Social- og Integrationsministeriet Projektbeskrivelse til etableringsfasen for nye frivilligcentre. Ansøgningsfrist 13.

Transkript

1 Social- og Integrationsministeriet Projektbeskrivelse til etableringsfasen for nye frivilligcentre Ansøgning sendes til: Puljestyring, Holmens Kanal 22, 1060 København K. A Projektets/aktivitetens titel: Skriv titel her: Frivilligcenter Mariagerfjord Ansøgningsfrist 13. august 2012 GENERELLE OPLYSNINGER B I hvilken kommune har projektet postadresse i? Skriv kommunenavn her: Mariagerfjord Kommune C Ansøger: Ansøgers identifikation: Udfyld kun dette felt, hvis I ikke har et CVR-nummer: CVR-nummer: eller Tilskudsansvarliges CPR-nummer: Ansøgers* navn Mariagerfjord Kommune Gadenavn, nr. Nordre Kajgade 1 Postnr. & By 9500 Hobro Telefonnummer raadhus@mariagerfjord.dk *En ansøger defineres her som kommune, region, selvejende institution, frivillig forening, privat eller anden. D Tilskudsansvarliges* underskrift: Undertegnede forpligter sig til at ville overholde betingelserne for et eventuelt tilskud. Jens Nørgaard Dato Underskrift Tilskudsansvarliges navn - maskinskrevet eller blokbogstaver *En tilskudsansvarlig defineres her som den person, der har det fulde økonomiske og retlige ansvar for projektet, der gives tilskud til. E Hvilket beløb søges der om fra puljen? Udfyldes kun for perioder i overensstemmelse med projektperioden. Se afsnit om projektperiode i vejledningen. Projektår* Fra Til Beløb i kr. Dag Md. År Dag Md. År Forberedelse kr kr. *Et projektår defineres her som 12 måneders periode, forberedelsesfasen er dog tre måneder. Se vejledningens punkt nr. 4. Specificeret budget skal udfyldes ved hjælp af regnearket, som er omtalt i vejledningens afsnit Budget i Praktiske oplysninger. Side 1 af 9

2 H Har organisationen, foreningen eller gruppen modtaget støtte fra kommune i. h. t. 18 i lov om social service tidligere 115? Er der ydet økonomisk støtte i.h.t. 18 eller 115 i de foregående 3 år? Hvis ja, udfyld nedenstående tabel. Nr. År Beløb i kr I Er der vedlagt hensigtserklæring for kommunal medfinansiering for 2013 på mindst kr. samt hensigtserklæring om kommunal medfinansiering for 2014 på mindst kr., som er underskrevet af en kontorchef i den kommunale forvaltning? se afsnit 5 i vejledningen. Sæt kryds: X Ja J Nej Er der vedlagt dokumentation for ansøgers organisationsform i form af vedtægter, såfremt ansøger allerede på ansøgningstidspunktet er organiseret som en frivillige forening eller selvejende institution? Sæt kryds: Ja X Nej PROJEKTOPLYSNINGER 1 Projektets formål: Beskriv kort projektets formål. Hvilket problem skal projektet løse for målgruppen, og hvilken forandring, skal det medføre for målgruppen. Se afsnit om projektets formål i vejledningen. Projektets overordnede formål er at forbedre rammerne for det frivillige arbejde i Mariagerfjord Kommune. Etableringen af et frivilligcenter som en frivillig forening er af central betydning i den proces. Formålet med frivilligcenteret er: At sikre en fortsat udvikling af det frivillige sociale arbejde i Mariagerfjord Kommune At udvikle samarbejdet mellem kommunen og de frivillige foreninger At støtte, synliggøre og formidle frivilligt socialt arbejde lokalt At sikre en lettere adgang for de borgere, der ønsker at få hjælp eller lave frivilligt arbejde. At skabe netværk mellem frivillige foreninger Frivilligcenterets virke skal ses som et supplement til det arbejde, foreningerne selv gør i forvejen. Frivilligcenteret skal medvirke til at løse nedenstående problemstillinger: Rekrutteringsproblemer foreningerne oplever, at det kan være svært at få medlemmer til at gå aktivt ind i bestyrelsesarbejdet samt generelt aktivt ind i arbejdet Bevarelse af de små lokale foreninger i landsbyerne som er truet på eksistensen grundet faldende befolkningstal Sårbar økonomi mange foreninger baserer sin økonomi på kommunale tilskud samt medlemskontingent Manglende viden om det frivillige sociale arbejde i Mariagerfjord Kommune Mange foreninger arbejder med det samme, men de arbejder ikke sammen! Hvordan får man dem i højere grad til at samarbejde? Mange foreninger især de små - finder det svært at iværksætte nye initiativer og køre videre med det gammelkendte. Hvordan kan man hjælpe dem med at komme i gang med nye tiltag? Hvordan inddrager kommunen foreningerne på en ligeværdig og respektfuld måde i kommunens løsning af opgaver på det sociale område? Side 2 af 9

3 For at opfylde projektets formål samt imødekomme de ovenfor beskrevne problemstillinger, som de frivillige og kommunen står over for i Mariagerfjord Kommune, vil vi arbejde med følgende udviklingsorienterede mål: At sikre lokalt medejerskab og forankring af frivilligcenteret At udvikle og understøtte rekrutteringsstrategier for de lokale foreningers frivillige At bringe foreninger indenfor forskellige områder i samspil med hinanden At udvikle nye samarbejdsformer mellem kommunen og de frivillige foreninger At sætte fokus på det frivillige sociale arbejde og synliggøre de mange aktiviteter At yde foreningsservice til de frivillige foreninger, der har behov for det At skabe en platform, der gør det muligt for foreningerne at danne netværk 2 Projektets målgruppe: Beskriv kort og præcist de personer, der er omfattet af projektet. Se afsnit om målgruppen i vejledningen. Aktører i opstartsfasen: Initiativet til projektansøgningen kommer fra kommunens side. Ansøgningen er udfærdiget af de to ansvarlige for det frivillige socialt arbejde ( 18) og bakkes op af politikerne i Udvalget for Sundhed og Omsorg. I løbet af forberedelsesfasen vil nøglepersoner fra de frivillige foreninger herunder kommunens Frivilligteam - blive inddraget med henblik på afholdelse af stiftende generalforsamling af det nye Frivilligcenter Mariagerfjord inden udgangen af Frivilligcenteret vil blive etableret som en frivillig forening med selvstændig bestyrelse med egne vedtægter. Målgruppen: Målgruppen er alle personer, grupper, foreninger og instanser, der arbejder med eller vil arbejde med frivilligt socialt arbejde lokalt i Mariagerfjord Kommune. Primære målgruppe: Frivillige foreninger Borgere, der er frivillige Borgere, som vil være frivillige Borgere, der vil have hjælp Sekundær målgruppe: Kommunale institutioner samt forvaltningen Virksomheder i kommunen 3 Antal forskellige brugere*: Angiv hvor mange forskellige brugere, der forventes at være omfattet af projektet. I opgørelsen nedenfor indgår de primære målgruppers brug af frivilligcenteret, d.v.s.: Frivillige foreninger Borgere, der er frivillige Borgere, som vil være frivillige Borgere, der vil have hjælp Man er bruger af frivilligcenteret: Når man henvender sig til centeret - enten ved personligt fremmøde, pr. telefon eller skriftligt Når man benytter centerets faciliteter (mødelokale, kopimaskine m.v.) Når man deltager i centerets kurser, arrangementer, møder m.v. på centeret, eller når man deltager ved et af centerets lokalt arrangerede kurser, arrangementer, møder m.v. Når man benytter centerets hjemmeside Projektår** Fra Til Antal forskellige brugere Dag Md. År Dag Md. År Pr. uge Pr. måned I perioden I alt 750 *En bruger defineres her som en person, som projektet har til formål at hjælpe, og som deltager i projektet. Side 3 af 9

4 **Et projektår defineres her som 12 måneders periode, som tælles fra projektets starttidspunkt. 4 Beskriv på hvilken måde antal brugere vil blive opgjort? I skal beskrive, hvordan I systematisk vil opgøre antallet af brugere. F. eks. Ved registrering. Der vil blive udfærdiget et regneark, hvor nedenstående tre kategori brugere vil blive systematisk registeret: - Antal brugere i form af henvendelser enten ved personligt fremmøde, pr. telefon eller skriftligt. - Antal brugere, der benytter centerets faciliteter (mødelokale, kopimaskine m.v.) - Antal brugere af centerets kurser, arrangementer, møder m.v. på centeret, og brugere af centerets lokalt arrangerede kurser, arrangementer, møder m.v. Antal brugere af hjemmesiden vil automatisk blive registeret på hjemmesiden. Der vil blive lavet en årlig opgørelse over antal brugere fordelt på de fire ovenstående kategorier. Opgørelsen vil komme til at fremgå af frivilligcenterets årsrapport. 5 Køn: Er projektet målrettet? Se afsnit køn skal tænkes ind i projekterne i vejledningen Sæt kryds: Kvinder Mænd X Både kvinder og mænd 6 Projektets SMART-sikre mål på brugerniveau: Det SMART sikrede mål er en konkretisering af projektets formål og skal bruges til at styre projektet. Se afsnit Kriterier for fordeling af støtte i vejledningen. Initiativet til projektansøgningen kommer fra kommunens side. På baggrund af vores kendskab til og samarbejde med foreningerne er det dog vores klare opfattelse, at der blandt foreningerne vil være enighed om projektets mål og dermed, at målene er almindeligt accepteret. Formålet med forberedelsesfasen er at sikre lokalt medejerskab og forankring af det nye frivilligcenter. Der skal i den forbindelse afholdes et informationsmøde for de lokale frivillige foreninger samt andre interesserede borgere for at sikre den fornødne opbakning til projektet. Kommunens Frivilligteam, som har eksisteret i fire år og er kommunens sparringspartner indenfor det frivillige sociale arbejde, vil være en aktiv medspiller i denne proces. Da nyetablerede frivilligcentre ikke kan være kommunale, skal der afholdes en stiftende generalforsamling af Frivilligcenter Mariagerfjord inden udgangen af De nedenfor beskrevne mål viser, hvilke konkrete forandringer, det er hensigten, der skal ske for foreningerne og borgerne i Mariagerfjord Kommune, for at projektets gennemførelse kan betragtes som en succes. Der er til hvert af de 7 mål angivet forskellige aktiviteter, som skal iværksættes for at opnå det pågældende mål, samt succeskriterier, der angiver, hvad der skal opfyldes for at indikere, at målene er nået. Effekten (outcome) måles primært indirekte, i det det forventes, at projektets aktiviteter (output) får den ønskede effekt f. eks at oprettelse af social vejviser på centerets hjemmeside med oversigt over de frivillige foreninger er medvirkende til opnåelse af den effekt, at der udvikles nye samarbejdsformer mellem kommunen og de frivillige (jf. mål 4. nedenfor). Det er hensigten på længere sigt at forbedre og forfine frivilligcenterets effektmålingsarbejde i takt med at kendskabet og netværket på det frivillige område øges. Side 4 af 9

5 Mål for projektet: 1. At sikre lokalt medejerskab og forankring af frivilligcenteret 2. At udvikle og understøtte de lokale foreningers rekrutteringsstrategier overfor frivillige 3. At bringe foreninger indenfor forskellige områder i samspil med hinanden 4. At udvikle nye samarbejdsformer mellem kommunen og de frivillige foreninger 5. At sætte fokus på det frivillige sociale arbejde og synliggøre de mange aktiviteter 6. At yde foreningsservice til de frivillige foreninger, der har behov for det 7. At skabe en platform, der gør det muligt for foreningerne at danne netværk Mål 1: At sikre lokalt medejerskab og forankring af frivilligcenteret - Der skal findes egnede lokaler til frivilligcenteret - Der skal afholdes stiftende generalforsamling for etablering af frivilligcenter i form af en frivillig forening - Der skal rekrutteres medlemsforeninger til foreningen - Lokaler til frivilligcenteret fundet senest 30. november Der skal afholdes stiftende generalforsamling senest 1. november Der skal rekrutteres 20 medlemsforeninger til foreningen senest 1. april 2014 Mål 2: At udvikle og understøtte de lokale foreningers rekrutteringsstrategier overfor frivillige - Frivilligcenter Mariagerfjord skal lave en hjemmeside, som foreningerne kan benytte til rekrutteringsindsatsen. Hjemmesiden kan fungere som arbejdsformidling for personer, der leder efter et frivilligt arbejde og dermed være med til at kanalisere nye frivillige over i foreningerne. - Frivilligcenteret skal give rådgivning om PR og markedsføring af foreningerne - Frivilligcenteret arrangerer foreningskurser, hvor centrale problemstillinger vedr. foreningsdriften tages op f.eks. rekruttering, fastholdelse, fundraising, administration m.m. - Der etableres en hjemmeside senest juni Medlemsforeningerne kan notere sig en medlemsfremgang i projektperioden 1. januar december Brugerundersøgelse pr. 1. juni 2014 blandt medlemmerne af frivilligcenteret viser, at 80 % af de adspurgte er tilfredse med centerets rådgivning i forhold rekruttering - Der arrangeres mindst ét årligt foreningskursus første gang efteråret Mål 3: At bringe foreninger indenfor forskellige områder i samspil med hinanden - Frivilligcenteret skal skabe mulighederne for samspil mellem foreningerne på tværs af alder og/eller etnicitet samt områder for frivillighed f.eks. samspil mellem frivillighed på det sociale område og fritids og kulturområdet. Dette kan ske ved: o Frivilligcenteret skal være opsøgende i lokalmiljøerne i forhold til at facilitere samspil o Frivilligcenteret skal i samarbejde med de frivillige lave events og tiltag (f.eks. idéværksted hvor der gøres brug af kreativ platform) som fremmer samspillet o Oprettelse af chatforum for frivillige på centerets hjemmeside, hvor de frivillige frit kan udveksle idéer og erfaringer - Chatforum skal være oprettet senest juni Frivilligcenteret skal dokumentere i sin årsrapport, at det har været ude i minimum 2 forskellige lokalmiljøer, hvor fokus på samspil har været et af formålene - Der skal være ét årligt tiltag og/eller event hvor formålet er at fremme samspillet Mål 4: At udvikle nye samarbejdsformer mellem kommunen og de frivillige foreninger Side 5 af 9

6 - Mere systematik i inddragelsen af de frivillige foreninger i kommunens opgavevaretagelse - Fremme kontinuerlig dialog mellem politikere og frivillige foreninger - Udarbejde strategi vedr. en systematisk inddragelse af de frivillige i kommunens opgavevaretagelse senest juni Den kan f.eks. indeholde: o Rammer for samarbejdsaftaler mellem kommune og frivillige foreninger. o Oprettelse af social vejviser på centerets hjemmeside med oversigt over de frivillige foreninger. - Årligt dialogmøde mellem politikere og de frivillige foreninger Mål 5: At sætte fokus på det frivillige sociale arbejde og synliggøre de mange aktiviteter - Frivilligcenteret skal udvikle PR-strategi for frivilligområdet i Mariagerfjord Kommune - Uddeling af årlig frivillig pris - Foretage matching mellem modtager og yder af frivilligt socialt arbejde - Færdiggøre PR-strategi oktober Den skal bl.a. indeholde: o Benyttelse af frivilligcenterets hjemmeside til synliggørelse de mangfoldige aktiviteter på det frivillige sociale område o Brug af de gode historier i de lokale medier o Brug af informationsmateriale f.eks. foldere og youtube o Brug af sociale medier f.eks. facebook - Bestyrelsen for frivilligcenteret uddeler en årlig frivilligpris på den nationale frivillighedsdag Frivillig Fredag første gang september Der kædes årligt mindst to modtagere og ydere af frivilligt socialt arbejde sammen Mål 6: At yde foreningsservice til de frivillige foreninger, der har behov for det - Der skal ydes foreningsservice til de frivillige foreninger, der har behov for det - Der skal senest juni 2013 kunne tilbydes foreningsservice i form af rådgivning, vejledning og hjælp til f.eks. ansøgninger og fundraising, hjælp til årsregnskab, økonomisk rådgivning, hjælp til nye foreninger med vedtægter, adgang til kopiering og udlån af mødelokale. - Brugerundersøgelse pr. 1. juni 2014 blandt medlemmerne af frivilligcenteret viser, at 80 % af de adspurgte er tilfredse med centerets foreningsservice Mål 7: At skabe en platform, der gør det muligt for foreningerne at danne netværk - Frivilligcenteret understøtter, at foreninger, der arbejder med det samme, får mulighed for at arbejde sammen - Frivilligcenteret skal have en mobil tilgang til opgaveløsningen centeret skal også komme ud til borgerne i lokalsamfundene og støtte op om netværksskabelse bl.a. for at facilitere iværksættelse af nye initiativer samt for at forebygge foreningsdød - Afholdelse af årlig frivilligdag og andre events, der kan styrke netværksdannelse. Bestyrelsen for frivilligcenteret afgør tidspunkt. I 2014 afholdes arrangementet senest 15. april. - Oprettelse af stående tilbud fra Frivilligcenteret om at komme ud og besøge lokalsamfundene senest juni 2013 Side 6 af 9

7 7 Dokumentation af opnåelse af målene/resultaterne: Beskriv kort og præcist, hvordan projektet vil dokumentere, hvilke resultater I opnår. Projektet vil dokumentere sine resultater ved hjælp af systematisk registrering, som udmøntes i en årsrapport fra Frivilligcenter Mariagerfjord, samt på baggrund af brugerundersøgelser. 8 Aktiviteter og tidsplan: For at opnå målene/resultaterne, skal I iværksætte forskellige aktiviteter. Beskriv kort de centrale aktiviteter, som projektet vil gennemføre. Beskriv sammenhængen mellem aktiviteterne, og hvordan aktiviteterne bidrager til opnåelsen af målene/resultaterne. Tidsplanen for aktiviteter skal udarbejdes. Se afsnit Kriterier for fordeling af støtte i vejledningen. Beskrivelsen af projektets aktiviteter samt sammenhængen mellem aktiviteterne - og hvordan de hænger sammen med målopfyldelsen - findes under punkt 4 ovenfor. Tidsplan: 2012: - Der skal afholdes stiftende generalforsamling senest 1. november Lokaler til frivilligcenteret skal findes senest 30. november Der skal rekrutteres medlemsforeninger til foreningen Frivilligcenter Mariagerfjord - Centerlederstillingen slås op og besættes 2013: - Centerlederen starter primo januar Hjemmeside og chatroom oprettes og klar til brug senest juni Foreningsservice opbygges og tilbydes i fuld skala til de frivillige senest fra juni Oprettelse af stående tilbud fra Frivilligcenteret om at komme ud og besøge lokalsamfundene senest juni Frivilligcenteret arrangerer foreningskursus oktober 2013, hvor centrale problemstillinger vedr. foreningsdriften tages op f.eks. rekruttering, fastholdelse, fundraising, administration m.m. - Påbegynde PR-strategi for frivilligområdet i Mariagerfjord, som skal være færdig oktober Uddeling af frivilligpris september Påbegynde årsrapport 2013 medio november Afholdelse af årlig frivilligdag og andre events, der kan styrke netværksdannelse. Bestyrelsen for frivilligcenteret afgør tidspunkt.. - Foretage mindst 2 besøg ude i lokalmiljøerne, hvor fokus på samspil er et af formålene - Der skal løbende rekrutteres medlemsforeninger til foreningen - Lave et tiltag og/eller en event hvor formålet er at fremme samspillet mellem foreningerne - Påbegynde udfærdigelse af strategi vedr. en systematisk inddragelse af de frivillige i kommunens opgavevaretagelse - Afholde dialogmøde mellem politikere og de frivillige foreninger - Løbende matching mellem modtagere og ydere af frivilligt socialt arbejde 2014: - Færdiggøre årsrapport 2013 ultimo januar Målet med mindst 20 medlemsforeninger til foreningen er nået senest 1. april Afholdelse af den årlige frivilligdag senest 15. april Aflevere ansøgning om optagelse i grundfinansieringsmodellen ultimo april 2014 (NB! ansøgningsfrist 1. maj 2014) - Færdiggøre strategi vedr. en systematisk inddragelse af de frivillige i kommunens opgavevaretagelse senest juni Brugerundersøgelse foretages juni 2014 blandt medlemmerne af frivilligcenteret - Uddeling af frivilligpris september Færdiggøre årsrapport 2014 i december Udarbejdelse af slutevaluering (oktober - december 2014) Side 7 af 9

8 - Foretage mindst 2 besøg ude i lokalmiljøerne, hvor fokus på samspil er et af formålene - Lave et tiltag og/eller en event hvor formålet er at fremme samspillet mellem foreningerne - Afholde dialogmøde mellem politikere og de frivillige foreninger - Løbende matching mellem modtagere og ydere af frivilligt socialt arbejde - Løbende foreningsservice - Opretholdelse af stående tilbud fra Frivilligcenteret om at komme ud og besøge lokalsamfundene 9 Dokumentation af aktiviteter: Beskriv kort og præcist, hvordan projektet vil dokumentere, at aktiviteterne blev gennemført. Projektet vil dokumentere sine aktiviteter ved hjælp af systematisk registrering, som udmøntes i en årsrapport fra Frivilligcenter Mariagerfjord. Der vil til slut blive lavet en slutevaluering, hvor projektet evalueres med henblik på, om projektet har nået de mål, som er blevet opstillet. Til formålet vil Social og Integrationsministeriets skabelon Statusrapport blive benyttet. 10 Projektets organisation og ledelse: Beskriv kort projektets organisationsstruktur og opgavefordeling. F.eks. hvor mange ansatte er der i projektet, projektlederens rolle, hvem har det overordnede ansvar for projektet, projektets samarbejdsparter, og hvad disse bidrager med. Projektets organisationsstruktur: Frivilligcenter Mariagerfjord skal fungere som en forening og drives af en bestyrelse hvis medlemmer er valgt blandt medlemskredsen, samt et bestyrelsesmedlem som udpeges af byrådet i Mariagerfjord Kommune. Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed. Bestyrelsen består af 7 medlemmer. Overordnet ansvar I projektets etableringsfase har bestyrelsen det overordnede ansvar for projektet samt det overordnede ansvar for foreningens daglige virke. Bestyrelsen har ansvar for at ansætte og afskedige frivilligcenterets ansatte. Ansatte i projektet Der ansættes en centerleder/frivilligkoordinator på 37 timer pr uge samt administrativ hjælp svarende til gennemsnitligt 6-7 timer pr uge. Desuden kan der tilknyttes frivillige hjælpere fra det frivillige foreningsliv til at drive frivilligcenteret. Projektlederens rolle Centerlederen/frivilligkoordinatoren får i projektets etableringsfase ansvaret for at etablere og sætte frivilligcenteret i drift. I den efterfølgende grundfinansieringsfasen har centerlederen ansvaret for den daglige drift og centerets økonomi. Projektets samarbejdspartnere Frivilligcenter Mariagerfjord samarbejder med Mariagerfjord Kommunes to kontaktpersoner for frivilligt socialt arbejde, som organisatorisk er placeret i fagenheden for Sundhed - og Omsorg. I etableringsfasen kan kommunes kontaktpersoner bidrage med praktisk støtte og konsulentbistand til frivilligkoordinatoren i forbindelse med etableringen af frivilligcentret. Efterfølgende kan kommunes kontaktpersoner bidrage med viden til at udvikle nye samarbejdsformer mellem kommunen og de frivillige organisationer. Kommunens Frivilligteam bliver også en central samarbejdspartner qua sin baggrund og netværk i det frivillige foreningsliv. Teamet vil kunne bidrage sin støtte til etableringen af et frivilligcenter samt kunne skabe kontakt til centrale aktører blandt de frivillige. Desuden vil det kunne fungere som sparringspartner. Side 8 af 9

9 Desuden vil der være et samarbejde med kommunens idrætskonsulent, som arbejder med de frivillige inden for fritids og idrætsområdet. Idrætskonsulenten er placeret organisatorisk i fagenheden for Kultur og Fritid. Dette samarbejde vil især være af betydning i forbindelse med realiseringen af målet om at bringe foreninger indenfor forskellige områder i samspil med hinanden. Side 9 af 9