Ledelseshåndbog. Niveau 1

Transkript

1 Ledelseshåndbog Niveau 1

2 Ledelseshåndbog niveau 1 Revision: 26. oktober 2012 Udarbejdet af: Allan Bruus Ikraft. Dato: Indholdsfortegnelse Niveau Indholdsfortegnelse 2 Forord 3 Systemstruktur 4 Politikker og Målsætninger for Middelfart Spildevand 5 Kvalitets Politik... 5 Miljø Politik... 6 Arbejdsmiljø Politik... 7 Organisationsplan 9 Virksomhedens 5 forretningsprocesser 11 Hjælpeværktøjer, skemaer, Instruktioner, driftsvejledninger etc. 11 Bilag 12 Side 2 af 12

3 Forord Middelfart Spildevand koncernens s Mission er at bortlede, transportere og rense spildevandet i Middelfart kommune på en økonomisk og miljømæssig forsvarlig måde, således at forbrugerne ydes den bedst mulige service. I det følgende benævnes Middelfart Spildevand koncernen som Middelfart Spildevand. Middelfart Spildevand vil fremstå som en sikker og sund arbejdsplads, hvor medarbejderne trives og inddrages i beslutninger. Middelfarts Spildevand s Vision er til stadighed at forbedre vores ydelser. Dette vil bl.a. ske ved at øge vores viden, inddrage medarbejderne og optimere anlægsaktiver og processer. Formålet med vores ledelseshåndbog er: at fremme konstruktiv adfærd i henhold til virksomhedens Mission, Vision, Politikker, Målsætninger og Mål, og dokumentere at vi har styr på vores aktiviteter at opretholde og forbedre en sikker styring af vores spildevandsanlæg med henblik på overholdelse af lovgivning, godkendelser, tilladelser med videre at forbedre kvaliteten af vores ydelser at reducere virksomhedens påvirkning af miljøet at opretholde og forbedre sikkerhed og sundhed på arbejdspladsen Ledelseshåndbogen skal bruges til at lede og guide organisationens medarbejdere og skaffe dokumentation, for hvordan vi opfylder målsætningerne for vores ledelseshåndbog. Ledelseshåndbogen indledes med en beskrivelse af vores Politikker, der bygger på selskabets Mission og Vision. Herefter beskriver vi de forretningsprocesser, som samlet udgør de retningslinjer, der guider os til, at vi i Middelfart Spildevand lever op til vores Mission, Vision, Politikker, Målsætninger, Lov og Myndighedskrav, ISO 9001 standarden for kvalitetsledelse, ISO14001 standarden for Miljøledelse samt OHSAS standarden for Arbejdsmiljøledelse. Vi fastlægger vores Målsætninger og Mål igennem årlige evalueringer og strategilægning, der udmøntes i handlingsplaner, der hos Middelfart Spildevand består af en Virksomhedsplan med tilhørende kataloger. Der gennemføres systematisk intern og ekstern audit af virksomheden, som også omfatter en vurdering af i hvilken grad vores indsats er effektiv i forhold til, at nå de mål vi har sat os. Direktør, Allan Bruus Side 3 af 12

4 Systemstruktur Ledelsessystemet opererer med tre niveauer. Niveau 1 beskriver vores: Mission, Vision og Politikker Organisationsstruktur Ledelsessystemets opbygning Niveau 2 er vores 5 forretningsprocesser: 1. Ledelse og medarbejdere 2. Drift og Vedligehold 3. Projekter og anlæg 4. Indkøb 5. Dokumentstyring Niveau 1 & 2 betegnes samlet som ledelseshåndbogen. Niveau 3 er dokumentation og hjælpeværktøjer i form af skemaer, blanketter, lister, driftsmanualer, instruktioner etc. Ledelsessystemet er dokumenteret på vores fællesdrev, hvor disse planlægningsværktøjer er tilgængelige for alle medarbejdere. Niveau 1 er tilgængelig på vores hjemmeside og udleveres derudover i hardcopy bl.a. på opfordring til vore samarbejdspartnere og interessenter. Niveau 2 og 3 er interne arbejdsværktøjer. Side 4 af 12

5 Politikker og Målsætninger for Middelfart Spildevand I Middelfart Spildevand ser vi kvalitet, miljø, og arbejdsmiljø som en samlet integreret del af vores ledelse. Vores politikker og målsætninger er opdelt på flere discipliner. I ledelsessystemet integreres de konkrete processer og handlinger, hvorved ledelsessystemets opbygning afspejler at kvalitet, miljø og arbejdsmiljø er integreret i organisationens arbejde. Politikkerne er nærmere specificeret i udvalgte målsætninger, som er prioriteret ud fra en kortlægning af virksomhedens aktiviteter. Målsætningerne revideres ved ændringer i aktiviteter og derudover cirka hvert 3 år, efter en fornyet gennemgang af virksomhedens aktiviteter og de påvirkninger de medfører. Kvalitetspolitik Kvalitetspolitikken omfatter selskabets aktiviteter i drift og anlæg, fra det afledte spildevand modtages fra forbrugerne og til det udledes til en recipient. Kvalitetspolitikken dækker endvidere kvaliteten af ydelser fra leverandører og outsourcede processer, når disse arbejder for og hos Middelfart Spildevand. Politikken hviler på de overordnede politiske målsætninger for selskabet, der bl.a. siger, at det er Middelfart Spildevands målsætning at være serviceorienteret over for forbrugerne og at drive selskaberne effektivt, således at værdierne bevares. Middelfart Spildevand vil udvikle anlægsværdierne og medarbejderkompetencerne under hensyn til rimelige takster for forbrugerne. Dette vil vi opnå ved at: Kvalitetsarbejdet er et ledelsesansvar Udvikling af kvalitet sker i samarbejde med medarbejderne Forbedringer sker løbende herunder en kontinuerlig udvikling af ledelsessystemet Overholde lov og myndighedskrav Medarbejderne har ansvar for kvaliteten af deres eget arbejde Vi dokumenterer vores indsats Kvalitetsmålsætninger Middelfart Spildevand vil fremstå som en kvalitetsbevidst virksomhed, der gennemfører drifts og anlægsopgaver med en høj grad af kvalitet og i overensstemmelse med de indgåede aftaler med forbrugere og leverandører Alle drifts og anlægsopgaver udføres under god hensyntagen til kvalitet, miljø og arbejdsmiljø samt ressourceanvendelse, herunder håndtering af affald. Det er virksomhedens målsætning at undgå uønskede hændelser og spild Side 5 af 12

6 At virksomheden leverer forbrugere og samarbejdspartnere den aftalte kvalitet til rette tid Da den personlige indsats påvirker kvaliteten af det udførte arbejde, skal den enkelte medarbejder derfor kende og forstå virksomhedens målsætninger og kvalitetskravene til det aktuelle arbejde Virksomheden har på nogle væsentlige områder beskrevet procedurer samt fastsat en række retningslinjer, som skal følges. Virksomhedens ledelse har ansvaret for, at medarbejderne har de nødvendige informationer, uddannelser, beføjelser og materiel til at opfylde virksomhedens kvalitetskrav. Miljøpolitik Miljøpolitikken omfatter selskabets aktiviteter i drift og anlæg fra det afledte spildevand modtages fra forbrugerne og til det udledes til en recipient. Miljøpolitikken dækker endvidere påvirkningen af miljøet fra leverandører og outsourcede processer, når disse arbejder for og hos Middelfart Spildevand. Politikken hviler på de overordnede politiske målsætninger for selskabet, der bl.a. siger, at selskaberne skal drives med en høj grad af forsyningssikkerhed og beskyttelse af miljøet. Som en del af dette skal selskaberne have fokus på energioptimering og grøn vækst. Dette vil vi opnå ved at: Miljøarbejdet er et ledelsesansvar Arbejde systematisk på at forebygge forurening, beskytte recipienterne mod utilsigtet udslip, nedbringe forbrug af energi, vand og kemikalier, mindske affaldsmængderne og fremme genbrug Etablere og udbygge samarbejde og dialog med vores leverandører og entreprenører med henblik på at anvende mindre miljøbelastende produkter og aktiviteter Overholde lov og myndighedskrav Være åbne og informative om vores miljøpræstationer Forbedringer sker løbende herunder en kontinuerlig udvikling af ledelsessystemet Medarbejderne har ansvar for miljøpåvirkningerne af deres eget arbejde Dokumentere vores indsats Miljømålsætninger Alle drifts og anlægsopgaver udføres under god hensyntagen til miljøpåvirkninger, samt ressourceanvendelse, herunder håndtering af affald. Det er virksomhedens målsætning at undgå uønskede hændelser og spild Ved indkøb af varer og tjenesteydelser vil Middelfart Spildevand lægge vægt på miljøkombineret med sikkerhed, pris og kvalitet ved indkøb, og søge samarbejdspartnere og leverandører med samme holdning Side 6 af 12

7 Middelfart Spildevand vil påvirke og motivere leverandører til at levere produkter og serviceydelser der ikke påvirker miljøet i nævneværdig grad og påvirke entreprenører og andre samarbejdspartnere til at opføre sig miljømæssigt ansvarligt Middelfart Spildevand vil gennem information og uddannelse højne medarbejdernes miljøkompetencer, således at den enkelte medarbejder virker for selskabets miljøpolitik og erkender sit medansvar for miljøpåvirkninger som følge af eget arbejde Middelfart Spildevand vil formidle selskabets miljøpræstationer til selskabets forbrugere og andre interessenter Arbejdsmiljøpolitik Middelfart Spildevands arbejdsmiljøpolitik omfatter arbejdsmiljø herunder sikkerhed og sundhed i forbindelse med selskabets aktiviteter i drift og anlæg fra det afledte spildevand modtages fra forbrugerne og til det udledes til en recipient. Arbejdsmiljøpolitikken dækker endvidere arbejdsmiljøet hos leverandører og i outsourcede processer, når de arbejder for og på Middelfart Spildevands opgaver. Middelfart Spildevand vil være en at være en sikker og sund arbejdsplads, hvor glæde og trivsel er vægtet højt. Vi ønsker en god arbejdsplads med godt samarbejde, gensidig respekt og frihed under ansvar. Politikken hviler på de overordnede politiske målsætninger for selskabet, der bl.a. siger, at selskabet skal være en attraktiv og kompetenceskabende arbejdsplads. Som en del af virkeliggørelsen af denne politik udarbejdes der delpolitikker inden for arbejdsmiljøområdet: sygefraværspolitik, politik for psykisk arbejdsmiljø, rygepolitik etc. Dette vil vi opnå ved at: Arbejdsmiljøarbejdet er et ledelsesansvar Udvikling af arbejdsmiljøet sker i samarbejde med medarbejderne Medarbejderne har ansvar for arbejdsmiljø i relation til eget arbejde Den forebyggende indsats prioriteres bl.a. ved aktiv involvering af Sikkerhedsudvalget Forbedringer sker løbende herunder udvikles ledelsessystemet kontinuerligt Overholde Lov og Myndighedskrav Dokumentere vores indsats Målsætninger Vi vil forebygge og skabe et godt arbejdsmiljø med tidssvarende fysiske og psykiske rammer, som reducerer risikoen for arbejdsbetingede skader og nedslidninger Arbejdet i Middelfart Spildevand skal foregå fuldt sikkerheds og sundhedsmæssigt forsvarligt Side 7 af 12

8 Der er sundhedsfremmende tilbud til alle medarbejdere Ledelsen har et særligt ansvar for arbejdsmiljøet. Lederudvikling er en central opgave i forhold til at kunne medvirke til et godt arbejdsmiljø Kompetencerne hos sikkerhedsorganisationen skal udvikles Medarbejderkompetencer inden for arbejdsmiljø styrkes Politikker og procedurer hjælper til systematisering af lov og myndighedskrav Side 8 af 12

9 Organisationsplan Middelfart Spildevands organisation fremgår af nedenstående diagram.. Koncernen består af Middelfart Spildevand Holding A/S, som er ejet af Middelfart Kommune. Holdingselskabet har to datterselskaber Middelfart Spildevand A/S og Middelfart Service A/S og er medejer af serviceselskabet SamAqua A/S. Middelfart Spildevand Holding A/S Middelfart Spildevand A/S Middelfart Service A/S SamAqua A/S (sammen med VandCenter Syd samt Vand og Affald) Middelfart Service A/S omfatter alt personale og sælger sine ydelser til Middelfart Spildevand A/S, der forestår alle udførende aktiviteter. SamAqua leverer support af IT og telefoni og er omfattet af Middelfart Spildevands ledelsessystemer som ekstern leverandør. Middelfart Service A/S har følgende organisation: Side 9 af 12

10 Middelfart Spildevand har hovedkontor på Middelfart Renseanlæg. Hovedkontoret er midlertidigt placeret i lokaler på Langelandsvej 22B,mf. i Middelfart. Flytning til permanent adresse på Strandvejen 100, 5500 Middelfart er nært forestående. Middelfart Spildevand har følgende rensningsanlæg: Middelfart Renseanlæg Strandvejen Middelfart Nørre Aaby Renseanlæg Vibyvej 27C 5580 Nørre Aaby Ejby Renseanlæg Anlægsvej Ejby Brenderup Renseanlæg Rugårdsvej Brenderup Gelsted Renseanlæg Odensevej Gelsted Harndrup Renseanlæg Sandhøjsvej Harndrup Husby Grusfilter Kalvehave Ejby Renseanlæggene er forbundet via spildevandsledningsnettet. Detaljeret elektronisk kort tilgås her Kloakopland med spildevandsledninger Side 10 af 12

11 Virksomhedens 5 forretningsprocesser Middelfart Spildevands virksomhedsmodel består af i alt 5 forretningsprocesser. Vores hovedforretningsprocesser er: Ledelse og Medarbejdere Hovedprocesser kan beskrives som de processer, hvor en ændring vil have en direkte effekt på kunden. Aktiviteter der omhandler ledelse, kvalitet, sikkerhed, miljø, sundhed, planlægning, ressourcestyring, informationsspredning, medarbejderinddragelse, kundetilfredshed og forbedringer. Aktiviteter omfatter også de handlinger som hjælper til at rette medarbejder er på rette sted korrekt informeret, med den rette viden, færdighed, kultur og holdning. Aktiviteten omfatter kompetenceudvikling af medarbejderen. Aktiviteter, der omhandler alle styrende aktiviteter og valg af styrende parametre i forhold til specifikationer, løbende følger op og korrigerer undervejs. Drift og Vedligehold Projekter og anlæg Vore understøttende processer er: Indkøb Dokumentstyring Aktiviteter som omhandler, at vores anlæg virker som de skal og at nedbrud hurtigt repareres uden risiko for forbrugeren og for sikkerheden. Til processen hører også aktiviteter, som sikrer, at vores måle og sikkerhedsudstyr fungerer rigtigt. De aktiviteter som omfatter ændringer af anlæg, maskiner og måleudstyr, herunder risikovurderinger og forebyggende handlinger som følge heraf. De understøttende processer er de aktiviteter, der understøtter hovedprocesserne. Dækker alle aktiviteter vedrørende vores valg og vurdering af leverandører og produkter. Herunder de aktiviteter, som skal sikre, at leverandører, som handler på vores vegne, har styr på det. Aktiviteter der styrer, at det rigtige dokument findes på det rigtige sted: Kravdokumenter, registreringer og styrende dokumenter. Herunder hvordan vi styrer ændringer til dokumenter. Hjælpeværktøjer, skemaer, Instruktioner, driftsvejledninger etc. Ledelsessystemets 5 processer indeholder procedurer, der understøttes af instruktioner, skilte, vejledninger og blanketter dette er ledelseshåndbogens niveau 3. Disse værktøjer fremgår af henvisninger i den enkelte procedure i håndbogens niveau 2. Til at understøtte træning og uddannelse af medarbejdere, kan der løbende udarbejdes træningsmaterialer, der alene dokumentstyres med dato og navn, Krav om nødvendig træning er identificeret og opdateres løbende. Den gennemførte træning registreres. Side 11 af 12

12 Bilag Begreber og Definitioner Side 12 af 12