Kommissorium: Organisering af 4K-samarbejdet på børne-, unge- og kulturområdet: Lyngby-Taarbæk, Gentofte, Rudersdal

Transkript

1 Revideret og endelig udgave april 2014 Kommissorium: Organisering af 4K-samarbejdet på børne-, unge- og kulturområdet: Lyngby-Taarbæk, Gentofte, Rudersdal og Gladsaxe INDHOLD 1. Formål med 4K-samarbejdet på børne-, unge- og kulturområdet Organisering Ansvar og roller K-koordinator Direktørniveau Chefniveau Kommunale konsulenter Kommunaldirektører Økonomi Evaluering... 5 J. nr A21 1

2 1. Formål med 4K-samarbejdet på børne-, unge- og kulturområdet Formålet med 4K-samarbejdet er at understøtte og udvikle de fire kommuners kulturtilbud og tilbud til børn og unge gennem samarbejde om konkrete projekter, samdrift, videndeling og erfaringsudveksling kommunerne imellem. Samarbejdet skal fordre innovation og sikre, at udfordringer og udviklingsperspektiver bliver mødt med flere forskellige tilgange og med en bredere palet af kompetencer end den enkelte kommune kan stille til rådighed. Fokus er således på at opnå resultater, som de enkelte kommuner ikke ville have kunnet opnå hver for sig uden at indgå i det fælles samarbejde. Samarbejdet giver derudover de fire kommuner en stærk stemme i forhold til andre samarbejdspartnere og lovgivere, fx leverandører, uddannelsesinstitutioner og ministerier. 4K-er I regi af 4K-samarbejdet kan der løbende iværksættes projekter, som drives i samarbejde. erne kan have forskellig karakter. Nogle projekter vil have fokus på at løfte og drive en bestemt udviklingsopgave, andre kan have som mål at øge vidensniveauet i de enkelte kommuner gennem systematisk erfaringsudveksling. Når nye projekter iværksættes skal et eller flere af følgende forhold gøre sig gældende: Der er potentiale for at dele udviklingsomkostninger, udnytte stordriftsfordele eller projekter der på anden måde indeholder udviklingsomkostninger, som ligger ud over den enkelte kommunes formåen Der er nye kommunale krav/reformer, hvor kommunerne skal gennemføre de samme ændringer Der er et udviklingspotentiale i videndeling /vidensudveksling kommunerne imellem Forskningsprojekter, undersøgelser eller større evalueringer 2. Organisering Fagdirektørerne fungerer som projektejere for 4K-samarbejdet på Børne- og Kulturområdet. Fagdirektørerne sikrer opbakning og prioritering af samarbejdet og af projekterne i egen kommune. Ved projekters opstart opstilles et klart mandat og for hvert projekt udpeges en formand for styren blandt en af de fire kommuners chefer. Formanden har i samarbejde med de øvrige chefer ansvaret for løbende at orientere om projektets udvikling til direktørerne. De enkelte kommuner udpeger en eller flere konsulenter til projektn, herunder en tovholder der sikrer sammenhæng mellem 4K-projektn og projekter internt i de fire kommuner. J. nr A21 2

3 4K-Koordinator For at understøtte 4K-samarbejdet ansættes en 4K-koordinator, som i de kommende to år placeres i Gladsaxe Kommune. Koordinatoren skal skabe fora for videndeling og erfaringsudveksling på tværs af kommunerne og herudover drive og udvikle projekter i 4K- regi. Nedenstående figur tegner et billede af hvorledes projekter i 4K-regi organiseres. 4K-koordinator 4K-projekter Fire kommuner Kommunaldirektører evalueringsgrundlag Fungere som Sekretær Strategi og udvikling Herunder status af eksisterende og igangsættelse af nye projekter Fagdirektører koordination og sammenhæng Formand for styre Chefniveau fremdrift og overholdelse af mål og rammer Nye projekter Lærer dashbord Kompetence udvikling Nye projekter Tovholdere for de enkelte kommuner Konsulentniveau 3. Ansvar og roller 3.1 4K-koordinator 4K-koordinatoren vil de første to år fra 1. november 2013 til 1. november 2015 være organisatorisk forankret i Gladsaxe Kommune. Ansvarsområde 4K-koordinatoren har ansvaret for: J. nr A21 3

4 1. At understøtte, at projekterne lever op til de givne mål og succeskriterier. 2. At understøtte driften og udviklingen af 4K-samarbejdet 3. At understøtte sammenhæng og koordination mellem de forskellige 4K-projekter 4. At understøtte løbende evaluering og optimering af 4K-projekternes udvikling samt 4Ksamarbejdet som helhed 5. At understøtte videndeling og erfaringsudveksling på tværs af de fire kommuner 6. At understøtte udviklingen af nye projekter i 4K-regi Arbejdsopgaver 1. Overordnet planlægning, styring og udvikling af projekter i 4K-regi 2. Deltagelse i styremøder på chefniveau og projektmøder på konsulentniveau i forhold til 4K-projekter 3. Fungere som sekretær ved 4K-direktørmøderne 4. Udvikle fora for videndeling og erfaringsudveksling på tværs af de fire kommuner på børne-, unge- og kulturområdet. 5. Udarbejde evaluering af 4K-samarbejdet ved udgangen af Direktørniveau Forvaltningsdirektørerne har ansvaret for 4K-samarbejdets overordnede strategiske udvikling på børne- og ungeområdet samt kulturområdet - med reference til kommunaldirektørn. I forbindelse med 4K-projekter fungerer direktørn som projektejere. Som udgangspunkt mødes direktørn en gang i kvartalet. På møderne vil status og udvikling af de igangværende 4K-projekter blive drøftet i forhold til det givne mandat samt igangsættelsen af potentielle projekter. 3.3 Chefniveau Chefniveauet udgør de enkelte 4K-projekters styrer. Der udvælges en chef fra én af de fire kommuner som formand for projektet og dermed for styren. Formanden har ansvaret for at afklare dagsorden til styremøderne med 4K-koordinatoren. Chefniveauet i de enkelte kommuner har ansvaret for at: 1. Opstille og udvikle mål og rammer for projekterne 2. Sikre at mål og succeskriterier bliver opfyldt i de enkelte projekter 3. Sikre at 4K-projekter har sammenhæng med de enkelte kommuners indsatser og projekter 4. Sikre at der afsættes de nødvendige ressourcer til projektudviklingen 3.4 Kommunale konsulenter Ved opstart af et projekt i 4K-regi udpeger hver kommune en tovholder. Det er vigtigt, at der via den kommunale tovholder er en indgang i kommunen i forhold til de enkelte projekter. Dette understreger behovet for, at den pågældende tovholder, som deltager i den tværkommunale J. nr A21 4

5 projekt, har indsigt i alle lokale tiltag, der vedrører projektet direkte/indirekte, og at den viden bringes i spil. Det er de lokale tovholdere i hver af de fire kommuner, der har ansvar for at følge op på de aftalte leverancer og beslutninger, der vedtages i 4K-projektn, samt sikre kommunikation og koordinering i egen organisation. Det er ligeledes vigtigt, at der i den enkelte kommunes projekt kan trækkes på specialistkompetencer til konkrete projekter (eks. It og kompetenceudvikling) 3.5 Kommunaldirektører 4K-samarbejdet på børne- og kulturområdet varetages inden for de rammer, som kommunaldirektørn (4K-styren) fastsætter. 4K-styren orienteres efter behov af fagdirektørerne om status i de enkelte projekter samt om vedtagelsen af og igangsættelsen af nye 4K-projekter. 4. Økonomi 4K-koordinatoren finansieres ligeligt mellem de fire kommuner. I forbindelse med de enkelte projekter forventes det, at hver kommune prioriterer og afsætter de nødvendige konsulentressourcer. Derudover kan der være udgifter forbundet med de enkelte projekter, som vedtages i den pågældende styre. n vedtager også ressourceforbruget og fordelingen. 5. Evaluering Som en del af aktiviteterne i de enkelte projekter planlægges der en evaluering i forhold til de opstillede mål og succeskriterier. 4K-samarbejdet på børne- og kulturområdet evalueres i J. nr A21 5