Styregruppen. Styregruppemøde Referat

Transkript

1 Styregruppemøde Referat 12. november kl på Ungecenter, Møllevej 9s, 2990 Nivå Tilstede var: Susanne Hjælm Nørregaard Formand for afd. 7 Skovengen og Formand for Styregruppen Bjarne Karlsen Formand for afd. 9 Byengen/Nordengen Monia Stoltz Formand for Egedalsvænge Hanne Berg Formand for Integrationsudvalget i Fredensborg Kommune Lina Thieden Direktør for Børn og Kultur i Fredensborg Kommune Marianne Lundberg Andersen Formand for AB Hørsholm Karlebo Villy Sørensen Formand for Boligforeningen 3B Afbud fra: Kenneth Atli Andersen Jobcenterchef i Fredensborg Kommune Grete Alvagaard Boligkontoret Danmark Derudover deltog sekretariatsleder Michael Hedegaard Jensen, Anna-Claudia Erichsen fra Boligforeningen 3B, Lars Lehmann fra Boligkontoret Danmark og administrativ medarbejder Pernille Nisbeth Madsen Dagsorden (punkterne er beskrevet bagerst i referatet) 1. Orientering fra sekretariatet a. Organisation velkommen til nye medlemmer af styregruppen b. Rundvisning i Ungecenter ved Kenn Andersen (15 minutter) c. Efterårsferieaktiviteter se PUNKT 1 2. Økonomi se PUNKT 2 3. Boligsocial medarbejder se PUNKT 3 4. Kulturfestival i Kokkedal se PUNKT 4 5. Konsensuskonference se PUNKT 5 6. Naboskabsundersøgelse se PUNKT 6 7. Ansøgning til LBF om forlængelse af Kokkedal på Vej se PUNKT 7 8. Fremtidige mødedatoer og mødesteder for 2009 a. 4. februar kl Egedalsvænges bestyrelseslokale, Egedalsvænge 37 b. 13. maj kl Skovengens bestyrelseslokale, i kælderen under nr. 49 c. 19. august kl By-Nordengens bestyrelseslokale, Byengen 230 (om bag bygningen og hen forbi ejendomskontoret) d. 11. november kl Rådhuset eller Ungecenter (nærmere info følger) 9. Evt. Referat ad. 1: Michael orienterede om aktiviteterne i efterårsferien og fortalte, at der var mange børn, som deltog. vil igen i vinterferien lave lignende aktiviteter. Der var så stor interesse for Parkour, at det er blevet til en fast aktivitet hver fredag i Holmegårdshallen. I juleferien har sekretariatet planer om at spille fodbold i 3 dage i samarbejde med Ungecenter. ad. 2: Pernille gennemgik regnskabet og konklusionen er, at der er en tendens til underforbrug i Kokkedal på Vej. skal blive bedre til at få pengene til at rulle evt. ved at lave endnu flere aktiviteter. Ingen kommentarer til regnskabet. Kokkedal på Vej Skovengen 52a, 2980 Kokkedal Tlf info@kokkedalpaavej.dk 1

2 ad. 3: Maya starter i Kokkedal på Vej d ser frem til samarbejdet med Maya og ikke mindst samarbejdet med Helsingør Teater, som håber vil give en masse inspiration til fremtidige aktiviteter. ad. 4: Alle er enige om, at det var en fantastisk dag. Pga. misforståelser mellem, beredskabschefen og Nordsjællands politi, fik for sent at vide, at der bl.a. skulle være vagter tilstede under arrangementet. For at undgå lignende misforståelser vil næste år gå tidligere i gang med at indhente diverse tilladelser. Gruppen er enig om at gentage succesen, da det er en god imagepleje for Kokkedal på Vej. Styregruppen godkender at frigive midler fra Gadeteaterkontoen til at dække underskuddet fra Kulturraketten. ad. 5: Der blev enighed om, at der skal afholdes en lignende konference igen til næste år men med et andet tema/andre indlæg. En mulighed er, at det er de tre bestyrelser, der arrangerer konferencen. Forslaget om at vente med at planlægge sådan et arrangement til behovet er til stede er en god ide, men man skal ikke vente for længe, da det så kan være meget svært at finde en weekend, hvor alle parter kan deltage. ad. 6: Gruppen vedtog, at der skal gennemføres naboskabsundersøgelse, da det er den eneste måde, hvorpå vi kan måle, om Kokkedal på Vej er en succes eller ej. Altså lave en undersøgelse nu (i starten af 2009) og når projektet er slut. Det er svært at få folk til at udfylde sådanne skemaer og derfor blev gruppen enig om, at både bestyrelserne og KPV skal gøre stor reklame for undersøgelsen. deler eventuelt selv skemaet ud til beboerne og for at få en høj deltagelse, vil, bestyrelserne og andre frivillige ringe på hos beboerne, ringe til dem telefonisk og sørge for, at besvarelsen af skemaet også kan foregå via internettet. ad. 7: Styregruppen vedtog, at allerede nu skal søge om forlængelse af projektet. Det er nu, vi er sikre på, at der er midler hos Landsbyggefonden og hvis projektet allerede nu bliver forlænget, er det nemmere at arbejde langsigtet end hvis man først søger om forlængelse om 3 år. Beskæftigelsen bliver stadig en del af projektet men nye temaer som Sundhed og Forebyggelse kunne blive en del af projektet i den nye ansøgning. Michael vil, i samarbejde med Fredensborg Kommune, Boligforeningen 3B og Boligkontoret Danmark, gå i gang med ansøgningen til LBF. ad. 8: Mødeplanen for næste år blev vedtaget. Kokkedal på Vej Skovengen 52a, 2980 Kokkedal Tlf info@kokkedalpaavej.dk 2

3 Dagsordenspunkter: PUNKT 1 EFTERÅRSFERIEAKTIVITETER Orientering om efterårsferieaktiviteter i Kokkedal Efterårsferie aktiviteter i ferien i samarbejde med Fritidsbutikken, projektkontoret i Egedalsvænge, Kvarterhuset og Ungecenter. a. Aktiviteterne var: Parkour, fodbold, karate, basketball, rollespil, maskeværksted, portrættegning, fotomaraton og human beat box workshop. b. 132 børn og unge i alderen 7-17 år deltog i aktiviteterne. c. 70% drenge 30% piger d. 37% fra Egedalsvænge, 12% fra Skovengen, 10% fra By-Nordengen og 41% fra naboområderne. e. Orientering om budget på tovholdermøde 16. sep.: kr. f. Regnskab: i. Parkour (bruttoløn): kr. ii. Basketball (bruttoløn): kr. iii. Fotomaraton (materialer): kr. iv. Beat box (bruttoløn): kr. v. Totalt: kr. g. Parkour kører videre med udgangspunkt i Holmegårdshallen hver fredag kl Vi arbejder på at forankre det som en interessegruppe/forening eller som en del af aktiviteter i ungdomsklub/ungdomsskole. - at styregruppen tager punktet til efterretning PUNKT 2 ØKONOMI Orientering om økonomien i Kokkedal på Vej: herunder forbrug hertil nu Se vedlagte regnskab samt budget bagerst i helhedsplanen. Som det ses af regnskabet er der en balance i plus på kr. Det skal fremhæves, at budgettet for Kokkedal på Vej i Helhedsplanen er udarbejdet for alle 4 år, og ikke separat for hvert år. Dernæst er balancen udregnet efter et gennemsnitsforbrug og tilskud for alle 4 år. Det betyder, at det er kunstigt at betragte plusbalancen som et reelt overskud, da vi ikke kommer til at have et gennemsnitsforbrug henover alle 16 kvartaler. Men det anses for nødvendigt, at vi sørger for, at midlerne i højere grad kommer i spil. Vi har opdaget en fejl i budgettet. Der viste sig at være manglende konsekvensrettelser i totaler som følge af den revidering af budgettet, der forekom umiddelbart før endelig indsendelse af ansøgning i Det er under Fællesudgifter, at der mangler kr. i det totale bidrag fra LBF. Vi vil tage kontakt til LBF og forhøre os om muligheden for at forøge tilsagnet med de kr. Hvis negativt tilsagn fra LBF på denne forespørgsel må vi hente de kr. i form af besparelser. - at styregruppen tager punktet til efterretning PUNKT 3 BOLIGSOCIAL MEDARBEJDER Orientering om sagens gang i forhold til den boligsociale medarbejder. Der er udarbejdet og indsendt en endelig ansøgning til Landsbyggefonden. Vedlagt som bilag. En dialog med den kommende boligsociale medarbejder er indledt i forhold til ansættelsesforhold og kontrakt samt i forhold til arbejdsopgaver. Som aftalt på det seneste styregruppemøde har der også været dialog med personalechefen i boligforeningen 3B i forhold til ændring af kontrakt; fx med tilføjelse af en prøveperiode. Det er ikke muligt at tilføje en prøveperiode i en kontrakt, som er kontinuerlig, hvilket er tilfældet her. Den passus, der forbandt beboerrådgiveren med stillingen som boligsocial medarbejder fjernes Kokkedal på Vej Skovengen 52a, 2980 Kokkedal Tlf info@kokkedalpaavej.dk 3

4 fra den nye kontrakt. Maya Hussein Engberg er barselsvikar for den kommende boligsociale medarbejder Freya Mogensen, der vender tilbage fra barselsorlov 27. april Mayas opgaver bliver: bidrage til fundraising; herunder fx ansøgning til LBF afdække muligheder for en huskunstner ordning, som der kan søges tilskud til hos Kulturrådet planlægge kulturaktiviteter; herunder musik og teater Maya arrangerede Gadeteaterfestivalen 2008 i samarbejde med Helsingør Teater. I Helhedsplanen for Kokkedal på Vej har Gadeteater et særskilt budget, hvortil Landsbyggefonden har bidraget med kr. til gadeteateraktiviteter henover de 4 år. I 2008 har Kokkedal på Vej kun brugt kr. på gadeteater, hvilket var som støtte til den parade, der gik gennem hele området i forbindelse med festivalen. Projektkontoret i Egedalsvænge tog sig af Gadeteaterfestivalen 2008 efter aftale med sekretariatet. Fremover vil Kokkedal på Vej gå aktivt ind i det gode samarbejde, der er opbygget med Helsingør Teater og skabe musik- og teateraktiviteter for beboerne i vores område samt de omkringliggende områder. Det bliver bl.a. Mayas opgave, at planlægge musik og teaterarrangementer for Kokkedal i 2009 samt at inddrage interesserede beboere i denne proces. og Helsingør Teater er i gang med at indgå en aftale om, at Helsingør Teater frikøber Maya i ca. 18 timer pr. måned i den periode Freya er på barsel. Derved bliver Maya halvtidsmedarbejder i sekretariatet og halvtids medarbejder i Helsingør Teater. Den besparelse, der ligger for Kokkedal på Vej i denne ordning, betyder at vi kan beholde Maya indtil efteråret 2009, hvor bl.a. gadeteateraktiviteterne er overståede, og dermed drage fordel af Mayas kompetencer og erfaringer i længere tid end blot til 27. april, hvor barselsvikariatet stopper. Derudover kan vi drage fordel af de synergieffekter, der kan opstå ved at Maya både er her og ved Helsingør Teater. Budgettet er på kr. for 2 år ( ), hvoraf Landsbyggefonden har givet foreløbigt tilsagn om 75% kr. Medfinansiering fra AB Hørsholm-karlebo (6,25% kr.), Boligforeningen 3B (,25% kr.) og Fredensborg Kommune (12,5% kr.) er på plads- - at styregruppen tager punktet til efterretning PUNKT 4 KULTURFESTIVAL I KOKKEDAL KULTURRAKETTEN Orientering fra projektgruppen om evalueringsmødet samt et regnskab Orientering fra evalueringsmødet den 24. september: Bred enighed om at det var et meget godt arrangement, der har stor værdig for Kokkedal indadtil og udadtil. Bred enighed om at det kunne være en god idé at lave et lignende arrangement også næste år. Fastholde at det afholdes på en fredag o evt. starte lidt tidligere og så invitere institutionerne til at komme og deltage i noget målrettet for de indre børn o evt. starte lidt senere med det program, som er mere målrettet de voksne o ikke senere på året sidst i august eller lidt tidligere passer udmærket Tidligere inddragelse af de frivillige Overlevering til nogle frivillige, så det hele ikke primært ligger hos Kokkedal på Vej. Inddrage naboejendommene også ejerforeningerne, således at der bliver flere parter til at løfte, således at arrangementet når ud til flere borgere og således at der kan opstå et samarbejde mellem flere boligområder et samarbejde, som evt. også kan føre til andre samarbejder Kokkedal på Vej Skovengen 52a, 2980 Kokkedal Tlf info@kokkedalpaavej.dk 4

5 Fondssøgning til næste år det er vigtigt at vi tidligt begynder at søge penge i fonde, hvis vi skal kunne lave noget lignende næste år. Beboere/bestyrelser skal inddrages i denne del også. Annonceringen kunne godt blive bedre bl.a. plakater i lygtepæle, flere plakater i centeret her, i Nivå og i Hørsholm + omdeling af flyers til flere husstande, end dem vi nåede. Også et egentligt program trykt i aviserne, frem for blot annoncer og pressemeddelelser, der gjorde opmærksom på programindholdet (men ikke tiderne) + henvisning til website for detaljeret program. Tidligere styr på aftaler om de praktiske opgaver; herunder aftaler med ejendomskontorerne Pauserne kunne være kortere, og/eller der kunne være konkurrencer, historiefortælling etc. i pauserne Mere lokal underholdning Evt. et loppemarked med udlejning af stadepladser Regnskab: Se bilag for regnskab Af regnskabet fremgår det, at Kokkedal på Vej havde budgetteret med kr., hvilket var uforbrugte midler fra idéværkstederne (besluttet på styregruppemøde den 26. maj 2008). Dertil kom støtte på kr. fra Projektkontoret i Egedalsvænge, underskudsgaranti på kr. fra Fredensborg Kommune samt indtægter fra kaffe/kage bod og fra tombola på i alt kr. Alt i alt finansiering og indtægter på kr. Af regnskabet fremgår det endvidere, at udgifterne var på kr., hvilket efterlader et underskud på kr. Dette underskud var uforventet, og skyldes især en uforudset stor udgift. Af politiet blev vi to dage før arrangementet pålagt at sørge for, at der var professionelle vagter tilstede. Der var desværre en del misinformation og misforståelser i den kommunikation, vi har haft med politi og myndigheder i forbindelse med dette arrangement, hvilket bl.a. første til denne ekstraudgift, som var på kr. Heldigvis var der ikke brug for vagterne, men udgiften er lidt ærgerlig. Trods det, var det faktisk rart, at der var nogle vagter, da det på den front gav lidt ro til arrangementerne. Derudover var udgiften til forplejning til frivillige (madbilletter til KIK) samt udgiften til Park og Vej (afspærring + aflevering/afhentning af hegn) væsentlig større end forventet. Alt i alt giver det et underskud, som vi ikke havde forventet, og der forstås følgende finansiering af dette underskud. Tovholdergruppen bevilgede kr. i støtte til Gadeteaterfestivalen. Der blev kun brug for kr., og der er dermed på nuværende tidspunkt kr. mere end forventet på Gadeteaterkontoen. Dermed foreslås det, at underskuddet på kr. fra Kulturraketten dækkes af Gadeteaterkontoen, hvor der pt. står kr. (ex. den budgetterede medfinansiering fra Fredensborg Kommune på kr.) (se helhedsplan). - at der frigives midler fra Gadeteaterkontoen til at dække underskuddet fra Kulturraketten. Kokkedal på Vej Skovengen 52a, 2980 Kokkedal Tlf info@kokkedalpaavej.dk 5

6 PUNKT 5 KONSENSUSKONFERENCE Orientering om evaluering og regnskab En opsamling på evalueringsskemaerne er vedlagt. Det fremgår af denne opsamling, at der var en langt overvejende positiv indstilling til konsensuskonferencen. Der var da også enighed blandt deltagerne om, at man gerne vil lave et lignende arrangement næste år. Regnskab Ophold og forplejning Proceskonsulent Søren Hvas Oplægsholder Hugo Thuge Teatertrup Absolut Forum I alt (moms udgør kr ) indstiller - at punktet tages til efterretning PUNKT 6 NABOSKABSUNDERSØGELSE Beslutning om gennemførelse af en beboerundersøgelse Se vedlagte tilbud fra Boligkontoret Danmark om gennemførelse af en Naboskabsundersøgelse i Kokkedal på Vej området. Undersøgelsen laves nu (primo 2009), og så igen fx i 2011, for bl.a. på den måde at måle og evaluere på nogle af effekterne af Kokkedal på Vej indsatsen. I naboskabsundersøgelsen findes en lang række spørgsmål, som er relevante for afdelinger og organisationer. Derudover kan vi få indført specifikke spørgsmål angående Kokkedal på Vej indsatsen. Et budgetskøn, hvis man udsender efter lejerlisten, som det anbefales (skøn: 2000 udsendelser med frankeret svarkuvert)-(vi kan selv sørge for omdeling) Grundpris pr. udsendelse Porto (svarkuvert 50% 1000 x 5, respons) Plakater Skøn I alt indstiller - at styregruppen vedtager at gennemføre undersøgelsen nu - at styregruppen er indforstået med, at der skal laves en opfølgende undersøgelse inden afslutningen på Kokkedal på Vej PUNKT 7 ANSØGNING TIL LBF OM FORLÆNGELSE AF KOKKEDAL PÅ VEJ Godkendelse af indhold og køreplan Landsbyggefonden (LBF) har ansøgningsfrist til den 1. april 2009 til det, der på nuværende tidspunkt er den sidste runde boligsociale midler i LBF regi det der kaldes 2010-runden. Det er uvist om der bliver politisk vilje til, at der kommer nye midler herefter. Kokkedal på Vej eksisterer frem til september 2011 på den nuværende bevilling, og der er i 2010-runden mulighed for at søge om midler til en ny periode herefter. Oplægget er at søge om finansiering til 4 år mere sept aug Indholdet i en sådan forlængelse af Kokkedal på Vej skal parterne i Kokkedal på Vej i fællesskab finde ind til. Tovholdergruppens forslag til processen er, at sekretariatet, Boligkontoret Danmark, Boligforeningen 3B og Fredensborg Kommune i samarbejde laver ansøgningen med inddragelse af de lokale folkevalgte (se køreplan nedenfor). LBF har fokus på to temaer til denne runde; sundhed og forebyggelse samt udvikling af beboerdemokratiet/ændret organisering af drift og administration, men er også åbne Kokkedal på Vej Skovengen 52a, 2980 Kokkedal Tlf info@kokkedalpaavej.dk 6

7 overfor ansøgninger, der indeholder andre temaer; herunder børn og unge, beskæftigelse, kriminalitetsforebyggelse, integration, imagepleje. s forslag til de overordnede temaer er: Sundhed og Forebyggelse Børn og Unge Kultur og imagepleje Integration er et tværgående tema i alle tre temaer. Køreplan for 2010-runden Udkast til projektbeskrivelse for forlængelse af helhedsplanen for December 2008 januar skrives af sekretariatet, Fredensborg Kommune, 3B og boligkontoret DK i et samarbejde Januar 2009 Afdelingsbestyrelserne tager individuelt stilling til udkastet 27. januar kl Fælles stormøde, hvor udkastet drøftes Hvor? igennem af alle parter Foreløbig færdiggørelse af projektbeskrivelsen og ansøgningen til Januar-marts 2009 LBF; arbejdsgruppen har repræsentation fra, Boligkontoret DK, 3B og Fredensborg Kommune Primo marts 2009 Parterne indkaldes til fælles stormøde, hvor det endelig udkast drøftes. Udkastet rettes herefter til. Marts 2009 Politisk behandling i boligorganisationerne 1. april 2009 Deadline hos LBF. Den foreløbige ansøgning afleveres med forbehold for politisk godkendelse i Fredensborg Kommune Maj-september 2009 Politisk behandling i relevante udvalg i Fredensborg Kommune med endelig behandling af Byråd den 28. sep november 2009 Deadline for endelig ansøgning til Landsbyggefonden indstiller - at styregruppen tager stilling til, om det er i denne omgang, at Kokkedal på Vej skal søge om forlængelse, eller om man vil vente og se om der kommer en ny runde i Landsbyggefonden. - at styregruppen tiltræder køreplanen såfremt det besluttes, at der skal søges om forlængelse i denne omgang Kokkedal på Vej Skovengen 52a, 2980 Kokkedal Tlf info@kokkedalpaavej.dk 7