Ledelseshåndbog. Ledelseshåndbog for Nordvand Udarb.: BENR Niveau 1. Revision: 5. Side 1 af marts 2015 Sidste redigeret: November 2014

Transkript

1 Revision: 5 Side 1 af 10 Ledelseshåndbog for Nordvand Udarb.: BENR Niveau marts 2015 Sidste redigeret: November 2014 Ikraft. November 2014 Proj. nr.: Ledelseshåndbog Side 1 af 10

2 Indholdsfortegnelse Forord... 3 Mission, vision, værdier, politik og målsætninger... 5 Nordvands politik... 5 Mål og målsætninger... 6 Organisationsplan... 6 Ansvar og beføjelser... 7 Instruktioner, vejledninger / hjælpeværktøjer... 8 Virksomhedsmodel... 9 Begrundelse for udeladelser i forhold til standarder... 9 Kriterier for valg af væsentlige miljøpåvirkninger Side 2 af 10

3 Forord Nordvand er ansvarlig for forsyning med drikkevand og bortledning af spildevand i Gentofte og Gladsaxe Kommuner. Denne håndbog omfatter alle aktiviteter i forbindelse med etablering af anlæg, indvinding af grundvand, behandling og distribution af drikkevand samt bortledning af spildevand på anlæg og ledninger ejet af eller udlejet til Nordvand A/S. Formålet med at vores ledelseshåndbog er: At fremme en rigtig adfærd, og dokumentere vores styring At sikre god kvalitet af drikkevandet At opretholde og forbedre sikkerheden for forbrugerne ved indvinding, behandling og distribution af drikkevand At opretholde og forbedre en sikker styring af vores håndtering af spildevand til overholdelse af gældende tilladelser og lovgivning. Ledelseshåndbogen vil vi bruge til at dokumentere, hvordan vi: Forbedrer kvaliteten af vores produkt og vores ydelser Styrer drikkevandssikkerheden og forebygger risici Styrer væsentlige risici i forbindelse med bortledningen af spildevand Effektiviserer og ressourceoptimerer vores aktiviteter Styrer arbejdsmiljøet til en sikker og sund arbejdsplads Forebygger og retter fejl Måler vores indsats og Skaber forandringer og forbedringer. Ledelseshåndbogen indledes med vores vision og en beskrivelse af vores politikker indenfor hele vandets kredsløb. Herefter beskriver vi de forretningsprocesser, som samlet udgør de få, men nødvendige regler, der sikrer, at vi i Nordvand lever op til vores interne visioner, målsætninger, politikker, gældende lovgivning og myndighedskrav samt ISO standarden for fødevaresikkerhed, ISO standarden for miljøledelse, DS OHSAS standarden for arbejdsmiljøledelse, ISO for energiledelse, DS/EN ISO/IEC krav til prøvnings- og kalibreringslaboratoriers kompetence, DS ISO 9001 for kvalitetsstyring, DS standarden for samfundsmæssigt ansvar. Vi fastlægger vores indsatser igennem en årlig evaluering og strategilægning, der udmøntes i en driftsaftale. Vi gennemfører herudover jævnligt intern og ekstern audit af Nordvand, som også omfatter en gennemgang af om vores indsats er effektiv i forhold til at reducere og eliminere væsentlige risici for drikkevandskvaliteten og for vores håndtering af spildevand. Ledelseshåndbogen er vores interne værktøj. Side 3 af 10

4 Systemstruktur Ledelseshåndbogen opererer med to niveauer: Niveau 1 beskriver vores: Mission og vision, politikker og mål Organisationen i Nordvand Fordeling af ansvar og beføjelser i relation til vores ledelsessystem Virksomhedsmodel med valg af 7 forretningsprocesser Niveau 2 er de 8 forretningsprocesser, der styrer vores indsats. 1. Ledelse, styring og personale 2-3. Driftstyring 4. Projekter 5. Kommunikation og kunder 6. Indkøb og lager 7. Prøvetagning 8. Dokumenthåndtering Systemet er dokumenteret på NordNet, hvor planlægningsværktøjer er tilgængelige. Alle ledende medarbejdere og medarbejdere med adgang til NordNet har elektronisk adgang til værktøjerne. Niveau 1 udleveres på opfordring til vore samarbejdspartnere og interessenter. Niveau 2 er alene til internt brug. Side 4 af 10

5 Mission, vision, værdier, politik og målsætninger Mission Vi leverer drikkevand af høj kvalitet med høj forsyningssikkerhed på en miljømæssig forsvarlig måde. Vi afleder regnvand og spildevand driftssikkert på en miljømæssig forsvarlig måde. Vi arbejder for en så lav samlet forbrugerpris som muligt efter en afbalancering i forhold til det fastsatte miljø- og serviceniveau. Vision Nordvand - det foretrukne vandselskab. Værdier Nytænkende - Vi er åbne overfor ny inspiration. Ordentlig - Vi lægger vægt på gensidig respekt. Effektiv - Vi afstemmer ressourceforbruget til den efterspurgte kvalitet. Kompetent - Vi er kendt for, at vore løsninger er de rigtige. I Nordvand ser vi drikkevandssikkerhed og spildevandssikkerhed samt kvalitet, miljø, arbejdsmiljø og samfundsmæssigt ansvar som en integreret del af vores ledelse. Vores produkt består i at sikre forbrugerne rent drikkevand og høj forsyningssikkerhed. Vi tager ansvar for forsvarlig håndtering af regnvand og spildevand. Vores ydelse handler om at bevare vores vigtigste ressource rent drikkevand hvorfor miljø, kvalitet og forretningsmæssige målsætninger er sammenfaldende. Vores ejere har formuleret en ejerstrategi gældende for 2013 til 2016, som danner grundlag for drift og udvikling af Nordvand. Ejerstrategien fremgår af driftsaftalen. Nordvands politik Vi vil sikre en høj kvalitet og hygiejne i forbindelse med hele vandets kredsløb. Dvs. ved etablering, i drift og i forbindelse med servicering af alle anlæg, fra indvinding af grundvand, og produktion og distribution af drikkevand til forbrugerne, samt bortledning af spildevand og regnvand. Vi forebygger svigt i drikkevandssikkerheden igennem risikovurderinger, planlægning, og forebyggende styring, på en måde, så vi har overblik, er enige om, hvad der er vigtigt for vores interessenter, og vi ved, hvad vi gør ved det, som opfattes som vigtigt. Side 5 af 10

6 På steder, hvor vi vurderer, at der er størst risici, ajourfører vi løbende vores styring og sikrer, at styringen både kan dokumenteres og bliver overvåget. Med risici forstår vi såvel risici i forhold til sikkert drikkevand til forbrugerne som risici i forhold til vores medarbejderes sundhed og sikkerhed samt risici, der har konsekvenser for det omgivende miljø og samfund. Vi vil fastholde fokus på vores samfundsmæssige ansvar ved at stille krav til praksis hos os selv og hos vores samarbejdspartnere indenfor emner som miljø og klima, arbejdsmiljø og arbejdsmiljøforhold, god forretningsskik, forbrugerforhold, menneskerettigheder og lokal samfundsinvolvering. Vi vil løbende forbedre vores styring med henblik på til stadighed som minimum at overholde den gældende lovgivning. Øvrige interne politikker fremgår af de forretningsprocesser under kolonnen hensigt. Mål og målsætninger Nordvand har formuleret en række målsætninger og mål. Alle målsætninger og mål er beskrevet i den til enhver tid gældende driftsaftale mellem Nordvand og de to ejerkommuner. Supplerende interne mål er beskrevet i den til enhver tid gældende udviklingsplan. Der følges op på alle mål i driftsaftalen og udviklingsplanen 4 gange om året.i forbindelse med årsregnskabet udarbejdes en virksomhedsrapport indeholdende hovedtal fra årsregnskabet og beskrivelse af de i året opnåede resultater m.m. Driftsaftalen og udviklingsplan udleveres på forespørgsel eller kan ses på Nordvands hjemmeside. Organisationsplan Nordvands organisation er vist i nedenstående diagram: Side 6 af 10

7 DDS-team og Audit-team er to tværfaglige teams som består af medarbejdere fra flere afdelinger i Nordvand. Begge teams refererer til Chef for Vand. Vandkvalitetskoordinator er teamleder for DDS-team og Kvalitets- og miljø koordinator er teamleder for Audit-team. Ansvar og beføjelser Alle medarbejdere har ansvar for og beføjelser til at: Følge systemet regler for eget område Identificere interne og eksterne fejl Medvirke til stadige forbedringer af miljø, energi, arbejdsmiljø, vandkvalitet, kvalitet, prøvetagning og til at fastholde fokus på social ansvarlighed Deltage i løsningen af forbedringsprojekter. DDS-team og Audit-team har ansvar for og beføjelser til at: Vedligeholde og videreudvikle ledelsessystemet sammen med ledelsen Iværksætte nødvendige forbedringer, såfremt kravene i ledelsessystemet ikke overholdes Planlægge, styre og gennemføre intern systemopfølgning gennem interne audits Registrere og rapportere resultater, samt opfølgning på forbedringer Koordinere den samlede indsats på / via deltagelse i ledermøder Koordinere nødvendig træning og uddannelse af teammedlemmerne Sikre at håndbogen overholder de standarder, som vi har tilsluttet os, og optræde som ledelsens repræsentant i forhold til samme standarder. Direktøren har ansvar for og beføjelser til: Udarbejde målsætninger, mål med tilhørende handlingsplaner og politikker for Nordvand Sikre at målsætninger og politikker er kendt og forstået af alle i organisationen Sørge for tilstrækkelige og relevante ressourcer, således at målene kan nås og politikkerne kan efterfølges Substituere den systemansvarlige Evaluere Nordvands ledelsessystem i samarbejde med de procesansvarlige og den øvrige ledelse. De procesansvarlige har ansvar for og beføjelser til: At sikre at procedurerne stemmer overens med de udførte aktiviteter At sikre at procedurerne med tilhørende hjælpeværktøjer er udtryk for de nødvendige regler for hensigtsmæssig adfærd. At der iværksættes opfølgende handlinger, som retter eventuelle fejl og afvigelser i forbindelse med gennemgangen af systemet. Side 7 af 10

8 Deltagerne i ledergruppen har ansvar for og beføjelser til: At sikre at DDS-teamet og Audit-teamet hele tiden er tværfagligt og kompetent bemandet. Løbende sikre nødvendige ændringer, som følge af erfaringer, fejl eller forbedringer Løbende orientere og om nødvendigt træne medarbejdere i ændringer/ tiltag i ledelsessystemet. Aktivt gennem deres ledelse at støtte og forbedre ledelsessystemet. Bidrage til løsning af forbedringsprojekter. Instruktioner, vejledninger / hjælpeværktøjer Ledelsessystemets 7 procedurer understøttes af nogle få instruktioner og vejledninger. Disse værktøjer fremgår af henvisninger i den enkelte procedure. Til at understøtte træningen og uddannelsen af medarbejdere udarbejdes der løbende træningsmaterialer, der alene dokumentstyres med dato og navn, men som ikke indgår i selve ledelsessystemet. De enkelte ledere er selv ansvarlige for dette materiale. Side 8 af 10

9 Virksomhedsmodel Nordvands virksomhedsmodel består af i alt 7 forretningsprocesser. Hovedforretningsprocesser Ledelse, styring og personale Hovedprocesser kan beskrives som de processer, hvor en ændring vil have en direkte effekt på kunden. Aktiviteter der måler på og sætter mål for ledelse, kvalitet, sikkerhed, miljø, sundhed, planlægning, ressourcestyring, informationsspredning, medarbejderinddragelse, kundetilfredshed og forbedringer. Omfatter også de handlinger som sikrer rigtig medarbejder på rigtigt sted rigtigt informeret, med den rigtige viden, færdighed, kultur og holdning. Aktiviteten omfatter kompetenceudvikling af medarbejderen. Driftsstyring De aktiviteter der, planlægger alle styrende aktiviteter igennem risikovurdering og valg af styrende parametre i forhold til specifikationer, løbende følger op og korrigerer undervejs. Projekter Kommunikation og kunder De aktiviteter som sikrer at vores anlæg og maskiner virker som det skal og at nedbrud hurtigt repareres uden risiko for kunden og for sikkerheden. Til processen hører også aktiviteter som sikrer at vores måle- og sikkerhedsudstyr fungerer rigtigt. De aktiviteter som omfatter ændringer af anlæg og måleudstyr, herunder risikovurderinger og forebyggende handlinger som følge heraf. Understøttende processer Indkøb og lager De aktiviteter som styrer korrekt information til vores kunder, herunder henvendelser og spørgsmål samt aftaler. De understøttende processer er de aktiviteter der understøtter hovedprocessen. Dækker alle aktiviteter vedrørende vores valg og vurdering af leverandører og produkter. Herunder de aktiviteter som skal sikre, at leverandører som handler på Nordvands vegne har styr på det. Prøvetagning Aktiviteter som styrer, at vi udtager de rigtige prøver rigtigt og med entydig sporbarhed i forhold til drikkevandssikkerheden. Dokumenthåndtering Aktiviteter, der styrer, at det rigtige dokument findes på det rigtige sted: Kravdokumenter, registreringer og styrende dokumenter. Herunder hvordan vi styrer ændringer til dokumenter og tager stilling til evt. indflydelse heraf på drikkevandssikkerheden. Begrundelse for udeladelser i forhold til standarder Bemærkninger til kravene i DS/EN ISO9001:2000. Punkt 7.3 udvikling og konstruktion Nordvand udvikler alene nye ydelser i forhold til specifikationer og krav som er fastsat af myndighederne. Side 9 af 10

10 Kravene i punkt 7.3 i standarden er således ikke relevante for Nordvand. Processen Projekter og nyanlæg er beskrevet i systemet for at sikre, at der er styr på tværgående projekter generelt, og i særlig grad den type projekter som indfører ændringer i driften I forbindelse med udvidelse af anlæg. Bemærkninger til kravene i DS/EN ISO/IEC krav til prøvnings- og kalibreringslaboratoriers kompetence Nordvands Laboratorium udtager alene prøver og sender disse videre til akkrediteret Laboratorium for analyse. Der foregår således ingen analyser i Nordvands eget regi. Dokumentationen som anvendes i forbindelse med sporbarhed på prøveudtagelsen indgår som en del af den ydelse, som den akkrediterede leverandør leverer. Kravene i standarden vedr. selve prøveudtagningen anses som relevante. Kriterier for valg af væsentlige miljøpåvirkninger Nordvands grundydelse i miljøperspektiv er at bidrage til, at vandets kredsløb sker så sikkert og effektivt som muligt indenfor vores ydelsesområder. Vores ydelse retter sig imod behandlingen den vigtigste naturressource vi har. Et forretningsmæssigt, kvalitetsmæssigt eller drikkevandssikkerheds-mål for Nordvand vil således normalt også være et miljømål. Vores væsentlighedskriterier vil være: 1. Det, som myndighederne peger på igennem lovgivningen og eventuelle miljøgodkendelser, er væsentligt. 2. Der, hvor vi igennem vores adfærd selv har direkte indflydelse på påvirkning af ydre miljø og arbejdsmiljø og at det er muligt at skabe ændringer, som samlet set forbedrer vores evne til at levere rent drikkevand og bortlede spildevand. 3. De områder, hvor vi igennem forbedret indvinding og distribution af drikkevand og bortledning spildevand kan medvirke til at bidrage til en mere bæredygtig brug ressourcer. Med baggrund i ovennævnte kriterier bliver de væsentligste miljøpåvirkninger hos Nordvand: Vores evne til at levere rent drikkevand, i rette mængde og tryk. Vores evne til at sikre effektiv bortledning af spildevand. Vores fokus på energiforbruget til vandets kredsløb i alle væsentlige led. Side 10 af 10