STYRPAASTRESS.DK ANSØGNINGSSKEMA

Transkript

1 STYRPAASTRESS.DK ANSØGNINGSSKEMA HUSK at gemme. Ved at gemme dine oplysninger holder du desuden siden aktiveret. Siden lukker af sikkerhedsmæssige grunde efter 20 minutter, hvis den ikke aktiveres. Projektets navn StyrPaaStress.dk Hovedformål 4 Branche Folkeskolelærer (hvis du ikke kan få lov til at vælge de andre grupper, så synes jeg vi skal vælge gruppen med flest ansatte i kommunen. Er det ikke folkeskolelærer?) Starttidspunkt November 2011 Sluttidspunkt August 2013 Resume (maks anslag) Budgetnedskæringer, strukturændringer, nedlæggelse, afskedigelser og besparelser skaber dårligt arbejdsmiljø, utrygge rammer og stress blandt medarbejderne i Middelfart Kommune. For at komme udfordringen til livs ønsker kommunen at etablere et digitalt tiltag med fokus på forebyggelse af stress og psykisk nedslidning via digital kommunikation; StyrPaaStress.dk. Tiltaget har til formål at ruste medarbejderne, herunder primært folkeskolelærer, socialrådgivere, sygeplejersker og sekundært social- og sundhedsassistenter og pædagoger til at forholde sig proaktivt til forebyggelse af stress i hverdagen samt at skabe videndeling og klæde lederne på til at genkende og forebygge stress på arbejdspladsen. Målsætningerne for StyrPaaStress er følgende: Antallet af sygemeldinger relateret til stress, blandt målgruppen er reduceret med 25% efter projektet har kørt 12 måneder. 80% af målgrupen har anvendt StyrPaaStress.dk minimum ti gange i projektperioden. 50% af målgruppen vurderer at StyrPaaStress.dk har gavnet det daglige arbejde. Projektet er inddelt i 3 faser; En planlægningsfase, en projektfase samt en evalueringsfase. Forud for projektfasen udvikles portalen mens ambassadører for StyrPaaStress.dk fortæller deres kollegaer om projektet. I projektfasen går portalen online og kick- startes med en to ugers online kampagne, hvor alle i målgruppen inviteres til at logge på StyrPaaStress.dk. Under kampagnen skal deltagerne blandt andet rose sig selv og hinanden og registrere det på portalen. Samtidig introduceres de for portalens indhold og funktioner; herunder 1

2 blandt andet videndelingområdet, ekspertpanelet, værktøjsmodulet, eventkalenderen, hotlinen og online tests. Lederne introduceres desuden for det specifikke ledermodul. Antal ansatte Antal ansatte der er omfattet af projektets aktiviteter 1789 (inkl. ledere?) eller 384 (kun folkeskolelærer) Deltagere fordelt på køn 80% kvinder? Samarbejdspartnere Nej Eksterne konsulenter Ja. Profys ApS Virksomhedsaftale Ja (skal ikke sendes ind) Navn på lønmodtagerrepræsentanten Navn PROJEKTBESKRIVELSE (MAKS ) Målgruppe StyrPaaStress.dk henveder sig primært til Middelfart Kommunens folkeskolelærer, socialrådgivere og sygeplejersker, herunder både ansatte og ledere. De sidste års ændringer på folkeskoleområdet med mange nye bekendtgørelser har øget presset på folkeskolelærerne i kommunen - der ud over har der i forbindelse med budgetforhandlinger, været debat om skolelukninger og store struktur ændringer på folkeskole- og specialskolerne i kommunen. Det har betydet at de ansatte i længere tid har følt sig utrygge. Det er ny vedtaget at flere af skolens mindre skoler skal lukke samtidig er strukturen ændret det har medført at skoler skal slås sammen og lærer flyttes enkelte måske afsediges. På næsten alle områder hvor der er ansat pædagoger er der sket store besparelser; institutioner er blevet nedlagt og der er kommet nye ledelsesstruktur, hvilket betyder at ledelsen i nogle institutioner skal løbe stærkere, pædagoger er blevet flytte m.m. For sygeplejerskerne betyder besparelser og fyringsrunder samt fortsat budgetdebat, at mange føler sig utrygge i deres ansættelse og oplever at de må løbe stærkere til daglligt, hvilket forårsager stress. 2

3 Sekundært henvender portalen sig til kommunens social- og sundhedsassistenter og pædagoger, som ligeledes er ramt af øget arbejdspres og besparelser. Derudover inviteres de resterende jobgrupper i Middelfart Kommune ligeledes til at deltage på StyrPaaStress.dk, da det vurderes at disse grupper kan bidrage med viden, debat og arbejdsglæde samt have glæde af tiltagets indhold og output. Ved at lade portalen henvende sig til den samlede medarbejderskare undgås stigmatisering af specielt udsatte grupper. Portalen henvender sig til de der allerede har oplevet stress, til personer der er ramt af stress, til personer der er i risikozonen for at rammes af stress samt personer der synes udenfor risikozone iøvrigt. Portalen henvender sig både til ansatte og ledere, da det er vores holdning at en indsats der skal sikre forebyggelse af stress skal ske via medarbejdergruppen og via ledergruppen. Baggrund Budgetnedskæringer og besparelser skaber dårligt arbejdsmiljø, utrygge rammer og stress blandt medarbejderne i Middelfart Kommune, hvilket har resultateret i at halvdelen af målgruppens sygemeldinger er relateret til stress. Middelfart kommune ønsker at etablere et projekt med fokus på forebyggelse af stress og psykisk nedslidning via digital kommunikation. Metoden er tidsbesparende, da ansatte og ledere hurtigt kan finde svar og løsninger på konkrete problemstillinger. Den er lettilgængelig, da den kan tilgås på alle døgnets 24 timer og kun kræver en internet forbindelse på enten computer eller telefon derved tages der højde for dag-, aften- og natarbejde. Metoden er stort set omkostningsneutral, uanset antal brugere, når portalen først er udviklet. Al viden opbevares systematisk i databasen, hvorved ingen viden går tabt og der kan udtrækkes relevant data i forhold til anvendelse og i forhold til projektets opsatte succeskriterier. Formål Via StyrPaaStress.dk er det ønsket at ruste de ansatte til at forholde sig proaktivt til forebyggelse af stress i hverdagen samt at give lederne konkrete redskaber til at lære at identificere og handle på symptomer relateret til stress samt tilegne sig teknikker til at forebygge stress på arbejdspladsen. Portalens formål er således: 1) At engagere medarbejderne i forebyggelsen af stress via StyrPaaStress.dk og dermed oparbejde vaner, som er med til at forebygge stress i hverdagen. 2) At skabe fokus på et tabubelagt emne via et enkelt, håndgribeligt, relevant og underholdende digitalt tiltag. 3) At klæde ledelsen på til at genkende symptomer på stress samt forebygge stressrelaterede sygemeldinger. 4) At give medarbejdere konkrete og realistiske redskaber til forebyggelse af stress og psykisk nedslidning. 5) At skabe dialog og debat, både anonymt og uanonymiseret, på tværs af grupper, brancher, køn og stillinger. 6) At klæde ledelsen på til, i pressede situationer, at planlægge og 3

4 tilrettelægge arbejdet og opgaverne i dagligdagen således, at medarbejderne føler ro og overskud på arbejdspladsen. Succeskriterier + hvordan måles succeskriterierne 1. Antallet af sygemeldinger relateret til stress og psykisk nedslidning, blandt den primære og sekundære målgruppe er reduceret med 25% efter projektet har kørt 12 måneder. a. Måles: De kommunale opgørelse over sygefraværet kan vise dette % af målgruppen i den primære og sekundære målgruppe har anvendt StyrPaaStress.dk minimum ti gange i projektperioden; herunder både medarbejdere og ledere. a. Dette undersøges via både digitalt spørgeskema samt ved at finde brugerdata i databasen. Den digitale platform indsamler alle data og al trafik på portalen. Dette er anonymt, men kan give et overordnet billede af fx antal brugere, antal logins og hvilke sider der vises oftest og antal øvelser der er downloadet flest gange % af målgruppen i den primære og sekundære målgruppe vurderer at StyrPaaStress.dk har gavnet det daglige arbejde. a. Undersøges via digitalt spørgeskema samt via kvalitative interviews % af lederne føler sig bedre klædt på til at håndtere stress efter anvendelse af StyrPaaStress.dk. a. Undersøges via digitalt spørgeskema % af målgruppen i den primære og sekundære målgruppe vurderer at deres selvvurderede helbred er godt eller meget godt efter projektperioden. a. Undersøges via digitalt spørgeskema ved oprettelse af profil samt ved projektets afslutning. For at anvende det digitale medies fordele er det hensigten, at der løbende laves delevalueringer af sitet for at følge antal besøg, klik og downloads. Udfra delevalueringer kan målgruppen kommentarer hvad der eventuelt mangler eller hvad der skal justeres. På denne måde udvikles portalen løbende og tilpasses således præcist til målgruppens ønske og behov. Når projektet er afsluttet evalueres StyrPaaStress.dk via en skriftlig rapport udarbejdet af Middelfart Kommune og Profys. Rapporten udarbejdes på baggrund af de i projektbeskrivelsen opstillede formål og succeskriterier. METODE OG AKTIVITETER (MAKS ) Hvorfor kan metoden afhjælpe problemet Via digitale kommunikation og høj faglighed opnås en lang række fordele der kan medvirke til at indfri målene: digital kommunikation muliggør dialog med den enkelte udfra dennes individuelle behov og 4

5 præferencer. Data opsamles centralt og ensformigt til brug både under og efter projektfasen, således at portalen konstant er up to date og følger målgruppens ønsker og behov. Digital kommunikation giver mennesker på tværs af brancher, køn og stilling mulighed for at debatterere og rådgiver. Digital kommunikation muliggør fællesskab og øger åbenhed og brug af humor overfor et tabubelagt emne som stress. Digital kommunikaton giver mulighed for anonymitet og er fleksibelt, da det er tilgængeligt 24 timer i døgnet. Kommunikation via e- mail er gratis. Via digital kommunikation vælger man selv om man vil bruge 5 minutter eller 50 minutter på portalen. Via høj faglighed og digital kommunikation kan man hurtigt få svar på sine spørgsmål eller hjælp til sine problemer enten over computeren eller over telefonen. At køre projekter online sikrer høj tilgængelighed da 95% af den danske befolkning er online. Via digital kommunikation og høj faglighed er det muligt at aktivere målgruppen med motiverende indhold. Interaktivitet og digital kommunikation forventes af sikre adfærdsændring inden for sundhedsrelaterede udfordringer både nu og i fremtiden. StyrPaaStress.dk skal være med til at et naturligt omdrejningspunkt for intern kommunikation om stress og generel sundhed på arbejdspladsen. Aktiviteter (perioden april 2012 til april 2013) Planlægningsfasen (november 2011 marts 2012) Erfaringen er, at der er behov for grundig forberedelses- og testfase, inden man kan går online. Der er afsat fire måneder til etablering, organisering, implementering og stabilisering af den digitale vidensbank. Planlægningsfasen styres af styregruppen, der ud fra de faglige ressourcer vil sikre at pilotprojektet StyrPaaStress.dk kan søsættes april Projektfase (april 2012 april 2013) Login I StyrPaaStress.dk er der indbygget et medarbejder login og et leder login. Da lederne også er medarbejdere har de login som både medarbejder og leder. Computer, mobiltelefon og anonymitet Portalen er tilgængelig på både telefon og computer og det er muligt at være anonym på portalen. Det er ligeledes frivilligt at anvende portalen. Spørgeskema Brugerne stilles få indledende spørgsmål, blandt andet vedrørende selvvurderet helbred. Ekspertpanel og hotline Ekspertpanel/hotline, bestående af psykolog, arbejdsmiljøkonsulent, socialrådgiver og sundhedsfaglig konsulent tager dagligt imod spørgsmål på overordnede eller konkrete problemstillinger. Man sender sit spørgsmål til ekspertpanelet, hvorefter svaret publiceres på portalen til gavn for alle brugere. Man har mulighed for at være anonym, når man stiller spørgsmål til ekspertpanelet. For lederne vil der 5

6 desuden være en ekspert inden for ledelse, HR og planlægning. Til ris og ros laves der et specielt modul, hvor man kan skrive forslag og kritik til projektgruppen. Videndeling område Videndeling område kaldes debatforummet. Her deles al erfaring ansatte og jobgrupper imellem. Her er dialog, debat om konkrete problemstillinger, wall- posts og beskrivelse af nye oplevelser. Ekspertpanelet bidrager også til videndeling området ved at komme med oplæg til debatemner. Lederne har et lukket forum, hvor de har mulighed for at dele erfaringer og hjælpe hinanden. Artikeldatabase I artikeldatabasen samles kontinuerligt relevant viden til fri afbenyttelse for portalens brugere. Artiklerne kan vedrører lokale tiltag, ny forskning, konkrete redskaber til hjælp i hverdagen. Alle artikler vedrører SDA, sundhed og arbejdsmiljø. For ledelsen vil der desuden være artikler om ledelse. Eventkalender Eventkalenderen holder alle brugere opdateret med relevante kurser, møder og foredrag. Kalenderen vil give en kort introduktion til eventen samt vise kontaktoplysninger og link til eventen. Nyhedsbrev Der udsendes månedligt nyhedsbrev til brugerne, så de løbende kan informeres om portalens tiltag, samt for at sikre, at portalen benyttes. Det er muligt at afmelde nyhedsbrevet. Værktøjer Der forefindes en række værktøjer på portalen. For at skabe opmærksomhed om projektet, om stress og om forebyggelsen af stress udarbejdes materiale, som arbejdspladserne har mulighed for at printe ud eller downloade. Der implementeres forskellige tests som brugerne kan downloade og benytte; eksempelvis i forhold til stress og selvvurderet helbred. Alle tests er udførligt beskrevet og hvis man har spørgsmål til udførelse eller resultater står ekspertpanelet klar med kompetente svar. Fra portalen kan downloades mindfulness træning, hjælp til arbejdspladsindretning og til den motiverende samtale, yoga træningsvideoer samt træningsplaner. Derudover stilles en en række online projekt- og planlægningsværktøjer til rådighed for lederne, således at de kan håndtere omstruktureringerne mere gnidningsfrit og uden at udsætte de ansatte for for højt et pres. Der fokuseres på at værktøjerne er funktionelle, lettilgængelige og enkle at anvende. Såfremt der er spørgsmål til benyttelsen af værktøjerne står ekspertpanelet til rådighed. Enkelte tests implementeres til benyttelse på ledelsesniveau. Kick- off kampagne For at kick- starte StyrPaaStress.dk og skabe opmærksomhed om stress og psykisk nedslidning etableres en indledende kick- off kampagnen for alle i målgruppen. Medarbejdere, ledelse og direktion 6

7 inviteres til at deltage i den 14 dage lange kick- off kampagne, hvor man dagligt skal rose sig selv og sine kollegaer samt spørge til andres velbefindende og registrere det på StyrPaaStress.dk. Kick- off kampagnen serveres med en vis portion humor kombineret med alvor. Kampagne typen gentages hver tredje måned, således at der også ændres vaner samtidig med at der leges. Gå- hjem- møder Før, under og efter projektet arrangerer projektgruppen gå- hjem- møder, hvor projektet debatteres og evalueres. Evalueringsfase (maj - august 2013) Når projektet er afsluttet evalueres det via en skriftlig rapport udarbejdet i samarbejde mellem Middelfart Kommune og Profys. Rapporten udarbejdes i forhold til de i projektbeskrivelsen opstillede formål og succeskriterier. Hvis evalueringen viser, at målsætningerne er indfriet kan projektet genaktiveres, så det er en portal der er åben og tilgængelig året rundt. Endvidere ses desuden mulighed for at udvide målgruppen til også at omfatte andre kommuner eller andre arbejdspladser beliggende i Middelfart Kommune. Her skal der især fokuseres på værdien i forhold til CSR samt, ud fra de mål der er nået i projektet, hvilke økonomiske gevinster det giver en virksomhed at indgå i samarbejdet om en portal der er til rådighed for ledere hele året rundt. Omkostningerne i forbindelse med en genaktivering af portalen vil være minimale idet platformen er etableret og blot skal bemandes og aktiveres. Sikring af målgruppens deltagelse For at få medarbejdere og ledere til at bruge StyrPaaStress.dk har vi: 1) Sikret høj tilgængeligheden af portalen via både telefon og computer. 2) Planlagt en Kick- off af systemet med en online konkurrence med attraktive genvinster. 3) Planlagt at findes ambassadører både fra toppen og bunden af organisationen som skal bære portalen op. 4) Planlagt at afholde indledende intro- møder både 5, 3 og 1 måned inden portalen åbner. 5) Planlagt at der udarbejdes plakater til opsætning på aktuelle lokationer og brochurer til uddeling. 6) Planlagt at der udsendes internt nyhedsbrev med nyheden. 7) Planlagt at der opsættes en nyhed/artikel på intranettet. 8) Planlagt at lade tilmelding til portalen skre sammen med viral markedsføring (hvor medarbejdere/ledere inviterer hinanden til at logge på portalen. 9) En forventning om, at I takt med, at portalen anvendes vil vidensindholdet på portalen være så stort at man ikke kan slippe det igen. Forankring efter projektforløb Såfremt portalen og arbejdet med StyrPaaStress.dk har indfriet de opstillede formål og succeskriterier forventes portalen at fortsætte. For at sikre økonomi til videre benyttelse af portalen er det muligt at 7

8 andre arbejdspladser i kommunen eller andre kommuner inviteres til at få et selvstændigt login til portalen. Således har andre arbejdspladser allerede vist interesse for projektet. Organisering af projektet Der nedsættes ved projektstart en styregruppe samt flere ad hoc arbejdsgruppe. Styregruppen vil bestå af en repræsentant fra kommunens sundhedsafdeling, en repræsentant fra jobcentret, kommunens arbejdsmiljøkonsulent, en repræsentant fra Profys, samt en repræsentant fra LBR. OM PROFYS Profys er en sundhedsfaglig virksomhed, som har specialiseret sig i tværfagligt arbejde på beskæftigelsesområdet. Profys kombinerer sundhedsfaglige og beskæftigelsesfaglige metoder til at forebygge fysiske og psykiske problematikker, som kan føre til sygemeldinger på arbejdspladsen. Metoderne er videnskabeligt funderet og der lægges vægt på dokumentation og høj troværdighed. Profys sundhedsfaglige og socialfaglige eksperter sikrer at bredde og et højt fagligt niveau er de absolutte styrker. Nytænkning At anvende digital kommunikation og interaktivitet til at forebygge stress og psykisk nedslidning er nytænkende. At kombinere individualisering med massekommunikation er nytænkende. At fokusere på adfærdsændring, dialog og brug af værktøjer fremfor analog er nytænkende specielt inden for sundhed. At lade målgruppe styre indhold og fokus er banebrydende, men kan være med til at sikre opnåelse af succeskriterier. At kombinere høj faglighed, et tabubelagt emne som stress og humor er nytænkede, forebyggende og befriende. Budget + noter Husk også, at du skal tillægge moms i budgetposterne i budgetskemaet samt oplyse i de tilhørende noter, at du har tillagt moms, samt hvor meget moms du har tillagt. Projektets økonomi BUDGET Nedenfor ses det opstille budget for udvikling, implementering og drift af StyrPaaStress.dk Fase Pris % af udgifterne Planlægningsfase 75% Projektfase 20% Evalueringsfase 5% TOTAL 100% 8

9 9