Referat DKF. Dato: Mandag 14. juni 2010 Kl Sted:

Transkript

1 Referat DKF Mødegruppe: Bestyrelsen Dato: Mandag 14. juni 2010 Kl Sted: Hotel Scandic, Hvidovre Deltagere: Ole Tikjøb (OT), Vibeke Preisler (VP), Peter G. Nielsen (PN), Jan Darfelt (JD), Peter Sørensen (PS), Lau Larsen (LL), Nanna Ilmer (NI), Peter Unold (PeU) Christian Jacobsen (CJ), Flemming Jørgensen (FJ) Afbud: Referent: FJ Referatudkast godkendes senest: Referat udsendes senest: Nr. Punkt Kommentar/beslutning/opgave 1. Velkommen OT bød velkommen 2. Godkendelse af dagsorden Pkt. 6A4 tilføjet 3. Godkendelse af referat Ingen bemærkninger 4. Diskussion A. Oplæg til ny politisk struktur Med udgangspunkt i SWOT analysen lavet i forbindelse med seancen med Hans Vixø, udspillet fra PeU/BBU og fra JD, kom bestyrelsens drøftelser vidt omkring. Den overordnede overskrift på hele struktursnakken var HVORFOR? altså hvad vil vi opnå med en evt. ændring af DKF s struktur? Det blev slutteligt besluttet at der i løbet af august afholdes en værdidag hvor BE forsøger at nå helt ind til benene i debatten; herunder de politiske målsætninger. BE ønskede ikke at tilknytte en ekstern konsulent til processen. Overskrift: HVOR VIL VI HEN? CJ: I tilknytning til hele debatten om værdier, prioriteringer og politikker kan det nævnes at DIF har afsat en pulje der skal være med til at sikre en målrettet udvikling frem mod indførelsen af en ny tipslov. Focusområdet vil i meget stor grad være hvervning af voksne medlemmer. DIF vil kunne vise de gode historier inden for udvikling og vækst. Der er 15 mill. I puljen og sammen med de 10 største forbund er atletik og bordtennis samt DKF med i ordningen. Der er dog endnu intet officielt modtaget fra DIF. Det forventes at DKF s egenfinansieringsandel vil være begrænset. B. Oplæg til ny hjemmeside 1) PeU foreslår at vi skifter til Drupal der er en open source platform med mange store brugere. Der er konkurrence på produktet og dermed også på priserne. Der kan købes billig udvikling i udlandet. Det anslås at driftsudgifterne vil ligge på kr /pa. incl support og uddannelse. For brugeren vil der kun være et og samme log-in til hjemmeside, forum og shop. Layoutet bliver en proces hvor udviklingen sker løbende. Der bliver knyttet forskellige bidragsydere til de forskellige områder af hjemmesiden. I forbindelse med den grafiske del, skal der en professional på opgaven. Herudover forestår der en større opgave med at flytte det eksisterende indhold. C. Rammer for mål & politik katalog 1) De områdeansvarlige skal inden septembermødet fremlægge forslag til fremtidige politikker jf. det hidtidige katalog der med fordel kan benyttes som template. Det samme gør sig gældende for målkataloget. DEADLINE FOR AFLEVERING: ULTIMO AUGUST! Side 1 af

2 D. Prioritering af udviklingskonsulentopgaver 1) PeU: Referaterne fra SEK-møderne er rigtig gode og de giver et godt indblik i hvad der arbejdes med og hvilke opgaver der løses. Ud fra referaterne påpeges det at der de sen este 9 uger har været en manglende indsats på BBU-området grundet opgaver på andre områder. Det er ønskeligt at BBU får 50% af arbejdstiden set i forhold til hvem der betaler lønnen. 2) JD: Udviklingskonsulenternes opgaver bestemmes først og fremmest af DIF-aftalerne, herefter af de prioriteringsbeslutninger der træffes i BE. Hvis disse prioriteringer ikke holder, skal dette drøftes/ændres af BE. 3) PeU: Hvis en konsulent benyttes til instruktøropgaver, bør den derved sparede udgift til en ekstern underviser, tilgå BBU. 4) CJ: Ud over de beskrevne opgaver ligger der rigtig mange overheadfunktioner/opgaver der skal løses hele tiden. Hvis man vælger at køre time/sagsregistrering, skal dette ses over min 2 år for at det kan give et retvisende billede. Her skal man samtidig være opmærksom på en sådan registrering også koster tid. De mange nye små og store opgaver har betydet at projektopgaverne er fordoblet og det er flere gange påpeget at vi har nået det maximale af hvad vi kan magte. Herudover påpeges det fra konsulenterne at de mange små opgaver der lige bliver stukket ud, er overordentlig belastende og samlet set også tidskrævende. 5) OT: BE og udvalgene skal kigge indad hvad gør vi selv og hvad kan vi gøre bedre for at mindske presset på konsulenterne? 5. Beslutning A. Optagelse af nye klubber 1) FK Odsherred Kano og Kajak Klub a) Godkendt B. Repræsentative opgaver 1) Flensborg Roklub a) LL 2) Korsør Roklub a) JD C. Input til DIF s politik katalog 1) Vi afventer udspil fra DIF. 6. Status /orientering FU / sek A. Formand 1) DIF årsmøde Der var ingen større nyheder. Referat fra mødet udsendes når det er modtaget. I forbindelse med at 2011 er Internationalt Frivillighedsår vil der blive afholdt en stor DIF-kongres i februar. Program og indhold følger snarest. 2) Dialogmøde TD/DIF Der har været afholdt dialogmøde med Elite Kurs der er en gruppe af forbund der er utilfredse med TD s støttepolitik. Den helt overordnede konklusion: DIF støtter ikke elite på særlige ordninger DIF støtter via fordelingsnøglen. 3) Internationale opgaver (WC2012 VM2013) OT/CJ har holdt møde med Gladsaxe kommune og den nye SEKD konsulent. Parterne drøfter videre internt og CJ + konsulent bearbejder kontraktforslag fra ICF med Gladsaxe kommune på sidelinien. Vi har fået henvendelser fra forskellige kommercielle bureauer vedr. de Side 2 af

3 to arrangementer primært omkring indkvartering og forplejning. 4) White water: Tange og Viborg OT deltog i møde i Viborg på vegne af PeU. Der blev fremlagt et flot prospekt og initiativtagerne forventer at kunne holde indvielse i PeU: Positivt møde med Gudenaasammenslutningens bestyrelse, som ønsker at samarbejde med andre brugergrupper om udviklingen af området omkring Tange sø. Muligheder for etablering af en fosbane blev diskuteret. Lystfiskersammenslutningen efterspørger i den forbindelse DKF s deltagelse i et høringssvar. NI/PeU koordinerer. CJ: I forbindelse med det kuldsejlede multiarenaprojekt i Taastrup, arbejdes der nu på nogle interessante alternativer for området. OT: Der er intet nyt om hverken Bagsværd eller Herning. B. Sekretariatet 1) Sommer / efterårs arbejdsplan CJ præsenterede den rullende arbejds-/opgaveplan for BE og udvalg. 2) Personale Jf. aftaler om barsel og udvidet ferie vil der være lidt konsulentmangel i juli-september. Der arbejdes på ansættelse af en studentermedhjælper nogle timer om ugen. MAJ venter barn til efteråret men forventer en begrænset barselsperiode. CJ arbejder på en personaleudviklingsdag. Sportschefen gør en rigtig god indsats omkring de mange opgaver og meget arbejde der ligger lige nu. Vi modtager kun positive tilkendegivelser fra omverdenen. 3) DIF udviklingskonsulent aftale Aftalerne er nu godkendt af DIF. 4) Sponsorarbejde Der arbejdes helt aktuelt på nogle emner ud fra Brand Sponsorships tidligere oplæg. Den mundtligt indgåede bus/bilaftale er gået i vasken, grundet medarbejderens jobskifte. Der arbejdes videre med alternativer. 5) Nye klubber Der er pt omk kontakter vedr. optagelse i DKF. Konkret er 2-3 på vej ind den almindelige godkendelsesproceduren kører. 6) Uheld Kerteminde Det i pressen omtalte uheld i Kerteminde med en række håndboldledere endte lykkeligt. Der kan ikke påpeges fejl fra nogens side. DKF støtter involverede personer med efterfølgende krisehjælp via Tryg forsikringen. 7) Medlemstal DIF har uden at lytte til diverse indsigelser besluttet at ændre på proceduren for indberetning af klubbernes medlemstal. Dette vil uden tvivl medføre problemer for både DKF og klubberne. Metode hvormed medlemstallet opgøres ændres og tidspunktet flyttes. 7. Status /orientering udvalg A. BBU Der var ikke supplerende bemærkninger til den udsendte orientering. PeU: BBU udarbejder orienteringerne løbende via GoogleDocs. Arbejdet er derfor meget mere overskueligt og tingene er klar hele tiden. B. ELITE Ved de 3 World Cups hvor vi har deltaget er det blevet til guld, sølv og bronze medaljer, ligesom vi har haft både i stort set alle A-finaler. Det niveau skal vi også gerne holde til EM. Side 3 af

4 Kim Wraae og Emil Stæhr danner par i K2 til EM. Der er afholdt styregruppemøde og der er tillid til det fremtidige arbejde, ligesom TD betragter os som en seriøs samarbejdspartner. TD stiller krav om min. 15. point til VM. Ved en evt. øget støtte fra TD har vi gjort det klart at DKF ikke har mulighed for at skyde yderligere økonomi i landsholdsarbejdet. C. Kap Der er afholdt en flot CSR i samarbejde med Lyngby Kanoklub. Der deltog mere end 400 roere fra 60 klubber. CSR er koordineret med de nordiske lande og vil i 2011 ligge i påsken. Der er afholdt møde med Viborg Kajakklub i forbindelse med afholdelse af DM Marathon. Gruppen er stærk med gode personer. Der er afholdt et kort møde med arrangørerne af DM Sprint. Der vil i år være øget focus på overholdelse af reglerne omkring udslusningsområdet. I forbindelse med DM vil der især blive holdt øje med løbsrækkefølgen af hensyn til en evt. senere optimering. Vedr. ændringen af de eksisterende DIF-mesterskaber, så mangler vi kun en enkelt godkendelse i forhold til de ændringer der blev foretaget på Årsmødet. Fra officialsgruppen deltager Nina ved VM maraton i Spanien og Per eksamineres under VM sprint i Poznan. City Sprint Cup i Århus blev aflyst pga. for få tilmeldte. Der er nedsat en arbejdsgruppe med henblik på udarbejdelse af det fremtidige koncept. KU afholder udviklingsmøder i Jylland d. 24/6 og 19/7. Personen der skal være kontaktperson til BBU omkring divisionssystemet udpeges på mødet i juni. PeU svarer på indlæg på Forum vedr. kvindeløb/dmc. D. Kajakpolo Der er indkøbt to stk. brugte stævneure/resultattavler. Efter at vi er gået væk fra Infosport har der været lidt opstartsproblemer omkring resultatformidlingen. I Herreligaen er der jævnligt problemer med enkeltpersoners accept af dommernes autoritet. Årsagen er primært en snæver kreds af spillere med personlige relationer der samtidig også dømmer holdenes kampe. PU undersøger muligheden for at benytte udenlandske dommere. Der har været problemer omk. udtagelse til landsholdene. Problemstillingen afklares med MvS og landsholdsgruppen. Der har været afholdt stormøde i vest med omk. 30 deltagere. Der var mange helt unge deltagere, hvorfor erfaringerne var begrænset. Der afholdes møde i øst ultimo juni. Der er rigtig gode forhold i Odense efter renoveringen/omlægningen af havneområdet. Der er udgravet en kanal med de rigtige mål, hvor der er plads til op mod 6 ekstra baner, som til sammen med de nuværende 2 baner giver 8 baner med gode forhold for tilskuere og dommere. Det er derfor muligt på sigt at afholde store internationale stævner i Odense havn, som f.eks. Champions league, EM og VM Side 4 af

5 PU forventer fremover at benytte samme fremgangsmåde mht. orientering som BBU. E. Miljø DH er i gang med planlægning af miljøseminar og Naturens dag. Jørn Mathisen er i dialog med Skov og Naturstyrelsen omkring ændring af sejladsreglerne for Arresø, så etablering af en klub der kan blive realistisk. 8. Magasin A. Status og evaluering Der er indtil nu indkommet 178 svar på spørgeskemaundersøgelsen. Ud fra svarene ser det ud til at vi har ramt rigtigt ikke mindst på indhold, stof/områdefordeling, layout og billedvalg. De svar vi har fået giver os nogle gode informationer der kan bruges i forbindelse med annoncesalget, som der for øvrigt nu er en god udvikling på. Grundet det manglende annoncesalg har omkostningerne på de to første numre været større end budgetteret. 9. Økonomi A. Balance Situationen omkring magsinet og på sponsorsiden kan få stor indflydelse på resultatet. 10 Eventuelt Der har været enkelte indsigelser med mod den nye delvist sponserede tøjpakkeordning for landsholdsroerne. De seneste 2 år har vi købt tøj for mere end kr. tøj der ikke er leveret tilbage / er forsvundet. Det forventes at den nye ordning får en større ansvarlighed frem i roerne. DKF har ikke råd til at fortsætte den gamle model. Side 5 af

6 Arbejdsplan sommer 2010.doc Deadline Årsmøde materiale Bestyrelse Udvalg Noter 9. april Referat udkast årsmøde 12. april Deadline materiale til BE møde 19. april Lovudkast 19. april Møde: Evaluering af årsmødet Status på sæsonplaner Driftstatus på aktivitetsudvalg og løbende sager. Skriftlig status op til sæsonstart. 7. juni Deadline materiale til BE møde 14. juni Møde: DKF s politiske struktur Oplæg fra udvalg vdr. politisk struktur Udvalg: Jan Darfelt, Vibeke Preisler, Christian Jacobsen. Den øvrige bestyrelses skal indsende kommentarer og beskrive deres ønsker til en struktur. Temamøde med fokus på færdiggørelse af strukturoplæg. 25. august Deadline materiale til BE møde 1. september Møde: Budget i procent Revision af politikkatalog Udarbejdelse af målkatalog Udarbejde oplæg til politik og mål Budget Her er det, udover almindelig sagsopfølgning, hensigten at der fastlægges nogle procentuelle retningslinier for, hvorledes de enkelte områder prioriteres. Udvalgene skal derfor ikke have budget eller aktivitetsplaner på plads men have gjort sig overordnede overvejelser omkring omfang og ambitionsniveau for området. Afklaring af forhandlingsgrundlag for TD. Strategiarbejdet skal udgøre et væsentligt grundlag i denne beslutning. Politikkatalog skal opdateres men renses for specifikke tidsbegrænsede mål. Målkatalog er en sammenfatning af strategi og tilpassede mål fra de enkelte udvalg og DKF samlet. Senest revideret af CHRISTIAN JACOBSEN den :37:00

7 Ansvarsområder for bestyrelsens medlemmer (opdateret maj 2009) Formand: Næstformand: DKF s bestyrelse og FU DKF s administration Overordnede nationale organisationer (f.eks. DIF, TD) Internationalt arbejde Kontaktperson KU, EA Presse Blad Int. arrangementer Herning Rostadion Stedfortræder for formanden på nationale og internationale områder I/S Bagsværd sø Kano samråd via Christian Jacobsen Kontaktperson MU, BBU DGI - samarbejde Uddannelse instruktør og træner Roer kurser og rejser projekt (EPP) Ligestilling 2. Næstformand: Økonomi DIF i forhold til økonomi Kontaktperson PU Fastholdelse af strategi Havneudvikling / Nye klubber /Kbh. Havn Søsportens Sikkerhedsråd Bestyrelsesmedlem Team Danmark / eliteansvarlig Eliteaktiviteter vedrørende landshold Kraftcentre Sponsor / marketing Bestyrelsesmedlem /form. for børne-/ breddeudvalget: Børne-/breddeudvalget Breddekonsulenter Havkajakarbejdsgruppe Aktivitetspulje Havkajaksamrådet Hjemmeside Senioridræt 60+ Bestyrelsesmedlem Miljøudvalget /form. for miljøudvalget: Friluftsrådet, herunder høringsoplæg DIF i forhold til miljøarbejde Samarbejde med andre brugergrupper Aktivitetspulje Bestyrelsesmedlem /form. Polo udvalg Kajakpoloudvikling, herunder turnering Kajakpololandshold Aktivitetspulje PU konsulent Bestyrelsesmedlem DM arrangementer /form. kaproningsudvalg Stævneudvikling Officialsgruppe

8 Kapkano udvikling Maraton udvikling Vejle Idrætshøjskole Handicapidræt Aktivitetspulje Stige Ø