Referat fra HAU-møde den 5. december 2012

Transkript

1 Referat fra HAU-møde den 5. december 2012 Mødedato: 5. december 2012 Tidspunkt: Kl. 10:00 til 12:00 Mødested: Til stede: Blangstedgårdsvej (videokonferencelokalet) Ressourcedirektør Allan Kjær Hansen Pædagogisk konsulent Charlotte Agerby Schultz, Center for undervisningsmidler i Vejle Underviser Marianne Kaslund, Ergoterapeutuddannelsen Uddannelseschef Lone Hougaard, Sygeplejerskeuddannelsen i Vejle Studieleder Lars Udengaard, Pædagoguddannelsen i Odense Teknisk chef Christian Jansson HR-konsulent Leni Grue Jørgensen, Løn og Personale (Ref.) Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden og annoncering af punkter til evt Temadrøftelse om campusdannelsen Revidering af HAU s årshjul Arbejdsmiljøplanen Procedure ved indkøb af nyt udstyr mhp. sikring af ergonomisk forsvarlig standard Orientering Eventuelt Highlights... 6 Side 1/6

2 1. Godkendelse af dagsorden og annoncering af punkter til evt. Dagsorden godkendt uden kommentarer. 2. Temadrøftelse om campusdannelsen A) Arbejdsmiljøorganisationens temadage HAU drøfter oplevelsen af arbejdsmiljøorganisationens temadag den 23. oktober 2012 og på baggrund heraf idéer til form og indhold for næstkommende temadag den 9. april Der udtrykkes en generel tilfredshed med temadagen. Især fremhæves det sociale aspekt som en stor gevinst ved at samle arbejdsmiljøorganisationen. Det var godt med en blanding af oplæg og aktive indslag. Dog udtrykkes det, at dagen kunne have været mere udbytterig på indholdssiden. LEGO Serious Play var et rigtig godt tiltag i forhold til at lære hinanden at kende, men udbyttet var ikke så stort, som forventet. Redskabet kunne have været udnyttet bedre som værktøj til faglige drøftelser om deltagernes indflydelse i forhold til campusstrategien. Alectia styrede dagen fint, men kunne have været mere skarpe på formen, og forberedelsesprocessen kunne have været bedre. Det skal sikres, at vi ved planlægningen af næste temadag er tydelige med opgavefordelingen Alectia og UCL imellem, og med hvad dagsordenen er. Der er enighed om, at deltagerne skal involveres endnu mere ved næstkommende temadag. Det foreslås, at dagen indledes med en mere aktiv inddragelse, mens oplæg lægges senere på dagen. Brugerinvolvering kan til en vis grad vægtes ved temadagen, men skal samtidig foregå decentral. Givne forhold skal drøftes lokalt, hvorefter lederne har til opgave at bringe konkrete ønsker og iagttagelser med videre i diverse relevante fora. Brugerinvolvering tidligt i forløbet er vigtigt, men er samtidig en udfordring, da medarbejderne på det tidspunkt, hvor de har indflydelse, måske endnu ikke er parate til det, eller er i besiddelse af den nødvendige indsigt. Der udtrykkes et behov for at få præciseret, hvad brugerinvolvering er. I forhold til inddragelsen pointeres endvidere, at det har stor betydning, at den udvalgte arkitekt for byggeprocessen er lydhør over for inputs og ikke for en hver pris står fast på egne idéer. Vi skal kravsspecificere til arkitekterne - her bør resultatet af sidste APV vægtes - og være skarpe på, hvad vores andel i det er, og hvad der er muligt inden for det givne budgets rammer. Samtidig skal vi turde blive udfordret af eksperter på området mhp. at sikre, at vi lever op til ønsket om at skabe nyt som f.eks. nye læringsmiljøer. HAU opfordrer til, at de her omtalte iagttagelser tages op til overvejelse forud for valg af arkitekt til NBA. Som forslag til, hvordan brugerne kan involveres, nævnes etablering af vidensgrupper/ekspertisegrupper, hvor medarbejdere med særlig viden inden for et område eksempelvis elektriske installationer eller inventar mødes og drøfter relevante emner relateret til Side 2/6

3 campusdannelsesprocessen. Endvidere foreslås gennemførelse af lokale fokusgruppeinterviews som led i at sikre lokal indflydelse og ejerskabsfølelse. Ved næste temadag bør vi være meget tydelige med, hvem der har indflydelse på hvad og hvornår, samt hvad der forventes af hvem i processen dette som et led i at folde ejerskabet ud i organisationen. Desuden bør der fokuseres på erfaringsudveksling fra campus-vejleprocessen mhp. at optimere campus-processen i Odense. Fokus ved temadagen i oktober var på campusdannelsen i Odense. Det anbefales, at der ved næstkommende temadag lægges mere vægt på, at emnet i højere grad fremstår vedkommende for alle. HAU anser det for særdeles vigtigt, at der i campusdannelsen gøres tydeligt opmærksom på i organisationen, hvornår hvilke beslutninger træffes. Der skal lægges vægt på at beskrive hvilke overvejelser, der har ligget til grund for beslutningerne. Herved bliver det synligt for alle hvilke perspektiver, der har indgået i overvejelserne, og hvorfor visse forslag og idéer er forkastet. Tema for arbejdsmiljøorganisationens næstkommende temadag den 9. april 2013: Temaet for næstkommende temadag drøftes mhp. at fastsætte det endelige tema. Mens HAU har til opgave at udvælge temaet, kommer detailplanlægningen til at foregå i en udvalgt arbejdsgruppe bestående af repræsentanter fra arbejdsmiljøorganisationen. Drøftelsen af det endelige tema tager udgangspunkt i Alectias forslag til temaer: Kommunikation og formidling i byggeprocessen og Byggeriets rammer: lovgivning, arbejdsmiljøet, muligheder og faldgruber. Nedsættelse af arbejdsgruppe for den fremadrettede planlægning af temadage: HAU drøfter, hvem der bør indgå i arbejdsgruppen, der fremadrettet skal stå for planlægningen af arbejdsmiljøorganisationens temadage. Der er tale om en fortløbende gruppe af hensyn til erfaringsopsamling og kontinuiteten i temadagene. Gruppen skal bestå af repræsentanter fra såvel HAU som LAU erne fra både Jyllands- og Fynssiden. Endvidere ønskes, at både underviserne og TAP-området er repræsenteret. Der er enighed om, at temaet for næstkommende temadag i arbejdsmiljøorganisationen den 9. april 2013 bliver Kommunikation og formidling i byggeprocessen med vægt på, hvordan medarbejderne kan opleve forskellige inddragelsesformer. Fokus er også på, hvordan de inddragede kan sikre, at kommunikationen kommer ud til alle interesserede. Det vil være interessant at få afdækket forskellige inddragelsesformer. HAU-medlemmerne drøftede bl.a. fokusgruppeinterview, vidensgrupper på udvalgte områder og træk på informationer fra gennemført APV. Det besluttes, at ud over Allan Kjær Hansen indgår Marianne Kaslund som medarbejderrepræsentant fra HAU i arbejdsgruppen for planlægningen af næstkommende temadage. Endvidere peges på, at Hans Jørgensen (sygeplejerskeuddannelsen i Vejle), Lone Petersen (det fællesadministrative område) og Frank Jensen (læreruddannelsen på Fyn) opfordres til at indgå i arbejdsgruppen som repræsentanter for LAU erne. Side 3/6

4 Handlepunkter: Allan Kjær Hansen tager kontakt til Frank Jensen, og Charlotte Agerby Schultz tager kontakt til Hans Jørgensen og Lone Petersen mhp. at få deres tilsagn om at indgå i arbejdsgruppen for planlægningen af arbejdsmiljøorganisationens temadage. Sekretæren for HAU indkalder efterfølgende til gruppens første møde. Allan Kjær Hansen bringer forslag og idéer vedr. brugerinddragelse under campusdannelsen videre til Katrine Raunsø Larsen, som indgår i dialogen med bygherrerådgiveren om netop inddragelse. B) Udvikling af organisationskulturen i forbindelse med forberedelserne til Campus Vejle I Vejle ønsker man en oversigt over byggeriets faser frem til indflytningen. En lignende oversigt over byggeprocessen i Odense blev præsenteret ved temadagen den 23. oktober. Lone Hougaard præsenterer to forslag til aktiviteter, der kunne indgå i en forberedelsesplan for Campus Vejle. Første forslag: Der laves et prototypedesign/en mock-up i et sikringsrum i kælderen på Soldalen. Institutionen lægger personaleressourcer til, mens der er søgt MOVE-midler til bl.a. nyt inventar til formålet. Det er ikke kun et tiltag for sygeplejerskeuddannelsen, men også for medarbejdere fra Kommunikationsenheden, CFU og øvrige enheder, der bliver en del af Campus Vejle. Tiltaget fremmer samarbejdet enhederne imellem. Andet forslag: Der startes en såkaldt kulturkaravane a la CFU s tiltag, hvor en gruppe medarbejdere tager ud og besøger andre organisationer, der har gennemgået en lignende campusdannelsesproces, med det formål at indhente erfaringer. HAU drøfter de to forslag. Det nævnes, at det skal sikres, at arbejdsmiljørepræsentanter fra det kommende Campus Vejle indgår i dialog med Vejle Kommune, da der vil være andre brugere af huset end UCL. Handlepunkter: Allan Kjær Hansen tager op på næstkommende møde i koordinationsgruppen i Vejle, at det kan overvejes, hvordan der kan etableres en kontakt mellem arbejdsmiljørepræsentanter fra Campus Vejle og Vejle Kommune. Der afholdes den 20. december møde med de involverede ledere med henblik på at koordinere, hvad der menes med udvikling af organisationskultur. På mødet drøftes også, hvordan arbejdet kan påbegyndes. 3. Revidering af HAU s årshjul HAU drøfter indholdet af HAU s årshjul - herunder indhold af de fire planlagte HAUmøder i Temadrøftelsen ved HAU-mødet i marts 2013 kommer til at omhandle sygefravær. Sygefraværets omfang i UCL ser overordnet fornuftigt ud, men der er stor forskel lokalt. Side 4/6

5 Bente Hammerich er netop fratrådt sin stilling som løn- og personalechef og vil fremover primært beskæftige sig med nedbringelse af sygefraværet i UCL. Ved HAU-mødet i marts vil Bente Hammerich præsentere, hvordan der fremadrettet skal arbejdes med nedbringelse af sygefravær i UCL. Indsatsen skal sikre, at alle ledere griber området ens an og er bekendt med relevante procedurer og politikker. Endvidere har indsatsen til formål at hjælpe den syge bedst muligt tilbage i arbejde samt forbedre trivslen i det lokale arbejdsfællesskab. Temaerne ved HAU-møderne i 2013 bliver: HAU-møde 6. marts: temadrøftelse om sygefravær og indsatsen for at nedbringe sygefraværet. Bente Hammerich fra L&P deltager i temaet. HAU-møde 12. juni: temadrøftelse om campus og inddragelse. Desuden skal der på mødet følges op på det lokale arbejde i forhold til stress. Opsamling på temadagen i april - herunder beslutning om tema for næste temadag. HAU-møde 25. september: emnet for mødets temadrøftelse holdes åbent - fastlægges senere med udgangspunkt i aktuelle emner. HAU-møde 4. december: temadrøftelse om APV 2014 med henblik på drøftelse af temaer og model. Punktet vil være fast i Handlepunkter: Sekretæren for HAU tilretter HAU s årshjul for 2013 på baggrund af HAU s kommentarer og udvalgte temaer for møderne i Arbejdsmiljøplanen 2013 HAU drøfter udkastet til arbejdsmiljø- og kompetenceplanen for HAU har enkelte rettelser og tilføjelser til arbejdsmiljøplanen herunder at det skal fremgår under indsatsområderne for arbejdsmiljøarbejdet i 2013, hvornår det pågældende område behandles i HAU-regi. Handlepunkter: Sekretæren for HAU tilretter de aftalte ændringerne i arbejdsmiljø- og kompetenceplanen Procedure ved indkøb af nyt udstyr mhp. sikring af ergonomisk forsvarlig standard HAU drøfter proceduren for indkøb af nyt inventar mhp. at sikre grundig og kvalificeret overvejelse forud for beslutninger om nyindkøb. Bygningsmedarbejderne rådgiver på området, og arbejdsmiljøorganisationen skal ifølge lovgivningen spørges til råds. Side 5/6

6 Aftagerfeltet har været igennem en prøvefase forud for valget af de for nyligt indkøbte møbler til Blangstedgårdsvej. Desuden har Husudvalget været involveret. Den endelige beslutning om indkøb af inventar træffes af lederen af det pågældende ansvarsområde. HAU anser det for relevant at trække yderligere på allerede eksisterende ressourcer og anbefaler, at det undersøges, om ergoterapeutuddannelsen fremover kan rådgive om indkøb af inventar på baggrund af interne afregninger. Ansvaret for at søge rådgivningen ligger i Bygningsafdelingen. 6. Orientering Punkter til orientering blev kort gennemgået. Opfølgning på APV-handleplanerne vidner om en uens tilgang til opgaven. Der arbejdes på at finde den rette måde at arkivere arbejdsmiljørelaterede dokumenter i TeamShare, som samtidig publiceres i Fronter for at sikre, at alle har adgang til dokumenterne. Da LAU erne bevidst lægger deres møder op til HAU-møderne, påpeges vigtigheden af, at datoerne for HAU-møderne så vidt muligt ikke laves om. 7. Eventuelt Ingen punkter til eventuelt. 8. Highlights Det vedtages, at HAU s drøftelser på dagens møde vedr. temadrøftelsen om campusdannelsen sammenfattes under highlights på mit.ucl.dk. Desuden annonceres, at temaet for næste HAU-møde den 6. marts 2013 bliver sygefravær. Side 6/6