Organisering af sundheds-it-opgaver

Transkript

1 Område: Sundhedsområdet Afdeling: Sundheds-it Journal nr.: 12/9630 Dato: Udarbejdet af: Peter Nielsen Organisering af sundheds-it-opgaver 1. Baggrund For bedst muligt at kunne møde forretningens behov for it-understøttelse og i denne forbindelse sikre, at der reageres tilstrækkeligt på sygehusenes behov og problemer, at der er tilstrækkeligt ejerskab til projekter og nærhed til klinikken, samt at der kan leveres på de kritiske udviklingsprojekter til den forventede tid, er besluttet følgende ændringer: 1. Ansvaret for udviklings- og systemforvaltningsopgaver inden for sundheds-it og it i psykiatri placeres i de pågældende sektorer, herunder ansvar for økonomi, ressourcer, prioritering og it-arkitektur. 2. På det somatiske område foretages en decentralisering af projektansvar (udviklingsopgaver) til sygehusene, således at sygehusene får en forskellig portefølje af udviklingsprojekter, som varetages på vegne af hele området. Princippet er, at man først gennemfører projektet på eget sygehus, derefter har man en forpligtelse til at bistå med at udbrede til resten af området. Ligeledes sker en decentralisering af (system)forvaltningsopgaven/videreudvikling til sygehusene. Sygehusene har således en forskellig systemportefølje, som varetages på vegne af hele området. 3. I sundhedsstaben oprettes en afdeling for sundheds-it. Afdelingen varetager opgaver vedr. strategiplan for sundheds-it. Afdelingen deltager i projekter på sundhedsområdet mhp. at sikre den nødvendige sammenhæng på tværs, herunder varetage ansvar for it-arkitektur. Afdelingen yder specialiststøtte til fælles projekter og varetager relationerne til andre regioner og RSI. Afdelingen for sundheds-it er sekretariat for Udvalg for Sundheds-it. Den besluttede organiseringsmodel vedrører fælles sundhedsapplikationssystemer, mens lokale applikationer fortsat varetages af de enkelte sygehuse. Det bemærkes, at der må forudses en udvikling frem mod faldende andel af lokale applikationer og stigende andel af fælles applikationer. Hermed sikres grundlaget for at kunne arbejde på tværs af geografi og organisering, samt bedre økonomi, mindre ressourceforbrug, bedre support og større driftssikkerhed. 2. Fordeling af opgaver Sygehusene bliver ansvarlige for projektledelse af udviklingsopgaver og systemforvaltning for fælles applikationer. Udviklingsopgaverne omfatter udredning/forundersøgelser, anskaffelses/ udbudsforretninger, udvikling samt implementering, i hvilken forbindelse bemærkes, at ansvaret for såvel implementering som gevinstrealisering påhviler det enkelte sygehus. Udviklingsopgaverne er nærmere omhandlet i bilag 1. Systemforvaltning er en forretningsvendt og omfattende opgave. Systemforvaltning rummer det strategiske, forvaltningsmæssige, juridiske, it-sikkerhedsmæssige, økonomiske ansvar for en given

2 applikation i produktion, således som det er omhandlet i notat Systemejerskab i Region Syddanmark, behandlet på møde i IT-Board , dagsordenens pkt. 6. Systemforvaltning omfatter opgaver som produktstrategi og plan for applikationsområdet, prioritering/koordinering, koordination/information i.f.t. forretningsledelser, produktøkonomistyring, opgavemodning af projektideer/forslag, proces og håndtering af ideer/ønsker/forslag til løbende forbedring/vedligehold, leverandørkontakt/leverandørstyring i f. t. interne og eksterne leverandører, kontraktstyring, test, it sikkerhed, løbende brugerkontakt og opfølgning, 2. level applikations support, brugeruddannelse, brugerinformation, rådgivning/bistand i.f.m. tilrettelæggelse af forretningsprocesser. Med Afdeling for Sundheds-it tilstræbes, at der via tilstrækkelig kritisk masse etableres den nødvendige faglige bæredygtighed til at kunne understøtte udviklingsprojekter og systemforvaltningsopgaver udført under sygehusenes ansvar som en fælles ressourcepulje med spidskompetencer indenfor it-arkitektur og fagdiscipliner knyttet til gennemførelsen af it-baserede projekter. Detaljering af sundheds-it-afdelingens opgaver og kompetencer fremgår af bilag Fordeling af systemporteføljer Ansvar for udvikling/projekter samt systemforvaltning tillægges de enkelte sygehuse for en defineret portefølje af applikationer. En applikationsportefølje for et sygehus omfatter èt eller flere applikationsområder, idet et applikationsområde er defineret som et sæt af samhørende applikationer. Ved afgrænsningen af applikationsområder er taget udgangspunkt i følgende kriterier: 1. Applikationerne hører til et givet fagligt/organisatorisk område på sygehusene, 2. Applikationerne er anvendelsesmæssigt og/eller systemmæssigt samhørende. I samarbejde med sygehusenes it-chefer er fastlagt (indtil videre) følgende applikationsområder: 1. Anæstesi/intensiv 2. Apotek 3. Billeddiagnostik/kliniske billeder 4. Booking 5. Blodbank 6. Diktering/talegenkendelse 7. EPJ/PAS basis 8. EPJ/PAS udfasning 9. Klinisk logistik 10. Laboratoriesystemer 11. Logistik 12. Præhospital 13. Sygesikring Applikationsområdernes fordeling på sygehusenes applikationsporteføljer har været drøftet med sygehusenes it-chefer. Følgende kriterier foreslås anvendt: Side 2 af 6

3 1. Sygehuset har erfaring og stærke kompetencer i skæringsfeltet mellem klinik og it for pågældende applikationsområde. 2. Sygehuset har den dominerende eller mest komplekse aktivitet på det kliniske område, som applikationen servicerer. 3. De ressourcemæssige forudsætninger er til stede. 4. Mindst ét applikationsområde pr. sygehus. Følgende fordeling af applikationsområder på sygehuse foreslås: OUH EPJ/PAS basis Applikationsområder Diktering/talegenkendelse Apotek Blodbank SLB Billeddiagnostik/kliniske billeder EPJ/PAS udfasning Laboratoriesystemer SVS Booking Anæstesi/intensiv SHS Psykiatri Sundhedsstaben Klinisk logistik Logistik - Sygesikring Præhospital Oversigt over foreslåede applikationsområder med tilhørende applikationer og aktuelt igangværende fælles projekter er vedlagt (bilag 2 + 3). Det bemærkes, at oversigten ikke kan opfattes som udtømmende for den samlede fælles applikationsmængde. I forbindelse med placeringen af systemansvaret for applikationsporteføljerne bemærkes følgende: Det skal sikres, at igangværende udviklingsprojekter, der falder uden for den systemapplikationsportefølje, som det enkelte sygehus er ansvarlig for, kan fortsættes, at momentum i projektet holdes, og at ressourcer fastholdes på opgaven, så der ikke tabes værdi. Dette sker i samarbejde med det for applikationsområdet ansvarlige sygehus og i sammenhæng med den overordnede strategi for applikationsområdet. Side 3 af 6

4 Der vil forekomme tilfælde, hvor systemer er specifikke for det enkelte sygehus. I sådanne tilfælde kan udviklingsprojekter kun hensigtsmæssigt gennemføres og systemforvaltningsopgaven efterfølgende udføres i regi af det enkelte sygehus. RIS/PACSområdet er aktuelt et eksempel på dette. Også i disse situationer gennemføres opgaverne under et samarbejde med det for applikationsområdet ansvarlige sygehus og i sammenhæng med den overordnede strategi for applikationsområdet. 4. Fordeling af normeringer og lønbudget Systemforvaltningsopgaverne er hidtil løst i Regional IT s funktionsområde Product Management & Integrationer, og der er ikke p.t. truffet aftale om overførsel af medarbejdere på dette område fra Regional IT. En fordeling på sygehusene af normeringer og lønbudget vedrørende systemforvaltningsopgaverne må således afvente en videre proces på dette område. Projektledelsesopgaver samt andre udviklingsopgaver (arkitekter, PMO, mm.) har hidtil været samlet i it-områdets udviklingsafdeling, der omfatter p.t. 30 medarbejdere, heraf 3 med tidsbegrænset ansættelse. IT-Udvikling har et afdelingsbudget til løn og overhead på netto tkr., inkl. driftsøkonomi til forvaltningsorganisation vedr. Cosmic. Excl. forvaltningsorganisationen er budgettet på 8,740 t.kr. Budgettet dækker ikke den samlede personaleudgift, idet projektlederne og it-arkitekter i det væsentlige er finansieret via projekternes anlægsmidler. Projektledere og andre projekttilknyttede medarbejdere omfatter i alt 21 medarbejdere. Heraf foreslås 14 medarbejdere fordelt på sygehusene som anført nedenfor. Fordelingen afspejler den aktuelle opgavebelastning, idet der hermed er fokuseret på, at de forretningskritiske projekter gennemføres som planlagt. I takt med færdiggørelse af igangværende projekter og evt. opstart af nye projekter vil behovet for normeringer kunne udvikle sig over tid med tilsvarende tilpasning af projektorganisationerne. Antal normeringer OUH 9 SLB 5 SHS 0 SVS 0 Psykiatrien 0 I alt 14 Herudover er 1 medarbejder på barsel, 1 medarbejder (projektledelse) er aktuelt udlånt til regional IT med senere overførsel til Sundheds IT, og 5 medarbejdere er fortsat tilknyttet P-VIT projektet. Side 4 af 6

5 Projektledernormeringerne er finansieret med anlægsmidler fra projekterne samt i enkelte tilfælde via centrale driftsbudgetter. Denne finansiering er gældende ved sygehusets overtagelse af projektledernormeringerne. I takt med færdiggørelsen af de enkelte projekter, og den herunder aftalte finansiering, bortfalder finansieringen via de centrale driftsbudgetter. Der følger således på sigt ikke driftsbudgetter med projektledernormeringerne, der løbende vil skulle finansieres via de projekter, det enkelte sygehus er ansvarligt for. Afdeling for Sundheds-it (Sundhedsstaben) foreslås normeret således: Antal normeringer Afdelingschef 1 Sekretær ½ Stabsmedarbejdere koordination og 2 planlægning (Fællesregionalt samarbejde, Udvalg for Sundheds-it, RSI, statusrapportering, etc) Stabsmedarbejdere - PMO 3 (projektmodel /metoder/værktøjer, udbud, kontrakter, PL-udvikling) Projektledere - centrale og RSI-projekter 2 P-VIT projektet (Præhospital) 5 Arkitekter 8 I alt 21½ Afdelingsbudgettet for sundheds-it-afdelingen udgør brutto ca. 13,700 t.kr., inkl. P-VIT. Budgettet finansieres dels af afdelingsbudgettet for IT Udvikling, excl. budget til forvaltningsorganisationen vedr. Cosmic, dels af igangværende projekter. Projektlederne beskæftiget med det tværregionale P-VITprojekt er således finansieret af indtægter fra andre regioner, ligesom arkitekturfunktionen delvis er finansieret af igangværende og fremtidige projekter. Netto er budgettet således 9,047 t.kr. I forbindelse med anvisning af finansiering til fremtidige it-projekter overvejes om arkitekturbistand mv. fortsat skal finansieret af investeringsrammerne eller indarbejdes i basisbudgettet for afdelingen. 5. Personaleproces Forslag til personaleproces er nærmere beskrevet i bilag 4: Tids- og procesplan. Til brug for personaleprocessen er der udarbejdet stillingsprofiler (bilag 5) samt kompetenceskema (bilag 6). Der kan i forbindelse med applikationssystemporteføljernes fordeling på sygehusene som en efterfølgende proces eventuelt efter konkret stillingtagen opstå behov for at flytte allerede igangsatte eller planlagte projekter til andet sygehus. Dette forudsættes ikke for medarbejdere at indebære flytning af tjenestested til andet sygehus. Side 5 af 6

6 6. Indstilling Det indstilles, at den foreslåede opdeling på applikationsområder godkendes at applikationsområderne ansvarsmæssigt fordeles på sygehusene som anført at Afdeling for Sundheds-it (sundhedsstaben) tillægges opgaver som anført at normeringerne fordeles på sygehusene og Afdeling for Sundheds-it som anført at personaleprocessen gennemføres som anført i tids- og procesplanen. Godkendt den 8. november 2012 Sundhedsdirektør Jens Elkjær og Psykiatri- og socialdirektør Jacob Stengaard Madsen Bilag 1. Oplæg vedrørende sundheds-it-opgaver 2. Oversigt over applikationer fordelt på applikationsområder 3. Oversigt over aktuelt igangværende fælles projekter fordelt på applikationsområder 4. Forslag til tids- og procesplan for personaleprocessen 5. Stillingsprofiler for Sundheds-it og stillinger overført til sygehusene/psykiatrien indeholdende referencer 6. Kompetenceskema. Side 6 af 6