1) Formalia 16:00 16:15 I. Valg af ordstyrer II. Valg af referent III. Godkendelse af dagsorden

Transkript

1

2 Dagsorden 1) Formalia 16:00 16:15 I. Valg af ordstyrer II. Valg af referent III. Godkendelse af dagsorden 2) Orienteringer og meddelelser (Appendiks 01) 16:15 17:00 I. Meddelelser fra formandsskabet II. Orientering fra udvalg, arbejdsgrupper og andet 3) Vedtægter (Appendiks 02) 17:00 17:45 I. Diskutere vedtægtsændringsforslag II. Godkend forslag III. Fastsætte ekstraordinær generelforsamling PAUSE 17:45 18:00 4) Forretningsorden (Appendiks 03) 18:00 18:15 I. Godkende revideret forretningsorden 5) Ansøgning fra Kamarillaen (Appendiks 04) 18:15 18:30 I. Diskuter og tag stilling til ansøgning 6) Revidering/evaluering af lokaleallokering 18:30 18:45 I. Nedsætte udvalg til at evaluere og evt. revurdere INDEN d. 1. juli 7) Forsikring (Appendiks 05) 18:45 19:00 I. Diskutere status og what next 8) Evt. 19:00 19:15 I. Uddelegering af opgaver

3 Appendiks til bestyrelsesmøde Formandsskabet Ansat ny kommunikations koordinator Det er en fornøjelse af kunne informere, at vi har ansat ny kommunikationskoordinator. Vi har ansat Alexander W. Petersen (også kaldet Alejandro). Alexander har en stor lidenskab for RUC og det at være RUC'er. Han har tidligere været BW-formand og engageret i mange dele af RUC's frivilligmiljø. Alexander har også en stor interesse inden for kommunikation, og her specielt de mere strategiske og visionære dele. Vi har derfor fundet ham oplagt til koordinator, da hans interesse i høj grad ligger i det planlægningsmæssige og strategiske niveau. Alexander kan desværre ikke deltage i bestyrelsesmødet, men skal i det næste stykke tid introduceres til vores arbejdsgange, visioner og strukturer. Håber i vil tage godt imod ham. Rollefordeling ml. formand og næstformand Arbejdsfordeling og roller i formandsskabet Formand - Kontakt til eksterne samarbejdspartnere - Kontakt til RUC s ledelse - Mødeforberedelse (bestyrelsesmøde) - Besvarelse af henvendelser som ikke falder under andre områder - Kontaktperson til foreninger i huset Næstformand - Kontaktperson for koordinatorer og frivillige - Månedligt møde med koordinator (gerne efter bestyrelsesmøde, men før formandsskabsmøde) - Besvarelse af henvendelser omkring frivillige (folk der gerne vil være frivillige) - Rekruttering? Kasserer - Udbetalinger og indbetalinger - Besvarelse af økonomiske henvendelser - Kontakt til DAF Klager ved sommerfest Under afviklingen af Sommerfesten onsdag d. 28. maj modtog vi på mail to klager. Den ene tydeligvis fra en frustreret afsender, den anden fra en mere afdæmpet. Klagerne gik på lydniveauet og mangel af hensyn til naboer / beboere i Trekroner. Begge klager er blevet besvaret, og der er efterfølgende kommet positiv respons fra den ene, som henviste mig til facebookgruppen: Alt om Trekroner. Her havde der i går aftes/nat/morges været en lille debat om vores fest (i alt 81 kommentarer). Efter at have læst alle kommentarer var det tydeligt at mange havde følt sig mere eller mindre generet af støjen, men også at der var utrolig mange med stor forståelse for os og at det skulle vi selvfølgelig have lov til så længe det ikke gik over grænsen. Der var også bred enighed om, at vi burde have været bedre til at informere beboerne, da folk så kunne have valgt at sove andetsteds, eller få børnene passet. Jeg har smidt et indlæg i gruppen, hvor jeg undskylder alle for larmen og forsikrer dem om, at vi i fremtiden vil advare dem og forsøge at forbindelse mellem Trekroner og RUC. DERFOR: i fremtiden skal vi huske at advare vores naboer ved lignende arrangementer. Det kan vi gøre ved at poste arrangementer i gruppen Alt om Trekroner. Det kunne også være en oplagt kanal at styrke vores kendskab til hinanden og samarbejde. Vi kunne eventuelt arrangere en Beboer-i-Trekroner dag, hvor vi inviterede beboere på kaffe og viste dem huset.

4 Appendiks til bestyrelsesmøde Nyt rengøringsselskab Fra 1. juni har ISS overtaget rengøringsopgaven af hele RUC inkl. Studenterhuset. Vi har startet en dialog om at forbedre rengøringen i studenterhuset og det virker positivt. Baren er også sat i kontakt med dem og har løbende forventningsafstemninger. Salg i studenterhuset Fortrolig meddelelse, sker mundtligt. Kirsten Riis RUC Motionsløb Jeg er blevet givet 5000 kr. fra studiemiljøpuljen til at afvikle en slags motionsløb på RUC. Pengene er indsat på CBITs konto, da jeg er ansat der. Jeg vil gerne vide, hvor mange der vil være med til at planlægge det som støtteløb for SH. Vi skal søge sponsorater i Roskilde Kommune og generelt planlægge og afvikle løbet. Jeg forestiller mig en planlægningsgruppe på max 4 personer og derudover mange aktivister. Astrid Jagtvard Schmidt har allerede tilkendegivet at hun er interesseret i at være med i tovholdergruppen. Endvidere ønsker jeg med punktet en hurtig brainstorm på, om bestyrelsen har nogle tanker eller forventninger. Kirsten Riis og Ida Emilie Møde med formænd fra husets foreninger Ida og jeg skal som køkkenansvarlige have et udkast til, hvad hver forening skal sørge for at gøre i huset en gang ugentligt. Vi har ikke talt med formændene endnu, da vi gerne vil vende det med bestyrelsen først, hvorvidt og hvor meget vi kan tillade os at bede dem om. Vi har foreløbig påtænkt følgende: Afkalke kaffemaskinen Afkalke elkedlen Afleverer pant (hvad skal der ske med pengene?) Gå ned med glas til glascontainer Holde huset opryddet (rengøringen kan kun gøre rent, hvis der er ryddet op) Tømme køleskabet mandag aften, hvis mandagsmad ikke gør Rengøre microovnen Rengøre toasteren (eller skal det være RUCbars ansvar?) Rengøre ovne (ca. hver 3.måned) Vi ønsker en dialog med bestyrelsen om ovenstående inden vi kontakter formændene.

5 Appendiks til bestyrelsesmøde Appendiks 02: Vedtægter Baggrund På baggrund af sidste bestyrelsesmøde, hvor forslag til vedtægtsændringer blev diskuteret fremlægger arbejdsgruppen hermed konkrete formuleringer til ændringer. Derudover har formandsskabet kommet med ændringsforslag Indstilling Arbejdsgruppen og formandsskabet indstiller, at bestyrelsen diskutere og godkender ændringer til vedtægter. Bilag: Opstilling af vedtægtsændringsforslag Udkast til vedtægter for Studenterhuset RUC med forslået ændringer

6 Der tages forbehold for, at mindre sproglige og formelle ændringer kan tilføjes senere hen uden bestyrelsens eksplicitte samtykke. Når først forslagene er vedtaget vil vi lave en endelig gennemretning der har til formål at fjerne fejl, såvel sproglige som vedtægtsmæssige. Større indholdsmæssige ændringer vil naturligvis blive fremlagt bestyrelsen til godkendelse. Vedtægtsændringer Ændringsforslag om medlemsstrukturen i Studenterhuset Følgende ændringer stilles som samlet ændringsforslag: Artikel 3 3 Stk. 3 ændres til: Alle personer og/eller foreninger kan optages som støttemedlemmer (B medlem). 3 Stk. 4 ændres til: Optag af støttemedlemmer behandles af bestyrelsen. 4 stk. 1 ændres til: Bestyrelsen kan fastsætte et kontingent for støttemedlemmer. Størrelsen af kontingentet og de nærmere bestemmelser fastsættes af bestyrelsen. Bestyrelsen kan for foreninger, organisationer eller lignende bestemme særlige kontingenter der gælder samtlige berørte medlemmer. Artikel 4 6 stk. 1: Sætningen Fremlæggelse og godkendelse af budget, herunder fastsættelse af medlemskontingenter ændres til: Fremlæggelse og godkendelse af budget 8 stk. 1: Sætningen: (A, B og C) slettes (NB: De nærmere formuleringer omkring medlemskab af foreninger skal måske præciseres, men jeg mener at de foreslåede er præcise og brede nok til at vi kan fastsætte individuelle kontingentsatser for forskellige foreninger) Ændringsforslag om bestyrelsens sammensætning

7 De nærmere formuleringer venter vi med at lave til efter vi har opnået enighed med SR og FF. Ændringer vedrørende godkendelse af regnskab og budget på generalforsamlingen Følgende ændringer stilles som samlet ændringsforslag: Artikel 4 6 stk. 1: Punktet: Fremlæggelse af årsregnskab med revisorberetning til godkendelse ændres til Fremlæggelse af den forgangne periodes årsregnskab med revisorberetning til godkendelse Punktet: Fremlæggelse og godkendelse af budget, herunder fastsættelse af medlemskontingenter ændres til Fremlæggelse af foreløbigt budget til næstkommende periode, herunder fastsættelse af medlemskontingenter Punktet: Beslutning om anvendelse af overskud eller dækning af tab i henhold til det godkendte årsregnskab slettes Tilføj nyt punkt: Fremlæggelse af foreløbigt regnskab for indeværende år til orientering for generelforsamlingen Tilføj nyt punkt: Valg af formand, næstformand og kasserer Ændringer vedrørende formalia for indkaldelse af generalforsamling Følgende ændringer stilles som samlet ændringsforslag: Artikel 4 7 stk. 1: Sætningen [ ] varsle generalforsamlingen senest seks uger før afholdelse [ ] ændres til: [ ] varsle generalforsamlingen senest fire uger før afholdelse [ ] 7 stk. 2: Sætningen [ ] samt forslag til ændringer af vedtægterne skal være Studenterhuset RUC s formand i hænde senest tre uger før [ ] ændres til [ ] samt forslag til ændringer af vedtægterne skal være Studenterhuset RUC s formand i hænde senest to uger før [ ] 7 stk. 3: Sætningen [ ] samt indkomne forslag mindst to uger før mødets afholdelse. ændres til: [ ] samt indkomne forslag mindst syv dage før mødets afholdelse. Efter 7 stk. 3 tilføjes 7 stk. 4 med følgende ordlyd: Ændringsforslag til de udsendte forslag til vedtægtsændringer skal være bestyrelsen i hænde senest klokken tolv middag dagen inden generalforsamlingen.

8 Yderligere ændringer ikke diskuteret på bestyrelsesmødet d. 7. maj 2014 Ændringsforslag om ændring af formålsparagraffen Artikel 2 2 Sætningen: Foreningen har til formål at skabe og understøtte tværfaglige studentersociale og kulturelle tilbud til de studerende ved Roskilde Universitet samt at sikre et åbent og inkluderende samlingssted for alle RUC s studerende. Ændres så den fremover hedder: Foreningen har til formål at skabe og understøtte tværfaglige studentersociale og kulturelle tilbud til de studerende ved Roskilde Universitet samt at sikre et åbent og inkluderende samlingssted for alle i Trekroner. Foreningens arbejde er af almennyttig karakter. Ændringsforslag om ændring af valg på generalforsamlingen Følgende ændringer stilles som samlet ændringsforslag: Artikel 4: 6 Under punkterne for dagsordenen på GF tilføjes inden punktet Valg af bestyrelse og suppleanter endnu et punkt der hedder: Valg af formand, næstformand og kasserer Artikel 5: 12 inden punktet om de 6 Ar repræsentanter i bestyrelsen tilføjes følgende punkt: Én formand, én næstformand og én kasserer valgt på generalforsamlingen. Herudover ændres følgende sætning: Fem på generalforsamlingen valgte medlemmer til To på generalforsamlingen valgte medlemmer 12 Stk. 4 slettes

9 Vedtægter for Foreningen Studenterhuset RUC Godkendt af den ordinære generalforsamling torsdag d. 28. november 2013 Artikel 1: Navn og hjemsted 1 Navn og hjemsted Foreningens navn er Foreningen Studenterhuset RUC (herefter kaldet Studenterhuset RUC). Foreningen har hjemsted i Trekroner. Artikel 2: Formål 2 Formål Foreningen har til formål at skabe og understøtte tværfaglige studentersociale og kulturelle tilbud til de studerende ved Roskilde Universitet samt at sikre et åbent og inkluderende samlingssted for alle RUC s studerendei Trekroner. Foreningens arbejde er af almennyttig karakter. Foreningens vedtægter skal respektere den til enhver tid gældende samarbejdsaftale mellem Roskilde Universitet og Studenterhus RUC. Artikel 3: Medlemskab og kontingent 3 Medlemskab Der findes to typer medlemskaber af Studenterhus RUC: Et ordinært medlemskab og et støttemedlemskab. Stk. 3 Stk. 4 Alle personer, der er indskrevet som studerende ved Roskilde Universitet, er ordinære medlemmer (A-medlem). Alle personer og/eller foreninger kan optages ssom støttemedlemmer kan optages studerende ved andre højere læreanstalter (B-medlem). Som støttemedlemmer kan i øvrigt optages personer, der ikke er studerende (Cmedlem)Optag af støttemedlemmer behandles af bestyrelsen. Side 1 af 8

10 Stk. 5 Stk. 6 Stk. 7 Medlemmerne er forpligtede til at overholde foreningens vedtægter og husorden. Medlemsaktiviteter skal udøves med respekt for andres politiske og religiøse overbevisning samt kulturel og etnisk oprindelse. Såfremt et medlem misligholder sine forpligtelser (jf. 3, stk. 5) kan bestyrelsen udelukke dette medlem fra foreningen med øjeblikkelig virkning i en begrænset eller permanent periode. I grovere tilfælde kan et flertal på 2/3 af bestyrelsens medlemmer ekskludere et medlem. Bestyrelsens afgørelse om eksklusion kan af den ekskluderede indbringes for den førstkommende generalforsamling til endelig afgørelse. Et ekskluderet medlem kan til enhver tid genoptages som fuldgyldigt medlem såfremt 2/3-dele af bestyrelsen beslutter dette. 4 Kontingent Bestyrelsen kan fastsætte et kontingent for støttemedlemmer. Størrelsen af kontingentet og de nærmere bestemmelser fastsættes af bestyrelsen. Bestyrelsen kan for foreninger, organisationer eller lignende bestemme særlige kontingenter der gælder samtlige berørte medlemmerkontingent for de enkelte medlemsgrupper (A, B og C) fastlægges af generalforsamlingen. Stk. 3 Såfremt et medlem står i restance med kontingent eller andre pligtige ydelser, kan vedkommende - ved skriftligt påkrav med 14 dages varsel - slettes som medlem. Genoptagelse kan ske, hvis restancerne indbetales. Ophævelse som følge af restance frigør ikke det pågældende medlem fra forpligtelsen til at betale det skyldige beløb indtil udløbet af den lovlige udmeldelsesfrist. Artikel 4: Generalforsamlingen 5 Generalforsamlingens formål Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed. Den ordinære generalforsamling afholdes i 4. kvartal. 6 Dagsorden Generalforsamlingen fastsætter selv sin dagsorden. Dagsordenen skal som minimum indeholde følgende punkter: Åbning, herunder valg af dirigent(er) og referent(er) samt fastsættelse af dagsorden. o Bestyrelsens beretning o Fremlæggelse af den forgangne årsperiodes årsregnskab med revisorberetning til godkendelse Side 2 af 8

11 7 Indkaldelse o Fremlæggelse af foreløbigt regnskab for indeværende år til orientering for generelforsamlingen o Fremlæggelse og godkendelse af foreløbigt budget til næstkommende periode, herunder fastsættelse af medlemskontingenter o Beslutning om anvendelse af overskud eller dækning af tab i henhold til det godkendte årsregnskab o Valg af formand, næstformand og kasserer o Valg af bestyrelse og suppleanter o Valg af revisor o Indkomne forslag o Evt. Bestyrelsen skal over for de studerende på RUC varsle generalforsamlingen senest seks fire uger før afholdelse med angivelse af foreløbig dagsorden og tidspunkt. Stk. 3 Stk. 4 Opstillingsgrundlag til bestyrelsen samt forslag til ændringer af vedtægterne skal være Studenterhuset RUC s formand i hænde senest tre to uger før generalforsamlingens afholdelse. Opstilling til valg på generalforsamlingen kan meldes på selve generalforsamlingen. Bestyrelsen offentliggør forslag til dagsorden med tidsplan, modtagne opstillinger og ændringsforslag, forslag til forretningsorden, skriftlige beretninger, opstillingsgrundlag samt indkomne forslag mindst to 7 dageuger før mødets afholdelse. Ændringsforslag til de udsendte forslag til vedtægtsændringer skal være bestyrelsen i hænde senest klokken tolv middag dagen inden generalforsamlingen. 8 Stemmeret Alle medlemmer (A og, B og C) kan deltage på generalforsamlingen med fuld taleret. Stk. 3 Kun A-medlemmer har stemmeret på generalforsamlingen. Hvert studerende stemmeberettiget medlem har én stemme. Alle stemmer er personlige, og kan kun afgives ved fremmøde. 9 Beslutningsdygtighed Generalforsamlingen er beslutningsdygtig, når generalforsamlingen er rettidigt indkaldt jf. 7. Side 3 af 8

12 10 Afstemning For vedtagelse af forslag kræves flere stemmer for end imod, medmindre andet er anført i nærværende vedtægt. I tilfælde af stemmelighed gentages afstemningen, og hvis der også denne gang er stemmelighed, bortfalder forslaget. Stk. 3 Stk. 4 Ved valg, hvor mere end én post skal besættes, må der på hver stemmeseddel stemmes på et antal kandidater, som ligger mellem nul og én over halvdelen af det antal poster, som skal besættes. Valgt er de kandidater, som opnår flest stemmer. Er der ikke opstillet flere kandidater, end der er poster, er de opstillede valgt. Ved valg, hvor netop én post skal besættes, må der på hver stemmeseddel højest støttes én kandidat. Er der flere end to kandidater, og opnår ingen støtte fra over halvdelen af de indleverede stemmesedler, går de to kandidater med flest støtter videre til en anden runde. En kandidat er valgt, når denne i en runde har modtaget støtte fra mere end halvdelen af de indleverede stemmesedler. Opnår ingen i første eller en evt. anden runde støtte fra mere end halvdelen af de indleverede stemmesedler, er ingen af kandidaterne valgt. Er kun én kandidat opstillet, er denne valgt, med mindre den vælgende forsamling beslutter at udskrive tillidsafstemning. I så fald er kandidaten valgt, hvis mere end 50% af de indleverede stemmesedler viser tillid. Alle personafstemninger foregår skriftligt. Andre afstemninger foregår som udgangspunkt ved håndsoprækning, men kan foretages skriftligt hvis to eller flere af de tilstedeværende ønsker det. 11 Ekstraordinær generalforsamling En ekstraordinær generalforsamling kan begæres af et flertal i bestyrelsen. Den ekstraordinære generalforsamling indkaldes af bestyrelsen med mindst tre ugers varsel og afholdes senest seks uger efter begæringen. Indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling har opsættende virkning på beslutninger, som vedrører generalforsamlingens beslutningstema. Artikel 5: Bestyrelse 12 Sammensætning Bestyrelsen er sammensat af: o Èn formand, én næstformand og én kasserer valgt på generalforsamlingen o Seks af de i Akademisk Råd indvalgte studenterorganisationer udpegede repræsentanter. o Fem To på generalforsamlingen valgte medlemmer..1 Fordelingen af de seks medlemmer til bestyrelsen, repræsenteret via akademisk råd sker efter følgende fordelingsnøgle: Side 4 af 8

13 o o o o o o Ved én studenterpolitiskorganisation repræsenteret i akademisk råd opnår denne forening seks mandater i bestyrelsen. Ved to studenterpolitiske organisationer repræsenteret i akademisk råd opnår disse foreninger hver tre mandater i bestyrelsen. Ved tre studenterpolitiske organisationer repræsenteret i akademisk råd opnår disse foreninger hver to mandater i bestyrelsen. Ved fire studenterpolitiske organisationer repræsenteret i akademisk råd opnår de to foreninger med den største stemmeandel til valget til akademisk råd hver to mandater i bestyrelsen. De resterende to foreninger opnår hver en plads. Ved fem studenterpolitiske organisationer repræsenteret i akademisk råd opnår den foreninger med den største stemmeandel til valget til akademisk råd 2 to mandater i bestyrelsen. De resterende fire foreninger opnår hver en plads. Ved seks studenterpolitiske organisationer repræsenteret i akademisk råd opnår de hver især et mandat i bestyrelsen. Stk. 3 Stk. 4 Stk. 5 Kun A medlemmer af Studenterhuset RUC kan besidde en bestyrelsespost. Generalforsamlingen vælger op til 2 suppleanter til bestyrelsen. Suppleanterne vælges ved bestyrelsesvalget og er valgt ind i den rækkefølge, de har fået flest stemmer. Suppleanterne træder til i tilfælde af bestyrelsesmedlemmers frafald. På det konstituerende møde umiddelbart efter generalforsamlingen vælger bestyrelsen en formand, en næstformand og en kasserer fra sin midte. Hvert medlem af bestyrelsen kan kun bære ét mandat. 13 Bestyrelsens formål Bestyrelsen er Studenterhuset RUC s højeste myndighed mellem generalforsamlingerne og har til opgave at koordinere Studenterhusets aktiviteter. Bestyrelsens primære opgave er at varetage Studenterhuset RUC s økonomiske og strategiske ledelse. Bestyrelsens møder er åbne for alle studerende på RUC. Dog kan bestyrelsen vælge at lukke punkter på dagsordenen i særlige tilfælde, herunder personsager. Beslutning om at lukke et punkt kan kun tages af et flertal på mindst 2/3 af de stemmeberettigede bestyrelsesmedlemmer. 14 Beslutninger Bestyrelsen træffer beslutninger ved almindeligt flertal, undtagen i tilfælde hvor andet er defineret i vedtægterne. I tilfælde af stemmelighed i bestyrelsen er formandens stemme udslagsgivende. Side 5 af 8

14 15 Tiltræde Bestyrelsesmedlemmer valgt på den ordinære generalforsamling tiltræder førstkommende 1. februar efter generalforsamlingen. Bestyrelsesmedlemmer valgt på en ekstraordinær generalforsamling tiltræder straks efter valget. Artikel 6: Økonomi 16 Regnskab Foreningens regnskab følger kalenderåret Stk. 3 Regnskabet fremlægges på den ordinære generalforsamling Regnskabet revideres af en statsautoriseret revisor 17 Tegningsret Foreningen tegnes af formanden og kassereren i forening Stk. 3 Kassereren foranlediger og fører tilsyn med, at indtægter og udgifter bogføres, således at dette kan danne baggrund for udarbejdelse af årsregnskab. Studenterhusets bestyrelse kan meddele prokura og har mulighed for at uddele fuldmagt til enkeltpersoner 18 Hæftelse Foreningen hæfter alene med sin formue for de forpligtigelse foreningen påtager sig 19 Kritisk revision Generalforsamlingen vælger to kritiske revisorer. Den kritiske revision kommenterer det reviderede regnskab så snart det foreligger. Artikel 7: Opløsning 20 Opløsning Foreningen kan kun opløses på to hinanden følgende generalforsamlinger med 2/3-dels flertal på begge forsamlinger afholdt indenfor 30 dage. Side 6 af 8

15 I tilfælde af foreningens opløsning tilfalder foreningens midler en dertil oprettet fond, med samme formål som beskrevet i 2. Denne fond ledes af en bestyrelse på tre personer, der vælges på den generalforsamling, der opløser foreningen Artikel 8: Vedtægtsændringer 21 Vedtægtsændringer Forslag til vedtægtsændringer skal fremsendes mindst tre uger før generalforsamlingen og vedtages med 2/3-dels flertal. Vedtagelse af ændring af skal dog vedtages med 4/5-dels flertal. Godkendelse af vedtægter: Formand Theis Lykkegaard Næstformand Jonas Mertz Kasserer Jane Lind Christensen Bestyrelsesmedlem Anders Berthelsen Carlsbæk Bestyrelsesmedlem Asger Pedersen Bestyrelsesmedlem Ida Emilie Stigaard Bruhn Bestyrelsesmedlem Kirsten Riis Bestyrelsesmedlem Mette Knoth Sørensen Side 7 af 8

16 Bestyrelsesmedlem Natasja Nielsen Bestyrelsesmedlem Rasmus Aarup Larsen Bestyrelsesmedlem Rasmus Stampe Side 8 af 8

17 Appendiks til bestyrelsesmøde Appendiks 03: Forretningsorden Baggrund Formandsskabet har fulgt op på bemærkning fra bestyrelsesmøde (13/ ) omkring beslutninger i bestyrelsen ved lavt fremmøde. Derudover er referatreglerne blevet redigeret. Indstilling Formandsskabet indstiller, at godkender revideret forretningsorden. Bilag: Udkast til forretningsorden for bestyrelsen

18 Forretningsorden for Studenterhus RUC s bestyrelse Sidst revideret d januar maj 2014 og godkendt af bestyrelsen d. 10?. februar juni : Indkaldelse 1. Ordinære bestyrelsesmøder indkaldes af formandskabet i henhold til fastlagt mødeplan. Indkaldelse sker senest 14 dage før mødestart, ved udsending af forslag til dagsorden til alle bestyrelsens medlemmer og suppleanter. 2. Ekstraordinært bestyrelsesmøde indkaldes af formandskabet, ved udsendelse af forslag til dagsorden, mindst én uge før mødestart. Et ekstraordinært møde skal indkaldes, hvis formandskabet eller mindst 4 medlemmer af bestyrelsen anmoder derom. Såfremt anmodningen vedrører en sag, hvor en tidsfrist indebærer, at sagen ændrer karakter eller forpasses, har formandskabet pligt til at forsøge at få mødet afholdt inden fristens udløb. 3. Et medlem af bestyrelsen kan ved henvendelse til formanden bede om at få et punkt på bestyrelsens dagsorden. 4. Bilag til mødet udsendes samlet af formandskabet. Der udsendes mødebilag to gange, hhv. 7, og 3 dage før mødestart. Referater af bestyrelsens møder udformes efter retningslinjerne for referater der findes som bilag til forretningsordenen. 5. Der er mødepligt for bestyrelsens medlemmer. Både bestyrelsens medlemmer og dens suppleanter har pligt til at læse bilag og referater. 6. Et medlem af bestyrelsen kan holde orlov i en afgrænset periode. I perioden udtræder medlemmet af bestyrelsen og den højst prioriterede suppleant indtræder som fuldgyldigt medlem af bestyrelsen i perioden. Bestyrelsen kan på orlovshavers forespørgsel ophæve orloven før tid. 2: Beslutninger 7. Ved et bestyrelsesmedlems fravær, tildeles stemmeret til en suppleant i den rækkefølge, som generalforsamlingen har prioriteret disse. Ingen kan have mere end én stemmeberettiget plads i bestyrelsen.

19 8. En beslutning træffes ved at flere stemmer for end imod. Alle afstemninger, personsager undtaget, afgøres ved håndsoprækning. Personsager afgøres ved hemmelig og skriftlig afstemning. Enhver stemmeafgiver kan kræve stemmetallene til referat. Hvis et flertal af bestyrelsen anmoder om det, kan afstemninger, som ikke er personsager, afgøres ved hemmelig og skriftlig afstemning. 9. Hvis under halvdelen af de stemmeberettigede er til stede kan bestyrelsen kun træffe beslutninger ved 2/3 dels flertal. Hvis under 1/3 del af de stemmeberettigede er til stede kan bestyrelsen ikke træffe beslutninger. 3: Mødets forløb 10. Et mindretal på en tredjedel af de til et punkt på bestyrelsens dagsorden fremmødte bestyrelsesmedlemmer kan forlange punktet udskudt til næste bestyrelsesmøde. Et punkt, der er udskudt til næste bestyrelsesmøde, kan ikke på ny udskydes. 11. Ved mødestart vælges en dirigent, som leder mødet og sikrer overholdelse af vedtægterne samt forretnings og dagsorden, og en referent, som refererer mødet. 12. I debatter kan dirigenten indføre taletid, hvis det skønnes at være nødvendigt i forhold til tidsplanen. Dirigenten fører en talerliste og talere taler i den rækkefølge, som de har indtegnet sig. Førstegangstalere går forud for flergangstalere. Ingen kan stå mere end én gang på talerlisten ad gangen. Dirigenten kan foreslå en generel afkortning af taletiden, samt at der lukkes for indtegning på talerlisten. 13. Alle studerende på RUC har taleret på bestyrelsesmøderne. Bestyrelsen kan med 2/3 flertal lukke talerlisten for tilhørere. Ved personsager er mødet lukket for alle andre end de stemmeberettigede samt for sagen relevante personer. Ved personsager skal de(n) implicerede have forudgående kendskab og mulighed for at tage til genmæle under behandlingen af punktet. 4: Øvrige bestemmelser 14. Bærbare computere må udelukkende benyttes under bestyrelsesmøderne i møderelateret øjemed 15 På lukkede punkter eller møder har alle deltagere tavshedspligt. 16. Forretningsordenen kan altid revideres af bestyrelsen. Ændringer træder i kraft ved mødets afslutning.

20 Ændringsforslag udsendt med 1. udsending af bilag, træder dog i kraft øjeblikkeligt efter godkendelse. Bestyrelsen kan dispensere fra forretningsordenen med 3/4 flertal. Der kan dog ikke dispenseres fra paragraf 1, 2, 3, 4, 6, 7, 9, 14, 15 og 15.

21 Bilag til Forretningsordenen: 1: Retningslinjer for referater Indledning Studenterhuset RUC s bestyrelse skal referere fra sine møder, så medlemmer af foreningen kan følge arbejdet uden nødvendigvis at deltage i møderne. For at sikre gennemskueligheden af bestyrelsesreferaterne er det vigtigt, at der er en kontinuitet i udarbejdelsen af referater ved at de fx ligner hinanden fra møde til møde. Det kan i øvrigt være svært at vide, hvordan man skriver et referat. Disse retningslinjer for referater er derfor også ment som en hjælp til nye referenter. Følgende retningslinjer skal læses som en uddybning af bestyrelsens forretningsordens pkt. 4, der pålægger bestyrelsen at offentliggøre referater fra sine møder. Principper for referater: o Benyt altid den gældende skabelon for referater o Det skal altid noteres i referatet, hvilket bestyrelsesmedlemmer og suppleanter, der deltager, og hvilke der ikke gør. Derudover noteres det, hvis der er gæsternavnene på fremmødte noteres i referatet. Det noteres, om fremmødte er bestyrelsesmedlemmer (BM) eller gæster (gæster). o Eventuelle bemeldte afbud noteres i referatet. o I øvrigt udeblevne bestyrelsesmedlemmer noteres i referatet. o Med mindre et bestyrelsesmedlem kræver det, noteres det ikke hvem der tilkendegiver hvilken holdning. o Hvis der er uenighed i en debat refereres et synspunkt første gang det bliver fremført. o Det tilstræbes, at der kun refereres første synspunkt for et forslag og første synspunkt imod, med mindre et medlem af bestyrelsen specifikt beder om at få sit synspunkt ført til referat. o I tilfælde af afstemning refereres kun stemmetallene, hvis et bestyrelsesmedlem kræver det. o Mødelederen formulerer konklusioner til referatet, som referenten noterer såfremt bestyrelsen godtager konklusionsforslaget. Efterbehandling af referater: o Efter mødets afslutning har referent 7 dage til renskrive og oversætte referatet. Herefter uploades sendes det i Podio til kommentering i bestyrelsen. o Bestyrelsen har 4 dage til at komme med kommentarer eller mindre ændringer. Herefter har referent 3 dage til at tilføje rettelser og offentliggørelse af referatet skal ske senest 14 dage efter mødet. Har bestyrelsen større ændringer til referatet skal dette diskuteres på næstkommende bestyrelsesmøde og referatet offentliggøres ikke før endelig godkendelse.

22 o Referater offentliggøres på Studenterhuset RUC s hjemmeside. Offentliggørelsen ledsages af et journalistisk referat, dvs. en beskrivelse af mødets forløb udformet så den er tilgængelig for udenforstående. o Både referatet og det journalistiske referat skal fremgå både på dansk og engelsk. o Referater vedtages endeligt ikke senere end på næstkommende bestyrelsesmøde.

23 Appendiks til bestyrelsesmøde Appendiks 04: Ansøgning fra Kamarillaen Baggrund Kamarillaen ønsker at flytte deres Hand Command fra kantinen ned i studenterhuset. De har således fremsendt ansøgning om brug af lokaler i perioden. Indstilling Formandsskabet indstiller, at bestyrelsen diskuterer ansøgningen og enten afviser eller godkender den. I tilfælde af sidstnævnte, skal dette selvfølgelig ske i dialog med RUCbar og husets andre brugere. Bilag: Ansøgning fra Kamarillaen: Booking af lokaler i Studenterhuset i Årsfestugen

24 Booking af lokaler i Studenterhuset i Årsfestugen I perioden fra fredag d 12/9 til og med søndag d 21/9 vil Kamarillaen gerne booke lokaler i Studenterhuset. Nedenstående ansøgning giver et indblik i, hvad vi mener at bidrage med ved at placere Kamarillaen centralt i Studenterhuset i ugen op til Årsfesten, samt hvilke tanker vi har gjort os om brugen af rummene. Kamarillaen vil i år gerne forsøge at placere Hand Command (HC) og Kamarillaens kontor/mødelokale i Studenterhuset i stedet for i kantinen, da vi gerne vil støtte op om Studenterhuset og være med til at skabe aktivitet i huset. Derudover er mange af vores frivillige i forvejen en del af det aktive miljø, der benytter sig af Studenterhuset, og ved at placere HC i Studenterhuset håber vi både, at de får nemmere adgang til os, og at vi ikke fjerner folk fra Studenterhuset den uge. Vi vil gerne booke følgende lokaler: Projektrummet (til kontor), Præsentationsrummet (til HC arbejdsområde) samt mødelokale og (til opbevaring). Det Blå Rum og Loungen ved siden af denne vil vi også gerne benytte til HC arbejdsområder. I køkkenet vil vi gerne have mulighed for at placere vores kokke, der kommer til at være i gang fra morgen til aften. Vi er dog fuldt indforståede med, at andre studerende også skal have adgang til køkkenet og dets faciliteter. HC s kommandocentral vil vi gerne placere i cafeen, hvilket vi går i dialog med RUCbar om, når vi har fået afklaring fra jer angående de resterende lokaler. Ift. de lokaler, der skal benyttes til HC arbejdsområder, vil vi meget gerne have mulighed for at lukke disse områder, således at de kun benyttes af Årsfestens frivillige. På den måde risikerer vi mindst muligt rod og spredte ting. Maling og lignende vil så vidt muligt foregå udenfor, men i tilfælde hvor det er nødvendigt at male indenfor, sørger vi for ordentlig afdækning og andre nødvendige forholdsregler. Netop da vi kommer til at bruge meget plads, tænker vi at kontakte andre regelmæssige brugere af faciliteterne i god tid, så de er forberedte. Hvis det ikke er muligt at optage alle disse rum, men kun nogle af dem, kontakt da gerne Kamarillaens HR udvalg på hr@elgenkommer.dk hurtigst muligt, så vi har tid til at vurdere, om det giver tilstrækkelig plads. Vi ser frem til at høre fra jer! Mvh. Kamarillaen

25 Appendiks til bestyrelsesmøde Appendiks 05: Forsikring Baggrund Vi har fået et tilbud fra TopDanmark med alt hvad vi skal have. Indstilling Diskuter og beslut hvorvidt vi skal slå til og købe forsikring, eller afvente svar fra RUC. Bilag: Tilbud fra TopDanmark

26 Arbejdsskadeforsikring: lov om arbejdsskadesikring "hvis man er ansat her i landet, så er man berettiget til ydelse efter loven i tilfælde af at man kommer til skade i forbindelse med arbejde" både inkluderende og ekskluderende. Dvs. - baren vil ikke engang være omfattet af loven i tilfælde af at vi tegner en forsikring hvis de skal have en forsikring skal det være en ulykkesforsikring, og de skal selv tegne den - hvis vi tegner for baren vil det "være penge ud af vinduet" da forsikringsselskabet kan sige nej, uanset at vi har tegnet. Baren har ikke noget retskrav igennem os. Arbejdsskadeforsikring: - en heltidsansat = 1650t/pa - præmie 1500kr - Forsikringen bliver udregnet på bagrund af arbejdstimer, ikke ansatte - dvs: 3 medarbejdere (x antal timer) total timeantal divideret med 1650 timer = antal heltidsansatte. Hvis vi finder ud af at det samlede timeantal er væsentligt anderledes ift. det vi har opgjort, kan vi ændre dette på senere tidspunkt (når TopDanmark opgør vores forsikring) Ansvarsforsikringen: - 900kr - grundpræmie + tillægspræmie (der følger arbejdsskadeforsikringen) - Præmien er væsentligt billigere end vi havde forventet, men brookeren har dobbelttjekket med TopDanmark, og den er go' nok Løsøreforsikringen kr i helårlig præmie - udregnet ud fra, at vi har værdier for omtrent en million. - hvis værdien ændrer sig med mere end ca kr skal TopDanmark informeres (alt derunder er petitesser), og præmin kan ændre sig. Samlet budget 1500kr 900kr 8000kr kr total Låse i huset Der vil på et tidspunkt komme en mand fra TopDanmark ud og gennemgå vores låse, for at sikre at de lever op til deres krav særligt fokus er kælderen og barens kælderlager. Div. Hvis vi gerne vil acceptere tilbuddet, skal vi sende en mail til brookeren, og der vil gå omtrent en uge, så er forsikringen tegnet.