Selvevaluering. Spørgsmål og svar

Transkript

1 Selvevaluering Spørgsmål og svar I forbindelse med udstedelse af Bekendtgørelse om selvevaluering af overholdelse af kapitel 4 og 4 b i lov om varmeforsyning (Selvevalueringsbekendtgørelsen) har Energitilsynet fundet det anvendeligt, at publicere de mest interessante spørgsmål og svar til selvevalueringen på vores hjemmeside. De behandlede spørgsmål og svar er fremkommet i forbindelse med vores deltagelse i diverse temadage, samt spørgsmål som er fremkommet i forbindelse med vores deltagelse i udarbejdelsen af bekendtgørelsen. I løbet af selvevalueringsprocessen vil denne liste blive opdateret med relevante problemstillinger. Baggrund og formalia På hvilket grundlag er selvevalueringen udarbejdet? Hvem har vurderet det nødvendigt, at der skal foretages selvevaluering? I hvilken form skal selvevalueringen indsendes til Energitilsynet? I hvilket omfang har Energitilsynet registreret fejl i varmeforsyningernes priseftervisninger? Er varmevirksomheder, som har været underlagt gennemgang af Energitilsynet, omfattet af selvevalueringsbekendtgørelsen? Skal varmevirksomheder, der var underlagt undersøgelsen i region Midtjylland, udføre selvevaluering? Hvilke år er omfattet af selvevaluering? Hvornår kan man påbegynde selvevaluering? Hvilke priseftervisninger skal indgå i selvevalueringen når der er foretaget fusion i selvevalueringsperioden? Krav til revisor Hvilke krav stilles til revisor i forbindelse med selvevalueringen? Skal revisor have 3 års erfaring som statsautoriseret revisor for at overholde kravet om 3 års erfaring med revision af virksomheder efter varmeforsyningsloven? Må revisor assistere med selvevaluering i en virksomhed der har anvendt en revisor fra samme faglige netværk? Må revisionsvirksomheder aftale at assistere med selvevalueringen for hinandens klienter? Er det et krav, at revisors 3 års erfaring med revision af regnskaber, der er baseret på varmeforsyningsloven, er i nær tilknytning til erklæringstidspunktet? Hvilke forhold skal revisor erklære sig om? Skal revisor erklære sig om saldoen på indskudskapitalen eller bevægelserne i selvevalueringsperioden? Hvilke forhold danner grundlag for vurderingen af, hvorvidt revisor har været sædvanlig revisor for en varmevirksomhed? Hvordan skal virksomheden kontrollere dokumentation for revisors opfyldelse af de i 4 stillede krav? Må revisor have udført anden assistance for varmevirksomheden i selvevalueringsperioden?

2 Hvem skal foretage vurdering af, hvorvidt revisor opfylder kravene i selvevalueringsbekendtgørelsen? Skal revisor, i henhold til selvevalueringsbekendtgørelsen, anses som den enkelte person eller revisionsvirksomheden? Må KPMG anvendes i forbindelse med selvevaluering i region Midtjylland? Udførsel af selvevalueringen Hvorledes skal virksomheden reagere, over for egen revisor, hvis der under selvevalueringen findes fejl? Hvordan skal uoverensstemmelser med selvevalueringsrevisor løses? Hvordan skal eventuelle fejl, som identificeres ved selvevalueringen, håndteres? Hvad foretager Energitilsynet sig på baggrund af de indsendte selvevalueringer? Forbrugerindflydelse Vores varmevirksomhed har tre varmeværker. Skal vi selvevaluere tre gange for forbrugerindflydelsen én gang for hvert varmeværk eller kun én gang? På hvilket grundlag er selvevalueringen udarbejdet? Muligheden for krav om selvevaluering, af virksomhedernes overholdelse af varmeforsyningslovens kapitel 4, fremgår af varmeforsyningslovens 23 b, stk. 9 som angiver: Klima-, energi- og bygningsministeren kan fastsætte regler om, at en virksomhed, som ejer anlæg omfattet af loven, skal udarbejde en selvevaluering af virksomhedens overholdelse af varmeforsyningslovens kapitel 4, 4 a og 4 b til brug for tilsynet. Der kan herunder fastsættes regler om, at selvevalueringen ledsages af en erklæring fra en statsautoriseret revisor, som ikke er eller har været virksomhedens sædvanlige revisor og hverken har eller i perioden, som selvevalueringen vedrører, har haft andre opgaver for virksomheden, og som har dokumenteret erfaring med regnskaber baseret på varmeforsyningsloven. Hvem har vurderet det nødvendigt, at der skal foretages selvevaluering? På baggrund af Energitilsynets årlige stikprøvevise gennemgang af varmevirksomheder, samt gennemgangen af priseftervisningerne i region Midtjylland i , har Rigsrevisionen fundet det nødvendigt, at få gennemgået alle priseftervisninger for perioden Klima- og Energiministeren har derfor, på opfordring af Energitilsynet og rigsrevisionen, krævet, at alle varmevirksomheder bliver underlagt selvevaluering for årene Der er i 2009 indført krav om revisorerklæringer, hvor varmevirksomhederne skal lade en statsautoriseret revisor gennemgå og erklære sig om priseftervisningerne for varmevirksomhederne er i overensstemmelse med varmeforsyningsloven. Energitilsynets seneste regnskabsgennemgang har imidlertid vist, at der er fejl i mange af varmevirksomhedernes priseftervisninger og at disse fejl ikke er blevet opdaget ved udarbejdelse af revisorerklæringerne. Det er derfor Energitilsynets opfattelse, at der er brug for selvevaluering af varmevirksomhederne.

3 I hvilken form skal selvevalueringen indsendes til Energitilsynet? Selvevalueringen skal udfyldes i fastlagt form, som fremgår af selvevalueringsbekendtgørelsens bilag 1. Revisorerklæringen skal ligeledes udfyldes i fastlagt form, som fremgår af selvevalueringsbekendtgørelsens bilag 3. I hvilket omfang har Energitilsynet registreret fejl i varmeforsyningernes priseftervisninger? For perioden har Energitilsynet, i forbindelse med den årlige stikprøveudvælgelse, gennemgået priseftervisninger for i alt 197 varmeforsyningsvirksomheder. Gennemgangen af priseftervisningerne resulterede i, at der skulle tilbageføres ca. 520 mio. kr. til forbrugerne, svarende til gennemsnitlig 2,6 mio. kr. pr. gennemgået varmevirksomhed. De udtagne stikprøver er i denne periode, udvalgt på baggrund af en fokuseret stikprøveudvælgelse. Er varmevirksomheder, som i selvevalueringsperioden har været underlagt gennemgang af Energitilsynet, omfattet af selvevalueringsbekendtgørelsen? Ja, alle virksomheder omfattet af 20, stk. 1 i varmeforsyningsloven er omfattet af pligten til at udføre selvevaluering. Det er ikke fundet rimeligt at udelade virksomheder, der tidligere har været omfattet af Energitilsynets gennemgang af anmeldelser fra selvevalueringen. Begrundelsen herfor er blandt andet, at selvevalueringen sker for virksomhedens egen regning hvorimod gennemgang fra Energitilsynets side er gebyrfinansieret. Dette medfører, at udeladelse af enkelte virksomheder findes urimelig da enkelte virksomheder således ville blive fritaget for omkostninger. Det skal endvidere påpeges, at det er et forholdsvis begrænset antal varmevirksomheder der har været underlagt gennemgang af regnskabsårene Det skal ligeledes påpeges, at selvevalueringen omfatter forhold (forbrugerindflydelse), som ikke har været underlagt gennemgang i forbindelse med den årlige stikprøvevise gennemgang af anmeldelserne. Skal varmevirksomheder, der var underlagt undersøgelsen i region Midtjylland, udføre selvevaluering? Ja, alle virksomheder omfattet af 20, stk. 1 i varmeforsyningsloven er omfattet af pligten til at udføre selvevaluering. Energitilsynets undersøgelse i region Midtjylland vedrørte en anden periode end den i selvevalueringsbekendtgørelsen anførte. Det er Energitilsynets opfattelse, at varmevirksomheder, som har været underlagt gennemgang af Energitilsynet, har gode forudsætninger for at udføre selvevaluering, da der alt andet lige må være luget ud i fejl i anmeldelserne, på baggrund af den tidligere udførte gennemgang. Hvilke år er omfattet af selvevaluering? Regnskabsårene er omfattet for virksomheder med regnskabsår der følger kalenderåret. For virksomheder, der ikke følger kalenderåret er årene 2008/ /11 omfattet af selvevalueringsbekendtgørelsen. Hvornår kan man påbegynde selvevaluering? Selvevaluering kan for varmeforsyninger med forskudt regnskabsår påbegyndes allerede på nuværende tidspunkt, da tidsfristen for den sidste priseftervisning, der indgår i selvevalueringen, var den 15. marts 2012.

4 Varmeforsyninger med regnskabsår der følger kalenderåret bør senest 15. september 2012 påbegynde arbejdet med selvevalueringen, da tidsfristen for anmeldelse af den sidste priseftervisning, der indgår i selvevalueringen, er den 15. september Det skal dog bemærkes, at årsregnskabet, for varmeforsyninger der følger kalenderåret, skal være færdig senest 31. maj 2012, hvorfor det senest på dette tidspunkt bør være muligt, at færdiggøre materialet til selvevaluering. Samtlige varmevirksomheder kan således på nuværende tidspunkt påbegynde arbejdet med selvevaluering. Det skal understreges, at Energitilsynet IKKE har mulighed for at give udsættelse på indsendelse af selvevaluering hvorfor vi anbefaler, at der planlægges at udføre selvevaluering i god tid inden tidsfristen den 1. december Hvilke priseftervisninger skal indgå i selvevalueringen når der er foretaget fusion i selvevalueringsperioden? I varmevirksomheder, hvor der er foretaget fusion i selvevalueringsperioden, skal samtlige priseftervisninger i perioden indgå i selvevalueringen. Dette betyder, at alle priseftervisninger for de fusionerede virksomheder, samt priseftervisninger for den fortsættende virksomhed skal indgå i selvevalueringen. Endvidere skal det ligeledes bemærkes, at fusionsbalancen (åbningsbalancen) efter varmeforsyningslovens bestemmelser skal indgå i selvevalueringen. Hvilke krav stilles til revisor i forbindelse med selvevalueringen? I forbindelse med selvevalueringen skal revisor opfylde følgende krav: Statsautoriseret revisor (eller en revisor jf. revisorlovens 11) Revisor må ikke være eller have været virksomhedens sædvanlige revisor. Revisor må ikke udføre andre opgaver for virksomheden samtidig Revisor må heller ikke have udført andre opgaver for virksomheden i selvevalueringsperioden Efteruddannelse i varmeforsyningslovens prisregler i mindst 12 timer inden for de seneste 3 år Revisionsopgaver med regnskaber efter varmeforsyningsloven i mindst 3 år Varmevirksomheden skal modtage dokumentation for, at revisor opfylder kravene Skal revisor have 3 års erfaring som statsautoriseret revisor for at overholde kravet om 3 års erfaring med revision af virksomheder efter varmeforsyningsloven? Kravet om 3 års erfaring med revision af regnskaber der er baseret på varmeforsyningsloven omfatter ikke krav om at det skal være som underskrivende (statsaut.) revisor. Der er alene krav om at revisor skal være statsautoriseret når erklæringen på selvevalueringen afgives. Selvevalueringsbekendtgørelsens 4 anfører: Erklæringen og revisionsberetningen nævnt i 2, stk. 4, udarbejdes af en efter revisorlovens 3 eller 10 godkendt statsautoriseret revisor.

5 Samtidig er der et krav om 3 års erfaring med revision af regnskaber der er baseret på varmeforsyningsloven, hvor der ikke er angivet noget krav om at det skal være som underskrivende (statsaut.) revisor. Selvevalueringsbekendtgørelsens 4, stk. 4 anfører: Den i stk. 1 nævnte revisor skal i mindst 3 år have haft revisionsopgaver, der vedrører regnskaber baseret på lov om varmeforsyning. Er det et krav, at revisors 3 års erfaring med revision af regnskaber, der er baseret på varmeforsyningsloven, er i nær tilknytning til erklæringstidspunktet? Det er ikke formelt et krav, at revisors 3 års erfaring med varmeforsyningsloven er i tæt tilknytning til selvevalueringstidspunktet. Det skal dog understreges, at det er hensigten med selvevalueringen, at få en på området kompetent og erfaren revisor til at gennemgå varmevirksomhedernes priseftervisninger. Det skal endvidere påpeges, at revisor har et selvstændigt ansvar for at vurdere egne kompetencer på området og ikke påtage sig opgaver, som går ud over egne kompetenceområder. Må revisor assistere med selvevaluering i en virksomhed der har anvendt en revisor fra samme faglige netværk? I revisionsbranchen eksisterer der faglige netværk hvor en gruppe af revisorer samarbejder om f.eks. uddannelse, faglig sparring, markedsføring mv. I sådanne netværk er der tale om juridisk uafhængige virksomheder/personer, som, i forbindelse med selvevaluering, ikke formelt anses for samme revisionsvirksomhed, hvorved det formelt er tilladt for revisor at assistere i forbindelse med selvevalueringen. Revisor har et selvstændigt ansvar for at vurdere sin uafhængighed. Revisor skal således vurdere sin reelle uafhængighed på trods af den ovenfor nævnte formelle uafhængighed. Denne vurdering skal medvirke til at der ikke, i forbindelse med selvevalueringen, foretages selvrevision. Må revisionsvirksomheder aftale at assistere med selvevalueringen for hinandens klienter? Energitilsynet er blevet forespurgt om hvorvidt samarbejdsaftaler hvor revisionsvirksomheder indbyrdes aftaler at revidere hinandens klienter, er i strid med selvevalueringsbekendtgørelsen. Spørgsmålet kommer af, at 2 revisionsvirksomheder overvejede at lade sine klienter revidere af den anden revisionsvirksomhed mod at få mulighed for at revidere dennes klienter. Vi er opmærksomme på, at det er ledelsen, der vælger revisor i forbindelse med selvevalueringen, men kan ikke udelukke, at den ordinære revisor kan yde indflydelse på valget af revisor til brug for selvevalueringen. Revisor har et selvstændigt ansvar for at vurdere sin uafhængighed. Revisor skal således vurdere sin reelle uafhængighed på trods af den ovenfor nævnte formelle uafhængighed. Denne vurdering skal medvirke til at der ikke, i forbindelse med selvevalueringen, foretages selvrevision.

6 Hvilke forhold skal revisor erklære sig om? Revisors erklæringsopgave omhandler i forbindelse med selvevalueringen følgende forhold: Gennemgå priseftervisninger, budgetter og andet grundlag for prisfastsættelsen Kontrollere om over-/underdækning er opgjort i overensstemmelse med varmeforsyningsloven Påse virksomhedens: 1. anmeldelser til Energitilsynet 2. indregning af over-/underdækninger i budgetter og priseftervisninger 3. afskrivninger 4. henlæggelser 5. eventuel værdipapirbeholdning 6. indskudskapital 7. skattebeløb 8. afstemning til ekstern årsrapport Skal revisor erklære sig om saldoen på indskudskapitalen eller udelukkende bevægelserne i selvevalueringsperioden? Revisor skal erklære sig om saldoen på indskudskapitalen og derved ikke afgrænset til bevægelser i selvevalueringsperioden. Det antages at en afstemning imellem oprindelig indskudskapital 1. marts 1981 og seneste priseftervisning er tilstrækkelig. Ligeledes vil afstemning af indskudskapital med vedtægternes paragraffer om indskudskapital være tilstrækkelig. Tilslutningsafgifter har siden 1981 ikke kunne tillægges indskudskapitalen. Hvilke forhold danner grundlag for vurderingen af, hvorvidt revisor har været sædvanlig revisor for en varmevirksomhed? Revisor må ikke have været virksomhedens sædvanlige revisor, hvilket betyder at revisor har påtegnet virksomhedens regnskab. Bestemmelsen har ingen tidsbegrænsning hvorfor revisor ikke tidligere må have været virksomhedens sædvanlige revisor. Hvordan skal virksomheden kontrollere dokumentation for revisors opfyldelse af de i 4 stillede krav? Det er Energitilsynets opfattelse, at dokumentation, i den form revisor vælger, som udgangspunkt ikke skal efterprøves af virksomheden. Revisor har selvstændigt ansvar i henhold til varmeforsyningsloven og selvevalueringsbekendtgørelsen. Såfremt virksomheden sikrer sig, at der foreligger dokumentation fra revisors side, må det antages, at dette opfylder dokumentationskravet i henhold til selvevalueringsbekendtgørelsens 5. Må revisor have udført anden assistance for varmevirksomheden i selvevalueringsperioden? Nej, revisor må ikke have udført opgaver for varmevirksomheden i selvevalueringsperioden. Afgrænsningen går på varmevirksomheden og ikke evt. selskabet eller koncernen, hvilket betyder, at revisor gerne må have assisteret selskabet, koncernen eller kommunen med andre forhold såfremt dette INGEN tilknytning til varmeforsyningsvirksomheden har. Revisor må således gerne have udført anden assistance for varmevirksomheden i perioden før selvevalueringsperioden.

7 Hvem skal foretage vurdering af, hvorvidt revisor opfylder kravene i selvevalueringsbekendtgørelsen? Det er revisors ansvar at revisor overholder reglerne i 4. Revisor skal dokumentere dette over for virksomheden. Skal revisor, i henhold til selvevalueringsbekendtgørelsen, anses som den enkelte person eller revisionsvirksomheden? I forbindelse med selvevaluering af varmevirksomheder anses revisor som revisionsvirksomheden. Det er derfor ikke muligt for en revisor at assistere med selvevaluering, hvor en kollega fra samme revisionsvirksomhed har udført arbejde for eller rådgivet varmevirksomheden. Må KPMG anvendes i forbindelse med selvevaluering i region Midtjylland? KPMG kan også anvendes i region Midtjylland. KPMG foretog i 2008/09, for Energitilsynet, gennemgang af 60 virksomheder, i region Midtjylland. Undersøgelsen blev foretaget i forbindelse med Energitilsynets gennemgang af samtlige virksomheder i regionen. KPMG har i disse tilfælde arbejdet for Energitilsynet og ikke for den enkelte virksomhed. Dette medfører at KPMG ikke, i henhold til selvevalueringsbekendtgørelsen, er forhindret i at assistere virksomhederne med selvevaluering. Den enkelte revisor skal dog samtidig vurdere egen uafhængighed efter revisorlovens bestemmelser. Hvorledes skal virksomheden reagere, over for egen revisor, hvis der under selvevalueringen findes fejl? Selvevalueringsbekendtgørelsen stiller ingen krav om udskiftning af revisor eller anden form for sanktion, hvis virksomheden finder fejl i revisionserklæringen, eller revisors arbejde i øvrigt. Der findes særskilte regler for hvorledes fejl i revisors påtegninger og revisors arbejde i øvrigt håndteres. Vi henviser til FSR Danske revisorer for uddybning af dette forhold. Hvordan skal uoverensstemmelser med selvevalueringsrevisor løses? Selvevalueringsskemaet indeholder et afsnit, hvori ledelsen skal angive hvorvidt man er enig i revisors konklusioner. Såfremt ledelsen ikke er enig i revisors konklusion skal begrundelse herfor anføres. Der skal samtidig foretages en oplistning af de forhold uoverensstemmelsen vedrører. Energitilsynet vil i 2013 gennemgå samtlige selvevalueringer, og i forbindelse hermed tage stilling til eventuelle uoverensstemmelser imellem ledelsen og revisor. Energitilsynet vil tage stilling til de faktiske forhold og, hvis nødvendigt, indlede en sag til udredning af de enkelte forhold. Hvordan skal eventuelle fejl, som identificeres ved selvevalueringen, håndteres? Fejl i anmeldelserne skal forklares i selvevalueringsskemaet. Endvidere skal det af selvevalueringsskemaet fremgå, hvorledes dette forhold vil blive bragt i orden. Forkerte beløb i priseftervisningerne skal som hovedregel tilbagebetales til (eller opkræves hos) forbrugerne i det kommende regnskabsår. Såfremt beløbet vil påvirke varmeprisen uhensigtsmæssigt kan virksomheden søge om tilladelse til at tilbageføre/opkræve eventuelle fejl til/hos forbrugerne over en kortere årrække. Vores varmevirksomhed har tre varmeværker. Skal vi selvevaluere tre gange for forbrugerindflydelsen én gang for hvert varmeværk eller kun én gang? Hver juridisk enhed skal kun selvevaluere forbrugerindflydelsen én gang.

8 En juridisk enhed kan f.eks. være et A.m.b.A., A/S, ApS, eller I/S, men kan også være en varmevirksomhed, der drives af en kommune uden at være selskabsgjort. En juridisk enhed har ét og kun et CVR-nr. Hvis de tre varmeværker i spørgsmålet ikke er selvstændige juridiske enheder, så skal X-købing Varmeforsyning A.m.b.a. kun selvevaluere forbrugerindflydelsen én gang. Hvis de tre varmeværker i spørgsmålet hver ér selvstændige juridiske enheder, så skal de tre varmeværker selvevaluere forbrugerindflydelsen hver især. Det gælder selvom de tre varmeværker har samme ejer, og vil også gælde, selvom de har fælles drift, fælles logo m.v. Det gælder også, hvis der er helt eller delvist personsammenfald mellem bestyrelserne i de tre juridiske enheder. Vær opmærksom på, at dette svar alene gælder for selvevaluering af forbrugerindflydelsen. Selvevaluering af de regnskabs- og prismæssige spørgsmål skal ske for hvert anlæg. Yderligere spørgsmål Såfremt ovenstående spørgsmål ikke giver svar på alle relevante spørgsmål, er det muligt at sende spørgsmål til Sekretariatet for Energitilsynet som herefter vil besvare dette spørgsmål fyldestgørende. Efterfølgende vil det blive vurderet om hvorvidt det enkelte spørgsmål er relevant for andre og i givet fald vil spørgsmålet med tilhørende svar blive indføjet i ovenstående spørgsmål og svar. For spørgsmål angående selvevaluering bedes disse rettet til Ronnie Jensen på rje@energitilsynet.dk eller telefon For spørgsmål angående selvevaluering af forbrugerindflydelse bedes disse rettet til Søren Præstholm på sp@energitilsynet.dk eller telefon