MTM: Opsummering af høringssvar vedr. samling af opgaver på bygningsområdet samt bemærkninger til høringssvarene

Transkript

1 MTM: Opsummering af høringssvar vedr. samling af opgaver på bygningsområdet samt bemærkninger til høringssvarene MSB: Indstillingen er tilfredsstillende MSB forventer at blive inddraget i udmøntningsproces. MTMs bemærkning: MBS vil blive inddraget i relevante dele af afklaringsprocessen i forbindelse med etableringen af den fælles bygningsafdeling (DFB). MSB ser Bygningsstyregruppen fortsætte indtil fuld sammenlægning af alle bygningsopgaver og blive en aktiv medspiller i udmøntningsprocessen. MTMs bemærkning: Bygningsgruppen forventes at forsætte sine tværmagistratslige samarbejds og koordineringsopgave indtil der foreligger enighed om at nedlægge gruppen. MSB forventer at DFB udmelder primære kontaktpersoner kort tid efter opstart. MTMs bemærkning: I forbindelse med etableringen af DFB vil der blive udarbejdet en samarbejdsaftale mellem magistratsafdelingerne og DFB, hvori opgave og ansvarsfordelingen klarlægges. I denne forbindelse udnævnes ligeledes kontaktpersoner i forhold til løsningen af opgaverne i DFB. MTM: MSO: Ejendomsforvaltningens MEDudvalg Ejendomsforvaltningen tilslutter sig indstillingen uden bemærkninger. MSO tilslutter sig indstillingen uden bemærkninger. MTMs bemærkning: Ingen bemærkninger. MKB: En række forhold der kræver særlig opmærksomhed: Opgaver: partnerskabsaftale skal udarbejdes MTMs bemærkning: MTM er enige om at der skal udarbejdes en samarbejdsaftale mellem magistratsafdelingerne og DFB, hvori opgaveog ansvarsfordelingen klarlægges, jf. også kommmentaren til MSBs høringssvar. bygherrerådgivning skal leveres af DFB. MTMs bemærkning: MTM er enig. Variation i bygningsmasse, nuværende aftaler skal bibeholdes og der vil være behov for at forholde sig til dem. MTMs bemærkning: MTM er enige i at nuværende aftaler som udgangspunkt skal bibeholdes, under forudsætning af at der er overensstemmelse mellem vilkårene i disse aftale og de midler, der overføres til DFB. Drifts og vedligehold på Aros og Atletion varetages af bru

2 gerne i henhold til kontrakt. DFB har en tilsynsfunktion. MTMs bemærkning: MTM er enig i denne betragtning og påpeger at drifts og vedligeholdelsesopgaver på Aros og Atletion kan indarbejdes i DFB s opgaveportefølje i takt med overførsel af midler hertil. Målsætningen i den kommende Sport og Fritidspolitik understøttes større selvforvaltning og mere fleksibelt brug af bygningerne. MTM s bemærkning: MTM er enige i denne betragtning, dog under forudsætning af at der er sammenhæng mellem indholdet i den kommende sport og fritidspolitik og de overførte midler. Økonomi: Udmøntningsprocessen skal rumme mulighed for små justeringer i ressourceopgørelsen. MTMs bemærkning: MTM er enige i denne betragtning. Korrektionerne kan f.eks. foretages i forbindelse med indstillinger vedr. forventet regnskab. Allerede prioriterede KB bevillinger skal disponeres i overensstemmelse med det der er besluttet. MTMs bemærkning: MTM er enige i denne betragtning. Monitorering af hvordan midlerne til vedligehold og genopretning anvendes MTMs bemærkning: MTM forventer at der vil ske en monitorering af hvordan midlerne til vedligehold og genopretning anvendes på bygningsniveau. Øvrige forhold: Egentlig evaluering af DFB efter to års virke MTMs bemærkning: MTM er enig i at der skal foretages en evaluering af DFB efter minimum et års virke. Manglende information og inddragelse af medarbejdere. MKB anbefaler at medarbejderne bliver inddraget i etableringsprocessen. SportMED: Arbejdet med sammenlægning har kørt på uhensigtsmæssig vis pga.: ensidigt fokus på den byggetekniske indfaldsvinkel og sparekrav, og alt for lidt opmærksomhed omkring betydningen for samarbejdet omkring drift og udvikling. Den foreliggende model er ikke hensigtsmæssig for sammenlægningen, fordi den bl.a. vil give mange snitfladediskussioner ikke mindst pga. de uensartede snit der laves i hver enkel magistratsafdeling.

3 Der er brug for en tæt kobling mellem byggeteknisk viden og forvaltningens udvikling af bygningstilbud og et tæt samspil med resten af den kommunale organisation. Bsiden i SportsMED anbefaler derfor at beslutningen om sammenlægning udsættes og afventer Byrådets beslutning i forhold til Kommunens magistratsafdelinger. Organisering af bygningsområdet må gentænkes med en højere grad af fokus på input fra bygningskontorets kunder. MTMs bemærkning: Den forelagte model for sammenlægning af bygningsopgaver på tværs af magistratsafdelinger afspejler drøftelserne i forligskredsen frem mod sommeren Arbejdet med samlingen af bygningsopgaver er således baseret på den forståelse, der har været i forligskredsen. MBU En hurtig afklaring af samarbejdsmodellen mellem Børn og Unge og den fælles bygningsfunktion. MTMs bemærkning: MTM er enige i denne betragtning og vil bestræbe sig på at udarbejde en samarbejdsaftale hurtigst muligt. MBU efterlyser, at indstillingen vedlægges en tidsplan for implementeringen af udmøntningsprojektet. MTMs bemærkning: En overordnet tidsplan er vedlagt denne sammenfatning. MTM udarbejder en nærmere tids og aktivitetsplan for udmøntningsprojektet med udgangspunkt i en godkendelse af indstillingen i byrådet. Bilag 1: Uklart hvordan indstillingens afsnit om planlagte ydelser hænger sammen med fordelingen af kan og skalopgaver, idet de nævnte ydelser er en blanding af kan og skalopgaver. Det anbefales derfor, at afsnittet omskrives i henhold til styregruppens afgrænsning af skalopgaver. MTMs bemærkning: Afsnittet om planlagte ydelser beskriver den samlede opgaveportefølje der forventes etableret i DFB, hvorfor det er relevant at fremhæve både skalog kan opgaver. Det skal i den forbindelse bemærkes, at snittet mellem den enkelte magistratsafdeling og DFB er forskelligt. Yderligere præciseres, at etableringsudgifter til den fælles bygningsfunktion afholdes indenfor MTMs samlede ramme. MTMs bemærkning: MTM tager denne bemærkning til efterretning og indarbejder præciseringen i indstillingen. Bilag 2: Beskrivelse af ramme for udmøntningsprojekt ved nybyggeriet og moderniseringer. Opdeling af ansvar i et anlægsprojekts fire faser:

4 Fase Primær ansvarlig 1. Opstartsfase Børn og Unge MTM 2. Rådgivning, udbud og projekteringsfase Børn og Unge Støttefunktion MTM 3. Udførelse og byggefase MTM Børn og Unge 4. Driftsfase Børn og Unge MTM MTMs bemærkning: MTM er umiddelbart enig i ansvarsfordelingen vedr. nybyggeri og moderniseringer, men den endelige ansvarsfordeling forventes fastsat i samarbejdsaftalen. Supplement til høringssvar Adm. MED Medarbejderrepræsentanterne har tilkendegivet, at de kan tilslutte sig MBU s bemærkninger til den foreliggende indstilling. Imidlertid finder medarbejderrepræsentanterne det vigtigt at tilkendegive følgende: For det første har processen for samlingen af bygningsopgaverne været utilfredsstillende. En stor gruppe medarbejdere gået i uvished omkring deres fremtidige arbejdsforhold i perioden For det andet er processens resultat den i indstillingen beskrevne model for en samlet bygningsafdeling utilfredsstillende. Den i modellen opstillede sondring mellem kan og skal opgaver har direkte modarbejdet en samling, som kunne give et holdbart grundlag for driften af afdelingen og en klar ansvarsfordeling og har da også resulteret i, hvad der blev betegnet som mindre end en halv løsning. I lyset af ovenstående ønsker man fra medarbejdersiden i Børn og Unge, at man afviser indstillingen i dens nuværende form. Det vil være oplagt at lade bygningsområdet indgå i den igangværende analyse af hjælpefunktioner. MTM s bemærkning: Opdelingen i skal og kanopgaver afspejler forståelsen i forligskredsen. HMU Medarbejdersiden i HMU kan tilslutte sig udtalelsen fra medarbejdersiden i Adm. MED i Børn og Unge, og ønsker at tilføje følgende: Det er uacceptabelt at de berørte medarbejdere ikke oplever sig ordentligt inddraget i processen. For at følge op på målet om at øge kvaliteten og effektiviteten, er det helt nødvendigt at der laves en evaluering, hvorfor det anbefales, at der udarbejdes en procesplan for denne.

5 MTMs bemærkning: MTM forventer at en procesplan for en evaluering af effektiviteten og kvaliteten ved samlingen af bygningsopgaver tidligst vil blive udarbejdet et halvt år efter opstart. MTM vurderer at det er for tidligt på nuværende tidspunkt at udarbejde en sådan procesplan, idet der stadig er en række uafklarede elementer bl.a. i forbindelse med udmøntningsprocessen.