Værktøj til funktionsudbud. hjælpemiddeldepoter

Transkript

1 Værktøj til funktionsudbud af drift af hjælpemiddeldepoter

2 Værktøj til funktionsudbud af drift af hjælpemiddeldepoter Værktøj til funktionsudbud af drift af hjælpemiddeldepoter

3 Udbudsrådets sekretariat Carl Jacobsens Vej Valby Tlf.: Online ISBN ISBN Layout og grafisk produktion: GP-Tryk A/S Billedmateriale: istock Photo Værktøjet er udarbejdet af Rambøll Management Consulting for Udbudsrådet Udgivet: Januar 2012

4 VÆRKTØJ TIL FUNKTIONSUDBUD AF DRIFT AF HJÆLPEMIDDELDEPOT Indhold Kapitel 1 Indledning Hvorfor et værktøj? Hvem henvender værktøjet sig til? Overblik over værktøjet 6 Kapitel 2 Introduktion til funktionsudbud Hvad er funktionsudbud? Hvorfor overveje funktionsudbud? Hvad betyder funktionsudbud for udbudsforretningen? 11 Kapitel 3 Trin 1: Udbudsstrategisk afklaring Risikoanalyse Fastlæggelse af formål for den udbudte opgave Etablering af baseline Involvering af det politiske niveau 16 Kapitel 4 Trin 2: Planlægning af udbuddet Organisering af udbudsprocessen Udarbejdelse af tidsplan 18 Kapitel 5 Trin 3: Udarbejdelse af udbudsmateriale Udvikling af kravspecifikation Opstilling af funktionskrav Forberedelse af prisbilag Valg af bods- og bonusbestemmelser Valg af tildelingskriterier 30 Kapitel 6 Trin 4: Udbudsproces Vurdering af tilbuddene 32 Kapitel 7 Trin 5: Opfølgning under kontrakt Kontrol Kontrol af egenkontrol 35 Kapitel 8 Tjekliste 37 Kapitel 9 Hvis du vil vide mere 38 Bilag 1: Eksempler på funktionskrav 39

5 UDBUDSRÅDET Kapitel 1 Indledning 1.1 HVORFOR ET VÆRKTØJ? Funktionsudbud rummer et potentiale til at opnå større effektivitet og bedre kvalitet i den offentlige serviceproduktion. Samtidig udgør funktionsudbud også en vej til nytænkning og innovation i den offentlige opgaveløsning. Ordregivere, der anvender funktionsudbud, skal dog være opmærksomme på, at funktionsudbud stiller nye krav til myndighedernes kontraktopfølgninger og kontrol med opgaveløsningen. Gennem funktionsudbud kan ordregivere skabe frihed for leverandøren til at udvikle opgaveløsningen løbende og dermed skabe frihed til innovation. 1 Det gælder også på hjælpemiddelområdet, hvor funktionsudbud af driften af kommunale hjælpemiddeldepoter må forventes at kunne bidrage til at optimere arbejdsgange, udvikle nye og bedre arbejdsmetoder - med potentielle offentlige besparelser og serviceforbedringer for borgerne til følge. Erfaringerne med at anvende funktionsudbud af drift af hjælpemiddeldepoter er dog begrænsede i Danmark. Det skyldes først og fremmest, at der er begrænset viden om, hvad effekterne af at anvende funktionsudbud er, og hvordan funktionsudbud i praksis kan gennemføres. 2 Derfor har Udbudsrådet fået udarbejdet dette værktøj til funktionsudbud, der har til formål at inspirere og guide kommuner, der overvejer eller konkret står over for at gennemføre udbud af driften af kommunens hjælpemiddeldepot. 1 Udbudsrådet: Analyse af funktionsudbud. November Udbudsrådet: Effektanalyse af konkurrenceudsættelse på hjælpemiddelområdet. December

6 VÆRKTØJ TIL FUNKTIONSUDBUD AF DRIFT AF HJÆLPEMIDDELDEPOT 1.2 HVEM HENVENDER VÆRKTØJET SIG TIL? Værktøjet henvender sig til de medarbejdere i den kommunale forvaltning, der arbejder med at forberede, gennemføre eller følge op på udbud af driften af hjælpemiddelfunktionen, herunder: Ledere og fagspecialister i den fagforvaltning, der har ansvaret for hjælpemiddelområdet Udbudskonsulenter i kommunens indkøbsfunktion. Værktøjet er ikke en generel vejledning i at gennemføre udbud, men et værktøj, der målrettet sætter fokus på de særlige forhold, der knytter sig til funktionsudbud af driften af hjælpemiddelfunktionen. Med andre ord forudsættes det, at læseren på forhånd er bekendt med udbudsreglerne eller indgår i et fagligt fællesskab omkring udbuddet, hvor disse kompetencer er til stede. Det anbefales derfor, at værktøjet benyttes som et dialogværktøj i samspillet mellem fagspecialister og udbudskonsulenter i udbudsprocessen. Læsere, der har brug for en generel introduktion til at gennemføre udbud, henvises til Udbudsportalens vejledning: Udbud Trin for Trin OVERBLIK OVER VÆRKTØJET Værktøjet består af en kronologisk opbygget, praktisk guide til udbudsforretningen, med fokus på de særlige forhold, der skal tænkes ind i processen, når der arbejdes med funktionsudbud. Værktøjets kapitel 3, 4, 5, 6 og 7 følger de fem grundtrin i udbudsforretningen, som illustreret i figur Udbudsportalen: Udbud Trin for trin. Marts

7 UDBUDSRÅDET Figur 1.1: De fem trin i udbudsforretningen 1. Udbudsstrategisk afklaring 5. Opfølgning under kontrakt 2. Planlægning af udbuddet 4. Udbudsproces 3. Udarbejdelse af udbudsmateriale Herudover indeholder værktøjet en introduktion til funktionsudbud (kapitel 2) samt en tjekliste, der opsummer de opmærksomhedspunkter, der skal tænkes ind i udbudsforretningen, når der arbejdes med funktionsudbud (kapitel 8). Endelig indeholder værktøjet en række eksempler på funktionskrav (bilag 1), der til sammen dækker de forskellige dele af depotdriften, som en kommune kan overveje at sende i udbud. Eksempelsamlingen kan således tjene til inspiration for kommuner, der står over for at udarbejde konkrete kravspecifikationer på området. 6 7

8 UDBUDSRÅDET Kapitel 2 Introduktion til funktionsudbud 2.1 HVAD ER FUNKTIONSUDBUD? Funktionsudbud er ikke nogen ny udbudsform, men en måde at håndtere udbud på inden for Udbudsdirektivet 4 og indebærer bl.a. en anderledes tilgang til kravspecifikationen. Det grundlæggende princip i funktionsudbud er, at man som udbyder sætter de funktioner (typisk i form af leverancer, resultater og effekter), der ønskes understøttet med udbuddet i centrum. Et funktionsudbud hvor udbringning af hjælpemidler indgår som opgave, vil altså typisk sætte fokus på formålet med (eller "funktionen af") denne opgave, fx at sikre at borgeren modtager funktionsduelige hjælpemidler på aftalt tid og sted. Man kan altså sige, at funktionsudbud handler om at besvare spørgsmålet om, hvorfor den udbudte opgave skal løses. Omvendt sættes der i funktionsudbud ikke gennemgående fokus på de metoder og arbejdsgange, den valgte leverandør skal anvende for at nå til de ønskede leverancer, resultater og effekter. I tilfældet udbringning vil funktionsudbuddet altså typisk ikke beskrive, hvordan og hvornår udbringningen konkret vil foregå, hvem der skal stå for den osv. Der sættes med andre ord i mindre grad fokus på, hvordan den udbudte opgave skal løses. På grund af denne forskel i fokus bliver funktionsudbud typisk sat over for aktivitetsbaserede udbud. Overgangen fra aktivitetsbaseret udbud til funktionsudbud er dog glidende, og som figur 2.1 illustrerer, findes der forskellige varianter af funktionsudbud, afhængigt af, hvor langt op i "funktionshierarkiet" man som kommune vælger at bevæge sig. 4 Hvis kontraktværdien af opgaven er under den gældende tærskelværdi for EU-udbud, kan udbuddet gennemføres efter reglerne i Tilbudsloven. I forhold til udbud af driften af kommunale hjælpemiddeldepoter, vil dette dog meget sjældent være relevant, da kontraktværdien i langt de fleste kommuner vil være over tærskelværdien. Dermed gælder som oftest, at udbud af driften af hjælpemiddeldepoter skal udbydes efter udbudsdirektivets bestemmelser, da drift af hjælpemiddeldepoter er defineret som en bilag IIA-ydelse i direktivet. 8 8

9 VÆRKTØJ TIL FUNKTIONSUDBUD AF DRIFT AF HJÆLPEMIDDELDEPOT Figur 2.1: Funktionsudbud og aktivitetsbaserede udbud Rene funktionsudbud Fokus Fokus på resultater Fokus på leverancer Rene aktivitetsbaserede udbud Fokus på metoder, arbejdsgange mv. I praksis benytter mange kommuner i dag elementer af funktionsudbud, når de konkurrenceudsætter driften af hjælpemiddeldepotet. Det sker fx når overvejelser omkring servicemål og kvalitetskrav, der sætter fokus på leverancer og resultater, indgår i kravspecifikationen. 2.2 HVORFOR OVERVEJE FUNKTIONSUDBUD? Den væsentligste fordel ved at anvende funktionsudbud frem for aktivitetsbaseret udbud er, at konkurrencen udvides fra fortrinsvis at fokusere på pris til både at fokusere på pris og på kvalitet og service. Ved at sætte produktet og resultatet i centrum for udbuddet gives leverandøren frihed til at tilrettelægge opgaveløsningen ud fra leverandørens egen vurdering af og erfaring med hvilke metoder og arbejdsgange, der mest effektivt frembringer de ønskede resultater. Med andre ord går tilbudsgiverne fra i det aktivitetsbaserede udbud at konkurrere om, hvem der kan levere den på forhånd specificerede opgave til den laveste pris, til i funktionsudbuddet at konkurrere om, hvem der i kraft af den selvvalgte metode og arbejdstilrettelæggelse kan levere den bedste kvalitet og service til den laveste pris. En anden fordel ved at anvende funktionsudbud er, at betalingsmekanismen i funktionsudbud ofte indebærer, at ordregiver kun betaler for de leverancer og resultater, leverandøren skaber. Hvis en leverandør vælger at tilrettelægge en del af sit arbejde på en måde, der viser sig ikke at bidrage til de aftalte leverancer eller resultater, er ordregiver ikke ansvarlig for at betale for det udførte arbejde. Dermed overføres risikoen og ansvaret for opgaveløsningen fra kommunen til leverandøren, og samtidig forstærkes leverandørens incitament til at optimere opgavetilrettelæggelsen. 9 9

10 UDBUDSRÅDET Endelig er funktionsudbud særligt egnet til at skabe innovation i opgaveløsningen. Det skyldes, at ordregiveren ved at undlade at specificere de enkelte aktiviteter og arbejdsgange i opgaveløsningen, giver leverandøren mulighed for at tilrettelægge opgaven på den måde, der vurderes at være mest hensigtsmæssig i forhold til mest omkostningseffektivt at producere de ønskede leverancer. Dermed opstår et råderum for nytænkning - i forhold til organiseringen af arbejdet, de enkelte arbejdsgange, de anvendte metoder og teknologier mv. hos leverandøren. Der kan være flere fordele forbundet med denne nytænkning. For det første bidrager den til at udvikle markedet for drift af hjælpemiddeldepoter, så der over tid introduceres bedre løsninger til gavn for de borgere der betjenes af depotet, de myndigheder der styrer depotdriften, de ansatte på depotet mv. For det andet bidrager innovationen til billigere drift og dermed større effektivitet i driften. Funktionsudbud på hjælpemiddelområdet er ikke udbredt i Danmark. Dette skyldes dels et begrænset kendskab til funktionsudbud blandt offentlige indkøbere, dels at funktionsudbud stiller nye krav til bestillerorganisationen i den enkelte kommune i forbindelse med udarbejdelse af kravspecifikationen, tilbudsvurderingen og kontraktopfølgningen. På baggrund af de eksisterende eksempler på funktionskrav, der findes i Danmark, kan oplistes i boks 2.1 nedenfor en række eksempler på innovation, der er opstået som resultat af udbud af depotdriften på hjælpemiddelområdet. Boks 2.1: Eksempler på innovation i driften af hjælpemiddeldepoter Erfaringerne fra de danske kommuner viser, at depotdrift på hjælpemiddelområdet rummer et potentiale for innovation (forstået som forbedrede processer eller produkter), hvis den kommunale ordregiver giver leverandørerne frihed til at nytænke opgaveløsningen. Som eksempler på innovation i driften af hjælpemiddeldepoter kan nævnes: Brug af specialvaskemaske til rengøring af hjælpemidler (ny teknologi) Ny distriktsopdeling af kommunen i relation til udbringning (ny organisering) Flere reparationer varetaget i borgerens hjem (nye arbejdsgange) Kvikskranke hvor borgeren kan teste og blive visiteret til hjælpemidler (nye metoder) Flere reparationer varetaget uden brug af ekstern specialist (nye kompetencer) Etablering af ledelsesinformation og opfølgning på leverandørens ydelser (ny styring) Kilde: Effektanalyse af konkurrenceudsættelse på hjælpemiddelområdet (Udbudsrådet, 2011) 10 10

11 VÆRKTØJ TIL FUNKTIONSUDBUD AF DRIFT AF HJÆLPEMIDDELDEPOT 2.3 HVAD BETYDER FUNKTIONSUDBUD FOR UD- BUDSFORRETNINGEN? Arbejdet med funktionsudbud stiller på en række områder krav til at håndtere udbudsforretningen anderledes, end når der arbejdes med aktivitetsbaserede udbud. I figuren nedenfor præsenteres de opgaver, man som kommune skal være særligt opmærksom på, hvis man vælger at arbejde med funktionsudbud. De enkelte opgaver er beskrevet uddybende i de i parentes angivne afsnit. Figur 2.2: Funktionsudbud og fokus i udbudsforretningen 1. Udbudsstrategisk afklaring Risikoanalyse (3.1) Fastlæggelse af opgavens formål (3.2) Etablering af baseline (3.3) Kontrol (7.1) Kontrol af egenkontrol (7.2) 5. Opfølgning under kontrakt 2. Planlægning af udbuddet Organisering (4.1) Tidsplan (4.2) Vurdering af tilbuddene (6.1) 4. Udbudsproces 3. Udarbejdelse af udbudsmateriale Funktionskrav (5.2) Prisbilag (5.3) Bods- og bonusbestemmelser (5.4) Tildelingskriterier (5.5) Hver enkelt af de listede opgaver beskrives uddybende i de følgende kapitler i værktøjet

12 UDBUDSRÅDET Kapitel 3 Trin 1: Udbudsstrategisk afklaring På hvilke områder stiller funktionsudbud særlige krav til den udbudsstrategiske afklaring? Risikoanalyse (afsnit 3.1) Fastlæggelse af formål med den udbudte opgave (afsnit 3.2) Etablering af baseline (afsnit 3.3) Involvering af det politiske niveau (afsnit 3.4) 3.1 RISIKOANALYSE Et funktionsudbud indebærer, at leverandøren gives en væsentlig frihed til selv at tilrettelægge arbejdet og vælge de arbejdsmetoder, der skal indgå i opgaveløsningen. Det stiller krav til leverandøren om, at kunne planlægge opgaven hensigtsmæssigt, anvende arbejdsgange og metoder der understøtter effektiv drift, og følge op på om kommunens krav til leverancer og resultater opfyldes. Tilsvarende stiller arbejdet med funktionsudbud nye krav til ordregiverens måde at gennemføre udbudsforretningen og håndtere samarbejdet i kontraktopfølgningen på. Som myndighed skal man være i stand til og være indstillet på at afgive en del af kontrollen med opgaveløsningen, og have tillid til at denne løses bedst af leverandøren, for i stedet at styrke kontrollen med udbyttet af opgaveløsningen. Inden det besluttes at gennemføre et funktionsudbud, bør der derfor foretages en risikoanalyse med henblik på at vurdere, hvorvidt såvel leverandørmarkedet som kommunen er modne til funktionsudbud. Figuren nedenfor opsummerer nogle af de væsentlige spørgsmål, der bør afdækkes i risikoanalysen

13 VÆRKTØJ TIL FUNKTIONSUDBUD AF DRIFT AF HJÆLPEMIDDELDEPOT Figur 3.1: Dimensioner i risikoanalysen Myndighed Er kompetencerne til stede til at opstille funktionskrav? Er den rette kapacitet og kompetence til stede til at følge systematisk op på funktionskrav? Er man parat til at tilpasse sin bestilleorganisation? Er kommunen klar til at styre via incitamentstrukturer og bodsbestemmelser? Er der vilje til at se opgaven løst på anden måde end den vante? Udbud Kontrakt Er leveerandørene teknisk i stand til at afgive tilbud? Kan leverandøerne levere i forhold til funktionskrav? Er leverandøerne i stand til at præsentere egne forslag til opgaveløsning? Har leverandøerne et ønske om at levere i forhold til funktionskrav? Har leverandørene et ønske om at tilføre løsningsværdier? Leverandør Risikoanalysen på dette stadie kan med fordel involvere dialog med en række forskellige aktører: Intern dialog: De forskellige risici forbundet med at gennemføre funktionsudbud i forvaltningen bør først og fremmest vurderes på baggrund af grundige interne drøftelser med de forskellige dele af forvaltningen herunder den relevante fagforvaltning, hjælpemiddelområdet og kommunens indkøbsfunktion der vil skulle spille med i udbudsforretningen og i den efterfølgende kontraktperiode, så alle relevante forbehold kommer på banen og de involverede tages i ed forud for den kommende proces. Dialog med andre kommuner: Erfaringer fra andre kommuner, der allerede har gennemført funktionsudbud af driften af hjælpemiddeldepot, kan med fordel inddrages i risikoanalysen. Det gælder dels kommunernes erfaringer med at skulle håndtere de krav, som funktionsudbud stiller til egen organisation. Og dels gælder det deres vurdering af, hvordan leverandørmarkedet reagerer på funktionsudbud

14 UDBUDSRÅDET Markedsdialog: Det kan også overvejes, at gå i dialog med de potentielle leverandører forud for udbudsprocessen, for derved at få en førstehåndsvurdering af, hvordan leverandørerne vil forholde sig til et udbudsmateriale baseret på funktionskrav. Udbudsdirektivet gør det muligt for offentlige myndigheder at søge dialog med leverandører til brug for udarbejdelse af udbudsmaterialet, så længe bestemte leverandører ikke opnår en konkurrencefordel herved. 5 Hvis det på baggrund af den indledende risikoanalyse vurderes, at et funktionsudbud vil være af værdi for kommunen, anbefales det, at der opstilles en håndteringsstrategi for eventuelle identificerede opmærksomhedspunkter i udbudsforretningen og den efterfølgende kontraktopfølgning, så det sikres at disse bliver adresseret gennemgående i processen. 3.2 FASTLÆGGELSE AF FORMÅL MED DEN UDBUDTE OPGAVE Når det er besluttet, at udbuddet af driften af hjælpemiddeldepotet skal gennemføres som et funktionsudbud, skal der tages stilling til, hvad formålet med den udbudte opgave er. Den udbudte opgave kan sagtens have flere formål eller delformål. Det væsentlige er, at de aktører i forvaltningen, der senere indgår i udarbejdelsen af udbudsmaterialet eller godkendelsen heraf, allerede i den udbudsstrategiske afklaring opnår en fælles forståelse af formålet med den eller de udbudte opgaver. Dette er særligt vigtigt i forbindelse med funktionsudbud, fordi de definerede formål med opgaven danner udgangspunkt for den senere opstilling af funktionskrav (jf. afsnit 5.2). 5 Udbudsrådet: Dialog ved udbud hvad er muligt? Juni

15 VÆRKTØJ TIL FUNKTIONSUDBUD AF DRIFT AF HJÆLPEMIDDELDEPOT Boks 3.1: Eksempel på formål og delmål for den udbudte opgave, Faxe Kommune "Formålet med at have et hjælpemiddeldepot er at opnå en optimal, effektiv og økonomisk anvendelse og udnyttelse af eksisterende genbrugshjælpemidler, som kommunen råder over. Der sker ved: at få overskuelige faciliteter i tørre velindrettede rum, der sikres forsvarligt til opbevaring, rengøring i henhold til standarder, vedligeholdelse og reparation af genbrugshjælpemidler at optimere drift og genudlån at sikre genbrugshjælpemidlernes regelmæssige vedligeholdelse at frigøre terapeutressourcer fra egentlige depotopgaver til sagsbehandling mv. at øge kvaliteten i depotet som terapeutens arbejdsredskab at opnå den størst mulige udnyttelse af genbrugshjælpemidler tilhørende kommunen, evt. leje til tredjemand." Kilde: Uddrag af udbudsmateriale fra Slagelse Kommune (2006) 3.3 ETABLERING AF BASELINE Som et led i den udbudsstrategiske afklaring bør man etablere en baseline for driften af hjælpemiddeldepotet. En baseline tegner grundlæggende et billede af driften, som den ser ud i dag. Den vil typisk indeholde elementer som: udgiftsniveau organisering af området karakteristik af området, herunder antal ansøgere, antal visiterede, geografisk fordeling, boligformer, antal reparationer, antal udbringninger, mv. dokumentation for eksisterende serviceniveau dokumentation for eksisterende kvalitetsniveau dokumentation for status i forhold til forventede resultater og effekter på området, herunder i forhold til ventetid, leveringstid, levetid på hjælpemidler, brugertilfredshed, klagestatistik, medarbejdertilfredshed mv. I forbindelse med funktionsudbud er det særligt vigtigt at etablere en god baseline tidligt i udbudsforretningen. Det skyldes, at baselinen giver kommunen et kvalificeret grundlag for at sætte ambitiøse, men stadig realistiske krav til tilbudsgiverne, når kravspecifikationen udarbejdes

16 UDBUDSRÅDET Samtidig giver en solid baseline tilbudsgiverne det bedste udgangspunkt for at lave et relevant tilbud. En leverandør formulerer det således: "Jeg er nødt til at vide, hvor mange transaktioner, der typisk gennemføres for at afgive et tilbud. Jeg ved på sekunder, hvad det tager at plukke og pakke på lageret." Endelig giver baselinen kommunen en basis for at følge op på, om leverandøren leverer de leverancer, resultater og effekter, der forventes. 3.4 INVOLVERING AF DET POLITISKE NIVEAU Når driften af hjælpemiddeldepotet udbydes som et funktionsudbud, indebærer det, at fokus flyttes fra aktivitetskrav til funktionskrav, hvor der i højere grad følges op på leverandørens overholdelse af servicemålene. Forvaltningen skal overveje om denne ændring indebærer, at Byrådet skal orienteres om udbuddet og principperne i udbuddet

17 VÆRKTØJ TIL FUNKTIONSUDBUD AF DRIFT AF HJÆLPEMIDDELDEPOT Kapitel 4 Trin 2: Planlægning af udbuddet På hvilke områder stiller funktionsudbud særlige krav til planlægning af udbuddet? Organisering af udbudsprocessen (afsnit 4.1) Udarbejdelse af tidsplan (afsnit 4.2) 4.1 ORGANISERING AF UDBUDSPROCESSEN Ved et aktivitetsbaseret udbud er det væsentligt i planlægningsfasen for et funktionsudbud at sikre sig, at medarbejdere med relevante kompetencer bliver inddraget, at udbuddet bliver forankret hensigtsmæssigt, og at der er klarhed over, hvem i kommunen der har hvilke roller og hvilket ansvar. I forbindelse med organiseringen af udbudsprocessen adskiller funktionsudbud sig dog på to områder. For det første er den administrative byrde forbundet med at udarbejde kravspecifikation under funktionsudbuddet ofte mindre end under det aktivitetsbaserede udbud. Det skyldes, at bestillerorganisationen frem for at bruge ressourcer på detaljerede aktivitetsgennemgange, arbejdsgangsbeskrivelser og metodebeskrivelser kan koncentrere sig om at få defineret de ønskede krav til leverancen og dens tilsigtede resultater og effekter. Derfor kan kravspecifikationen ofte udarbejdes i en mindre arbejdsgruppe af medarbejdere, der kombinerer faglighed og udbudsteknisk ekspertise. Samtidig er det i organiseringen af udbudsprocessen væsentligt at huske på, at en forudsætning for et godt fremtidigt samarbejde med den valgte leverandør er, at de terapeuter og andre fagpersoner, der udgør det primære bindeled til leverandøren, er inddraget i arbejdet med og har ejerskab til de specificerede krav. Udvælgelsen 17 17

18 UDBUDSRÅDET af personer, der skal indgå i arbejdsgruppen, bør derfor ikke kun bero på en ressourcevurdering men også på behovet for at investere i en god start på leverandørsamarbejdet. For det andet stiller funktionsudbuddet krav til at inddrage en bredere gruppe i vurderingen af tilbuddet, så man får interessenternes nuancerede vurdering af, hvilket tilbud der bedst løser opgaven. Det kan fx være repræsentanter for: Visitationen Hjemmeplejen Plejeboligerne Handicapområdet Hjælpemiddeldepotet Et funktionsudbud vil derudover også typisk opleves at berøre brugerne, dels i forhold til de beskrevne kvalitets- og serviceniveau og dels i forhold til leverandørens løsningsforslag, som kan påvirke den oplevede service. Der kan således være forhold i det konkrete udbud som tilsiger, at handicapråd og ældreråd mv. inddrages i processen, fx i form af en orientering om principperne bag udbuddet samt i en vurdering af kvaliteten i løsningen. 4.2 UDAREJDELSE AF TIDSPLAN De særlige krav til organiseringen af funktionsudbudsprocessen har også betydning for den tidsplan for udbudsprocessen, der udarbejdes af kommunen. At ressourceforbruget flyttes fra kravspecifikationen til vurderingen af tilbuddene betyder således, at der kan afsættes mindre tid til udarbejdelse af kravspecifikationen, men at der til gengæld bør afsættes mere tid til vurderingen af tilbuddene. Udbyderen bør desuden have mulighed for at tilse det eksisterende hjælpemiddeldepot, hvis det også er det fremtidige depot. Endelig kan der, qua den mindre fyldige kravspecifikation, være behov for at stille supplerende spørgsmål til afklaring af, hvordan tilbuddet skal forstås. I figuren nedenfor præsenteres et forslag til en tidsplan for funktionsudbud af depotdrift på hjælpemiddelområdet. Der er taget afsæt i gennemførelse af et offentligt udbud, da der p.t. er relativt få leverandører på markedet

19 VÆRKTØJ TIL FUNKTIONSUDBUD AF DRIFT AF HJÆLPEMIDDELDEPOT Figur 4.1: Tidsplan for funktionsudbud Uge 1-2 Løbende efter kontraktindgåelse 1. Udbudsstrategisk afklaring Uge Opfølgning under kontrakt 2. Planlægning af udbuddet 4. Udbudsproces 3. Udarbejdelse af udbudsmateriale Uge Uge

20 UDBUDSRÅDET Kapitel 5 Trin 3: Udarbejdelse af udbudsmateriale På hvilke områder stiller funktionsudbud særlige krav til udarbejdelse af udbudsmateriale? Udvikling af kravspecifikation (afsnit 5.1) Opstilling af funktionskrav (afsnit 5.2) Forberedelse af prisbilag (afsnit 5.3) Valg af bods- og bonusbestemmelser (afsnit 5.4) Valg af tildelingskriterier (afsnit 5.5) 5.1 UDVIKLING AF KRAVSPECIFIKATION En kravspecifikation skal opfylde flere formål. Den skal: give leverandøren et grundlag for at byde på opgaven give ordregiveren et fundament for at vurdere de indkomne tilbud give ordregiveren et fundament for at følge op på kontrakten I et funktionsudbud vil kravspecifikationen medtage færre krav til løsningen, for at give leverandøren rum til selv at definere opgaveløsningen, men medtage flere krav til tilbuddet for at sikre at leverandøren gør rede for, hvordan de vil løse opgaven. Det indebærer samtidig, at et funktionsudbud kun har få mindstekrav til udførelsen af opgaveløsningen (det vil sige krav der er enten opfyldt eller ikke opfyldt), idet denne type krav strider imod funktionsudbuddets grundprincip om at give mest mulig metodefrihed til leverandøren. I det omfang der eksisterer særlige lovgivningsmæssige bestemmelser i forhold til opgaveløsningen (fx særlige standarder for rengøring eller lignende), kan der dog opstilles mindstekrav hertil

21 VÆRKTØJ TIL FUNKTIONSUDBUD AF DRIFT AF HJÆLPEMIDDELDEPOT En kravspecifikation vil kunne struktureres således: Beskrivelse af udbyderen, herunder fakta (baseline) om den nuværende opgavevaretagelse Udbuddets omfang Generelle krav til udbuddet, herunder: - krav til samarbejde og vidensdeling - krav til udvikling og innovation - krav til borgerinddragelse - krav til kvalitetskontrol - krav til opfølgning - krav til afregning og betaling Generelle krav til løsningen, herunder: - krav til depot og servicefunktion - krav til lagerstyrings- og rekvisitionssystem - krav til eventuel indkøbsfunktion Funktionsbeskrivelser (se beskrivelse nedenfor) Funktionsbeskrivelserne kan beskrives ud fra: Hvad er formålet med funktionen? Hvilke overordnede krav bør der stilles til løsningen? I boks 5.1 og 5.2. nedenfor præsenteres et eksempel på, hvordan en funktion kan beskrives

22 UDBUDSRÅDET Boks 5.1: Eksempel på beskrivelse af funktionskrav Beskrivelse af funktionskrav til reparation af hjælpemidler Formålet med funktionen Leverandøren skal løse reparationer hurtigst muligt, så lagertid i forbindelse med reparationer nedbringes. Overordnede krav til funktionen Hjælpemiddeldepotet forestår reparation af hjælpemidler hos en borger efter aftale med denne og/eller sagsbehandlende terapeut. Reparationen skal følge producentens anvisninger for det pågældende hjælpemiddel. Tilbudsgiver skal udføre reparationer sikkerhedsmæssigt korrekt. Særlige krav til funktionen Leverandøren forudsættes at udføre almindelig reparation af hjælpemidler, som kan udføres uden brug af ekstern part. Udgiften er indeholdt i tilslutningsafgiften. Særlige betalingsforhold Reparationer udført i den toårige garantiperiode er for leverandørens regning, medmindre leverandøren kan godtgøre, at genbrugshjælpemidlet uden for leverandørens varetægt er blevet behandlet i strid med producentens forskrifter. For så vidt angår reservedele til en købspris på under 300 kr. ekskl. moms sker der ikke særskilt fakturering, da denne omkostning skal indeholdes i tilslutningsaftalen. Kilde: Uddrag af udbudsmateriale fra Gribskov Kommune (2009) 22 22

23 VÆRKTØJ TIL FUNKTIONSUDBUD AF DRIFT AF HJÆLPEMIDDELDEPOT Boks 5.2: Eksempel på beskrivelse af aktivitetsbaserede krav Beskrivelse af aktivitetsbaserede krav til reparation af hjælpemidler Reparation på borgerens opholdsadresse Reparation af hjælpemidler skal som udgangspunkt foregå på borgerens opholdsadresse. Tidsrum Reparation skal som udgangspunkt foregå i tidsrummet 8-16 på hverdage og på det tidspunkt der er aftalt med borger/pårørende/personale. Reparationsfrister Hvis hjælpemidler ikke kan repareres i henhold til bestillingen, skal Hjælpemiddelafsnittet underrettes senest førstkommende hverdag inden kl. 13. Er bestillingen en akutbestilling, skal Hjælpemiddelafsnittet kontaktes inden tilbudsgiver forlader borgerens adresse med henblik på aftale om det videre forløb. Kontakt til borger Tilbudsgiver skal træffe telefonisk aftalte med borger/pårørende eller hjemmeplejen om tidspunkt for reparation. I særlige tilfælde skal der træffes aftale med borger, fx via sms, skrivetelefon eller fax. Undtaget herfra er, når Hjælpemiddelafsnittet har bestilt reparationen til et bestemt tidspunkt. Servicebil Tilbudsgiver skal selv råde over en servicebil indeholdende udvalgte reservedele til standardprodukter i standardkataloget. Kvittering for reparation Tilbudsgiver skal udlevere kvittering til borger på udført reparation af hjælpemidler, indeholdende navn, telefonnummer og evt. dato for forventet returnering. Kilde: Uddrag af udbudsmateriale fra Greve Kommune (2010) (forkortet) 23 23

24 UDBUDSRÅDET Kravspecifikationsopgaven består således i at afklare: hvilke funktioner ønsker vi at beskrive? hvordan strukturerer vi funktionerne? hvordan beskriver vi funktionerne (fx rengøring af hjælpemidler, udbringning af hjælpemidler, reparation af hjælpemidler) Leverandøren skal så besvare kravet ved at beskrive, hvorledes leverandøren vil løse opgaven, som illustreret i nedenstående boks. Boks 5.3: Eksempel på krav til tilbudsdisposition, Horsens Kommune Afsnit 1: Afsnit 2: Afsnit 3: Afsnit 4: Afsnit 5: Afsnit 6: Afsnit 7: Afsnit 8: Afsnit 9: Indledning Eventuelle forbehold Serviceattest el.lign. Underskrevet tro- og love-erklæring vedr. gæld til det offentlige Revisorpåtegnede regnskaber Referenceliste Beskrivelse af tilbudsgivers organisation. Beskrivelse af delkriterium Pris. Beskrivelse af delkriterium Samarbejde, herunder informationsudveksling, overdragelsesplan og organisering af opgaveløsningen. Afsnit 10: Beskrivelse af delkriterium Service, herunder variationer i specialreparationer der kan udføres samt hvordan et højt genbrugsniveau kan sikres. Afsnit 11: Beskrivelse af lokaler. Kilde: Uddrag af udbudsmateriale fra Horsens Kommune (2010) 24 24

25 VÆRKTØJ TIL FUNKTIONSUDBUD AF DRIFT AF HJÆLPEMIDDELDEPOT 5.2 OPSTILLING AF FUNKTIONSKRAV Med funktionskrav menes de krav, som leverandøren skal forpligte sig på med henblik på at sikre, at leverandøren i praksis understøtter de funktioner, der udgør omdrejningspunktet for et givent udbud. Der kan skelnes mellem tre typer af funktionskrav (se også bilag 1): Krav til leverancen: Myndighedens krav til de leverancer (fx udbringning af hjælpemidler), som leverandøren skal levere som led i driften af hjælpemiddelfunktionen. Disse krav vil typisk tage form af: - Kvalitetskrav: Krav til kvaliteten af leverancen (fx udbringning til borgerens hjem inklusive tilpasning/montering) - Servicekrav: Krav til den service der skal kendetegne leverancen (fx udbringning hver 3. dag) Krav til resultatet: Myndighedens krav til de resultater, myndigheden ønsker at opnå ved hjælp af den specificerede leverance (fx lav ventetid på hjælpemidler). Krav til effekten: Krav til de tilsigtede effekter af de leverancer, som leverandøren bidrager med (fx oplevet selvhjulpethed blandt borgere). De opstillede funktionskrav er ordregiverens garanti for, at leverandøren holdes fast på det tiltænkte formål med opgaven, hvorfor man som ordregiver bør være opmærksom på, at funktionskravene så direkte som muligt reflekterer de formål, der blev opstillet i den udbudsstrategiske afklaring. I forbindelse med funktionsudbud af depotdriften på hjælpemiddelområdet vil fokus i kravspecifikationen dog ofte primært være på at definere klare krav til leverancen, da denne i modsætning til resultaterne og effekterne af leverancen bør kunne forventes at være 100 pct. i leverandørens kontrol. Omvendt er der en risiko for, at et snævert fokus på leverancen fører til en forskydning i myndighedens og leverandørens fokus, hvorved det overordnede formål med den udbudte opgave let glemmes. Det anbefales derfor, at kommunen så vidt muligt inddrager enkelte krav (alternativt formuleret som forventninger eller fælles opfølgningsparametre, jf. boks 7.1) til leverandørens resultater og effekter, for således at fastholde et fælles fokus i styringsrelationen på det langsigtede formål med opgaven

26 UDBUDSRÅDET 5.3 FORBEREDELSE AF PRISBILAG Prisbilaget skal afspejle, at det indgår i et funktionsudbud. Priserne kan således ikke være aktivitetsbaserede, men skal afspejle den ydelse, der skal leveres. Prisen kan være et månedligt vederlag for drift af hjælpemiddeldepotet. Hvis udbuddet omfatter funktioner, som kan tilskrives egen prisstruktur (fx kørsler, akutkørsler, nødkald el.lign.), kan der arbejdes med flere priser, som tilsammen udgør prisgrundlaget. Et eksempel på en sådan prismodel er præsenteret i boksen herunder. Boks 5.4: Eksempel på prismodel, Horsens Kommune Opgave Betalings-mekanisme Opgave 1: Lagerstyring, herunder modtagelse og udlevering, sortering, klargøring og lagerføring af hjælpemidler 1.1: Nye hjælpemidler m. tilhørende opgaver Fast pris pr. måned 1.2: Brugte hjælpemidler m. tilhørende opgaver Fast pris pr. mened Opgave 2: Kørsel 2.1: Planlagt kørsel i alle distrikter senest 5 arbejdsdage efter bestillingen 2.2: Akut kørsel i alle distrikter indenfor normal åbningstid Fast pris pr. måned Timepris Opgave 3:Reparation af hjælpemidler 3.1: Planlagte reparationer Fast pris pr. måned 3.2: Akutte reparationer Timepris Opgave 4: Nødkald 4.1: Planlagt levering og opsætning af nødkaldeanlæg Fast pris pr. måned 4.2: Akut levering og opsætning af nødkaldeanlæg Pris pr. stk. Opgave 5: Administrative opgaver Øvrige opgaver Tillægspris for kørsel med kortere leveringsfrist Tillægspris for kørsel i alle distrikter senest 3 arbejdsdage efter bestillingen i stedet for 5, jf. ovenfor Fast pris pr. måned Fast tillægspris pr. måned 26 26

27 VÆRKTØJ TIL FUNKTIONSUDBUD AF DRIFT AF HJÆLPEMIDDELDEPOT Prisen vil være angivet på baggrund af de mængder/den volumen, der er angivet i kravspecifikationen. Ofte vil en sådan prismekanisme indebære, at der er behov for en ændringsmekanisme. Kan man forvente at leverandøren vil drive hjælpemiddeldepotet for samme pris ved stigende omsætning? I boks 5.5 nedenfor er indsat et eksempel på en sådan mekanisme. Boks 5.5: Forslag til beskrivelse af ændringsmekanisme: Planlagte kørsler Antal planlagte kørsler i forhold til kravspecifikation Faldende pris ved øget antal planlagte kørsler udgør: > 120 % af kravspecificeret antal planlagte kørsler % af kravspecificeret antal planlagte kørsler < 110 % af kravspecificeret antal planlagte kørsler (basismængde) Stigende pris ved lavere antal planlagte kørsler udgør: > 90 % af kravspecificeret antal planlagte kørsler (basismængde) % af kravspecificeret antal planlagte kørsler < 80 % af kravspecificeret antal planlagte kørsler Beløb i kr. pr. enhed Hertil kommer, at der kan være behov for et priskatalog for tillægsydelser, som kan være afregningsgrundlaget ved tilkøb af ydelser. Som udbyder skal man dog være opmærksom på, at anvendelse af et priskatalog kan være en udfordring i et udbud i relation til selve tildelingen. Udbyderen skal således i forbindelse med udarbejdelse af prisbilaget tage stilling til, hvorledes priskataloget indgår i prisvurderingen. Tabellen nedenfor illustrerer én mulig beregningsmodel, der kan anvendes, hvis der indgår priskatalog i udbuddet

28 UDBUDSRÅDET Tabel 5.1: Eksempel på beregning af pris ved brug af priskatalog, Horsens Kommune Opgave Antal i 2009 Enhed Tilbudsgivernes pris #1 #2 #3 1.1: Lagerstyring, nye hjælpemidler 1.2: Lagerstyring, brugte hjælpemidler ekspeditioner vedr nye hjælpemidler og brugte hjælpemidler indgående og udgående enheder. Fast pris pr. måned Fast pris pr. måned 2.1: Planlagt kørsel 2.2: Akut kørsel normalkørsler. 461 akutkørsler hjælpemidler i alt. 2,3 hjælpemidler pr. kørselsekspedition i alt. Fast pris pr. måned Timepris (461*2t) 3.1: Planlagt reparation 1669 ekspeditioner. Fast pris pr. måned 3.2: Akut reparation 30 akutreparationer. Timepris (4*30t) 4.1: Planlagt levering af nødkald 234 opsat nødkald. 221 nedtaget nødkald. Fast pris pr. måned 4.2: Akut levering af nødkald 3 akut opsat nødkald. Pris pr. stk. (3 stk.) 5: Administrative opgaver Fast pris pr. måned 6: Tillægspris for kørsel m. kort frist Total pr. år Fast tillæg pr. måned

29 VÆRKTØJ TIL FUNKTIONSUDBUD AF DRIFT AF HJÆLPEMIDDELDEPOT 5.4 VALG AF BODS- OG BONUSBESTEMMELSER I funktionsudbud består kommunens opfølgning som tidligere nævnt først og fremmest af opfølgning på de kvalitetskrav, der er opstillet i udbudsmaterialet. Hvis leverandøren ikke lever op til sine kvalitets- og serviceforpligtelser, har kommunen, i modsætning til det aktivitetsbaserede udbud, ikke mulighed for at skride ind i forhold til den detaljerede opgaveløsning. Derfor kan det være en fordel at formulere bodsbestemmelser som led i udbudsmaterialet, for dermed at give leverandøren et incitament til at overholde de opstillede krav til leverance og resultater og kommunen en mulighed for at opnå erstatning i tilfælde af misligholdelse. Bodsbestemmelserne og eventuelle incitamentsstrukturer skal følge de opstillede funktionskrav og dermed tage udgangspunkt i de formål, der er omdrejningspunktet for funktionsudbuddet. Boks 5.6: Eksempel på bodsbestemmelser I Slagelse Kommune har man i forbindelse med udbuddet af depotdriften opstillet tre kvalitetsmål: 1. Tidspunktet for levering/afhentning af hjælpemidler eller reparation af hjælpemidler 2. Korrekt levering 3. Overholdelse af påbudsprocedurer (dvs. procedurer som kan tages i anvendelse hvis der opstår kritik eller modtages klager fra brugerne eller hvis der konstateres fejl eller misligholdelse) For at sikre opfyldelsen af de tre kvalitetsmål, er der i kravspecifikationen desuden opstillet bodsbestemmelser, der træder i kraft, hvis leverandøren ikke opfylder de tre af kommunen opstillede kvalitetsmål. Bodsbestemmelserne beskrives i udbudsmaterialet således: "Leverandøren betaler bod til Ny Slagelse Kommune, hvis det kan påvises, at de målbare kvalitetsmål ikke er overholdt i væsentligt omfang. Ved manglende overholdelse af kvalitetsmål 1 eller 2 vil boden blive fastsat til kr. Ved manglende overholdelse af kvalitetsmål 3 vil boden blive fastsat til kr." Kilde: Uddrag af udbudsmateriale fra Slagelse Kommune (2006) 29 29

30 UDBUDSRÅDET En anden mulighed, der ofte overvejes, når der arbejdes med funktionsudbud, er at formulere bonusbestemmelser, for dermed at give leverandøren et incitament til at levere de bedst mulige resultater inden for rammerne af kontrakten. I forhold til udbud af depotdrift på hjælpemiddelområdet skal man dog som myndighed være sig bevidst, at bonusbestemmelser kun har værdi i det omfang, kommunen er parat til økonomisk at honorere et højere kvalitets- og serviceniveau end det på forhånd fastlagte. Hvis kommunen eksempelvis har fastlagt et serviceniveau, der tilsiger, at 95 pct. af leverandørens udbringninger skal ske inden for tre dage, er det således kun meningsfuldt at opstille bonusbestemmelser i det omfang, kommunen er parat til at "købe sig til" at leverandøren overholder serviceniveauet ud over de fastsatte 95 pct. af udbringningerne. 5.5 VALG AF TILDELINGSKRITERIER Når et udbud gennemføres som funktionsudbud, bør tildelingen af kontrakten ske på grundlag af det økonomisk mest fordelagtige tilbud frem for den laveste pris. Tildelingskriterierne skal afspejle, at udbuddet gennemføres som et funktionsudbud. Da leverandøren skal have mulighed for at beskrive, hvorledes leverandøren vil løse opgaven, bør tildelingskriterier som funktionalitet, kvalitet, service eller fleksibilitet have en vis vægt. Dermed gives leverandøren et tildelingskriterium at spille op imod. De konkrete tildelingskriterier bør vælges, så de reflekterer de formål, der fra kommunens side er opstillet for den udbudte opgave. Hvis formålet med opgaven er at optimere driften af hjælpemiddeldepotet, består opgaven for udbyderen således i at opstille et eller flere tildelingskriterier, der gør kommunen i stand til at vurdere, hvorvidt leverandøren vil være i stand til at levere en sådan optimering. Udfordringen ligger dernæst i forhold til formuleringen af tildelingskriterierne. Tildelingskriterierne skal være så præcise, at leverandøren i sit tilbud kan målrette tilbuddet udbyderens parametre for tildeling af ordren. I boksen nedenfor præsenteres nogle eksempler på tildelingskriterier og delkriterier, der ud over pris kan finde anvendelse enkeltvis eller i kombination i forbindelse med funktionsudbud

31 VÆRKTØJ TIL FUNKTIONSUDBUD AF DRIFT AF HJÆLPEMIDDELDEPOT Boks 5.7: Eksempler på tildelingskriterier og delkriterier Tildelingskriterium 1: Kvalitet Leverandørens tilgang til at sikre høj produktkvalitet, herunder ved indkøb, vedligeholdelse, rengøring mv. Leverandørens metode til at sikre kvalitet i arbejdet Leverandørens tilgang til at sikre høj genanvendelse af genbrugshjælpemidler Leverandørens evne til at skabe innovation i opgaveløsningen Tildelingskriterium 2: Service Leverandørens tilgang til at sikre god service over for brugerne Brugernes adgang til leverandøren Tildelingskriterium: Samarbejde Leverandørens overdragelsesplan ved kontraktopstart Leverandørens tilgang til vidensdeling mellem kommune og leverandør Leverandørens bidrag til udvikling af hjælpemiddelområdet 31 31

32 UDBUDSRÅDET Kapitel 6 Trin 4: Udbudsproces På hvilke områder stiller funktionsudbud særlige krav til udbudsprocessen? Vurdering af tilbuddene (afsnit 6.1) 6.1 VURDERING AF TILBUDDENE Funktionsudbud stiller ofte større krav til vurdering af tilbuddene end aktivitetsbaserede udbud. Det skyldes, at funktionsudbud lader det være op til leverandøren at beskrive, hvorledes leverandøren vil løse opgaven, hvilket indebærer at udbyderen som udgangspunkt skal bruge flere ressourcer på at vurdere den tilbudte løsning: Hvem løser opgaven bedst? Samtidig vil det ofte være en udfordring for udbyderen, at leverandøren i sit tilbud ikke detaljeret beskriver de konkrete arbejdsgange og metoder, der vil blive taget i brug, når opgaven skal løses, men i stedet lægger vægt på de gennemgående mekanismer hos leverandøren, der gør leverandøren i stand til at leve op til de opstillede funktionskrav til leverance, resultat og effekt. For at få en fornemmelse af, om leverandøren reelt vil kunne leve op til kommunens opstillede funktionskrav i forskellige konkrete situationer, bør det derfor overvejes at lade leverandørens beskrivelse af, hvordan forskellige konkrete situationer eller "cases" vil blive håndteret, indgå i vurderingen af tilbuddene. Det kan enten ske ved at bede leverandøren besvare de konkrete cases skriftligt i tilbuddet og lade besvarelsen indgå i vurderingen af det samlede tilbud, eller ved at invitere leverandøren til en tilbudspræsentation, hvor omdrejningspunktet er, hvordan leverandørens tilbud vil finde anvendelse i de konkret opstillede situationer. Boks 6.1 nedenfor præsenterer en række eksempler på cases, som Greve Kommune har udviklet og ladet indgå i udbudsmaterialet i forbindelse med udbuddet af kommunens drift af hjælpemiddelcentralen i

33 VÆRKTØJ TIL FUNKTIONSUDBUD AF DRIFT AF HJÆLPEMIDDELDEPOT Boks 6.1: Boks 6.1: Eksempel på brug af cases i udbudsmateriale, Greve Kommune Case 1 Sofie, som er bestiller i Hjælpemiddelafsnittet, har bestilt en seng til en borger i Tune, men hun har glemt også at bestille en madras til borgeren. Dette er efter al sandsynlighed en fejl. Tilbudsgiver opdager dette, da han/hun ser på "køreseddelen". Hvad gør tilbudsgiver? Case 2 Tilbudsgiver skal efter aftale aflevere en manuel kørestol til Mikkel Hansen, som bor i en lejet bolig i Hundige. Da tilbudsgivers medarbejder kommer til adressen på det aftalte tidspunkt, lukker Mikkel Hansen op og optræder meget truende. Han slår ud efter medarbejderen og spørger, hvad han vil. Medarbejderen oplyser, at han skal aflevere en kørestol til ham. Mikkel Hansen vil overhovedet ikke have nogen kørestol, og beder ham skride. Hvad gør tilbudsgiver? Case 3 En bekymret borger ringer tirsdag til tilbudsgiver kl. 15:30 og fortæller, at hun lige er stået af toget på Greve Station og på perronen står et el-køretøj. Hun oplyser, at der står Greve Kommune på det. Der var ingen på stationen, som vil ville kendes ved dette. Hun oplyser, at hun har prøvet at ringe til Hjælpemiddelafsnittet, men der er lukket. Hun kan ikke lide at gå fra elkøretøjet, hvis det nu bliver stjålet. Hvad gør tilbudsgiver? Kilde: Uddrag af udbudsmateriale fra Greve Kommune (2010) 33 33

34 UDBUDSRÅDET Kapitel 7 Trin 5: Opfølgning under kontrakt På hvilke områder stiller funktionsudbud særlige krav til opfølgning under kontrakt? Kontrol (afsnit 7.1) Kontrol af egenkontrol (afsnit 7.2) 7.1 KONTROL Da funktionsudbud indebærer, at leverandøren har en vis frihed til selv at tilrettelægge opgaven, kan og bør opfølgningsorganisationen i kommunen ikke følge op på de aktiviteter, leverandøren gennemfører. Derimod bør opfølgningsorganisationen have et målrettet fokus på at følge systematisk op på, om leverandøren overholder de opstillede funktionskrav til leverance, resultater og effekt (jf. afsnit 5.2). I nogle tilfælde kan leverandørens opfyldelse af funktionskrav opgøres på baggrund af leverandørens registreringer i det anvendte lagerstyrings- og rekvisitionssystem. Det gælder typisk data som: ventetid på udbringning antal genudbringninger antal mangelfulde leveringer brugertilfredshed I disse tilfælde fremsender leverandøren statistik til myndigheden med aftalte intervaller, hvorefter myndigheden kontrollerer tallene og tager stilling til eventuelle behov for opfølgning - i form af mundtlige drøftelser, påbud eller bod - sammen med leverandøren

35 VÆRKTØJ TIL FUNKTIONSUDBUD AF DRIFT AF HJÆLPEMIDDELDEPOT Boks 7.1: Eksempel på årlig opfølgningsproces, Gribskov Kommune "Minimum én gang om året drøftes og handles på: serviceforbedringer i service over for borgerne forslag der kan bidrage til en mere effektiv drift (sagsgange, indkøb, justeringer af sortiment, justeringer i forhold til afhentninger, optimering af genanvendelsesgrad) andre tiltag som leverandøren via sin særlige viden om Gribskov Kommunes praksis på genbrugshjælpemiddelområdet kan bidrage med. vidensdeling i forhold til myndigheden, borgere eller øvrige leverandører (fx dialogmøder)' opfølgning på brugertilfredshed og efterlevelse af kvalitetskrav." Kilde: Uddrag af udbudsmateriale fra Gribskov Kommune (2010) 7.2 KONTROL AF EGENKONTROL I forhold til andre funktionskrav vil det i nogle tilfælde ikke være muligt at aflæse kravopfyldelsen direkte af statistik fra lagerstyrings- og rekvisitionssystemet. Her kan løsningen være, at leverandøren i stedet foretager egenkontrol, jf. eksemplet i boksen nedenfor. Boks 7.2: Eksempel på krav til leverandørens opfølgning, Gribskov Kommune "Ved tildeling af opgaven er det et krav, at leverandøren har udarbejdet et kvalitetssikringssystem, der som minimum: Sikrer og understøtter at der følges op i leverandørens organisation på de i udbudsmaterialet rejste krav. Sikrer at leverandøren som en del af egenkontrollen forestår en brugertilfredshedsundersøgelse i forhold til produkter og service (konkret udformning aftales ved kontraktindgåelse)." Kilde: Uddrag af udbudsmateriale fra Gribskov Kommune (2010) Opfølgningen fra myndighedsside vil i den sammenhæng bestå i, at udbyderen, i stedet for at føre kontrol med leverandøren, fører kontrol med leverandørens egenkontrol. Det vil sige, at man som udbyder tilser, om der føres egenkontrol og om egenkontrollen er retvisende

36 UDBUDSRÅDET Opfølgningen kan, hvis opgaven tilsiger det, gennemføres både som uanmeldte og anmeldte besøg. Hvis de uanmeldte tilsyn skal virke og ikke give anledning til debat, kan begge parter deltage i tilsynet. Datoerne for de uanmeldte/anmeldte besøg aftales, men først i forbindelse med tilsynsmødet udmelder udbyderen, hvor der føres tilsyn og hvad tilsynet tilser (temaer). Et tilsyn i driften af et hjælpemiddeldepot kan for eksempel bestå af to elementer: 1. Hjælpemidler udvælges tilfældigt. Det undersøges om hjælpemidler er rengjorte, repareret mv. som aftalt. Mangler og/eller fejl noteres. 2. Egenkontrolrapporter udvælges. Det kontrolleres om egenkontrollen opfylder formalier. Endelig tilses, om forholdene er korrekte. Kontraktholderopgaven vil normalt være forankret hos en centralt placeret medarbejder i fagforvaltningen, fx lederen af hjælpemiddelafsnittet el.lign. Men det vil være de decentralt placerede medarbejdere (terapeuter i visitationen, plejecentrene, hjemmeplejen mv.), der oplever den leverede kvalitet. Det er derfor vigtigt, at udbyderen er opmærksom på den interne organisering af opfølgningsopgaven, især i forhold til manglende kvalitetsopfyldelse. Medarbejderne skal kunne se, at indberettede afvigelser er noteret og videresendt til leverandøren, og de skal have en tilbagemelding på leverandørens besvarelse på henvendelsen. Alternativt vil der kunne opstå internt uro hos udbyderen

37 VÆRKTØJ TIL FUNKTIONSUDBUD AF DRIFT AF HJÆLPEMIDDELDEPOT Kapitel 8 Tjekliste Denne tjekliste opsummerer de skridt, der er væsentlige for at gennemføre et funktionsudbud. Tjeklisten kan finde anvendelse for funktionsudbud af driften af hjælpemiddeldepoter og funktionsudbud af andre opgaver. Trin 1 Trin 2 Trin 3 Opmærksomhedspunkt Risikoanalyse Fastlæggelse af opgavens formål Etablering af baseline Politisk involvering Organisering af udbudsprocessen Tidsplan Kravspecifikation Funktionskrav Prisbilag Bodsbestemmelser Tildelingskriterier Kryds Trin 4 Vurdering af tilbuddene Trin 5 Kontrol Kontrol af egenkontrol 37 37