Formålet med politikken

Transkript

1

2 Indholdsfortegnelse Formålet med politikken... 2 Det fysiske arbejdsmiljø... 3 Kantinesortimentet... 3 Formålet med god, sund og grøn mad... 3 Krav til sortimentet... 3 Bright Green Campus... 4 Motion... 4 Rygning... 4 Alkohol- og øvrige rusmidler... 5 Det psykiske arbejdsmiljø... 6 Stress... 7 At reagere ved tegn på stress... 7 At tage ansvaret... 8 Sygepolitik... 9 Sygemelding Dokumentation Sygefraværssamtaler Barns 1. sygedag og barns 2. sygedag Omsorgsdage Alvorlig sygdom og ulykke i familien Graviditet og fødsel Dødsfald Når institutionen mister en medarbejder Når en medarbejder mister en pårørende Pasning af døende i hjemmet Udviklings, evaluerings og opfølgningsarbejdet Arbejdsmiljøorganisationen Kvalitetsafdelingen Samarbejdsudvalgene Ledelsen Personaleforeningen Om politikken Version

3 Formålet med politikken Campus Bornholm ønsker et sundt og sikkert arbejdsmiljø og en virksomhedskultur, hvor medarbejderne glæder sig over at gå på arbejde, og hvor arbejdsglæde og trivsel går hånd i hånd. Det er endvidere vores mål at skabe en kultur, hvor den enkelte bliver inspireret til en sundere livsstil og tager et medansvar for egen arbejdsglæde og for at fremme et godt arbejdsmiljø. På Campus Bornholm tror vi som udgangspunkt på, at vores ansatte trives i en foranderlig organisation, hvor der stilles krav til den enkeltes omstillingsparathed, kompetencer og præstationer. Et sundt og sikkert arbejdsmiljø er forudsætningen for trivsel og dermed forudsætningen for både kvalitet og produktivitet i arbejdet. Denne politik beskriver, hvordan skolen faciliterer medarbejdernes sundhed og trivsel i arbejdet. Med sundhed forstås både fysisk og psykisk sundhed. De to faktorer er dels komplementære, dels foregår der i mennesket en interaktion, hvorved de også er hinandens forudsætning og gensidigt påvirker hinanden. Tilsammen udgør fysisk og psykisk sundhed det grundlæggende fundament, der er afgørende for medarbejdernes trivsel. Denne politik udspringer af skolens overordnede personalepolitik og omhandler de væsentligste elementer, der påvirker medarbejdernes fysiske og psykiske sundhed. Politikken skal dertil læses i sammenhæng med skolens arbejdsmiljøpolitik, hvis formål det er at forebygge arbejdsmiljøskader, herunder arbejdsulykker, erhvervssygdomme og nedslidning, ved at bekæmpe de påvirkninger i arbejdet, som virker fysisk eller psykisk skadelige, således at de ansattes sikkerhed og sundhed fremmes. Første halvdel af politikken fokuserer på det fysiske arbejdsmiljø, herunder skolens indstilling til og procedurer i forbindelse med mad, motion, rygning og alkohol. Anden del af politikken fokuserer på det psykiske arbejdsmiljø, herunder skolens indstilling til og procedurer vedrørende stress. Distinktionen mellem det fysiske arbejdsmiljø og det psykiske arbejdsmiljø kan på nogle områder være vanskelig, da områderne i praksis griber ind i hinanden. Afsnittene i denne politik skal således forstås i sammenhæng. Tredje del af politikken beskriver de procedurer, der følges ved sygdom samt i de ulykkelige tilfælde, hvor skolen mister en medarbejder eller en medarbejder mister en pårørende. Fjerde del af politikken omhandler skolens udviklings, evaluerings- og opfølgningsarbejde i forbindelse med sundhed og trivsel. Sidste del af politikken giver en introduktion til Personaleforeningens formål og virke. 2

4 Det fysiske arbejdsmiljø Campus Bornholm ønsker et fysisk arbejdsmiljø, der befordrer medarbejdernes arbejdsglæde, arbejdsevne og effektivitet samt fremmer medarbejdernes generelle sundhed og trivsel. Det handler om at skabe nogle sunde fysiske rammer og give medarbejderne mulighed for at træffe sunde valg i arbejdstiden. Det handler endvidere om, som arbejdsplads at markere en klar holdning til medarbejdernes sundhed og trivsel. Kantinesortimentet Formålet med god, sund og grøn mad Campus Bornholm lægger vægt på, at alle ansatte har adgang til gode og sunde måltider og mellemmåltider indenfor normal arbejdstid. Skolens medarbejdere skal have mulighed for at vælge den sunde mad, som er i overensstemmelse med de officielle kostråd. Valget er altid den enkelte medarbejders, men vores ambition er at gøre det attraktivt for den enkelte medarbejder at foretage et sundt valg. Denne politik skal sikre, at der tilbydes måltider på skolen, som er ernæringsmæssige korrekte. Politikken skal endvidere understøtte Campus Bornholms vision om, at være et Bright Green Campus. Når mad og måltider overholder de officielle anbefalinger, nedsættes risikoen for udvikling af overvægt og andre livsstilssygdomme på lang sigt, og på kort sigt fremmes det kognitive niveau; således skærpes hukommelse, opmærksomhed, koncentration og indlæring. Derudover skaber en klar og tydelig holdning til sundhed, mad, kvalitet og miljø en klar profil for kantinekøkkenet. Denne profil understøtter rekrutteringen til køkkenet og sætter retning for og skaber motivation blandt køkkenpersonalet. Ledelsen skal sikre en tydelig og innovativ dialog mellem køkkenet og de ansatte om forholdene omkring de måltider, der produceres og tilbydes. Campus Bornholm ønsker, at gå foran med en maddannelse og en sundhedskultur, der understreger det gode og sunde liv med god, smagsfuld og sund mad. Måltiderne skal leveres af engageret personale med et højt serviceniveau, og al kommunikation skal bære præg af faglig stolthed og understøtte formålene i denne politik, nemlig at gøre det ikke blot muligt men også attraktivt for medarbejderen at foretage et sundt valg. Krav til sortimentet Campus Bornholm følger ernæringsdebatten nøje med henblik på at udvikle kantinens sortiment i overensstemmelse med den nyeste viden på området. Som udgangspunkt skal kantines sortiment følge Fødevarestyrelsens 8 kostråd: Spis varieret og bevar normalvægten Spis frugt og mange grønsager 6 om dagen Spis kartofler, fuldkornsris, fuldkornspasta og groft brød hver dag Spar på sukker især fra sodavand, slik og kager Spis ofte fisk og fiskepålæg Spis mindre fedt især fra mejeriprodukter og kød Sluk tørsten i vand Vær fysisk aktiv mindst 30 min. og gerne 60 min. hver dag Sortimentet skal leve op til de rammer, der er stillet for fedt procenter og fibre i brødet. Brød, boller og kager produceres i skolens eget køkken. 3

5 Der sælges sund slik, såsom nødder, frugt, fedtfattige bars m.m. samt light produkter. Mælkeprodukterne i butikkerne vil være økologiske og fedtfattige produkter. Ved møder og lign. kan der bestilles anretninger, som forefindes på tilbudslisten over mødeanretninger. Campus Bornholm opfordrer alle ansatte til at foretage sunde kostvalg i forbindelse med rejser, som skolen godtgør. Bright Green Campus God mad er afhængig af gode råvarer og råvarernes kvalitet afhænger af forhold som vandindhold, mørhed, modning, vægt, høst- og slagtetidspunkt, dyrevelfærd, udskæringer, mm. Dertil kommer forhold som holdbarhedsdato, pakke-, emballerings- og transportforhold, nedkøling og efterfølgende behandling. Campus Bornholm ønsker, at understøtte og videreudvikle visionen om Bright Green Island også i vores kantinesortiment. Vi tilstræber, at maden fremstilles af friske, ferske og gerne lokale økologiske råvarer. Det betyder, at menu-forløb og indkøb planlægges, så at de lokale sæsonbestemte råvarer benyttes på bedst mulig vis, og at emballage og CO2-krævende transport derved minimeres. Det betyder endvidere, at der er fokus på at tilberede og sammensætte råvarerne på måder, der bedst muligt bevarer deres næringsindhold og optimerer kroppens optagelse af næringsstoffer. Og endeligt betyder det, at der er fokus på at udnytte kapaciteter og genbruge ressourcer i kantinedriften. Der tilstræbes at have et så stort udvalg af lokale økologiske produkter som muligt, og som minimum skal det sikres, at basisprodukterne i madproduktionen og færdigvaresortimentet er økologiske. Leverandører til skolen er informeret om, hvilke ønsker og krav skolen stiller til indkøbene, og at der skal satses på sunde og økologiske kvalitetsprodukter. Motion Skolen ønsker at styrke mulighederne for, at medarbejderne kan dyrke motion, da motion giver energi, fremmer koncentration og læring og ikke mindst reducerer risikoen for sygdom og fravær. Det er et konkret mål, at skolen kan sikre adgang til motionsrum og badefaciliteter for alle skolens ansatte. Såfremt motionsrummet forefindes på skolens område, skal det også kunne benyttes i undervisningen for skolens elever, kursister og studerende. Det er et mål, at motionsrummene har åbent på alle tider af døgnet for skolens medarbejdere, samt at der jævnligt er åbningstider med mulighed for vejledning fra instruktører. Både elever og medarbejdere kan fungere som instruktører. Motionsfaciliteterne skal ikke nødvendigvis forefindes på skolen, men kan også med fordel organiseres eksternt, så længe at det sikres, at der er god mulighed for, at alle skolens medarbejdere kan benytte faciliteterne. Der opfordres til, at medarbejderne bruger motionsrummene udenfor arbejdstiden. Rygning Campus Bornholm er en røgfri skole og dermed en røgfri arbejdsplads for alle ansatte. Det er håbet, at skolen som en røgfri arbejdsplads vil bidrage til, at færre medarbejdere vælger at ryge samt, at de, der ryger, vælger at ryge mindre. 4

6 Rygeforbuddet omfatter alle indendørs lokaliteter på skolen samt alle udendørs områder på skolens matrikler. Den eneste undtagelse fra dette generelle rygeforbud er skolens kollegieværelser, hvor de logerende forsat har ret til selv at træffe beslutning om, hvorvidt der må ryges på værelset. Med rygning forstås alle former for rygning, inkl. elektroniske cigaretter. Rygeforbuddet gælder for alle: medarbejdere, elever, kursister og gæster i øvrigt. Det generelle forbud mod rygning kan ikke fraviges ved enkeltstående lejligheder. Ydermere er det ikke tilladt for ansatte at ryge i betalte pauser. Formålet hermed er at undgå, at ansatte forlader skolens matrikler i betalte pauser for at ryge og dertil danner dårlige rollemodeller for elever og kursister samt eksporterer miljøgenerne forbundet med rygning fra Campus Bornholms matrikler til det offentlige rum og til vore naboers dørtærskel. Med røgfri betalte pauser håber skolen endvidere at forbedre kulturen og det sociale samvær på arbejdspladsen. Det er en fælles opgave at hjælpe hinanden til at indfri løftet om en røgfri skole og dermed en røgfri arbejdsplads. En overtrædelse af rygeforbuddet er en misligholdelse af ansættelsesforholdet, der kan medføre en skriftlig advarsel, og som i gentagelsestilfælde efter omstændighederne kan få konsekvenser for ansættelsesforholdet. Skolen tilbyder at betale rygestopkursus for interesserede medarbejdere. Der henstilles til, at eventuelle rygere betænker skolens image og ansvar og ryger i behørig afstand fra skolens ind-og udgange. Alkohol- og øvrige rusmidler På Campus Bornholm tager vi ansvar for hinanden. Vi forventer derfor, at alle, der har deres gang på Campus, viser omsorg og griber ind i tilfælde af problemer med rusmidler eller får kendskab til at andre har problemer med rusmidler. Brug af ulovlige rusmidler er ikke accepteret, og det er ikke accepteret at møde påvirket eller at indtage rusmidler på Campus. Hvis en medarbejder har kendskab til en kollega med et rusmiddelproblem, kan man: Tale med vedkommende Tage kontakt til nærmeste leder Opfordre den pågældende til at tage kontakt til en ansat, som vedkommende har tillid til Alle arrangementer i arbejdstiden er alkoholfri, og det er ikke tilladt at indtage eller være påvirket af alkohol i arbejdstiden. Det gælder også uden for skolens område i arbejdstiden. Udenfor arbejdstiden kan der lejlighedsvis forekomme Campus-arrangementer, hvor der serveres alkohol. Ved disse arrangementer skal der altid tilbydes alkoholfri drikke. 5

7 I forbindelse med arrangementer som involverer skolens elever, opfordres alle ansatte til, at være sig deres ansvar som rollemodel bevidst og justere deres adfærd derefter. Overtrædelse af alkoholreglerne betragtes som en misligholdelse af ansættelsesforholdet, der kan medføre en skriftlig advarsel, og som i gentagelsestilfælde efter omstændighederne kan få konsekvenser for ansættelsesforholdet. Enhver form for besiddelse eller indtagelse af euforiserende stoffer i arbejdstiden vil få konsekvenser for ansættelsesforholdet. Det psykiske arbejdsmiljø Skolen ønsker at skabe rammer og muligheder for, at den enkelte medarbejder trives. Den enkelte medarbejders trivsel påvirkes af mange forskellige faktorer så som: Relationer og samarbejde med kolleger Relationen til nærmeste leder Organisationens og afdelingens sociale kapital Forholdet mellem omfanget af arbejdsopgaver og arbejdstid til rådighed Graden af indflydelse på eget arbejde Balancen mellem arbejde og fritid Private forhold (kriser, misbrug, økonomi m.v.) På Campus Bornholm ønsker vi at fremme en positiv, anerkendende og udviklende kultur, hvor den enkelte, teamet og lederen tager ansvar og medansvar for hinanden. Vi forventer, at alle medarbejdere som ledere tager ansvar for og er opmærksomme på det psykiske arbejdsmiljø. Lederen skal tage medansvar for medarbejdernes psykiske arbejdsmiljø ved at: skabe klarhed om roller og ansvar skabe balance mellem krav og ressourcer give medarbejderne feedback sikre medarbejderne medindflydelse og medbestemmelse gennem dialog, information og inddragelse være klar og realistisk i forventningerne til medarbejderne ift. mål, opgaver, ansvar og samarbejde prioritere opgaverne i tvivlstilfælde være lyttende og handlende ift. medarbejderproblematikker både i forhold til arbejdspladsen og privatlivet Medarbejdergruppen skal tage medansvar for det psykiske arbejdsmiljø ved at: skabe klarhed om roller og ansvar i dialog med hinanden og nærmeste leder give hinanden feedback til sikring af trivsel i dagligdagen arbejde på en konstruktiv dialog og videndeling om succeser og problematikker i dagligdagen indgå i en løbende dialog om forventninger til hinanden bidrage til, at der sikres en god planlægning og tilrettelæggelse af arbejdet for gruppen og for den enkelte 6

8 udfærdige præcise handlereferater ved alle møder aktivt opsøge relevant information Den enkelte medarbejder skal tage medansvar for det psykiske arbejdsmiljø ved at: sikre sig klarhed over egen rolle og ansvar i dialog med kolleger og nærmeste leder melde uklarheder og konflikter ud i tide deltage aktivt i en konstruktiv dialog om succeser og problematikker i dagligdagen sikre klarhed over forventninger til egen arbejdsindsats og samarbejde være klar i forventninger til kolleger mht. samarbejde og kommunikation sikre en god planlægning og tilrettelæggelse af eget arbejde aktivt opsøge relevant information Stress På Campus Bornholm ønsker vi en arbejdsplads, hvor vi er gode til at forebygge stress. Stress er en tilstand, som kan ramme alle, og stress indfinder sig typisk, hvis den enkelte har været udsat for et stort pres fra mange kanter over en længere periode eller hvis der f.eks. er for mange og for store forandringer på én gang. Længere tids stress påvirker den enkeltes trivsel og engagement. Og i sidste ende kan det også påvirke helbredet. Vi ønsker tidlig indgriben for på den måde at minimere de negative konsekvenser af stress. At reagere ved tegn på stress At reagere er at tage ansvar ikke kun for ens eget liv, men også for kolleger og medarbejdere. Stress kan stamme mange steder fra. Nogle gange kommer det fra arbejdslivet nogle gange fra privatlivet. Meget ofte stammer det fra flere steder på én gang. Alle årsager er reelle og skal respekteres, fordi resultatet risikerer at blive det samme. Tegnene på stress kan have en fysisk, psykisk eller adfærdsmæssig karakter. De kan være meget forskellige afhængigt af omstændigheder, personlighed og den fysiske tilstand i øvrigt. En udtømmende liste er umuligt at opstille, men nogle meget almindelige indre tegn på stress er: Indre uro Muskelspændinger og smerter Hjertebanken og ændring af åndedrættet Træthed og lettere hovedpine Svedeture Fordøjelsesbesvær/ondt i maven Appetitændring Rastløshed Følelsen af konstant at være i gang Ulyst og tristhed Udmattelse Hukommelsesbesvær Koncentrationsbesvær Adfærdsmæssige tegn på stress: Manglende engagement og præstation Irritation og aggression Øget aktivitetsniveau eller passivitet 7

9 Ubeslutsomhed Øget brug af stimulanser som f.eks. kaffe, cigaretter, alkohol m.m. Sværere ved at sove/sove godt Øget sygefravær Vi reagerer alle forskelligt, og det kan nogle gange være svært at blive opmærksom på de tidlige tegn på stress både hos os selv og andre. En god tommelfingerregel er, at ændret adfærd hos dig selv eller andre kræver opmærksomhed og dialog. At tage ansvaret Det er den enkelte ansatte, der har den største chance for at bemærke og agere på de allerførste tegn på stress. Samtidig kan ingen reel forebyggelse finde sted, uden at den enkelte ansatte selv anerkender symptomerne og reagerer derefter. Det er lederens ansvar at være opmærksom på tidlige tegn på stress. Når man bliver opmærksom på tegn, som kan være stressrelaterede, er det lederens ansvar at: tage kontakt til den pågældende og invitere til dialog være åben og undersøgende spørge ind og afdække eventuelle årsager være ikke dømmende og ikke konkluderende opstille en handlingsplan sammen med medarbejderen og i dialog med ØAchefen/personaleafdelingen give eventuelt tilbud om ekstern coaching og rådgivning Hvis en leder bliver opmærksom på stress hos medarbejdere i andres afdelinger, tages der kontakt til den pågældendes chef. Det er ØA-chefens/personaleafdelingens ansvar at være sparringspartner for ledelsen i dialogen med medarbejderen. Men personaleansvaret er lederens, og det er lederen, der er ansvarlig for, at der bliver udarbejdet en handlingsplan. Personaleafdelingen sikrer opfølgning på handlingsplanen, der lægges ind i et work flow i medarbejderplan. Det er tillidsrepræsentantens ansvar at være til rådighed som fortrolig samtalepartner for medarbejdere, som har observeret tegn på stress hos sig selv eller andre. Det er ikke tillidsrepræsentantens rolle at indgå i et egentligt coaching eller rådgivningsforløb med den pågældende medarbejder, eller aktivt at bidrage til problemløsning, men udelukkende at invitere til dialog, spørge ind og opfordre den pågældende medarbejder til at tage kontakt til sin egen leder samt evt. ekstern rådgivning. Det er en medarbejders ansvar at interessere sig for sine kolleger og reagere på tidlige tegn på stress. På Campus Bornholm opfordrer vi til at vores ansatte: tager kontakt til en kollega, som udviser tegn på stress lytter og spørger ind uden at give gode råd eller skulle løse problemer opfordrer den pågældende til at tage kontakt til egen leder og/ eller tillidsrepræsentant 8

10 Afvises denne dialog, eller er dialog for vanskelig, er det kollegaens ansvar og pligt at tage kontakt til ledelsen eller tillidsrepræsentanten. Denne kontakt er særdeles væsentlig, for at initiativer kan igangsættes så tidligt som muligt, og negative konsekvenser af stress dermed kan minimeres. Hvis en medarbejder bliver sygemeldt med stress, er det kollegernes ansvar at: være samarbejdsvillige ift. ledelsens arbejde med at undersøge de stressfremkaldende faktorer for den sygemeldte og medarbejdergruppen som helhed tale konstruktivt om stressproblematikker ved at søge løsninger for den stressramte og for alle i fremtiden Det er afgørende, at medarbejderen selv: er opmærksom på tidlige tegn på stress hos sig selv kontakter læge, hvis der er tale om egentlig helbredsmæssige problemer Det er medarbejderes ansvar at: tage initiativ til dialog med nærmeste leder/tillidsrepræsentant/arbejdsmiljørepræsentant og hellere tidligt end sent være åben og ærlig i dialogen med henblik på at få udarbejdet en realistisk handlingsplan tage imod tilbud om coaching og rådgivning, såfremt dette tilbydes Hvis den enkelte medarbejder bliver sygemeldt med stress, skal man vide, at: man bliver kontaktet af hhv. leder og en medarbejder fra lønafdelingen i sygefraværsperioden Alle ansatte kan få dækket deres behov for psykosocial bistand via skolens professionelle samarbejdspartner på området, Prescriba. Prescriba tilbyder problemafdækkende og visiterende bistand og råder over et netværk af psykologer, misbrugskonsulenter, socialrådgivere, revisorer og jurister. Sygepolitik Alle mennesker kan blive ramt af sygdom af mere eller mindre alvorlig art. Sygdommen kan betyde, at man i kortere eller længere tid er ude af stand til at varetage sit arbejde. Ansatte kan dertil have behov for at være fraværende i forbindelse med deres barns sygdom. Uanset sygefraværets årsag og omfang følger Campus Bornholm altid centralt fastlagte regler og procedurer på området. Retningslinjerne for sygefravær er gældende for alle Campus Bornholms medarbejdere uanset geografisk tilknytning eller personalekategori. Retningslinjer for sygefravær skal sikre opfølgning og forebyggelse af sygefraværet, samt sikre at den enkelte medarbejder forsøges fastholdt i jobbet i forbindelse med sygdom. I henhold til gældende cirkulærer er Campus Bornholm forpligtet til at registrere sygdom for alle medarbejdere, der: er fraværende pga. egen sygdom er fraværende pga. barns første og anden sygedag er delvist sygemeldt i form af nedsat tid 9

11 er delvist sygemeldt i form af fritagelse for særlige opgaver Sygemelding Alle medarbejdere skal melde sig syg den første fraværsdag inden normal arbejdstids begyndelse. Du har pligt til at ringe ind hver dag, at du er syg i de første 5 arbejdsdage, med mindre andet er aftalt. Du skal melde fravær til nærmeste leder eller til kontoret på den adresse, hvor du har den primære tilknytning. Ved en sygdomsperiode op mod en ferieperiode er medarbejderen forpligtet til at kontakte administrationen, og oplyse om ferien afholdes. Manglende rettidig meddelelse om sygdom kan medføre bortfald af retten til løn eller kompensation i perioden indtil korrekt meddelelse er givet, jævnfør centralt bestemte regler på området. Manglende meddelelse om sygdom eller andet fravær kan endvidere betragtes som en grov misligholdelse af ansættelsesforholdet. Du bør som udgangspunkt afvikle lægebesøg, tandlægebesøg og fysioterapeutbesøg udenfor arbejdstiden. Dog kan der være tilfælde i forbindelse med undersøgelser, der indgår i et længerevarende behandlings- og genoptræningsforløb hos praktiserende læge, speciallæge eller lignende, hvor fraværet kan betragtes som sygefravær. Alle rutinemæssige eller enkeltstående lægebesøg, mm., skal som udgangspunkt afvikles uden for arbejdstiden. Dokumentation Medarbejderen har pligt til under sygdom at medvirke til kommunens opfølgning og efterleve pligter i Sygedagpengeloven. Såfremt dine forhold eller undladelser medfører, at skolen mister retten til refusion af dagpenge, modregnes et beløb svarende til den manglende refusion i din løn. Manglende efterlevelse af pligter i henhold til Sygedagpengeloven betragtes endvidere som en grov misligholdelse af ansættelsesforholdet. Den som modtager din sygemelding udfylder en sygefraværsblanket. Du har pligt til selv at hente og udfylde en sygefraværsblanket, så snart at du er tilbage på arbejde, såfremt du ikke allerede har modtaget en blanket. Blanketten kan hentes på FRONTER. Du har pligt til at notere datoen for din sidste fraværsdag på sygefraværsblanketten samt underskrive den og aflevere den til kontoret, som sørger for, at den sendes til lønkontoret, som registrerer din sygdom i systemet. Du bekræfter din uarbejdsdygtighed med din underskrift på sygefraværsblanketten. Ved længerevarende sygdom det vil sige mere end 1 uge kan Campus Borholm anmode om lægelig friattest eller mulighedserklæring. Campus Bornholm afholder udgiften til denne. Sygefraværssamtaler Formålet med samtalen er at drage omsorg for medarbejderen, at afdække eventuelle arbejdsmiljømæssige årsager til fraværet samt at afdække, hvornår den sygemeldte medarbejder forventes at kunne vende tilbage på arbejde. Den sygemeldte medarbejder er ikke forpligtiget til at oplyse om sygdommens art, og arbejdsgiver må ikke under samtalen stille spørgsmål til sygdommens art, medmindre den sygemeldte medarbejder selv bringer det på banen. 10

12 Nærmeste leder vil normalt kontakte dig på 4. fraværsdag for at følge op på, om der er tiltag, der kan tages, som vil lette din tilbagevenden til arbejdet. Lederen har notatpligt i forhold til denne opfølgning, og notatet skal afleveres til lønafdelingen, som vil sikre, at det bliver lagt i personalemappen. Campus Bornholm er lovmæssigt forpligtet til at afholde en samtale med en sygemeldt medarbejder senest fire uger efter den første sygedag. Du kan blive indkaldt til en sygefraværssamtale, hvis: du har 3 fraværsperioder på grund af eget sygefravær indenfor 6 sammenhængende måneder (en fraværsperiode defineres som et sammenhængende sygefravær på 1 dag eller mere) Du vil blive indkaldt til en sygefraværssamtale, hvis: du er sygemeldt i mere end 3 uger. I tilfælde af sidstnævnte skal sygefraværssamtalen finde sted senest 4 uger efter din første sygemelding. Det er din leder, der har ansvaret for med rimelig varsel at indkalde til samtalen, som du har pligt til at deltage i. Evt. udeblivelse fra samtalen, uden at der foreligger lægelig dokumentation herfor, kan få ansættelsesretlige konsekvenser. Det er vigtigt, at den nærmeste leder og medarbejder sammen afdækker, hvilke muligheder der er for at begrænse det høje sygefravær. Samtalerne finder sted for at sikre, at du hurtigst muligt kommer tilbage i arbejde under hensyntagen til din sygdom uanset om der er tale om flere kortere sygefraværsperioder eller en langtidssygemelding. Gennemførslen af sygfraværssamtalerne skal resultere i en fastholdelse-/handleplan, som giver dig og din leder mulighed for at komme i dialog, afstemme forventninger og skabe tryghed omkring din fremtid på Campus Bornholm. I samtalen deltager medarbejderen, nærmeste leder og eventuelt chefen for området og i særlige tilfælde ØA-chefen. Medarbejderen kan vælge at medbringe tillidsrepræsentanten eller anden bisidder. Din leder tager referat af samtalen, som afleveres til lønkontoret, der ligger den i din personalemappe. Ved langtidssygdom skal du deltage i sygefraværssamtaler hver 4. uge. Hvis medarbejderen har mere end 20 sammenhængende sygedage, skal medarbejderen og lederen udfylde en mulighedserklæring. Det er vigtigt, at den nærmeste leder konstaterer, hvad grunden kan være til et forhøjet fravær og drøfter med den pågældende, om arbejdspladsen kan bidrage til at bedre situationen, så fraværet igen kan nedbringes. Eksempler kan være: at aftale at ændre på arbejdstilrettelæggelsen og/eller arbejdstiden køb af ekstra frihed mulighed for ændret jobfunktion 11

13 midlertidig orlov eller reduceret arbejdstid uden løn at aftale henvisning til krisehjælp ansættelse på særlige vilkår, herunder fleksjob/skånejob Sygefravær kan medføre: skriftlig henstilling skriftlig advarsel afsked Barns 1. sygedag og barns 2. sygedag Der er hel/delvis mulighed for tjenestefri med løn på barns 1. og 2. sygedag, hvis hensynet til barnets forhold gør dette nødvendigt forholdene på tjenestestedet tillader det barnet er under 18 år barnet er hjemmeboende Barnets 2. sygedag skal ligge i umiddelbar forlængelse af 1. sygedag, hvilket betyder, at der kan holdes barns sygedag for eksempel mandag og tirsdag. Derimod kan der ikke holdes barns 1. og 2. sygedag fredag og mandag, da disse to dage ikke ligger i umiddelbar forlængelse af hinanden. Er begge forældre omfattet af reglerne om tjenestefrihed i forbindelse med barn syg, kan de dele de 2 dage mellem sig dagene kan holdes uafhængigt af hinanden, dvs. ansatte kan holde barnets 2. sygedag, selv om 1. sygedag ikke er anvendt. Såfremt man er forhindret i at møde på arbejdet på grund af barn syg, meddeles det efter samme procedure som ved almindelig sygdom. Hvis man bliver kaldt hjem til et sygt barn i løbet af en arbejdsdag, vil dette være den første sygedag. Ellers er det den dag, hvor man om morgenen første gang konstaterer barnets sygdom. Sygemelding i forbindelse med barnets 1. og 2. sygedag skal godkendes af nærmeste leder. Omsorgsdage Begge forældre har ret til to omsorgsdage pr. barn pr. år til og med det kalenderår, hvor barnet fylder 7 år., dvs. i alt 16 dage i barnets 8 første leveår. Retten til omsorgsdage gælder uanset, hvornår i kalenderåret den ansatte er blevet ansat. Omsorgsdage er fraværsdage med løn. Omsorgsdage kan ikke opspares, og dagene bortfalder som udgangspunkt ved kalenderårets udløb. Dog er der mulighed for, at overføre ubrugte omsorgsdage fra det kalenderår, hvor barnet er født til det efterfølgende, hvis den ansatte har været forhindret i at afholde dem, fordi pågældende holder barsels-, adoptions- eller børnepasningsorlov i et helt kalenderår. Omsorgsdage skal varsles så tidligt som muligt, og der skal ved afholdelsen tages hensyn til arbejdets tilrettelæggelse og afvikling. Omsorgsdage kan afholdes som hele eller halve dage. Alvorlig sygdom og ulykke i familien Som ansat har du ret til tjenestefrihed uden løn, hvis tvingende årsager som sygdom eller ulykke i familien, gør din umiddelbare tilstedeværelse påtrængende nødvendig. Endvidere har du ret til tjenestefrihed uden 12

14 løn, hvis du er ansat af kommunen efter bestemmelserne i lov om social service til at passe en nærtstående med betydeligt og varigt nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne eller indgribende kronisk eller langvarig lidelse. Hvis du ønsker at udnytte retten til fravær ved pasning af en nærtstående, skal du senest 6 uger før ansættelsen ved kommunen give skolen meddelelse om tidspunktet for fraværets påbegyndelse og længden heraf. Som forælder til børn under 14 år har du ret til tjenestefrihed med sædvanlig løn i op til 5 arbejdsdage pr. barn indenfor 12 på hinanden følgende måneder ved barnets hospitalsindlæggelse, herunder hvis barnet under indlæggelsen opholder sig i hjemmet. Hvis begge forældre er omfattet af aftalen, udgør den samlede tjenestefrihed maksimalt 5 dage for forældrene tilsammen. Som forælder til alvorligt syge børn under 18 år, har du ret til hel eller delvis tjenestefrihed med sædvanlig løn, når betingelserne for at få dagpenge efter paragraf 26 i barselsloven er opfyldt. Denne ret til tjenestefrihed med løn er dog begrænset til maksimalt en måned pr. år pr. barn. Der kan herudover med nærmeste leder aftales yderligere tjenestefrihed uden løn. Graviditet og fødsel Der skelnes i barselsaftalen mellem graviditetsorlov, barselsorlov, fædreorlov og forældreorlov. Planlægningen af orlov aftales indbyrdes mellem nærmeste leder og den ansatte, og det er lederes ansvar, at det aftalte skriftliggøres. Det er endvidere lederens ansvar at underrette lønkontoret i god tid. Graviditetsorlov: Moderen har ret til graviditetsorlov med løn fra op til 6. uge før forventet fødsel. Moderen skal senest 3 måneder før det forventede fødselstidspunkt underrette nærmeste leder om tidspunktet for den forventede fødsel samt om, i hvilket omfang hun vil afholde graviditetsorlov. Barselsorlov: Moderen har ret til barselsorlov med løn i op til 14 uger efter fødslen. Med mindre andet aftales, skal moderen inden 8 uger efter fødslen underrette sin nærmeste leder om, hvornår hun ønsker at genoptage arbejdet. Fædreorlov: Faderen har ret til at holde 2 ugers fædreorlov med løn i tilknytning til fødslen eller barnets hjemkomst. Efter skriftlig aftale med nærmeste leder kan faderen vælge at afholde fædreorloven på et andet tidspunkt indenfor de første 14 uger efter fødslen. Fædreorloven skal afholdes i sammenhæng, men det kan efter skriftlig aftale med nærmeste leder planlægges at genoptage arbejdet delvis i orlovsperioden med tilsvarende forlængelse af orlovsperioden til følge. Afholdelse af fædreorloven skal varsles af den ansatte seneste 4 uger før orlovens forventede begyndelse. Forældreorlov: Efter den 14. uge efter fødslen har hver af forældrene ret til 32 ugers forældreorlov med ret til at udstrække de 32 uger til enten 40 eller 46 uger. Af denne forældreorlov har den ansatte ret til 12 ugers lønnet fravær, dog med den undtagelse, at hvis begge forældre er underlagt barselsaftalen, har de tilsammen kun ret til i alt 18 ugers lønnet forældreorlov. Dagpengeretten er 13

15 på i alt 32 uger uafhængigt af, om forældreorloven udstrækkes. En udstrækning af forældreorloven medfører således, at dagpengene i den resterende del af perioden nedsættes forholdsmæssigt. En ansat der ønsker at udnytte sin ret til forældreorlov skal inden 8 uger efter fødslen underrette sin nærmeste leder om tidpunktet for orlovens begyndelse samt om længden heraf. En kvindelig ansat har ret til fravær fra sin arbejdsplads til at få foretaget graviditetsundersøgelse, når fraværet er foreneligt med forholdene på arbejdspladsen. Fravær på grund af behandling for barnløshed betragtes som almindeligt sygefravær, og der udbetales sædvanlig løn. Er den ansatte ledsager til sin partner, der modtager en fertilitetsbehandling, har vedkommende ikke ret til fravær i den anledning, men må bruge ferie, afspadsering eller lignende. Skolen vil søge at fjerne eventuelle påvirkninger af fysisk, kemisk eller biologisk art, som efter en konkret vurdering indebærer en fare for en ansats graviditet. Er det ikke muligt at fjerne disse påvirkninger ved hjælp af arbejdsmiljøforanstaltninger eller ved at flytte den gravide til andet passende arbejde, har den gravide ret til fravær med løn på grund af arbejdets særlige karakter. De gældende regler vedrørende graviditet og barsel er komplicerede, og såfremt du ønsker yderliggere information om reglernes indhold og fleksibilitet, kan du henvende dig til lønafdelingen, som efter aftale vil gennemgå reglerne med dig og hjælpe dig med at planlægge dit orlovsforløb. Dødsfald Når institutionen mister en medarbejder Når dødsfaldet erfares, orienteres institutionens ansatte hurtigst muligt af nærmeste leder enten direkte eller ved telefonopkald. Er den ansatte en teknisk/administrativ medarbejder, mødes de ansatte i afdelingen, så der er mulighed for at tale sammen. I situationen kan det være nødvendigt, at afdelingen lukker for resten af dagen. Er den ansatte en lærer, orienteres institutionens elever af institutionens ledelse ved en samling. Klasserne går tilbage til undervisning, men da institutionens lærere også kan være meget berørte, sørger institutionens ledelse for eventuel vikardækning. I situationen kan det være nødvendigt, at alle berørte elever sendes hjem fra skole, så de ansatte kan få mulighed for at samles på lærerværelset og tale sammen. Klassernes lærere drøfter med eleverne, om klassens elever samlet skal gå til begravelse. Husk på dagen for dødsfaldet samt på dagen for begravelsen: Flaget skal på halv. Ved begravelsen sørger institutionens ledelse for blomster. Mindst 1 repræsentant fra ledelsen deltager i begravelsen. Det teknisk/administrative personale drøfter med ledelsen, hvem der går til begravelsen. De lærere, der ønsker at deltage, bør fritages fra undervisning i de berørte lektioner. Berørte klasser, som ønsker at deltage i begravelsen, bør aftale det med klasselæreren/ledelsen, som undersøger, om det harmonerer med de pårørendes ønsker. Klassens lærere skønner efter begravelsen, om der er behov for en omsorgstime med eleverne. 14

16 Det er vigtigt, at alle i tiden efter er opmærksomme på lærerkollegiets/-kontorets og klassernes trivsel. Det værste for sørgende kan være, at alle andre blot lader som ingenting. Sker et dødsfald i en ferie kontaktes kollegaerne så vidt muligt, så de har lejlighed til at deltage i begravelsen. Institutionens elever orienteres, når institutionen starter igen. Når en medarbejder mister en pårørende. En medarbejder har ret til en fridag i forbindelse med et dødsfald blandt de nærmeste pårørende. Nærmeste pårørende er defineret som bedsteforældre, forældre, børn, børnebørn, ægtefælle, samlever, pap børn, svigersøn og svigerdatter. I de særligt ulykkelige tilfælde, hvor en medarbejder mister et barn, barnebarn eller ægtefælle/samlever, aftales procedurer individuelt efter aftale med nærmeste leder. Når dødsfaldet erfares, orienteres nærmeste leder. Det er vigtigt, at alle kollegaer i tiden efter tager hånd om den berørte medarbejder og er opmærksomme på, hvorvidt medarbejderen trives. Det værste for en sørgende kan være, at alle andre blot lader som ingenting. Det er nærmeste leders opgave at tale med den berørte medarbejder i forbindelse med dødsfaldet, herunder orientere den berørte medarbejder om den krisehjælp, som skolen tilbyder. Alt efter den konkrete situation kan lederen vælge at orientere den berørte medarbejder om de muligheder, der er for at tilpasse medarbejderens arbejde i sorgperioden. Eksempler kan være: at aftale at ændre på arbejdstilrettelæggelsen og/eller arbejdstiden køb af ekstra frihed mulighed for ændret jobfunktion midlertidig orlov eller reduceret arbejdstid uden løn Pasning af døende i hjemmet Ansatte kan få bevilget plejevederlag i henhold til paragraf 119 i lov om social service for at passe en nærtstående, der ønsker at dø i eget hjem. Såfremt der bevilges plejevederlag, har den ansatte ret til hel eller delvis tjenestefrihed med sædvanlig løn. Skolen er i henhold til lov om social service berettiget til at få udbetalt det beløb, som den ansatte ellers ville være berettiget til i plejevederlag, når der udbetales løn. Ønsker du at udnytte retten til tjenestefrihed med løn i forbindelse med pasning af døende i hjemmet, skal du senest samtidig med indgivelse af ansøgning om plejevederlag til kommunen give skolen meddelelse om det forventede tidspunkt for plejeorlovens påbegyndelse og så vidt muligt om den forventede varighed af plejeorloven. 15

17 Udviklings, evaluerings og opfølgningsarbejdet Campus Bornholms ledelse, medarbejdere og arbejdsmiljøorganisation skal til enhver tid arbejde på at opretholde et sikkert og sundt arbejds- og undervisningsmiljø gennem en forebyggende indsats og efterlevelse af gældende arbejdsmiljøregler. Vi lægger vægt på, at skolen er i en fortsat udvikling, der tager udgangspunkt i, og tilpasses skolens arbejdspladsvurderinger og undervisningsmiljøvurderinger, samt de opstillede handlingsplaner, hvilket betyder at arbejdsmiljøarbejdet hele tiden bliver fremadrettet og udviklende. Vi ønsker at evaluere og forbedre vores indsats, og vi arbejder til stadighed for at udvikle vores viden om trivsel og udvikle værktøjer til at forbedre trivslen. Skolen har et forebyggelsesarbejde, der er opbygget som følger: Medarbejderudviklingssamtale (MUS) hvert år med opfølgning i Medarbejderplan Medarbejdertilfredshedsanalyse (MTU) hvert 2. år med efterfølgende prioriteret indsatser i en dertil udarbejdet handlingsplan. Der gennemføres medarbejdertrivselsundersøgelser i samarbejde med ESBnetværket og et analysefirma hvert andet år i ulige år. Skolen har valgt at tage udgangspunkt i MTU ens samlede målinger over arbejdsglæde, som omfatter: det daglige arbejde, arbejdsopgaver og indholdet af arbejdet, fysisk arbejdsmiljø, arbejdspresset, image, overordnet lederskab, nærmeste leder, samarbejde, løn og ansættelsesforhold, faglig og personlig udvikling. Inden trivselsundersøgelserne gennemføres, suppleres evt. med ekstra spørgsmål, således at det sikres, at der er specifikke spørgsmål omkring kost, motion og psykisk arbejdsmiljø. ArbejdsPladsVurdering(APV) hvert 2. år med dialogmøde/handlingsplan mellem det enkelte team og sikkerhedsgruppe. Der arbejdes forebyggende med stress, trivsel og et godt arbejdsmiljø både på skoleniveau og på afdelingsniveau. Der følges op på dette arbejde i de lokale arbejdsmiljøgrupper, i arbejdsmiljøudvalget (AMU), samarbejdsudvalgene (HSU & LSU) samt i ledelsen. Arbejdsmiljøorganisationen Der er på skolen nedsat en funktion som arbejdsmiljøleder, som er medspiller i udviklingen af sikkerhedsog arbejdsmiljøarbejdet. Arbejdsmiljølederen forestår den daglige sparring med arbejdsmiljøorganisationen, myndigheder og skolens ledelse. Arbejdsmiljøorganisationens opgaver ifølge arbejdsmiljølovgivningen er, at arbejde for et sikkert og sundt arbejdsmiljø, der til enhver tid er i overensstemmelse med den tekniske og sociale udvikling i samfundet. Formålet er, at forebygge arbejdsmiljøskader, herunder arbejdsulykker, erhvervssygdomme og nedslidning, ved at bekæmpe de påvirkninger i arbejdet som virker fysisk eller psykisk skadelige, således at de ansattes sikkerhed og sundhed fremmes. Hvis du er i tvivl om en sikkerhedsprocedure eller har observeret overtrædelser af vores sikkerhedsregler, har du pligt til at henvende dig til din lokale sikkerhedsrepræsentant eller nærmeste leder. Det gøres opmærksom på, at overtrædelser af virksomhedens sikkerhedsregler og sikkerhedsprocedurer betragtes som en væsentlig misligholdelse af ansættelsesforholdet. 16

18 Yderligere information om arbejdsmiljøorganisationen kan findes på fronter, hvor organisationens opbygning, procedurer, indsatsområder, mm., er beskrevet. Kvalitetsafdelingen Kvalitetsafdelingen er, sammen med daglig sikkerhedsleder, ansvarlig for at der regelmæssigt gennemføres arbejdspladsvurderinger og undervisningsmiljøvurderinger. Kvalitetsafdelingen er endvidere ansvarlig for, at Medarbejdertrivselsundersøgelsen gennemføres og tilser, at opfølgning og konkrete handlinger i de respektive områder foretages via ledelse, arbejdsmiljøgrupper, arbejdsmiljø- og samarbejdsudvalg. Samarbejdsudvalgene Samarbejdsudvalgene skal have fokus på medarbejdernes trivsel og følge op på målinger, evalueringer, indsatsområder og handlingsplaner. Ledelsen Ledelsen skal have fokus på trivslen, følge op på målinger og evalueringer og udarbejde, implementere og følge op på handlingsplaner på baggrund heraf. Personaleforeningen Skolen giver tilskud til Personaleforeningen, der er en medarbejderforening med det formål at iværksætte aktiviteter, som kan virke inspirerende, adspredende og samlende og dermed underbygge det sociale miljø via andre samværsformer, end den normale jobsituation byder på. Personaleforeningen er medarbejdernes forening. Den er frivillig og uafhængig af skolen og skolens ledelse, men får tilskud til aktiviteter fra skolen i form af en fordobling af medlemmernes kontingent + et nærmere aftalt beløb til sportsaktiviteter. Det er en demokratisk forening med repræsentanter fra alle afdelinger på Campus Bornholm. Personaleforeningen ledes af en bestyrelse på 8 personer valgt på den årlige generalforsamling blandt foreningens medlemmer. I en overgangsperiode på 2 år tilstræbes det, at der til bestyrelsen vælges minimum 2 medlemmer fra hver af de tre fusionerede institutioner. Valget af bestyrelsesmedlemmer samt revisor gælder for 2 år. Personaleforeningen arrangerer sportsaktiviteter, kulturelle og sociale arrangementer, og holder Campus Bornholms ansatte orienteret om deres tilbud gennem mails til alle ansatte. Om politikken Udarbejdelsen af sundheds og trivselspolitikken er sket i en dertil bemyndiget arbejdsgruppe nedsat af HSU den 29. september 2011 og bestående af Stig Vestergaard Thomsen (LSU EUD/VEU), Jytte Møller (LSU ADM), Henrik Kofoed Svendsen (LSU GYM), Klaus Kristiansen (Uddannelseschef for de gymnasiale uddannelser), Signe Saabye Ottosen (ØA-chef) samt Mads Kofod (direktør). 17

19 Sundheds- og trivselspolitikken er drøftet på chefmøde den 10. januar 2013 og vedtaget i HSU den 17. januar Sundheds- og trivselspolitikken evalueres løbende og skal minimum hvert andet år drøftes i HSU. Version 17/