10. november 2011 LKJ/lt Sagsnr Referat af Aalborg Universitets bestyrelsesmøde 4-11,

Transkript

1 Godkendt på bestyrelsens møde 5-11, Ledelsessekretariatet Fredrik Bajers Vej 5 Postboks Aalborg Tlf Fax november 2011 LKJ/lt Sagsnr Referat af Aalborg Universitets bestyrelsesmøde 4-11, EKSTERNE MEDLEMMER: Lars Bonderup Bjørn Ann-Hélen Bay Freddy Frandsen Jens Kristian Gøtrik Anne Knudsen Birgitte Possing INTERNE VIP-MEDLEMMER: Ann-Dorte Christensen Kenn Steger-Jensen INTERNT TAP-MEDLEM: Lisbeth Rosted INTERNE STUDENTERMEDLEMMER: Jakob Mark Kristoffersen Esben Obeling FASTE DELTAGERE UDEN STEMMERET: Finn Kjærsdam Inger Askehave Peter Plenge Til stede Fraværende Med afbud Uden afbud Mødet begyndte kl.: Mødet sluttede kl.: Referent: LKJ Næste ordinære møde: Økonomichef Erik Grave Kristensen og specialkonsulent Peter Nørkjær, Økonomiafdelingen, deltog i punkt 7. Teknisk Chef Keld Toldbod deltog i punkt 6.

2 1. Godkendelse af dagsorden til bestyrelsens møde 4-11, Dagsordenen blev godkendt. 2. Godkendelse af referat af bestyrelsens møde 3-11, Bilag: A. Sagsfremstilling af vedr. referat af møde 3-11, B. Foreløbigt referat af bestyrelsens møde 3-11, af Referatet blev godkendt behandling af ny vedtægt for AAU B. Udkast til vedtægt for Aalborg Universitet C. Høring ifm. fastsættelse af ny vedtægt for Aalborg Universitet af D. Opsamling og kommentering af indkomne svar på høring vedr. ændring af AAU s vedtægt af vedlagt hovedområdernes høringssvar Bestyrelsen drøftede forslag til ny vedtægt for AAU herunder særligt høringssvarene omkring sammensætning af udpegningsudvalget. Udpegning af nye eksterne bestyrelsesmedlemmer Som følge af de seneste ændringer i universitetsloven skal eksterne bestyrelsesmedlemmer fremover indstilles af et indstillingsorgan og udpeges af et udpegningsorgan. På sidste bestyrelsesmøde fastlagde bestyrelsen, at bestyrelsen i sin helhed vil fungere som indstillingsorgan, og at alle kan indstille begrundede forslag (vedlagt CV) til kommende bestyrelsesmedlemmer til indstillingsorganet (bestyrelsen). Bestyrelsen drøfter i sin egenskab af indstillingsorgan de foreslåede kandidater og indstiller herefter forslag til (helst mindst to) egnede kandidater til udpegningsorganet, som udpeger et medlem blandt de indstillede. På seneste møde drøftede bestyrelsen sammensætningen af udpegningsorganet og fandt, at dette kunne bestå at bestyrelsesformanden og 2 repræsentanter udpeget af hhv. Akademiet for de Tekniske Videnskaber og af Det Kongelige Videnskabernes Selskab. Et mindretalsforslag om et udpegningsorgan bestående af bestyrelsesformanden og to medarbejderrepræsentanter blev ligeledes sendt i høring internt i organisationen. Bestyrelsen drøftede på baggrund af de indkomne høringssvar forskellige udpegningsmodeller, herunder HSU s kompromisforslag, hvorefter bestyrelsesflertallets model skulle udvides med en repræsentant fra hhv. studenter- og medarbejderside. Indledningsvis argumenterede samtlige interne repræsentanter for kompromisforslaget, men heroverfor anførtes af de eksterne medlemmer, at de interne medlemmer ved deltagelse i begge organer kunne blokere for udpegning af nye eksterne medlemmer. Bestyrelsen konstaterede at medarbejderindflydelsen er udvidet gennem muligheden for alle medarbejdere at pege på relevante kandidater, og at de interne medlemmer er sikret repræsentation i indstillingsorganet (=bestyrelsen), som alt andet lige må vurderes at have størst tyngde. De eksterne medlemmer fastholdt det synspunkt, at medarbejderindflydel- Side 2 af 6

3 sen skal stå i rimeligt forhold til integriteten hos medlemmerne af indstillings- og udpegningsorganet. På den baggrund konkluderede bestyrelsens flertal, at der ikke kan være medarbejderrepræsentation i udpegningsorganet, når der er medarbejderrepræsentation i indstillingsorganet. ADC tilkendegav med opbakning fra Lisbeth Rosted u- enighed heri og argumenterede for HSU s kompromisforslag. Bestyrelsen drøftede herefter den skitserede model med bestyrelsesformanden og to repræsentanter udpeget af eksterne, uafhængige organer (konkret ATV og DKVS) som den foretrukne. Bestyrelsen enedes om, at udsætte beslutningen om hvilke eksterne, uafhængige organer, der skal repræsenteres i udpegningsorganet med henblik på at tilsikre en fornyet dialog om relevante organer. Bestyrelsen ønsker at holde medarbejderne tæt informeret om baggrunden for dens præference, og det aftaltes, at bestyrelsesformanden laver en artikel til UGlen og desuden tilbyder at gå i dialog herom. Endelig vil det være muligt for medarbejderne at komme med alternative udvalg ud over ATV og DKVS til at udpege de eksterne medlemmer med det formål at se, om der fra medarbejderside kan peges på organer, som vurderes at have større legitimitet. Der sigtes mod, at der kan foreligge en indstilling om udpegningsorganets endelige sammensætning til næste bestyrelsesmøde. Skolestruktur Rektor oplyste, at han har bedt dekanerne sikre, at der udarbejdes en model for skolestruktur, som i de store linjer er ens på fakulteterne. Øvrige ændringer i vedtægtsudkastet Øvrige forslag til ændringer i vedtægtsudkastet godkendtes og vil blive genfremsat til endelig godkendelse på bestyrelsesmødet i december 2011 (alternativt i februar 2012). 4. Status på studiemiljø og studiemiljøprojekt på AAU Bilag: A. Sagsfremstilling af B. Status for studiemiljø på AAU af C. Resultater fra monitoreringen af studiemiljøet på AAU marts 2011 af D. Detaljeret handlingsplan for studiemiljøerne på universitetsniveau AAU fra sommeren 2011 af FK orienterede generelt om studiemiljøundersøgelsen og berørte konkret de problematiske områder. Undersøgelsen viser, at de studerende generelt er tilfredse med universitetet, herunder i særlig grad med underviserne og de medstuderende. De fysiske rammer kritiseres for ikke at være indbydende og for ikke at støtte op om gruppearbejdet og de fysiske rammer vurderes særligt problematiske på AAU Cph. Ift. studiemiljøet (campusmiljø) har emnet været på dagsordenen på et nyligt overstået møde mellem Aalborg Kommunes Magistrat og AAU s direktion. Aalborg Kommune Side 3 af 6

4 ønsker at medvirke til at forbedre de fysiske rammer, hvorfor der blandt andet er givet adgang til den lille hal i Gigantium. De studerende erklærede sig enige i gennemgangen og er specielt glade for handlingsplanen, der er fastsat i forbindelse med undersøgelsen. Adspurgt om ønsker om biblioteksfaciliteter oplyste de studerende, at de nuværende fungerer glimrende, herunder med mulighed for fjernlån. Det blev anført, at svarprocenten måske kan tages til indtryk for, at utilfredsheden ikke er så stor, hvis det antages, at de mest kritiske har svaret. Heroverfor blev anført, at det også blot kunne være de mest aktive. Bestyrelsen opfordrede generelt til, at der arbejdes for at forøge svarprocenten. 5. Udpegning af to nye eksterne medlemmer af bestyrelsen (LUKKET PUNKT) B. LBB s 2 forslag af bilagt CV for de indstillede C. ADC s forslag af bilagt CV for den indstillede D. KSJ s forslag af bilagt CV for den indstillede (Punktet var lukket pga. personspørgsmål bilagene var kun udsendt til bestyrelsen og faste mødedeltagere FK, IA, PP og PFR overværende ikke drøftelsen af punkt 5. Nedenstående referat er ikke fortroligt). Bestyrelsen drøftede de 4 forslag til kandidater til AAU s bestyrelse, og der var bred enighed om, at alle kandidaterne var relevante og levede op til bestyrelsens ønsker. Bestyrelsen besluttede at tilbyde adm. direktør for AVEVA Danmark, civ.ing. Grimur Lund og adm. direktør for Dagbladet Information, cand.comm. Mette Davidsen-Nielsen de to ledige bestyrelsespladser efter AK og FF, når disse udtræder af bestyrelsen primo Lejemål (LUKKET PUNKT) Bilag: A. Sagsfremstilling af (sagsfremstillingen var eftersendt) (Punktet var lukket pga. forhandlinger/økonomi bilaget var kun udsendt til bestyrelsen og faste mødedeltagere. Kun et enkelt afsnit i referatet er fortroligt). LBB og FK fremlagde forslag om indgåelse af nyt lejemål i Sydhavnen, København, med henblik på at samle AAU Cph (inkl. SBi) i Nokias bygning. Lejemålet ligger prismæssigt lidt over AAU s gennemsnitshusleje, men vurderes at ligge på et rimeligt niveau ift. beliggenhed og indretningsmuligheder i lejemålet. FK oplyste, at AAU ved en overtagelse af lejemålet også vil overtage laboratorieudstyr, apparatur og inventar efter Nokia. Det forventes desuden, at lejemålet vil huse opstartsvirksomheder og Side 4 af 6

5 forskningsvirksomheder, som bl.a. vil kunne trække på de laboratorier, som Nokia forventes at donere til AAU ifm. overtagelse af lejemålet. SBi vil også få til huse i lejemålet, hvilket dog vil kræve ombygning for at sikre laboratorier til SBi. (Her er fjernet et afsnit, hvor referatet er fortroligt). Sagen vil kræve en forelæggelse for Finansudvalget, hvilket forventes at kunne ske i december Bestyrelsen gav sin opbakning til, at den daglige ledelse og bestyrelsens formandskab søger at få en lejeaftale på plads. Bestyrelsen fandt generelt, at det er et meget spændende initiativ og et lejemål med en særlig attraktiv beliggenhed. 7. Information om Finanslov 2012 (herunder periodeopfølgning, 2. periode 2011) B. Periodeopfølgning, 2. periode 2011 Økonomichef Erik Grave Kristensen og specialkonsulent Peter Nørkjær, Økonomiafdelingen, deltog i dette punkt. Finanslov 2012 FK gennemgik AAU s forventninger om finanslovsindtægterne i AAU forventer at få en markant stigning i STÅ-indtægten i 2012 som følge af det forøgede optag. Det skønnes, at AAU vil få ca. 60 mio. kr. af globaliseringsmidlerne. Bevillinger til forskerskoler vil blive udfaset, men erstattet af øget forskningsbevilling. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Endeligt budget 2012 forelægges for bestyrelsen på mødet i december Periodeopfølgning 2. periode 2012 EGK redegjorde for en fejl først i periodeopfølgningen, idet der ikke er et fald på 16 %, men på 4,6 % i driftsomkostninger. Bestyrelsen noterede sig, at kønsfordelingen forsat er skæv på trods af, at det har været fokusområde, og bestyrelsen ønskede, at Ligestillingsudvalget udarbejdede forslag til nye strategier for området. 8. Halvårsstatus på udviklingskontrakten 2011 B. Målrapportering på udviklingskontrakten 2011 Halvårsstatus viser et rødt mål vedr. elitestuderende, men dette forventes bragt på plads, idet Det Samfundsvidenskabelige Fakultet har to elitestuderende, som endnu ikke er registreret. Det gule mål vedr. EU-midler forventes ikke ændret. Side 5 af 6

6 9. Status for arbejdet med kvalitetssikring B. Status for arbejdet med kvalitetssikring af C. Oversigt over nye uddannelser søgt akkrediteret på AAU 2011 samt turnusakkrediteringer 2011 af FK oplyste, at AAU ved seneste ansøgningsrunde har trukket nogle ansøgninger bl.a. som følge af ressort-spørgsmål. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 10. Orientering fra bestyrelsesformanden FK er Danmarks mest populære rektor, jf. meningsmåling i politikken. Bestyrelsesformanden oplyste, at ATV har nedsat et påvirkningsudvalg ift. kommende universitetslove. 11. Orientering fra rektor B. Orientering fra rektor af FK orienterede om, at den nye minister satser på mindre detailregulering. AAU har haft besøg af de nordjyske folketingspolitikere et af de temaer, som bl.a. drøftedes, var ønsket om at forøge antallet af medicinpladser fra 50 til 100 studerende. Benchmarking Den skriftlige orientering fra rektor satte bl.a. fokus på benchmarking af relevante nøgletal for AAU og resten af sektoren. Optaget 2011 FK orienterede om, at AAU har haft det største optag nogensinde med bl.a. 25 ansøgere pr. studieplads til lægeuddannelsen. FK oplyste, at han har bedt dekanerne om at sikre rekruttering af nye videnskabelige medarbejdere hurtigst muligt. 12. Meddelelser Bilag: A. Et godt arbejdsmiljø status vedr. Arbejdspladsvurdering-projektet (APVprojektet) Taget til efterretning. 13. Eventuelt ADC oplyste, at hun ikke genopstiller til bestyrelsen. KSJ og LR genopstiller til bestyrelsen i fm. det kommende valg. Esben Obeling genopstiller ikke. Side 6 af 6