EVALUERINGSSKEMA UDBUDSBEKENDTGØRELSE 2014/S BEGRÆNSET UDBUD AF RENGØRING TILBUDSGIVER: [Forenede Service A/S]

Transkript

1 EVALUERINGSSKEMA UDBUDSBEKENDTGØRELSE 2014/S BEGRÆNSET UDBUD AF RENGØRING TILBUDSGIVER: [Forenede Service A/S] UNDERKRITERIER OG DELKRITERIER POINTMODEL TILBUDDETS INDHOLD "PRIS" (50 %) Udbudsbetingelsernes afsnit : Alle priser skal afgives i danske kroner ekskl. moms, men inkl. alle øvrige afgifter mv. Tilbudspriserne skal indeholde alle de med ydelsen forbundne udgifter. Herunder indgår både prisen for den løbende rengøring, ekstraydelser og timer, tillægsydelser samt tillæg for forskudt tid m.v. Kvadratmeterpriserne, som opgives i tilbudslisterne skal fremadrettet anvendes ved udvidelser, reduktioner mv. i løbet af kontraktperioden. Pointmodel (beregning) anvendt for underkriteriet "Pris": Til brug for evalueringen af tilbuddene i forhold til underkriteriet "Pris" har Kommunen anvendt en regressiv pointmodel. P= (L/T) x MAX P, P: Point, L: Laveste pris af de afgivne priser, T: er det aktuelle tilbud, Max P: Maximale Point der kan gives, Laveste pris gives maksimum point, der gives ikke negative point. TILBUDSSUM (DKK ekskl. moms) Total, tilbudssum* ,00 * Tilbudslistens Bilag A.2. [78,75] [39,38] Bemærk: Kun tilbudspriser, hvor der afgives et vederlag pr. år, indgår i tilbudsvurderingen. Alle gulskraverede felter i Bilag A tilbudslisten, herunder bilag A3, A4, og A5 skal udfyldes. Tilbudsgiverne bærer selv ansvaret for, at de oplyste priser er korrekte. Tilbudslisten bilag A, med tilhørende bilag fremsendes i to eksemplarer: - Et eksemplar i det udleverede format Microsoft Excel - Et eksemplar i underskrevet stand i pdf-format. "DRIFT OG LEVERING" (15 %) Udbudsbetingelsernes afsnit : Drift og levering lægge vægt på følgende: Til brug for evalueringen af underkriteriet Drift og levering skal tilbudsgiver i nedenstående delkriterier (a) til (d) beskrive: Hvilke metoder til registrering af ankomst og afgangstidspunkter på de konkrete lokaliteter, som tilbudsgiver vil anvende og hvilken dokumentation Kommunen vil kunne forvente at få for forbrugte timer på de enkelte lokaliteter Hvilke afløsningsprocedurer, som tilbudsgiver vil anvende på de konkrete opgaver, både ved planlagt og ikke planlagt fravær hos rengøringspersonalet, samt hos den stationære og mobile ledelse Tilbudsgivers rekrutterings- oplærings- og efteruddannelsestiltag i forbindelse med opstart af den konkrete opgave, samt i Pointmodel anvendt for underkriteriet "Drift og levering" udtrykt i point og prosa: (det netop acceptable tilbud): "Konditionsmæssigt". "Hvilke metoder til registrering af ankomst og afgangstidspunkter på de konkrete lokaliteter, som tilbudsgiver vil anvende og hvilken dokumentation Kommunen vil kunne forvente at få for forbrugte timer på de enkelte lokaliteter": Afgang/ankomst registreres via PanComp som primært bruges til registrering og dokumentation af tilstedeværelse Dokumentation for anvendt tidfremsendes til kommunen 1 x mdr. eller på opfordring fra kommunen 70] "Hvilke afløsningsprocedurer, som tilbudsgiver vil anvende på de konkrete opgaver, både ved planlagt og ikke planlagt fravær hos rengøringspersonalet, samt hos den stationære og mobile ledelse": At under sygdom/kortvarigt fravær er der fast tilknyttet og trænede afløsere [62,50] [9,38] 1

2 hele kontraktperioden Hvilke foranstaltninger tilbudsgiver vil foretage i forbindelse med opstart af den konkrete opgave for Kommunen udover eventuelle tiltag beskrevet under c. Beskrivelsen skal omfatte perioden fra Kontrakten underskrives og indtil normal driftssituation f.eks. antal uger forventes opnået I det indbyrdes forhold vægter delkriterierne (a) til (d) lige. punkterne (a) (d) lægge vægt på, i hvilket omfang tilbudsgivers håndtering/løsningsforslag Planlagt fravær planlægges med erfaren afløsning "Tilbudsgivers rekrutterings- oplærings- og efteruddannelsestiltag i forbindelse med opstart af den konkrete opgave, samt i hele kontraktperioden": Rekruttering og ansættelsesprocedure i punktform Der beskrives i punktform procedure for indhentning af persondata, attester o. lign. Der beskrives oplæringsprocedure i punkform, herunder, samt opfølgning før og efter opstart Der beskrives uddannelse i punktform, samt at grunduddannelse er afviklet indenfor 3 måneder regnet fra ansættelsesdato 60] Hvilke foranstaltninger tilbudsgiver vil foretage i forbindelse med opstart af den konkrete opgave for Kommunen udover eventuelle tiltag beskrevet under c. Beskrivelsen skal omfatte perioden fra Kontrakten underskrives og indtil normal driftssituation f.eks. antal uger forventes opnået": Forslag om daglige opfølgningsmøder, eller ugentlige statusmøder i opstartsperioden Der foreslås service driftsmøder 1 2 gange årligt Samlet set [250] 2

3 "KVALITET" (25 %) Udbudsbetingelsernes afsnit : Kvalitet lægge vægt på følgende: Til brug for evalueringen af underkriteriet Kvalitet skal tilbudsgiver i nedenstående delkriterier (a) til (b) beskrive: A. Hvordan tilbudsgiver i praksis vil sikre sig, at den aftalte kvalitet ved den konkrete opgave for Kommunen bliver leveret, eksempelvis ved håndtering og planlægning af statusmøder på de konkrete lokaliteter, brug af manuelle og elektroniske metoder til sikring af kvaliteten på de konkrete lokaliteter, samt hvorledes dette dokumenteres og synliggøres over for Kommunens overordnede daglige kontaktperson og de enkelte lokaliteters kontaktpersoner B. Hvordan tilbudsgiver ved den konkrete opgave for Kommunen vil håndtere situationer, hvor enten tilbudsgiveren selv eller Kommunen, konstaterer afvigelser i den leverede ydelse, eksempelvis hvilke aktiviteter/procedurer, responstider og rapporteringsmetoder tilbudsgiver vil tilbyde I det indbyrdes forhold vægter delkriterierne (a) til (b) lige. punkterne (a) (b) lægge vægt på, i hvilket omfang tilbudsgivers håndtering/løsningsforslag Pointmodel anvendt for underkriteriet "Kvalitet" udtrykt i point og prosa: (det netop acceptable tilbud): "Konditionsmæssigt". "Hvordan tilbudsgiver i praksis vil sikre sig, at den aftalte kvalitet ved den konkrete opgave for Kommunen bliver leveret, eksempelvis ved håndtering og planlægning af statusmøder på de konkrete lokaliteter, brug af manuelle og elektroniske metoder til sikring af kvaliteten på de konkrete lokaliteter, samt hvorledes dette dokumenteres og synliggøres over for Kommunens overordnede daglige kontaktperson og de enkelte lokaliteters kontaktpersoner": Timeforbrug registreres i PanCom 1 x ugentlig kontrol på tværs af arealer Selvstændig Kvalitetsafdeling følger op på kvalitet og kunder Tilbyder udfyldelse af Servicerapporter online på webbaseret portal Der anvendes Tablet-PC, til at igangsætte eventuelle opretninger af svigt Der gennemføres uanmeldte kvalitetskontroller med servicerapporter der kan fremsendes til kommunen på opfordring Hvordan tilbudsgiver ved den konkrete opgave for Kommunen vil håndtere situationer, hvor enten tilbudsgiveren selv eller Kommunen, konstaterer afvigelser i den leverede ydelse, eksempelvis hvilke aktiviteter/procedurer, responstider og rapporteringsmetoder tilbudsgiver vil tilbyde : Alle reklamationer registreres af kvalitetsafdelingen som har en uvildig rolle i forhold til den daglige drift Mangler registreres og handlingsplan udarbejdes og udføres [70,00] [17,50] Samlet set [140] 3

4 "MILJØ" (10 %) Udbudsbetingelsernes afsnit : Miljø lægge vægt på følgende: Til brug for evalueringen af underkriteriet Miljø skal tilbudsgiver i nedenstående delkriterier (a) til (d) beskrive: a. Procedurer for medarbejderudvikling på den konkrete opgave b. Procedurer for anvendelse af redskaber/kemi/maskiner/metoder og i hvilket omfang på den konkrete opgave c. Procedure for, undgåelse af ensidigt gentagende arbejde (EGA) på den konkrete opgave d. Tilbudsgivers initiativer for minimering af de ydre miljøpåvirkninger ved den konkrete opgave for Kommunen. I det indbyrdes forhold vægter delkriterierne (a) til (d) lige. punkterne (a) (d) lægge vægt på, i hvilket omfang tilbudsgivers håndtering/løsningsforslag Pointmodel anvendt for underkriteriet "Miljø" udtrykt i point og prosa: (det netop acceptable tilbud): "Konditionsmæssigt". "Procedurer for medarbejderudvikling på den konkrete opgave.": Der opstilles planer for, faglig og personlig efteruddannelse og sparring. Udover fastlagte uddannelsesforløb, kan medarbejderne tilmelde sig enkelte moduler Muligheder for supplerende uddannelse eller avancement Grunduddannelse i eget Service Akademi Assistenterne oplæres helt eller delvist til at kunne dække over hinandens områder "Procedurer for anvendelse af redskaber/kemi/maskiner/metoder og i hvilket omfang på den konkrete opgave.": Har fokus på vognindretning, minimalt vandforbrug, kemi, mikrofiber produkter. Maskinelle løsninger hvor det er muligt Vogne og materiel kan tilpasses og indstilles de enkelte medarbejders ønsker Gulvvaskemaskiner er udstyret med automatisk doseringsanlæg Alle klude og mopper bliver forbehandlet med korrekt mængde vand og kemi ved hjælp af doseringsanlæg Procedure for, undgåelse af ensidigt gentagende arbejde (EGA) på den konkrete opgave : [80,00] [8,00] Arbejdet tilpasses så vidt muligt den enkelte medarbejder, herunder valg udstyr og metoder Der anvendes ikke konstruktioner og arbejdsmetoder, som kan udgøre væsentlig fare for medarbejderne ved arbejdets udførsel i Forenede Service indkøbsportal, kan der udelukkende bestilles i forvejen udvalgte vare, hvor der er taget hensyn til ergonomi, risiko og sikkerhed. Forenede Service måler ledelsen pr. lokation på medarbejdersituationen. EGA vurderes årligt i APV undersøgelser, ligesom der på sikkerhedsmøder er fokus på et godt arbejdsmiljø og på at undgå EGA Rengøringsmapper indeholder Forenede Service 10 Steps Ergonomi 4

5 Tilbudsgivers initiativer for minimering af de ydre miljøpåvirkninger ved den konkrete opgave for Kommunen : Der arbejdes til stadighed på at nedsætte forbruget af rengøringsmidler Der tilbydes affaldssortering Der arbejdes fortsat på at reducere brændstofomkostninger, ved at udskifte en stor del af bilparken til mere miljøvenlige biler Der anvendes doseringsanlæg Forenede Service indkøbsportal giver adgang til dynamisk produktmenu, der tilpasses den enkelte lokalitet Et dynamisk værktøj Det grønne indeks, giver overblik over miljømærkede og ikke miljømærkede produkter, foreslår alternative miljømærkede produkter, ligesom det kan anvendes til at dokumentere indsats og forbrug på lokalitetsplan. Samlet set [320] SAMLET ANTAL POINT TILDELT [74,25] 5