Referat af Bestyrelsesmøde i Musikbunkeren Til stede: Michael, Mark, Hjalte, Mikkel, Daniel, Jonathan og Mathias (Medarbejder)

Transkript

1 Referat af Bestyrelsesmøde i Musikbunkeren Til stede: Michael, Mark, Hjalte, Mikkel, Daniel, Jonathan og Mathias (Medarbejder) Opsummering af uddelegerede opgaver: o Jonathan kontakter Christoffer vedr. ORA-status. o Jonathan og Michael undersøger, om de kan være med til Projektduellen den 15. November kl De giver Hjalte besked. o Michael indkalder til det næste møde, Onsdag den 19. November kl ! o Mathias spørger Magnus, om bestyrelsesmedlemmer kan få lov at få et log-in til ForeningLet. De nye udvalg: o Mikkel + Daniel skal arrangere det første møde i Facilitets-udvalget sammen med medarbejder Morten. o Michael skal arrangere det første møde i Koncert/Eventudvalget sammen med medarbejder Magnus. o Hjalte og Mark skal arrangere det første møde i Kommunikations/Pr-udvalget sammen med medarbejder Mathias. Selve referatet: Valg af dirigent Michael Valg af referent Mathias Godkendelse af referat fra sidste møde o Jonathan kontakter Christoffer vedr, status på ORA tilmelding. o Juleferie: Ingen medlemmer har besvaret spørgeskemaet på facebook siden. Vi laver håndsoprækning blandt de fremmødte vedr. behovet for at øve den 22., 23. og mellem jul og nytår. Ingen rækker hånden op. 1

2 Bestyrelsen konkluderer, at der ikke umiddelbart er et stort behov for at holde åbent imellem jul og nytår, og at vagterne kan spares væk. Siden sidst o Status på overdragelse af bankkonto og lavet visakort. Aftale med banken: De kontakter Michael når det hele er klar, og så tager Michael, Daniel og Mark ned og skriver under. Budget o Tuborgfonden er vist ikke gået igennem endnu. o Der bliver talt om at ForeningLet er dyrt, og diskuteret evt. alternativer, men grundholdningen er, at det ikke er noget der skal stilles spørgsmålstegn ved nu. o Da kasserer Mark ikke har adgang til kontoen endnu ved vi ikke, hvad saldoen er. På den baggrund er det svært for bestyrelsen at forholde sig til budgettet, men det bliver besluttet, at budget er et godt udgangspunkt for det igangværende regnskabsår. o Beslutning: Budgetforslaget er enstemmigt vedtaget af alle tilstedeværende. Udvalg o Vi nedsætter tre udvalg, som har ansvarsområder og kommer med forslag til bestyrelsen. o De nedsatte udvalg er åbne for alle, men det skal helst ikke blive sådan, at folk kommer og går. Det er vigtigt at folk kommer og er deltagende, for at tingene bliver gjort. o Som udgangspunkt er man medlem af udvalget i et regnskabsår. o Hvert udvalg har en tovholder fra bestyrelsen og en af medarbejderne, som har ansvaret for at indkalde til udvalgsmøder o. lign. o Udvalgene skal have en tavle/postkasse, hvor alle medlemmer kan komme med forslag. o Hvilke udvalg skal nedsættes? 2

3 1. Kommunikationsudvalg/PR/Funding. o Står for rekruttering, mailstyring. o PR-indsats og synlighed. o Ekstern kommunikation. o Brandudvalg, PR-udvalg, Markedsføring. o Udvalget træffer beslutninger om PR-forslag. o Funding kan også være en del af det. o Billedprojekt til gangen. o Skab opmærksomhed omkring bunkeren for omverdenen. Medlemmer fra bestyrelsen: Mark og Hjalte. Medlem fra kontoret: Mathias 2. Facilitets-udvalg. o En kombination af Studieudvalg og Sceneudvalg o Ansvarsopgave: Optimere bunkeren indadtil. o Komme med forslag til prioritering af opbygning af scene og studie. Medlemmer fra bestyrelsen: Mikkel og Daniel Medlem fra kontoret: Morten 3. Koncert/Eventudvalg o Hvilke arrangementer skal foregå hernede? o Hvilke arrangementer skal vi være med til udadtil? Medlemmer fra bestyrelsen: Michael. Medlem fra kontoret: Magnus. Evt. koncert + foredrag med Quick Quick Obey jvf. sidste møde o Tilbuddet ligger på 6500 kr. o Der tales om at gøre det på et senere tidspunkt, fordi: Vi ved ikke hvor mange penge vi har. Vi vil gerne have udvalgene i gang. o Beslutning: Eventudvalget må konkretisere plan, tidsramme, info, PR og vende tilbage til bestyrelsen. 3

4 o Generelt vil Musikbunkeren gerne være med til de arrangementer der holdes hernede. (som support til større navne, spiller til Musikskolens arrangement osv.) Nyt fra medarbejderne. o Plekter-visitkort. Skal vi gå videre med det? Ja, men den er overdraget til Kommunikationsudvalget o Tilbud til nye medlemmer: få Januar måned gratis. Der ligger en problematik i den store tillid i Musikbunkeren og i at der ikke er aflåst hernede. Beslutning: Vi tilbyder halv pris den første måned og at man først skal betale årskontingent efter prøve-måneden. Projektduellen. o Hjalte informerer. o Hvem er med den 15.11? Jonathan og Michael kan godt være interesseret. Mark kan ikke. Evt. o Gear-nørde-dag: Mikkel spørger, om bunkeren kan betale 300 kr. til strenge fra Thomann. Det bliver enstemmigt vedtaget at give 300 kr. for det. o Pakhuset kommer den 20. November for at udsmykke gangen. o Den frivillige tømrer. Hvad kan vi bruge ham til? Ekspertise til scenebyggeri. o ForeningLet: Kan bestyrelsesmedlemmer få adgang til at hente information derinde? Mathias tager den videre til Magnus, som er ekspert på området. o Hvad skal vi gøre ved medlemmer, som ikke har betalt? Skal der til at være konsekvenser for at man ikke betaler sit kontingent? 4

5 Skal kortet lukkes efter tre måneder? Det skal besluttes på næste møde. Næste møde o Onsdag den 19. November kl. 19. Michael indkalder. 5