Side 42 af 57

43 5.2.4 Projektledelse For at indfører DDS i vandforsyningen vil det være nødvendig med en tilvænningsperiode hvor erfarne medarbejder trænes i at lære og benytte nye arbejdsprincipper i vandforsyningen. Til dette formål kan tages udgangspunkt i indførelsen af DDS som et projekt. Indførelsen af DDS kan ses som et projekt da det opfylder de betingelser der stilles til et projekt: 1) Der skal være en vis kompleksitet, hvilket ligger i de nye arbejdsgange, procedurer, planer der indføres sammen med DDS. Dette gør at de til vandforsyningen tilknyttede medarbejder, skal vænne sig til nye arbejdsgange. 2) Indførelsen af DDS er et engangsfortagende i den forstand at, når medarbejdere først er trænet og har tillært sig de nye rutiner, vil disse fungere som en ny naturlig arbejdsrutine. 3) Der er et fast mål og slutdato for projektet. Målet vil i denne forbindelse være opfyldt når DDS er indført og tilpasset i en grad, at medarbejderne i vandforsyningen viser forståelse for den nye arbejdsgang og fordelene ved systemet kan anerkendes. Der kan fastsættes en slut dato for indførsel af DDS, hvor projektet er færdigt og vil overgå til almindelig drift. 4) Indførelsen er begrænset på tid og økonomi, da der må forventes at skulle afsætte ekstra kapital i starten af indføringsfasen til overarbejde, nye systemer mv. Projektet: Indførelse af DDS i Ilulissat, vil her opdeles i fire faser: Definitionsfasen: Projektet indledes med at klarlægge projektets problemstilling, altså målet for projektet. I dette tilfælde vil målet være at få indført DDS som et effektivt og brugbart kvalitetssikringssystem i vandforsyningen. Tidshorisonten for formidling af DDS til medarbejder, audit af systemet og opkvalificering af medarbejder vurderes Figur 8. Projektfaser. (Hansen, et al., 2013, p fig. 8.17) Side 43 af 57